Implementasi Sistem Informasi Biro Administrasi Akademik Dan Kemahasiswaan Berbasis Internet (Studi Kasus: Akbid Aisyiyah Pontianak)

(1)

Implementasi Sistem Informasi Biro Administrasi Akademik Dan

Kemahasiswaan Berbasis Internet

(Studi Kasus: Akbid Aisyiyah Pontianak)

Muhammad Sony Maulana1, Deasy Purwaningtias2

1

AMIK BSI Pontianak

email : muhammad.sony.mom@bsi.ac.id

2

AMIK BSI Pontianak

email : deasy.dwg@bsi.ac.id

Abstarksi— Penelitian ini ditujukan untuk menerapkan implementasi Sistem Informasi Biro Akademik Administrasi dan Kemahasiswaan (SIBAAK) pada AKBID Aisyiyah Pontianak. Metode yang diterapkan didalam penelitian ini adalah Software Development Life Cycle dengan model Waterfall. Desai sistem informasi BAAK (SIBAAK) dijalankan dengan model client-server sesuai dengan kebutuhan pengguna dan dikembangkan menggunakan bahasa Pemrograman PHP dan basis data PostgreSQL. Hasil penerapan sistem informasi BAAK berbasis web, yaitu sistem bekerja dengan sangat baik, mulai dari proses otentikasi dari pengguna ke sistem, pengolahan data berdasarakan tahun akademik, pengolahan data mahasiswa per angkatan dan pembagian kelas, pengelolaan data dosen, data matakuliah dan perkuliahan, proses naik tingkat, cetak KRS dan KHS hingga penentuan hak akses pengguna berdasarkan tingkatan. Implementasi ini memberikan dampak positif bagi AKBID Aisyiyah berupa kemudahan dalam mengelola data akademik dan data kemahasiswaan serta menyajikannya untuk kepentingan Forlap Dikti. Sistem informasi BAAK yang telah diimplementasikan dapat dijadikan sebagai acuan dalam pengembangan sistem informasi lainnya sepertu sistem informasi mahasiswa dan dosen.

Kata Kunci : sistem informasi, sistem informasi akademik, SIBAAK

I. PENDAHULUAN

Sistem Informasi BAAK (Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan) adalah suatu sistem yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan pengeloaan dan penyimpanan data-data Akademik dan Kemahasiswaan dengan penerapan teknologi komputer baik dari segi hardware maupun

software, sehingga seluruh proses kegiatan

akademik dapat terkelola menjadi informasi yang bermanfaat dalam pengelolaan manajemen perguruan tinggi dan pengambilan keputusan-keputusan bagi top level manajemen di lingkungan Akademi. Implementasi Sistem Informasi BAAK pada sebuah akademi diterapkan dengan menggunakan metode waterfall, dimana setiap tahapan dilalui dengan cermat agar menghasilkan sebuah perangkat lunak yang bernilai mutu tinggi.

Akbid Aisyiyah Pontianak merupakan salah satu akademi kebidanan terbesar di Kalimantan barat dan memiliki akreditasi B. Sebagai upaya menerapkan teknologi komputer demi menjaga keamanan data dan memudahkan dalam pengambilan keputusan di level top manajemen maka sistem informasi BAAK yang telah dirancang sejak akhir tahun 2013 perlu untuk

segera direalisisasikan dalam bentuk implementasi sebuah sistem yang berdaya guna dalam mengelola dan manajemen data-data akademik dan. Pada tahun 2014, Akbid Aisyiyah Pontianak lebih fokus kepada pembangunan infrastruktur jaringan internet sehingga pengembangan sistem informasi BAAK berbasis web baru bisa dilakukan pada saat ini. Dengan memanfaatkan jaringan internet dan VPS (Virtual Private Server) sebagai hosting sistem.

Sistem Informasi BAAK Akbid Aisyiyah yang telah dibangun dan diimplementasikan dapat dijadikan landasan dalam pengembangan sistem informasi lainnya seperti sistem informasi dosen dan sistem informasi mahasiswa. Selain itu sistem yang dibangun juga dapat mendukung proses reakreditasi kampus, dikarenakan mudah dalam menampilkan data akademik dan kemahasiswaan .

II. LANDASAN TEORI

2.1 Sistem Informasi

Menurut Pratama (2014:10) mendefinisikan bahwa sistem informasi adalah gabungan dari

(2)

software, hardware, infrastruktur dan sumber daya manusia (SDM) yang saling berkaitan untuk menciptakan sebuah sistem yang dapat mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat.

