Setelah selesai klik Ok, secara otomatis agenda surat terekam ke dalam sistem aplikasi surat.
Jika akan menambahkan disposisi atau tanda tangan Direktur SDM dan Umum, pilih jenis surat yang akan ditambahkan kemudian ketik nomor urut sesuai dengan nomor yang ada di tepi kanan bawah surat pada kolom cari data
setelah itu klik menu edit. Pada kolom disposisi Dirpum (sekarang berganti nama menjadi Dirsum) ketik hasil diposisi, jika surat yang meminta tanda tangan Direktur SDM dan Umum ketik ACC pada kolom disposisi Dirpum. Apa sebetulnya kepanjangan dari ACC ini ? Kalau mengacu dari bahasa Belanda (karena kita lama dijajah oleh Belanda) ACC adalah singkatan dari accoord yang maknanya kurang lebih „akur‟ atau „sepakat‟. Kalau mengacu pada bahasa Inggris dia adalah kependekan dari accepted (diterima) dan bisa pula merupakan singkatan dari bahasa Latin accedere (yang juga berarti disetujui).
Uraian di atas berlaku pada semua jenis pengagendaan. Apabila terdapat karyawan yang ingin mengetahui posisi surat dan hasil disposisi Direktur SDM dan Umum serta surat yang ditandatangani, pilih jenis surat pada menu utama lalu klik menu filter maka akan muncul kotak dialog seperti pada Gambar 2.13
Gambar 2.13 Hasil Tampilan Menu Filter
Untuk menggunakan menu filter, arahkan kursor dan klik pada menu filter seperti tanda pada petunjuk Gambar 2.13 pada bagian atas yang berwarna kuning, pilih bagian surat yang ingin difilter pada kolom field yang terdiri dari:
1. Asal surat. 2. Perihal.
3.Nomor surat atau tanggal surat. 4. Tanggal pencatatan.
5. Disposisi Dirut. 6. Disposisi Dirpum.
7. Ditujukan kepada atau tanggal keluar.
Kemudian beralih pada field value, kemudian pilih partial match anywhere pada pilihan search type. Setelah selesai klik Ok. Maka, pencarian data yang diinginkan akan langsung dimunculkan apabila tersedia, tetapi jika tidak tersedia berarti surat belum terekam atau surat belum diterima oleh Sekretaris Direktur SDM dan Umum.
Gambar 2.14 Pengagendaan Nota Dinas
Sumber: Direktorat SDM dan Umum (2016)
Gambar 2.14 menunjukkan bahwa tampilan di atas diperuntukkan untuk pengagendaan Nota Dinas yang meminta persetujuan berupa tanda tangan atau disposisi Direktur SDM dan Umum, Berita Acara atau surat yang berkop tengah
(logo pelindo 3) kecuali Surat Perintah. Surat Perintah menggunakan surat berkop tengah, tetapi terdapat menu sendiri pada menu utama aplikasi surat untuk kategori Surat Perintah. Pada kolom lain-lain/ekspedisi diisi jika terdapat revisi atau perbaikan dari Direktur SDM dan Umum atau staf yang mengambil Nota Dinas untuk mengetahui tindak lanjutnya.
Berikut adalah tampilan pengagendaan Takah (Surat DITSUM) yang diperuntukkan untuk merekam surat yang membutuhkan penomoran DITSUM.
Gambar 2.15 Pengagendaan Takah (Surat DITSUM)
Sumber: Direktorat SDM dan Umum (2016)
Pemberian nomor surat DITSUM dan tanggal surat dilakukan oleh Sekretaris Direktur SDM dan Umum, kemudian diarsip sesuai dengan nomor urut Surat DITSUM. Pengadaan jenis takah pada menu utama aplikasi surat hanya untuk mengisi kekosongan aplikasi karena takah yang dimaksudkan diuraian ini bukan dalam arti yang sebenarnya. Berikut ini adalah pengagendaan Surat Keluar.
Gambar 2.16 Pengagendaan Surat Keluar
Surat Keluar diperuntukkan untuk surat yang ditandatangani Direktur SDM dan Umum atau Pelaksana harian Direktur SDM dan Umum.
Gambar 2.17 Pengagendaan Surat Perintah
Sumber: Direktorat SDM dan Umum (2016)
Gambar tampilan Surat Perintah diperuntukkan untuk pengagendaan khusus untuk surat yang terdapat judul Surat Perintah dengan menggunakan kop atau logo tengah perusahaan.
