- SISTEM PENGADAAN BAHAN MAKANAN-
PENERIMAAN BAHAN MAKANAN
ANDRA VIDYARINI TIM PENGAJAR MSPM (DASAR) PRODI ILMU GIZI – FIKES
UHAMKA 2022
PENERIMAAN BAHAN MAKANAN
Sebuah rangkaian kegiatan meneliti, memeriksa, mencatat dan melaporkan bahan makanan yang telah ditetapkan
dalam surat kontrak (Surat Perjanjian Jual Beli)
Tujuannya agar tersedianya bahan makanan untuk
disalurkan sesuai dengan spesifikasi yang ditentukan, aman untuk digunakan, bahan tahan lama dan siap dipakai sesuai
dengan permintaan.
PENERIMAAN BAHAN MAKANAN
• Pembelian bahan makanan merupakan serangkaian kegiatan penyediaan macam, jumlah, spesifikasi bahan makanan untuk memenuhi kebutuhan konsumen/pasien sesuai dengan ketentuan/kebijakan yang berlaku
• Pembelian bahan makanan merupakan prosedur penting untuk memperoleh bahan makanan, biasanya terkait dengan produk yang benar, jumlah yang tepat, waktu yang tepat dan harga yang benar
• Merupakan rangkaian lanjutan setelah bahan makanan dipesan oleh fungsi pembelian dan penerimaan
• penerimaan bahan makanan harus dikendaliakan oleh manajemen → pencapaian target harga pokok bahan makanan sesuai dengan anggaran
• Tujuan pengendalian aktivitas fungsi penerimaan : a. Mendapatkan jumlah sesuai dengan yang dipesan
b. Mendapatkan harga yang sesuai dengan yang ditawarkan
c. Mutu bahan makanan yang diterima sesuai dengan yang ditawarkan
PRINSIP PENERIMAAN BAHAN MAKANAN
1. Jumlah BM yg dieterima harus sama dg jumlah BM yg ditulis dalam faktur pembelian dan sama jumlahnya dengan daftar permintaan institusi
2. Mutu BM yg diterima harus sama dengan spesifikasi BM yg diminta pada saat kontrak pengertian penerimaan BM
3. Penerimaan BM merupakan suatu kegiatan yg meliputi memeriksa, meneliti, mencatat dan melaporkan macam, kualitas dan jumlah BM yg sesuai dengan pesanan.serta spesifikasi yang telah ditetapkan dan perjanjian jual beli.
4. Harga BM yg tercantum dalam faktur pembelian harus sama dengan harga BM yg tercantum dalam penawaran BM.
FUNGSI PENERIMAAN BAHAN MAKANAN
• BM diterima langsung diperiksa oleh bagian penerimaan, kemudian penjual /rekanan langsung mengirim ke bagian penyimpanan kering maupun segar.
Penerimaan BM langsung
• BM diterima oleh unit penerimaan dan petugas unit penerimaan tersebut
bertugas menyalurkan BM tersebut ke bagian penyimpanan.
Penerimaan BM
tidak langsung
PERSYARATAN PENERIMAAN BM
1.
Tersedianya rincian pesanan BM harian berupa macam dan jumlah BM yang akan diterima.
2.
Tersedianya spesifikasi BM yg telah ditetapkan dan disepakati bersama.
ETIKA PENERIMAAN BAHAN MAKANAN
1. Tanggung jawab
2. Mampu mengambil keputusan
3. Mempunyai keahlian memilih dan menilai spesifikasi BM yg baik
4. Memiliki pengetahuan yg luas tentang BM
5. Tidak mudah berkompromi dengan penjual/rekanan
6. fBijaksana dan jujur
7. Ramah kepada penjual dan rekanan
8. Taat dan tepat janji yang diberikan kepada penjual/rekanan
PROSES DASAR PENERIMAAN BAHAN MAKANAN
1. Memeriksa Kembali daftar pemesanan bahan makanan
2. Memeriksa spesifikasi bahan makanan
3. Memutuskan menerima atau menolak bahan makanan yang datang
4. Memeriksa Kembali daftar penerimaan bahan makanan
5. Menyalurkan bahan makanan yang telah diterima ke tempat
penyimpanan/pengolahan
LANGKAH PENERIMAAN BAHAN MAKANAN
Bahan makanan diperiksa sesuai dengan daftar pesanan (yang memuat satuan dan jumlah volume) serta spesifikasi bahan makanan
Bahan makanan basah langsung didistribusikan ke bagian pengolahan, bahan makanan kering disimpan di ruang penyimpanan bahan kering
Bahan makanan yang tidak langsung digunakan saat itu disimpan dalam ruang pendingin (freezer/chiller)
Cara
Penerimaan Bahan
Makanan Secara Buta (Blind
Receiving)
Secara
konvensional (conventional
receiving)
• petugas penerima tidak menerima faktur
pembelisan dari pihak penjual. Penerima hanya menerimaBM & langsung mengecek jumlahnya
& mencatat pada buku atau formulir yg tersedia.
