Manajemen Proyek [UTS] - Soal & Jawaban Manajemen Proyek [UTS] - Soal & Jawaban
1.
1. Jelaskan pengertian project dan manajemen project!Jelaskan pengertian project dan manajemen project!
Proyek Proyek : Suatu : Suatu program penyprogram penyelidikan/penelitian elidikan/penelitian dan akdan aktivitas ytivitas yang teroganisirang teroganisir
dengan maksud mencapai tujuan tertentu (laba) dengan batas waktu tertentu dengan maksud mencapai tujuan tertentu (laba) dengan batas waktu tertentu serta tidak berulang-ulang.
serta tidak berulang-ulang.
Manajemen ProyManajemen Proyek : Merencek : Merencanakan, menanakan, mengorganisasikan, mgorganisasikan, mengarahkan, dengarahkan, danan
mengendalikan sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan tertentu dalam mengendalikan sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu tertentu dengen sumber daya tertentu.
waktu tertentu dengen sumber daya tertentu.
o
o Ciri Ciri Proyek Proyek :: o
o Kumpulan penelitian Kumpulan penelitian yang yang dikerjakan dikerjakan di di masa masa datang.datang. o
o Aktivitas Aktivitas teroganisir teroganisir secara secara rapi rapi dan dan teratur.teratur. o
o Bertujuan mencari Bertujuan mencari laba.laba. o
o Memiliki batasan Memiliki batasan waktu, waktu, tidak tidak rutin.rutin. o
o Mengandung ketidak Mengandung ketidak pastian.pastian. o
o Dilakukan di Dilakukan di dimensi dimensi yang yang akan akan datang.datang.
Ciri Manajemen Proyek : Ciri Manajemen Proyek :
o
o Adanya batasan Adanya batasan waktu.waktu. o
o Adanya tujuan Adanya tujuan yang yang ingin ingin dicapai.dicapai. o
o Adanya sumber Adanya sumber daya.daya. o
o Adanya pihak Adanya pihak yang yang berkepentingan.berkepentingan. o
o Ada aturan.Ada aturan.
2.
2. Meliputi hal apa saja yang termasuk dalam PMMeliputi hal apa saja yang termasuk dalam PMBOK!BOK!
PMBOK PMBOK : : fondasi fondasi dasar dasar untuk untuk memahami memahami manajemen manajemen proyek.proyek.
Project Integration Management Project Integration Management : focus : focus mengkoordinasikan mengkoordinasikan perencanaanperencanaan
proyek, eksekusi, dan control perubahan. proyek, eksekusi, dan control perubahan.
Project Scope ManagProject Scope Management : ement : jaminan bajaminan bahwa hwa kerja proyekerja proyek telah k telah akurat danakurat dan
lengkap dan berjalan sesuai rencana. lengkap dan berjalan sesuai rencana.
Project Project Time MaTime Management nagement : pen: penting uting untuk ntuk mengembangkan, mengembangkan, mengawasi, mengawasi, dandan
mengolah jadwal proyek. mengolah jadwal proyek.
Project Cost Management Project Cost Management : menetapka: menetapkan budget n budget yang lengyang lengkap dan kap dan telahtelah
disetujui. disetujui.
Project Quality Management Project Quality Management : focus : focus pada perencpada perencanaan, penganaan, pengembangan,embangan,
pengolahan lingkungan yang memungkinkan proyek untuk memenuhi pengolahan lingkungan yang memungkinkan proyek untuk memenuhi harapan stakeholder.
harapan stakeholder.
Project Human Resources ManProject Human Resources Management : focus pada membuagement : focus pada membuat danat dan
mengembangkan tim proyek. mengembangkan tim proyek.
Project Communication ManagemenProject Communication Management : menjamin t : menjamin penyampaian penyampaian informasiinformasi
secara akurat dan tepat waktu pada stakeholder. secara akurat dan tepat waktu pada stakeholder.
Project Risk ManagProject Risk Management ement : berfok: berfokus padus pada ida identifikasi dan entifikasi dan respon respon pada pada resikoresiko
project. project.
Project Project Procurement Procurement Management Management : : memungkinkan memungkinkan pengadaan pengadaan sumber dasumber dayaya
di luar organisasi. di luar organisasi.
3. Pengertian Business Case dan Tahapan dalam pengembangan Business Case!
Business Case : menyediakan analisis nilai organisasi, biaya dan
keuntungan, dan resiko dari beberapa alternative.
Tahapan :
Select Core Team : mengumpulkan para ahli menjadi 1 tim.
