34 BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Sejarah Rumah Sakit TNI AL Dr. Mintohardjo
Rumah Sakit ini berawal dari sebuah kegiatan pelayanan kesehatan berupa perawatan pasien di jalan Cut Meutia No.16 dan klinik bersalin di jalan Citandui No.4 dan jalan Cidurian No.2 Menteng Jakarta Pusat yang kesemuanya itu dikelola oleh Dinas Kesehatan Komando Daerah Maritim Djakarta yang berkedudukan di jalan Prapatan No.48 Djakarta.
Dengan berkembangnya TNI-AL dan tuntutan kebutuhan pelayanan dan perawatan kesehatan, maka dibangun sebuah rumah sakit di Bendungan Hilir dan diresmikan pada tanggal 1 agustus 1957 diberi nama Rumah Sakit Angkatan Laut Djakarta, sebagai komandan dipercayakan kepada Mayor Laut (K) dr.Gandi.AT. Pada saat itu prasarana dan fasilitas rumah sakit sangat sederhana, diwakili oleh 5 orang dokter yang terdiri dari dokter bedah, anak, kebidanan, penyakit dalam dan satu orang dokter umum. Pada tanggal 28 Juni 1961 Rumah Sakit Angkatan Laut Djakarta ditunjuk oleh Departemen Kesehatan sebagai tempat Sekolah Pengatur Rawat (A) dan masa perjuangan Trikora dan Dwikora Rumah sakit Angkatan Laut Djakarta memperoleh kepercayaan mempersiapkan tenaga medis dan non medis.
Di masa kepemimpinan Letkol Laut (K) dr. Soedibyo Sardadi, MPH, pada tanggal 15 Mei 1974 Rumah Sakit Angkatan Laut Djakarta berganti nama menjadi Rumah Sakit Angkatan Laut Dr. Mintohardjo berdasarkan Surat Keputusan Kepala Staf Angkatan Laut No.Skep/5041.2/II/1974 tanggal 20 Februari 1974. Pada tahun 1976 periode kepemimpinan Kolonel Laut (K) dr. Susanto Mangun Sajito, Rumah Sakit Dr. Mintohardjo ditetapkan sebagai Rumah sakit Matra Laut dengan ditempatkannya Ruang Udara Bertekanan Tinggi (RUBT). Fasilitas ini dipakai untuk menanggulangi akibat penyelaman disamping untuk kegiatan matra laut. Di masa kepemimpinan Kolonel Laut (K) dr. Sutarno, SpTHT, Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor Kep/YM.00.03.3.5.8095 tanggal 27 juli 1999 tahun 1999 Rumah sakit Dr. Mintohardjo berhasil lulus dalam akreditasi Departemen Kesehatan
RI untuk 5 bidang pelayanan. Pada 30 Juli 2010 di masa kepemimpinan dr. Gardjito Sipan, SpU meraih akreditasi untuk 16 pelayanan dan ditetapkan sebagai Rumah Sakit Umum kelas B melalui Kepmenkes RI no : HK .03.05/I/1464/II tanggal 15 Juni 2011.
Kondisi Rumkital Dr. Mintohardjo saat ini dengan 263 TT tidak lepas dari perjuangan dan pengabdian segenap prajurit semua yang menginginkan Rumah Sakit terus berkembang. Kondisi yang akan datang tentunya memerlukan perencanaan , pengembangan, dedikasi dan motivasi dari segenap personel rumah sakit. Sebagai Rumah Sakit Tingkat II yang menjadi rumah sakit rujukan fasilitas kesehatan TNI Angkatan Laut di wilayah barat dan menjadi salah satu rumah sakit idaman anggota prajurit beserta keluarganya belumlah cukup, Berubah dan berkembangnya pola penyakit saat ini membuat kemampuan cakupan layanan Rumkital Dr. Mintohardjo harus ditingkatkan dengan dilengkapi sarana prasarana, penunjang diagnositik yang canggih dan memadai, SDM yang mumpuni serta pengakuan dari pimpinan untuk dapat menjadi rumah sakit bermutu, dicintai anggota, keluarga dan masyarakat.
3.2 Visi dan Misi Rumah Sakit TNI AL Dr. Mintohardjo Visi Rumah Sakit TNI AL Dr. Mintohardjo
Visi Rumah Sakit TNI AL Dr. Mintohardjo ialah menjadi rumah sakit rujukan TNI AL wilayah barat yang bermutu, dicintai anggota, keluarga dan masyarakat.
Misi Rumah Sakit TNI AL Dr. Mintohardjo
Misi yang ada pada Rumah Sakit TNI AL Dr. Mintohardjo ialah sebagai berikut:
• Membina dan meningkatkan kualitas sumber daya manusia.
• Memberikan pelayanan kesehatan yang bermutu.
• Memberikan dukungan kesehatan
• Memberikan pendidikan bagi dokter, para medis dan siswa-siswa lain.
