STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KOORDINASI PENGELOLAAN HIBAH LANGSUNG BENTUK BARANG DAN JASA Nomor: SOP /KU 0403/HHK 3.2

(1)

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

KOORDINASI PENGELOLAAN HIBAH LANGSUNG

BENTUK BARANG DAN JASA

Nomor: SOP 071.002/KU 04 03/HHK 3.2

BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL

2019

(2)

"y^O((>

" fl /

-TANGGAL

-/^

TAN DA

TANGAN

Sekretaris Utama Kepala Biro Sumber Daya Manusia dan

Organisasi ^

Kepala Biro Hukum, Hubungan Masyarakat, dan <^ Kerja Sama Sesuai Keputusan Kepala BATAN Nomor

56/KA/II/2019

Kepala Bagian Kerja

Sama

Kepala Sub Bagian

Pengelolaan Kerja Sama

JABATAN

Ir. Falconi Margono Sutarto

2. Ir. Hadi Susilo 1. Ir. EkoMadi Parmanto 3. Tim Penyusun SOPAdministrasi

BATAN

2. Drs. Yaziz Hasan 1. Ros Intan Purbasari, ST.

NAMA

Disahkan Diperiksa Disiapkan

TINDAKAN

LEMBAR PENGESAHAN

: 2 dari 32 Halaman Tgl. Berlaku : 25 November 2019 : 0/1 No. Revisi/ Terbitan ; SOP 071.002/ KU 04 03/HHK 3.2 Nomor

SOP KOORDINASI PENGELOLAAN HIBAH LANGSUNG BENTUK BARANG DAN JASA

BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL

(3)

BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL

Nomor : SOP 071.002/ KU 04 03/HHK 3.2 No. Revisi/

Terbitan : 0 / 1 SOP KOORDINASI PENGELOLAAN HIBAH

LANGSUNG BENTUK BARANG DAN JASA

Tgl. Berlaku : 25 November 2019 Halaman : 3 dari 32

DAFTAR DISTRIBUSI

DISTRIBUSI NOMOR SALINAN JABATAN

1 Kepala Biro Perencanaan

2 Kepala Biro Sumber Daya Manusia dan Organisasi 3 Kepala Biro Umum

4 Kepala Biro Hukum, Hubungan Masyarakat, dan Kerja Sama 5 Kepala Pusat Sains dan Teknologi Bahan Maju

6 Kepala Pusat Sains dan Teknologi Nuklir Terapan 7 Kepala Pusat Sains dan Teknologi Akselerator

8 Kepala Pusat Teknologi Keselamatan dan Metrologi Radiasi 9 Kepala Pusat Aplikasi Isotop dan Radiasi

10 Kepala Pusat Teknologi Bahan Galian Nuklir 11 Kepala Pusat Teknologi Bahan Bakar Nuklir

12 Kepala Pusat Teknologi dan Keselamatan Reaktor Nuklir 13 Kepala Pusat Kajian Sistem Energi Nuklir

14 Kepala Pusat Teknologi Limbah Radioaktif 15 Kepala Pusat Rekayasa Fasilitas Nuklir

16 Kepala Pusat Teknologi Radioisotop dan Radiofarmaka 17 Kepala Pusat Reaktor Serba Guna

18 Kepala Pusat Diseminasi dan Kemitraan

19 Kepala Pusat Pendayagunaan Informatika dan Kawasan Strategis Nuklir 20 Inspektur

21 Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan 22 Kepala Pusat Standardisasi dan Mutu Nuklir

(4)

DISTRIBUSI NOMOR

SALINAN JABATAN

23 Ketua Sekolah Tinggi Teknologi Nuklir 24 Ketua Tim Jaminan Mutu Biro Perencanaan

25 Ketua Tim Jaminan Mutu Biro Sumber Daya Manusia dan Organisasi 26 Ketua Tim Jaminan Mutu Biro Umum

27 Ketua Tim Jaminan Mutu Biro Hukum, Hubungan Masyarakat, dan Kerja Sama

28 Kepala Unit Jaminan Mutu Pusat Sains dan Teknologi Bahan Maju 29 Kepala Unit Jaminan Mutu Pusat Sains dan Teknologi Nuklir Terapan 30 Kepala Unit Jaminan Mutu Pusat Sains dan Teknologi Akselerator 31 Kepala Unit Jaminan Mutu Pusat Teknologi Keselamatan dan Metrologi

Radiasi

32 Kepala Unit Jaminan Mutu Pusat Aplikasi Isotop dan Radiasi 33 Kepala Unit Jaminan Mutu Pusat Teknologi Bahan Galian Nuklir 34 Kepala Unit Jaminan Mutu Pusat Teknologi Bahan Bakar Nuklir 35 Kepala Unit Jaminan Mutu Pusat Teknologi dan Keselamatan Reaktor

Nuklir

36 Kepala Unit Jaminan Mutu Pusat Kajian Sistem Energi Nuklir 37 Kepala Unit Jaminan Mutu Pusat Teknologi Limbah Radioaktif 38 Kepala Unit Jaminan Mutu Pusat Rekayasa Fasilitas Nuklir

39 Kepala Unit Jaminan Mutu Pusat Teknologi Radioisotop dan Radiofarmaka 40 Kepala Unit Jaminan Mutu Pusat Reaktor Serba Guna

