39 3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan
Pada tahun 1971, seorang yang bernama Ridwan Pribadi (Poey Yan Kit) melihat Indonesia merupakan peluang pasar yang potensial untuk dikembangkan. Pada tahun 1971 beliau mengawali usahanya dengan membuka toko produk auto spare part, yang diberi nama Sumber Berkat Group. Sumber Berkat Group awalnya dimulai sebagai CV. Sumber Berkat (SB). Dengan Usaha tersebut beliau berharap dapat mengembangkan bisnisnya untuk perdagangan produk auto spare part, terutama untuk mobil buatan Jerman.
Seiring dengan waktu dan perhitungan usahanya, maka pada tahun 1980 beliau membuka bisnis untuk Car Accessories, yang diharapkan dapat memenuhi kebutuhan pemakai Car Accessories.
Selain itu ada juga beberapa produk bisnis yang di ciptakan, yaitu; Audio Mobil (1989),
Home Audio (2000),
Electronic Hyperstore (2001),
Air Condition (2004),
Pro Audio (2007)
Dan yang terbaru pada tahun 2011 telah berdiri sebuah toko bisnis Electrical Parts. Toko ini diharapkan dapat memenuhi kebutuhan pokok masyarakat setempat dengan berbagai macam Electrical Parts.
Sumber Berkat (SB) telah membangun hubungan jaringan dan berbuah bisnis yang kuat dengan ribuan pelanggan di seluruh provinsi Indonesia. Dan juga yang terpenting adalah sudah lebih dari 400 karyawan telah menjadi aset berharga bagi Grup.
Sumber Berkat (SB) telah melalui siklus beberapa pasar dan krisis ekonomi. Melalui pengalamannya, kerja keras, dan komitmen, Sumber Berkat (SB) Group telah selamat dari krisis dan mampu mempertahankan laju pertumbuhannya.
Sumber Berkat (SB) selalu berupaya maksimal dalam menciptakan dan nilai tambah berinovasi solusi untuk mitra bisnisnya. Akibatnya, Sumber Berkat (SB) telah
dipercaya untuk menjadi distributor tunggal merek bergengsi dari industri yang berbeda.
Sekarang sudah memiliki 20 anak perusahaan. Sumber Berkat (SB) Group berusaha untuk dapat meningkatkan kualitas pelayanannya. Salah satu upaya yang dilakukan Sumber Berkat (SB) Group adalah mendirikan anak perusahaan yang fokus terhadap kegiatan pendistribusian car audio.
PT. Berkat Anugrah Perkasa Jaya adalah Anak Perusahaan dari Sumber Berkat (SB) Group dengan maksud dan tujuan untuk menyelenggarakan usaha dibidang pemasokan car audio sebagai kebutuhan otomotif di Indonesia.
PT. Berkat Anugrah Perkasa Jaya ini memiliki kantor pusat di Jl. AM Sangaji no.38 Jakarta Pusat 10130.
PT. Berkat Anugrah Perkasa Jaya hingga saat ini masih belum memiliki sistem yang terkomputerisasi dengan baik, namun Perusahaan ini memiliki target bahwa dalam lima tahun kedepan, PT. Berkat Anugrah Perkasa Jaya dapat mempunyai kinerja setara dengan perusahaan distribusi yang sudah go-public dalam memasok car audio yang mempunyai kualitas sesuai spesifikasi pelangan dan dengan pendistribusian yang tepat waktu.
3.2 Analisis Lingkungan Internal dan External
Melakukan survey dan dengan menggunakan beberapa metode analisis seperti PEST, 5 daya saing Porter, analisis IFAS dan EFAS yang dapat menghasilkan penilaian terhadap lingkungan organisasi secara keseluruhan.
1. Lingkungan Eksternal: Lingkungan yang berada di luar organisasi 2. Lingkungan Internal: Lingkungan yang berada di dalam organisasi.
3.2.1 Analisis Lingkungan Eksternal Perusahaan 3.2.1.1Analisis PEST
PEST digunakan untuk menilai pasar dari suatu unit bisnis atau unit organisasi. Arah analisa PEST adalah kerangka untuk menilai sebuah situasi, dan menilai strategi atau posisi, arah perusahaan, rencana pemasaran, atau ide.
Dimana analisa ini cukup mempengaruhi perusahaan, karena melalui analisa ini dapat diambil suatu peluang atau ancaman baru bagi perusahaan.
Tabel 3.1 Analisis PEST
Politik Ekonomi
• Stabilitas Politik yang
menghasilkan adanya kerjasama dengan Negara lain
• Adanya Undang-Undang No. 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas
• Tingginya Pertumbuhan ekonomi
• Tingginya nilai tukar Dollar
Sosial Teknologi
• Adanya lapangan perkerjaan sehingga membantu mengurangi tingkat pengangguran
• Perusahaan harus mengikuti trend yang semakin berkembang
• Mahalnya biaya infrastruktur IT dalam perusahaan
• Dukungan teknologi dalam pembayaran barang.
3.2.1.2Analisis Lima Faktor Persaingan Daya Porter
Menurut Porter (1998, p3), persaingan dalam suatu industri bergantung pada 5 kekuatan bersaing. Kumpulan kekuatan-kekuatan ini menentukan potensi profit dalam industri yang diukur berdasarkan pengembalian jangka panjang terhadap modal yang diinvestasikan.