Gambar 3. 1 Struktur Organisasi RS TNI AL DR. MINTOHARDJO
3.4 Tugas dan Wewenang
3.4.1 KARUMKITAL DR. MINTOHARDJO
Tugas dan kewajiban:
a) Menyusun dan menyiapkan rencana dan program pembinaan
kesehatan, khususnya rumah sakit berdasarkan rencana dan program Diskesal.
b) Merumuskan dan menyiapkan ketentuan pelaksanaan pembinaan kesehatan yang efektif dan efisien di lingkungan Rumkital Dr. Mintohardjo.
c) Menyelenggarakan dukungan kesehatan pada operasi dan latihan. d) Melaksanakan pelayanan kesehatan bagi anggota TNI AL beserta
e) Melaksanakan pembinaan personel dan material yang berada di bawah tanggung jawabnya.
f) Melaksanakan koordinasi dan kerja sama baik di dalam maupun di luar Rumkital Dr. Mintohardjo untuk kepentingan pelaksanaan tugasnya.
g) Mengawasi, mengendalikan, dan mengevaluasi pelaksanaan
program Rumkital Dr. Mintohardjo guna pencapaian sasaran secara efektif dan efisien.
h) Mengajukan pertimbangan dan saran kepada Kadiskesal khususnya mengenai hal-hal yang berhubungan dengan tugas kewajibannya.
3.4.2 KAPOKLI (Kelompok Ahli TNI AL DR.MINTOHARDJO)
Tugas dan kewajiban:
a) Membantu Karumkit dalam hal mengelola rumah sakit serta pengelolaan sumberdaya rumah sakit lain untuk medapatkan mutu peayanan yang tinggi secara berhasil guna dan berdaya guna. b) Memberikan pertimbangan dan masukan tentang pengembangan
bidang kesehatan kelautan baik di dalam maupun di luar negeri. c) Memberikan pertimbangan dalam penerapan dan pelaksanaan etika
serta hukum medis di Rumkital Dr. Mintohardjo.
d) Memberikan pertimbangan dalam penerimaan dan penempatan
tenaga medis dan paramedis di Rumkital Dr. Mintohardjo.
e) Memberikan pertimbangan dalam pengembangan rumah sakit baik dibidang pelayanan kesehatan maupun pengembangan fisik di Rumkital Dr. Mintohardjo.
f) Memberikan pertimbangan dalam penentuan standar pelayanan medis, pengawasan dan penilaian mulu pelayanan kesehatan. g) Memberikan pertimbangan medik dalam rangka rujukan pasien
kerumah sakit lain, baik didalam maupun di luar negeri.
h) Memberikan pertimbangan dalam pengembangan tenaga medis dan
paramedis di Rumkital Dr. Mintohardjo.
i) Memberikan pertimbangan dalam hal kerjasama/pendidikan di Rumkital Dr. Mintohardjo dengan instansi lain.
3.4.3 WAKABIN
Tugas dan kewajiban:
a) Mengkoordinasikan dan memberikan pengarahan kepada unsur staf dan pelayanan di lungkungan Rumkital Dr. Mintohardjo dalam penyusunan petunjuk, rencana dan program bidang sumberdaya. b) Mengkoordinasikan, mengawasi dan mengendalikan pelaksanaan
rencana dan program
c) kerja bidang sumberdaya serta pengurusan personil, material, keuangan dan pelayanan.
d) Mengusahakan terjamin dan terpeliharanya koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi kehiatan antar unsur-unsur pelayanan di lingkungan Rumkital serta antara unsur-unsur tersebut dengan satuan-satuan di luar rumah sakit sesuai tingkat dan lingkup kewenangannya.
e) Mengajukan pertimbangan dan saran kepada Karumkital Dr. Mintohardjo khususnya mengenai hal-hal yang berhubungan dengan bidang tugasnya.
3.4.4 WAKAMED
Tugas dan kewajiban:
a) Mengkoordinasi dan memberikan pengarahan kepada unsur staf dan pelaksana di lingkungan Rumkital Dr. Mintohardjo dalam penyusunan petunjuk, rencana dan program bidang medis, pendidikan, latihan, penelitian dan pengembangan.
b) Mengkoordinasikan, mengawasi, dan mengendalian pelaksanaan rencana dan program kerja bidang medis serta pengurusan personil medis, pendidikan, latihan, penelitian, dan pengembangan.
c) Mengkoordinasikan, mengawasi, dan mengendalian pelaksanaan program pelayanan medis dan material kesehatan.
d) Mengusahakan terjamin dan terpeliharanya koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi kegiatan antar unsur-unsur pelaksana di lingkungan Rumkital dan antara unsur-unsur tersebut dengan
satuan-satuan di luar rumah sakit sesuai tingkat dari lingkup kewenangannya.
e) Mengajukan pertimbangan dan saran kepada Karumkital Dr. Mintohardjo khususnya mengenai hal-hal yang berhubungan dengan bidang tugasnya.