Gambar 2.18 Pengagendaan Verbal
Sumber: Direktorat SDM dan Umum (2016)
Tampilan pengagendaan Verbal ini diperuntukkan untuk mengagendakan surat yang memiliki cover atau sampul, yang di dalam cover tersebut terdapat nama jajaran Direksi yang sekiranya penting untuk diketahui oleh Direksi. Ukuran kertas yang digunakan untuk mencetak cover tersebut berukuran A3. Surat yang diverbalkan adalah Nota Kesepahaman, Perjanjian Kerjasama, Berita Acara Rapat
Direksi yang perlu untuk diverbalkan, dan Surat Keluar yang perlu untuk diverbalkan.
Berikut adalah contoh cover dari surat verbal yang dikonsep oleh Subdit Pelayanan Kapal dan Terminal Direktorat Operasi dan Pengembangan Bisnis pada Gambar 2.19
Gambar 2.19 Contoh Cover Surat Verbal
Sumber: Direktorat Operasi dan Pengembangan Bisnis (2016)
Selanjutnya, pada 1 Maret 2016 – 24 Mei 2016 praktik kerja lapangan dilaksanakan di Sekretaris Direktorat Operasi dan Pengembangan Bisnis. Berikut ini adalah kegiatan penulis selama melaksanakan praktik kerja lapangan:
1. Menginput berbagai macam jenis surat yaitu: Surat Masuk (surat dari eksternal maupun internal dari berbagai Sub Direktorat dan dari eksternal perusahaan, Nota Dinas, Verbal, Undangan, dan Surat Keluar.
2. Memberi lembar disposisi pada jenis Surat Masuk dan Nota Dinas yang tanpa meminta tanda tangan Direktur Operasi dan Pengembangan Bisnis. 3. Menerima telepon baik dari internal maupun eksternal.
4. Menerima tamu Direktur Operasi dan Pengembangan Bisnis. 5. Mensortir surat setelah diagendakan dan didisposisi.
6. Mendistribusikan surat yang telah diagendakan dan didisposisi.
7. Mencatat surat yang telah diagendakan dan didisposisi ke dalam buku ekspedisi.
8. Memfotocopy surat.
9. Mengarsip Surat Undangan dan Nota Dinas SPPD. 10. Menerima surat dari Tata Usaha Kantor Pusat.
11. Mencarikan agenda surat bila ada staf yang ingin mengetahui hasil disposisi, tanda tangan Direktur Operasi dan Pengembangan Bisnis atau keberadaan surat.
Pengagendaan surat di Sekretaris Direktorat Operasi dan Pengembangan Bisnis menggunakan Microsoft Excel, namunada juga beberapa ordner yang digunakan untuk mengarsip surat. Surat yang diarsip dalam ordner menyesuaikan dengan hasil disposisi dari Direktur Operasi dan Pengembangan Bisnis atau Pelaksana harian Direktur Operasi dan Pengembangan Bisnis. Jenis-jenis ordner yang digunakan oleh Sekretaris Direktur Operasi dan Pengembangan Bisnis diantaranya:
1. Undangan yang dihadiri Direktur Operasi dan Pengembangan Bisnis 2. Surat Tembusan Sekretaris Direktur Operasi dan Pengembangan Bisnis 3. File Sekretaris Direktur Operasi dan Pengembangan Bisnis (surat yang
disposisinya file disimpan yang ditujukan oleh Sekretaris) 4. File Khusus (surat yang hasil disposisinya file khusus)
5. Nota Dinas SPPD (Surat Perintah Perjalanan Dinas) SM (Senior Manajer, ASM (Asisten Senior Manajer), dan Staf Direktorat Operasi dan Pengembangan Bisnis
Selain mencantumkan beberapa kegiatan praktik kerja lapangan, berikut penulis sertakan alur mulai dari penerimaan sampai dengan pendistribusian surat di Sekretaris Direktorat Operasi dan Pengembangan Bisnis yang disajikan dalam bentuk flow chart pada Gambar 2.20.
Gambar 2.20 Alur Penerimaan sampai dengan Pendistribusian Surat di Sekretaris Direktorat Operasi dan Pengembangan Bisnis
Sumber: Data diolah Sendiri Gambar 2.20 dapat dijelaskan sebagai berikut:
Mulai Surat Masuk Surat Untuk Siapa ? Menyerahkan Surat ke Senior Manajer , Diagendakan & Tanpa Lembar Disposisi SM
Menyerahkan Surat ke Direktur Operasi & Pengembangan Bisnis, Diagendakan & diberi Lembar Disposisi Pengagendaan Surat DIROPBIS Mensortir Surat Sebelum Disposisi Masuk Ruang Diropbis Pengagendaan Hasil Disposisi & Tgl Keluar
Pensortiran
dan Pencatatan Pendistribusian & TTD
1. Surat masuk ke Sekretaris Direktur Operasi dan Pengembangan Bisnis. 2. Surat yang masuk di Sekretaris Direktur Operasi dan Pengembangan
Bisnis diagendakan sesuai dengan jenis surat.
