1
BAB 1 PENDAHULUAN
Pada bab pendahuluan menjelaskan mengenai latar belakang, rumusan masalah, tujuan, manfaat dari dilakukannya penelitian membuat aplikasi pelayanan administrasi kantor desa girimukti berbasis website.
1.1 Latar belakang
Perkembangan teknologi komputer saat ini memiliki peran penting dalam menyampaikan informasi di segala bidang dan instansi. Hal ini menunjukkan bahwa keberadaan teknologi informasi mengalami kemajuan yang sangat tinggi.
Perkembangan tersebut ditunjukkan dengan adanya teknologi komputer yang semakin canggih, efisien, cepat dan efektif dalam menghasilkan informasi. Peran teknologi informasi sangat berkaitan dengan masa yang kompleks, penuh dinamika dan dapat berubah sewaktu-waktu. Sehingga memiliki pengaruh terhadap apa yang dilakukan dalam bidang pendidikan, ilmu pengetahuan, komunikasi, bisnis, administrasi perkantoran, pemerintahan dan lain-lainnya (Yulida, dkk., 2021).
Perkembangan pada teknologi informasi dan teknologi komputer yang sangat pesat juga berdampak baik pada kegiatan yang dilakukan di perusahaan, kantor dan instansi pemerintah. Dalam instansi pemerintah, kantor desa merupakan pemerintah desa yang sangat dekat dengan masyarakat. Pemerintah desa memiliki peran fungsi yang sangat penting untuk memberikan pelayanan kepada masyarakat. Pelayanan yang dapat diberikan pemerintah desa mengenai kepentingan yang berhubungan dengan pemerintah kepada masyarakat desa. Hal tersebut tercatat dalam sistem pemerintahan Negara Kesatuan Republik sesuai dengan pernyataan Permendagri No.84 Tahun 2005 (Kurniati, Jaroji dan Agustiawan, 2018).
Pelayanan administrasi kantor desa memiliki beberapa jenis pelayanan seperti surat pernyataan, surat keterangan tidak mampu, surat keterangan kematian, surat keterangan usaha, surat pembuatan KTP dan beberapa jenis surat lainnya.
Pelayanan administrasi pada kantor desa merupakan salah satu permasalahan yang harus ditingkatkan, agar prosesnya dapat dilakukan secara cepat dan mudah. Dalam
hal pelayanan administrasi, kantor desa masih menggunakan cara yang konvensional. Salah satunya kantor desa Girimukti yang terletak pada kabupaten Penajam Paser Utara yang melakukan pelayanan administrasi dalam pembuatan surat dilakukan secara manual. Selain itu, kondisi semua staf pada kantor desa Girimukti tidak memiliki kemampuan yang seragam dalam hal penggunaan komputer. Pembuatan surat secara manual kurang efektif untuk dilakukan dalam sistem pelayanan administrasi masyarakat. Hal ini ditunjukkan dengan berbagai kendala, seperti penulisan surat yang terlalu banyak sehingga membutuhkan waktu yang lama, penyimpanan surat yang tidak terstruktur serta data surat yang hilang atau rusak dikarenakan pengolahan data yang belum terintegrasi dengan sistem ataupun software tertentu (Rahmawati dan Fatmawati, 2020).
Oleh karena itu, dilakukan penelitian untuk merancang dan membangun sebuah aplikasi yang dapat mempermudah dalam melakukan manajemen pelayanan administrasi masyarakat pada kantor desa Girimukti. Pengembangan yang dilakukan pada penelitian ini menggunakan kerangka kerja personal extreme programming. Kerangka kerja tersebut digunakan dengan alasan memiliki kelebihan dapat dikerjakan oleh satu orang software developer, yang disebabkan terjadinya pemangkasan pada prosesnya.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, maka perumusan masalah pada penelitian ini dapat dituliskan sebagai berikut:
1. Bagaimana pengembangan pada Aplikasi Pelayanan Administrasi Masyarakat Kantor Desa Girimukti Berbasis Web menggunakan kerangka kerja Personal Extreme Programming.
2. Bagaimana pengujian hasil Aplikasi Pelayanan Administrasi Masyarakat Kantor Desa Girimukti yang dikembangkan menggunakan kerangka kerja Personal Extreme Programming untuk menguji tingkat kelayakan sistem.
1.3 Tujuan Penelitian
Berdasarkan rumusan masalah di atas, maka dapat dituliskan tujuan penelitian sebagai berikut :
3 1. Pengembangan aplikasi pelayanan administrasi masyarakat kantor desa
girimukti berbasis Web menggunakan kerangka kerja personal extreme programming.
2. Melakukan pengujian hasil Aplikasi Pelayanan Administrasi Masyarakat Kantor Desa Girimukti yang dikembangkan menggunakan kerangka kerja Personal Extreme Programming untuk menguji tingkat kelayakan sistem.
