48
Berdiri pada tahun 1919 sebagai perusahaan perdagangan dijalankan oleh Mr Widjaja, bisnis keluarga secara bertahap berkembang beradaptasi dengan keadaan. Pada tahun 1960, ketiga anak laki-lakinya mengambil alih kendali dan mulai mengimpor produk konsumen sebagai tambahan bisnis utamanya, ekspor komoditas. Awal transformasi dari sebuah perusahaan dagang keluarga yang menyatukan penjualan dan distribusi usaha menjadi perusahaan yang terpisah dan mulai beroperasi pada tahun 1988 lalu menjadi perusahaan distribusi public dengan mencatatkan sahamnya di Bursa Efek Jakarta dan Bursa Efek Surabaya (kode TGKA) pada April 1990.
Perubahan eksternal lingkungan bisnis di indonesia sebelum terjadi perang dunia ke-2 relatif kondusif. Keadaan berubah secara dramatis setelah kemerdekaan Indonesia. Pada masa perang dingin, bisnis mencapai titik terendah selama tahun 1966. Namun perusahaan tetap bertahan dan pada awal tahun 1970-an seiring dengan ekonomi yang mulai berkembang, perusahaan juga ikut berkembang. Pada tahun 1998, ekonomi yang buruk serta krisis politik mengakibatkan perusahaan-perusahaan hancur. Berbekal ketekunan dan semangat adaptif, perusahaan menang dan berhasil untuk bertahan hidup, berdiri tegak sampe hari ini. (Sumber www.tigaraksa.co.id)
c. Kompetensi dasar “innovation” d. Kompetensi dasar “supply-chain”
e. Kompetensi dasar “knowledge management”
PT. TRS ini memiliki jaringan distribusi hampir di seluruh Indonesia, seperti digambarkan sebagai berikut:
Gambar 3.1 Distribution Networks (Sumber www.tigaraksa.co.id)
(Sumber www.tigaraksa.co.id)
Tabel 3.2 Outlet Coverage
(Sumber www.tigaraksa.co.id)
Sebagai perusahaan distributor, PT. TRS juga memiliki principal yang merupakan mitra bisnis dari PT. TRS.
Tabel 3.4 Principal PT. TRS
royal. Dengan fokus kepada pelanggan, kejujuran, sumber daya yang menyenangkan serta inovasi.
Misi Perusahaan :
a. Menciptakan nilai bagi para principal yang menggunakan jasa PT. TRS berikan dan konsumen dari produk yang PT. TRS distribusikan.
b. PT. TRS akan selalu berupaya mengetahui kebutuhan & keinginan para principal agar PT. TRS bisa memenuhi dan memberikan kepuasan kepada para principal sesuai dengan atau melebihi ekspetasi para principalnya. Kebutuhan & keinginan customer dan juga customer dari customer PT. TRS merupakan acuan bagi kualitas proses yang akan kami jalankan.
c. Membina dan mengembangkan hubungan yang sangat baik dan memiliki nilai tambah dengan para trade channels serta relasi agar para konsumen bias mendapatkan kebutuhannya dimanapun mereka berada, para trade channels harus mendapatkan pelayanan yang prima agar dapat memberikan kontribusi positif pada pertumbuhan penjualan produk-produk yang PT. TRS distribusikan.
d. Semua karyawan dan direksi harus memiliki kinerja yang tinggi karena kinerja mereka akan menentukan kinerja perusahaan. Kinerja
bisnis lannya dalam bentuk kerjasama yang saling menguntungkan. Ini bisa terwujud jika hubungan tersebut bersifat jangka panjang dan dilandasi dengan tingkat kepercayaan yang tinggi.
f. Sebagai warga negara yang baik, maka PT. TRS juga akan menaati hukum, menjalankan good corporate governance, dan membayar pajak kepada pemerintah sesuai dengan ketentuan yang berlaku. g. Para investor (institusi keuangan) yang telah mempercayakan
dananya untuk PT. TRS gunakan sebagai modal usaha, layak mendapatkan prioritas dan perhatian perusahaan dalam berhubungan. Kerjasama dilakukan berdasarkan prinsip kehati-hatian, dengan kondisi & persyaratan yang paling kompetitif dan menguntungkan kedua belah pihak.
Keuntungan yang dihasilkan diharapkan memberi dampak positif terhadap kenaikan nilai saham dan jumlah dividen yang dibayarkan kepada para pemegang saham PT. TRS.
3.2.1. Struktur Organisasi PT. TRS General
Gambar 3.2 Struktur Organisasi (Sumber: PT. TRS HO)
Gambar 3.3 Struktur Organisasi IT PT. TRS HO
3.2.2.1 Struktur Organisasi SAP Supply Chain Application System
Gambar 3.4 Struktur Organisasi SAP Supply Chain & Application System
3.2.2.2 Struktur Organisasi SAP F/A & HR Application System
Gambar 3.5 Struktur Organisasi SAP F/A & HR Application System
Gambar 3.6 Struktur Organisasi System Support
3.2.2.4 Struktur Organisasi System Development
Gambar 3.7 Struktur Organisasi System Development
3.2.3. Struktur Organisasi Finance
Gambar 3.9 Struktur Organisasi Divisi Operation
3.2.5. Struktur Organisasi Divisi HRM
Gambar 3.10 Struktur Organisasi Divisi HRM
3.2.6. Struktur Organisasi Divisi Business Development & Product Supply
Gambar 3.11 Struktur Organisasi Divisi Business Development & Product Supply
Gambar 3.12 Struktur Organisasi Direct Cover
3.3. Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab 3.3.1. Tugas dan Tanggung Jawab Divisi IT
3.3.1.1. Tugas dan Tanggung Jawab SAP Supply Chain App. System i. Sub Manager
a. Mengkoordinasikan seluruh pekerjaan yang berhubungan dengan supply chain
b. Memimpin bila ada project yang akan dilakukan c. Membuat keputusan yang berhubungan dengan
sistem SAP dalam modul SAP supply chain ii. Sales and Distribution ( SD)
a. Mendukung SAP supply chain pada modul sales and distribution
untuk mengembangkan proses penjualan dan distribusi.
iii. Material Management & Warehouse Management (MMWM)
a. Mendukung SAP supply chain pada modul MMWM b. Mengelola proses persediaan dan penyimpanan
seluruh bahan dasar serta barang jadi.
iv. Production Planning (PP) & Quality Management (QM) a. Mendukung SAP supply chain pada modul
production and planning
b. Melakukan create product berupa kode dan spesifikasi data
c. Melakukan proses blackflush serta monitoring atas pelaksanaan proses blackflush.
3.3.1.2. Tugas dan Tanggung Jawab SAP F/A & HR App. System i. Sub. Manager SAP Finance & HR Application system
a. Membuat rancangan jangka panjang dan jangka pendek untuk perkembangan SAP Finance & HR Application System.
b. Melakukan evaluasi terhadap kinerja timnya.
c. Memastikan sistem berjalan sesuai dengan prosedur yang ada
ii. SAP FICO
a. Mendukung sistem SAP pada modul FICO b. Mengupload data keuangan dari TRS SnD ke SAP c. Melakukan analisis keuangan dengan menggunakan
sistem ABC (activity based costing)
d. Menyesuaikan data keuangan pada sistem TRS SnD dengan yang di sistem SAP
e. Bertanggung jawab mengenai seluruh kejadian yang berhubungan dengan data keuangan
iii. TRS SnD FICO
a. Melakukan quality control untuk modul FICO TRS SnD
b. Melakukan pengecekan data keuangan iv. SAP HR
a. Melakukan pemeliharaan data modul HR pada sistem SAP yang berjalan.
b. Membuat customizing terhadap kebutuhan user terkait dengan sistem SAP modul HR
c. Memastikan sistem SAP pada modul HR berjalan dengan baik dan melakukan support terhadap kinerja sistem.
b. Melakukan pengetesan data dan analisis masalah semua program yang digunakan oleh sistem SAP. c. Mendokumentasikan program dan petunjuk dengan
jelas.
ii. BASIS and Networking
a. Menyediakan dukungan yang terkait dengan networking PT. TRS
b. Mengatur pembagian otorisasi user SAP
c. Memastikan ketersediaan sistem SAP yang dibutuhkan oleh PT. TRS
iii. Help Desk
a. Bertanggung jawab untuk keseluruhan backup data b. Membantu penyediaan data untuk IT Support
c. Menyimpan dokumentasi untuk segala macam kegiatan seperti list problem, implementasi, dsb d. Mendukung semua proses yang berkaitan dengan
SAP, serta memberikan pelatihan terhadap user yang kurang paham.
