29
BAB III
ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1. Tinjauan Perusahaan
Pada bagian ini, akan dijelaskan mengenai peninjauan sekolah diantaranya adalah sejarah sekolah, visi dan misi sekolah, struktur organisasi sekolah beserta fungsi-fungsi bagian struktur organisasi tersebut.
3.1.1. Sejarah Institusi/Perusahaan
Paud Nurul Huda Cikampek merupakan salah satu instansi yang bergerak dibidang Pendidikan yang terletak di Kp.Babakan sereh Dawuan Barat cikampek. Paud Nurul Huda merupakan salah satu sekolah swasta yang berdiri sejak tahun 2016 berdiri diatas tanah 180 m2, Paud Nurul Huda merupakan bagian dari yayasan ash-Shofa yang terdiri dari Paud Nurul Huda dan DTA Nurul Huda Ash-ash-Shofa. Dalam pengembangannya dilengkapi ruang kelas, kantor, mushola dan toilet.
Sejarah awal berdirinya PAUD Nurul Huda dimulai dari pengelola yang mengajar disebuah PAUD yang tentunya berpikiran untuk membuka PAUD sendiri dan ide tersebut beliau tekuni dan pelajari hingga mencari sumber yang bisa membantunya sehingga beliau bertemu dengan seseorang yang sudah mendirikan PAUD dan bertemu dengan ketua himpaudi cikampek di karawang lalu beliau disarankan untuk mengikuti diklat atau pelatihan sebagai bekal awal mendirikan PAUD sebagai pengelola atau sebagai kepala sekolah. Dari pelatihan itulah semakin menambah semangat untuk mendirikan PAUD dilingkungan sekitar yang belum ada
pendidikan untuk anak usia dini, karena ini akan sangat membantu anak-anak usia dini untuk mengembangkan kemampuan berfikir terutama di daerah tersebut.
Pada tahun yang sama, pihak penyelenggara PAUD Nurul Huda mengurus ijin pendirian PAUD Nurul Huda di Depertemen Pendidikan Kabupaten/Kota. Pada bulan Nopember 2016 dan mulai saat itulah lembaga pendidikan PAUD Nurul Huda adalah lembaga pendidikan yang resmi dibawah naungan Depertemen Pendidikan Kabupaten/Kota.
Seiring dengan berjalannya waktu, masyarakat mulai menyadari akan pentingnya pendidikan anak usia dini sebagai dasar atau pondasi bagi putra putri mereka, sehingga sambutan masyarakat semakin besar. Ini terbukti dengan antusiasme warga masyarakat yang banyak menyekolahkan putra putrinya di PAUD Nurul Huda Dawuan Barat Cikampek hingga sekarang.
PAUD Nurul Huda memiliki sebuah visi misi sebagai pedoman dan tujuan, berikut visi dan misi pa PAUD Nurul Huda yaitu
1. Visi
Menjadi lembaga Pendidikan Anak Usia Dini yang mencetak anak berakhlakul karimah, cerdas dan terampil.
2. Misi
a. Membekali siswa/siswi dengan mampu membaca al-quran. b. Menerapkan kegiatan belajar secara utuh dan menyeluruh.
3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Struktur Organisasi merupakan susunan dari sistem yang memiliki tanggung jawab di setiap bagian sistem. Berikut ini merupakan struktur organisasi berikut adalah struktur dan fungsi organisasi pada PAUD Nurul Huda Dawuan Barat Cikampek.
Sumber : (Paud Nurul Huda)
Gambar III.1
Struktur Organisasi Paud Nurul Huda
Pembagian tugas dan tanggung jawab atau fungsi berdasarkan struktur organisasi adalah sebagai berikut :
1. Tugas Pengelola Paud
a. Menyusun rencana program dan kegiatan tahunan dengan melibatkan bagian tata usaha dan penanggung jawab masig-masing program layanan.
b. Mengorganisasikan dan mengkordinsikan pelaksanaan program yang dilaksanakan di lembaga POS PAUD.
c. Melakukan pengawasan dan evaluasi seluruh program dan kegiatan yang diselenggarakan oleh lembaga POS PAUD.
d. Melakukan kerja sama dengan berbagai lembaga organisasi, instansi, dan masyarakat dalam rangka peningkatan akses dan mutu layanan PAUD di lembaga POS PAUD.
