GUBERNUR PROVINSI KEPULAUAN BANGKA BELITUNG
PERATURAN GUBERNUR PROVINSI KEPULAUAN BANGKA BELITUNG
NOMOR 8 TAHUN 2010
TENTANG
PEDOMAN PENATAAN ARSIP INAKTIF TIDAK TERATUR
DI LINGKUNGAN PEMERINTAH PROVINSI KEPULAUAN BANGKA BELITUNG
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
GUBERNUR KEPULAUAN BANGKA BELITUNG,
Menimbang : a. bahwa pada Instansi / Unit Kerja di Lingkungan Pemerintah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung terdapat arsip-arsip inaktif dengan penataan tidak teratur, sehingga kualitas informasi yang dimiliki sangat rendah dan menyulitkan dalam menemukan arsip dimaksud apabila sewaktu-waktu diperlukan;
b. bahwa untuk meningkatkan dayaguna dan hasil guna pelaksanaan kearsipan sebagai daya dukung penyelenggaraan tugas suatu Instansi / Unit Kerja serta untuk menjamin keselamatan arsip inaktif dimaksud sebagai bahan pertanggungjawaban Nasional, perlu Penataan arsip inaktif tidak teratur pada Instansi / Unit Kerja di Lingkungan Pemerintah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung;
c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu menetapkan Peraturan Gubernur Kepulauan Bangka Belitung tentang Pedoman Penataan Arsip Inaktif Tidak Teratur di Lingkungan Pemerintah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung;
Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2000 tentang Pembentukan Provinsi Kepulauan Bangka Belitung (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2000 Nomor 217, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4033);
2. Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2004 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4389);
4. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Repulik Indonesia Nomor 5071);
5. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1979 Nomor 51, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3151);
6. Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintahan Daerah Provinsi dan Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4737);
7. Peraturan Daerah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung Nomor 4 Tahun 2008 tentang Urusan Pemerintahan Daerah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung (Lembaran Daerah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung Nomor 1 Seri E);
8. Peraturan Daerah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung Nomor 7 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Inspektorat, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah dan Statistik serta Lembaga Teknis Daerah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung (Lembaran Daerah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung Tahun 2008 Nomor 3 Seri D);
9. Peraturan Daerah Nomor 6 Tahun 2009 tentang Pengelolaan Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung (Lembaran Daerah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung Tahun 2009 Nomor 6 Seri E, Tambahan Lembaran Daerah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung Nomor 46);
MEMUTUSKAN :
Menetapkan : PERATURAN GUBERNUR KEPULAUAN BANGKA BELITUNG TENTANG PEDOMAN PENATAAN ARSIP INAKTIF TIDAK TERATUR DI LINGKUNGAN PEMERINTAH PROVINSI KEPULAUAN BANGKA BELITUNG
BAB I
KETENTUAN UMUM
Pasal 1
Dalam Peraturan Gubernur ini yang dimaksud dengan :
1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara;
2. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu;
3. Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun;
4. Penanganan arsip adalah kegiatan pengelolaan arsip dari survey sampai dengan pemindahan ke Pusat Arsip;
5. Survey Arsip adalah kegiatan pengumpulan data dan informasi tentang kondisi arsip yang akan ditangani;
terdapat dalam arsip dengan menggunakan bahan kimia;
7. Skema adalah bagan yang digunakan sebagai dasar penataan berkas dan penyusunan Daftar Pertelaan Arsip;
8. Non Arsip adalah bahan-bahan dalam bentuk dan corak apapun yang tidak mengandung informasi sebagai naskah dinas bagi pelaksanaan kegiatan instansi;
9. Duplikasi adalah hasil penggandaan dari arsip yang bentuk maupun isinya sama.
BAB II
MAKSUD DAN TUJUAN
Pasal 2
Maksud dan tujuan ditetapkannya Peraturan Gubernur ini adalah :
a. Sebagai pedoman dalam rangka pelaksanaan penataan arsip inaktif tidak teratur pada Instansi/Unit Kerja di Lingkungan Pemerintah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung;
b. Tertatanya dan terselamatkannya arsip inaktif pada Instansi/Unit Kerja di Lingkungan Pemerintah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung, sebagai bahan pertanggungjawaban Nasional dalam penyelenggaraan kehidupan berbangsa dan bernegara serta kegiatan tugas pemerintahan.