3. Setelah surat selesai diagendakan, surat diberi lembar disposisi jika kategori Surat Masuk dari eksternal perusahaan, Nota Dinas yang meminta disposisi, dan Surat Undangan. Nota Dinas, Surat Keluar atau surat yang meminta tanda tangan Direktur Operasi dan Pengembangan Bisnis tidak diberi lembar disposisi.
4. Setelah surat teragendakan, pada lembar disposisi dituliskan nomor urut agenda/tanggal entry surat/kode Sekretaris di kolom nomor lembar disposisi seperti contoh di bawah ini:
Jika perihal pada surat tersebut berkenaan langsung dengan Senior Manajer yang bersangkutan atau Surat Tembusan, yang menentukan tujuan pendisposisiannya adalah Sekretaris Direktur Operasi dan Pengembangan Bisnis dengan mengagendakan terlebih dahulu dan menuliskan nomor urut/tanggal entry surat/kode Sekretaris, langsung SM... pada tepi kanan atas surat dengan tidak memberi lembar disposisi dan setelah itu dicatat ke buku ekspedisi internal.
Berikut adalah surat yang langsung ditujukan kepada SM Pelayanan Kapal dan Terminal tanpa lembar disposisi pada Gambar 2.21.
Gambar 2.21 Contoh Surat Langsung yang Terkait dengan Senior Manajer
Sumber: Direktorat Operasi dan Pengembangan Bisnis (2016) Berikut adalah surat-surat yang berasal dari Tata Usaha Kantor Pusat atau eksternal perusahaan yang perihalnya terkait langsung kepada para Senior Manajer yaitu:
1) Surat yang berkenaan dengan HPL (Hak Pengelolaan Tanah), BLH (Badan Lingkungan Hidup) atau yang berkaitan tentang tanah, langsung ditujukan ke bagian Senior Manajer Manajemen Properti.
2) Surat yang berkenaan dengan perkapalan, penundaan, laporan kinerja operasional, realisasi kinerja pelayanan kapal waktu tunggu pelayanan pandu, usulan pemberian insentif petugas operasional, izin bongkar muat barang, kinerja petugas pandu, data pemanduan, laporan kegiatan pelayanan, kunjungan kapal pesiar, standar prosedur operasi pemanduan kapal, retribusi jasa pemanduan dan penundaan dan sejenisnya langsung ditujukan ke bagian Senior Manajer Pelayanan Kapal dan Terminal.
3) Surat yang berkenaan dengan kerjasama, izin kerjasama, pemberhentian kerjasama, laporan evaluasi penyesuaian tarif curah cair, tindak lanjut kerjasama, evaluasi kegiatan pelayanan curah cair, persiapan pengoperasian terminal, permohonan perpanjangan perjanjian kerjasama, evaluasi draft surat perjanjian, permohonan penghentian pekerjaan yang membahayakan dan sejenisnya langsung ditujukan ke Senior Manajer Pemasaran dan Pengembangan Bisnis.
4) Surat yang berkenaan tentang K3 (Keamanan, Kesehatan, dan Kese-lamatan Kerja), klaim kerusakan, rekapitulasi data kecelakaan kerja dan kehilangan, tindak lanjut hasil survei kepuasan pelanggan, laporan pelaksanaan kegiatan bulan K3, pengiriman laporan pelaksanaan kegaiatan bulan K3, usulan pekerjaan survei kepuasan pelanggan, permohonan rekomendasi izin pengembangan fasilitas dan sejenisnya, langsung ditujukan ke Senior Manajer Manajemen Mutu dan Risiko. Untuk penandaan Nota Dinas SPPD (Surat Perintah Perjalanan Dinas) Senior Manajer, Asisten Senior Manajer, dan para staf setelah diagendakan, pada bagian tepi kanan atas menuliskan nomor urut/ND, ND adalah singkatan dari Nota Dinas.
5. Setelah semua surat selesai teragendakan, surat disortir menurut jenis suratnya dan dimasukkan berdasarkan map yang sesuai untuk dimasukkan
keruangan Direktur Operasi dan Pengembangan Bisnis untuk mendapatkan disposisi atau tanda tangan.