Analisis 5 (lima) daya saing (Five Forces Analysis) merupakan kerangka analisis yang di gunakan untuk pengembangan strategi bisnis yang dikambangkan oleh Porter (1979). Menurutnya terdapat lima kekuatan intensitas persaingan dalam suatu industry
Kelima kekuatan persaingan tersebut secara bersama-sama menentukan intensitas persaingan dan kemampu-labaan dalam industri, dan kekuatan yang paling besar akan sangat menentukan serta menjadi sesuatu yang sangat penting dari sudut pandang perumusan strategi.
Gambar 3.1 Analisis 5 Daya Saing Porter
1. Pelanggan : Cukup banyak jumlah pelanggan saat ini, perusahaan berusaha untuk memenuhi kebutuhan pelanggan saat ini, agar perusahaan menjadi terpercaya. Para pembeli biasanya akan membeli barang dengan harga termurah yang dapat diperolehnya.
2. Pesaing Industri : Saat ini terdapat beberapa pesaing industry yang telah ada , yaitu : cipta swara anugrah-indonesia dan elsiscom prima karya
3. Pemasok : Jumlah pemasok cukup banyak, dari pilihan-pilihan pemasok yang ada, dipilih pemasok yang paling berkualitas dan pembelian dengan harga yang serendah mungkin
4. Pendatang Baru : Saat ini belum ada pendatang baru
5. Produk Pengganti : Apabila ada kerusakan barang, maka akan diganti dengan produk yang sama dengan kualitas barang yang sama
Untuk sementara ini belum ada pendatang baru Pemasok 1. Colourfull Audio 2. Denpa Company 3. Dati Motor 4. Federal Mogul 5. Fusion 6. Hongkong Kaifeng Int Co LDT 7. Mitsubishi 8. Panasonic SDN BHD 9. Sentosa Indo Print 10. Siemens VDO Pesaing Industri Perusahaan yang bergerak di bidang distribusi , yakni: 1. Cipta swara anugrah-indonesia 2. Elsiscom prima karya Pelanggan 1. 19 Motor 2. 61 Audio 3. Aneka Duta 4. Blue bird Group 5. Star Win 6. Oto Audio 7. V2 Sound 8. V Tech 9. Vorone 10. Wijaya Motor Produk Pengganti Varity V-tech Audiobank Thumb
3.2.2Analisis Lingkungan Internal Perusahaan
3.2.2.1Penentuan EFAS (External Strategy Analysis Summary) Peluang dari perusahaan (Opportunity)
1. Permintaan pasar terhadap audio.
2. Adanya kontrak tetap terhadap produsen.
3. Adanya jaringan dengan agen atau perusahaan besar. 4. Adanya barang sejenis untuk barang pengganti.
5. Merupakan perusahaan distribusi resmi dari beberapa merk ternama. Ancaman dari perusahaan (Threat)
1. Perubahan kurs dollar yang tidak menentu, yang mempengaruhi harga beli dan harga jual produk.
2. Produsen baru terkait dengan perusahaan baru yang lebih murah dan berkualitas.
3. Kurangnya SI/IT yang memadai.
4. Kurangnya ketersediaan barang pengganti. 5. Munculnya pesaing baru.
6. Agen berpeluang beralih ke product distributor yang lebih murah. a. Peluang
Tabel 3.2 Penentuan EFAS Kategori Peluang Faktor-Faktor
Strategi Internal
BOBOT RATING BOBOT * RATING PELUANG:
Permintaan pasar terhadap audio. 0,12 4 0,48
Adanya kontrak tetap terhadap produsen.
0,08 3 0,24
Adanya jaringan dengan agen atau perusahaan besar.
0.07 3 0,21
Adanya barang sejenis untuk barang pengganti.
0,05 2 0,1
Merupakan perusahaan distribusi resmi dari beberapa merk ternama.
0,13 4 0,52
b. Ancaman
Tabel 3.3 Penentuan EFAS Kategori Ancaman Faktor-Faktor
Strategi Internal
BOBOT RATING BOBOT *
RATING ANCAMAN:
Perubahan kurs dollar yang tidak menentu, yang memperngaruhi harga beli dan harga jual produk.
0,15 4 0,6
Produsen baru terkait dengan perusahaan baru yang lebih murah dan berkualitas.
0,09 3 0,27
Kurangnya SI/IT yang memadai. 0,12 4 0,48
Kurangnya ketersediaan barang pengganti.
0,07 3 0,21
Munculnya pesaing baru. 0,05 2 0,1
Agen berpeluang beralih ke product distributor yang lebih murah.
0,07 3 0,21
Total Ancaman 0,55 1,87
Total EFAS 1,0 -0,32
3.2.2.2Penentuan IFAS (Internal Strategy Analysis Summary) Kekuatan dari perusahaan (Strength)
1. Kecepatan dalam menangani keluhan untuk service.
2. Adanya event-event atau pameran untuk product-product audio. 3. Memiliki karyawan yang sudah berpengalaman.
4. Masuknya barang melalui bea cukai yang resmi. 5. Kualitas barang lebih baik dari distributor lain. 6. Pendistribusian barang sampai ke luar kota.
Kelemahan dari perusahaan (Weakness)
1. Terjadinya kecurangan yang terjadi pada karyawan
2. Kurangnya suku candang untuk barang yang akan di service. 3. Lamanya proses pengerjaan barang yang akan di service. 4. Akses transportasi tidak memadai.
5. Kebutuhan agen akan jenis barang yang masih belum dapat terpenuhi. a. Kekuatan
Tabel 3.4 Penentuan IFAS Kategory Kekuatan Faktor-Faktor
Strategi Internal
BOBOT RATING BOBOT *
RATING KEKUATAN:
Kecepatan dalam menangani keluhan untuk service.