3.4.5 PEKAS (Pemegang Kas) RS TNI AL DR.MINTOHARDJO
Tugas dan kewajiban:
a) Menerima, menyimpan, dan membayarkan/menyerahkan uang/surat
berharga sebagai alat pembayaran kepada yang berhak.
b) Menerima, menguji dan mengesahkan tagihan-tagihan terhadap negara yang termasuk dalam administrasinya dan membebankan pada mata anggaran yang telah ditentukan.
c) Menyelenggarakan administrasi penghasilan personel berdasarkan peraturan dan ketentuan yang berlaku.
d) Memungut penerimaan negara untuk kemudian menyetorkan hasil pungutannya kepada kas negara.
e) Mencatat, membukukan semua penerimaan dan pengeluaran uang dan alat pembayaran yang dipercayakan oleh negara kepadanya.
f) Mengirimkan pertanggung jawaban keuangan mengenai
pengurusannya kepada Diskual.
g) Menyelenggarakan segala urusan dan kegiatan di bidang
pengamanan, personil, logistik dan administrasi umum.
3.4.6 DANSATMA
Tugas dan kewajiban:
a) Melaksanakan tugas urusan dalam yang meliputi kebersihan, penegakkan tata tertib, disiplin, tertib hukum serta pengamanan bagi personil, fasilitas dan instalasi.
b) Melaksanakan urusan administrasi, pemeliharaan moril,
melaksanakan da mengatur pengangkutan, pemondokan serta perkantoran.
c) Melaksanakan kegiatan pembekalan khususnya pembekalan non medis.
d) Melaksanakan kegiatan pemelihara dan perbaika fasilitas bagunan, instalasi listrik, instalasi air, elektronika, dan material teknik lainnya.
e) Melaksanakan kegiatan angkutan personil dan pemeliharaan kendaraan bermotor.
f) Melaksanakan kegiatan Kesling dan K3.
g) Melaksanaka pengamanan bagi pejabat da tamu penting Rumkital Dr. Mintohardjo.
h) Mengatur dan melaksanakan urusan penjagaan, protokol dan upacara.
i) Melaksanakan dukungan komunikasi dalam lingkungan Rumkital Dr. Mintohardjo.
j) Mengawasi, mengendalikan, dan mengevaluasi pelaksanaan
program Satma guna menjamin pencapaian sasaran programnya secara berhasil dan berdaya guna.
k) Mengajukan pertimbangan dan saran kepada Karumkital Dr. Mintohardjo, khususnya mengenai hal-hal yang berhubungan dengan bidang tugasnya.
3.4.7 KASET (Kepala Sekretariat) RS TNI AL DR.MINTOHARDJO
Tugas dan kewajiban:
a) Menuangkan kebijaksanaan dan arahan Karumkital dalam bentuk tulisan dinas.
b) Melaksanakan fungsi kesekretariatan di lingkungan Rumkital Dr. Mintohardjo yang meliputi korespondensi, penggandaan, publikasi, penatalaksanaan, perkantoran, kearsipan serta pelaksanaan pos militer.
c) Melaksanakan kegiatan rapat.
e) Mengawas, mengendalikan dan mengevaluasi pelaksanaan program kesekretariatan Rumkital guna menjamin pencapaian sasaran programnya secara berhasil guna dan berdaya guna.
f) Mengajukan pertimbangan dan saran kepada Karumkital khususnya mengenai hal-hal yang berhubungan dengan bidang tugasnya.
3.4.8 Kepala Bagian Rencana, Program dan Evaluasi Anggaran
Tugas dan kewajiban:
a) Membantu kepala Rumkital Dr. Mintohardjo di bidang pembinaan perenvanaan program dan anggaran.
b) Mengkoordinasikan perumusan dan penyiapan rencana
pengembangan Rumkital Dr. Mintohardjo.
c) Mengkoordinasikan penyusunan dan penyiapan rencana pembinaan
program kerja dan anggaran berdasarkan pembinaan program kerja dan anggaran Diskesal.
d) Mengkoordinasi pengumpulan dan pengolahan data yang
diperlukan bagi penyusunan perencanaan program kerja dan anggaran Rumkital Dr. Mintohardjo.
e) Mengkoordinasikan penyusunan program kerja dan anggaran
Rumkital Dr. Mintohardjo berdasarkan Progja Diskesal.
3.4.9 KABAG MINMED (Kepala Bagian Administrasi Medis)
Tugas dan kewajiban:
a) Mengawasi dan membatu kelancaran proses kehiata pelayanan administrasi medis.
b) Supervisi perencanaan logistik administrasi medis setiap akhir bulan.
c) Memonitor pelaksanaan korespondensi manajemen informasi
kesehatan dengan jalan menberikam paraf semua laporan administrasi medis.
d) Mengadakan rapat intern setiap bulan sekali dan setiap ada permasalahan yang terjadi di bagian Minmed.
e) Membuat rencana dan mengevaluasi sistem, prosedur dan program kerja administrasi medis berdasarkan evaluasi sistem kerja yag telah dan sedang berjalan.
f) Membuat perencanaan dan jadwal program pendidikan dan latihan untuk pengembagan SDM.
g) Melakukan pembinaan kinerja staf yag ada di lingkungan bagian Minmed.
h) Mengkoordinasika kegiatan antar unit yag berada di bawahnya dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawab.
i) Mengajukan pertimbangan dan saran kepada Kepala Rumkital Dr. Mintohardjo khususnya mengenai hal-hal yag berhubunga denga tugasnya.
