BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Permasalahan
Di era globalisasi dewasa ini, perusahaan dituntut untuk memperhatikan dan mengelolainformasi yang mengalir di dalam dan di luar lingkungannya. Melalui aliran informasi yangsehat perusahaan dapat memonitor kondisi riil-nya sendiri, baik tentang persediaan barang,pemasaran, retur, mobilitas dan pertumbuhan sumber daya manusia, keuangan dan lain sebagainya. Tanpa informasi, perusahaan tidak dapat beroperasi dengan lancar dan mengambil keputusan manajerial secara objektif, karena perusahaan tidak dapat mengetahuisecara pasti kondisi di lapangan. Salah satu cara yang dilakukan untuk meningkatkan produktivitas perusahaan ialah menyediakan sarana informasi pada PTP. Nusantara IV Kebun Dolok Ilir yaitu dengan menggunakan sistem terkomputerisasi yang akan dilaksanakan pada masing-masing departemen. Sistem informasi yang akan digunakan adalah sistem informasi dengan menggunakan sistem database.
PTP. Nusantara IV Kebun Dolok Ilir sebagai perusahaan yang bergerak dibidang perkebunan kelapa sawit dan penghasil CPO (Crude Palm Oil) dan PKO (Palm Kernel Oil), namun karena permintaan yang tidak dapat dipenuhi akan menyebabkan kesempatan untuk mendapat keuntungan diambil oleh perusahaan pesaing. Agar permintaan tersebut dapat dipenuhi tepat pada waktunya, maka proses produksi harus berjalan sesuai dengan jadwal produksi. Banyak faktor yang
mendukung agar jadwal produksi tidak terganggu, salah satu pengaruhnya adalah ketersediaan sistem informasi yang diterapkan dalam perusahaan. Sistem yang diterapkan dalam perusahaan merupakan salah satu proses yang mendukung lancarnya proses bisnis perusahaan. Ada banyak informasi lain yang dibutuhkan oleh perusahaan agar proses bisnis bisa berjalan dengan lancar, sehingga permintaan pelanggan dapat terpenuhi tepat pada waktunya. Ini merupakan hal yang sangat signifikan dan perlu mendapat perhatian.
Dalam sistem ini kita akan terfokus pada porsi proses dimana seorang manajer akan mengakses lingkungan bisnis yang sangat kompleks, dengan perubahan kekutan kompetitif dan masa depan yang tidak pasti, dan kemudian membuat keputusan alokasi sumber yang signifikan. Dinamika sistem memberikan pendekatan alternatif yang secara khusus mempertimbangkan kompleksitas bisnis dan ketidakpastian.
Metode dinamika sistem ini banyak digunakan untuk masalah bisnis, tetapi untuk kita ketahui, tidak ada model dinamik sistem umum dari proses bisnis terpadu untuk mendukung strategi bisnis. Oleh karena itu diajukan penggunaan model dinamika sistem didasarkan atas ontologi domain perusahaan guna membantu penggunaan ulang dan proses belajar dari model ini dalam berbagai konteks bisnis. Ontologi domain perusahaan seperti kerangka kerja sumber – event – agent (REA), mendukung pandangan terpadu dan holistik dari proses perusahaan dan faktor resiko. Beberapa pandangan lebih lanjut akan mengembangkan model dinamis dari proses perusahaan yang secara ekplisit mempertimbangkan kompleksitas proses, interaksi non linear, ketidakpastian dan konsekuensi keterlambatan waktu. Model dinamik berbasis ontologi sehingga memungkinkan manajer untuk akses terbaik terhadap
kosnekuensi dari keputusan alokasi sumber alterntif menentukan indikator kinerja. Untuk mengilustrasikan konsep, kita menggunakan kerangka kerja REA untuk membangun model dinamik sistem generik dan memberikan contoh bagaimana model digunakan untuk merencanakan prosedur kontrol internal.
Melalui aliran informasi yang sehat perusahaan dapat memonitor kondisi riil-nya sendiri, baik tentang persediaan barang, pemasaran, retur, mobilitas dan pertumbuhan sumber daya manusia, keuangan dan lain sebagainya. Tanpa informasi, perusahaan tidak dapat beroperasi dengan lancar dan mengambil keputusan manajerial secara objektif, karena perusahaan tidak dapat mengetahui secara pasti kondisi di lapangan
Melihat kondisi ini, PTP Nusantara IV Kebun Dolok Ilir membutuhkan suatu sistem informasi perusahaan. Sistem informasi yang tidak terletak pada masing-masing depertemen, melainkan berupa sebuah sistem yang terpadu yang dapat dipakai oleh sejumlah departemen secara bersama-sama. Sebagai contoh dari departemen produksi, dari departemen ini sistem informasi masih menggunakan sistem yang lama yaitu dengan menggunakan sistem manual. Hasil produksi yang telah dicapai dicatat kedalam sebuah laporan, kemudian disampaikan kepada asisten jaga yang bertugas, lalu disampaikan kepada kepala dinas teknik dan kemudian didsposisikan kepada manajer. Sistem informasi secara manual inilah yang dapat menghambat waktu penyampaian informasi secara cepat dan terorganisir. Oleh karena itu diperlukan sistem informasi secara terkomputerisasi dengan menggunakan model REA ini. Dengan sistem informasi seperti ini, informasi dapat diperoleh dengan cepat. Pengambilan keputusan juga dapat terlaksana dengan cepat.