6. Setelah surat telah didisposisi atau ditandatangani oleh Direktur Operasi dan Pengembangan Bisnis, surat dikeluarkan dari ruangan Direktur Operasi dan Pengembangan Bisnis untuk diagendakan kembali hasil disposisi atau tanda tangan Direktur kedalam agenda surat sesuai dengan jenis dan nomor urut surat yang telah diagendakan sebelumnya.
7. Setelah mengagendakan hasil disposisi atau tanda tangan Direktur Operasi dan Pengembangan Bisnis, surat disortir kembali menurut hasil disposisi untuk didistribusikan kepada yang bersangkutan
8. Setelah surat disortir menurut hasil disposisi, surat dicatat ke buku ekspedisi yang sesuai.
9. Surat didistribusikan kepada yang bersangkutan dengan membubuhkan tanda tangan sebagai tanda terima surat.
Apabila pada surat tersebut terdapat kata Cq atau kalimat diteruskan ke SM... pada bagian belakang surat, kalimat diteruskan ke SM... (surat yang dikirim dari bagian Tata Usaha Kantor Pusat) yang tercap pada stempel seperti pada Gambar 2.23 maka, surat tersebut langsung diberikan kepada yang bersangkutan tanpa melalui pengagendaan dan pencatatan di buku ekspedisi. Berikut contoh surat dengan kata Cq pada Gambar 2.22.
Gambar 2.22 Surat dengan Kata Cq
Sumber: Direktorat Operasi dan Pengembangan Bisnis (2016)
Istilah kata Cq pada surat adalah titipan, surat yang diberikan dari bagian Tata Usaha Kantor Pusat atau dari eksternal perusahaan yang dititipkan di Sekretaris untuk diteruskan ke bagian yang bersangkutan sesuai dengan tujuannya.
Gambar 2.23 Stempel yang Ditujukan Langsung Kepada Senior Manajer Terkait
Sumber: Tata Usaha Kantor Pusat PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) Cap stempel pada Gambar 2.23 adalah cap stempel yang berasal dari bagian Tata Usaha Kantor Pusat PT Pelabuhan Indonesia III (Persero). Cap stempel tersebut terletak dibagian belakang surat. Sama dengan istilah Cq, pada baris diteruskan ke, ditujukan kepada Senior Manajer yang bersangkutan sesuai dengan yang dituliskan dan diberikan langsung tanpa melakukan pengagendaan di komputer dan pencatatan surat di buku ekspedisi
Berikut ini adalah tampilan-tampilan pengagendaan surat dengan format yang berbeda di Sekretaris Direktorat Operasi dan Pengembangan Bisnis.
Gambar 2.24 Agenda Surat Masuk
Sumber: Direktorat Operasi dan Pengembangan Bisnis (2016)
Pengagendaan pada Gambar 2.24 diperuntukkan untuk mengagendakan surat yang berkategori Surat Masuk (surat masuk dari eksternal perusahaan maupun internal dari berbagai Sub Direktorat dan dari eksternal perusahaan) yang meminta disposisi Direktur Operasi dan Pengembangan Bisnis dengan tujuan untuk segera ditindaklanjuti, Nota Dinas yang membutuhkan disposisi dari Direktur Operasi dan Pengembangan Bisnis. Untuk contoh pada Gambar 2.21 juga diagendakan pada surat masuk dan pada kolom keterangan mencatat langsung tujuan SM nya.
Format dari Agenda Surat Masuk yaitu: 1. Nomor 2. Tanggal entry 3. Asal surat 4. Nomor surat 5. Tanggal surat 6. Perihal
7. Disposisi A1 (Direktur Utama)
8. Disposisi A2 (Direktur Operasi dan Pengembangan Bisnis) atau Pelaksana Harian A2
10.Tanggal disposisi
11.Keterangan (diisi apabila terdapat staf yang ingin menarik atau memperbaiki surat yang sudah masuk di Sekretaris)
Gambar 2.25 Agenda Surat Keluar
Sumber: Direktorat Operasi dan Pengembangan Bisnis (2016)
Tampilan pengagendaan Surat Keluar diperuntukkan untuk mengagendakan semua jenis surat keluar bisa berupa Verbal, Berita Acara, Surat Perintah atau surat yang meminta tanda tangan Direktur kecuali Nota Dinas Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD). Untuk kategori Surat Keluar, setelah diagendakan pada bagian tepi kanan atas menuliskan nomor urut agenda/kode Sekretaris. Setelah diagendakan dan diberi nomor urut agenda/kode Sekretaris, kemudian surat dicatat ke dalam buku ekspedisi yang bernama buku agenda surat keluar seperti pada Gambar 2.26
Format dari Agenda Surat Keluar yaitu: 1. Nomor
2. Tanggal entry 3. Asal surat
4. Dikirim ke (sesuai dengan tujuan surat)/isi surat (judul surat) 5. Perihal
7. Tanggal surat masuk (masuk ke Sekretaris A2) 8. Tanggal surat keluar
9. Keterangan (berupa TTD A2, jika sudah ditandatangani) 10.Note (diisi apabila ada revisi atau perbaikan dari Direktur)
Format yang terdapat pada buku agenda surat keluar adalah 1. Nomor urut
2. Tanggal (tanggal dikirimnya surat oleh Sekretaris) 3. Dikirim kepada (tujuan pengiriman surat)
4. Nomor dan tanggal surat (dicatat hanya nomor saja) 5. Perihal
6. Pengirim (yang menerima surat pada saat didistribusikan) 7. Keterangan (berupa tanda tangan penerima surat)
Berikut ini adalah buku agenda surat keluar.
