BAB 1
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Selama ini, diasumsikan bahwa perbaikan dan perubahan organisasi tergantung pada analisis internal dan eksternal, gambaran proses bisnis, persiapan program pengukuran, pengkajian ulang hasil yang diukur, dan diagnosis budaya organisasi. Apabila organisasi berhasil merumuskan dan menerapkan tujuan dan strategi yang tepat berdasarkan prosedur itu, perbaikan dan perubahan sudah pasti akan terjadi. Akan tetapi lama-kelamaan terbukti bahwa pendekatan itu tidak memuaskan karena pengaruh pasar modern dan perkembangan teori manajemen baru selama beberapa tahun terakhir, proses perubahan organisasi berkembang dari perbaikan kualitas menjadi manajemen perbaikan dan perubahan. Pada umumnya, organisasi sekarang sudah sangat ramping dan berjuang menghadapi perubahan lingkungan. Oleh karena itu, perkembangan dunia saat ini menuntut cara kerja yang cerdas, menyenangkan, dan beretika dalam organisasi. Sebaliknya, organisasi harus berciri visi, panduan diri, pembelajaran, dan keseimbangan hubungan antara ambisi pribadi perorangan dan ambisi organisasi yang menjadi tujuan bersama.
PT Nitrotec Plastindo yang baru didirikan pada tanggal 18 Februari 2002, merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang plastic packaging berbahan baku polyethylene telephthalate (PET) dengan 5 diferensiasi produk yang dihasilkan yakni cosmetics, pharmaceutical, food & beverage, chemical, dan household. Selama ini, PT Nitrotec hanya memiliki baru membakukan visi dan misi perusahaan saja tetapi visi dan
misi perusahaan ini belum dikomunikasikan ke seluruh pekerja. Selain itu, Selama ini belum ada tolak ukur (target) yang dihubungkan dengan visi dan misi perusahaan. Ketidakberadaan ini membuat pekerja bekerja hanya untuk memenuhi jam kerjanya dengan rutinitas harian yang sama. Para pekerja hanya berpatokan pada tingkat penyelesaian tugas yang diberikan oleh atasan mereka tanpa adanya motivasi untuk berbuat lebih bagi perusahaan. Selama ini, penilaian dari masing-masing pekerja berasal dari atasan dan hanya berlandaskan pada kepatuhan masing-masing pekerja dalam memenuhi perintah atasan. Hal ini, menunjukan masih terbatasnya keterlibatan pekerja dalam menentukan keberhasilan perusahaan.
Kinerja perusahaan selama ini dilihat dari sudut pandang laporan keuangan saja (net income). Semua tugas operasional dianggap bertumpuk pada pihak pemasaran. Departemen-departemen lainnya cenderung menyalakan pihak pemasaran jika terjadi penurunan penjualan yang berdampak pada penurunan produksi, penumpukan produk, penekanan gaji hingga PHK. Selain itu, pihak pemasaran yang membuat penjadwalan dan spesifikasi produk pelanggan dan disampaikan secara manual (diantarkan oleh office boy) ke departemen produksi dan QC sehingga keterlambatan informasi dan misleading menjadi tanggung jawab (kesalahan) pihak pemasaran kembali.
Pada bulan September 2007, pekerja yang mengundurkan diri dari PT Nitrotec Plastindo mencapai 4 orang. Pekerja yang mengundurkan diri berasal dari departemen sumber daya manusia (manajer HRD), departemen produksi (wakil manajer produksi), departemen keuangan (manajer pajak dan biaya), dan departemen pemasaran (staff pemasaran). Penyebab utama dari pekerja keluar dari perusahaan tidak jauh dari kesenjangan antara ambisi pribadi dengan ambisi perusahaan. Selain itu, pihak perusahaan harus mencari pekerja baru untuk mengisi posisi-posisi yang kosong. Setiap
pekerja yang baru mulai bekerja harus diberikan briefing dan pelatihan untuk menyelaraskan pekerjaan mereka dengan tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan.