2. Tugas Kepala Sekolah
a. Menyusun rencana program dan kegiatan tahunan yang menjadi tanggung jawabnya, dengan melibatkan pendidik PAUD.
b. Mengorganisasikan dan mengkordinasikan pelaksanaan program pembelajaran yang dilaksanakan oleh guru, guru pendamping, pengasuh. c. Melakukan pembinaan terhadap program dan kegiatan yang diselenggarakan
guru, guru pendamping dan pengasuh.
d. Melakukan kerjasama dengan penanggung jawab program lainnya dalam rangka mutu layanan PAUD di lembaga POS PAUD.
e. Memberikan pengarahan tentang tumbuh kembang anak, penggunaan prosedur dan pelaporan perkembangan anak.
f. Membuat perencanaan anggaran sekolah. g. Melakukan kegiatan supervisi kepala sekolah 3. Tugas Sekretaris
a. Mengarsip dokumen yang dibutuhkan kepala sekolah.
b. Mengatur dan mengondisikan semua kehiatan jadwal kepala sekolah.
c. Membantu setiap orang tua siswa dan guru yang membutuhkan informasi tentang kegiatan sekolah.
d. Membuat daftar nama siswa. 4. Tugas Bendahara
a. Mengelola kegiatan keuangan sekolah pendidikan anak usia dini dan bertanggung jawab kepada kepala sekolah.
b. Membuat pertanggung jawaban laporan keungan sekolah dengan sebaik-baiknya.
5. Tugas Staff Administrasi
a. Menginstal Aplikasi Penginputan Data Sekolah yang disebut dengan aplikasi Dapodikdas, termasuk melakukan Update Aplikasi apabila aplikasi mengalami pembaruan biasanya persemester.
b. Menginput semua data Sekolah mulai dari Data Sekolah, Kepala Sekolah, Peserta Didik.
c. Melakukan Koreksi Data jika ada kesalahan/perbaikan data sekolah kemudian mengupload kembali ke kementrian pendidikan dan kebudayaan nasional
6. Tugas Pendidik
a. Mengidentifikasi kepribadian anak secara mendalam untuk dapat melihat karakternya.
b. Menguasai profil perkembangan anak yang terdiri dari enam aspek sesuai dengan kurikulum paud yang berlaku.
c. Membimbing kreativitas yang menumbuhkan potensi secara sabar, bijak, menyenangkan,ceria, santai dan penuh kasih sayang.
d. Kreatif dalam merancang dan menciptakan berbagai permainan untuk anak, dalam konteks pendekatan pembelajaran yang lebih memotivasi anak. e. Mampu menjalin komunikasi dengan orangtua secara bijaksana.
f. Mengidentifikasi tiap-tiap anak sebagai individu yang memiliki kebutuhan unik dalam pengalaman hidup, kepribadian anak, minat anak dan gaya belajar anak.
g. Menyelenggarakan kegiatan bermain yang memicu tumbuh kembang anak dengan cara bernyanyi, bercerita dan bereksplorasi.
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
1. Prosedur Data Murid
Proses data siswa dilakukan oleh staff administrasi, setiap proses pendataan siswa dilakukan pada saat penerimaan siswa baru. Bagian Pendaftaran memberikan formulir pendaftran kepada orang tua untuk diisi, kemudian setelah diisi diberikan kepada bagian pendaftran untuk diinputkan dan disimpan pada Microsoft excel dalam data murid dan orang tua.
2. Prosedur Penilaian hasil belajar
Guru kelas menginputkan karya dan kegiatan serta nilai harian hasil belajar murid selama dikelas ke dalam buku penilaian yang akan menjadi laporan akhir hasil belajar murid berupa raport di setiap akhir semester. laporan belajar murid tsb akan di simpan dan dijadikan sebundel buku yang nantinya akan diberikan kepada orang tua dan sebagai arsip sekolah.
3. Prosedur Pembayaran SPP
Untuk transaksi pembayaran SPP masing-masing guru orang tua memberikan karu SPP kepada wali kelas, setelah melakukan transaksi pembayaran SPP, masing-masing guru akan mencatat pada buku khusus pembayaran SPP dan menanda tangani pada buku khusus tersebut. Setelah itu laporan pembayaran SPP akan diberikan kepada Kepala sekolah untuk ditanda tangani, setelah
ditanda tangani rekap laporan pembayaran SPP diinputkan pada microsoft exel untuk disimpan diarsipkan dan dijadikan sebagai tanda bukti bahwa murid tersebut telah melakukan pembayaran SPP oleh kepala sekolah.
4. Prosedur Absensi Selanjutnya seperti pada umumnya setiap guru kelas akan mengabsen setiap kehadiran muridnya setiap hari dan disimpan yang nantinya akan dibuatkan rekap absen murid untuk dijadikan laporan akhir kehadiran murid pada raport yang akan diberikan pada akhir semester.