41 Kepala Unit Jaminan Mutu Pusat Diseminasi dan Kemitraan

42 Kepala Unit Jaminan Mutu Pusat Pendayagunaan Informatika dan Kawasan Strategis Nuklir

43 Ketua Tim Jaminan Mutu Inspektorat

44 Kepala Unit Jaminan Mutu Pusat Pendidikan dan Pelatihan

(5)

DISTRIBUSI NOMOR

SALINAN JABATAN

46 Ketua Tim Jaminan Mutu Sekolah Tinggi Teknologi Nuklir Master Kepala Bagian Organisasi dan Tata Laksana

(6)

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ... 2 DAFTAR DISTRIBUSI ... 3 DAFTAR ISI ... 6 1. TUJUAN ... 7 2. RUANG LINGKUP ... 7 3. TANGGUNG JAWAB ... 7 4. DEFINISI ... 8 5. REFERENSI ... 9 6. SOP ... 11

6.1. SOP Koordinasi Pengelolaan Hibah Langsung Bentuk Barang ... 13

6.1.1. SOP Koordinasi Penerimaan Barang Hibah ... 13

6.1.2. SOP Koordinasi Pengurusan Izin Pengeluaran Barang Hibah ... 15

6.1.3. SOP Koordinasi Pengeluaran Barang Hibah ... 17

6.2. SOP Koordinasi Pengelolaan Hibah Langsung Bentuk Jasa ... 18

6.2.1. SOP Koordinasi Penerimaan Hibah Jasa dari Kegiatan Kerja Sama Teknis IAEA ... 18

6.2.2. SOP Koordinasi Penerimaan Hibah Jasa yang Dilaksanakan di Luar Negeri ... 20

6.2.3. SOP Koordinasi Penerimaan Hibah Jasa yang Dilaksanakan di Dalam Negeri ... 23

6.2.4. SOP Koordinasi Pelaporan Hibah Jasa ... 25

7. LAMPIRAN ... 26

Lampiran 1 : Perjanjian Hibah (antara NLO dengan instansi/unit kerja) ... 27

Lampiran 2 : Formulir Permohonan Hibah Barang ... 30

(7)

1. TUJUAN

Standar Operasional Prosedur (SOP) ini dibuat untuk mengatur tata cara koordinasi pengelolaan hibah langsung bentuk barang dan jasa agar proses hibah dapat terlaksana dengan tertib dan akuntabel.

2. RUANG LINGKUP

SOP ini berlaku untuk seluruh Satuan Kerja (Satker) di Badan Tenaga Nuklir Nasional (BATAN) dan instansi di luar BATAN yang menerima hibah langsung bentuk barang dan atau jasa dari IAEA yang lingkup kegiatannya meliputi:

2.1 proses penerimaan hibah langsung bentuk barang dan jasa; 2.2 proses pengurusan izin pengeluaran barang hibah;

2.3 proses pengeluaran hibah barang di Kepabeanan; 2.4 proses pelaporan hibah jasa.

3. TANGGUNG JAWAB

3.1. Kepala Biro Hukum, Hubungan Masyarakat, dan Kerja Sama sebagai National Liaison Officer (NLO) bertanggung jawab dalam hal kelancaran pelaksanaan proses hibah langsung bentuk barang dan jasa.

3.2. Kepala Biro Umum bertanggung jawab dalam hal:

3.2.1 kebenaran dokumen pengurusan izin pembebasan bea masuk barang hibah di Kepabeanan; dan

3.2.2 kebenaran dokumen perjalanan dinas luar negeri. 3.3. Kepala instansi/unit kerja bertanggung jawab dalam hal:

3.3.1. kebenaran permohonan hibah langsung dalam bentuk barang dan jasa; dan

3.3.2. kebenaran laporan penerimaan hibah langsung dalam bentuk barang dan jasa.

3.4. National Project Coordinator (NPC) bertanggung jawab dalam hal kebenaran isi dokumen permohonan hibah langsung dalam bentuk barang dan jasa.

3.5. Penerima Hibah Jasa bertanggung jawab dalam hal kebenaran data diri dan kebenaran laporan penerimaan hibah langsung dalam bentuk jasa.

(8)

4. DEFINISI

Dalam SOP ini yang dimaksud dengan:

4.1. International Atomic Energy Agency (IAEA) adalah organisasi internasional di bawah naungan PBB yang tugas dan fungsinya mempromosikan pemanfaatan ilmu pengetahuan dan teknologi nuklir untuk tujuan damai, dalam SOP ini IAEA sebagai pemberi hibah.

4.2. National Liaison Officer (NLO) adalah pejabat yang ditugaskan oleh Kepala BATAN sebagai koordinator pengelolaan kerja sama teknis antara Indonesia dengan IAEA dan representasi IAEA di Indonesia.

4.3. National Project Coordinator (NPC) adalah pegawai intitusi/unit kerja yang ditugaskan sebagai penanggung jawab proyek kerja sama teknis Indonesia-IAEA. 4.4. Project Management Officer (PMO) adalah pejabat IAEA yang mengoordinasikan

pelaksanaan proyek kerja sama teknis antara Indonesia dengan IAEA.

4.5. Person in Charge (PIC) adalah orang yang ditunjuk sebagai penanggung jawab pelaksanaan kegiatan.

4.6. Hibah adalah setiap penerimaan negara baik dalam bentuk barang dan jasa yang diperoleh dari pemberi hibah yang tidak perlu dibayar.