0,15 4 0,6
Adanya event-event atau pameran untuk product-product audio.
0,10 3 0,3
Memiliki karyawan yang sudah berpengalaman.
0,15 4 0,6
Masuknya barang melalui bea cukai yang resmi.
0,05 2 0,1
Kualitas barang lebih baik dari distributor lain.
0,08 3 0,24
Pendistribusian barang sampai ke luar kota.
0,08 3 0,24
Total Kekuatan 0,61 2,08
b. Kelemahan
Tabel 3.5 Penentuan IFAS Kategori Kelemahan Faktor-Faktor
Strategi Internal
BOBOT RATING BOBOT *
RATING KELEMAHAN:
Terjadinya kecurangan yang terjadi pada karyawan
0,10 3 0,3
Kurangnya suku candang untuk barang yang akan di service.
0.08 3 0,24
Lamanya proses pengerjaan barang yang akan di service.
0,04 2 0,8
Akses transportasi tidak memadai. 0,09 3 0,27
Kebutuhan agen akan jenis barang yang masih belum dapat terpenuhi.
0,08 3 0,24
Total Kelemahan 0,39 1,33
Total IFAS 1,0 0,95
3.3 Enterprise Architecture
Dalam mencapai visi dan misi perusahaan, maka perusahaan memiliki strategic goals dan strategic initiatives. Berikut ini adalah strategis PT. Berkat Anugrah Perkasa Jaya :
3.3.1 Strategic Goals and Initiative 3.3.1.1Strategic Goals
Strategic Goals PT. Berkat Anugrah Perkasa Jaya untuk mencapai
visi dan misi perusahaan adalah:
• Menjaga kerjasama yang baik dengan produsen.
• Menjaga hubungan baik dengan pelanggan.
• Memberikan harga yang dapat bersaing.
• Menjual dengan harga murah tetapi berkualitas tinggi.
• Meningkatkan kualitas karyawan.
• Memperluas jangkauan penjualan.
• Memperhatikan keluhan pelanggan.
• Melaksanakan pelatihan karyawan.
• Berpartisipasi dalam pameran.
• Membuat SI / It yang baik untuk perusahaan.
• Menambah kerjasama dengan produsen lain.
• Memperluas jaringan penjualan. 3.3.1.2Strategic Initiative
Agar dapat mencapai strategic goals perusahaan yang telah di jelaskan diatas, berikut adalah langkah yang harus dilakukan agar tujuan strategis perusahaan dapat tercapai:
1. Menjaga suku cadang atau spare part dan memberikan pelayanan kepada agen dengan baik.
2. Memberikan training-training kepada karyawan sesuai dengan kebutuhannya. 3. Menciptakan tata kelola dan manajemen perusahaan dengan baik melalui
peranan IT yang efektif dan efisien.
4. Melaksanakan ketentuan-ketentuan mengenai hubungan dengan produsen yang telah disepakati oleh perusahaan.
3.3.1.3Visi dan Misi Perusahaan Visi:
PT. Berkat Anugrah Perkasa Jaya SB Group berusaha untuk menjadi salah satu perusahaan distribusi yang dapat memberikan kemajuan sebagai pemasok yang berkualitas, memberikan nilai tambah bagi perusahaan dalam lima tahun mendatang, dan selanjutnya menjadi perusahaan distributor yang kompeten pada jangka panjang. Misi:
Perusahaan dengan produsen dan agen bisa sama sama meraih keuntungan. Dan bertanggung jawab atas kepuasan pelanggan terhadap kualitas product.
3.3.1.4Analysis SWOT 1. Analisis Faktor Internal
a) Kekuatan dari perusahaan (Strength)
2. Adanya event-event atau pameran untuk product-product audio. 3. Memiliki karyawan yang sudah berpengalaman.
4. Masuknya barang melalui bea cukai yang resmi. 5. Kualitas barang lebih baik dari distributor lain. 6. Pendistribusian barang sampai ke luar kota. b) Kelemahan dari perusahaan (Weakness)
1. Terjadinya kecurangan yang terjadi pada karyawan
2. Kurangnya suku candang untuk barang yang akan di service. 3. Lamanya proses pengerjaan barang yang akan di service. 4. Akses transportasi tidak memadai.
5. Kebutuhan agen akan jenis barang yang masih belum dapat terpenuhi. 2. Analisis Faktor Eksternal
a. Peluang dari perusahaan (Opportunity) 1. Permintaan pasar terhadap audio. 2. Adanya kontrak tetap terhadap agen.
3. Adanya jaringan dengan agen atau perusahaan besar. 4. Adanya barang sejenis untuk barang pengganti.
5. Merupakan perusahaan distribusi resmi dari beberapa merk ternama. b. Ancaman (Treat)
1. Perubahan kurs dollar yang tidak menentu, yang memperngaruhi harga beli dan harga jual produk.
2. Produsen baru terkait dengan perusahaan baru yang lebih murah dan berkualitas.
3. Kurangnya SI/IT yang memadai.
4. Kurangnya ketersediaan barang pengganti. 5. Munculnya pesaing baru.
6. Agen berpeluang beralih ke product distributor yang lebih murah.
3.3.1.4.1 Matrix SWOT
Alat yang dipakai untuk menyusun faktor-faktor strategis perusahaan adalah Matrik SWOT. Matrik ini menggambarkan bagaimana peluang dan ancaman eksternal (EFAS) yang dihadapi perusahaan dapat disesuaikan dengan kekuatan dan kelemahan (IFAS) yang dimilikinya.