3.3. Activity Diagram
1. Activity Diagram Data Siswa
Mengisi formulir
Menyerahkan formulir dan data diri
murid
Menerima formulir dan data diri murid
merekap data murid
data murid disimpan Cek
Wali Murid Guru
invalid
valid
2. Activity Diagram Penilaian Hasil belajar
Membuat penilaian
Menginput data nilai
Menyimpan data nilai menyerahkan hasil belajar menerima hasil belajar
Guru Kepala Sekolah
Gambar III. 2 Activity Diagram Penilaian Hasil Belajar
3. Activity Diagram Pembayaran SPP
mendatangi Bendahara Memberikan kartu spp dan uang spp menerima kartu spp dan uang spp Mencatat pembayaran spp menginput data pembayaran spp memberikan kwitansi dan kartu spp memberikan laporan pembayaran spp menerima kwitansi dan kartu spp manerima laporan pembayaran spp Wali Murid Bendahara Kepala Sekolah
4. Activity Diagram Proses Absensi Mengabsen kehadiran murid Menginput kehadiran data murid memberikan laporan data kehadiran murid
menerima laporan kehadiran murid
GURU Kepala Sekolah
Gambar III. 4 Activity Diagram Proses Absensi
3.4. Spesifikasi Dokumen Masukan
A. Dokumen Masukan
1. Nama Dokumen : Formulir Pendaftaran
Fungsi : Berisi data identitas siswa, orang tua dan alamat rumah
Sumber : Siswa
Tujuan : Staff Administrasi Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap Penerimaan Siswa Baru Bentuk : Lihat Lampiran A.1
2. Nama Dokumen : Data Siswa
Fungsi : Sebagai Laporan data siswa
Sumber : Siswa
Tujuan : Staff Administrasi Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap Penerimaan Siswa Baru Bentuk : Lihat Lampiran A.2
3. Nama Dokumen : Kalender Pendidikan
Fungsi : Sebagai Pembuatan Jadwal Pelajaran Sumber : Dinas Pendidikan
Tujuan : Kepala Sekolah Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap Semester Bentuk : Lihat Lampiran A.3
3.5. Spesifikasi Dokumen Keluaran
B. Dokumen Keluaran
1. Nama Dokumen : Form Laporan Bulanan Fungsi : Sebagai laporan datasekolah Sumber : PAUD Nurul Huda
Tujuan : Himpaudi Cikampek Media : Kertas
Frekuensi : Setiap bulan Bentuk : Lihat Lampiran B.1 2. Nama Dokumen : Rencana Kegiatan Harian
Fungsi : Sebagai penilaian Raport
Sumber : Guru
Tujuan : Kepala Sekolah Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap Seminggu Sekali Bentuk : Lihat Lampiran B.2 3. Nama Dokumen : Raport
Fungsi : Sebagai Bukti Hasil Belajar Sumber : Wali Kelas
Tujuan : Siswa
Media : Kertas Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap Semester Bentuk : Lihat Lampiran B.3
3.6. Permasalahan Pokok
Permasalahan pokok merupakan suatu kendala yang dikeluhkan didalam suatu organisasi pada suatu perusahaan atau Instansi. Permasalahan bisa berupa permasalahan pada sistem, data masukan dan keluaran, program dan lain sebagainya. Proses Penginputan data baik data murid maupun data sekolah dilakukan secara manual.
Setelah penulis menganalisa ada beberapa permasalahan yang terjadi pada PAUD Nurul Huda yaitu
1. Sistem yang digunakan di PAUD Nurul Huda saat ini adalah sulitnya dalam mengolah data akademik. Kegiatan operasional tersebut seperti pengelolaan data siswa, penilaian hasil belajar, pembayaran spp, dan absensi masih dilakukan secara konvensional yaitu dengan cara mencatat dibuku dalam bentuk arsip sehingga seringkali mempersulit dalam pelaksanaan aktifitas, memasukkan data ke dalam
Ms.Excel baik dalam proses pengolahan data maupun penginputan data.
2. Penyebab kurangnya kemaksimalan dalam penggunaan pasilitas komputer yang ada di PAUD Nurul Huda itu dikarenakan kurangnya tenaga SDM/Teknisi yang menangani permasalahan infrastruktur sekolah dan monitoring sistem yang akan atau sedang dijalankan sehingga sulit untuk perkembangan sistem akademik di PAUD Nurul Huda.
3.7. Pemecahan Masalah
Pemecahan masalah suatu tindakan yang dilakukan untuk menyelesaikan suatu permasalahan dengan cara mendefinisikan masalah yang ada sehingga sistem yang berjalan pada perusahaan bisa lebih efektif dan efisien serta mempermudah proses yang sedang berlangsung pada instansi sekolah.
Berdasarkan permasalahan pokok yang terjadi pada PAUD Nurul Huda maka penulis mengajukan beberapa saran yang diharapkan dapat mempermudah sistem yang ada di instansi sekolah, diantaranya yaitu :
1. Membangun Sistem Informasi Akademik berbasis web dengan bahasa CSS, PHP, HTML editornya menggunakan Sublime Text3 dan database menggunakan
MySQL, sebagai peralihan dari sistem konvensional yang lama guna memudahkan pengolahan data dan kegiatan sistem informasi akademik di sekolah PAUD Nurul Huda.
2. Menyediakan SDM baik dari segi kualitas maupun kuantitas, hal ini bertujuan apabila Sistem Informasi Akademik mengalami kendala maka akan segera diperbaiki, serta dukungan SDM yang baik akan meningkatkan performa sistem menjadi lebih baik pula.
