PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS GADJAH MADA
YOGYAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan dalam Memperoleh Gelar Vokasi Ahli Madya (A.Md) dalam Bidang Ilmu Perpustakaan
Disusun oleh :
MUH. FAUZI SETIAWAN D1809039
PROGRAM STUDI DIPLOMA III PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
commit to user ii Tugas Akhir berjudul:
MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA DI UPU PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS GADJAH MADA Karya:
Nama : Muh. Fauzi Setiawan
NIM : D1809039
Konsentrasi : Perpustakaan
Telah disetujui oleh Dosen Pembimbing untuk dipertahankan di hadapan Dewan
Penguji Tugas Akhir Program Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan
Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Hari : Jumat
Tanggal : 8 Juni 2012
Surakarta, 7 Juni 2012
Pembimbing
commit to user iii
ORISINILITAS KARYA ILMIAH
Saya mahasiswa Program Studi Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan
Ilmu Politik UNS yang bertanda tangan di bawah ini :
NAMA : MUH. FAUZI SETIAWAN
NIM : D1809039
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir
JUDUL : Manajemen Sumber Daya Manusia di UPU Perpustakaan
Universitas Yogyakarta
PEMBIMBING : Muhammad Sholihin, S.Ag., S.IP
TANGGAL DIUJI : 26 Juni 2012
Menyatakan bahwa Tugas Akhir (TA) yang saya susun adalah benar–benar
karya saya sendiri. Apabila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan
tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah–olah hasil pemikiran saya
sendiri, saya bersedia menerima sanksi sesuai peraturan yang berlaku di Fakultas
termasuk pencabutan gelar Vokasi yang telah saya peroleh. Demikian surat pernyataan
ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan apabila dikemudian hari terbukti
melakukan kebohongan maka saya sanggup menanggung segala konsekuensinya.
Surakarta, 7 Juni 2012
commit to user iv
TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS
Sebagai Sivitas Akademika Universitas Sebelas Maret Surakarta, saya yang bertanda tangan di bawah ini :
NAMA : MUH. FAUZI SETIAWAN
NIM : D1809039
Program Studi : D III perpustakaan
Fakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Jenis Karya : Tugas Akhir
Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada
Universitas Sebelas Maret Surakarta Hak Bebas Royalti Noneksklusif (Nonexclusive
Royalty Free Right ) atas Tugas Akhir saya yang berjudul :
Manajemen Sumber Daya Manusia di UPU Perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta
Beserta instrument/desain/perangkat (jika ada). Berhak menyimpan, mengalihkan
bentuk, mengalihmediakan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (data base),
merawat, serta mempublikasikan tugas akhir saya selama tetap mencantumkan nama
saya sebagai penulis (Author) dan Pembimbing sebagai co Author atau pencipta dan
juga sebagai pemilik Hak Cipta.
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya secara sadar tanpa paksaaan
commit to user vi
Masa depan adalah impian, sekarang adalah kenyataan, yang akan datang adalah
harapan.
(penulis)
Perjuanganmu terletak kepada ambisi dan keinginanmu, sedang perilaku dan
kesabaranmu ditentukan oleh imanmu.
(Malayu Hasibuan)
Bacalah Al-qur’an, karena dia akan datang di hari kiamat sebagai penolong bagi
pembacanya.
commit to user vii
PERSEMBAHAN
Ø Orang Tuaku Tercinta.
Ø Mas Haris dan adikku Risky yang selalu Kusayangi
Ø Saudaraku Muhammad Cholil Bayu Saputro yang selalu
memberikan dorongan.
Ø Sahabat-sahabat sejatiku.
Ø Teman-teman mahasiswa perpustakaan 2009.
Ø Bapak, ibu guru dan dosenku.
commit to user viii ABSTRAKSI
MUH. FAUZI SETIAWAN, 2012, D1809039, “MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA DI UPU PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS GADJAH MADA”
Kuliah Kerja PUSDOKINFO ini mengambil lokasi di UPU Perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta ini untuk memenuhi Tugas Akhir Program Diploma III Perpustakaan FISIP Universitas Sebelas Maret Surakarta tahun 2012. Pelaksanaan Kuliah Kerja PUSDOKINFO ini dilaksanakan tanggal 13 Februari sampai 13 April 2012.
Tujuan penulisan laporan tugas akhir ini adalah membahas mengenai manajemen sumber daya manusia yang mendasar terutama dalam perekrutan tenaga kerja, pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia, kinerja sumber daya manusia, dan hambatan–hambatan yang ada di UPU Perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta. Dalam penulisan Tugas Akhir ini untuk memperoleh data dan informasi, penulis menggunakan beberapa metode diantaranya; metode observasi, wawancara, dokumentasi, dan studi pustaka
Tugas Akhir ini menitik beratkan pada pokok permasalahan mengenai SDM yang meliputi cara perekrutan tenaga kerja pustakawan, pengembangan sumber daya manusia untuk mengembangkan diri, mengetahui kinerja Pustakawan yang di dasarkan pada standar kinerja pustakawan yang telah ditetapkan oleh perpustakaan, serta untuk mengetahui hambatan–hambatan yang dialami di Universitas Gadjah Mada Yogyakarta. sehingga dapat diketahui solusi atau pemecahan masalah dari hambatan-hambatan tersebut.
Adapun kesimpulan yang dapat penulis berikan secara garis besar adalah 1) Dalam perekrutan tenaga kerja melalui internal organisasi yaitu Pemindahan (transfering) dengan melakukan penataran atau dengan (eksternal) organisasi yaitu dengan lamaran pekerjaan yang datang secara langsung. 2) Pengembangan sumber daya manusia yang dilakukan oleh perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta adalah dengan cara mengikutsertakan pustakawan kepelatihan bidang perpustakaan, training kepustakawanan, pelatihan-pelatihan yang bersifat teknis, pemilihan pustakawan yang berprestasi, menjadikan dosen pengajar. 3) Kinerja pustakawan di UPU Perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta sudah memadai. 4) adapun hambatan yaitu dalam pengembangan sumber daya manusia sulit untuk dikembangkan, adanya layanan yang berlebihan, beasiswa untuk pegawai yang disediakan terbatas. Sedangkan saran yang dapat penulis sampaikan, diantaranya sebagai berikut : 1) Dalam perekrutan tenaga kerja seyogyanya dapat mengumumkan kepada kalayak umum. 2) untuk pengembangan karyawan perlu diadakan tiap setahun minimal tiga kali agar pustakawan yang telah ada dapat berkembang dengan baik. 3) Untuk kinerja Sumber Daya Manusia perlu lebih ditingkatkan lagi guna untuk mencapai tujuan yang ditetapkan oleh perpustakaan.
commit to user ix
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb
Dengan mengucapkan syukur Alhamdulillahirrobil’alamin kehadiran Allah
SWT, yang telah melimpahkan rahmatnya, sehingga penulis dapat menyelesaikan
Praktek Kerja Lapangan dan menyusun Laporan Tugas Akhir. Laporan yang penulis
buat adalah salah satu syarat guna memperoleh gelar Vokasi Ahli Madya bidang
Perpustakaan pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret
Surakarta dengan judul ‘’Manajemen Sumber Daya Manusia di UPU
Perpustakaan Universitas Gadjah Mada’’
Penulis menyadari sepenuhnya, bahwa dalam penyusunan Laporan ini masih
banyak kesalahan dan kekurangan, maka atas kritik dan saran-saranya dari semua
pihak penulis dengan senang hati menerimanya dan penulis mengucapkan
banyak-banyak terima kasih atas kritik dan sarannya tersebut.
Tidak lupa penulis mengucapkan banyak-banyak terima kasih kepada semua
pihak yang telah menolong dan membantu penulis dalam menyusun Laporan ini,
terutama penulis mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bapakku (Mukmin) dan Ibukku (Sujinem S.Ag) yang telah sabar mendidik
dengan penuh kasih sayang. Untuk masku (Haris) dan Adikku (Risky) kalian
merupakan penyemangatku.
2. Bapak Prof.Drs. Pawito, Ph.D.Selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
commit to user x
Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret
Surakarta yang telah memberikan izin kepada penulis untuk melaksanakan
Praktek Kerja Lapangan.
4. Bapak Muhammad Sholihin. S.Ag.,SIP. selaku dosen pembimbing yang
telah banyak memberikan bimbingan selama melakukan penulisan Tugas
Akhir ini.
5. Bapak dan ibu Dosen DIII ilmu perpustakaan ilmu sosial dan ilmu politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah memberikan banyak ilmu dan
pengetahuan kepada penulis.
6. Bapak Drs. Hindar P. MSI. Selaku pembimbing Praktek Kerja Lapangan UPU
Perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta.