4.7. Hibah langsung adalah hibah yang dilaksanakan tidak melalui mekanisme perencanaan.

4.8. Hibah langsung bentuk jasa adalah hibah dalam bentuk jasa tertentu yang diterima instansi/unit kerja baik di BATAN maupun di luar BATAN dari pemberi hibah untuk mendukung tugas dan fungsi instansi/unit kerja.

4.9. Perjanjian hibah adalah kesepakatan tertulis mengenai hibah antara pemberi hibah dan penerima hibah yang dituangkan dalam dokumen perjanjian pemberian hibah atau dokumen lain yang dipersamakan.

4.10. Pendapatan hibah adalah hibah yang diterima oleh instansi/unit kerja baik di BATAN maupun di luar BATAN dalam bentuk barang dan jasa yang diperoleh dari pemberi hibah yang tidak perlu dibayar, yang atas pendapatan hibah tersebut instansi/unit kerja sebagai penerima hibah mendapat manfaat secara langsung yang digunakan untuk mendukung tugas dan fungsinya.

4.11. Pendapatan Hibah Langsung adalah hibah yang diterima langsung oleh instansi/unit kerja baik di BATAN maupun di luar BATAN, dan/atau pencairan

(9)

dananya dilaksanakan tidak melalui Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara, sehingga pengesahannya harus dilakukan oleh Bendahara Umum Negara (BUN)/Kuasa Bendahara Umum Negara.

4.12. Penerima hibah adalah instansi/unit kerja baik di BATAN maupun di luar BATAN yang mendapat manfaat dari pemberian hibah untuk mendukung tugas dan fungsinya.

4.13. Berita Acara Serah Terima (BAST) adalah dokumen serah terima barang dan jasa sebagai bukti penyerahan dan peralihan hak/kepemilikan dari NLO kepada penerima hibah.

4.14. Surat Pernyataan Telah Menerima Hibah Langsung (SPTMHL) adalah surat pernyataan tanggung jawab penuh atas pendapatan hibah langsung dan/atau belanja yang bersumber dari hibah langsung atau belanja barang untuk pencatatan persediaan dari hibah atau belanja modal untuk pencatatan aset tetap/aset lainnya dari hibah atau pengeluaran pembiayaan untuk pencatatan surat berharga dari hibah.

4.15. Surat Perintah Pengesahan Pendapatan Hibah Langsung Bentuk Barang/Jasa/Surat Berharga (SP3HL-BJS) adalah surat yang diterbitkan oleh Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran atau pejabat lain yang ditunjuk untuk diajukan pengesahan Pendapatan Hibah Langsung dalam bentuk barang/jasa/surat berharga ke DJPU.

4.16. Memo Pencatatan Hibah Langsung Bentuk Barang/Jasa/Surat Berharga (MPHL-BJS) adalah surat yang diterbitkan oleh Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran atau pejabat lain yang ditunjuk untuk mencatat/membukukan Pendapatan Hibah Langsung dalam bentuk barang/jasa/surat berharga dan belanja barang untuk pencatatan persediaan dari hibah atau belanja modal untuk pencatatan aset tetap/aset lainnya dari hibah atau pengeluaran pembiayaan untuk pencatatan surat berharga dari hibah.

5. REFERENSI

5.1. Undang-Undang Nomor 10 Tahun 1997 tentang Ketenaganukliran. 5.2. Undang-Undang Nomor 37 Tahun 1999 tentang Hubungan Luar Negeri. 5.3. Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2000 tentang Perjanjian Internasional.

(10)

5.4. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara. 5.5. Undang-Undang Nomor 1 tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara.

5.6. Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 1995 tentang Prosedur Pengurusan Pengeluaran Barang Bantuan Teknis.

5.7. Peraturan Pemerintah Nomor 10 Tahun 2011 tentang Tata Cara Pengadaan Pinjaman Luar Negeri dan Penerimaan Hibah.

5.8. Peraturan Presiden Nomor 46 Tahun 2013 tentang Badan Tenaga Nuklir Nasional. 5.9. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 99/PMK.05/2017 tentang Administrasi

Pengelolaan Hibah.

5.10. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 180/PMK.08/2012 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Keuangan Nomor 224/PMK.08/2011 tentang Tata Cara Pemantauan dan Evaluasi Atas Pinjaman Dan Hibah Kepada Pemerintah.

5.11. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 213/PMK.05/2013 tentang Sistem Akuntansi dan Pelaporan Keuangan Pemerintah Pusat.

5.12. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 271/PMK.05/2014 tentang Sistem Akuntansi dan Pelaporan Hibah.

5.13. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 222/PMK.05/2016 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Keuangan Nomor 177/PMK.05/2015 tentang Pedoman Penyusunan Laporan Keuangan Kementerian Negara/Lembaga.

5.14. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 99/PMK.05/2017 tentang Administrasi Pengelolaan Hibah.

5.15. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 51/MK.04/2007 tentang Pembebasan Bea Masuk dan Cukai atas impor barang untuk keperluan penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan.

5.16. Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 20/PMK.04/2018 Tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Keuangan Nomor 148/PMK.04/2015 Tentang Pembebasan Bea Masuk Atas Impor Barang Untuk Keperluan Badan Internasional Beserta Pejabatnya Yang Bertugas di Indonesia.

5.17. Peraturan Kepala BATAN Nomor 12 Tahun 2013 tentang Pedoman Penyusunan dan Pengendalian Standar Operasional Prosedur Administratif BATAN.