Define Measurable Organisational Value : Menetapkan goal, dimana goal
tersebut harus : dapat diukur, menyediakan manfaat bagi perusahaan, disetujui oleh stakeholder, dapat diverifikasi.
Identify Alternatives : menetapkan alternative penyelesaian karena tidak
mungkin 1 hal dapat menjawab semua masalah.
Define feasibilities and assess risk : tiap alternative harus dianalisa resikonya
dan apakah tiap alternative itu bermanfaat.
Define Total Cost of Ownership : menetapkan laba perusahaan. Define total benefit of ownership : menetapkan laba perusahan.
Propose and support recommendation : mendukung alternative yang telah
ditentukan. Potential Area :
o Strategic
o Kemungkinan pasar yang baru
o Transformasi untuk berkompetisi dalam pasar yang baru. o Meningkatkan bagian dalam pasar.
o Customer
o Makin banyak pilihan produk dan layanan. o Menerima pelayanan yang lebih baik. o Transaksi lebih efektif dan efisien. o Finansial
o Keuntungan bertambah o Operational
o Biaya operasi lebih rendah. o Meningkatkan efektivitas. o Meningkatkan SCM. o Social o Pendidikan o Keamanan o Kesehatan o Lingkungan
4. Meliputi hal apa saja yang termasuk di dalam business case template!
Cover page
Executive summary
Deskripsi singkat dari masalah & kesempatan.
Goal dari segi perusahaan.
MOV dan bagaimana hubungannya dengan strategi goal perusahaan.
Penjelasan tiap pilihan alternative.
Penjelasan alternative terpilih.
Introduction
Situasi saat ini.
MOV
Bagaimana mencapai MOV
Sasaran business case
Alternatives
Analysis of Alternative Proposed recommendation
5. Apa itu Project Charter, meliputi hal apa saja dalam Project Charter, dan Project Charter Template?
Project Charter : menyediakan framework mengenai eksekusi dan proyek IT. Merupakan persetujuan atau kontrak antara sponsor dan tim.
Meliputi :
Dokumentasi MOV
Menetapkan infrastruktur proyek Merangkum detail rencana proyek
Menetapkan peran dan tanggung jawab. Menunjukkan komitmen proyek.
Menetapkan mekanisme control proyek.
Project Charter Template :
Project Stakeholders. Project Description
Measurable Organizational Value (MOV) Project Scope
Project Schedule Summary Project Budget Summary Quality Issues
Resources Required Assumptions and Risks Project administration Acceptance and Approval References
Terminology or Glossary Appendices
6. Sebutkan dan jelaskan prinsip-prinsip Project Manager Culture!
o Menetapkan rincian pekerjaan
Membuat batasan project untuk menetapkan personil yang dibutuhkan, serta peran dan tanggung jawab mereka.
o Mendapatkan orang yang tepat
Tim proyek harus mengerti tanggung jawab dan peran mereka, serta menjadikan kesuksesan tim menjadi perhatian mereka.
o Memperkirakan waktu dan biaya
Penting untuk mengatur ekspetasi yang nyata meliputi berbagai resiko yang bisa berdampak pada estimasi project.
o Memecahkan pekerjaan
Project bisa dipecah ke pekerjaan yang lebih kecil.
o Menentukan prosedur perubahan
o Menyetujui criteria yang diterima
Fokus pada rules dan guidelines untuk menerima pekerjaan atau penyampaian di seluruh bagian project.
7. Kemampuan yang harus dimiliki seorang manajer :
o Kemampuan untuk berkomunikasi dengan orang
Manager proyek harus memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik. Tidak harus merupakan motivator, cukup dengan memiliki kemampuan untuk berhubungan dengan orang lain, membagi pandangan yang sama & mampu membuat semuanya bekerja sesuai arah.
o Kemampuan untuk bekerja sama dengan orang lain
Mempunyai kemampuan untuk bekerja sama dengan orang lain, menjadi pendengar yang baik, mendengar apa yang orang lain katakan, dan memahami apa yang mereka maksud.
o Kemampuan untuk menciptakan dan menjaga hubungan
Harus bisa membangun jembatan bukan tembok. Dapat menjual nilai proyek pada stakeholder, dan mempengaruhi orang lain yang tidak berada dalam bawahannya.
o Kemampuan untuk mengorganisasi
Dapat mengorganisasi, mengembangkan rencana proyek, memenuhi sumber daya dan membuat lingkungan proyek efektif.