Semua proses pengambilan keputusan oleh semua bagian harus diberitahukan terlebih dahulu kepada presiden direktur. Oleh karena itu, terjadilah ketergantungan yang sangat besar dari seluruh bagian perusahaan terhadap presiden direktur. Hal ini jika dibiarkan berkelanjutan akan sangat membatasi kinerja perusahaan dan inovasi dalam perusahaan. Sedangkan pada awal tahun 2009, PT Nitrotec Plastindo akan membuka pabrik baru di lokasi berbeda dengan luas lahan mencapai tiga kali lipat dari sekarang. Oleh karena itu, diperlukan suatu perencanaan manajemen strategis yang meliputi pelimpahan wewenangan ke seluruh bagian tetapi tetap sejalan dengan visi dan misi perusahaan.
1.2. Identifikasi Masalah
Permasalahan yang dihadapi oleh PT Nitrotec Plastindo meliputi :
• Kurangnya persamaan persepsi dan pengertian tentang misi, visi, dan strategis oleh seluruh karyawan perusahaan sehingga menimbulkan kesenjangan antara ambisi organisasi dan ambisi pribadi.
• Tidak adanya tujuan strategik -> target dan tolok ukur yang menjadi patokan bagi setiap departemen dan setiap karyawan sebagai salah satu bagian dari pencapaian tujuan perusahaan.
• Akuntabilitas kinerja setiap orang tidak dapat diukur sehingga menimbulkan kesalahpahaman dan kesenjangan antar karyawan di divisi yang berbeda.
• Penilaian prestasi kerja karyawan hanya didasarkan pada bagiannya masing-masing dan belum yang dihubungkan dengan strategi perusahaan.
• Pekerja lebih cenderung bekerja hanya sekedar untuk memenuhi standard jam kerja yang dimilikinya tanpa adanya ambisi untuk berbuat lebih / melakukan inovasi perbaikan untuk mempercepat perkembangan perusahaan.
Penelitian ini akan mengangkat rumusan masalah sebagai berikut :
• Bagaimana merancang suatu sistem penilaian kinerja yang sistematis, terukur, dan lebih ramah kepada karyawan ?
• Bagaimana cara meningkatkan keterlibatan karyawan di tempat kerja ?
• Bagaimana agar perbaikan dan perubahan yang dilakukan karyawan bisa kontinyu, terukur, dan penuh komitmen dari pihak karyawan ?
1.3. Ruang Lingkup
Mengingat adanya keterbatasan waktu dan data yang dapat diperoleh oleh penulis, penulis membatasi penelitian hanya meliputi :
• Perumusan kembali visi, misi, strategis, target, strategy map, dan tindakan perbaikan perusahaan dilakukan oleh presiden direktur melalui rapat bersama antara semua departemen.
• Perumusan kembali visi, misi, strategis, target, strategy map, dan tindakan perbaikan pribadi dilakukan oleh seluruh pekerja yang berstatus pekerja tetap.
• Pelaksanaan proses perbaikan menggunakan pendekatan departement improvement team berfokus pada kesalahan-kesalahan yang terjadi dalam tiga
departemen yakni departemen techinical & production, departemen quality control, dan departemen purchasing & logistic.
• Tahap pengembangan, pengkajian ulang & pemelajaran dari total performance scorecard hanya berupa usulan.
1.4. Tujuan dan Manfaat
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah :
• Menjabarkan strategi perusahaan dalam 4 perspektif balanced scorecard.
• Menyelaraskan ambisi pribadi dengan ambisi organisasi dengan menggunakan pendekatan total performance scorecard.
• Membuat rancangan suatu proses perbaikan yang bersinambungan yang dapat diterapkan pada PT Nitrotec Plastindo.