Gambar 2.26 Buku Agenda Surat Keluar
Sumber: Direktorat Operasi dan Pengembangan Bisnis (2016)
Buku agenda surat keluar diperuntukkan untuk mencatat semua jenis Surat Keluar yang meminta tanda tangan Direktur Operasi dan Pengembangan Binsis,
baik itu berupa Surat Keluar, Berita Acara, Nota Dinas Surat Perintah Perjalanan Dinas dan sejenisnya
Gambar 2.27 Agenda Nota Dinas
Sumber: Direktorat Operasi dan Pengembangan Bisnis (2016)
Tampilan pengagendaan Nota Dinas pada Gambar 2.27 ini hanya untuk mengagendakan Surat Perintah Perjalanan Dinas Senior Manajer, Asisten Senior Manajer, dan para staf Direktorat Operasi dan Pengembangan Bisnis. Nota dinas tersebut dibuat oleh masing-masing konseptor dan dicetak sebanyak 2 (dua) lembar untuk arsip Sekretaris dan untuk didistribusikan kepada masing-masing konseptor setelah mendapat ACC dari direktur. Khusus untuk Nota Dinas SPPD, pemberian nomor dan tanggal surat dilakukan oleh Sekretaris. Pemberian nomor dan tanggal surat dicatat setelah mendapatkan ACC dari Direktur.
Format dari Agenda Nota Dinas yaitu: 1. Nomor
2. Tanggal masuk Nota Dinas ke Sekretaris 3. Konseptor (maknanya sama dengan asal surat) 4. Dikirim (sesuai dengan tujuan Nota Dinas) 5. Perihal
6. Nomor Nota Dinas (yang melakukan penomoran adalah Sekretaris Direktur Operasi dan Pengembangan Bisnis)
7. Tanggal Nota Dinas (yang melakukan penanggalan adalah Sekretaris Direktur Operasi dan Pengembangan Bisnis)
8. Keterangan (diisi apabila ada revisi atau perbaikan dari Direktur) Gambar 2.28 Agenda Undangan Direktur Operasi dan
Pengembangan Bisnis
Sumber: Direktorat Operasi dan Pengembangan Bisnis (2016)
Tampilan pengagendaan Undangan diperuntukkan untuk Surat Undangan yang dihadiri oleh Direktur Operasi dan Pengembangan Bisnis. Jika Direktur sedang melaksanakan perjalanan dinas atau berhalangan hadir, pendisposisiannya bisa diwakilkan oleh Pelaksana harian Direktur Operasi dan Pengembangan Bisnis.
Format dari Agenda Undangan yaitu: 1. Nomor
2. Tanggal Undangan diterima oleh Sekretaris 3. Undangan dari
4. Nomor Undangan
5. Tanggal surat (Undangan) 6. Perihal (isi Undangan) 7. Undangan untuk 8. Hari dan tanggal 9. Waktu
10.Tempat
11.Rapat dipimpin oleh 12.Disposisi A1
13.Disposisi A2 14.Tanggal disposisi 15.Keterangan disposisi
Selain mengagendakanke Microsoft Excel, memberi lembar disposisi (jika kategori Surat Masuk atau ditujukan untuk Sekretaris Direktur Operasi dan Pengembangan Bisnis). Disamping itu juga memilah-milah surat yang ditujukan untuk Sekretaris. Surat yang ditujukan untuk Sekretaris adalah surat yang pada bagian belakangnya terdapat stempel juga berupa tulisan A2 (kode Direksi untuk Direktur Operasi dan Pengembangan Bisnis) pada Gambar 2.29 yang berasal dari Tata Usaha Kantor Pusat PT Pelabuhan Indonesia III (Persero). Jika surat tersebut ditujukan untuk Sekretaris, oleh Sekretaris Direktur Operasi dan Pengembangan Bisnis diagendakan terlebih dahulu dan diberi lembar disposisi untuk mendapatkan hasil disposisi dari Direktur Operasi dan Pengembangan Bisnis.