Berikut adalah matrik yang menggambarkan secara jelas bagaimana peluang dan ancaman eksternal yang dihadapi perusahaan dapat disesuaikan dengan kekuatan dan kelemahan yang dimiliki. Matrik ini menghasilkan empat kemungkinan alternatif strategis.
Tabel 3.6 Matriks SWOT Internal Eksternal Strength (S) 1.Kecepatan dalam menangani keluhan untuk service.
2.Adanya event-event atau pameran untuk product-product audio.
3.Memiliki karyawan
yang sudah
berpengalaman.
4.Masuknya barang melalui bea cukai yang resmi.
5.Kualitas barang lebih baik dari distributor lain. 6.Pendistribusian barang
sampai ke luar kota.
Weakness (W) 1. Terjadinya kecurangan yang terjadi pada karyawan 2. Kurangnya suku candang untuk barang yang akan di service.
3. Lamanya proses pengerjaan barang yang akan di service. 4. Akses transportasi
tidak memadai. 5. Kebutuhan agen akan
jenis barang yang masih belum dapat terpenuhi.
Opportunity (O) 1. Permintaan pasar terhadap audio. 2. Adanya kontrak tetap terhadap produsen. 3. Adanya jaringan dengan agen atau perusahaan besar. 4. Adanya barang sejenis untuk barang pengganti. 5. Merupakan perusahaan distribusi resmi dari beberapa merk ternama. Strategi SO 1. Memperluas jangkauan penjualan. (S2, S6, O1, O5) 2. Meningkatkan kualitas dan kreatifitas karyawan. (S1, S3 ) Strategi WO 1. Menambah barang yang lebih bervariasi. (W2, W5, O3) 2. Menambah armada transportasi. (W4, O1) Threats (T) 1. Perubahan kurs dollar yang tidak menentu, yang memperngaruhi harga beli dan harga jual produk. 2. Produsen baru
terkait dengan perusahaan baru yang lebih murah dan berkualitas. 3. Kurangnya SI/IT yang memadai. 4. Kurangnya ketersediaan Strategi ST 1. Adanya promosi/pemberian diskon ke agen (S5, T5, T6) 2. Peningkatan terhadap SI/IT yang ada dalam perusahaan. (S1, S3, T3) Strategi WT 1. Meningkatkan kedisiplinan karyawan. (W1, T3) 2. Menambah kerjasama
dengan produsen lain. (T2, T5, W5)
barang pengganti. 5. Munculnya pesaing baru. 6. Agen berpeluang beralih ke product distributor yang lebih murah. 3.3.1.4.2 SWOT Diagram
Tabel IFAS dan EFAS digunakan untuk menganalisis posisi perusahaan terhadap strategi-strategi internal dan eksternal yang dimiliki perusahaan. Dari perhitungan tabel IFAS dan EFAS, maka analisis SWOT dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Kuadran 1 : Ini merupakan situasi yang sangat menguntungkan. Perusahaan tersebut memiliki peluang dan kekuatan sehingga dapat memanfaatkan peluang yang ada. Strategi yang harus diterapkan dalam kondisi ini adalah
BERBAGAI PELUANG BERBAGAI ANCAMAN KELEMAHAN INTERNAL KEKUATAN INTERNAL 1 Mendukung Strategi Agresif 2 Mendukung Strategi Diversifikasi 3 Mendukung Strategi Defensif 4 Mendukung Strategi Turnaround
mendukung kebijakan pertumbuhan yang agresif (Growth oriented strategy).
Kuadran 2 : Meskipun menghadapi berbagai ancaman, perusahaan ini masih memiliki kekuatan dari segi internal. Strategi yang harus ditetapkan adalah menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan peluang jangka panjang dengan cara strategi diversifikasi (produk atau pasar).
Kuadran 3 : Perusahaan menghadapi peluang pasar yang sangat besar, tetapi di lain pihak, ia menghadapi beberapa kendala/kelemahan internal. Fokus strategi perusahaan ini adalah meminimalkan masalah-masalah internal perusahaan sehingga dapat merebut peluang pasar yang lebih baik. Kuadran 4 : Ini adalah situasi yang sangat tidak menguntungkan, perusahaan
tersebut menghadapi berbagai ancaman dan kelemahan internal. Berikut ini adalah penyusunan diagram analisis SWOT:
a. Kordinat Titik X (IFAS)
Total dari hasil perkalian (bobot*rating) pada kekuatan dan kelamahan diselisihkan untuk mendapatkan titik X.
Kekuatan : 2,08
Kelemahan : 1,13
Titik X = Kekuatan - Kelemahan
= 2,08 – 1,13
= 0,95
b. Koordinat Titik Y (EFAS)
Total dari hasil perkalian (bobot*rating) pada peluang dan ancaman diselisihkan untuk mendapatkan titik Y.
Peluang : 1,55
Ancaman : 1,87
Titik Y = Peluang - Ancaman
= 1,55 – 1,87
= -0,32
Berdasarkan hasil perhitungan di atas, maka titik koordinat diagram SWOT dapat digambarkan sebagai berikut;
0 ,7 5 0 ,5 0 0 ,2 5 0,7 5 0,5 0 0,2 5 0,75 0,50 0,25 0 ,7 5 0 ,5 0 0 ,2 5 ( 0,95 0,32 ) Kuadran 1 Kuadran 2 Kuadran 3 Kuadran 4 Kekuatan Internal Kelemahan Internal Berbagai Ancaman Berbagai Peluang
Gambar 3.2 Matrix Grand Strategy SWOT Diagram
3.3.1.5CONOPS (Concept of Operation Diagram)
CONOPS (Concept of Operation Diagram) merupakan dokumen naratif yang menjelaskan bagaimana scenario aktivitas operasi perusahaan yang berjalan sekarang dan yang akan beroperasi beberapa tahun kedepan secara rinci yang berupa kombinasi berbeda pada penggerak factor eksternal dan internal yang telah di identifikasikan dalam SWOT analysis. Berikut adalah kondisi perusahaan pada saat ini.