3.3.1.4. Tugas dan Tanggung Jawab System Development i. Tim QA dan QC
a. Melakukan pengujian dan control sistem dari developer
a. Melakukan konsolidasi data cabang di cabang dengan HO
iv. Project Specialist
a. Menghandle proyek- proyek tambahan 3.3.2. Tugas dan Tanggung Jawab Divisi Finance
i. Corporate Finance
a. Mengelola nilai asset perusahaan
b. Mengontrol keuangan perusahaan per region ii. Management Report ABC/M
a. Menganalisis laporan keuangan dan melakukan budgeting pada PT. TRS
iii. Accounting
a. Melakukan perhitungan keuangan perusahaan yang valid b. Membuat laporan keuangan yang akurat dan mudah
dipahami oleh manager iv. Legal & Corporate Affair
a. Bertanggung jawab atas hubungan kerja sama dengan perusahaan lain
b. Memanage perhitungan konsinyasi antar principal 3.3.3. Tugas dan Tanggung Jawab Divisi Operation
i. Operation Director
b. Menangani kendala yang ditemukan pada siklus penjualan iii. Trade Marketing
a. Melakukan trade marketing seperti menjalankan program seperti kegiatan promosi di outlet-outlet yang bekerja sama dengan principal
b. Melakukan planning, organizing, action, controlling (POAC)
Contoh: Pemberian promo kepada outlet, misalkan beli > 100 pcs mendapat diskon 5%
iv. Head of Logistics
a. Mengatur siklus logistik yang terdapat pada perusahaan. b. Memantain siklus supply chain dari principal, warehouse,
dan outlet. v. Process Integrator Team
a. Merupakan bagian yang menghubungkan PT. TRS dgn principal.
b. Center of information, koordinator internal dan eksternal. 3.3.4. Tugas dan Tanggung Jawab Divisi HRM
i. Management HR
a. Melakukan recruitment karyawan baru ii. Organization Development
karyawan iii. Field Training
a. Memantau proses sales operation b. Melakukan pengaturan logistik di cabang c. Mengatur bagian keuangan cabang iv. Building & Asset Management
a. Mengurus rental mobil
b. Mengurus karyawan outsourcing seperti security, building, cleaning service.
3.3.5. Tugas dan Tanggung Jawab Divisi Business Development & Product Supply
i. Business Development
a. Mengembangan bisnis dan usaha untuk meningkatkan hubungan dengan para principal
ii. Procurement & Importation
a. Mengurusi pengumpulan raw material untuk proses produksi dan alat-alat produksi baik impor maupun lokal. iii. Plant
a. Mengurus operasional pabrik
3.3.6. Tugas dan Tanggung Jawab Divisi Internal Process Control
i. Melakukan pengendalian internal terhadap proses bisnis yang sedang berjalan pada PT. TRS
3.3.7.1 Tugas dan Tanggung Jawab Head Account Branch a. Melakukan otorisasi keabsahan dokumen
b. Melakukan otorisasi terhadap BPPR dan Faktur pengiriman
c. Melakukan briefing team dan presentasi ke user/admin apabila ada sistem baru yang diimplementasi.
d. Memimpin team cabang dalam melakukan stok opname nasional
e. Memproses Unit Pemusnahan Barang (UPB) 3.3.7.2 Tugas dan Tanggung Jawab Divisi Gudang
i. Head of Warehouse
a. Mengecek barang retur berdasarkan BPPR yang diberikan oleh area sales supervisor
b. Menyetujui BPPR sebelum diberikan ke admin sales untuk diinput
c. Mengatur route dalam pengiriman barang ii. Warehouseman/ Bagian Gudang
a. Melakukan kegiatan yang berhubungan dengan pengontrolan gudang
b. Mempersiapkan barang pesanan dari salesman untuk dibawa oleh bagian shipping / helper
c. Menerima uang tunai dari outlet untuk pembayaran taking order tunai
3.3.7.3 Tugas dan Tanggung Jawab Divisi Operation i. Regional Sales Manager
a. Mengontrol penjualan dan target dengan cakupan regional.
ii. Area Sales Manager
a. Membantu dalam mendistribusikan aktivitas dari process integrator, local promotion, dan national promotion ke subdist
b. Memastikan aplikasi sistem di perusahaan berjalan dengan baik
iii. Area Sales Supervisor
a. Melakukan otorisasi penjualan dengan outlet-outlet b. Membuat route PJP untuk kunjungan salesman iv. Salesman
1. Salesman Taking Order
a. Mengumpulkan order dari outlet per principal b. Menawarkan produk ke customer per principal c. Membuat bukti persetujuan dan penerimaan retur d. Mengambil barang retur dari I dan memberikannya
akan dibawa salesman untuk canvas
b. Melakukan penjualan canvas ke rute yang telah ditentukan
c. Mencatat order di dalam NPK
d. Menginput data pesanan per outlet via PDA e. Menerima pembayaran outlet
f. Membuat laporan penjualan dan pembayaran canvas per hari
3.3.7.4 Tugas dan Tanggung Jawab Divisi Support i. Admin Sales
a. Memproses sales order dari salesman melalui FTP Server
b. Membuat rekapan pesanan / summary order per product dan per outlet dari SO yang ada
c. Memproses Faktur DN
d. Merubah Faktur DN apabila ada POD (Proof of Delivery) / ada barang yang rusak ketika pengiriman e. Membuat faktur, nota retur dan faktur pajak
f. Melakukan follow up BPPR ke Gudang
g. Melakukan update data master outlet dengan lengkap h. Melakukan closing harian.
a. Melakukan clearing GL, clearing customer, posting date ke tanggal closing
b. Menangani claim barang dari outlet terkait c. Membuat laporan claim monitoring mingguan iii. Credit Control
a. Membuat rekonsiliasi retur penjualan, pelunasan AR pada sistem
b. Mengadakan briefing collector, inkasso, claim c. Melakukan follow up laporan collector
d. Membuat laporan outlet bermasalah
e. Melakukan rekonsiliasi penjualan UPB dengan stok f. Melakukan claim control
iv. Admin Inkasso
a. Mengurus pembayaran pemesanan dari outlet dan invoice retur
b. Membuat transaksi harian sesuai dengan kegiatan yang ada
c. Membuat rekonsiliasi retur penjualan, pelunasan A/R d. Melakukan opname faktur
v. Collector
a. Melakukan kunjungan ke outlet untuk tukar faktur sesuai dengan jadwal
c. Membuat laporan outlet yang tidak terkunjungi dan yang sulit pembayaran
d. Membuat kwitansi untuk masing-masing faktur e. Membuat tanda terima tukar faktur ke outlet. vi. Cashier
a. Menerima pembayaran dari salesman untuk diproses ke kas perusahaan.
b. Memastikan tidak ada pending setoran c. Melakukan otorisasi keabsahan dokumen
d. Melakukan penyetoran uang ke bank dan membuat bukti terima bank, serta bukti kas perusahaan
Tanggal Waktu Kegiatan
Jumlah
Jam Kegiatan Peserta Materi Hasil Kegiatan
16 Juli 2012 08.00-10.00 2 Jam Briefing, Perkenalan
1. System Support and SAP
apps. Manager
2. IT Help Desk
3. IT Support SAP MM
4. Tim Magang
General Briefing
1. Mengenal bidang bisnis PT. TRS.
2. Mengetahui kondisi dan ruang lingkup IT pada PT. TRS seperti: kehidupan IT yang sedang berjalan, proyek yang baru diimplementasi, rencana IT ke depan.
10.00-12.00 2 jam E-Learning 1.Tim Magang
Overview perusahaan
1. Memahami sejarah perusahaan
2. Memahami struktur organisasi PT. TRS 3. Memahami proses bisnis secara garis besar.
13.00-15.00 2 jam Briefing, Tanya Jawab 1. IT Support SAP SD 2. Tim Magang Anak perusahaan dan mitra bisnis PT. TRS
1. Memahami hal mengenai 3 anak perusahaan PT. TRS yang sudah berjalan dan proses bisnisnya yang berbeda-beda.
16 Juli 2012 13.00-15.00 2 jam Briefing, Tanya Jawab 1. IT Support SAP SD 2. Tim Magang Anak perusahaan dan mitra bisnis PT. TRS
2. Mengenal Partner bisnis PT TRS yaitu: Principal, Sub-Distributor, Key Account. 3. Mengenal istilah–istilah key account
seperti: KAM/MT (Modern Trade), GT (General Trade), SDC (Sub Distributor), DC (Direct Cover) 15.00-16.30 1,5 jam Diskusi 1. IT Support SAP SD 2. Tim Magang Sistem ERP PT. TRS dan software ERP Scylla