Sedangkan menurut Tantra (2012:2) sistem informasi adalah cara yang terorganisir untuk mengumpulkan, memasukkan dan memproses data dan menyimpannya, mengelola mengontrol dan melaporkannya sehingga dapat mendukung perusahaan, atau organisasi untuk mencapai tujuan.

Dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah gabungan dari pemanfaatan software, hardware dan infrastruktur yang kuat dan didukung oleh sumber daya manusia yang ahli untuk menciptakan suatu sistem yang didalamnya dapat mengumpulkan, memasukkan, mengontrol dan memproses data untuk mendapatkan hasil berupa laporan dan informasi lainnya yang mendukung tujuan dari organisasi atau perusahaan.

III. METODE PENELITIAN

3.1 Metode Pengembangan Perangkat

Lunak

Metode penelitian yang digunakan penulis untuk pengembangan perangkat lunak adalah model waterfall. Model waterfall merupakan salah satu model pengembangan perangkat lunak yang ada di dalam model SDLC

(Sequential Development Life Cycle).

a. Analisis Sistem

Analisa kebutuhan sistem dilakukan terhadap sistem informasi BAAK yang akan dibangun berdasarkan kebutuhan pengguna, meliputi pengaturan tahun akademik, data-data kurikulum dan skala perubahannya, data-data matakuliah yang diajarkan, pengaturan semester ganjil dan genap, input nilai mahasiswa, kartu hasil studi, data dosen, kartu rencana studi, data mahasiswa, data ruang kelas, dan sebagainya yang terkait dalam bidang akademik dan kemahasiswaan. Analisa dilakukan selama kurang lebih tiga bulan.

b. Desain Sistem

Desain sistem informasi BAAK yang dibangun harus sejalan dengan kondisi sistem berjalan saat ini. Hasil analisa kebutuhan sistem didapatkan dari riset yang pernah dilakukan sebelumnya tentang SIBAAK Akbid Aisyiyah Pontianak.

c. Pengodean Perangkat Lunak

Perancangan perangkat lunak dimulai dari pembuatan UML, design interface dan coding

software dari sistem yang dirancang serta

menguji algoritma yang digunakan apakah telah sesuai dengan yang diharapkan atau tidak. d. Pengujian dan Implementasi Program

Pengujian sistem informasi biro administrasi akademik dan kemahasiswaan dilakukan untuk mengetahui apakah sistem informasi ini sudah berjalan dengan benar mulai dari proses input sampai kepada proses output

yang dihasilkan serta melakukan evaluasi terhadap kekurangan program dan memperbaikinya.

3.2 Metode Pengumpulan Data

1. Studi Literatur

Studi literatur dilakukan dengan pembelajaran terhadap teori-teori yang mendukung dan berkaitan dengan sistem yang akan dibuat serta kemungkinan asumsi yang digunakan dan berperan sebagai referensi dalam mencari pendekatan secara teoritis dari permasalahan yang diangkat. Penulis mengambil referensi yang terdapat pada e-book, buku-buku, paper dan jurnal-jurnal ilmiah online yang terkait dengan Sistem Informasi Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan. 2. Obsevasi

Obesrvasi dilakukan dengan mengumpulkan data-data dan pengamatan secara langsung terhadap proses kerja di Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan. Pengamatan ini berupa proses-proses bisnis yang terjadi serta mencari sampel-sampel kode program terkait sistem yang akan dibangun, yang nantinya akan digunakan pada proses pembuatan aplikasi.

IV. HASIL PENELITIAN

a. Desain Arsitektur Jaringan

Aplikasi yang dibangun terkoordinasi pada sebuah web hosting dimana penulis mengimplementasikan akses aplikasi secara online guna memudahkan ujicoba aplikasi secara client server.

(3)

Mikrotik Router

Switch/Hub

Laptop Staff PC Operator

Hosting Web Server VPS (Virtual Private Server)

Wireless AP

Laptop Staff PC Operator

Modem Internet

INTERNET

Sumber: Hasil Penelitian 2016

Gambar 1. Arsitektur Implementasi Online b. Implementasi Aplikasi

Sumber : Hasil Penelitian 2016 Gambar 2. Halaman Login

Setiap pengguna harus melalui proses login terlebih dahulu untuk mengakses ke dalam sistem. Pengguna yang tidak terverifikasi tidak akan dapat masuk ke dalam sistem.