Proses Penjualan
Proses penjualan diawali dengan adanya sales yang memasarkan barangnya ke agen atau agen yang menghubungi perusahaan untuk membeli barang. Saat itu, sales staff mencatat profil agen yang ingin melakukan pemesanan. Awalnya warehouse mengecek ke sistem apakah barang ada atau tidak. Jika ada sales staff akan membuat sales order ke dalam sistem. Sales staff akan meminta warehouse staff untuk menyiapkan barang berdasarkan sales order. Barang itu selalu dikirim ke agen. Warehouse staff memberi barang ke delivery staff beserta nota penjualan dan surat jalan.
Setelah barang sampai di agen, rangkap nota penjualan diberikan kepada agen yang akan ditukarkan dengan laporan tagihan. Lalu delivery staff memberikan laporan tagihan dan nota penjualan kepada finance staff. Apabila ada barang rusak, agen menghubungi sales, dan sales membuat surat retur berdasarkan nota penjualan barang dan memberikannya ke delivery staff untuk diambil ke agen. Lalu delivery staff memberikan surat retur kepada bagian finance, bagian finance akan memotong tagihan berdasarkan surat retur. Di akhir bulan, sales membuat laporan penjualan berdasarkan sales order.
Proses Pembelian
Proses pembelian diawali oleh warehouse staff mencatat produk-produk yang akan dijual. Selain itu purchasing staff mencatat daftar produsen yang bekerja sama dengan perusahaan ke dalam sistem.
Untuk proses pembelian barang ke produsen, kegiatan diawali oleh warehouse staff yang melaporkan barang-barang yang sudah mencapai batas minimum stok kepada product manager. Apabila product manager menyetujui permintaan barang, maka product manager akan mengkonfirmasi ke warehouse staff. Warehouse staff membuat nota pembelian barang dan melaporkan ke purchasing staff. Kemudian purchasing staff membuat PO kepada produsen berdasarkan nota pembelian barang.
Produsen akan mengirimkan barang pesanan perusahaan beserta surat jalan yang diterima warehouse staff dan bukti pembelian yang diberikan kepada purchasing staff. Warehouse staff mengecek apakah jumlah barang yang diberikan sesuai dengan pesanan, apabila sesuai maka warehouse staff akan membuat nota penerimaan barang ke dalam sistem. Purchasing staff akan memberikan bukti pembelian kepada product manager agar product manager dapat membuat laporan pembayaran kepada finance staff.
Setelahnya finance staff akan mengecek laporan pembayaran tersebut berdasarkan nota pembelian barang dan melakukan pembayaran ke produsen. Setelah ada konfirmasi, finance staff akan membuat nota pengeluaran kas ke dalam sistem. Di akhir bulan, purchasing staff membuat laporan pembelian.
Proses Service
Proses dalam melayani jasa perbaikan atau service diawali dengan agen menghubungi sales memberitahu bahwa ada barang rusak. Lalu sales membuat nota service berdasarkan nota penjualan barang ke dalam sistem dan memberikan rangkapnya ke delivery staff beserta surat jalan service untuk dikirim ke agen mengambil barang rusak di agen dan mengirimkannya ke service staff.
Setelah selesai proses service, sevice staff menghubungi sales staff untuk memeberitahu bahwa barang sudah selesai diperbaiki, dan sales staff akan menghubungi delivery service untuk mengambil barang yang sudah seelsai di service untuk dikirmkan kembali kepada agen. Di akhir bulan, service staff membuat laporan service berdasarkan nota service.
3.3.1.6CONOD (Concept of Operation Diagram)
Menggambarkan bagaimana prosedur system yang sedang berjalan saat ini menjadi diagram agar lebih mudah dalam pembacaannya.
Gambar 3.4 CONOD Pembelian pada PT. Berkat Anugrah Perkasa Jaya
3.3.2Business Product and Service 3.3.2.1Business Overview
PT Berkat Anugrah Perkasa Jaya memiliki 6 divisi, yaitu divisi Finance, Product, HRD, Corporate, Distribution, dan Modern Channel dengan jumlah karyawan 120 orang.
Setiap divisi di dalam PT. Berkat Anugrah Perkasa Jaya memiliki kerjasama yang baik dalam memajukan perusahaan.
Kantor PT. Berkat Anugrah Perkasa Jaya berlokasi di Jl. AM Sangaji no.38 Jakarta Pusat 10130 terdiri dari 7 lantai. Lantai 1 berupa lobby dan showroom dari produk. Sedangkan lantai 2 sampai 7 berupa perkantoran.
Manajemen penggajian karyawan pada PT. Berkat Anugrah Perkasa Jaya berupa gaji pokok sesuai jabatan dan jobdesk masing-masing dengan memperhitungkan jumlah jam kehadiran, jam lembur, dan keterlambatan, selain itu terdapat pula tunjangan karyawan, asuransi keselamatan kerja, makan, THR, dinas luar, dan bonus pencapaian
3.3.2.2Swim Lane Process Diagram
Pada proses ini akan memberikan gambaran mengenai aktifitas dalam perusahaan yang sedang berjalan dari setiap bagian yang saling berkaitan.