Manfaat bagi PT Nitrotec plastindo :
• Mengetahui alternatif penerapan total performance scorecard pada PT Nitrotec Plastindo.
• Meningkatkan motivasi karyawan lewat personal performance scorecard.
• Meningkatkan akuntabilitas kerja antar seluruh karyawan dari seluruh departemen pada PT Nitrotec Plastindo.
• Meningkatkan efektivitas dan efisiensi dari kinerja perusahaan.
Diagram alir pada gambar 1.1 merupakan langkah-langkah yang diambil untuk melakukan penerapan Total Perfomance Scorecard pada PT Nitrotec Plastindo. Diagram alir ini akan menjadi acuan dalam melakukan penelitian sehingga penelitian berjalan terarah dan sistematis.
Mulai
Studi Pendahuluan :
- Wawancara dengan pihak-pihak yang berkepentingan. - Observasi non partisipan mengenai manajemen perusahaan.
Studi Pustaka : - Literatur. - Website - Jurnal online. - Laporan penelitian. Identifikasi Masalah Tujuan Penelitian
Perumusan Personal Balanced Scorecard
dengan kuesioner terbuka
Perumusan Organizational Balanced Scorecard
dengan Focus Group Dicussion dan kuesioner terbuka
Data Cukup?
Mengkomunikasikan & menghubungkan
Menerjemahkan Organizational Balanced Scorecard ke scorecard tiap departemen,
scorecard tim, dan rencana kinerja karyawan dengan menggunakan FGD dan kuesioner.
Usulan penilaian kinerja departement improvement team
Usulan langkah-langkah pengembangan & pembelajaran
Analisa Penerapan Total Performance Scorecard pada perusahaaan
Kesimpulan & Saran
Selesai Pengumpulan Data
YA
TIDAK
Perbaikan
Pelaksanaan proses perbaikan dengan mengalakkan departement improvement team dengan menerapkan konsep PDCA 7 langkah 7 alat
Checksheet, brainstorming, NGT, fishbone diagram, diagram pareto, scatter diagram, histogram Rumusan Masalah
Langkah-langkah penelitian yang ditempuh oleh peneliti dalam membuat laporan ini antara lain (lihat gambar 1.1) :
1. Studi Pustaka dan Studi Pendahuluan
Studi pendahuluan dilakukan dengan melakukan wawancara awal dengan pihak perusahaan dan observasi seputar lingkungan perusahaan. Studi pendahuluan ini bertujuan untuk memperoleh gambaran awal tentang perusahaan yang ingin diteliti. Studi pustaka dilakukan dengan membaca literatur-literatur yang berhubungan dengan topik penelitan, baik berupa jurnal, buku, artikel, maupun karya ilmiah lainnya untuk memperoleh pemahaman yang lebih mendalam.
2. Identifikasi Masalah
Setelah melakukan studi lapangan dan studi pustaka, peneliti dapat melakukan identifikasi masalah dengan berlandaskan penyimpangan antara hasil studi lapangan dan studi pustaka. Berdasarkan studi lapangan yang dilakukan oleh peneliti, peneliti menemukan beberapa masalah yang terjadi di PT Nitrotec dan yang menjadi permasalahan paling utama terletak pada sistem manajemen perusahaan. Karena adanya keterbatasan waktu, dana, tenaga, teori-teori, dan supaya penelitian dapat dilakukan secara lebih mendalam, maka tidak semua masalah akan diteliti. Setelah masalah yang akan diteliti itu ditentukan dan supaya masalah dapat terjawab secara akurat, maka masalah yang akan diteliti perlu dirumuskan secara spesifik.
3. Rumusan Masalah
Karena adanya keterbatasan waktu, dana, tenaga, teori-teori, dan supaya penelitian dapat dilakukan secara lebih mendalam, maka tidak semua masalah akan diteliti. Setelah masalah dapat terjawab secara akurat, maka masalah yang akan diteliti perlu dirumuskan secara spesifik.
4. Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian berkaitan erat dengan tujuan topik yang akan dibahas peneliti. Tujuan penelitian telah dijabarkan pada sub bab 1.3.
5. Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data awal yang dilakukan : - Metode Observasi.
Mendapatkan gambaran prosedur dan tata cara kerja yang diterapkan di PT Nitrotec Plastindo.
- Metode wawancara.
Melakukan wawancara dengan pemilik, presiden direktur, dan manajer dari masing-masing departemen seputar topik penelitian. Wawancara ini lebih bertujuan untuk lebih memahami OBSC perusahaan.
- Pengumpulan data sekunder.
Pengumpulan data-data perusahaan berkaitan dengan profil perusahaan, departemen keuangan, pemasaran, produksi, dan SDM. Hal ini sangat penting dalam mengetahui kinerja perusahaan selama ini.
- Focus Group Dicussion (FGD)
Bertujuan untuk mengumpulkan pihak-pihak dari level manajemen strategik hingga level operasional agar memperoleh rumusan mengenai Organizational Balanced ScoreCard pada tanggal 6 Oktober 2007.
Pengumpulan data dibantu dengan kuesioner terbuka ini bertujuan untuk merumuskan Organizational Balanced ScoreCard (OBSC) dan Personal Balanced ScoreCard (PBSC). Pengisian kuesioner OBSC dilakukan bersamaan dengan berlangsungnya FGD pada tanggal 6 Oktober 2007. Sedangkan pelaksanaan pengisian PBSC diberikan kepada masing-masing departemen dengan target responden seluruh karyawan tetap dari masing-masing departemen. Proses pengisian PBSC diberikan jangka waktu dari tanggal 15 Oktober 2007 hingga tanggal 31 Oktober 2007.
6. Perumusan Organizational Balanced Scorecard (OBSC) dan Personal Balanced Scorecard (PBSC)
Perumusan OBSC mencakup 4 perspektif yakni perspektif keuangan, pelanggan, proses internal, dan pengetahuan & pembelajaran. Keempat perspektif ini akan dijabarkan dalam bentuk faktor penentu keberhasilan, tujuan strategis, tolak ukur kinerja, target dan tindakan perbaikan. Setelah itu, akan diberikan pembobotan bagi tindakan perbaikan oleh presiden direktur PT Nitrotec Plastindo untuk mendapatkan prioritas urutan perbaikan yang akan diterapkan. Perumusan PBSC juga hampir sama seperti OBSC mencakup 4 perspektif yakni perspektif internal, perspektif eksternal, perspektif pengetahuan & pembelajaran, dan perspektif keuangan. Untuk memudahkan analisa dari PBSC maka 4 perspektif PBSC akan diringkas setiap departemen dan dinyatakan dalam bentuk faktor penentu keberhasilan, sasaran pribadi, ukuran kinerja pribadi, target pribadi, dan tindakan perbaikan pribadi. Seperti halnya OBSC, tindakan perbaikan pribadi ini akan dibuat pembobotan dan hasilnya akan diringkas setiap departemen.
Setelah OBSC dan PBSC dirumuskan, maka OBSC harus diterjemahkan ke scorecard departemen, tim (hanya untuk departemen technical & production), dan kinerja personal. Perumusan scorecard kinerja personal dilakukan dengan menghubungkan scorecard tim dengan PBSC. Semua proses penerjemahan ini dilakukan dengan menggunakan FGD (rapat internal departemen) dan kuesioner. Tanggung jawab akan pengisian kuisioner yang menerjemahkan OBSC ini diserahkan kepada posisi tertinggi dari masing-masing departemen atau perwakilan departemen dengan jangka waktu pengumpulan dari tanggal 2 November 2007 hingga tanggal 16 November 2007.