7. Seluruh staf dan karyawan UPU Perpustakaan Perpustakaan Universitas
Gadjah Mada Yogyakarta.
8. Teman-teman DIII perpustakaan 2009 Andrian, Singgeh, Budi, Agus,
One,Arab, Andri, Alex, Firman, Fery, Wikan, Mey, Adit, Retno, Atin, Arum,
Nia, Tena, Nining, Devi, Lika, Nitta, Fitri. Penulis akan selalu ingat saat-saat
bersama dengan kalian.
9. Sahabatku Pram, Paijo, Heru, Prananto, Bangkit, Pethuk, Risty, Pariyem serta
teman-teman lain, yang selalu ada dikala suntuk dan selalu memberi semangat
lewat PEPS1 Community.
10. Sahabat seperjuanganku Andrek, Uuk, fery, firman, Usro’, Singgeh, Wikan,
commit to user xi kita dapat berbagi cerita lagi.
11. Semua karyawan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu politik Universitas Sebelas
Maret Surakarta.
12. Siapa saja yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu yang telah membantu
penulis dalam menyusun laporan ini.
Kepada bapak, Ibu dan Sahabat yang tertulis diatas, sekali lagi penulis
mengucapkan terima ksih dan semoga bantuan Bapak, Ibu dan Sahabat tersebut
menjadi amal kebaikan. Sekian terima kasih, atas segala kesalahan penulis mohon
maaf yang sebanyak-banyaknya.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb
Penulis
commit to user xii
Halaman
HALAMAN JUDUL... i
HALAMAN PERSETUJUAN ... ii
HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS ... iii
HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI ... iv
commit to user
2.2.2.2.Pengorganisasian (Organizing) ... 17
2.2.2.3.Penggerakan (Actuating) ... 18
2.2.2.4.Pengawasan (Controlling) ... 18
2.2.3. Manajemen Sumber Daya Manusia ... 19
2.2.3.1.Fungsi-fungsi Manajemen SDM ... 20
commit to user xiv
4.1. Perekrutan Tenaga Kerja di UPU Perpustakaan Universitas
Gadjah Mada ... 44
4.1.1.Sumber-sumber penarikan tenaga kerja ... 46
4.2. Pelatihan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia di UPU
Perpustakaan Universitas Gadjah Mada ... 47
4.3. Kinerja Pustakawan di UPU Perpustakaan Universitas Gadjah
Mada ... 55
4.4.1. Program kerja dan rencana kegiatan ... 55
4.4.2. Kinerja Pustakawan di Perpustakaan Universitas Gadjah
Mada Yogyakarta ... 57
4.4.3. Optimalisasi Kinerja Pegawai ... 58
4.4. Hambatan-Hambatan dalam Manajemen Sumber Daya
Manusia ... 60
BAB V PENUTUP
5.1. Kesimpulan ... 61
5.2. Saran ... 63
commit to user xv
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 1 Data Koleksi Bahan Pustaka UPU Perpustakaan Universitas
Gadjah Mada ... 50
Tabel 2 Data pegawai Perpustakaan berdasarkan jabatan Perpustakaan
Universitas Gadjah ... 58
Tabel 3 Data pegawai Perpustakaan Menurut Pendidikan UPU
Perpustakaan Universitas Gadjah Mada ... 59
Tabel 4 Kepangkatan Tenaga Administrasi UPU Perpustakaan Universitas
commit to user xvi
DAFTAR BAGAN
Halaman
Bagan 1 Struktur Organisasi UPU Perpustakaan Universitas
commit to user xvii LAMPIRAN
Lampiran 1 Laporan Periodik
Lampiran 2 Surat Tugas
Lampiran 3 Surat Keterangan
Lampiran 4 Nilai Magang
Lampiran 5 Surat Balasan Magang
Lampiran 6 Formulir Pendaftaran Anggota Baru
commit to user BAB I
PENDAHULUAN
1.1.Latar Belakang Masalah
Perkembangan dunia perpustakaan ilmu pengetahuan dan teknologi
merupakan tantangan bagi pustakawan untuk bersaing dalam mengikuti
perkembangan-perkembangan yang terjadi zaman ini. Pada saat ini telah
banyak ditemukan banyak teknologi untuk menunjang proses berjalannya
pada perpustakaan akan tetapi jika tidak di ikuti oleh perkembangan sumber
daya manusia yang handal akan percuma sebab dalam penggerak
perpustakaan yang paling utama adalah sumber daya manusianya
konsekuensinya tenaga sumber daya manusianya haruslah terpilih dan
terlatih, dalam menciptakan sumber daya manusia yang handal tentunya
tidaklah mudah.
Perpustakaan adalah sebuah ruangan bagian sebuah gedung, ataupun
gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan
lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu untuk
digunakan pembaca, bukan untuk dijual (Menurut Sulistyo-Basuki 1991: 3).
Perpustakaan perguruan tinggi merupakan bagian terpenting dalam
suatu universitas atau perguruan tinggi. Selain itu perpustakaan menjadi salah
satu unsur penting dalam proses belajar dan mengajar di perguruan tinggi,
penting dan sentral. Karena begitu sentral dan pentingnya kegunaan
perpustakaan di perguruan tinggi, maka perpustakaan sering disebut sebagai
jantung dari suatu universitas. Oleh karena itu perpustakaan dituntut dapat
menyajikan informasi yang relevan yang sesuai dengan kebutuhan pengguna,
dalam rangka turut serta membantu proses pencapaian tujuan lembaga
induknya Tri Dharma perguruan tinggi (pendidikan, pelatihan dan
pengabdian masyarakat) maka perpustakaan perguruan tinggi bertujuan
membantu melaksanakan ketiga dharma perguruan tinggi.
Yang termasuk perpustakaan perguruan tinggi ialah Perpustakaan
Jurusan Fakultas, Universitas, Sekolah Tinggi, Politeknik, Akademi, maupun
perpustakaan program non regular. Bagi perpustakaan badan bawahannya
yang bernaung dibawahnya universitas, institut, maupun sekolah tinggi,
misalnya lembaga penelitian dan lembaga pengabdian masyarakat juga
dimasukkan kedalam kelompok perpustakaan perguruan tinggi, walaupun ada
juga yang mengatakan itu termasuk perpustakaan khusus (Sulistyo-Basuki,
1991: 51).
Perpustakaan perguruan tinggi merupakan lembaga pendidikan dan
penyedia informasi akan memiliki kinerja yang baik apabila dengan
manajeman sumber daya manusia yang memadai sehingga seluruh
komponen-komponen atau aktifitas didalamnya akan mengarah pada pencapaian tujuan
tujuan yang dicita-citakan tercapai. Agar terlaksana dengan efisien dan efektif
kemampuan manajemen sumber daya manusia sangat diperlukan untuk
menjaga keseimbangan antara perkembangan dunia perpustakaan, ilmu
pengetahuan dan teknologi agar tidak tertinggal jauh.
Sumber daya manusia merupakan pendukung utama dalam kegiatan
suatu organisasi atau lembaga sehingga maju dan mundurnya perpustakaan
tergantung pada kualitas sumber daya manusia tersebut. Tidak sedikit
organisasi besar yang memiliki sumber daya manusia lemah akhirnya tidak
mampu memasukan peran apa-apa sebaliknya banyak pula organisasai
berskala kecil yang memiliki sumber daya manusia yang dapat diandalkan
sehingga organisasi itu tetap diperhitungkan karena dapat mengambil peran
strategis dan menentukan arah (Qalyubi, 2003: 292).
Penulis tertarik dengan tema manajemen sumber daya manusia di
Perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta karena ingin membahas
manajemen sumber daya manusianya yang mendasar terutama dalam
perekrutan tenaga kerja, pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia,
kinerja sumber daya manusia, dan hambatan–hambatan yang ada. Manajemen
sumber daya manusia haruslah diprogramkan secara matang suksesnya sebuah
perpustakaan dan banyak diminati oleh pemakai tergantung dari sumber daya
1.2.Rumusan Masalah
Dari latar belakang diatas dapat diketahui bahwa permasalahan yang
akan dibahas dalam laporan ini adalah :
1.2.1. Bagaimana cara perekrutan tenaga kerja di Perpustakaan Universitas
Gadjah Mada Yogyakarta?
1.2.2. Bagaimana pengembangan sumber daya manusia di Perpustakaan
Universitas Gadjah Mada Yogyakarta?
1.2.3. Bagaimana hasil kinerja Pustakawan di Perpustakaan Universitas
Gadjah Mada Yogyakarta?
1.2.4. Apa hambatan yang dialami di Perpustakaan Universitas Gadjah
Mada Yogyakarta dalam manajemen sumber daya manusia?