3.3.2.3Business Process Diagram
Gambar 3.9 Business Process Diagram Utama pada PT.Berkat Perkasa Anugrah Jaya
Profil agen Menjual produk Sales staff Check Inventory Kebijakan perusahaan Profil Agen Warehouse staff Membuat SO Sales Staff Memberi data pesanan Memberikan data barang
Gambar 3.11 Business Process Diagram Penjualan pada PT.Berkat Perkasa Anugrah Jaya
Mendaftarkan agen
Data agen Kebijakan Perusahaan Profil agen Sales staffMembeli produk Purchasing staff Membuat PO Kebijakan perusahaan Purchasing staff Membuat laporan Purchasing staff Laporan pembayaran Nota pembelian barang Nota pengiriman barang SO
Gambar 3.13 Business Process Diagram Pembelian pada PT.Berkat Perkasa Anugrah Jaya
3.3.2.4Activity/Product Matrix
Tabel 3.7 Activity/Product Matrix Penjualan Business Activity Sales Staff Warehouse Staff Delivery Staff Finance Staff Create Agen SS Create Sales Order SS Create Nota Penjualan WS
Create Surat Jalan WS
Mengirim Product DS
Create Surat Retur SS Mengambil Barang Rusak DS Create Laporan Penjualan SS Memotong Tagihan Berdasarkan Retur FS
Tabel 3.8 Activity / Product Matrix Pembelian Business Activity Warehouse Staff Purchasing Staff Product Manager Finance Staff Create Product WS Create Produsen PS Create Nota Pembelian Barang WS Create PO PS Create Nota Penerimaan Barang WS Create Laporan Pembayaran PM Create Nota Pengeluaran Kas FS Create Laporan Pembelian PS
Tabel 3.9 Activity/Product Matrix Service Business Activity Sales Staff Service Staff Delivery Staff Create Nota Service SS
Create Surat Jalan Service SS Mengambil barang yang ingin di service DS Create Laporan Service Service Staff
3.3.2.5Usecase Diagram and Usecase Narative
Usecase diagram merupakan hubungan antara actor dengan system, kotak diatas merupakan system yang ada pada PT. Berkat Anugrah Perkasa Jaya, sedangkan didalamnya merupakan proses yang di kerjakan oleh actor. Usecase diagram diatas merupakan usecase yang sedang berjalan di dalam perusahaan.
Usecase Narative
Usecase narative adalah table deskripsi usecase diagram diatas,
menjelaskan setiap proses di dalam system yang dilakukan oleh actor-actor PT. Perkasa Angkasa Jaya.
Tabel 3.10 Usecase Narative pada PT. Berkat Anugrah Perkasa Jaya Nomor Usecase Narative Current
1 Create Product
Usecase : Warehouse staff mencatat produk – produk yang akan di jual. Object : Profil produk
2 Create Produsen
Usecase : Purchasing staff mencatat daftar produsen yang berkerja sama dengan perusahaan.
Object : Profil Produsen 3 Create Nota Pembelian Barang
Usecase : Warehouse staff membuat nota pembelian barang dan melaporkannya ke bagian purchasing staff.
Object : Nota Pembelian Barang 4 Create PO
Usecase : Purchasing staff membuat PO kepada produsen berdasarkan nota pembelian barang
Object : PO
5 Create Nota Penerimaan Barang
Usecase : Warehouse staff membuat nota pembelian barang ke dalam system.
Object : Nota Penerimaan Barang 6 Create Laporan pembayaran
Usecase : Laporan pembayaran di buat oleh product manager yang sebelumnya diberikan nota pembelian barang.
Object : Laporan pembayaran 7 Create Nota Pengeluaran Kas
Usecase : Finance staff akan membuat nota pengeluran kas ke dalam system.
8 Create Laporan Pembelian Barang
Usecase : Pada akhir bulan purchasing staff membuat laporan pembelian. Object : Laporan Pembelian Barang
9 Check Inventory
Usecase : Warehouse staff mengecek ke dalam system ketersediaan barang.
Object : Profil Inventory 10 Create Agen
Usecase : Sales staff mencatat data agen yang ingin melakukan pemesanan
Object : Profil Agen 11 Create Sales Order
Usecase : Dengan adanya ketersediaan barang maka di buat sales order kedalam system.
Object : Sales Order 12 Create Nota Penjualan
Usecase : Warehouse staff memberi barang ke delivery staff beserta nota penjualan.
Object : Nota Penjualan 13 Create Surat Jalan
Usecase : Warehouse staff memberi barang ke delivery staff beserta surat jalan.
Object : Surat Jalan 14 Create Surat retur
Usecase : Sales membuat surat retur berdasarkan nota penjualan barang. Object : Surat retur
15 Create Laporan Penjualan
Usecase : Di akhir bulan, sales membuat laporan penjualan berdasarkan sales order.
Object : Laporan Penjualan 16 Create Nota Service
Usecase : Sales membuat nota service berdasarkan nota penjualan barang ke dalam system.
Object : Nota Service 17 Create Surat Jalan Service
Usecase: Sales membuat Surat Jalan Service berdasarkan nota service Object: Surat Jalan Service
18 Create Laporan Service
Usecase : Pada akhir bulan service staff membuat laporan service. Object : Laporan Service
3.3.3Data and Information
3.3.3.1Object State Transition Diagram
Object State Transaction Diagram menggunakan notasi dari Unified Modelling Language (UML) untuk menunjukkan bagaimana siklus hidup (lifecycle) dari objek data yang spesifik.