(11)

5.18. Peraturan Kepala BATAN Nomor 14 Tahun 2013 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Tenaga Nuklir Nasional sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Kepala BATAN Nomor 16 Tahun 2014.

5.19. Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor PER-81/PB/2011 tentang Tata Cara Pengesahan Hibah Langsung Bentuk Uang dan Penyampaian Memo Pencatatan Hibah Langsung Bentuk Barang/Jasa/Surat Berharga.

6. SOP

Diagram alir SOP Koordinasi Pengelolaan Hibah Langsung Bentuk Barang dan Jasa terdiri dari:

6.1 SOP Koordinasi Pengelolaan Hibah Langsung Bentuk Barang 6.1.1. SOP Koordinasi Penerimaan Barang Hibah.

6.1.2. SOP Koordinasi Pengurusan Izin Pengeluaran Barang Hibah. 6.1.3. SOP Koordinasi Pengeluaran Barang Hibah.

6.2 SOP Koordinasi Pengelolaan Hibah Langsung Bentuk Jasa

6.2.1. SOP Koordinasi Penerimaan Hibah Jasa dari Kegiatan Kerja Sama Teknis IAEA.

6.2.2. SOP Koordinasi Penerimaan Hibah Jasa yang Dilaksanakan di Luar Negeri.

6.2.3. SOP Koordinasi Penerimaan Hibah Jasa yang Dilaksanakan di Dalam Negeri.

(12)

Nomor : SOP 071.002/KU 04 03/HHK 3.2 No. Revisi/

Terbitan : 0 / 1 SOP KOORDINASI PENGELOLAAN HIBAH LANGSUNG

BENTUK BARANG DAN JASA

Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:

1. PMK Nomor 99/PMK.05/2017 tentang Administrasi Pengelolaan Hibah

2. PMK Nomor 180/PMK.08/2012 tentang Perubahan Atas PMK Nomor 224/PMK.08/2011 tentang Tata Cara Pemantauan dan Evaluasi Atas Pinjaman dan Hibah Kepada Pemerintah

3. PMK Nomor 271/PMK.05/2014 tentang Sistem Akuntansi dan Pelaporan Hibah

 Memahami peraturan tentang hibah

 Memahami tentang mekanisme penatausahaan hibah langsung

bentuk barang dan jasa

 Memahami mekanisme pelaksanaan kerja sama teknis IAEA  Memahami kerja sama antar instansi

 Memahami mekanisme pengurusan izin pembebasan bea masuk

Keterkaitan: Peralatan dan Perlengkapan:

1. SOP Pengelolaan Hibah Langsung Bentuk Barang Milik Negara

2. SOP Pengelolaan Hibah Langsung Bentuk Jasa

3. SOP Pengurusan Izin Pembebasan Bea Masuk Barang dari Luar Negeri

4. SOP Pengurusan Perjalanan Dinas Luar Negeri

5. SOP Pengelolaan Kegiatan “Program Kerja Sama Teknis Interregional (INT-TC) dan Multilateral IAEA

 Alat pengolah data  Dokumen Kepabeanan  Dokumen hibah

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan:

Penerimaan hibah langsung yang tidak dikelola dengan baik akan berdampak pada:

1. Laporan keuangan yang tidak akuntabel 2. Penyalahgunaan pemanfaatan barang hibah 3. Ketidaktertiban pengelolaan hibah

1. Surat permohonan hibah 2. Laporan penerimaan hibah 3. Dokumen perizinan kepabeanan 4. Formulir pencalonan

5. Perjanjian hibah antara NLO dengan instansi/unit kerja 6. Berita Acara Pemeriksaan

7. Berita Acara Serah Terima Barang/Jasa 8. Surat Kuasa Pengeluaran Barang

(13)

6.1. SOP Koordinasi Pengelolaan Hibah Langsung Bentuk Barang 6.1.1. SOP Koordinasi Penerimaan Barang Hibah

NO PROSES

Pelaksana _{Mutu Baku}

Keterangan NLO

Instansi/ Unit Kerja Penerima

Hibah

NPC PMO Kelengkapan Waktu Output

6.1.1.1. Menyiapkan draf perjanjian

hibah  Desain proyek

5 hari _{ Draf perjanjian hibah} Perjanjian Hibah sesuai dengan format pada lampiran 1

6.1.1.2. Mempelajari isi draf perjanjian

hibah dengan NPC  Draf perjanjian hibah

2 hari  Draf perjanjian hibah

6.1.1.3. Penandatanganan perjanjian

hibah dengan NLO  Draf perjanjian hibah

1 jam  Perjanjian hibah

6.1.1.4. Menyiapkan permohonan

hibah  Perjanjian hibah _{ Formulir}

permohonan hibah  Desain proyek

5 hari  Draf surat permohonan hibah

 Spesifikasi barang  Formulir isian

permohonan hibah

Formulir permohonan hibah sesuai format pada lampiran 2

(14)

NO PROSES

Keterangan NLO

Hibah

NPC PMO Kelengkapan Waktu Output

6.1.1.5. Mengajukan pengadaan hibah  Draf Surat

permohonan hibah  Spesifikasi barang  Formulir isian

permohonan hibah

1 hari  Surat permohonan hibah

permohonan hibah

6.1.1.6. Memeriksa permohonan hibah  Surat permohonan hibah

permohonan hibah

3 hari  Surat Permohonan hibah

permohonan hibah

6.1.1.7. Menerima permohonan hibah _{ Surat Permohonan}

hibah  Spesifikasi barang  Formulir isian permohonan hibah - _{ Surat pemberitahuan/} informasi pengiriman hibah diteruskan direvisi