1. Memahami sistem SAP, TRS SND, Scylla 2. Membahas sistem ERP Scylla yang dipakai
sebelum TRS SND
3. Mencari kelemahan sistem tersebut sehingga sistem sudah mulai ditinggalkan dan tersisa di beberapa cabang saja
17 Juli 2012 08.00-10.00 2 jam Briefing, Tanya Jawab
1. System Support and SAP
apps. Manager
2. IT Support SAP MM
3. Tim Magang
Overview sistem ERP PT. TRS
1. Penjelasan kondisi SAP yang sedang berjalan.
2. Penjelasan TRS SND secara umum.
14.00-17.00 3 jam Briefing, Tanya Jawab 1. IT Support SAP SD 2. IT Help Desk 3. Tim Magang Proses bisnis
1. Mengerti apa yang dimaksud dengan consumer product dan apa perbedaan dengan bidang bisnis lainnya pada PT. TRS.
2. Memahami Proses bisnis pada Consumer Product untuk bagian distribusi.
3. Mengkaji bagaimana SAP mensupport setiap proses bisnisnya .
18 Juli 2012
09.00-10.00
1 jam Install SAP
1. Staff IT Server 2. Tim Magang
SAP R/3 4.7 PT. TRS
1. Mendapat kesempatan untuk mencoba langsung SAP PT. TRS dengan cara menginstall SAP pada laptop penulis masing-masing.
10.00-12.00
2 jam
Briefing 1. Tim Magang
2. IT Support SAP MM
Overview sistem SAP pada modul MM
1. Mempelajari modul dan submodul MM yang dimiliki oleh PT. TRS
2. Memahami alur proses pada modul MM. 3. Membuat flowchart proses MM
13.00-15.00
2 jam Interview 1. Tim Magang 2. HRD
Struktur organisasi
1. Penjelasan mengenai struktur organisasi yang ada pada PT. TRS dan deskripsi tugas dari masing-masing divisi secara general.
18 Juli 2012 15.00-17.00 2 Jam Tanya Jawab tiap Divisi 1. Semua IT Support 2. Tim Magang Job Desc per divisi
1. Memahami apa saja yang menjadi tanggung jawab setiap personil IT support. 2. Mengetahui pekerjaan lain yang dilakukan
oleh personil IT support di luar job desc seperti proyek implementasi yang akan dilaksanakan. 19 Juli 2012 08.00-12.00 4 jam Training 1. IT Help Desk 2. IT Support SAP MM 3. Tim Magang Master Product dan Master Vendor
1. Memahami pembuatan master product dan master vendor pada modul MM
2. Memahami fungsi dari master product dan master vendor dalam proses bisnis.
19 Juli 2012 13.00-15.00 2 jam Training, Diskusi 1. IT Support SAP MM 2. Tim Magang Ruang Lingkup MM
1. Memahami aliran proses MM di bagian Purchasing dan Logistik / Gudang
15.00-17.30 2,5 jam Training 1. IT Support SAP MM 2. Tim Magang WM dan IM
1. Memahami perbedaan modul WM dan IM serta istilah-istilah yang terdapat di dalamnya
2. Mengerti perbandingan penggunaan IM dan WM pada setiap cabang
3. Mengetahui syarat yang ada untuk mengimplementasikan WM ataupun IM
20 Juli 2012 09.00-12.00 3 jam Training 1. IT Support SAP MM 2. Tim Magang Pembahasan Modul MM Inbound & Outbound
1. Memahami proses inbound dan outbound pada proses bisnis PT. TRS serta masalah yang terjadi
2. Memahami beberapa istilah seperti external ID, route, put away, picking
13.00-15.30 2,5 jam Training 1. IT Support SAP MM 2. Tim Magang Stock Opname IM
1. Memahami proses stock opname pada PT. TRS secara IM
2. Memahami lebih jauh proses stock opname dengan melakukan penginputan dan pengecekan langsung pada sistem
15.30-18.00 2,5 jam Dokumen-tasi 1. IT Help Desk 2. Tim Magang Stock Opname
1. Membuat dokumentasi untuk proses stock opname
23 Juli 2012 09.00- 10.00 1 jam Tugas 1. IT Support SAP MM 2. Tim Magang Listing Table Procurement
1. Membuat proses listing table nama dan field pada proses procurement
10.00-12.00 2 jam Diskusi 1. IT Support SAP MM 2. Tim Magang Flow Purchasing
1. Analisa kekurangan tahap Purchase requisition pada flow purchasing serta dampak yang mungkin ditimbulkan.
13.00-16.00 3 jam Dokumen-tasi 1. IT Help Desk 2. Tim Magang Purchase requisition
1. Membuat dokumentasi yang berisi manual purchase requisition
2. Membuat overview activity diagram untuk saran proses dengan menggunakan purchase requisition
23 Juli 2012 16.00-17.30 1 jam Diskusi 1. IT Support SAP MM 2. Tim Magang Acc Dokumentasi purchase requisition
1. Mengulas manfaat dari adanya purchase requisition dan hasil dokumentasi yang penulis buat akan dijadikan manual untuk training bagian purchasing PT. TRS
24 Juli 2012 09.00-11.00 2 jam Diskusi 1. IT Support SAP MM 2. Tim Magang Siklus MM
1. Mengenal apa itu release PO dan fungsinya
2. Mengenal proses PO Transfer dan pengaruh yang ditimbulkan
3. Mengetahui bagaimana cara membuat storage location baru
13.00-15.00 2 jam Dokumen-tasi 1. IT Help Desk 2. Tim Magang PO release, PO transfer
1. Mengedit manual PO release dan PO transfer
24 Juli 2012 15.00-17.00 2 jam Briefing 1. IT Support SAP MM 2. Tim Magang Purchase Order
1. Memahami jenis PO pada PT. TRS
2. Memahami cara pembuatan PR, dan release PO 25 Juli 2012 10.00-12.00 2 jam Training 1. IT Support SAP MM 2. Tim Magang MIGO,MIRO
1. Mengetahui perbedaan MIGO dan MIRO pada siklus MM di PT. TRS
2. Memahami cara melakukan MIGO dan MIRO, serta mencari kendala yang ditemui ketika melakukan proses ini
13.00-15.00 2 jam Diskusi 1. IT Support SAP MM 2. IT Support SAP PP 3. Tim Magang Proses Shipment
1. Memahami proses shipment pada siklus purchasing dan dokumen yang terkait 2. Mengenal jenis pengiriman pada PT. TRS 3. Memahami hubungan shipment dan DRP
25 Juli 2012 15.00-18.00 3 jam Tanya jawab 1. IT support SAP MM 2. Tim Magang Picking dan replenishment
1. Mengenal perbedaan picking dengan replenishment bin to bin
26 Juli 2012 08.00-10.00 2 jam Konsultasi 1. IT Support SAP MM 2. Tim Magang Overview manual SAP pada modul MM
1. Menganalisa masalah-masalah yang timbul dari proses bisnis berjalan
10.00-12.00 2 jam Briefing 1. IT Support SAP MM 2. Tim Magang DRP 1. Memahami tentang DRP
2. Mengerti bagaimana flow proses DRP 3. Mengetahui hubungan PO transfer dengan
DRP 13.00 -16.00 3 jam Training 1. IT Support SAP SD 2. Tim Magang Overview Sistem
1. Memahami kondisi SAP pada modul SD serta perkembangan yang sudah berjalan.
26 Juli 2012 13.00 -16.00 3 jam Training 3. IT Support SAP SD 4. Tim Magang Overview Sistem
2. Memahami alur proses pada modul SD di PT. TRS secara general.
3. Mengetahui proyek-proyek yang berhubungan dengan modul SD yang baru saja diimplementasikan ataupun masih dalam proses 27 Juli 2012 09.00-11.30 2,5 jam Diskusi 1. IT Support SAP SD 2. Tim Magang Rencana Implementasi
1. Mengupas salah satu rencana ke depan modul SD akan melangsungkan integrasi dengan sistem ERP lain yang bernama TRS SND.
27 Juli 2012
13.00-15.30
2,5 jam Briefing
1. IT Support SAP PP & QM
2. Tim Magang
Overview modul SAP PP
1. Mempelajari proses bisnis pada Modul Production Planning (PP) di PT. TRS. 2. Memahami flow yang ada pada siklus
production planning 30 Juli 2012 09.00- 12.00 3 jam Tugas
1. IT Support SAP PP & QM
2. Tim Magang
Procurement untuk proses manufaktur
1. Membuat flowchart untuk proses pembelian bahan lokal PT. TRS
2. Membuat overview activity diagram untuk proses manufaktur. 13.00-15.00 1,5 jam Dokumen-tasi
1. IT Support SAP PP&QM 2. Tim Magang
Flow PP
31 Juli 2012
09.00-10.00
2 jam Briefing
1. IT Support SAP PP & QM
2. Tim Magang
Overview modul SAP QM
1. Mempelajari modul Quality Management (QM) pada proses bisnis PT. TRS.
2. Mengerti beberapa kendala yang dialami oleh modul QM yang baru diimplementasi oleh PT. TRS.
3. Mengetahui rencana ke depan QM.
10.00-12.00
1 jam
Dokumen-tasi
1. IT support SAP PP&QM Manual QM
1. Membuat dokumentasi yang menjelaskan langkah-langkah dalam melakukan QM.
13.00-14.30 2 jam Briefing, Tanya jawab
1. IT Support SAP FICO
2. Tim Magang
Overview modul SAP FICO
1. Memahami kondisi FICO secara general. 2. Mengetahui permasalahan yang kini
sedang dihadapi pada modul FICO, yaitu masalah selisih ketika closing.