3.4.10 KADEP KESLA (Kepala Departemen Kesehatan Angkatan Laut)
Tugas dan kewajiban:
a) Merumuskan dan menyipakan pelaksanaan kegiatan Kesehatan Keangkatan Lautan.
b) Menyusun dan menyiapkan petunjuk-petunjuk dalam rangka
melaksanakan kegiatan Kesehatan Keangkatan Lautan.
c) Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan
penyelenggaraan program Kesehatan Keangkatan Lautan.
d) Menyelenggarakan fungsi staf dalam bidang pembinaan kesehatam Keangkatan Lautan di lingkungan Rumkital Dr. Mintohardjo atas
dasar pengembangan ilmu dan teknologi masing-masing
Subdepartemen.
e) Merencanakan kebutuhan biaya operasi Kesehatan Keangkatan Lautan dan kebutuhan pengadaan peralatan dan bekal kesehatan yang menjadi ruang lingkupnya.
f) Menyelenggarakan perencanaan, mengkoordinasikan,
mengendalikan penyelenggaraan kegiatan latihan dan kesiagaan.
g) Mengadakan pengumpulan, pengolahan, pemeliharaan, serta
oenyimpanan data yang diperlukan dalam rangka pelaksanaan pembinaan Kesehatan Keangkatan Lautan.
h) Melaksanakan koordinasi dengan unsur, badan, dan instansi baik dalam maupun diluar Rumkital Dr. Mintohardjo untuk kepentingan pelaksanaan tugas secara berhasil guna dan berdaya guna.
i) Mengawasi, mengendalikan dan mengevaluasi pelaksanaan
program Kesehatan Keangkatan Lautan guna menjamin pencapaian sasaran programnya secara berhasil guna dan berdaya guna.
j) Mengajukan saran dan pertimbangan kepada Kepala Rumkital Dr. Mintohardjo khususnya mengenai hal-hal yang berhubungan dengan bidang tugasnya.
3.4.11 KADEP BEDAH
Tugas dan kewajiban:
a) Merencanakan dukkes dan yankes serta pendidikan dan
pengembangan di bidang bedah.
b) Menyelenggarakan fungsi staf di lingkungan rumah sakit.
c) Melaksanakan koordinasi dengan unsur dan instansi kesehatan baik di dalam maupun di luar Rumkital Dr. Mintohardjo untuk kepentingan pelaksanaan tugasnya sesuai tingkat dan lingkup wewenangnya.
d) Menyusun dan menyiapkan petunjuk dan pelaksanaan bidang bedah.
e) Mengawasi, mengendalikan dan mengevaluasi pelaksanaan
program kegiatan bidang bedah.
f) Mengajukan saran dan pertibambangan kepada pimpinan rumah sakit.
g) Melakukan kegiatan pencatatan dan pelaporan atas kegiatan dilakukan.
h) Melakukan pembinaan personil dan material di lingkungan bedah. i) Merencanakan kebutuhan pengadaan peralatan dan bekal kesehatan
3.4.12 KADEP PENYAKIT DALAM(Kepala Departemen Penyakit Dalam)
Tugas dan kewajiban:
a) Merumuskan, menyusun dan menyiapkan kebijaksanaan dalam
kegiatan medik bidang ilmu penyakit dalam.
b) Menyusun dan menyiapkan petunjuk-petunjuk dalam rangka
pelaksanaan kegiatan ilmu penyakit dalam.
c) Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan
penyelenggaraan program bidang penyakit dalam di lingkungan Rumkital Dr. Mintohardjo atas dasar pengembangan ilmu dan teknologi masing-masing Subdepartemen.
d) Menyelenggarakan fungsi staf dalam bidang pembinaan ilmu penyakit dalam di lingkungan Rumkital Dr. Mintohardjo atas dasar pengembangan ilmu dan teknologi masing-masing Subdepartemen. e) Merencanakan kebutuhan biaya operasi bagian penyakit dalam dan
kebutuhan pengadaan peralatan dan bekal kesehatan yang menjadi ruang lingkupnya.
f) Menyelenggarakan perencanaan, mengkoordinasikan,
mengendalikan, penyelenggaraan kegiatan latihan kesiagaan.
g) Mengadakan pengumpulan, pengolahan, pemeliharaan serta
penyimpanan data yang diperlukan dalam rangka pelaksanaan pembinaan bidang penyakit dalam.
h) Melaksanakan koordinasi dengan unsur, badan, dan instansi baik di dalam maupun di luar Rumkital Dr. Mintohardjo untuk kepentingan pelaksanaan tugasnya sesuai tingkat dan lingkup wewenangnya. i) Mengajukan saran dan pertimbangan kepada Kepala Rumkital Dr.