1.3.Tujuan Laporan
Tujuan dari pembahasan manajemen sumber daya manusia di
Perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta adalah :
1.3.1. Untuk mengetahui cara perekrutan tenaga kerja di Perpustakaan
Universitas Gadjah Mada Yogyakarta.
1.3.2. Untuk mengetahui bagaimana pengembangan sumber daya manusia di
Perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta.
1.3.3. Untuk mengetahui hasil kinerja Pustakawan di Perpustakaan
1.3.4. Untuk mengetahui hambatan yang dialami di Universitas Gadjah
Mada Yogyakarta.
1.4.Waktu Pelaksanaan
Kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL) dilaksanakan untuk
memenuhi tugas akhir mahasiswa D3 Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial Dan
Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta pada tahun 2012. Praktek
Kerja Lapangan dilaksanakan dari tanggal 6 Februari 2012 sampai dengan
tanggal 30 maret 2012 di Perpustakaan Universitas Gadjah Mada
Yogyakarta, sedangkan waktu PKL disesuaikan dengan tempat yang menjadi
objek kajian. Kami terdiri dari dua orang memilih PKL di Perpustakaan
Universitas Gadjah Mada Yogyakarta yang beralamat di Jln. Bulaksumur
Kotak Pos 16, Yogyakarta 55281 Telp. (0274) 513163,6492641, 6492642,
Faks (0274) 513163). Adapun jadwal sebagai berikut:
Senin-Jumat : 07.30 WIB sampai 16.30 WIB
Istirahat 12.00 WIB-13.00 WIB
Jumat : 07.30 WIB sampai 16.30 WIB
1.5.Metode dan teknik pengumpulan data
1.5.1. Teknik Interview (wawancara)
Menurut Slamet Widodo (2004:67) menyatakan bahwa
“Wawancara adalah metode dengan menggunakan tanya jawab lisan
antara dua orang atau lebih secara langsung. Pewancara dalam metode
ini disebut intervieuwer, sedangkan orang yang diwawancarai disebut
intervieuwee.”.
Teknik interview (wawancara) ini penulis gunakan dengan
mewawancarai secara langsung yang mendekati objek manajemen
sumber daya manusia dan wawancara dilakukan berulangkali sampai
informasi yang didapatkan telah mencukupi. Dalam hal ini penulis
dapat mengambil data mengenai perekrutan tenaga kerja,
pengembangan tenaga kerja, kinerja tenaga kerja, dan
hambatan-hambatan yang dialami oleh Perpustakaan UGM dalam Manajemen
1.5.2. Teknik Observasi
Menurut Slamet Widodo (2004:64) dalam bukunya yang
berjudul metodologi penelitian menyebutkan bahwa metode
pengumpulan data dengan menggunakan pengamatan di lapangan
secara langsung, jadi metode pengamatan atau observasi adalah
pengamatan dan pencatatan yang sistematis terhadap gejala-gejala
yang diteliti.
Teknik observasi ini penulis gunakan dengan melakukan
pengamatan terhadap gejala-gejala lingkungan perpustakaan terhadap
manajemen sumber daya manusia. Dengan metode ini penulis
mendapatkan data berbentuk fakta yang terlihat secara langsung, baik
berupa gambaran kejadian dari manajemen sumber daya manusia.
1.5.3. Teknik Dokumentasi
Menurut Suharsimi Arikunto (2002:206) menyatakan bahwa
“Metode Dokumentasi yaitu metode yang dilakukan dengan mencari
data mengenai hal-hal variable yang berupa catatan, transkrip, buku,
surat kabar, majalah, prasati, notulen rapat, lengger, agenda, dan
sebagainya”.
Teknik dokumentasi ini penulis gunakan dengan melakukan
pencarian dokumen yang ilmiah, paper, buku yang dapat mendekati
D. Sistematika Penulisan
BAB I PENDAHULUAN
Berisi pendahuluan yang terdiri atas: latar belakang, tujuan laporan,
rumusan masalah, pelaksanaan, metode pengumpulan data serta
sistematika penulisan.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA dan LANDASAN TEORI
Berisi tentang tinjauan dan landasan teori yang digunakan untuk
menganalisis mengenai penelusuran-penelusuran yang mengambil
tema tentang Manajemen Sumber Daya Manusia di Perpustakaan
Universitas Gadjah Mada Yogyakarta. Tinjauaan pustaka dan landasan
teori ini membahas tentang pengertian Perpustakaan, Manajemen,
Manajemen Sumber Daya Manusia.
BAB III GAMBARAN UMUM
Berisi tentang hal-hal yang berkaitan dengan Perpustakaan Universitas
Gadjah Mada Yogyakarta yang mencakup: sejarah singkat, struktur
organisasi, visi dan misi, koleksi, fasilitas, layanan, pengguna,
keanggotaan, serta sumber daya manusia.
BAB 1V ANALISIS ATAU PEMBAHASAN
Berisi tentang pembahasan atau analisis dari manajemen sumber daya
manusia di Perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta yang
mencakup pengertian Manajemen Sumber Daya Manusia, perekrutan
Sumber Daya Manusia, pengembangan sumber daya manusia, kinerja
pustakawan di Perpustakaan Universitas Gadjah Mada dan
hambatan-hambatan manajemen sumber daya manusia yang dialami dalam
memanajemen sumber daya manusia di Perpustakaan Universitas
Gadjah Mada Yogyakarta.
BAB V PENUTUP
Berisi tentang simpulan dan saran untuk Perpustakaan Universitas
Gadjah Mada Yogyakarta.
commit to user BAB II
LANDASAN TEORI DAN TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Tinjauan Pustaka
Pengetahuan dasar dalam mengelola perpustakaan agar berjalan
dengan baik adalah ilmu manajemen, karena manajemen sangat diperlukan
dalam berbagai kehidupan untuk mengatur langkah-langkah yang harus
dilaksanakan oleh seluruh elemen dalam suatu perpustakaan. Oleh karena itu
dalam proses manajemen diperlukan adanya proses perencanaan (planning),
pengorganisasian (organizing), kepemimpinan (leadership), dan
pengendalian (controlling). Di samping itu, manajemen juga dimaksudkan
agar elemen yang terlibat dalam perpustakaan mampu melakukan tugas dan
pekerjaannya dengan baik dan benar.
Dari beberapa penelusuran yang dilakukan oleh penulis terhadap hasil
penelitian yang pernah dilakuan sebelumnya tentang Manajemen Sumber
Daya Manusia, penulis telah memperoleh informasi sebagai berikut :
Penelitian pertama, yaitu Tugas Akhir oleh Muhammad Sholihin (2001)
dengan judul “Analisis Manajemen Staf di UPT Perpustakaan IAIN Sunan
Kalijaga Yogyakarta’’. Tugas akhir ini diterbitkan oleh Program Studi Ilmu
Perpustakaan dan Informasi Islam Fakultas Adab Institut Agama Islam Negeri
Sunan Kalijaga Yogyakarta pada tahun 2001. Penelitian ini dilakukan dengan
gedung yang luas, koleksi bahan pustaka yang sangat lengkap, fasilitas yang
lengkap serta sumber daya manusia yang berkualitas dan professional tidak
ada gunanya bila tidak ditata atau dikelola dengan sebaik-baiknya. Sehingga
dalam mencapai tujuan yang telah direncanakan sebuah
perpustakaan/organisai diperlukan adanya pengelolaan dan pengkoordinasian
dalam manajemen staf. Penelitian ini bertujuan untuk menjelaskan bagaimana
pengelolaan sumber daya manusia (manajemen staf) terhadap pendayagunaan
sumber daya manusia dalam melaksanakan tugas dan kewajibannya di UPT
Perpustakaan IAIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.