1 Agustus 2012 08.00-10.00 2 jam E-learning 1. IT Help Desk 2. Tim Magang Master Gimmick
1. Memahami apa itu Gimmick
2. Memahami bagaimana proses pembuatan barang Gimmick 10.00-12.00 2 jam Latihan 1. IT Help Desk 2. Tim Magang Product master Gimmick
1. Memahami cara membuat MIC pada QM 2. Memahami cara melakukan release price
pada produk master Gimmick 13.00-16.00 2 jam Latihan 1. IT Support SAP PP 2. Tim Magang Consignment
1. Latihan membuat consignment
2 Agustus 2012 09.00-11.30 3 jam Compare data 1. IT Support SAP PP 2. Tim Magang Tabel QM
1. Mengerti proses pengecekan atau comparing data pada modul QM
13.00-15.00 2,5 jam Dokumen-tasi 1. IT Support SAP PP 2. Tim Magang
Modul QM 1. Melakukan dokumentasi data yang telah dikomparisasi
3 Agustus 2012 09.30-12.00 2,5 jam Tanya jawab 1. Bagian Purchasing 2. Tim Magang Global Dairy Trade (GDT)
1. Memahami siklus pembelian bahan baku secara import
2. Memahami proses GDT serta trigger dari siklus pembelian secara import
3. Mengenal istilah makloon
14.00-17.00 3 jam Seminar 1. TRS event 2. Tim Magang Transportasi efektif
1. Memahami perihal transportasi yang terbaik dan paling efektif untuk pendistribusian produk
2. Memahami bagaimana cara mengelola space yang diperlukan untuk mengangkut produk dan menyesuaikan dengan transportasi yang dibutuhkan
6 Agustus 2012 09.00-11.00 2 jam Tanya jawab 1. Sekretaris Manager 2. Tim Magang Ruang Lingkup IT
1. Mengenal SAP dari sudut pandang atasan serta bagaimana performa IT pada PT.TRS
13.00-15.00 2 jam Testing 1. IT Support SAP MM 2. Tim Magang Modul WM
1. Melakukan test untuk proses stock opname pada modul WM
2. Melakukan update user secara manual
7 Agustus 2012 8.30-10.00 1,5 jam Interview 1. Bagian Procurement 2. Tim Magang Procurement
1. Melakukan wawancara dengan bagian procurement untuk proses manufaktur 10.00-12.00 2 jam Dokumen-tasi 1. Bagian Procurement 2. Tim Magang Procurement
1. Membuat dokumentasi berupa proses procurement pada manufaktur
13.00-16.00 3 jam Tugas 1. Bagian Procurement 2. Tim Magang Procurement
1. Membuat OAD manufaktur 2. Membuat flow proses manufaktur
8 Agustus 2012 9.00-11.30 2,5 jam Training, Tugas 1. IT Support SAP PP 2. Tim Magang Proses distribusi
1. Memahami proses distribusi dari sudut pandang modul PP
2. Membuat OAD mengenai proses distribusi 13.00-15.00 2 jam Testing 1. IT Support SAP MM 2. Tim Magang Stock Opname
1. Melakukan pengecekan Stock opname melalui Mi 24 9 Agustus 2012 09.00-11.00 2 jam Observasi, Tanya Jawab
1. System admin server
2. Tim Magang Server PT TRS
1. Memahami jenis-jenis server yang digunakan oleh PT. TRS
2. Melihat secara langsung kondisi server yang ada di PT. TRS 13.00-15.00 1 jam Dokumen-tasi
1. System admin server
2. Tim Magang
Update file
1. Membuat dokumentasi update data spesifikasi server terbaru per bulan Agustus 2012.
9 Agustus 2012 15.00-17.00 2 jam System Customi-zing
1. System admin server
2. Basis
3. Tim Magang
Spool customizing untuk sistem SAP PT. TRS
1. Memahami pengaturan spool server ke cabang lain. 10 Agustus 2012 09.00-12.00 3 jam Briefing 1. IT Support SAP SD 2. Tim Magang Flow Sales (Sales Order)
1. Memahami alur proses penjualan pada PT.TRS dimulai dari SO
2. Mengerti bagaimana perbedaan proses penjualan pada MT dan GT
3. Memahami proses penjualan untuk bagian KAM
10 Agustus 2012 13.00-15.30 2,5 jam Briefing 1. IT Support SAD 2. Tim Magang PO Online dan PO manual
1. Membahas mengenai PO manual dan PO
online serta perbedaan dalam
penggunaannya
2. Meninjau secara langsung bagaimana format PO online dan cara pembuatannya. 3. Melihat customer mana saja yang sudah
mengimplementasi PO online 15.30-17.00 1,5 jam Briefing 1. IT Support SAP SD 2. Tim Magang Flow Sales (DO dan TO)
1. Memahami apa itu Delivery Order dan transfer order pada PT. TRS
2. Meninjau secara langsung bagaimana proses pembuatan delivery order
13 Agustus 2012 09.00-12.00 3 jam Konsultasi, Diskusi 1. IT Support SAP SD 2. Tim Magang Integrasi TRS SND SAP
1. Mengetahui proyek yang baru dijalankan oleh PT. TRS sejak Mei 2012
2. Memahami apa yang menjadi kendala dan tujuan dari integrasi ini
13.00-16.00 3 jam Briefing, Tanya jawab 1. Project Development TRS SND 2. Tim Magang TRS SND, Struktur organisasi TRS SND
1. Mengenal TRS SND secara latar belakang terbentuknya.
2. Mengetahui struktur organisasi pada proyek implementasi TRS SND ini.
3. Mengetahui rancangan blueprint yang dimiliki oleh PT. TRS terhadap proyek ini.
14 Agustus 2012 09.00-11.00 2 jam Infor-mation gathering 1. IT Support SAP SD 2. Tim Magang Product knowledge
1. Mendapat pengetahuan mengenai seluruh produk yang di produksi atau didistribusikan oleh PT. TRS
2. Mengenal istilah makloon pada proses manufaktur
13.00-16.00
3 jam Tugas 1. Tim Magang IT Infrastructure
1. Membuat rich picture untuk 2 tipe proses sales order : canvas dan taking order
15 Agustus
2012
09.00-12.00
3 jam Tugas 1. Tim Magang IT Infratructure
1. Pembuatan rich picture untuk proses retur barang taking order
13.00-16.00 3 jam Observasi Tanya jawab 1. IT Support SAP SD 2. IT Help Desk Logistic Inventory
1. Memahami secara khusus penggunaan sub menu logistic pada sistem ERP,
16 Agustus 2012 08.00-10.00 2 jam Briefing, Tugas 1. IT Help Desk 2. Tim Magang Migrasi Mail server
1. Mendapatkan pengarahan untuk proyek migrasi mail server untuk beberapa hari ke depan 10.00-12.00 2 jam Training 1. IT Help Desk 2. Tim Magang Migrasi Mail server
1. Mendapatkan bimbingan bagaimana cara melakukan migrasi mail server dengan menggunakan aplikasi zimbra
13.00-17.00
4 jam Tugas
1. Tim Magang
2. Staff Help Desk
Migrasi mail server
1. Melakukan migrasi mail server
23 Agustus 2012 09.00-16.00 7 jam Tugas 1. Tim Magang 2. Staff Help Desk
Migrasi mail server
24 Agustus 2012 09.00-16.00 7 jam Tugas 1. Tim Magang
2. Staff Help Desk
Migrasi mail server
1. Migasi mail server
27 Agustus 2012 08.00-12.00 4 jam Briefing 1. Implementor TRS SND 2. Tim Magang Integrasi TRS SND
1. Memahami sejarah sistem TRS SND yang telah berjalan di PT.TRS
2. Mempelajari flow proses TRS SND
14.00-17.00 3 jam Tanya jawab 1. Implementor TRS SND 2. Tim Magang Integrasi TIRASnD
1. Membahas trigger dari integrasi TRS SnD dan SAP
2. Mengerti proses bisnis yang ada pada TRS SND setelah diintegrasikan ke SAP, dari sales order hingga posting G/L
28 Agustus 2012 09.00-11.00 2 jam Diskusi 1. Implementor TiraSND 2. Tim Magang TRS SND versi 3
1. Membahas secara lebih detail flow proses sistem TRS SND versi 3
13.00-16.00
3 jam Tugas 1. Tim Magang
Flow proses penjualan
1. Membuat rich picture untuk proses penjualan canvas dan taking order
29 Agustus 2012 08.00-12.00 4 jam Briefing 1. IT Support SAP SD 2. Implementor TRS SND 3. Tim Magang Integrasi TRS SnD dan SAP
1. Membahas masalah atau kendala yang dialami dari saat implementasi hingga pasca implementasi pada integrasi ini
13.30-15.30
2 jam Analisis 1.Tim Magang
Integrasi TRS SND dan SAP
1. Menganalisis sistem TRS SND
diintegrasikan dengan SAP dan mencari kendala yang sering ditemui.