Mintohardjo khususnya mengenai hal-hal yang berhubungan dengan bidang tugasnya.
3.4.13 Kepala Departemen Saraf, Jiwa, Rehabilitasi Medis dan Akupuntur
Tugas dan kewajiban:
a) Merumuskan, menyusun dan menyiapkan kebijaksanaan dalam
kegiatan medis bidang ilmu penyakit saraf, jiwa, rehabilitasi medis, dan akupuntur.
b) Menyusun dan menyiapkan petunjuk-petunjuk dalam rangka pelaksanaan kegiatan ilmu penyakit saraf, jiwa, rehabilitasi medis, dan akupuntur.
c) Merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan
penyelanggaraan program bidang penyakit saraf, jiwa, rehabilitasi medik, dan akupuntur di lingkungan Rumkital Dr. Mintohardjo atas
dasar pengembangan ilmu dan teknologi masing-masing
Subdepartemen.
d) Menyelenggarakan fungsi staf dalam bidang pembinaan ilmu penyakit saraf, jiwa, rehabilitasi medik, dan akupuntur di lingkungan Rumkital Dr. Mintohardjo atas dasar pengembangan ilmu dan teknologi masing-masing Subdepartemen.
e) Merencanakan kebutuhan biaya operasional bagian saraf, jiwa, rehabilitasi medik, dan akupuntur serta kebutuhan pengadaan peralatan material kesehatan dan bekal kesehatan yang menjadi ruang lingkupnya.
f) Menyelenggarakan perencanaan, koordinasi, mengendalikan
penyelenggaraan kegiatan latihan dan kesiagaan.
g) Melaksanakan pengumpulan, pengolahan, pemeliharaan, serta penyimpanan data yang diperlukan dalam rangka pelaksanaan pembinaan bidang penyakit saraf, jiwa, rehabilitasi medik, dan akupuntur.
h) Melaksanakan koordinasi dengan unsur, badan dan instansi baik di dalam maupun di luar Rumkital Dr. Mintohardjo untuk kepentingan pelaksanaan tugasnya sesuai tingkat dan lingkup kewenangannya.
i) Mengawasi, mengedalikan dan mengevaluasi pelaksanaan program
saraf, jiwa, rehabilitasi medik, dan akupuntur guna menjamin pencapaian tujuan sasaran programnya secara berhasil guna dan berdaya guna.
j) Mengajukan sarana dan pertimbangan kepada Kepala Rumkital Dr. Mintohardjo khususnya mengenai hal-hal yang berhubungan dengan bidang tugasnya.
3.4.14 KADEP GILUT (Kepala Departemen Gigi dan Mulut)
Tugas dan kewajiban:
a) Merumuskan menyusun dan menyiapkan kebijaksanaan dalam
kegiatan medis bidang gigi dan mulut.
b) Menyusun dan menyiapkan petunjuk-petunjuk dalam rangka
pelaksanaan kegiatan bidang gigi dan mulut.
c) Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan
penyelengaraan program bidang gigi dan mulut.
d) Menyelenggarakan fungsi staf dalam bidang pembinaan kesehatan gigi dan mulut di lingkungan Rumkital Dr. Mintohardjo atas dasar pengembangan ilmu dan teknologi masing-masing Subdepartemen. e) Merencanakan kebutuhan biaya operasional bagian bidang gigi dan
mulut serta kebutuhan pengadaan peralatan dan bekal kesehatan yang menjadi ruang lingkupnya.
f) Menyelenggarakan perencanaan, mengkoordinasikan,
mengendalikan penyelenggaraan kegiatan latihan dan kesiagaan.
g) Mengadakan pengumpulan, pengolahan, pemeliharaan serta
penyimpanan data yang diperlukan dalam rangka pelaksanaan pembinaan bidang gigi dan mulut.
h) Melaksanakan koordinat dengan unsur, badan dan instansi baik di dalam maupun di luar Rumkital Dr. Mintohardjo untuk kepentingan pelaksanaan tugasnya sesuai tingkat dan lingkup wewenangnya.
i) Mengawasi, mengendalikan dan mengevaluasi pelaksanaan
program penyakit gigi dan mulut guna menjamin pencapaian tujuan sasaran programnya secara berhasil guna dan berdaya guna.
j) Mengajukan saran dan pertimbangan kepada Kepala Rumkital Dr. Mintohardjo khususnya mengenai hal-hal yang berhubungan dengan budang tugasnya.