Dalam penelitian ini metode yang digunakan adalah metode observasi
partisipan. Dan dalam penelitian ini kepala UPT Perpustakaan IAIN Sunan
Kalijaga menggunakan suatu pendekatan ‘’Humanis Approach’’ dimana
dengan pendekatan ini sangat mendukung kinerja staf. Sebab dengan
pendekatan tersebut bawahan akan merasa dihargai. Dengan ‘’Humanis
Approach’’ bawahan tidak akan melakukan kesalahan yang kedua kalinya
dan akan terhindar dari efek psikologis negative. Dan dalam menejemennya
UPT Perpustakaan IAIN Sunan Kalijaga cenderung mengikuti teori ‘’Luther
Gulick’’ yang merumuskan fungsi manajemen; perencanaan (planning),
organisasi (organizing), kepegawaian (staffing), pengarahan (directing),
pengkoordinasian (coordinating), pelaporan (reporting), dan anggaran
Sedangkan penelitian yang kedua, yaitu oleh Skripsi Fina Fariani
(2007) dengan judul ‘’Peranan Bagian Manajemen Sumber Daya Manusia
Dalam Perekrutan Tenaga Kerja pada PT. Aksara Solopos Surakarta’’ skripsi
ini diterbitkan oleh Fakultas Keguruaan dan Ilmu Pendidikan Universitas
Sebelas Maret Surakarta pada tahun 2007. Penelitian ini bertujuan untuk
mengetahui bagaimanan peranan bagian manajemen sumber daya manusia
dalam perekrutan tenaga kerja, adapun kesimpulannya bahwa dalam
perekrutan tenaga kerja yang dilaksanakan di PT. AKSARA SOLOPOS
Surakarta, menggunakan beberapa tahapan, antara lain:
Permintaan/Penentuan Tenaga Kerja dari para Manajer, seleksi
Berkas/Referensi pelamar, Tes Tertulis, Tes wawancara, Tes Psikologi, Tes
Medis atau Kesehatan, dan Keputusan Penerimaan Tenaga Kerja. Dalam
proses perekrutan tenaga kerja yang dilakukan di PT. AKSARA SOLOPOS
Surakarta, pihak Manajemen Sumber Daya Manusia SOLOPOS
menggunakan metode kombinasi yaitu perekrutan yang dilakukan dari dalam
perusahaan dan perekrutan yang dilakukan dari luar perusahaan.
Penulisan tugas akhir yang akan dilakukan penulis memiliki
persamaan kedua penelitian tersebut, yaitu sama-sama mengkaji masalah
tentang Manajemen Sumber Daya Manusia. Perbedaannya penulis akan
membahas Manajemen Sumber Daya Manusia yang dilakukan oleh
perpustakaan dengan tujuan agar sumber daya manusia yang terdapat di
perpustakaan dapat dimanfaatkan secara maksimal, sehingga dapat
meningkatkan kualitas layanan di perpustakaan.
Data diatas membuktikan bahwa tugas akhir penulis belum pernah
diteliti sebelumnya : kecuali variable pokok yaitu sumber daya manusia.
Beberapa penelitian yang dilakukan merupakan penelitian yang memiliki
2.2. Landasan Teori
2.2.1. Pengertian Manajemen
Definisi Manajemen menurut pendapat James. F Stoner (1982),
yang dikutip oleh Handoko (1993:8), menyatakan bahwa manajemen
merupakan proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan
pengawasan para anggota dan sumber daya lainnya untuk mencapai
tujuan organisasi yang telah ditetapkan, sedangkan pengertian
manajemen menurut O.R. Terry, yang dikutip Hadi (1990-2),
menyatakan bahwa manajemen adalah usaha pencapaian tujuan yang
telah ditetapkan dengan menggunakan keahlian orang lain.
Manajemen adalah sebagai suatu seni karena untuk melakukan
suatu pekerjaan melalui orang lain dibutuhkan ketrampilan khusus.
Defisinisi di atas berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur
dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi.
Manajemen adalah suatu hal yang berhubungan dengan teknis
operasional sebuah perpustakaan guna menghasilkan suatu produk,
baik berupa barang maupun jasa (Sutarno NS, 2003:116)
Dalam pengertian di atas suatu manajemen perpustakan
dimulai dari proses perencanaan seluruh kegiatan, termasuk peralatan,
waktu, sumber daya manusia, biaya dan lain sebagainya, kemudian
diorganisasikan serta diberdayakan oleh pemimpin perpustakaan
dengan mengerahkan seluruh kekuatan dan potensi yang tersedia.
Secara ringkas manajemen adalah Ilmu dan seni meramu
sumber daya organisasi sehingga bisa dicapai hasil yang semaksimal
mungkin. Manajemen disebut sebagai ilmu dikarenakan manajemen
memang bisa dipelajari, diteliti, dan dilakukan secara ilmiah,
sedangkan seni manajemen mencakup kemampuan untuk melihat
totalitas banyak bagian–bagian yang terpisah dan berbeda, untuk
menciptakan gambaran tentang visi dari yang kita kelola.
Dari semua defisinisi di atas dapat disimpulkan bahwa
manajemen merupakan seni dalam menyelesaikan sesuatu yang terkait
dengan pencapaian tujuan. Yang dimaksudkan dengan penyelesaian
sesuatu melibatkan tiga faktor yaitu : Adanya penggunaan sumber
daya organisasi, adanya proses yang bertahap mulai dari perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan hingga pengendaliaan dan pengawasan,
Adanya seni dalam menyelesaikan pekerjaan.
Dalam kaitannya dengan perpustakaan, bisa dikatakan bahwa
manajemen perpustakaan yang dilakukan oleh sebuah lembaga akan
berbeda dengan lembaga yang lain, namun tetap ciri - ciri utama yang
sama yang bisa membuat manajemen perpustakaan berhasil.
seluruh potensi perpustakaan berfungsi secara optimal, dalam
mendukung tercapainya tujuan perpustakaan.
Perpustakaan sebagai lembaga pendidikan dan lembaga
penyedia informasi akan memiliki kinerja yang baik apabila didukung
dengan manajemen yang memadai, sehingga seluruh aktivitas lembaga
akan mengarah pada upaya pencapaian tujuan yang telah dicanangkan.
2.2.2. Manajemen Perpustakaan
Di lihat dari beberapa arti manajemen perpustakaan secara
umum dapat disimpulkan sebagai berikut manajemen perpustakaan
adalah sebuah proses yang dilakukan untuk mewujudkan tujuan
perpustakaan yang telah ditentukan dengan melakukan kegiatan
berupa perencanaan, pengorganisasian, penggerakan,dan
pengawasan,agar semua kegiatan dapat berjalan dengan baik dan
tujuan yang diharapkan dapat dicapai.
Fungsi-fungsi manajemen perpustakaan adalah sebagai berikut :
0.0.0.1. Perencanaan (planning)
Menurut (John Westerman, 1989 : 14) Perencanaan
merupakan fungsi manajemen yang berkaitan dengan
penentuan rencana yang akan membantu tercapainya sasaran
strategis dan rencana operasioal. Perpustakaan sebagai
lembaga yang selalu berkembang memerlukan perencanaan
dalam pengelolaan, meliputi bahan informasi, sumber daya
manusia, dana, gedung/ruang, sistem, dan perlengkapan.
Tanpa adanya perencanaan yang memadai, maka tidak jelas
tujuan yang akan dicapai, tumpang tindihnya pelaksanaan,
dan lambatnya perkembangan perpustakaan.
0.0.0.2. Pengorganisasian (Organizing)
Pengorganisasian adalah penyatuan langkah dari
seluruh kegiatan yang akan dilaksanakan oleh elemen-elemen
dalam suatu lembaga pelaksanaan tugas. (Lasa HS, 2005 :
275)
1. Prinsip-prinsip Organisasi
Organisasi Perpustakaan akan berjalan baik
apabila terdapat prinsip-prinsip yang menjadi dasar
bergeraknya organisasi. Prinsip-prinsip tersebut adalah
sebagai berikut :
2. Struktur Organisasi Perpustakaan
Struktur organisasi merupakan mekanisme formal
untuk pengelolaan diri dengan pembagian tugas ,
wewenang, dan tanggung jawab yang berbeda-beda.
unsur-unsur spesialisasi kerja, strukturisasi, dan
koordinasi.
0.0.0.3. Penggerakan (Actuating)
Penggerakan merupakan pelaksanaan atas asal
hasil-hasil perencanaan dan pengorganisasian. Penggerakan dalam
perpustakaan harus dilakukan untuk menunjang kemajuan
dan perkembangan perpustakaan. Tetapi jika tenaga
perpustakaan tidak melakukan actuating maka perpustakaan
hanya akan berjalan ditempat tanpa ada kemajuan yang
berarti.
0.0.0.4. Pengawasan (Controlling)
Pengawasan adalah suatu proses pengawasan untuk
mengukur atau membandingkan antara perencanaan yang
telah dibuat dengan pelaksanaan yang telah di capai.
Pengawasan perlu dilakukan oleh perpustakaan
sebagai lembaga karena adanya faktor- faktor, yakni
perubahan lingkungan organisasi, peningkatan kompleksitas
organisasi, ataupun kebutuhan menejer untuk
mendelegasikan wewenang. ‘’Pengawasan dapat dilakukan
dengan cara pengawasan previntif yaitu pengawasan yang
Dan pengawasan korektif yaitu pengawasan yang dapat
dijadikan apabila yang diinginkan terdapat bnyak variasi.’’
2.2.3. Manajemen Sumber Daya Manusia
Manajemen sumber daya manusia adalah bagian dari
manajemen, karena itu teori manajemen menjadi dasar pembahasan,
manajemen sumber daya manusia lebih mengutamakan pembahasan
mengenai peranan manusia dalam mewujudkan tujuan yang optimal.