15.30-17.00 1,5 jam Observasi data 1. Tim Magang
Data yang terkait TiRASND
2. Melakukan pengumpulan data yang berhubungan dengan TRS SND
30 Agustus 2012 08.30-11.30 3 jam Interview 1. Tim Magang 2. Implementor TRS SND Struktur organisasi TRS SND
1. Membahas susunan struktur organisasi pada TRS SND dan mengetahui peran masing-masing anggota 14.00-16.00 2 jam Konsultasi 1. IT Manager 2. Tim Magang Evaluasi magang
1. Membahas seputar kegiatan apa saja yang telah dilakukan selama magang
2. Membahas pemilihan modul
31 Agustus 2012 08.00-12.00 4 jam Briefing 1.Tim magang 2.Implementor Mengenal aplikasi PDA
1. Memahami proses kerja PDA yang ada 2. Menganalisa fungsi yang ada pada PDA
13.00-16.00 3 jam Konsultasi dan membuat fit/gap 1.Tim magang 2. Implementor Menganalisa kelemahan PDA
3. Menganalisa problem yang sering ditemui oleh salesman pada PDA
1. Sebelum melakukan penjualan taking order, salesman akan mengupdate data-data penjualan untuk hari itu dengan melakukan download data pada PDA berdasarkan product line principal. Salesman pada cabang PT. TRS ini dibagi berdasarkan product line principal, sehingga PDA yang digunakan pun dirancang berdasarkan kebutuhan salesman.
2. Ketika salesman mendatangi outlet, salesman akan melakukan customer service level terlebih dahulu dengan melakukan pencatatan stok barang berdasarkan product line principal secara manual ke dalam dokumen customer service level lalu menyerahkannya kepada pihak outlet.
3. Dari dokumen customer service level, outlet melakukan pesanan. Salesman lalu menginput pesanan outlet ke dalam PDA dan mentransfer data pesanan outlet melalui ke FTP server. Salesman hanya dapat menginput pesanan yang sesuai dengan product line principal yang sesuai dengan salesman. Apabila dalam kunjungan outlet, ada outlet baru yang ingin menjadi member, maka salesman menginputnya sebagai dummy outlet ke dalam PDA dan dikirim ke FTP server.
4. Setelah salesman selesai melakukan penjualan dalam satu hari maka salesman akan melakukan synchronize data yang berisi rekapan seluruh penjualan dalam satu hari via FTP server.
rangkap serta memproses Faktur sebanyak 2 rangkap.
a. Admin sales mengarsip Summary Order per product Rangkap 4 dan Summary Order per outlet Rangkap 4
b. Admin sales menyerahkan summary order per product 3 rangkap, summary order per outlet 3 rangkap, Faktur DN 4 rangkap, dan faktur 2 rangkap ke bagian gudang untuk dilakukan picking goods.
6. Setelah picking goods, bagian gudang mengarsip Summary Order per product dan Summary Order per outlet masing-masing 1 rangkap dan menyerahkan dokumen-dokumen lainnya ke bagian shipping untuk dilakukan pengiriman kepada outlet-outlet.
7. Sesampainya di outlet, bagian shipping menyerahkan barang pesanan, Faktur DN, dan Faktur kepada pihak outlet. Pihak outlet lalu melakukan pembayaran berdasarkan Faktur, menandatanganinya dan menyerahkannya kepada bagian shipping bersama dengan dokumen Faktur Rangkap 2, Faktur DN rangkap 2. 8. Ketika sampai di kantor cabang PT. TRS, maka bagian shipping
menyerahkan dokumen:
a. Summary order per product Rangkap 2, Faktur DN Rangkap 4 dan Faktur Rangkap 2 kepada admin inkasso
b. Summary Order per outlet Rangkap 2 beserta uang pembayaran outlet kepada cashier. Cashier lalu membuat
product Rangkap 1, Faktur DN Rangkap 2 ke admin sales, dan menyerahkan Faktur DN kepada bagian gudang.
9. Berdasarkan Faktur DN Rangkap 2, admin sales membuat Rekapitulasi Faktur lalu menyerahkannya ke admin inkasso.
10.Pada akhir bulan, admin sales membuat Laporan Penjualan Taking Order dan diserahkan ke area sales manager.
Salesman 2. data pesanan Outlet A Admin Sales 3. SO textfile SO Per Outlet Faktur DN Shipping Item 11. Cashier Uang/Cek/Giro Admin Inkasso Warehouse SO Per Product SO
Per Outlet Faktur DN SO Per Product Item Faktur DN 8. Faktur DN 13. BTK 10. SO Per Outlet SO Per Product 7. 5. Faktur DN 12. Faktur DN Faktur 14.
Area Sales Manager Sales Report FTP 4. SO textfile 9. Faktur DN Bukti Setoran BTB 1. Faktur 6. Faktur Faktur SO Per Outlet 13. Rekap Faktur SO Per Product Uang/Cek/Giro CSL
SO Per Outlet : Summary Order per outlet FTP : File Transfer Protocol Faktur DN : Faktur Delivery Note
BTB : Bukti Terima Bank
BTK : Bukti Terima Kas
3.5.2 Prosedur Penjualan Taking Order Kredit PT. TRS
Berikut adalah prosedur penjualan Taking Order Kredit yang berjalan: 1. Sebelum melakukan penjualan taking order, salesman akan
mengupdate data-data penjualan untuk hari itu dengan melakukan download data pada PDA berdasarkan product line principal. Salesman pada cabang PT. TRS ini dibagi berdasarkan product line principal, sehingga PDA yang digunakan pun dirancang berdasarkan kebutuhan salesman.
2. Admin inkasso menyiapkan Daftar Inkasso Awal, Faktur DN Rangkap 1 dan Faktur 2 Rangkap yang telah jatuh tempo kepada salesman untuk dilakukan penagihan.
3. Ketika salesman mendatangi outlet, salesman akan melakukan customer service level dengan melakukan pencatatan stok barang berdasarkan product line principal secara manual ke dalam dokumen customer service level lalu menyerahkannya kepada pihak outlet.
pembayaran ke dalam dokumen Daftar Inkasso Awal lalu menyerahkan Faktur Rangkap 1 dan Faktur DN Rangkap 1.
5. Dari dokumen customer service level, outlet melakukan pesanan. Salesman lalu menginput pesanan outlet ke dalam PDA dan mentransfer data pesanan outlet melalui ke FTP server. Salesman hanya dapat menginput pesanan yang sesuai dengan product line principal yang sesuai dengan salesman. Apabila dalam kunjungan outlet, ada outlet baru yang ingin menjadi member, maka salesman menginputnya sebagai dummy outlet ke dalam PDA dan dikirim ke FTP server.
6. Setelah salesman selesai melakukan penjualan dalam satu hari maka salesman akan melakukan synchronize data yang berisi rekapan seluruh penjualan dalam satu hari via FTP server.
7. Sesampainya di kantor cabang, salesman menyerahkan Faktur Rangkap 2 dan Daftar Inkasso Awal kepada admin inkasso. Admin inkasso lalu mencetak Daftar Inkasso Akhir. Salesman akan menyerahkan uang hasil pembayaran outlet bersama dengan Daftar Inkasso Akhir kepada cashier.
8. Cashier lalu membuat BTB, BTK, Bukti Setoran untuk diserahkan kepada Admin Inkasso bersama dengan Daftar Inkasso Akhir. 9. Dari FTP server, admin sales lalu memproses summary sales order
4 dan Summary Order per outlet Rangkap 4
b. Admin sales menyerahkan summary order per product 3 rangkap, summary order per outlet 3 rangkap, Faktur DN 4 rangkap ke bagian gudang untuk dilakukan picking goods. 10.Setelah picking goods, bagian gudang mengarsip Summary Order
per product dan Summary Order per outlet masing-masing 1 rangkap dan menyerahkan dokumen-dokumen lainnya ke bagian shipping untuk dilakukan pengiriman kepada outlet-outlet.