8. Perbaikan
Proses perbaikan dilakukan dengan menggalakan kehadiran departement improvement team untuk masing-masing departemen. Masing-masing anggota dari departement improvement team akan membuat daftar masalah (kesalahan) yang dihadapi oleh departemen mereka. Kemudian diolah dan dianalisa menggunakan konsep PDCA 7 langkah 7 alat. Langkah-langkah pelaksaan yang akan dibahas dalam penelitian terbatas pada 4 langkah awal dari PDCA yang terdiri dari penentuan judul yang diperoleh dengan melakukan inventarisasi masalah dan diagram pareto; analisa penyebab dengan menggunakan fish bone diagram dan Nominal Group Technique; pengujian penyebab dominan dengan menggunakan analisa korelasi atas berbagai alternatif tindakan korektif; dan pembuatan rencana perbaikan dengan menggunakan tabel 5W+2H dan histrogram target goal. Sedangkan pelaksanaan langkah ke-5 hingg langkah ke-7 (penelitian hasil, pembuatan standard baru, dan pengumpulan data baru untuk rencana berikutnya) belum terlaksana sehingga tidak dapat dibahas dalam penelitian ini.
9. Usulan penilaian kinerja
Masing-masing tindakan perbaikan dari tahap sebelumnya dibuatlah suatu ukuran penilaian kinerja.
10. Usulan langkah-langkah pengembangan & pembelajaran.
Dinyatakan dalam bentuk tabel- tabel usulan disertai kuesioner usulan untuk menilai proses yang telah diterapkan.
11. Analisa penerapan Total Performance Scorecard pada perusahaan.
Hasil pengolahan data yang didapat kemudian dianalisa dengan dukungan teori – teori yang telah dipelajari, dan memberikan usulan perbaikan terhadap kekurangan-kekurangan yang dijumpai.
12. Kesimpulan & saran
Berdasarkan hasil analisa dari penelitian, maka peneliti dapat menarik beberapa kesimpulan. Kesimpulan penelitian merupakan jawaban dari rumusan masalah penelitian. Saran didasarkan pada data hasil penelitian, dan dalam hal ini didasarkan pada kesimpulan.
1.6. Sistematika Penulisan
Laporan ini akan dibuat dalam bentuk lima bab yang terdiri dari
• Bab 1 : Pendahuluan
Bab ini akan membahas tentang latar belakang permasalahan yang mendukung proses pemilihan judul, ruang lingkup penelitian yang dijalankan selama penyusunan laporan ini, dan metodologi yang diterapkan dalam proses perancangan.
• Bab 2 : Landasan Teori
Dalam bab ini akan dipaparkan garis besar teori Total Performance Scorecard (TPS) yang digunakan selama proses penelitian dan perancangan dari berbagai sumber ilmiah yang dapat diandalkan.
• Bab 3 : Analisis Sistem
Pada bab ini akan dibahas mengenai metode pengumpulan data khususnya tentang sekilas mengenai profile perusahaan, sistem yang dianut perusahaan saat ini, dan analisa lingkungan internal & eksternal. Sistem yang dianut saat ini akan dibandingkan dengan konsep TPS sehingga diperoleh keunggulan dari penerapan konsep TPS dalam PT Nitrotec Plastindo.
• Bab 4 : Perancangan Sistem
Bab ini akan menunjukkan langkah-langkah yang diperlukan dalam penerapan TPS pada PT Nitrotec Plastindo disertai pembahasan secara bertahap. Pembahasan ini akan dilakukan hingga pada tahap perbaikan dari konsep TPS. Berhubung dengan adanya keterbatasan waktu, tahap perbaikan ini hanya akan mencakup 3 departemen saja. Selanjutnya tahap penilaian, pengembangan, dan pembelajaran akan berupa usulan.
• Bab 5 : Kesimpulan dan Saran
Dari keseluruhan proses perancangan usulan penerapan TPS pada PT Nitrotec Plastindo akan dibuat suatu ringkasan menyeluruh dalam bentuk kesimpulan dan saran.