Jadi manajemen sumber daya manusia mengatur tenaga kerja manusia
sedemikian rupa sehingga tujuan perusahaan kepuasan karyawan dan
masyarakat.
Definisi Manajemen Sumber Daya Manusia menurut (Mutiara
Sibarani Panggabean, 2002:15) “Manajemen Sumber Daya Manusia
sebuah proses yang terdiri atas perencanaan, pengorganisasian,
pemimpinan dan pengendalian kegiatan-kegiatan yang berkaitan
dengan analisis pekerjaan, evaluasi pekerjaan, pengadaan,
pengembangan , kompensasi, promosi, dan pemutusan hubungan kerja
2.2.3.1. Fungsi-fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia
Menurut H. Malayu Hasibuan (2000:21-23) mengatakan
bahwa fungsi-fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia adalah
sebagai berikut:
1. Perencanaan (human resources planning)
Adalah merencanakan tenaga kerja secara efektif serta
efisien agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan dalam
membantu terwujudnya tujuan, perencanaan dilakukan dengan
menetapkan program kepegawaian.
2. Pengorganisasian
Pengorganisasian adalah kegiatan untuk
mengoorganisasi semua karyawan dengan menetapkan
pembagian kerja, hubungan kerja, delegasi wewenang,
integrasi, dan koordinasi dalam bagan organisasi, dengan
organisasi yang baik akan membantu terwujudnya tujuan
secara efektif.
3. Pengarahan (directing)
Pengarahan adalah kegiatan mengarahkan semua
karyawan, agar mau bekerja sama dan bekerja efektif serta
efisien dalam membantu tercapainya tujuan perusahaan,
4. Pengendalian (controlling)
Yaitu kegiatan mengendalikan semua karyawan, agar
mentaati peraturan-peraturan perusahaan dan bekerja sesuai
dengan rencana.
5. Pengadaan (procurement)
Adalah proses penarikan, seleksi, penempatan,
orientasi, dan induksi untuk mendapatkan karyawan yang
sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan pengadaan yang baik
akan membantu terwujudnya tujuan.
6. Pengembangan (development)
Adalah proses peningkatan keterampilan teknis, teoretis,
konseptual, dan moral karyawan melalui pendidikan dan
pelatihan pendidikan dan pelatihan yang diberikan harus sesuai
dengan kebutuhan pekerjaan masa kini maupun masa depan.
7. Kompensasi (compensation)
Adalah pemberian balas jasa langsung (direct) dan tidak
langsung (indirect), uang atau barang kepada karyawan sebagai
imbalan jasa yang diberikan kepada perusahaan. Prinsip
kompensasi adalah adil dan layak. Adil diartikan sesuai dengan
prestasi kerjanya, layak diartikan dapat memenuhi kebutuhan
primernya serta berpedoman pada batas upah minimum
8. Pengintegrasian (integration)
Adalah kegiatan untuk mempersatukan kepentingan
perusahaan dan kebutuhan karyawan, agar terciptanya kerja
sama yang serasi dan saling menguntungkan. Pengintergrasian
merupakan hal yang penting dan sulit dalam MSDM, karena
mempersatukan dua kepentingan yang bertolak belakang.
9. Pemeliharaan (maintenance)
Yaitu kegiatan untuk memelihara atau meninggalkan
kondisi fisik, mental, dan loyalitas karyawan, agar mereka
tetap mau bekerja sama sampai pensiun. Pemeliharan yang
baik dilakukan dengan program kesejahteraan yang
berdasarkan kebutuhan sebagian besar karyawan serta
berpedoman kepada internal dan eksternal.
10.Kedisiplinan
Adalah keinginan dan kesadaran untuk mentaati
peraturan-peraturan perusahaan dan norma-norma sosial.
Kedisiplinan merupakan fungsi MSDM yang terpenting dan
terwujudnya tujuan karena tanpa disiplin yang baik sulit
11.Pemberhentian (separation)
Adalah putusnya hubungan kerja seorang dari suatu
perusahaan. Pemberhentian ini disebabkan oleh keinginan
karyawan, keinginan, perusahaan, kontrak kerja berakhir,
pensiun, dan sebab-sebab lainya. Pelepasan ini diatur oleh
commit to user GAMBARAN UMUM
0.1. Sejarah UPU Perpustakaan UGM
Perpustakaan Gadjah Mada terdiri dari perpustakaan universitas,
fakultas, lembaga penelitian, pusat studi, dan jurusan. Perpustakaan
tingkat universitas terdiri dari dari unit I Bulaksumur, Unit II Sekip, dan
Unit III Bulaksumur atau dikenal dengan Academic Resource Center.
Perpustakaan Gadjah Mada berdiri pada tanggal 1 Maret 1951, bertempat
di Jalan Setjodiningrat, (sekarang Hotel Limaran di Jl. Panembahan
Senopati). Pada tanggal 19 Desember 1959 pindah ke Jl. C. Simanjutak,
gedung ini sebelumnya digunakan untuk konferensi Kolombo (gedung
Pantja Dharma / Unit V, Sekip) yang sampai sekarang sebagai gedung
Unit II.
Pada tanggal 31 Juli 1975 UPU Perpustakaan Pusat Universitas
Gadjah Mada membangun gedung di Bulaksumur sebelah selatan Gedung
Kantor Pusat UGM, yang diresmikan oleh Menteri Dalam Negeri pada
waktu itu Bapak Amir Mahmud. Yang sekarang menjadi gedung Unit I,
dan digunakan sebagai tata usaha, referensi, terbitan berkala, karya-karya
ilmiah, pengolahan, Word Bank Corner, serta American Corner. Pada
awalnya unit I digunakan untuk mahasiswa tingkat sarjana muda,
sedangkan unit II digunakan bagi mahasiswa tingkat sarjana. Berdasarkan
dengan Perpustakaan Universitas, sekarang menjadi Perpustakaan UGM
unit III. Dengan demikian sekarang gedung unit I, II dan unit III dapat
dimanfaatkan oleh seluruh Civitas Akademika.
Perpustakaan Pusat UGM selama 50 tahun lebih telah mengalami
beberapa pergantian pemimpin, antara lain:
1. Woerjarto menjabat kepala perpustakaan dari tahun 1951 – 1955.
Beliau termasuk pejuang sekaligus seorang pustakawan.
2. Moerjopranoto menjabat kepala perpustakaan dari tahun 1955 – 1967
yang sebelum menjabat kepala perpustakaan, beliau sebagai wakil
kepala perpustakaan. Selain menjabat sebagai pustakawan beliau juga
menjadi asisten wedana.
3. R. Soedjatmika menjabat kepala perpustakaan dari tahun 1967- 1975
kemudian menjabat lagi pada tahun 1985 – 1986, beliau termasuk
pencetus berdirinya Himpunan Pustakawan Indonesia Cabang
Yogyakarta, selain itu beliau juga sebagai penggagas adanya penataran
atau kursus dibidang perpustakaan.
4. Dra. S. Sawitri-Soeharto, MA, menjabat sebagai kepala perpustakaan
dari tahun 1975 – 1985, beliau adalah orang yang memiliki keinginan
kuat untuk mengembangkan perpustakaan dan membuat citra yang
baik akan perpustakaan, yang mana pada waktu itu perpustakaan
Teknologi Perpustakaan yang kemudian hari berubah menjadi D-III
Ilmu Perpustakaan.
5. Dra. Murianti, M.L.S. menjabat sebagai kepala perpustakaan dari
tahun 1986–1997. Sebelum menjabat kepala perpustakaan UGM beliau
menempuh pendidikan S2 ilmu perpustakaan di University Vaderbilt
Nashville Tennessee. Banyak jabatan yang dipegang oleh beliau,
terutama pada tahun 1993–1996 menjadi ketua IPI cabang Yogyakarta,
juga mengajar dibeberapa perguruan tinggi di DIY.
6. Dr. Drh. Slamet Soebagyo menjabat kepala perpustakan UGM dari
tahun 1998–2003, sebelum menjabat kepala perpustakaan, beliau yang
lulusan Program S3 kedokteran hewan, rela melepaskan jabatannya
demi membangun perpustakaan UGM sebagai jantungnya University.