Berikut contoh gambar stempel surat:
Gambar 2.29 Cap Stempel Surat untuk A2
Sumber: Tata Usaha Kantor Pusat PT Pelindo 3 (2016)
Jika pada stempel tersebut bertuliskan diteruskan ke A2, maka terlebih da-hulu diagendakan pada agenda surat yang sesuai. Untuk kategori Surat Masuk, diagendakan ke daftar Agenda Surat Masuk Direktur Operasi dan Pengem-banganBisnis seperti pada Gambar 2.24. Setelah diagendakan, diberi lembar
disposisi (jika untuk A2) dengan menuliskan nomor urut/tanggal entry surat/kode Sekretaris pada bagian nomor sesuai dengan pengagendaan di komputer, kemudian disortir menurut kategori surat dan dimasukkan ke dalam map yang sesuai. Sekretaris Direktur Operasi dan Pengembangan Bisnis menggunakan beberapa map agar pada saat surat dimasukkan ke dalam ruangan Direktur Operasi dan Pengembangan Bisnis terlihat lebih rapi dan tidak berantakan. Map yang digunakan oleh Sekretaris Direktur Operasi dan Pengembangan Bisnis antara lain:
1. Map Surat Masuk: Untuk kategori Surat Masuk dan Nota Dinas yang meminta disposisi
2. Map Nett: Untuk Nota Dinas SPPD (Surat Perintah Perjalanan Dinas), (Senior Manajer), ASM (Asisten Senior Manajer), dan Staf Direktorat Operasi dan Pengembangan Bisnis, surat yang meminta tanda tangan Direktur Operasi dan Pengembangan Bisnis bisa berupa Permohonan Cuti, Surat Keluar dan sejenisnya.
3. Map Urgent: Untuk surat yang keperluannya sangat mendesak
4. Map Plh: digunakan para SM yang sedang ditunjuk sebagai Pelaksana harian untuk mendisposisi surat jika Direktur sedang tidak ada di tempat atau sedang melaksanakan perjalanan dinas.
5. Map Verbal: Untuk Surat Verbal atau surat bersampul 6. Map Undangan Direktur Operasi dan Pengembangan Bisnis
Surat kategori Nota Dinas yang meminta tanda tangan Direktur Operasi dan Pengembangan Bisnis maka surat tersebut diagendakan ke dalam Agenda Nota Dinas Direktur Operasi dan Pengembangan Bisnis seperti pada Gambar 2.27 berupa SPPD (Surat Perintah Perjalanan Dinas) Para SM, ASM, dan Staf Direktorat Operasi dan Pengembangan Bisnis.
Surat kategori Surat Keluar dan Verbal, surat tersebut diagendakan ke dalam Agenda Surat Keluar Direktur Operasi dan Pengembangan Bisnis seperti pada Gambar 2.25. Surat Verbal adalah surat ber-cover yang terdapat
beberapa nama jajaran Direksi untuk mengetahui isi dari surat tersebut. Surat yang diverbalkan adalah surat yang sekiranya penting untuk diketahui para Direksi. Contohnya, Peraturan Direksi, Berita Acara, Nota Kesepahaman, Surat Keluar yang penting untuk diverbalkan, dan lain-lain.
Sekretaris Direktur Operasi dan Pengembangan Bisnis menggunakan 4 (empat) buku ekspedisi yang terdiri dari:
1. Buku Ekspedisi Internal
Buku ini diperuntukkan untuk surat yang berada di area Direktorat Operasi dan Pengembangan Bisnis (SM Pemasaran & Pengembangan Bisnis, SM Manajemen, Mutu, dan Risiko, SM Pelayanan Kapal & Terminal, SM Manajemen Properti, Kepala Biro Hukum).
Gambar 2.30 Buku Ekspedisi Internal
Sumber: Direktorat Operasi dan Pengembangan Bisnis (2016)
Buku ini diperuntukkan untuk mencatat surat yang memakai lembar disposisi baik itu surat masuk dari eksternal, internal maupun Nota Dinas yang meminta disposisi Direktur. Contoh surat langsung pada Gambar 2.20 juga dicatat pada buku ekspedisi internal.