1.4 Batasan Penelitian
Batasan dari penelitian pada pengembangan aplikasi pelayanan administrasi masyarakat yaitu sebagai berikut :
1. Aplikasi pelayanan administrasi masyarakat ini akan dibangun berbasis Web application.
2. Aplikasi pelayanan administrasi masyarakat ini dikembangan menggunakan kerangka kerja personal extreme programming.
3. Aplikasi pelayanan administrasi masyarakat dibangun menggunakan basis data relasional dari MySQL.
4. Aplikasi pelayanan administrasi masyarakat ini dibangun berfokus pada proses administrasi kantor desa Girimukti seperti pembuatan surat:
• Permohonan Pengecekan IMB.
• Surat Keterangan Pengecekan IMB.
• Surat Pengantar Imunisasi.
• Surat Ijin Keramaian.
• Surat Keterangan Ghaib.
• Surat Keterangan Salah Buku Nikah.
• Surat Keterangan Tidak Mampu dan Surat Keterangan Usaha.
5. Hak akses dari aplikasi pelayanan administrasi masyarakat terdiri dari admin, kepala desa, staf kantor desa dan warga desa Girimukti.
6. Proses pengujian dalam penelitian ini menggunakan pengujian User Acceptance Test (UAT) jenis black box testing dan Usability Testing dengan metode cognitive walkthrough.
1.5 Manfaat Penelitian
Sistem Aplikasi pelayanan administrasi masyarakat ini diharapkan dapat mempermudah dalam proses pengajuan permohonan surat dan proses pembuatan surat dalam pelayanan administrasi di kantor desa Girimukti.
1.6 Kerangka Pemikiran
Kerangka pemikiran pada penelitian ini dimodelkan menggunakan diagram sebab akibat atau fishbone diagram. Fishbone diagram dijelaskan mengenai alur berpikir dalam pengerjaan penelitian berdasarkan masalah hingga penyelesaian yang diusulkan.
Gambar 1. 1 Kerangka Pemikiran Penelitian
Gambar 1.1 terdapat diagram yang menjelaskan terkait beberapa hal yang menjadi kategori permasalahan. Kategori permasalahan tersebut yang pada akhirnya menjadi latar belakang dari dilakukannya penelitian. Dalam diagram tersebut terdapat beberapa kategori permasalahan yaitu Man Power, Method, Machine dan Material.
Kategori Man Power berhubungan dengan manusia. Pada kategori ini, permasalahan yang dapat terjadi yaitu keterbatasan sumber daya manusia yang ada seperti human error pada staf kantor desa ataupun dari warga. Human error terjadi pada saat melakukan proses yang berhubungan dengan mengelola data surat
5 administrasi surat menyurat yang masih dilakukan secara manual. Permasalahan mulai dari jumlah warga yang meningkat setiap tahun berbanding lurus dengan staf kantor desa yang ada, maka human error akan sering terjadi.
Kategori Method menjelaskan tentang permasalahan proses atau metode.
Proses pelayanan administrasi dalam pembuatan surat pada kantor desa masih dilakukan dengan cara manual. Di mana warga datang ke loket kantor desa untuk melakukan pengajuan dan melakukan pengisian lembar form pelayanan administrasi desa, kemudian surat akan dibuat oleh staf kantor desa. Staf kantor desa akan memeriksa kelengkapan data dan berkas secara manual berdasarkan apa yang diisikan oleh warga kedalam lembar form pelayanan administrasi. Proses tersebut akan menghabiskan waktu sekitar 1-2 hari. Semua proses dilakukan secara manual, tanpa adanya bantuan dari sistem sehingga proses pelayanan cukup memakan waktu yang lama. Dari metode dan proses yang dilakukan dapat dikatakan proses tersebut tidak efektif dan tidak efisien.
Kategori Material, pada kategori ini proses penyimpanan data masyarakat yang tidak tersimpan dengan baik, masih menggunakan excel. Hal tersebut dapat menyebabkan file penyimpanan data rawan tercecer ataupun rusak.
Terakhir terdapat kategori Machine, dimana pada kategori ini menjelaskan tentang permasalahan teknologi. Permasalahan yang dihadapi yaitu tidak adanya sistem atau software manajemen yang dapat membantu dalam seluruh proses pengelolaan data administrasi. Pengelolaan data administrasi yang dimaksud berhubungan dengan proses pembuatan surat, distribusi surat masuk, surat keluar serta penyimpanan data surat. Selama ini teknologi yang digunakan adalah teknologi konvensional seperti microsoft excel, microsoft word. Cara ini dinilai kurang efektif dalam proses penyimpanan dan pembuatan surat untuk mempersingkat waktu pembuatannya.
Berdasarkan kategori permasalahan yang telah dibuat, maka dilakukan penelitian ini. Penelitian ini diharapkan dapat menyelesaikan masalah utama yaitu belum adanya sistem administrasi pelayanan masyarakat desa. Target dari penelitian ini adalah menghasilkan sebuah aplikasi pelayanan administrasi masyarakat kantor desa Girimukti berbasiskan Website. Aplikasi tersebut
diharapkan dapat mempermudah proses pelayanan administrasi masyarakat dalam hal surat menyurat dan penyimpanan data surat pada kantor desa Girimukti.