7. Drs. Ida Fajar Priyanto, MA. Menjabat kepala perpustakaan dari tahun
2003–sekarang. Beliau adalah orang yang pertama kali sebagai tenaga
honorer yang mampu menunjukkan prestasi kerja sehingga oleh Rektor
UGM diangkat sebagai kepala perpustakaan. Berkat kemampuan dan
kecakapannya dibidang perpustakaan dan teknologi informasi, maka
perpustakaan UGM mengalami perkembangan yang begitu pesat
terutama dibidang teknologi informasi. Gelar master yang didapat dari
Graduate School of Information and Library Studies, loughborough,
http://www.lib.ugm.ac.id)
0.2. Struktur Organisasi UPU Perpustakan UGM
Berdasarkan Pasal 47 Surat Keputusan Rektor UGM
No.259/P/SK/HT/2004 tentang Organisasi dan Rincian Tugas Kantor
Pimpinan Universitas, Lembaga, Direktorat, dan Unit Kerja di
Lingkungan Universitas Gadjah Mada, Struktur Organisasi Perpustakaan
sebagai berikut :
Bagan 1
Struktur Organisasi Perpustakaan
Sesuai SK Rektor UGM No. 259/P/SK/HT/2004
Sumber : Perpustakaan UGM 2010
REKTOR
Kepala Perpustakaan
Dekan Fakultas
Kepala Bidang
Database
Sekertaris Perpustakaan
Kepala Bidang
pimpinan memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :
1. Kepala Perpustakaan yang dijabat oleh Drs. Ida Fajar Priyanto, M.A
memiliki tanggung jawab:
a. Membuat perencanaan strategi kegiatan-kegiatan perpustakaan.
b. Mengkoordinasi semua kegiatan pelayanan perpustakaan yang ada
di lingkungan perguruan tinggi.
c. Menjalani kerjasama instansi terkait baik di dalam maupun di luar
negeri dalam rangka menyelenggarakan pelayanan perpustakaan.
d. Mengelola sumber-sumber informasi penunjang kegiatan akademik
yang ada di lingkungan Universitas.
e. Melakukan pembinaan dan usaha pengembangan sumber daya
manusia yang terdiri dari pustakawan dan pegawai perpustakaan.
f. Membuat evaluasi pelaksanaan kegiatan perpustakaan.
g. Membuat laporan secara periodik kepada pimpinan Universitas
Gadjah Mada.
2. Sekretaris perpustakaan dijabat Suwardjo, SH. memiliki tanggung
jawab :
a. Mengkoordinasi dan membina pustakawan di lingkungan
perpustakaan.
b. Mengkoordinasi dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan kepala
bidang jaringan dan database.
d. Menyusun kegiatan rencana dan anggaran tahunan perpustakaan.
e. Merencanakan, memonitor dan mengevaluasi kegiatan pelayanan
perpustakaan se Universitas.
f. Membuat laporan berkala kepada pimpinan perpustakaan
Universitas Gadjah Mada.
g. Menjalankan tugas pimpinan ketika pimpinan sedang bertugas ke
luarkota/luar negeri atau berhalangan hadir.
h. Atas perintah pimpinan menjalankan tugas-tugas atau kegiatan lain
yang dapat mendukung keberhasilan perpustakaan.
3. Kepala bidang jaringan dan database, Wahyu Supriyanto, SE., M.Si.,
memiliki tanggung jawab :
a. Mengkoordinasi sumber daya manusia bidang teknologi informasi
perpustakaan untuk mengelola sistem dan objek-objek informasi
dalam format digital.
b. Melakukan standarisasi format database yang digunakan di
tiap-tiap perpustakaan di lingkungan Universitas.
c. Merancang infrastruktur internet dan intranet di semua
perpustakaan di lingkungan Universitas Gadjah Mada.
d. Meningkatkan dan mengelola informasi dalam jaringan dan
untuk semua perpustakaan di lingkungan Universitas Gadjah
Mada.
f. Membuat laporan berkala ke pimpinan Perpustakaan.
4. Kepala bidang layanan memiliki tanggung jawab :
a. Mengkoordinasi jalannya pelayanan di perpustakaan pusat,
perpustakaan fakultas, perpustakaan lembaga, dan perpustakaan
pusat studi di lingkungan Universitas Gadjah Mada
b. Membina, membimbing serta mengarahkan sumber daya manusia
perpustakaan di bidang pelayanan perpustakaan
c. Merancang inovasi pelayanan untuk keperluan kepuasan pemakai
serta meningkatkan citra UPU Perpustakaan Pusat Universitas
Gadjah Mada.
d. Membuat usulan pengadaan prasarana untuk keperluan pelayanan
perpustakaan.
e. Mengkoordinasi jalannya pengelola dan peningkatan bahan
pustaka.
f. Membuat laporan berkala kepada Pimpinan Perpustakaan.
Perpustakaan Universitas Gadjah Mada sebagai Unsur Penunjang
Uiversitas, berfungsi memberikan layanan informasi kepada Civitas
Akademika UGM dalam rangka mendukung pelaksanaan Tri Dharma
Perguruan Tinggi yang mencakup pendidikan, penelitian dan pengabdian
kepada masyarakat. Sebagai Unit Penunjang Universitas, untuk mencapai
visi universitas menjadi universitas bertaraf internasional maka visi misi
perpustakaan Universitas Gadjah Mada adalah:
3.3.1. VISI:
Mewujudkan Perpustakaan Universitas Gadjah Mada sebagai pusat
layanan informasi global berbasis teknologi yang mengunggulkan
penelitian dan program pascasarjana.
3.3.2. MISI:
1. Menjadikan perpustakaan bertaraf internasional yang
mendukung universitas penelitian
2. Menyediakan informasi yang tersedia langsung di perpustakaan,
informasi online, dan informasi “live” bagi civitas akademika
UGM dan masyarakat
3. Membangun Sumber Daya Manusia yang berwawasan
internasional dan mampu memberikan layanan informasi secara
Pengadaan bahan pustaka di Perpustakaan UGM diperoleh
melalui berbagai macam, antara lain: pembelian, hadiah dan tukar
menukar. Sedangkan koleksinya sendiri meliputi buku teks, buku
referensi, terbitan berseri,jurnal onlaine, koleksi elektronik,karya ilmiah
dan penelitian, skripsi, tesis, desertasi. Koleksi yang ada di UPU
Perpustakaan Pusat Universitas Gadjah Mada meliputi cetak dan digital.
Saat ini UPU Perpustakaan Pusat Universitas Gadjah Mada
didukung dengan koleksi–koleksi buku teks dan karya ilmiah sebanyak
(114.249) eksemplar dari (101,96) judul koleksi jurnal dan terbitan
berkala sekitar (55.497) eksemplar dari 3.665) judul (offline) dan lebih
dari (4.000) judul data base jurnal online.
Pengadaan koleksi terbitan berkala majalah atau jurnal diperoleh
melalui berlangganan, bantuan atau hibah dari badan pemerintah, swasta,
asing maupun perorangan. Jumlah terbitan berkala, majalah dan jurnal
sampai dengan akhir tahun 2011 ada (17.555) judul atau (21.162)
commit to user Data Koleksi Bahan Pustaka
UPU Perpustakaan Universitas Gadjah Mada
Sumber: Buku panduan Perpustakaan UGM tahun 2010
0.5. Fasilitas Perpustakaan
Kegiatan perpustakaan akan berjalan baik dan lancar apabila
didukung oleh sarana dan prasarana yang memadahi, baik untuk
pengguna secara umum maupun untuk petugas dalam menjalankan
kegiatan administrasi dan pelayanan kepada para pengguna UPU
Pepustakaan Pusat Universitas Gadjah Mada.
Sarana yang ada di UPU Perpustakaan Pusat Universitas Gadjah
Mada didapat dari dana DIP (anggaran pemerintah) dan dana masyarakat
NO Jenis Bahan Pustaka Sampai dengan tahun 2011
Judul Eksemplar
1 Buku Teks 70.424 101.969
2 Buku Referensi 13.185 14.453
3 Penerbitan
Pemerintah 4.216 6.547
direktorat PPA (Pengadaan dan Penelitian Pemeliharaan Aset) Universitas
Gadjah Mada.
0.6. Layanan Perpustakaan
Kemajuan pelayanan perpustakaan universitas dapat dilihat dari
berbagai capaian, antara lain jumlah koleksi yang tersedia, jumlah
pengunjung, jumlah buku yang dipinjam, akses internet untuk mahasiswa
serta jam layanan.