Object State Diagram dibawah menggambarkan setiap proses secara detail menurut class diagram pada PT. Berkat Anugrah Perkasa Jaya
3.3.3.2Class Diagram
3.1.1.1Activity / Entity Matrix 1.Penjualan
Gambar 3.18 Activity / Entity Matrix Penjualan
Tabel 3.11 CRUD Penjualan pada PT. Berkat Anugrah Perkasa Jaya
E n tit y / A ct iv ity A g e n S al es O rd er N o ta P en ju al a n Sura t Ja la n S u ra t R et u r L a p o ra n P en ju al a Create Agen C Create Sales Order R C Create Nota Penjualan R C Create Surat Jalan R C Create Surat Retur R C Create Laporan Penjualan R R
2.Pembelian
Tabel 3.12 CRUD Pembelian pada PT. Berkat Anugrah Perkasa Jaya E n tit y / A ct iv ity P ro d u ct P ro d u se n No ta P em b e li P O Sta ff N o ta P en er im a an L a p o ra n P em b a y a N o ta P en g el u a L a p o ra n P em b a y a Create Product C Create Produsen C Create Nota Pembelian Barang R C Create PO R R C R Create Nota Penerimaan Barang U R C Create Laporan Pembayaran R C Create Nota Pengeluaran Kas R C Create Laporan Pembelian Barang R C 3.Service
Tabel 3.13 CRUD Service E n tit y / A c tiv ity N o ta S er v ic e S u ra t J al a n se rv ic e Create Create Nota Service C Create Create Surat Jalan R C 3.1.1.2Data Dictionary
Data dictionary merupakan sebuah kamus data dari aplikasi system yang saat ini ada yang menjelaskan ketentuan-ketentuan seperti Field Name, Data Type ,Field Length, Key, dan Description
Tabel 3.14 Data Dictionary pada PT. Berkat Anugrah Perkasa Jaya
Field Name Data
Type Field Length Key Description laporan_pembelian_barang Id_nota_pembelian_barang Char 8 PK Id_PO Char 8 FK tanggal Datetime product Id_product Char 8 PK Nama_product Char Jenis_product Char Harga_beli Float Harga_jual Float Keterangan Varchar 30 detail_nota_pembelian_barang Id_product Char 8 PK,FK Id_nota Char 8 PK,FK Jumlah Float nota_pembelian_barang Id_nota_pembelian_barang Char 8 PK
Id_product Char 8 FK id_staff Char 8 tanggal Datetime PO Id_PO Char 8 PK Id_nota_pembelian_barang Char 8 FK Id_produsen Char 8 FK Tanggal Datetime Harga Float Total_harga Float Staff Id_staff Char 8 PK Nama Varchar 30 Alamat Varchar 30 Telepon Int Detail_sales_order Id_sales_order Char 8 PK,FK id_product Char 8 PK,FK jumlah Float Sales_order Id_sales_order Char 8 PK Id_staff Char 8 FK Id_product Char 8 Id_agen Char tanggal Datetime Nota_penerimaan_barang Id_nota_penerimaan_barang Char 8 PK Id_nota_pembelian_barang Char 8 FK Tanggal Datetime Laporan_penjualan_barang Id_laporan_penjualan_barang Char 8 PK Id_sales_order Char 8 FK
Tanggal Datetime Produsen Id_produsen Char 8 PK Nama_toko Varchar 30 Alamat Varchar 30 No_telepon Int E_mail Varchar 10 Surat_retur Id_surat_retur Char 8 PK Id_nota_penjualan_barang Char 8 FK Id_product Char 8 Tanggal Datetime keterangan Varchar 30 Nota_penjualan_barang Id_nota_penjualan_barang Char 8 PK Id_surat_order Char 8 FK Harga_satuan Float Total_harga Float tanggal Datetime Agen Id_agen Char 8 PK Alamat Varchar 30 No_telepon Int e-mail Varchar 10 Nota_service Id_nota_service Char 8 PK Id_nota_penjualan_barang Char 8 FK Surat_jalan Id_surat_jalan Char 8 PK Id_nota_penjualan_barang Char 8 FK Laporan_pembayaran_barang Id_laporan_pembayaran_barang Char 8 PK
Id_PO Char 8 FK Jumlah_harga Float Tanggal Datetime Laporan_service Id_laporan_service Char 8 PK Id_nota_service Char 8 Surat_jalan_service id_surat_jalan_service Char 8 PK Id_nota_service Char 8 Nota_pengeluaran_kas Id_nota_pengeluaran_kas Char 8 PK Id_laporan_pembayaran_barang Char 8 FK Tanggal Datetime Total_harga Float
3.1.2System and Application
Level ke empat dari EA Framework ini bertujuan untuk mendokumentasikan group dari information system.
3.1.2.1System Communication Description
Menjelaskan bagaimana perusahaan mengkomunikasikan seluruh data dalam sistem perusahaan yang sedang berjalan.
Gambar3.21 System Communication Description Pada PT. Berkat Anugrah Perkasa Jaya
3.1.2.2DFD (Data Flow Diagram)
System data flow diagram pada PT. Berkat Anugrah Perkasa Jaya yang dibuat sesuai dengan alur proses bisnis yang berjalan untuk mengetahui pembagian sistem ke dalam alur kegiatan.