Didalam aplikasi terdapat beberapa menu utama, yaitu:

1) Beranda, meliputi halaman utama yang berisikan informasi seputar akademik dan didalamnya juga terdapat sub menu yang mengatur riwayat keluarga, riwayat pendidikan, profile pengguna, dan ubah sandi.

Sumber : Hasil Penelitian 2016

Gambar 3. Halaman Beranda

2) Referensi, merupakan menu yang mengatur secara umum keseluruhan sistem yang akan dijalani, diantaranya adalah mengatur tahun akademik, agama,program studi, ruang kuliah dan lab, kelas, jenis mata kuliah dlsbnya.

Gambar 4. Menu dan Sub Menu Referensi 3) Jadwal, merupakan menu yang mengatur

penjadwalan terkait dengan jadwal pengisian nilai studi, jadwal perkuliahan, jadwal ujian dan ujian her.

Sumber ; Hasil Penelitian 2016 Gambar 5. Menu Jadwal

(4)

4) Akademik, merupakan menu inti yang mengatur keseluruhan kegiatan akademik, didalamnya terdapat info akademik, kurikulum matakuliah, pengampu matakuliah, paket matakuliah, penilaian studi, pendaftaran ujian her, pengisian nilai her, kalender akademik dlsb.

Gambar 6. Menu Akademik

5) Mahasiswa, merupakan menu inti dari pengolahan data mahasiswa, mulai dari data calon mahasiswa hingga sampai menjadi alumni. Menu ini juga dapat melakukan penentuan kelas , naik tingkat, pindah kelas, KRS dan KHS serta beberapa menu lainnya yang diperuntukkan untuk kebutuhan mahasiswa.

Gambar 7. Menu dan Sub Menu Mahasiswa

6) Karyawan dan Dosen, merupakan menu inti

untuk mengatur keseluruhan karyawan dan dosen yang ada di lembaga baik yang aktif

maupun yang non aktif. Selain itu juga terdapat menu riwayat dosen dan jabatan fungsional dosen, sehingga akademik dapat melakukan langkah guna meningkatkan kualitas tenaga pengajar.

Gambar 8. Menu Karyawan dan Dosen

7) Pengelola Sistem, merupakan menu untuk

mengatur hak akses pengguna sistem baik aplikasi SIBAAK sendiri maupun aplikasi-aplikasi lain yang terkait dengan aplikasi-aplikasi SIBAAK.

Gambar 9. Menu Pengelola Sistem

c. Pengujian Aplikasi

Pengujian program aplikasi ini dilakukan pada beberapa komputer (PC) dan laptop yang terkoneksi pada sebuah jaringan internet AKBID Aisyiyah Pontianak. Pengujian aplikasi dilakukan dengan menggunakan metode Black-Box dimana akan memeriksa setiap proses yang ada apakah aplikasi web SIBAAK dapat berjalan baik sesuai dengan yang diharapkan

(5)

atau tidak. Uji coba dilakukan mulai dari melakukan berbagai proses masukan (input) dan diproses sampai akhirnya menghasilkan keluaran (output). Pengujian dilakukan dengan memasukkan data yang bernilai null pada semua

field atau salah satu field, dilanjutkan dengan

memasukkan data kosong, dan data yang sama lebih dari satu kali. Berikut beberapa hasil pengujiannya:

a. Proses pengujian ketika melakukan proses

login, pengguna harus memasukan data

yang benar sesuai dengan data yang dimasukannya pada proses pendaftaran. Jika semua data atau salah satu data kosong atau data yang diinputkan tidak sesuai dengan data pada basis data, maka aplikasi tidak akan mengizinkan pengguna memasuki aplikasi. Tetapi jika data yang dimasukan benar, pengguna akan langsung masuk ke halaman utama sesuai dengan hak aksesnya. Aplikasi juga dapat mengatasi masalah sql injection ketika diterapkan dalam ujicoba.