JAM LAYANAN :
Senin – kamis : 07.30 –20.00
Jumat : 07.30 - 11.00
: 13.00 - 20.00
Sabtu : 07.30 – 12.30
Istirahat : 12.00 – 13.00
UPU Perpustakaan UGM memiliki beberapa layanan yang
digunakan untuk menunjang kegiatan civitas akademika. Beberapa
layanan tersebut adalah :
0.6.1. Layanan Informasi (Information Desk)
Pemustaka dapat memperoleh informasi umum tentang
layanan perpustakaan, dan pemanfaatan fasilitas perpustakaan
0.6.2. Layanan Keanggotaan
Layanan keanggotaan ini ada 3 macam, yaitu :
a. Layanan anggota baru
Layanan ini diperlukan bagi semua mahasiswa, dosen maupun
karyawan UGM yang menginginkannya. Fungsinya mereka
memiliki akses untuk meminjam koleksi di sirkulasi.
b. Layanan bebas baca
Layanan ini ada dua jenis. Kartu bebas baca ini bias dimiliki
bagi pengunjung diluar UGM. Bisa dipakai dalam jangka
waktu 1bulan, bias juga digunakan pada hari tersebut.
c. Surat bebas pinjaman pustaka (SBPP)
Bagai mahasiswa UGM yang akan mengikuti wisuda,
diharuskan meminta surat bebas pinjaman pustaka/SBPP di
perpustakaan UGM Unit II Sekip.
0.6.3. Layanan Sirkulasi
Civitas akademika yang memiliki kartu anggota yang akan
meminjam buku teks dapat dilayani di ruang sirkulasi. Jumlah
buku yang dapat dipinjam oleh seorang anggota adalah 14 eks,
terdiri dari 10 eks dalam jangka waktu 10 hari kerja dan dapat
diperpanjang sekali selama 10 hari. Keterlambatan pengembalian
menghendaki fotokopi koleksi dapat dilayani melalui petugas
perpustakaan.
0.6.4. Layanan Referensi dan Silang Layan
Layanan ini menyediakan koleksi referensi, buku-buku
terbitan pemerintah, bimbingan pengusaha literature sekunder, dan
penelusuran literature pada sumber-sumber cetak maupun
elektronik dan silang layanan antar perguruan tinggi sebagai
pendukung penyusunan karya tulis ilmiah maupun karya akademik.
0.6.5. Layanan Terbitan Berkala
Ruang terbitan berkala memiliki koleksi surat kabar,
bulletin, majalah, tabloit, jurnal ilmiah dan mutakhir dalam
berbagai bidang. Koleksi terbitan ini terdiri dari koleksi cetak
maupun digital.
0.6.6. Layanan Terbitan Khusus
Layanan ini berisi koleksi-koleksi khusus yang dihasilkan
oleh tulisan tangan civitas akademika UGM serta dosen atau
karyawan UGM sendiri. Koleksinya berupa buku wisuda, tesis,
desertasi dan makalah seminar.
0.6.7. Hatta Corner dan buku Eks Perpustakaan Pascasarjana UGM.
Hatta Corner menyajikan buku-buku dan jurnal dalam
teks dari eks Perpustakaan Pacasarjana UGM dan buku-buku lama.
3.6.8. Sampoerna Corner
Sampoerna Corner diresmikan pada bulan Maret 2007.
Sampoerna Corner menyajikan buku-buku manajemen,
pengembangan diri, psikologi terapan, politik, ketranpilan, agama
dan budaya. Disamping itu juga disajikan audio visual, koleksi CD.
3.6.9. IDIS Corner
IDIS Corner menyajikan buku-buku terbitan Bank Dunia.
Tempatbaca nyaman, internet, dan TV kabel. Indonesia
Development Information Service / IDIS UGM secara rutin
menerima publikasi terbaru dari Washington DC.
3.6.10. Layanan Internet
Layanan internet di UPU Perpustakaan Pusat Universitas
Gadjah Mada tidak menempati ruangan khusus tetapi setiap bagian
memiliki tempat mengakses internet yang disediakan secara gratis
dalam jangka waktu satu jam. Setiap komputer yang terpasang
seluruhnya tersambung dengan internet baik yang dipergunakan
untuk pegawai maupun oleh mahasiswa. Bagi pengunjung yang
ingin lebih lama mengakses internet diperpustakaan disediakan
waifi yang bisa di akses lewat netbook yang dibawa sendiri dengan
Amerikan corner adalah sebuah program kemitraan antara
kedutaan Amerika Serikat di Jakarta dengan universitas-universitas
di Indonesia.
3.6.12. Layanan Nation Building Corner/NBC
Untuk menumbuhkan dan memperkokoh nasionalisme,
layanan ini menyajikan koleksi buku dan video tentang Indonesia
meliputi kepahlawanan, tokoh, kebudayaan, bahasa, ekonomi,
kepribadian, geografi, dan sejarah.
3.7. Pengguna
Dalam rangka ikut mencerdaskan kehidupan bangsa dengan
mendukung misi Universitas sebagai Universitas penelitian bertaraf
dunia. Perpustakaan Universitas Gadjah Mada tidak membatasi diri bagi
para pengguna Perpustakaan baik dari kalangan Universitas Gadjah Mada
sendiri, masyarakat di luar kampus Universitas Gadjah Mada maupun
masyarakat umum yang ingin menggunakan sarana yang ada di UPU
Perpustakaan Universitas Gadjah Mada. Jadi UPU Perpustakaan Pusat
Universitas Gadjah Mada membolehkan siapa saja yang ingin
menggunakan sarana yang ada di UPU Perpustakaan Pusat Universitas
Seluruh civitas akademika Universitas Gadjah Mada yang terdaftar
secara resmi berhak menjadi anggota Perpustakaan. Setiap anggota
setelah melakukan aktivitas atau pendaftaran ulang. Bagi masyarakat
umum dari luar UGM dapat memanfaatkan layanana dan fasilitas
Perpustakaan UGM dengan mendaftarkan diri dan akan memperoleh
kartu baca atau surat izin masuk
Syarat Menjadi Anggota :
0.8.1. Mahasiswa UGM
1. Mengisi formulir yang tersedia
2. Menyerahkan pas foto berukuran 2 x 3 cm : 1 lembar
3. Menunjukkan kartu mahasiswa yang berlaku
4. Membayar biaya administrasi sesuai ketentuan yang berlaku
0.8.2. Dosen atau Karyawan
1. Mengisi formulir yang tersedia
2. Menyerahkan pas foto berukuran 2 x 3 cm : 1 lembar
3. Menunjukkan kartu dosen / pegawai UGM atau foto copy SK
yang berlaku
4. Bebas biaya
0.8.3. Alumni
UGM)
0.8.4. Peminat dari luar
Masyarakat dapat memanfaatkan koleksi dan fasilitas
Perpustakaan UGM dengan surat ijin masuk. Surat ini dapat
diminta pada petugas di setiap layanan depan / front service.
0.9. Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia merupakan titik sentral dari
penyelenggaraan seluruh fungsi-fungsi manajerial. Hal ini dapat ditinjau
kembali sebagaimana canggihnya teknologi jika tidak ada dukungan
sumber daya manusia yang handal tidak akan berarti apa-apa. Oleh karena
itu sumber daya manusia perlu ditingkatkan terus menerus misalnya
dengan pendidikan, pelatihan, magang, kursus dan lainya(Lasa Hs, 2005:
62)
Didalam buku laporan tahunan 2010 perpustakaan pusat
Universitas Gadjah Mada memiliki sumber daya manusia yang terdiri atas
dua bagian yaitu :
1. Tenaga fungsional ( Pustakawan )
Pustakawan adalah seorang yang berkarya secara professional
pegawai negeri sipil yang diangkat sebagai pustakawan sesuai dengan
Keputusan Menteri Perberdayagunaan Aparatur Negara Nomor
:132/KEP/M. PAN/12/2002.dan keputusan bersama Kepala Badan
Kepegawaian Negara Nomor : 23 Tahun 2003 Nomor 21 Tahun 2003
yang terdiri atas :
Tabel 2 :
Data pegawai Perpustakaan berdasarkan jabatan
Fungsional UPU Perpustakaan Universitas Gadjah Mada
No Golongan Pustakawan
Non
pustakawan
Jumlah
1 Golongan I dan II 20 28 48
2 Golongan III 62 13 75
3 Golongan IV 4 2 6
Jumlah 86 43 129
Data pegawai Perpustakaan Menurut
Pendidikan UPU Perpustakaan Universitas Gadjah Mada
No. Pendidikan PNS Non PNS Jumlah
1 SLTP & SLTA 45 4 49
2 Diploma Umum 5 0 5
3 Diploma perpustakaan 27 0 27
4 S-1 Umum 13 1 13
5 S-1 Perpustakaan 17 0 17
6 S-2 16 1 16
Jumlah 123 6 129
Sumber: perpustakaan UGM tahun 2010
2. Tenaga administrasi
Yaitu mereka yang berada dalam jalur non fungsional dengan
kenaikan pangkat regular setiap 4 tahun sekali, dan juga ditambah
tenaga honorer atau pegawai yang diangkat dengan SK Rektor.