(15)

6.1.2. SOP Koordinasi Pengurusan Izin Pengeluaran Barang Hibah

NO PROSES

Keterangan

NLO

Hibah

NPC Biro Umum Kelengkapan Waktu Output

6.1.2.1. Menerima pemberitahuan

pengiriman barang dari PMO  Informasi pengiriman barang  Purchase Order 1 hari  Informasi pengiriman barang  Purchase Order 6.1.2.2. Mengidentifikasi penerima informasi pemberitahuan pengiriman barang dari PMO

 Informasi

pengiriman barang  Purchase Order  Konsep surat/nota

Dinas

1 jam  Surat/Nota Dinas ke Instansi/unit kerja

 Nota Dinas ke Biro Umum BATAN  Purchase Order  Tembusan surat disampaikan kepada NPC & BU  Tembusan surat disampaikan kepada NPC

6.1.2.3. Menyiapkan dokumen izin

pembebasan bea masuk  Informasi pengiriman barang

 Purchase Order  Dokumen

Kepabeanan

3 hari  Dokumen izin Kepabeanan  Purchase Order

Proses mengikuti SOP Pengurusan Izin Pembebasan Bea Masuk Barang dari Luar Negeri 6.1.2.4. Mendisposisi untuk proses

tindak lanjut  Informasi pengiriman barang

 Purchase Order 1 hari  Disposisi  Purchase Order Instansi/ Unit Kerja BU

(16)

NO PROSES

Keterangan

NLO

Hibah

NPC Biro Umum Kelengkapan Waktu Output

6.1.2.5. Menyiapkan surat permohonan pembebasan bea masuk  Disposisi  Purchase Order  Shipping dokumen  Dokumen lain yang

dipersyaratkan

2 hari  Konsep surat permohonan  Purchase Order  Dokumen lain yang

dipersyaratkan  Shipping dokumen

Dokumen lain misalnya izin dari BAPETEN bila barang hibah mengandung unsur radioaktif.

6.1.2.6. Menandatangani dan menyampaikan surat permohonan pengurusan pembebasan bea masuk

 Konsep surat permohonan  Purchase Order  Dokumen lain yang

dipersyaratkan  Shipping dokumen

1 hari _{ Surat permohonan}  Purchase Order  Dokumen lain yang

dipersyaratkan  Shipping dokumen 6.1.2.7. Menyiapkan dan memproses

surat pengurusan izin pembebasan bea masuk ke Kepabeanan

 Surat permohonan  Purchase Order  Dokumen lain yang

dipersyaratkan  Shipping dokumen 1 hari _{ Dokumen} persyaratan izin pembebasan bea masuk  Konsep Surat Pengantar  Shipping dokumen Proses mengikuti SOP Pengurusan Izin Pembebasan Bea Masuk Barang dari Luar Negeri

(17)

6.1.3. SOP Koordinasi Pengeluaran Barang Hibah

NO PROSES

Pelaksana Mutu Baku

Keterangan

Biro Umum

Hibah

NLO Kelengkapan Waktu Output

6.1.3.1. Menerima dan meneruskan surat keputusan pembebasan bea masuk dari Kepabeanan

 SK pembebasan bea masuk

 Konsep Surat Pengantar

1 hari _Surat Pengantar  SK pembebasan bea masuk 6.1.3.2. Memproses pengeluaran barang di pabean bandara/pelabuhan berkoordinasi dengan BU  Surat Pengantar  SK pembebasan bea masuk

 Dokumen lain yang dipersyaratkan  Shipping dokumen - _SK pembebasan bea masuk  Surat Kuasa pengeluaran barang  Dokumen pengeluaran barang terverifikasi  Shipping dokumen

Jangka waktu proses pengeluaran barang mengikuti ketentuan instansi terkait

6.1.3.3. Membuat dan menyampaikan laporan status penerimaan barang hibah

 Spesifikasi barang  Shipping dokumen  Konsep laporan

3 hari _Laporan penerimaan  Shipping dokumen  Spesifikasi barang

Tembusan ke BU sebagai informasi 6.1.3.4. Melakukan pemeriksaan

barang hibah yang diterima dengan NPC

 Laporan penerimaan  Shipping dokumen  Spesifikasi barang

2 hari _Berita acara pemeriksaan 6.1.3.5. Menandatangani Berita Acara

Serah Terima Barang Hibah dengan penerima hibah

 Berita acara pemeriksaan

3 jam __{BAST Barang Hibah}

6.1.3.6. Mengurus pengesahan

Barang Hibah ke Kemenkeu 

BAST Barang Hibah  Dokumen lain yang

dipersyaratkan

- _Nomor register hibah Proses mengikuti SOP Pengelolaan Hibah Langsung BMN

(18)

6.2. SOP Koordinasi Pengelolaan Hibah Langsung Bentuk Jasa

6.2.1. SOP Koordinasi Penerimaan Hibah Jasa dari Kegiatan Kerja Sama Teknis IAEA

NO PROSES

Keterangan NPC Pegawai/ Penerima Hibah Instansi/ Unit Kerja Penerima Hibah NLO Biro