Sistem informasi yang dijalankan oleh pihak PTP Nusantara IV Kebun Dolok Ilir merupakan sistem informasi yang belum dilaksanakan secara terkomputerisasi diseluruh bagian departemen-departemen yang ada. Hal ini yang dapat menyebabkan turunnya produktivitas perusahaan, karena dalam mengambil keputusan memerlukan waktu yang tidak cukup sebentar dan dalam seluruh proses administrasi yang ada juga masih memerlukan waktu yang lama dalam memasukkan kedalam database perusahaan. Oleh karena itu, sistem informasi ini dirancang sedemikian rupa agar dapat memeudahkan seluruh kegiatan proses administrasi maupun proses lainnya didalam perusahaan PTP Nusantara IV Kebun Dolok Ilir.
1.2. Rumusan Permasalahan
Dengan memperhatikan latar belakang permasalahan yang ada, maka pokok permasalahan dalam penelitian ini adalah :
1. Penerapan conceptual model dan relational logical model REA enterprise ontology dalam perusahaan.
2. Penentuan pengambilan keputusan yang dapat terlaksana secara cepat.
3. Mengintegrasikan seluruh sistem informasi pada bagian keuangan, penjualan, pembelian, manufaktur, dan sumber daya manusia.
Studi yang dilakukan adalah perencanaan sistem informasi yang terintegrasi dengan cepat dan tepat pada setiap departemen pada Unit Pengolahan Kelapa Sawit PTP. Nusantara IV Kebun Dolok Ilir.
1.3. Tujuan Penelitian 1.3.2. Tujuan Umum
Tujuan umum dari penelitian ini adalah untuk merancang sistem informasi yang terkomputerisasi dan mengintegrasikan sistem informasi dari seluruh departemen pada Unit Pengolahan Kelapa Sawit PTP. Nusantara IV Kebun Dolok Ilir.
1.3.2. Tujuan Khusus
Adapun tujuan khusus dari penelitian ini adalah :
1. Mengetahui penerapan konseptual model REA Enterprise Ontology dalam perusahaan.
2. Pencatatan, pengolahan dan pengarsipan data terkomputerisasi pada bagian Sumber Daya Manusia dan Umum, Pabrik Kelapa Sawit, dan Teknik.
3. Menentukan perancangan aliran informasi perusahaan yang terkomputerisasi. 4. Penentuan karakteristik sistem yang baru, sebagai acuan yaitu sistem yang
sedang berjalan.
5. Menentukan sumber daya, pelaku dan kegiatan apa yang terlibat dalam pembuatan database dengan menganalisa hubungan antar departemen.
1.4. Manfaat Penelitian
Manfaat Penelitian dari perencanaan sistem informasi perusahaan dengan pendekatan Model REA (Research, Events, Agents) Enterprise ini pada dasarnya sebagai :
1. Pengintegrasian sistem informasi dari seluruh fungsi di perusahaan dapat mempercepat pengambilan keputusan.
2. Memberikan wawasan bagaimana merancang sistem informasi perusahaan dengan metode REA Enterprise ontology dalam perusahaan.
3. Melaksanakan strategi perusahaan dan juga sistem kontrol manajemen formal secara khusus melalui perencanaan strategi, anggaran, ukuran kinerja dan proses evaluasi kinerja.
4. Meminimalkan kehilangan atau kerusakan data.
1.5. Asumsi-asumsi yang digunakan
Asumsi-asumsi yang digunakan berdasarkan permasalahan adalah :
1. Cara penggunaan peralatan terhadap para operator dianggap normal sesuai panduan teknis.
2. Peralatan yang beroperasi ditangani oleh operator yang benar-benar mahir dalam sistem komputerisasi baik dalam program aplikasi My SQL Server dan Visual Basic 8.
3. Seluruh data yang diperoleh dari perusahaan maupun sumber lainnya adalah benar dan telah diteliti kebenarannya.
1.6. Sistematika Penulisan
Secara keseluruhan penulisan tugas sarjana ini terdiri dari beberapa bab yang berisi uraian sebagai berikut :
BAB I : PENDAHULUAN
Menguraikan latar belakang permasalahan yang diteliti, perumusan pokok permasalahan, tujuan dan manfaat penelitian yang mungkin diperoleh dari hasil pemecahan masalah yang dilakukan, ruang lingkup, asumsi-asumsi serta sistematika penulisan karya akhir.
BAB II : GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Menjelaskan secara singkat tentang sejarah dan gambaran umum perusahaan, organisasi, manajemen perusahaan dan uraian proses produksi.
BAB III : LANDASAN TEORI
Menampilkan teori-teori dasar yang menunjang, penyelesaian masalah meliputi studi kepustakaan yang berkaitan dengan penelitian sebagai landasan bagi pemecahan persoalan dan hasil studi kepustakaan lainnya yang dianggap turut membantu pemecahan masalah.
BAB IV : METODOLOGI PENELITIAN
Menentukan langkah-langkah atau tahap-tahap yang dijadikan acuan untuk menyelesaikan permasalahan dalam melakukan penelitian dari awal samapai pada akhir laporan yang digunakan dalam landasan tugas akhir.
BAB V : PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA
Mengidentifikasi seluruh data yang dibutuhkan dan dilanjutkan dengan pengolahan data berdasarkan teori-teori dasar yang diperoleh sesuai dengan model yang berlaku.
BAB VI : ANALISA DAN EVALUASI
Menganalisa dan mengevaluasi hasil yang diperoleh dari pemecahan masalah.
BAB VII : KESIMPULAN DAN SARAN
Memberikan kesimpulan dari keseluruhan pembahasan yang dilakukan dan memberikan saran-saran yang berguna bagi pihak perusahaan.