• Faktur pengiriman BM oleh pengirim disampaikan kepada bagian pembayaran.
• Pada metode ini tidak ada pengecekan
mengenai spesifikasi BM yg diterima bahkan sering terjadi tidak ada juga pengecekan
terhadap jumlahnya jadi langsung digunakan.
Secara Buta (Blind
Receiving)
SECARA KONVENSIONAL (CONVENTIONAL RECEIVING)
✓ Petugas penerima BM menerima faktur pembelian dengan spesifikasinya sehingga bila jumlah dan mutu tidak sesuai petugas penerima berhak mengembalikannya.
✓ Prosedur pengembalian BM sebaiknya petugas pengiriman BM ikut mengakui
adanya ketidakcocokan pesanan dengan pengiriman, yang ditandai dengan
membubuhkan tanda tangan dilembar pengembalian BM tersebut.
TUGAS POKOK UNIT PENERIMAAN BAHAN MAKANAN
1. Cek BM segera setelah BM datang. BM segar harus didahulukan. Pengecekan meliputi pemeriksaan faktur permintaan, tanaggal pengiriman, jumlah, berat, panjang, tanggal kadaluwarsa, satuan ukuran.
2. Membubuhkan tanda pada BM yg sudah diperiksa & tanggal BM tersebut diterima sehingga memudahkan dalam penerapan sistem FIFO.
3. Menanda tangani faktur pembelian BM sesuai dengan yang diterima
4. Mengisi formulir penerimaan dan membuat laporan penerimaan dan membuat berita acara penerimaan BM tersebut.
5. Membuat laporan BM yg dikembalikan (didiskualifikasi) karena tidak sesuai spesifikasi.
6. Mengirim BM yg diterima ke bagian penyimpanan kering dan segar/basah untuk yang perlu disimpan dan ke bagian persiapan untuk BM yg digunakan langsung hari itu.
SYARAT LETAK RUANG PENERIMAAN BAHAN MAKANAN
Dapat dicapai oleh kendaraan pengantar BM.
Dekat dengan ruang penyimpanan BM.
Ruangan cukup luas u/ memeriksa BM & dilengkapi dengan timbangan, alat pengangkut BM, meja kerja & beberapa
peralatan u/ menempatkan BM yg diterima sesuai kebutuhan.
Bersih dan aman dari binatang pengganggu (lalat dan serangga).
Permukaan lantai mudah dibersihkan.
PROSEDUR PENERIMAAN BAHAN MAKANAN
1. BM yang diterima berasal dari pembelian yang dilakukan oleh bagian pembelian berdasarkan surat pemesanan
2. Permintaan BM dibuat oleh bagian pemesanan BM atau
bagian gudang. Barang yang dikirimkan rekanan harus sesuai dengan surat pemesanan yang diterima oleh bagian
pembelian bahan bahan makanan.
PROSEDUR PENERIMAAN BAHAN MAKANAN (LANJUTAN)
3. Kegiatan yang dilakukan bagian penerimaan dalam aktifitas penerimaan barang meliputi.
a. Pemeriksaan terhadap kecocokan data pengiriman.
b. Pemeriksaan terhadap fisik barang meliputi pemeriksaan spesifikasi barang, perhitungan kuantitas barang, pemeriksaan kualitas barang dan kondisi barang.
c. Membuat laporan penerimaan barang yang memuat informasi hasil pemeriksaan yang benar-benar dilakukan.
d. Bagian penerimaan menyerahkan laporan penerimaan barang kepada bagian pembelian sebagai informasi bahwa barang sudah diterima dan untuk diperiksa kecocokannya dengan order pembelian.
e. Sementara tembusan laporan penerimaan barang beserta barang yang bersangkutan diserahkan ke bagian gudang.