Format dari buku ekspedisi internal yaitu: 1. Nomor urut.
3. Asal surat.
4. Dikirim kepada (tujuan pengiriman surat).
5. Perihal (mengisinya dengan menuliskan nomor urut/tanggal entry surat/kode Sekretaris).
6. Tanda tangan si penerima surat. 2. Buku Ekspedisi Eksternal
Buku ini diperuntukkan untuk di luar area Direktorat Operasi dan Pengembangan Bisnis (Sekretaris Perusahaan).
Gambar 2.31 Buku Ekspedisi Eksternal
Sumber: Direktorat Operasi dan Pengembangan Bisnis (2016)
Buku ini diperuntukkan hanya untuk mencatat Nota Dinas perjalanan dinas milik Direktur Operasi dan Pengembangan Bisnis yang selanjutnya akan dikirimkan ke bagian Sekretaris Perusahaan Kantor Pusat PT Pelabuhan Indonesia III (Persero).
Format dari buku ekspedisi eksternal yaitu: 1. Nomor urut.
2. Tanggal (tanggal kirim Nota Dinas Direktur ke bagian Sekretaris Perusahaan).
3. Perihal.
4. Ditujukan kepada. 5. Tanda tangan.
3. Buku Agenda Surat Keluar
Gambar untuk buku ini terdapat pada Gambar 2.26. Jenis buku ini diperuntukkan untuk surat yang telah mendapatkan tanda tangan Direktur Operasi dan Pengembangan Bisnis, baik itu berupa Surat Keluar, Nota Dinas SPPD SM, ASM, dan staf, Berita Acara, Surat Perintah dan sejenisnya.
4. Buku Ekspedisi Verbal
Buku Ekspedisi Verbal diperuntukkan baik di dalam area Direktorat Operasi dan Pengembangan Bisnis (SM Pelayanan Kapal dan Terminal, SM Pemasaran dan Pengembangan Bisnis, SM Manajemen Properti, dan SM Manajemen Mutu dan Risiko) maupun di luar area Direktorat Operasi dan Pengembangan Bisnis.
Gambar 2.32 Buku Ekspedisi Verbal
Sumber: Direktorat Operasi dan Pengembangan Bisnis (2016)
Buku ini diperuntukkan khusus untuk surat yang ber-cover atau bersampul seperti pada Gambar 2.19
Format dari buku ekspedisi verbal yaitu: 1. Nomor urut
2. Tanggal kirim (tanggal kirim surat) 3. Ditujukan kepada
4. Nomor/Tanggal/Perihal (mengisinya dengan menuliskan nomor urut/kode Sekretaris/tanggal entry surat)
5. Tanda tangan
Untuk surat yang kepadanya bukan ditujukan untuk Direktur Operasi dan Pengembangan Bisnis tidak diberi lembar disposisi, melainkan langsung diberikan kepada yang bersangkutan sesuai dengan perihal surat dengan mengagendakan terlebih dahulu kemudian pada pojok kanan atas menuliskan nomor urut/tanggal entry surat/kode Direksi, langsung ke Senior Manajer tujuan dan dicatat ke buku ekspedisi internal
2.3 Pembahasan
Dalam mengelola persuratan baik itu dari eksternal maupun internal perusahaan dibutuhkan suatu sistem yang efektif dan efisien, di mana sistem tersebut dapat mendukung jalannya arus kegiatan surat-menyurat guna melancarkan komunikasi antar perseorangan maupun kelompok. Untuk membangun suatu sistem yang efektif dan efisien dibutuhkan perangkat lunak (software) yang dapat menunjang aktivitas surat-menyurat. Menurut Kadir dan Triwahyuni (2013:7), perangkat (software) atau dikenal juga dengan sebutan program adalah deretan instruksi yang digunakan untuk mengendalikan komputer sehingga komputer dapat melakukan tindakan sesuai yang dikehendaki pembuatnya. Sebagai contoh, Microsoft Word merupakan contoh perangkat lunak pengolah kata, yaitu perangkat lunak yang berguna untuk membuat dokumen.
Apabila sewaktu-waktu ada salah satu Staf, Senior Manajer, Asisten Senior Manajer yang menanyakan surat kita dapat dengan mudah mengetahui atau menelusuri surat tersebut dengan cara membuka data-data surat sesuai dengan
permintaan surat yang ditanyakan. Sistem tersebut telah diterapkan di Kantor Pusat PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) pada Sekretaris Direktorat SDM dan Umum dan Sekretaris Operasi dan Pengembangan Bisnis.