b. Hasil pengujian menu beranda, pada bagian ubah sandi, jika ada salah satu field yang tidak terisi atau kosong maka aplikasi tidak dapat mengubah sandi, tetapi jika semua data yang dimasukkan benar sandi lama dan sandi baru, maka aplikasi akan mengubah sandi yang lama dengan sandi yang baru. c. Hasil pengujian yang dilakukan pada menu

refernsi sub menu tahun akademik menunjukkan, jika tahun akademik yang diaktifkan adalah tahun 2015 Ganjil, maka data akademik keseluruhan akan dimasukkan ke dalam data akademik semester ganjil 2015, dan setiap salah satu tahun akademik diaktifkan maka tahun yang lain akan non aktif secara otomatis. . d. Hasil pengujian yang dilakukan pada menu

jadwal sub menu pengisian nilai studi menunjukkan, jika ada field yang kosong atau lupa diisikan maka proses penyimpanan akan gagal dan apabila semua field sudah terisi maka proses penyimpanan akan berjalan dengan baik..

e. Hasil pengujian pada menu akademik, diantaranya sub menu kurikulum matakuliah, pengampu matakuliah dan paket matakuliah menunjukkan bahwa sebelum membagi pengampu matakuliah dan paket matakuliah, mata kuliah pada kurikulum harus dimasukkan terlebih dahulu sebelum sesuai dengan tahun kurikulum tersebut dikeluarkan. Untuk memasukkan matakuliah dan jumlah sks matakuliah yang ada pada submenu

kurikulum mata kuliah, semua field yang ada harus terisi dan apabila tidak terisi maka proses penyimpanan data tidak akan terjadi.

f. Hasil pengujian pada menu mahasiswa

submenu calon mahasiswa dan data mahasiswa, bahwa data mahasiswa tidak

perlu diisi ulang, hanya tinggal

mengaktifkan calon mahasiswa tersebut dengan mengganti status registrasi menjadi “pembayaran lunas” sehingga data mahasiswa tersebut masuk ke dalam data mahasiswa aktif Akbid Aisyiyah Pontianak.

g. Hasil pengujian pada menu karyawan dan

dosen, bahwa setiap field bertanda bintang harus diisi sedangkan yang tidak bertanda bintang boleh diisi boleh tidak dan untuk no induk karyawan diisi secara manual dan disesuaikan dengan kondisi di pemberian NIK di Akbid Aisyiyah Pontianak. Apabila ada field yang bertanda bintang terlewati atau dalam kondisi kosong maka data penyimpanan akan gagal, namun sebaliknya apabila seluruh data yang bertanda bintang diisi dan yang tidak ada tanda bintangnya kosong maka data akan tetap tersimpan.

V. KESIMPULAN

Berdasarkan hasil analisis dan pengujian terhadap aplikasi web Sistem Informasi Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan Akbid Aisyiyah Pontianak, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut: 1. Penerapan aplikasi web dapat dilakukan

secara online melalui jasa hosting pihak ketiga untuk mendapatkan layanan VPS (Virtual Private Server) dengan alamat

http://akbid-aisyiah-ptk.ac.id.

2. Tahapan pengembangan aplikasi web telah sesuai dengan hasil analisa dan perancangan sistem yang dibutuhkan sesuai rancangan yang dikembangkan pada tahun 2013. 3. Aplikasi telah diimplementasikan selama

satu tahun dan sudah diujicoba ketepatan penggunaannya sesuai dengan kebutuhan dari BAAK Akbid Aisyiyah Pontianak.

Untuk pengembangan perangkat lunak lebih lanjut agar hasilnya lebih baik lagi, maka ada beberapa hal yang dapat ditambahkan antara lain:

1. Pengembangan aplikasi untuk

mempermudah kinerja staf akademik pengelola SIBAAK seperti Sistem

(6)

Informasi Dosen dan Sistem Informasi Mahasiswa, sehingga proses pengisian nilai dapat dilakukan secara mandiri oleh dosen pengajar, info seputar akademik, dan juga proses cetak KRS dan KHS oleh mahasiswa sendiri.

2. Penyempurnaan aplikasi dengan memadukan antara aplikasi web penjualan dan aplikasi mobile berbasis android.

REFERENSI

Hanif, A. (2007). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan

Bersaing Perusahaan Dan Organisasi

Modern, Yogyakarta:ANDI.

Kadir, A. (2011). Buku Pintar jQuery dan PHP. Yogyakarta: ANDI.

Pratama, I, P, A, E. (2014). Sistem Informasi dan Implementasinya. Bandung : Graha Ilmu.

Tantra, R. (2012). Manajemen Proyek Sistem Informasi. Yogyakarta: ANDI.