BAB III
TEKNIS PENATAAN
ARSIP INAKTIF TIDAK TERATUR
Bagian Pertama Survei Arsip
Pasal 3
(1) Survey arsip inaktif dilakukan dengan menggunakan blangko survey; (2) Blanko survey arsip sebagaimana tersebut ayat (1) Pasal ini
digunakan untuk mencatat data dan informasi yang diperoleh dari tempat penyimpanan arsip.
Pasal 4
(1). Data-data yang harus dicatat dalam blangko survey arsip adalah :
a.
lokasi penyimpanan arsip;b.
asal arsip;c.
kondisi fisik arsip;d.
jenis fisik;e.
kuantitas arsip;f.
kurun waktu usia arsip;g.
jalan masuk arsip;h.
penataan.(2). Data-data sebagaimana tersebut ayat (1) Pasal ini dicatat dalam Daftar Ikhtisar Arsip.
Bagian Kedua Persiapan Penataan
Pasal 5
(2). Skema sebagaimana tersebut ayat (1) Pasal ini disusun berdasarkan prinsip asal-usul dan atau prinsip aturan asli;
(3). Apabila skema sebagaimana tersebut ayat (2) Pasal ini tidak dapat disusun, maka skema disusun berdasarkan struktur organisasi sesuai periodesasi/kurun waktu terciptanya arsip dan atau permasalahan sesuai dengan tugas dan fungsi instansi/unit kerja.
Pasal 6
(1). Jumlah arsip dan kondisi arsip dapat diketahui melalui daftar ikhtisar arsip;
(2). Daftar Ikhtisar arsip sebagaimana tersebut ayat (1) Pasal ini digunakan untuk mengetahui prioritas penataan, sarana, biaya, dan tenaga;
(3). Prioritas penataan arsip sebagaimana tersebut ayat (2) Pasal ini diutamakan arsip tahun tertua atau arsip yang kondisi fisiknya rusak;
(4). Sarana dan kebutuhan sebagaimana tersebut ayat (2) Pasal ini terdiri dari :
a.
Kartu Pemerian;b.
Kertas Pembungkus;c.
Boks arsip;d.
Rak arsip/roll o pack.Pasal 7
(1). Cara menghitung kebutuhan sarana penataan arsip dinamis inaktif tidak teratur pada Instansi/Unit Kerja yang memiliki arsip sebanyak 1 m3 = 12 M1 ( meter lari);
1m1= 100 cm, maka untuk menangani arsip sejumlah 12 M1 diperlukan :
a. Kartu Pemerian
Bahan dari kertas HVS atau duplicator ukuran 10 x 5 cm (seperempat dari kertas HVS atau duplicator);
1 kartu pemerian digunakan untuk mendeskripsikan arsip rata-rata setebal 1 cm;
Untuk menangani arsip sejumlah 12 M1dibutuhkan kertas pemerian
sebanyak : 12 M1 x (100 : 1) = 12 x 100 = 1200 kartu.
b. Kertas Pembungkus bebas asam (Samson/kissing), dengan ukuran sepertiga dari lebar kertas Samson/kissing
1 rim = 400 lembar x 3 = 1200 lembar; Tebal berkas rata-rata 2,5 cm;
Untuk menangani arsip sejumlah 12 M1, dibutuhkan kertas pembungkus
sejumlah : 12 M1 x (100: 2,5) = 12 x 40 = 480 lembar.
c. Boks arsip
Terbuat dari karton bebas asam, dengan ukuran panjang 20 cm, lebar 38 cm, dan tinggi 27 cm, dan mempunyai lubang untuk sirkulasi udara ;
Untuk menyimpan arsip sejumlah 12 M1 dibutuhkan boks arsip sebanyak : 12M x 5 x 1 boks = 60 boks.
d. Rak arsip/ Roll o pack
Terbuat dari metal, dengan panjang 1,06 m terdiri dari 5 trap, setiap trap berisi 5 boks arsip ukuran 20 cm;
Untuk menyimpan arsip 12 M1 dibutuhkan rak sejumlah : 60 : (5 x 5) = 60 : 25 = rak, 2 trap.
Bagian Ketiga Membersihkan arsip
Pasal 8
Membersihkan arsip terdiri dari 2 (dua) cara, yaitu :
a. Membersihkan debu yang menempel pada arsip, dengan alat yang tidak merusak kondisi fisik arsip;
b. Fumigasi, untuk membebaskan arsip dari infektan perusak arsip bagi arsip yang kondisinya buruk sedangkan bagi arsip yang kondisinya baik cukup dengan kapur barus.