Umum Kelengkapan Waktu Output

6.2.1.1. Menugaskan pencalonan hibah jasa

 Formulir pencalonan Program kegiatan kerja sama teknis

1 hari  Formulir pencalonan

6.2.1.2. Mengisi formulir pencalonan dan melengkapi dokumen pendukung

 Formulir pencalonan  Dokumen terkait

2 hari  Isian formulir pencalonan  Dokumen terkait

Formulir pencalonan sesuai dengan format pada lampiran 3 6.2.1.3. Menyampaikan dokumen

pencalonan  Isian formulir pencalonan

 Dokumen terkait

2 hari  Isian formulir pencalonan  Dokumen terkait 6.2.1.4. Mengirimkan dokumen

 Dokumen terkait

2 hari  Surat pengantar  Isian formulir

pencalonan  Dokumen terkait 6.2.1.5. Memproses pencalonan ke

IAEA  Surat pengantar _{ Isian formulir}

pencalonan  Dokumen terkait

Proses mengikuti SOP Pengelolaan Kegiatan "Program Kerja Sama Teknis Interregional dan Multilateral IAEA”

(19)

NO PROSES

Keterangan NPC Pegawai/ Penerima Hibah Instansi/ Unit Kerja Penerima Hibah NLO Biro

6.2.1.6. Mengajukan permohonan izin

perjalanan dinas luar negeri  Surat permohonan _{ Dokumen} kelengkapan 2 hari  Dokumen kelengkapan Pegawai yang menerima informasi penerimaan langsung dari IAEA harus memberitahukan ke NLO

6.2.1.7. Mengirimkan surat

permohonan izin perjalanan dinas luar negeri

 Surat permohonan  Dokumen

kelengkapan

1 hari  Surat permohonan  Dokumen

kelengkapan

Tembusan ke BHHK

6.2.1.8. Memproses dokumen

perjalanan dinas luar negeri  Surat permohonan _{ Dokumen} kelengkapan  Permohonan Nota

Diplomatik

- _{ Izin penugasan}  Visa

 Izin perjalanan luar negeri  Nota Diplomatik  Proses mengikuti SOP Pengurusan Perjalanan Dinas Luar Negeri  Nota Diplomatik diperlukan bila tujuan negara tidak memiliki kerja sama bebas visa

6.2.1.9. Melaksanakan kegiatan  Izin penugasan

 Visa

 Izin perjalanan luar negeri

 Nota Diplomatik

-  Hasil kegiatan Tahap selanjutnya mengikuti SOP 6.2.4.

(20)

6.2.2. SOP Koordinasi Penerimaan Hibah Jasa yang dilaksanakan di Luar Negeri

NO PROSES

Keterangan NLO Instansi/ Unit Kerja Penerima Hibah Pegawai/ Penerima Hibah

IAEA _UmumBiro Kelengkapan Waktu Output

6.2.2.1. Menerima penawaran

kegiatan dari IAEA  Surat penawaran

- _{ Surat penawaran}

6.2.2.2. Menyampaikan penawaran

kegiatan dari IAEA  Surat penawaran

3 hari _{ Surat pengantar} penawaran

Proses mengikuti SOP Pengelolaan Kegiatan "Program Kerja Sama Teknis Interregional dan Multilateral IAEA” 6.2.2.3. Mendisposisi dan menunjuk

calon peserta  Surat pengantar penawaran 2 hari  Disposisi  Surat pengantar penawaran 6.2.2.4. Mengisi formulir pencalonan

dan melengkapi berkas persyaratan usulan pencalonan peserta

 Disposisi  Surat pengantar

penawaran

2 hari  Isian formulir pencalonan  Dokumen terkait 6.2.2.5. Mengirimkan berkas

 Dokumen terkait

(21)

NO PROSES

Keterangan NLO Instansi/ Unit Kerja Penerima Hibah Pegawai/ Penerima Hibah IAEA Biro

6.2.2.6. Memproses pencalonan ke

IAEA  Surat pengantar _{ Isian formulir}

5 hari _{ Surat pengantar}  Isian formulir

Proses mengikuti SOP Pengelolaan Kegiatan "Program Kerja Sama Teknis Interregional dan Multilateral IAEA” 6.2.2.7. Menyampaikan informasi

penerimaan kepada peserta  Informasi penerimaan

pencalonan  Surat undangan -  Informasi penerimaan pencalonan  Surat undangan 6.2.2.8. Mengajukan permohonan izin

perjalanan dinas ke luar negeri  Surat permohonan  Dokumen kelengkapan 2 hari  Dokumen kelengkapan 6.2.2.9. Mengirimkan surat

permohonan izin perjalanan dinas luar negeri

 Surat permohonan  Dokumen kelengkapan 1 hari  Surat permohonan  Dokumen kelengkapan Tembusan ke BHHK 6.2.2.10. Memproses dokumen

perjalanan dinas luar negeri  Surat permohonan _{ Dokumen} kelengkapan - _{ Izin penugasan}  Visa  Izin perjalanan luar negeri  Nota Diplomatik

 Proses mengikuti SOP Pengurusan

Perjalanan Dinas Luar Negeri

 Nota Diplomatik diperlukan bila tujuan negara tidak memiliki kerja sama bebas visa

(22)

NO PROSES

Keterangan NLO Instansi/ Unit Kerja Penerima Hibah Pegawai/ Penerima Hibah IAEA Biro

6.2.2.11. Melaksanakan kegiatan _{ Undangan}

 Izin penugasan  Visa

 Izin perjalanan luar negeri

 Nota Diplomatik

- _{ Hasil Kegiatan} Tahap selanjutnya mengikuti SOP 6.2.4.