Gambar 3.25 DFD Rinci service Pada PT. Berkat Anugrah Perkasa Jaya
3.1.3 Network and Infrastructure
Level ke lima dari EA Framework ini bertujuan untuk mendokumentasikan infrastruktur perusahaan, aplikasi dan pemetaan area kerja para actor.
3.1.3.1Network Connectivity Diagram
Gambar 3.26 Network Connectivity Diagram Pada PT. Berkat Anugrah Perkasa Jaya
3.1.4Security
3.1.4.1Security and Privacy
Untuk menjaga keamanan dan kerahasiaan perusahaan, PT. Berkat Anugrah Perkasa Jaya menggunakan langkah sebagai berikut :
Tabel 3.15 Security and Privacy
Jenis Keamanan Langkah yang dilakukan
Keamanan Informasi • Mengelola pengaksesan data dan informasi, seperti pembagian hak dan perlunya login username dan password.
• Adanya tata kelola proteksi isi dari informasi berupa keterangan sumber informasi tersebut.
• Adanya ketentuan untuk melakukan backup data.
Keamanan Personel • Para staff wajib menggunakan password dan melakukan lock computer atau laptop saat meninggalkan meja.
• Penggunaan user account dan password untuk login ke email sesuai dengan kode-kode yang disesuaikan oelh perusahaan.
Keamanan Operasional • Adanya persyaratan mengenai email
• Adanya peraturan-peraturan mengenai proses-proses operasional yang boleh dan tidak boleh dilakukan
Keamanan Fisik • Adanya beberapa satpam yang menjaga gedung kantor 7x24 jam sesuai dengan shift yang berlaku.
• Adanya CCTV di seluruh ruangan kantor
• Hanya ada satu pintu masuk gedung kantor dan melapor kepada receptionist dan setiap visitor wajib menaruh identitas diri dan memakai name tag visitor.
3.1.5 Standard
3.1.5.1Technology Forecast Spesifikasi Hardware and Software Perusahaan Standar berbasis teknologi di seluruh level EA framework sangat penting agar operasional berjalan baik. Berikut adalah current technology ada teknologi yang telah digunakan oleh perusahaan saat ini
Tabel 3.16 Technology Forecast
Jenis Teknologi Deskripsi Jumlah
Hardware
Desktop Computer Manager 8
PC Intel Core i3, 20GHz Harddisk 500 GB SATA
Memory 2GB DDR Monitor 18” VGA On Board DVD RW Keyboard + Mouse Lan Card Desktop PC Staff 50
Processor Intel Core 2 duo Memory 2GB DDR Hard disk 250 GB SATA Monitor LCD 18” VGA NVidia 9500GT Lan Card Printer 16 Personal Printer 10 Ethernet Printer 6 Router 2 Software
Microsoft Windows 7 Semua divisi
Microsot Office 2007 Semua divisi
Winrar Semua divisi
Antivirus Semua divisi
Sistem Informasi Finance Divisi Finance Sistem Informasi Product Divisi Product
Sistem Informasi HRD Divisi HRD
Sistem Informasi Corporate Divisi Corporate Sistem Informasi Distribution Divisi Distribution
Sistem Informasi Modern Chanel
Divisi Modern Chanel
3.1.6 Workforce 3.1.6.1Workforce Plan
Setiap perusahaan membutuhkan tenaga kerja yang handal untuk menjalankan proses bisnis perusahaan , tenaga kerja yang baik adalah kunci emas dalam menuju persaingan global. Perencanaan tenaga kerja pada perusahaan sangat berpengaruh kepada kegiatan operasional karena langsung berhubungan dengan pelanggan.
3.1.6.2Organization Chart
Gambar 3.27 Structure Organization
Berdasarkan struktur organisasi perusahaan, pembagian tanggung jawab dsari masing-masing jabatan yanmg ada pada PT. Berkat Anugrah Perkasa Jaya adalah saebagai berikut :
1. Director
a. Menentukan tujuan dan strategi untuk mengembangkan perusahaan, b. Mengambil keputusan strategis dalam pengembangan perusahaan, c. Membuat target yang harus dicapai secara periodic.
a. Menentukan tujuan dan strategi dalam menjalankan perusahaan, b. Membantu Director dalam pengambilan keputusan strategis.
3. Finance Manager
a. Bertanggung jawab atas keuangan perusahaan, b. Mengatur pengeluaran dan pemasukan perusahaan.
4. Product Manager
a. Mengontrol stok product perusahaan.
5. Warehouse staff
a. Membantu manager dalam mengontrol stok product di gudang, b. Melaporkan dan mengecek ketersediaan dan kualitas product, c. Mengelola stok dengan baik.
6. Sales staff
a. Membantu manager mengurus proses penjualan product, b. Melayani agen saat melakukan pemesanan product.
7. Purchasing Staff
a. Membantu manager untuk mengurus proses pembelian product, b. Bertanggung jawab atas hubungan dengan produsen.
8. Delivery Staff
a. Bertanggung jawab dalam melakukan pengiriman product kepada Agen
9. Service Staff
a. Melakukan proses service barang rusak.
10. HRD Manager
a. Melakukan seleksi terhadap karyawan baru,
11. Corporate Manager
a. Mencari tender-tender baik melalui internet, koran, maupun langganan (Banking, Government, BUMN),
b. Mengecek product-product yang dibutuhkan dalam tender dan meminta surat dukungan ke principal yang bersangkutan,
c. Membuat surat penawaran lengkap dengan dokumen yang dibutuhkan untuk tender.
12. Distribution Manager
a. Membantu melakukan penawaran ke produsen baik dalam dan luar negeri untuk membeli product.
13. Modern Channel Manager