3.4.15 KADEP KUTEMA (Kepala Departemen Kulit Kelamin, Telinga, Hidung, Tenggorokan dan Mata)
a) Merumuskan, menyusun, dan menyiapkan kebijaksanaan dalam kegiatan medis bidang ilmu penyakit kulit, telinga, hidung, tenggorokan, dan mata.
b) Menyusun dan menyiapkan petunjuk-petunjuk dalam rangka
pelaksanaan kegiatan ilmu penyakit kulit, telinga, hidung, tenggorokan, dan mata.
c) Merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengendalian
penyelenggaraan program bidang penyakit kulit, telinga, hidung, tenggorokan, dan mata.
d) Menyelenggarakan fungsi staf dalam bidang pembinaan ilmu penyakit kulit, telinga, hidung, tenggorokan, dan mata di lingkungan Rumkital Dr. Mintohardjo atas dasar pengembangan ilmu dan teknologi masing-masing Subdepartemen.
e) Merencanakan kebutuhan biaya operasi bagian penyakit kulit kelamin, telinga, hidung, tenggorokan, mata dan kebutuhan pengadaan peralatan dan bekal kesehatan yang menjadi ruang lingkupnya.
f) Menyelenggarakan perencanaan, mengkoordinasikan,
mengendalikan penyelenggaraan kegiatan latihan dan kesiagaan.
g) Mengadakan pengumpulan, pengolahan, pemeliharan serta
penyimpanan data yang diperlukan dalam rangka pelaksaaan pembinaan bidang subdep penyakit kulit, telinga, hidung, tenggorokan, dan mata.
h) Melaksanakan koordinasi dengan unsur, badan, dan instansi baik di dalam maupun di luar Rumkital Dr. Mintohardjo untuk kepentingan pelaksanaan tugasnya sesuai tingkat dan lingkup kewenangannya.
i) Mengawasi, mengendalikan, dan mengevaluasi pelaksanaan
program penyakit kulit kelamin, telinga, hidung, tenggorokan, mata guna menjamin pencapaian tujuan sasaran programnya secara berhasil guna da berdaya guna.
j) Mengajukan saran dan pertimbangan kepada Kepala Rumkital Dr. Mintohardjo khususnya mengenai hal-hal yang ebrhubungan dengan bidang tugasnya.
3.4.16 KABAG PERAWATAN (Kepala Bagian Perawatan)
Tugas dan kewajiban:
a) Melaksanakan pengelolaan kegiatan perencanaan, pengembangan, monitoring dan evaluasi di bidang pelayanan keperawatan Rumkital Dr. Mintohardjo.
b) Memfasilitasi dan meningkatkan mutu pelayanan, pendidikan, penelitian dalam bidang keperawatan.
c) Memberdayakan, mengembangkan tenaga keperawatan sesuai
dengan perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi terkini. d) Menjamin pelaksanaan pelayanan keperawatan yang bermutu,
efektif, efisien,d an profesional serta menampung keluhan-keluhan pasien dan menindak lanjuti untuk penyelesaian masalahnya. e) Merencanakan kebutuhan biaya operasional bidang keperawatan
serta kebutuhan pengadaan peralatan dan bekal kesehatan yang menjadi ruang lingkupnya.
3.4.17 KADEP IBU & ANAK (Kepala Departemen Ibu & Anak)
Tugas dan kewajiban:
a) Merumuskan, menyusun, dan menyiapkan kebijaksanaan serta petunjuk dalam kegiatan medis bidang kebidanan, penyakit kandungan, kesehatan anak, kependudukan, dan keluarga berencana.
b) Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan
penyelenggaraan program kebidanan, penyakit kandungan,
kesehatan anak, kependudukan, dan keluarga berencana.
c) Menyelenggarakan fungsi staf dalam bidang pembinaan ilmu penyakit kebidanan, penyakit kandungan, kesehatan anak, kependudukan, dan keluraga berencana di lingkungan Rumkital Dr. Mintohardjo atas dasar pengembangan ilmu dan teknologi masing-masing Subdepartemen.
d) Merencanakan kebutuhan biaya operasi bagian kebidanan, penyakit kandungan, kesehatan anak, kependudukan, dan keluarga
berencana, kebutuhan pengadaan peralatan dan bekal kesehatan menjadi ruang lingkupnya.
e) Mengadakan pengumpulan, pengolahan, pemeliharaan, serta
penyimpanan data yang diperlukan dalam rangka pelaksanaan pembinaan bidang kebidanan, penyakit kandungan, kesehatan anak, kependudukan, dan keluarga berencana.
f) Melaksanakan koordinasi unsur, badan, dan instansi baik di dalam maupun di luar Rumkital Dr. Mintohardjo untuk kepentingan pelaksanaan tugasnya sesuai tingkat dan lingkup kewenangannya.
g) Mengawasi, mengendalikan, dan mengevaluasi pelaksanaan
program bidang kebidanan, penyakit kandungan, kesehatan anak, kependudukan, dan keluarga berencana guna menjamin pencapaian sasaran programnya secara berhasil guna dan berdaya guna.