(23)

6.2.3. SOP Koordinasi Penerimaan Hibah Jasa yang Dilaksanakan di Dalam Negeri

NO PROSES

Keterangan NLO Instansi/ Unit Kerja Penerima Hibah

PIC Kemenlu IAEA Kelengkapan Waktu Output

6.2.3.1. Menerima permintaan kesediaan menjadi

penyelenggara kegiatan dari IAEA

 Surat penawaran -  Surat penawaran

6.2.3.2. Menyampaikan penawaran

kegiatan dari IAEA  Surat penawaran

3 hari _{ Surat pengantar}  Surat penawaran

6.2.3.3. Menunjuk PIC _{ Surat pengantar}

 Surat penawaran

2 hari _{ Disposisi}  Surat pengantar  Surat penawaran 6.2.3.4. Membuat surat persetujuan

kesediaan sebagai host

 Disposisi  Surat pengantar  Surat penawaran

5 hari  Konsep surat persetujuan 6.2.3.5. Mengirimkan surat persetujuan kesediaan sebagai host  Konsep surat persetujuan

(24)

NO PROSES

Keterangan NLO Instansi/ Unit Kerja Penerima Hibah

PIC Kemenlu IAEA Kelengkapan Waktu Output

6.2.3.6. Memproses dan mengirimkan persetujuan kesediaan sebagai host

 Surat persetujuan 3 hari  Surat pengantar  Surat persetujuan Untuk diteruskan ke PTRI WINA 6.2.3.7. Mengirimkan surat persetujuan kesediaan sebagai host  Surat pengantar  Surat persetujuan -  Surat persetujuan 6.2.3.8. Memproses persetujuan

pelaksanaan kegiatan  Surat persetujuan

- _{ Informasi} pelaksanaan  Invitation letter  Surat persetujuan

6.2.3.9. Melaksanakan kegiatan  Informasi

pelaksanaan  Data peserta  Surat persetujuan

-  Hasil Kegiatan Tahap selanjutnya mengikuti SOP 6.2.4.

(25)

6.2.4. SOP Koordinasi Pelaporan Hibah Jasa

NO PROSES

Keterangan Pegawai/ Penerima Hibah Instansi/ Unit Kerja Penerima Hibah

NLO Kelengkapan Waktu Output

6.2.4.1. Membuat laporan kegiatan  Hasil kegiatan  Invitation

letter/undangan  Surat persetujuan

izin perjalanan LN dari Setkab

5 hari  Laporan kegiatan  Ringkasan Hibah

Tembusan ke BHHK

6.2.4.2. Menerbitkan SP3HL-BJS _{ Laporan kegiatan}  Ringkasan Hibah

5 hari  Surat pengantar  SP3HL-BJS  SPTMHL 6.2.4.3. Memproses, menandatangani

BAST, dan menyampaikan laporan penerimaan hibah

 Surat pengantar  SP3HL-BJS  SPTMHL

3 hari  Surat pengantar  SP3HL-BJS  SPTMHL  BAST 6.2.4.4. Menandatangani Berita Acara

Serah Terima Hibah dengan penerima hibah

 Surat pengantar  SP3HL-BJS  BAST

1 hari  BAST

6.2.4.5. Memproses register dan

pengesahan hibah  Surat permohonan nomor register dan pengesahan hibah  BAST  SP3HL-BJS  SPTMHL  Ringkasan Hibah  Invitation Letter -  MPHL-BJS Proses dan kelengkapan dokumen mengikuti SOP Pengelolaan Hibah Langsung Bentuk Jasa

(26)

7. LAMPIRAN

Lampiran 1 : Perjanjian Hibah (antara NLO dengan instansi/unit kerja) Lampiran 2 : Formulir Permohonan Hibah Barang

(27)

Lampiran 1 PERJANJIAN HIBAH

ANTARA

INTERNATIONAL ATOMIC ENERGY AGENCY (IAEA) NATIONAL LIAISON OFFICER (NLO)

FOR INDONESIA

DAN

NAMA UNIT KERJA/INSTANSI

TENTANG

HIBAH BARANG DAN/ATAU JASA

Nomor : B-

Nomor :

Pada hari ini ……… tanggal …bulan … tahun…. (dd – mm - yyyy) di ……….., kami yang bertanda tangan di bawah ini:

I. NAMA NLO Kepala Biro Hukum, Hubungan Masyarakat dan Kerja Sama, Badan Tenaga Nuklir Nasional (BHHK-BATAN), dalam hal ini bertindak dalam jabatan untuk dan atas nama IAEA NLO for Indonesia, berkedudukan di Kantor Pusat BATAN, Jalan Kuningan Barat, Mampang Prapatan Jakarta 12043 untuk selanjutnya disebut PEMBERI HIBAH.

II. NAMA ……… ………(jabatan)………,

dalam hal ini bertindak dalam jabatan untuk dan atas nama (unit kerja/instansi) yang berkedudukan di ……….., untuk selanjutnya disebut sebagai PENERIMA HIBAH.

PEMBERI HIBAH dan PENERIMA HIBAH untuk selanjutnya secara bersama-sama disebut PARA PIHAK.