11.Sesampainya di outlet, bagian shipping menyerahkan barang pesanan dan Faktur DN kepada pihak outlet. Pihak outlet lalu menandatanganinya dan menyerahkan Faktur DN Rangkap 1 kepada bagian shipping.
12.Ketika sampai di kantor cabang PT. TRS, maka bagian shipping menyerahkan dokumen:
a. Summary order per product Rangkap 2, Faktur DN Rangkap 1 kepada admin inkasso
b. Summary Order per outlet Rangkap 1, Summary Order per product Rangkap 1, Faktur DN Rangkap 2 ke admin sales c. Faktur DN Rangkap 3 kepada bagian gudang.
13.Berdasarkan Faktur DN, admin sales membuat Faktur dan Rekapitulasi Faktur lalu menyerahkannya beserta Faktur DN ke admin inkasso.
Salesman
Outlet A
Admin Sales Warehouseman
11. 12. Helper 13. Barang 14. 15. Cashier Admin Inkasso 2. 8.
Uang / Cek / Giro 3. 4. data pesanan SO per Outlet Faktur DN SO per Product Faktur DN Barang Faktur DN Faktur DN Faktur DN 18. 16. Faktur DN SO per Outlet SO per Product SO per Outlet SO per Product 19.
Area Sales Manager Sales Report Faktur DN
FTP
10. SO textfile Uang / Cek / Giro
5. SO textfile CSL Faktur DN DI Awal DI Awal DI Akhir DI Akhir Faktur Rekap Faktur Faktur DN Faktur Faktur Faktur DN 17 Faktur DN SO per Outlet SO per Product Faktur Faktur DN Faktur
Gambar 3.14 Rich Picture Penjualan Taking Order Kredit Keterangan Gambar:
SO : Sales Order
SO Per Product : Summary Order per product SO Per Outlet : Summary Order per outlet FTP : File Transfer Protocol Faktur DN : Faktur Delivery Note
BTB : Bukti Terima Bank
BTK : Bukti Terima Kas DI Awal : Daftar Inkasso Awal DI Akhir : Daftar Inkoasso Akhir
Admin sales lalu mengecek ketersediaan barang pada sistem. Apabila tersedia, maka admin sales mencatat permintaan barang dalam Canvas Good Request (CGR) 2 rangkap, menandatanganinya lalu menyerahkannya kepada salesman. 2. Admin sales juga melakukan transfer stock ke gudang canvas (210)
di SAP.
3. Salesman melakukan update data pada PDA dengan mendownload data-data penjualan canvas serta membawa dokumen pendukung penjualan seperti Nota Penjualan Kanvas (NPK) dan Laporan Penjualan dan Pembayaran Canvas (LPPC). Biasanya penjualan canvas dilakukan selama 3 hari dan dilakukan di daerah-daerah yang jauh dari cabang PT. TRS.
4. Salesman menyerahkan CGR 2 rangkap ke bagian gudang. Kemudian bagian gudang menyiapkan barang berdasarkan CGR dan menaruhnya ke dalam mobil box. Setelah itu, bagian gudang menyerahkan CGR Rangkap 2 ke salesman.
5. Ketika mengunjungi outlet, salesman menanyakan kebutuhan outlet. Apabila ada pesanan dari outlet, salesman menginput pesanan ke dalam PDA untuk mengecek ketersediaan barang dan melakukan pengiriman data pesanan outlet via FTP server.
6. Salesman mempersiapkan barang pesanan outlet, lalu membuat bukti struk pembayaran outlet di dalam dokumen NPK. Pihak
7. Setiap selesai melakukan penjualan ke outlet-outlet dalam satu hari, salesman membuat Laporan Penjualan dan Pembayaran Canvas (LPPC) serta melakukan synchronize data penjualan outlet-outlet dalam satu hari.
8. Dari FTP server, admin sales lalu memproses summary sales order per salesman untuk diproses ke dalam sistem.
9. Setelah pulang dari canvas, maka salesman menyerahkan:
a. CGR Rangkap 2, LPPC Rangkap 2 beserta barang sisa canvas ke bagian gudang. Bagian gudang lalu mencatat barang sisa canvas di dalam dokumen CGR Rangkap 1 dan 2, lalu menyerahkan CGR Rangkap 1kepada salesman canvas.
b. CGR Rangkap 1, LPPC Rangkap 3, NPK Rangkap 3 diserahkan kepada admin sales
c. LPPC Rangkap 1 beserta uang pembayaran kepada cashier, lalu cashier membuat BTB, BTK, Bukti Setoran untuk diserahkan ke admin inkasso.
d. NPK Rangkap 2 kepada admin inkasso.
e. LPPC Rangkap 4 diarsip oleh salesman canvas.
10.Dari dokumen-dokument tersebut, admin inkasso lalu memproses data-data pembayaran outlet ke dalam sistem.
11.Pada akhir bulan, admin sales membuat Laporan Penjualan Canvas dan diserahkan ke area sales manager.
Salesman Canvas Outlet 5. data pesanan 7. Barang 8. Uang NPK 12. NPK Warehouseman Admin Sales LPPC Uang NPK 4. Barang CGR Barang LPPC CGR 2. CGR NPK LPPC 9. SO textfile 6. SO textfile CGR 14.
Area Sales Manager
Sales Report
Gambar 3.15 Rich Picture Penjualan Canvas
Keterangan Gambar:
CGR : Canvas Goods Request FTP : File Transfer Protocol NPK : Nota Penjualan Kanvas
LPPC : Laporan Penjualan dan Pembayaran Canvas BTB : Bukti Terima Bank
pihak outlet juga dapat mengajukan retur untuk barang-barang yang dibeli dari salesman PT. TRS.
2. Salesman mencatat barang-barang yang akan diretur dari outlet pada Bukti Persetujuan dan Penerimaan Retur (BPPR) sebanyak 4 rangkap, kemudian ditandatangani oleh salesman dan pihak outlet. Salesman lalu menyerahkan BPPR Rangkap 4 kepada pihak outlet. 3. Salesman menyerahkan BPPR 3 rangkap tersebut ke area sales
supervisor untuk diotorisasi.
4. Setelah mendapat persetujuan dari area sales supervisor, salesman lalu menyerahkan BPPR 3 rangkap ke bagian shipping yang nantinya digunakan untuk pengambilan barang retur.
5. Setelah mengambil barang retur maka bagian shipping menyerahkan:
a. BPPR Rangkap 3 beserta dengan barang retur kepada bagian gudang. Bagian gudang akan mengecek barang retur dan memisahkan antara barang yang rusak kemasan, expired atau karena lainnya.
b. BPPR Rangkap 1 dan 2 kepada admin sales.
6. Admin sales akan melakukan penginputan ke dalam sistem TRS SnD dan mencetak Invoice Return dan Rekapitulasi Retur. Kemudian admin sales akan menyerahkan Invoice Return dan Rekapitulasi Retur kepada Admin Inkasso.
rute yang akan dilalui, sedangkan untuk penjualan kredit, maka akan dilakukan pemotongan terhadap tagihan outlet.
8. Pada akhir bulan, admin sales akan membuat laporan retur barang untuk diserahkan kepada area sales supervisor.
Salesman Outlet
1. Data Item Returns 2. BPPR
3.
BPPR Area Sales Supervisor
4. BPPR 5. BPPR Petugas Delivery Warehouseman Admin Sales Admin Inkaso 6. 12. Invoice Returns 13. Returns Report BPPR
7. Taking Item Return 8. Item Returns 9. BPPR 10. BPPR Item Returns BPPR 11. Rekap Retur BPPR
Gambar 3.16 Rich Picture Penjualan Taking Order Sales Return
Keterangan Gambar:
SAP R/3 4.7 yang telah dioperasikan sejak tahun 2004. Maka dari itu, pada tahun 2010, diciptakan suatu sistem ERP bernama TRS Sales and Distribution yang selanjutnya akan ditulis menjadi TRS SnD. Sistem TRS SnD ini merupakan sistem terdesentralisasi yang menggunakan database SQL serta diimplementasikan pada tiap Direct Cover / cabang dan Subdist serta terhubung ke Sistem TRS SnD HO. Sistem yang berjalan pada saat ini telah mengalami banyak inovasi atau perubahan, dari yang awalnya berdiri sendiri pada tiap-tiap DC dan Subdist hingga sekarang ini sistem ERP TRS SnD ini diintegrasikan dengan sistem ERP SAP R/3 4.7. Selanjutnya, sistem ERP TRS SnD akan mentransfer hasil rekapan data-data ke sistem SAP R/3 4.7 dan juga TRS SnD HO. Sistem ini pertama kali diimplementasi pada tahun 2010, yaitu di direct cover Cirebon dan telah mengalami banyak perubahan. Hingga saat ini, sudah ada 11 cabang PT. TRS yang menggunakan sistem ERP TRS SnD ini yaitu Cirebon, Batam, Samarinda, Jambi, Prabumulih, Jember, Cikampek, Muntilan, Tuban, Malang, Palu.