8. Jenis-Jenis Organisasi : I. Organisasi Fungsional
Suatu organisasi dimana proyek merupakan bagian dari organisasi fungsional (Induk) yg dipimpin oleh manajer lini. Jadi semua kegiatan proyek dilakukan mengikuti jalur fungsional. Salah satu ciri dari organisasi fungsional ini adalah tenaga-tenaga yang mempunyai kegiatan yang sama dikumpulkan dalam, satu bagian.
Kelebihan :
o Adanya flexibilitas yg tinggi dalam penggunaan karyawan
o Orang-orang dengan keahlian tertentu bisa ditugaskan dibanyak proyek yang
berbeda
o Orang-orang dengan keahlian yg berbeda dapat dikelompokkan dalam satu group
untuk berbagi pengetahuan dan pengalaman
o Divisi fungsional yg bersangkutan jadi basis bagi kelangsungan teknologi o Divisi fungsional mempunyai jalur-jalur karir bagi yg m emiliki keahlian tertentu
Kekurangan :
o Klien tidak menjadi perhatian utama dari aktivitas orang-orang dalam proyek
o Divisi fungsional cenderung berorientasi pada aktivitas-aktivitas khusus yg sesuai
dengan fungsinya
o Tidak ada individu yg diberi tanggung jawab penuh untuk mengurus proyek o Motivasi orang yg ditugaskan dalam proyek cenderung lemah.
o Penyusunan organisasi seperti ini tidak memberikan pendekatan yg holistik
II. Organisasi Proyek Murni
Adalah bentuk lain dari organisasi proyek dengan proyek terpisah dari organisasi induk.
Ciri-Ciri :
o Pimpinan proyek / manajer proyek memiliki wewenang penuh atas pengelolaan
o Tenaga pelaksana dipindahkan kedalam organisasi proyek dan khusus
melaksanakan proyek sesuai wewenang dan tanggung jawabnya. Para karyawannya dapat diambil dari mana saja, tidak selalu dari organisasi induk.
o Hanya perlu sedikit dukungan dari unit fungsional (organisasi induk).
Kelebihan :
o Manajer proyek (MP) mempunyai wewenang penuh mengelola proyek
o Semua anggota tim proyek secara langsung bertanggung jawab terhadap manajer
proyek
o Rantai komunikasi menjadi pendek,yakni antara manajer proyek dengan eksekutif
secara langsung
o Bila ada proyek sejenis berturut-turut,bisa memanfaatkan para ahli yg sama sekaligus
melakukan kaderisasi penguasaan teknologi
o Kemampuan membuat keputusan bisa cepat dilakukan karen kewenangan terpusat.
Kekurangan :
o Jika organisasi induk mempunyai banyak proyek yg harus dikerjakan,maka setiap
proyek akan mengusahakan sendiri sumber daya sehingga terjadi duplikasi usaha dan fasilitas
o Biaya yg mahal karena berdiri sendiri dengan staff sendiri
o Seringkali manajer proyek menumpuk sumber daya secara berlebihan untuk
dukungan teknis dan teknologi
o Jika proyek selesai maka masalah yg timbul adalah tentang nasib pekerjanya.
o Ketidak konsistenan prosedur sering terjadi dengan alasan “memenuhi permintaan
klien.
III. Organisasi Matriks
Adalah organisasi proyek murni yg melekat pada divisi fungsional pada organisasi induk. Merupakan kombinasi antara organisasi proyek murni dan organisasi fungsional.
Kelebihan :
o Proyek mendapat perhatian secukupnya o Mudah mendapatkan orang yg potensial
o Tidak ada masalah yg berat yg berkenaan dengan nasib pekerja proyek o Tanggapan terhadap keinginan klien dapat cepat diberikan
o Proyek mempunyai akses perwakilan dari divisi administrasi perusahaan induk
Kekurangan :
o Adanya kekuatan yg seimbang antara manajer fungsional dan manajer proyek,
sehingga apabila terdapat kerauan siapa yang harus kena beban, pekerjaan proyek dapat terbengkalai.
o Perpindahan sumberdaya dari satu proyek ke proyek lain bisa menimbulkan
persaingan antar manajer proyek sehingga target organisasi terbengkalai
o Melanggar prinsip utama manajemen yaitu kesatuan komando karena adanya
manajer proyek dan manajer fungsional. Loyalitas terhadap siapa yang harus diutamakan, akan menjadi masalah.
9. Apa itu real team?
Sekumpulan orang dengan kemampuan khusus yang berkomitmen untuk tujuan tertentu, pelaksanaan tujuan, dan pendekatan untuk mereka yang mempunyai tanggung jawab yang sama.
MOV untuk mendefinisikan masalah atau keuntungan dan mengidentifikasi beberapa alternative yang langsung ada dan mengukur nilai dari suatu organisasi.