(28)

PARA PIHAK terlebih dahulu menerangkan hal-hal sebagai berikut:

a. bahwa PEMBERI HIBAH adalah Organisasi IAEA dalam hal ini diwakili oleh Kepala Biro Hukum, Hubungan Masyarakat, dan Kerja Sama BATAN bertindak selaku NLO IAEA dalam pengelolaan kerja sama teknis IAEA di Indonesia;

b. bahwa PENERIMA HIBAH adalah Unit Kerja/Instansi yang menerima bantuan hibah dalam program kerja sama teknis IAEA untuk mendukung tugas dan/atau fungsinya;

c. bahwa berdasarkan pertimbangan tersebut di atas maka dipandang perlu untuk dilakukan perjanjian hibah di antara PARA PIHAK.

Berdasarkan hal-hal tersebut di atas PARA PIHAK bersepakat untuk mengadakan “Perjanjian Hibah” selanjutnya disebut “Perjanjian”, dengan ketentuan-ketentuan sebagai berikut.

PASAL 1 TUJUAN

Perjanjian ini bertujuan untuk melakukan pengurusan, pencatatan dan pemanfaatan hibah barang/jasa dalam kerangka program kerja sama teknis IAEA.

PASAL 2

(1) Pemberi hibah memberi hibah/jasa sesuai terlampir

(2) Barang sebagaimana yang dimaksud ayat (1) bisa diubah sesuai kesepakatan kedua pihak

PASAL 3 HAK DAN KEWAJIBAN

(1) HAK DAN KEWAJIBAN PEMBERI HIBAH:

a. Memberitahukan status proses hibah barang/jasa dalam bentuk surat pesanan (purchase

order) kepada PENERIMA HIBAH

b. Memastikan hibah barang/jasa sudah diterima oleh PENERIMA HIBAH c. Menerima laporan terhadap pelaksanaan hibah

(2) HAK DAN KEWAJIBAN PENERIMA HIBAH:

(1) Pengurusan hibah barang/jasa terkait program kerja sama teknis IAEA dari pengeluaran di kepabeanan dan pengangkutan sampai di lokasi yang telah ditentukan

(2) Melakukan pencatatan hibah barang/jasa pada BMN unit kerja/instansi (3) Memanfaatkan barang/jasa sesuai dengan peruntukannya

(4) Melaporkan barang/jasa yang telah diterima oleh PENERIMA HIBAH (5) Menerima barang/jasa yang telah diperjanjikan dalam Perjanjian Hibah

PASAL 4 PEMBIAYAAN

Segala pembiayaan yang timbul dalam rangka pelaksanaan Perjanjian sebagaimana pada Pasal 2 dibebankan kepada PENERIMA HIBAH.

(29)

PASAL 5 KORESPONDENSI

(1) Korespondensi terkait Perjanjian ini harus dilakukan secara tertulis melalui email, surat tercatat atau faksimili ke alamat:

PEMBERI HIBAH Koordinator : Jabatan : Alamat : Telepon : Faksimil : Email : PENERIMA HIBAH Koordinator : Jabatan : Alamat : Telepon : Faksimil : Email : PASAL 6 PELAPORAN

Penerima hibah wajib melaporkan barang/jasa yang diterima kepada pemberi hibah

PASAL 7 PENUTUP

(1) Setiap perubahan terhadap Perjanjian ini hanya dapat dilakukan atas kesepakatan PARA PIHAK.

(2) Perjanjian ini dibuat dalam rangkap 2 (dua) asli bermeterai cukup, masing-masing mempunyai kekuatan hukum yang sama untuk dilaksanakan oleh PARA PIHAK, masing-masing 1 (satu) rangkap untuk PEMBERI HIBAH dan 1 (satu) rangkap lainnya untuk PENERIMA HIBAH.

PENERIMA HIBAH PEMBERI HIBAH

(30)

Lampiran 2 FM 001 SOP 071.002/KU 04 03/HHK 3.2

Request Form for Procurement of Items under the IAEA TC programme

To be prepared by the Project Counterpart TC Project Number and Title:

Estimated Amount in EURO: Describe what is to be purchased. Technical Specifications can be attached in a separate page

Task Code as in the work plan:

Suggested Suppliers:

This does not imply that the supplier will automatically be considered for the purchase of the items.

Shipment address and contact details:

Name of contact person: Complete Mailing Address Email:

Contact person:

Shipment address:

For radioactive materials shipment, indicate if approvals are granted by the National Regulatory Authority

(31)

Nomor : SOP 071.002/KU 04 03/HHK 3.2

No. Revisi/

Tgl. Berlaku : 25 November 2019 Halaman : 31 dari 32 0 Requisition Total (EUR) Item Product Commodity Item description Suggested Product No. (if < 10,000 EUR) Quantity Unit of Measure Estimated price per unit

(EUR) Total estimated price (EUR) (auto-filled in) Suggested supplier(s) Remarks Tech Specs / SoW attached Y/N Radioactive Item Y/N 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

(32)

Lampiran 3 FM 002 SOP 071.002/KU 04 03/HHK 3.2 INTERNATIONAL ATOMIC ENERGY AGENCY

TECHNICAL CO-OPERATION & ASSISTANCE PROGRAMME EXPERT REQUEST FORM

Project Code: Project Title: Title of Mission: Number of Expert/s: Field of Expertise: Duty Station Contact Person:

(specify address, phone, , E-mail):

Duration of Mission: (Dates)

When Required (specify year and month):

Duties:

Qualification of expert:

Acceptable working language of expert:

If specific expert is suggested, please indicate the name and address. This does not mean that the expert will be automatically considered for the mission.

Name: Telephone: E-mail: Address: Background Information:

(Justification for the request of the expert mission e.g. To support national project, IAEA project)