Gambar 3.17 Flow Integrated Sistem TRS SnD – SAP yang berjalan di Direct Cover (Sumber : PT. TRS HO)
Sistem TRS SnD ini memiliki modul-modul antara lain: Sales and Distribution, Purchase Order, Inventory, Cash and Bank, General Ledger, Account Receivable, Account Payable, General System.
Untuk sistem TRS SnD yang berjalan di perusahaan saat ini hanya menggunakan 3 modul saja yang terkait di dalam TRS SnD yaitu modul Sales Order, Inventory (Goods Receipt), Accounts Receivable.
Sistem TRS SnD saat ini telah mengalami banyak perubahan, sekarang ini sistem yang digunakan telah sepenuhnya terintegrasi dengan Sistem ERP TRS SnD. Di dalam sistem TRS SnD ini, dibentuk sebuah Gudang Virtual di dalam SAP yang berfungsi untuk menampung stok yang diminta dari Sistem TRS SnD, seperti adanya permintaan stok dari Summary Real Order per salesman.
Stok dari SAP. Summary Real Order ini berisi pesanan outlet-outlet per Salesman . Dari Summary Real Order ini, maka sistem SAP akan memindahkan stok dari Gudang Utama (200) ke Gudang Virtual (201) sejumlah stok yang diminta pada Summary Real Order. Stok yang ada Gudang TRS SnD akan mengcopy stok yang ada di Gudang Virtual SAP yaitu dengan melakukan relasi antara database TRS SnD dengan Database di SAP dan melakukan posting goods receipt.
Setelah dilakukan Goods Receipt, maka sales order tiap outlet baru dapat di process order. Lalu, dilakukan proses terhadap Summary Process Order by Outlet dan Summary Process Order per Product Code, dan Faktur DN. Ketiga dokumen ini yang digunakan dalam mengirim barang. Setelah itu, dari Faktur DN akan diproses Faktur/Invoice, yang nantinya akan menghasilkan dokumen textfile berisi invoice outlet-outlet per salesman.
Dokumen textfile ini yang diupload ke SAP untuk menjadi dasar dalam pembuatan Sales Order di SAP. Kemudian dengan Sistem SAP R/3 4.7 akan dibuat satu siklus penjualan dari Sales Order hingga Invoice.
Apabila ada pembayaran dari customer, maka akan dilakukan process Incoming payment / pelunasan AR ke dalam sistem SAP dan TRS SnD.
DI Awal Faktur DN 1 DI Akhir DI Awal DI Akhir Faktur DN 1 Summary Order per Outlet
1 DI Awal Customer Service Level Cashier Admin Inkasso Shipping Department Warehouseman Admin Sales Salesman Outlet Yes No Yes E Summary Order per Product
1 Faktur DN 1 Faktur DN 2 Faktur DN 3 Faktur DN 4 H Faktur 1 Faktur DN 1 Entry Data Order Faktur DN 1 A Sales Order (PDA) DI Akhir Faktur 1 B Summary Order per Product
1 Summary Order per Product
2 Summary Order per Product
3 Submit Inkasso List Akhir and Payment From Outlet Bukti Terima Kas Picking Goods Faktur 1 Process Incoming Payment in TRS SnD and SAP Warehouse TRS SnD Summary Order per Outlet
1 Accepted Synchronize All Order I Faktur 1 D Virtual Warehouse 201 SAP R/3 4.7 Faktur DN 2 Faktur DN [signed] 3 Warehouse 201 SAP R/3 4.7 Summary Order per Product
1 Summary Order per Product
2
Faktur DN [signed]
3
Send Order via FTP DI Akhir D F Reconciliation Sales & AR in TRS SnD and SAP Summary Order per Product
1
Warning!
Summary Order per Outlet
2
Summary Order per Product
2 H C Process DI Akhir K Summary
Order per Outlet 1 END Warehouse 200 SAP R/3 4.7 A Process Summary Order per Salesman & Order per Outlet
to TRS SnD G Bukti Terima Kas M Check and record stock outlet Record payment in DI Awal Faktur 2 Summary
Order per Outlet 1 Summary Order per Outlet
2
Summary Order per Product
2 DI Akhir FTP Server E END Warehouse 200 SAP R/3 4.7 DI Awal Summary Order per Outlet
2 F Check & Accept Item Deliver Order Process Invoice Start Deposit Money/ Check/ Giro I Summary
Order per Product 1 Summary Order per Product
2 Summary Order per Product
3 Faktur DN 2 Faktur 2 O N Goods Issue TRS SnD FTP Server J Faktur DN [signed] Faktur DN [signed] Faktur 2 Faktur DN 1 Faktur DN 2 Faktur DN 3 Faktur DN 4 Generate Summary Order Link to SAP & Receipt PO in TRS SnD B Make a payment and make an order Kredit Customer Invoice TRS SnD Summary
Order per Product 1 Faktur 1 END Process Invoice per Salesman as Sales Order in SAP Warehouse TRS SnD Faktur DN 3 Faktur DN 1 Faktur DN 2 Faktur DN 3 Faktur DN 4 Faktur 1 Faktur DN Summary Order per Outlet
1 Summary Order per Outlet
2 Summary Order per Outlet
3
Summary Order per Outlet
2 Cek kredit Customer by system M AR > Limit Kredit J G C Faktur DN 1 Faktur DN 2 Faktur DN 3 Faktur DN 4 Faktur DN [signed] 1 Faktur 1 Faktur DN [signed] 2 Bukti Terima Bank Bukti Terima Bank K O Process & Print
Summary Order & Faktur DN
DI Akhir
O Summary
Order per Outlet 1 Summary Order per Outlet
2 Summary Order per Outlet
3 Faktur 1 Faktur 2 DI Awal TxtFile Invoice per Salesman Faktur 2 Faktur 1 Rekapitulasi Faktur Summary
Order per Product 2 Summary Order per Product
3 Summary Order per Product
4 Summary Order per Outlet
3 Summary Order per Outlet
4 Faktur DN 4 Bukti Setoran Faktur DN [signed] 1 Rekapitulasi Faktur Faktur DN [signed] 3 Bukti Setoran
Shipping Department BPPR [signed] [v] 1 Admin Sales BPPR [signed] [v] 1
Salesman Canvass Area Sales Supervisor Warehouseman Admin Inkasso
Outlet Submit Item Returns Check & Place Item Returns Entry Sales Return Process Invoice Returns Invoice Returns Sales Returns Process Goods Receipt END END N Invoice Return 1 Invoice Return 1 Upload Data Retur TRS SnD A BPPR [signed] [v] 1 BPPR [signed] [v] 2 A Warehouse 202 SAP R/3 4.7 Warehouse TRS SnD BPPR [signed] 1 BPPR 1 Sign BPPR Record Data Returns BPPR [signed] 2 BPPR 2 BPPR 3 Make a validation BPPR 4 Submit Data Returns BPPR [signed] [v] 1 BPPR [signed] [v] 2 BPPR [signed] [v] 3 M Faktur Retur 2 BPPR [signed] 2 BPPR [signed] [v] 3 BPPR [signed] [v] 1 BPPR [signed] [v] 2 BPPR [signed] [v] 3 BPPR [signed] [v] 2 Take goods returns BPPR [signed] [v] 2 BPPR [signed] [v] 3 BPPR [signed] [v] 1 BPPR [signed] [v] 2 BPPR [signed] [v] 3 START BPPR [signed] 3 Prepare Goods Returns Faktur Retur 2 BPPR [signed] 2 Rekap Faktur Retur Rekap Faktur Retur
proses dapat berlangsung lebih efisien dan efektif. Empat stakeholder yang dirasa paling berpengaruh terhadap penggunaan aplikasi PDA ini ialah Outlet, Office Manager, Salesman, administrasi.
Tabel 3.6 Manfaat aplikasi PDA pada Direct Cover
Outlet Office Manager Salesman Admin sales •Paperless •Memantau aktivitas penjualan •Sales service Level ( order vs sales) Mendukung keputusan strategis: • Target penjualan • Info stok toko • Merancang PJP • Produktivitas Penjualan Fokus penjualan: •Historical penjualan outlet •Fokus produk dan •Pencapaian Target penjualan Informasi lain: •PJP •Status produk Posisi stok pada canvas
•Harga terbaru
•Waktu entri data berkurang •Lebih akurat
didapat dengan cara mendownload dari PDA server .