Kepangkatan Tenaga Administrasi
UPU Perpustakaan Universitas Gadjah Mada
No. Golongan PNS Non PNS Jumlah
1 Golongan I dan II 44 4 48
2 Golongan III 73 2 75
3 Golongan IV 6 - 6
Jumlah 122 6 129
commit to user BAB IV
PEMBAHASAN
0.1.Perekrutan Tenaga Kerja di UPU Perpustakaan Universitas Gadjah
Mada
Sumber daya manusia sangatlah penting di Perpustakaan Universitas
Gadjah Mada Yogyakarta adalah orang-orang yang memberikan tenaga,
bakat, kreatifitas dan usaha mereka kepada Perpustakaan Universitas Gadjah
Mada Yogyakarta.
Berdasarkan wawancara dengan Budi Ngestiningsih Sekertaris
Perpustakaan pada tanggal 23 Maret 2012 dan hasil pengamatan selama
Praktik Kerja Lapangan maka diperoleh data sebagai berikut. Unit Pelaksana
Teknis perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta menganut
kebijakan perekrutan tenaga kerja melalui pemindahan staf, ekshonorer,
penataran, yang ada di dalam lingkungan tenaga yang ada di Perpustakaan
Universitas Gadjah Mada Yogyakarta. Kebijakan ini mengandung segi-segi
positif, dengan kebijaksanaan dari dalam dapat mendorong usaha yang lebih
besar antara para anggota, organisasi-organisasi yang direkrut dari dalam
nyata sudah terbiasa dengan suasana organisasi sendiri sehingga dapat
berkarya lebih efektif, tidak terlalu mahal dibanding merekrut dari luar
Perekrutan (recruitment) adalah suatu proses untuk mencari
calon atau kandidat pegawai, karyawan, buruh, manajer, atau
tenaga kerja baru untuk memenuhi kebutuhan sdm organisasi atau
perusahaan. Dalam tahapan ini diperlukan analisis jabatan yang
ada untuk membuat deskripsi pekerjaan / job description dan juga
spesifikasi pekerjaan / job specification.
Untuk memperoleh sumber daya manusia yang berkualitas
perlu dilakukan perekrutan secara terbuka, selektif, objektif,
kompetensi, dan standar, (LAsa Hs, 2007 : 43) menyatakan
perekrutan dapat dilakukan dengan cara:
a. Penjaringan melalui tes
b. Pengangkatan orang dalam
c. Pengangkatan orang yang pernah magang
d. Mutasi
Perekrutan tenaga ini harus selektif dan memenuhi standar
kompetensi, artinya untuk pustakawan seharusnya memiliki
pendidikan formal minimal Diploma III Perpustakaan,
dokumentasi dan informasi. Di samping itu mereka juga harus
memiliki kemampuan manajerial, kemandirian, inovatif, dinamis
4.1.1. Sumber-sumber penarikan tenaga kerja
Menurut H. Malayu Hasibuan, (2000 : 42 - 43) dikatakan
bahwa sumber-sumber penarikan tenaga kerja ada dua kelompok
sumber darimana karyawan dapat ditarik untuk mengisi suatu
jabatan tertentu yaitu dari dalam organisasi (internal) dan dari luar
organisasi (eksternal).
Ada tiga sumber internal organisasi yaitu:
a. Penataran (Upgrading) adalah para karyawan yang memegang
posisi sekarang dididik, dilatih, atau dikembangkan untuk
melaksanakan pekerjaan lebih baik sesuai permintaan keadaan
tertentu.
b. Pemindahan (transferring) adalah karyawan yang kurang
disenangi dalam organisasi keposisi lain yang lebih
memuaskan.
c. Pengangkatan (promoting) adalah karyawan dari tingkat
4.2.Pelatihan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia di UPU
Perpustakaan Universitas Gadjah Mada
Tenaga kerja yang bekerja pada sebuah organisasi atau perusahaan,
dan khususnya di UPU Perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta
harus menguasai pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya.
Untuk itu diperlukan suatu pembekalan agar tenaga kerja yang ada dapat
lebih menguasai dan ahli di bidangnya masing-masing serta meningkatkan
kinerja yang ada. Dengan begitu proses pengembangan dan pelatihan Sumber
Daya Manusia menjadi sangat penting mulai dari karyawan pada tingkat
rendah maupun yang tinggi untuk menunjang sebuah keberhasilan dan tujuan
dari organisasi tersebut.
Berdasarkan hasil wawancara pada tanggal 22 Maret 2012 dengan
Budi Ngestiningsih Sekertaris perpustakaan dapat diperoleh data sebagai
berikut. Pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia di UPU
Perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta dilakukan dengan cara:
1. Training Kepustakawanan
2. Pelatihan-pelatihan yang bersifat teknis
3. Pemilihan pustakawan yang berprestasi
4. Menjadikan dosen pengajar
5. Dengan menjadikan pengurus dalam sebuah organisasi
6. Memberikan motivasi–motivasi kepada para pustakawan.
8. Memberikan kebijakan untuk melanjutkan studi
9. Diskusi bulanan
10. Seminar internal
11. Lokakarya atau diklat
12. workshop
13. Studi banding ke perpustakan baik di dalam maupun luar negeri
Dan untuk pelatihan dan pengembangan pegawai non pustakawan,
Perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta memberikan kesempatan
untuk melanjutkan studi juga diberikan kesempatan untuk mengikuti diklat
maupum lokakarya sesuai dengan bidang tugasnya, seperti pelatihan tenaga
kelistrikan, pelatihan teknisi komputer, pelatihan administrsi keuangan,
administrasi pengelolaan aset.
Menurut Malayu Hasibuan (2000:69) mengatakan bahwa
pengembangan adalah suatu usaha untuk meningkatkan
kemampuan teknis, teoretis, konseptual, dan moral karyawan
sesuai dengan kebutuhan pekerjaan atau jabatan melalui
pendidikan dan latihan.
a. Manfaat dan tujuan pengembangan karyawan:
1) Produktivitas karyawan meningkat
2) Meningkatkan efisiensi tenaga, waktu, bahan baku, dan
4) Mengurangi tingkat kecelakaan karyawan
5) Meningkatkan pelayanan yang lebih baik dari karyawan
dari karyawan kepada nasabah perusahaan
6) Meningkatkan moral karyawan
7) Kesempatan untuk meningkatkan karier karyawan
semakin besar, karena keahlian, ketrampilan, dan prestasi
kerjanya lebih baik
8) Manajer semakin cakap dan cepat dalam mengambil
keputusan yang lebih baik
9) Kepemimpina seorang manajer akan lebih baik
10) Balas jasa karyawan akan meningkat
11) Memberikan manfaat bagi masyarakat konsumen
b. Metode pengembangan terdiri dari :
1) Metode pelatihan keterampilan untuk karyawan
operasional.
Manfaat pelatihan karyawan operasional adalah :
a) Meningkatkan produktifitas
b) Memperbaiki moral.
c) Mengurangi biaya.
d) Meningkatkan stabilitas dan fleksibiliti operasional
Sistem dasar bagi pelatihan karyawan operasional dapat
dikelompokan menjadi 4 macam yaitu :
a) In job training
Dengan sistem ini berarti atasan langsung dari
karyawan tersebut yang melakukaan atau memberi
pelatihan kepada karyawan yang bersangkutan sambil
bekerja atau ditempat kerja. Sistem ini merupakan
sistem yang ekonomis karena tidak membutuhkan
perangkat sarana pelatihan khusus, keberhasilan sistem
ini sangat tergantung pada kemampuan atasan langsung
tersebut, dan sistem ini mempunyai efek fisik dan
psikologis yang kuat kepada karyawan yang dilatih
sebab pelatihan dijalankan pada tempat kerja yang
sebenarnya.
b) Vestibule School
Pada sistem ini pelatihan bukan dari atasan
langsung tapi mereka adalah pelatih-pelatih khusus
bertugas sebagai pelatih, salah satu bentuk pelatihan
kerja simulasi seperti pada calon pilot.
c) Apprtice Ship
sekolah. Sistem ini ditujukan untuk melatih karyawan
yang memerlukan keterampilan, seperti mekanik,
tukang las, ahli listrik.
d) Kursus-khursus khusus
Sistem ini lebih bersifat pendidikan dari pada
latihan, contohnya karyawan ditugaskan mengikuti
kursus Bahasa Inggris atau kursus mengenai TQC
(Total Quality Control).
2) Metode pendidikan untuk karyawan manajerial
(pengembangan Manajemen)
Pendidikan bagi karyawan manajerial
(pengembangan manajemen). Sistem pengembangan
karyawan manajerial diantaranya adalah :
a) Traning
Yaitu metode belajar dalam kelas.
Pendidikan dalam kelas berupa conference, case
studi, lecture dan role playing.
b) Under studies.
Yaitu teknik pengembangan yang dilakukan
dengan praktik langsung bagi yang dipersiapkan