3.4.18 KADEP JANGKLIN (Kepala Departemen Penunjang Klinik)
Tugas dan kewajiban:
a) Merumuskan, menyusun, dan menyiapkan pelaksanaan kegiatan di bidang penunjang klinik.
b) Menyusun dan menyiapkan petunjuk-petunjuk dalam rangka
pelaksanaan kegiatan penunjan klinik.
c) Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan
penyelenggaraan program penunjang klinik.
d) Menyelenggarakan fungsi staf dalam bidang penunjang klinik di lingkungan Rumkital Dr. Mintohardjo atas dasar pengembangan ilmu dan teknologi masing-masing Subdepartemen.
e) Merencanakan kebutuhan biaya operasi penunjang klinik kebutuhan pengandaan peralatan dna bekal kesehatan yang menjad ruang lingkupnya.
f) Mengadakan pengumpulan, pengolahan, pemeliharaan serta
penyimpanan data yang diperlukan dalam rangka pelaksanaan pembinaan penunjang medis.
g) Melaksanakan koordinasi dengan badan dan instansi baik di dalam maupun di luar Rumkital Dr. Mintohardjo untuk kepentingan pelaksanaan tugasnya sesuai tingkat dan lingkup kewenangannya.
h) Mengawasi, mengendalikan, dan mengevaluasi pelaksanaan
program penunjang klinik (Jangklin) guna menjamin pencapaian tujuan sasaran programnya secara berhasil guna dan berdaya guna. i) Mengajukan saran dan pertimbangan kepada Kepala Rumkital Dr.
Mintohardjo khususnya mengenai hal-hal yang berhubungan dengan bidang tugasnya.
3.4.19 KADEP FARMASI (Kepala Departemen Farmasi)
Tugas dan kewajiban:
a) Merumuskan, menyusun dan menyiapkan kebijaksanaan dalam
kegiatan farmasi Rumah Sakit.
b) Menyusun dan menyiapkan petunjuk-petunjuk dalam rangka
pelaksanaan kegiatan di bidang farmasi.
c) Merencanakan kebutuhan biaya operasional bidang farmasi dan pengolahan material kesehatan yang menjadi ruang lingkupnya.
d) Menyelenggarakan fungsi staf dalam bidang pembinaan ke
framasian di lingkungan Rumkital Dr. Mintohardjo atas dasar pengembangan ilmu dan teknologi masing-masing Subdepartemen. e) Merencanakan kebutuhan pengadaan peralatan dan bekal kesehatan
yang menjadi ruang lingkupnya.
f) Menyelenggarakan pengumpulan, pengolahan, pemeliharaan serta penyimpanan data yang diperlukan dalam rabgka pelaksanaan pembinaan farmasi rumah sakit.
g) Melaksanakan koordinasi dengan unsur, badan dan instansi baik di dalam maupun di luar Rumkital Dr. Mintohardjo untuk kepentingan pelaksanaan tugasnya sesuai tingkat dan lingkup kewenangannya.
h) Mengawasi, mengendalikan, dna mengevaluasi pelaksanaan
program kefarmasian guna menjamin pencapaian tujuan sasaran programnya secara berhasil guna dan berdaya guna.
i) Mengajukan saran kepada Rumkital Dr. Mintohardjo khususnya mengenai hal-hal yang berhubungan dengan bidang tugasnya.
3.4.20 Kepala Bagian Pengembangan Pendidikan dan Pelatihan
Tugas dan kewajiban:
a) Memimpin penyusunan dan penyiapan rencana program pembinaan
Departemen Pengengembangan Pendidikan dan Latihan dalam rangka mendukung dan membina dukungan dan pelayanan kesehatan Rumkital Dr. Mintohardjo.
b) Melaksanakan dan membina Penelitian dan Pengembangan dalam memberikan dukungan dan pelayanan kesehatan sesuai dengan tugaspoko Rumah Sakit.
c) Melaksanakan pembinaan dan pengembangan terhadap sumber daya yang ada di Departemen Pengembangan Pendidikan dan Latihan.
d) Melaksanakan Penelitian dan Pengembangan di bidang Kedokteran dan perkembangan Teknologi.
e) Melaksanakan koordinasi dan kerjasama dengan Departemen lain baik dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab serta kebutuhan Departemen.
f) Mengawasi, mengendalikan, dan mengevaluasi pelaksanaan
program untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
g) Mengajukan pertimbangan kepada Kepala Rumah Sakit mengenai masalah yang berhubungan dengan Penelitian dan Pengembangan. h) Mengajukan saran dan pertimbangan kepada Kepala Rumkital Dr.
Mintohardjo khususnya mengenai hal-hal yang berhubungan dengan bidang tugasnya.