Canvas: proses penjualan dengan cara menawarkan dan menjual barang yang dibawa pada saat itu oleh salesman. Biasanya salesman menggunakan mobil box untuk membawa barang tersebut.
Gambar 3.22 Infrastruktur PDA yang berjalan
Keterangan gambar 1. TRS SnD :
Sistem ERP yang digunakan untuk mendukung penjualan general trade dan canvas pada cabang PT. TRS
aplikasi ke komputer atau perangkat dari suatu server. Istilahnya seperti distributor data.
3.
PDA Server :Komputer induk yang berfungsi untuk mengatur atau menjadi kordinator pada sistem jaringan PDA ini. PDA server bertugas menangani
penyimpanan, pengolahan, pendistribusian data secara terpusat, juga sebagai pusat aplikasi yang kelak didownload untuk PDA client. Server merupakan komputer induk yang bertindak.
4. Mobile :
Aplikasi mobile yang dimaksud pada gambar tersebut ialah PDA. 5. Web Server :
Server yang bertugas sebagai wadah sehingga client yang terkoneksi internet dapat mengakses berbagai konten informasi .
6. Back End PC :
Komputer yang datanya dikelola oleh bagian IT Pusat. Data itu berupa master product, master outlet, informasi promosi, kenaikan / penurunan harga.
Penjelasan jaringan PDA pada PT. TRS
Peletakan seluruh server, baik itu web server, PDA server, FTP server terletak di kantor pusat PT. TRS. Aplikasi PDA pada akhirnya terhubung pada sistem
harinya melalui PDA. Ketika salesman berkunjung ke outlet dan menerima pesanan, pesanan tersebut akan diinput pada menu PDA dan ditransfer secara real time ke FTP server. Pada saat sinkronisasi, salesman akan mengirim seluruh data summary order untuk disinkronisasikan. Kemudian dari FTP server akan mengirimkan juga data-data yang memang wajib didownload oleh salesman. Data tersebut antara lain ialah : master product, master outlet, master stok serta informasi tambahan yang terdapat di setiap cabang. Data-data yang diterima FTP server pada ujungnya berasal dari PDA server yang dioperasikan oleh Back End PC. PDA server juga terkoneksi dengan web server secara langsung, sehingga data yang diakses oleh PDA client dapat diterima secara real time.
Siklus kerja salesman
admin sales merupakan bagian yang mengelola data pada PDA server. Lalu ketika PDA telah selesai ditransfer datanya, maka salesman siap untuk berkunjung ke outlet berdasarkan PJP yang ada. PJP itu layaknya seperti agenda yang menjadi panduan arah salesman. Dari Penggunaan PDA inilah, kinerja salesman akan terpantau, bahkan dapat mengetahui dimana letak salesman berada secara real time. Cara ini hanya dapat diakses oleh Area sales manager. Ketika salesman sampai di outlet. Hal yang dilakukan oleh salesman ialah memberi mengecek stok per outlet. Kemudian stok dilakukan satu per satu sesuai dengan list yang dibawa. Salesman pada PT. TRS dibagi berdasarkan produk-produk. Misalnya produk Sari Husada, maka salesman akan membawa kertas berisi tabel list produk-produk sari husada, baik itu berupa susu, makanan, dan lainnya. Jika stok pada outlet sudah mendekati angka 0, maka outlet akan mengajukan data pesanan. Lalu salesman akan menginput data pesanan. Setelah itu, salesman akan mengkonfirmasi data pesanan dan melakukan transfer order ke FTP Server lewat PDA. Konfirmasi dilakukan dengan mengecek stok PDA dan mengecek harga ataupun promo yang sedang berlaku. Pengecekan dilakukan melalui PDA. Begitu halnya proses ini dilakukan pada outlet-outlet lainnya.
Ketika salesman telah selesai melakukan kunjungan outlet-oultet, pada akhir hari, salesman melakukan sinkronisasi data yang dilakukan pada menu PDA dengan bantuan jaringan wifi/GPRS. Proses penjualan General Trade
ialah dilakukan secara manual dengan menghubungkan dengan kabel data antara PDA Client dengan komputer admin sales lalu baru dipindahkan data.
Gambar 3.24 Transfer File via FTP Server
3.7.2. Analisis Kuisioner
Kuesioner digunakan untuk mengetahui gap atas penggunaan PDA pada proses sales and distribution untuk general trade taking order dan canvas. Responden dari kuesioner ini adalah salesman dan staff admin sales pada cabang general trade PT. TRS di Tangerang dan staff IT support pada kantor HO PT. TRS.
Jawaban pada kuesioner terdiri dari 5 tingkatan dengan simbol angka A sampai dengan E. Masing-masing pilihan jawaban memiliki bobot tersendiri.
diambil sampel 6 salesman. Terkait dengan ketersediaan salesman yang dapat mengisi kuesioner tersebut sebab ada sebagian salesman yang sedang melakukan canvas.
b. 2 responden dari bagian IT Support PT. TRS HO
2 responden bagian IT support pada PT. TRS dipilih menjadi responden karena bagian IT erat kaitannya dengan pemantauan aplikasi SFA yang digunakan.
c. 2 responden dari admin sales PT. TRS cabang Tangerang
Dari 3 admin sales yang terdapat pada PT. TRS, hanya melibatkan 2 orang admin sales yang memang terkait langsung dengan aplikasi SFA.
Pertanyaan pada kuesioner dibagi berdasarkan 2 kategori berdasarkan teori sistem informasi menurut Stair dan Reynolds serta teori sumber daya sistem informasi berdasarkan O’Brien. Berikut pertanyaan dan hasil jawaban dari responden.
1. Komponen sumber daya sistem informasi
Kategori ini bertujuan untuk mengukur kinerja PDA berdasarkan kualitas dari setiap komponen sumber daya sistem informasi. Komponen sistem informasi yang dimaksud adalah: hardware, software, jaringan, manusia, dan data.
Pilihan A B C D E Jawaban Sangat baik Baik Ragu-ragu Tidak baik Sangat tidak baik Jumlah pemilih 0 1 3 5 1 Persentase 0% 10% 30% 50% 10%
Hasil kuesioner menunjukkan bahwa 1 responden (10%) setuju jika PDA yang digunakan sudah baik dan mendukung kinerja aplikasi mobile. Namun 3 responden (30%) masih ragu akan hal ini. 5 responden (50%) menyatakan tidak baik dan sisanya (10%) sangat tidak baik. Pertanyaan ini mengacu pada kapasitas PDA yang masih dirasakan keterbatasannya. Hal ini disebabkan karena masih seringnya error yang timbul ketika memproses data. Salah satunya ketika input pesanan dari PDA.
Gambar 3.25 Persentase tanggapan responden terhadap PDA yang menunjang aplikasi mobile
Jawaban Sangat Setuju Setuju Ragu-ragu Tidak setuju Sangat tidak setuju Jumlah pemilih 0 3 0 7 0 Persentase 0% 30% 0% 70% 0%
PDA yang digunakan oleh salesman saat ini merupakan produk dari Catchwell tipe CW20 dengan berat PDA 259 gram, lebar 69 mm, tinggi 152 mm, dan tebal 32 mm. 3 responden (30%) menyatakan bahwa PDA yang digunakan ini memiliki desain yang ergonomis dan nyaman untuk dioperasikan, namun 7 responden sisanya (70%) menyatakan bahwa PDA yang digunakan ini memiliki desain yang ergonomis dan nyaman untuk dioperasikan.
Gambar 3.26 Persentase jawaban responden terhadap fisik PDA yang ergonomis dan nyaman
baik ragu baik tidak baik Jumlah
pemilih 0 3 0 6 1
Persentase 0% 30% 0% 60% 10%
Penggunaan kamera pada PDA dilakukan pada saat salesman menginput picos (menu untuk menginput aktivitas gondola). Gondola merupakan rak promosi yang berasal dari Principal yang dipergunakan untuk produk yang hanya diberlakukan promo pada saat itu. Kamera ini difungsikan sebagai bukti bahwa gondola pada outlet terpakai semestinya. Laporan ini ditujukan untuk area sales manager.
Berdasarkan hasil kuesioner, 3 responden (30%) menyatakan fungsi kamera sudah baik dan mendukung proses, 6 responden (60%) berpendapat bahwa fungsi kamera tidak baik, dan 1 responden (10%) menyatakan fungsi kamera sangat tidak baik. Dampak yang ditimbulkan dari error pada kamera adalah salesman harus melakukan hard restart pada PDA untuk mengembalikannya ke kondisi semula lagi.