Bagian Keempat Pemilahan Arsip
Pasal 9
(1). Pemilahan Arsip dilakukan untuk membedakan antara arsip dan non arsip, yang berupa arsip diberkaskan, sedangkan non arsip dan duplikasi yang berlebihan dapat dimusnahkan;
(2). Pemusnahan non arsip dan duplikasi yang berlebihan sebagaimana tersebut ayat (1) Pasal ini atas sepengetahuan Kepala Instansi/Unit Kerja dengan dibuat laporannya dan disertai daftar non arsip/duplikasi yang dimusnahkan.
Bagian Kelima Pemberkasan
Pasal 10
Pemberkasan arsip dimaksudkan untuk mengelompokan atau menggabungkan arsip berdasarkan skema, dengan cara sebagai berikut :
a. pemberkasan berdasarkan kesamaan masalah (rubrik); b. pemberkasan berdasarkan kesamaan jenis (serie); c. pemberkasan berdasarkan kesamaan urusan (dosier).
Bagian Keenam Pendeskripsian
Pasal 11
(1). Arsip yang telah diberkaskan dicatat dalam kartu deskripsi/kartu pemerian dan dicantumkan :
a. nama Instansi/Unit Kerja Pencita Arsip; b. kode penulis dan nomor urut kartu; c. isi informasi arsip;
d. tahun arsip;
e. keterangan kondisi/implikasi berkas (rusak, tembusan. Fotocopy, dsb).
Bagian Ketujuh Pembungkusan
Pasal 12
(2). Pada bungkus arsip sebagaimana tersebut ayat (1) Pasal ini dicantumkan: a. nama Instansi/Unit Kerja;
b. kode penulis dan nomor urut sementara.
Bagian Kedelapan
Manuver Kartu dan Manuver Berkas
Pasal 13
(1). Manuver kartu dimaksudkan untuk menyusun kartu-kartu deskripsi secara sistematis sesuai dengan skema pengaturan arsip dan untuk menggabungkan nomor kartu apabila isinya saling berkaitan;
(2). Manuver kartu menghasilkan nomor urut definitif sesuai skema pengaturan arsip.
Pasal 14
(1). Manuver berkas dimaksudkan untuk menyusun sistematika penyusunan berkas sesuai penataan kartu pemerian/deskripsi dan untuk menggabungkan berkas bila isinya saling berkaitan;
(2). Manuver berkas menghasilkan berkas dengan nomor urut definitif sesuai skema pengaturan arsip.
Bagian Kesembilan Penyimpanan Berkas
Pasal 15
(1). Berkas yang sudah dibungkus dimasukkan ke dalam boks arsip dan ditata pada rak arsip/roll o pack;
(2). Pada boks arsip sebagaimana tersebut ayat (1) Pasal ini dicantumkan: a. instansi/Unit Kerja pencipta arsip;
b. nomor urut berkas.
Bagian Kesepuluh
Penyusunan Daftar Pertelaan arsip
Pasal 16
(1). Daftar Pertelaan arsip sekurang-kurangnya memuat: a. nomor urut definitif;
b. isi/uraian masalah; c. tahun arsip;
d. jumlah; e. keterangan.
(2). Daftar Pertelaan Arsip sebagaimana tersebut ayat (1) Pasal ini berfungsi sebagai sarana penentuan kembali dan sarana penyusutan arsip.
Bagian Kesebelas Pemindahan Arsip Inaktif
Pasal 17
Pemindahan Arsip Inaktif;
(2). Daftar Pertelaan Arsip dan Berita Acara Pemindahan masing-masing dibuat rangkap 2 (dua), lembar kesatu untuk Unit Pengolah dan lembar kedua untuk Unit Kearsipan.
BAB IV PEMBIAYAAN
Pasal 18
Dalam rangka pelaksanaan penanganan arsip inaktif , agar masing-masing Instansi menganggarkan pembiayaan kegiatan tersebut pada Anggaran Pendapatan Belanja Daerah (APBD) setiap Tahun Anggaran.
BAB V
KETENTUAN PENUTUP
Pasal 19
Hal-hal yang belum diatur dalam Peraturan Gubernur ini, sepanjang mengenai pelaksanaannya akan ditetapkan lebih lanjut dengan Keputusan Gubernur.
Pasal 20
Peraturan ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.
Agar setiap orang dapat mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Gubernur ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung.
Ditetapkan di Pangkalpinang pada tanggal Februari 2010
GUBERNUR
KEPULAUAN BANGKA BELITUNG,
EKO MAULANA ALI
Diundangkan di Pangkalpinang pada tanggal Februari 2010
SEKRETARIS DAERAH PROVINSI KEPULAUAN BANGKA BELITUNG,
IMAM MARDI NUGROHO