TAHAPAN PENERIMAAN BAHAN MAKANAN
Bahan makanan diterima oleh bagian Receiving
Tahapan penerimaan bahan makanan :
mengajukan permintaan bahan/barang dengan mengisi formulir food requistion →
disetujui dan ditandatangani oleh staf yang bewenang dibagian yang bersangkutan
(supervisior atau pegawai lain yang ditunjuk) → receiving
TENAGA PENERIMA BAHAN MAKANAN
berkewajiban untuk menerima,memeriksa barang atau bahan olahan yang datang dan diserahkan oleh rekanan atas pesanan dari bagian purchasing sesuai dengan Standard Purchase Specification(SPS)
Melakukan pengawasan pada saat pemasukan barang ke gudang oleh rekanan → bertujuan untuk menghindari pencurian barang karena rekanan tidak boleh masuk kedalam area penyimpanan barang
memiliki pengetahuan khusus mengenai barang – barang yang akan diterima terutama tentang kualitas, spesifikasi atau jenis dari barang yang akan diterima agar sesuai dengan yang diharapkan → ketelitian dan pengawasan terhadap barang – barang
Mempersiapkan kelengkapan administrasi dan peralatan yang memadai
ETIKA TENAGA PENERIMA / RECEIVING
✓ Harus mempunyai tanggung jawab
✓ Mampu mengambil keputusan dengan tepat, cepat dan teliti
✓ Mempunyai pengalaman memilih dan menilai spesifikasi bahan makanan yang digunakan dalam penyelenggaraan makanan
✓ Memiliki pengetahuan bahan makanan yang luas
✓ Tidak mudah berkompromi dengan penjual/rekanan
YANG HARUS DIPERSIAPKAN PETUGAS PENERIMAAN BM
a. Lembar/formulir purchase order yang sudah disetujui,sebagai pedoman dalam menerima barang dari berbagai supplier yang akan datang pada hari yang sudah ditentukan
b. Lembar/formulir memorandum invoice,yaitu formulir yang di pakai untuk mencatat kembali nota-nota sesuai dengan barang yang diterima pada hari itu.
c. Lembar/formulir daily receiving report,yaitu folmulir yang dipakai untukmembuat rekap barang-barang yang diterima pada hari itu,sesui dengan nota dan memorandum voice untuk dilaporkan kepada bagian pembayaran.
d. Lembar atau spesifikasi barang/bahan yang akan diterima sesuai dengan standar yang ditetapkan perusahaan dan daftar harga yang berlaku.
e. Peralatan utama seperti timbanga besar,timbangan elektronik,keranjang plastik besar untuk mengangkut barang/bahan kegudang dan kedapur (Suarsana Nyoman,2007:49).
PENGAWASAN PENERIMAAN BAHAN MAKANAN
Barang-barang yang diterima oleh bagian receiving merupakan barang barang permintaan dari masing-masing ruangan yang ada Institusi penyelenggaraan makanan yang sebelumnya telah ada pembelian oleh bagian pengadaan barang atau bagian purchasing.
Bagian purchasing bertugas dalam hal pengadaan barang dan barang untuk semua keperluan atas dasar permintaan.
Pengadaan barang diadakan setelah mendapatkan persetujuan tertulis dari pimpinan
Barang-barang harus diperiksa dengan teliti sesuai dengan perincian standar pembelian yang telah ditetapkan oleh institusi
Pengawasan meliputi semua spesifikasi yang sudah ditetapkan
Pemeriksaan meliputi mengecek nota pembelian,mengecek barang baik jumlah,jenis,harga,dan kualitas dicocokan dengan catatan dan market list dan membuka setiap barang yang terbungkus untuk mengetahui kebenaran dari isi barang
PENERIMAAN BAHAN MAKANAN DI RS
Menurut buku pedoman PGRS (2013) terdapat prasyarat dan langkah-langkah dalam penerimaan bahan makanan di Rumah Sakit.
Prasyarat penerimaan bahan makanan di Rumah Sakit adalah sebagai berikut :
a. Tersedianya daftar pesanan bahan makanan berupa macam dan jumlah bahan makanan yang akan diterima pada waktu tertentu.
b. Tersedianya spesifikasi bahan makanan yang telah ditetapkan.
TUGAS (INDIVIDU)
BUAT SPESIFIKASI BAHAN MAKANAN MENURUT Kriteria spesifikasi BM
NO TERKAHIR DARI NIM YANG GANJIL BAHAN MAKAN SEGAR
NO TERKAHIR DARI NIM YANG GENAP BAHAN MAKAN KERING
DALAM SATU KELAS TIDAK BOLEH ADA NAMA BAHAN MAKANAN YANG SAMA
PER MAHASISWA MINIMAL 10 BAHAN MAKANAN
Lampirkan gambar BM
TUGAS DIKUMPULKAN SAAT UTS MELALUI ONLINE LEARNING UHAMKA
Format dalam bentuk word, Jenis tulisan Times New R. Ukuran 12, Spasi 1.5
Nama bahan makanan huruf besar semua