Sekretaris Direktur SDM dan Umum dan Sekretaris Direktur Operasi dan Pengembangan Bisnis sama-sama menggunakan software yang diperuntukkan untuk mengagendakan semua jenis surat. Tetapi, kedua unit kerja ini menggunakan software yang berbeda. Pada Sekretaris Direktorat SDM dan Umum menggunakan suatu aplikasi yang peruntukkan khusus untuk semua jenis surat yang di dalamnya terdapat beberapa menu. Sedangkan pada Sekretaris Direktur Operasi dan Pengembangan Bisnis hanya menggunakan Microsoft Excel yang diperuntukkan untuk mengagendakan semua jenis surat.
Jika ditinjau dari perbedaan penggunaan software tersebut, adapun beberapa kelebihan dan kekurangan yang dimiliki di masing-masing unit kerja. Berikut ini adalah kelebihan dan kelemahan penggunaan software pada Sekretaris Direktorat SDM dan Umum.
Kelebihan:
1. Pekerjaan mengagendakan surat menjadi lebih rapi dan teratur. 2. Lebih mudah untuk menelusuri agenda surat yang ingin dicari
3. Lebih aman, karena menggunakan log in dan password yang hanya diketahui oleh Sekretaris Direktorat SDM dan Umum untuk membuka data-data surat.
4. Pencarian data surat menjadi lebih mudah dan cepat. Kelemahan:
1. Risiko kehilangan lebih besar karena komputer yang terkena virus. 2. Apabila terjadi kerusakan pada komputer maka agenda surat yang telah
3. Masih tergantung dengan pihak si pembuat aplikasi karena hanya si pembuat aplikasi yang mengerti kunci untuk membuka aplikasi jika komputer mengalami kerusakan.
Sedangkan pada Sekretaris Direktorat Operasi dan Pengembangan Bisnis hanya menggunakan Microsoft Excel yang diperuntukkan untuk mengagendakan berbagai jenis surat. Adapun kelebihan dan kelemahan dalam penggunaannya.
Kelebihan:
1. Aktivitas surat-menyurat menjadi lebih tertib dan teratur 2. Pencarian surat di agenda menjadi lebih mudah
Kelemahan:
1. Butuh waktu lama dalam pencarian pengagendaan surat
2. Kurangnya keamanan data surat karena tidak memiliki pengaman seperti log in dan password pada saat membuka aplikasi
Selain mengagendakan surat pada software, Sekretaris juga melakukan pengarsipan pada jenis surat tertentu. Di Sekretaris Direktur SDM dan Umum hanya mengarsip Nota Dinas yang bernomorkan DITSUM. Sedangkan di Sekretaris Direktur Operasi dan Pengembangan Bisnis surat yang diarsip adalah Nota Dinas SPPD (Surat Perintah Perjalanan Dinas) milik Senior Manajer, Asisten Senior Manajer, dan Staf Direktorat Operasi dan Pengembangan Bisnis. Selain mengarsip Nota Dinas SPPD, Sekretaris Direktur Operasi dan Pengembangan Bisnis juga mengarsip surat yang tujuan pendisposisiannya ditujukan kepada Sekretaris berupa file di simpan.
Kegiatan mengarsip di Sekretaris Direktorat SDM dan Umum dan Direktorat Operasi dan Pengembangan Bisnis menyesuaikan dengan hasil disposisi Direktur SDM dan Umum dan Direktur Operasi dan Pengembangan Bisnis. Pada Sekretaris Direktorat Operasi dan Pengembangan Bisnis terdapat
surat yang harus diarsip tanpa menunggu perintah dari Direktur, yaitu Nota Dinas. Nota Dinas yang dimaksud adalah Nota Dinas SPPD (Surat Perintah Perjalanan Dinas). Pemberian nomor Nota Dinas SPPD dilakukan oleh Sekretaris Direktur Operasi dan Pengembangan Bisnis.
2.4 Hambatan Selama Praktik Kerja Lapangan
Selama melaksanakan praktik kerja lapangan, ada beberapa kendala yang dihadapi diantaranya:
1. Membutuhkan waktu yang lama untuk dapat menyesuaikan diri atau beradaptasi dengan lingkungan dunia kerja.
2. Masih terlihat kaku dalam berhubungan dengan orang lain.
3. Kurang fokus, teliti dalam melakukan pengagendaan, dan kadang-kadang suka lupa dalam mengerjakan pekerjaan yang diberikan.
4. Kurangnya pengetahuan yang dimiliki penulis sehingga penulis merasa ada sedikit rasa tidak percaya diri dalam menyelesaikan pekerjaan yang diberikan.