3.5 Sistem yang sedang berjalan
Proses yang sedang berjalan pada sistem informasi pendaftaran pasien, pemeriksaan pasien, dan pengadaan obat di RS TNI AL Dr.Mintohardjo adalah sebagai berikut:
3.5.1 Pemeriksaan Pasien
Pasien yang ingin berobat pada RS TNI AL Dr.Mintohardjo harus melakukan pendaftaran dengan mengisi formulir pendaftaran yang disediakan, kemudian formulir pendaftaran diberikan ke bagian pendaftaran. Setelah itu bagian pendaftaran akan menyimpan data untuk dibuatkan kartu pasien dan
medical record. Kartu pasien digunakan sebagai identitas pasien saat ingin
melakukan pemeriksaan di RS TNI AL Mintohardjo. Dan jika ingin melakukan pemeriksaan, bagian pendaftaran akan mencatat pemeriksaan yang ingin dilakukan oleh pasien, dan memberikan tagihan yang harus dibayarkan kepada kasir. Lalu kasir mencatat pembayaran yang dilakukan oleh pasien dan
memberikan surat pembayaran pendaftaran pemeriksaan. Setelah
menyelesaikan pembayaran, berkas pasien akan dibawa ke poliklinik yang dituju. Di poliklinik, pasien akan berkonsultasi dengan dokter. Setelah pasien melakukan konsultasi, dokter akan membuat medical record berdasarkan hasil diagnosa dan juga resep yang digunakan, lalu diserahkan hasil pemeriksaannya kepada pasien.
3.5.2 Pengadaan Obat
Bagian gudang mengecek ketersediaan obat di gudang. Jika ketersediaan obat berada di level obat minimum, maka orang gudang akan melakukan pemesanan obat ke supplier. Setelah diproses oleh supplier, lalu
supplier mengirim obat dan serta invoice yang kemudian diterima oleh bagian
gudang dan mencatat invoice yang masuk. Dan apabila obat yang diterima tidak sesuai dengan invoice yang ada, maka bagian gudang akan melakukan retur obat kepada supplier.
Gambar 3. 3 Activity Diagram Pengadaan Obat
3.5.3 Pembayaran
Obat atas anjuran dokter yang terdapat di hasil pemeriksaan pasien dapat ditebus di apotek yang sudah tersedia di RS TNI AL DR. Mintohardjo.
Lalu pihak apotek akan memberikan tagihan obat kepada pasien tersebut berdasarkan hasil pemeriksaan. Lalu di bagian gudang, untuk setiap invoice yang dibayarkan akan dicatat di pembayaran invoice.
3.5.4 Rich Picture
Karyawan Pasien
Menyerahkan Formulir Pendaftaran
Menyimpan Data
Pasien Menyerahkan Kartu pasien
Dokter Melakukan pemeriksaan
Melakukan pendaftaran pemeriksaan
Menyerahkan surat pembayaran pendaftaran pemeriksaan
Melakukan Pembayaran Pendaftaran Pemeriksaan
Membuat catatan pemeriksaan
Menyerahkan hasil pemeriksaan
Menyimpan Data
Medical Record Melakukan pemesanan obat
Melakukan pengiriman pesanan disertai invoice Menyimpan invoice
InvoicePemesanan
Melakukan pengecekan obat Melakukan retur obat Menyimpan retur obat
Retur Obat
Menyerahkan hasil pemeriksaan
Menyerahkan tagihan obat
Melakukan pembayaran
Tagihanobat Menyimpan data
Gambar 3. 6 Rich Picture
3.5.5 Event Table
Bagian pendaftaran menyimpan data pasien Pasien daftar Pasien Menyimpan data pasien Kartu Pasien Pasien Bagian pendaftaran mencatat pendaftaran pemeriksaan pasien Pasien daftar untuk diperiksa Pasien Menyimpan catatan pendaftaran pemeriksaan Surat tagihan Kasir Kasir mencatat pembayaran pasien Surat tagihan Bagian pendaftaran Menyimpan catatan pembayaran Pembayaran pendaftaran pemeriksaan Pasien Dokter mencatat hasil pemeriksaan dan obat yang dianjurkan untuk pasien
Pemeriksaan Dokter Menyimpan
catatan hasil pemeriksaan dan obat yang dianjurkan Hasil pemeriksaan Pasien Apoteker mencatat tagihan obat pasien Hasil pemeriksaan Dokter Mencatat tagihan obat pasien Surat tagihan obat Pasien Bagian gudang membuat surat pemesanan
Stok obat Bagian
gudang Membuat surat pemesanan obat Surat pemesanan obat Supplier
obat Bagian gudang mencatat invoice masuk Obat diterima Bagian gudang Membuat catatan invoice masuk Invoice Bagian gudang membuat retur obat
Invoice Supplier Membuat
retur obat Surat retur obat Supplier Bagian gudang melakukan pembayaran invoice Invoice Bagian gudang Melakukan pembayaran invoice Pembayaran invoice
Tabel 3. 1 Event Table
Gambar 3. 7 Sistem Definisi
3.5.7 Kebutuhan Informasi
1. Bagian Pendaftaran
Bagian Pendaftaran membutuhkan informasi tentang a. medical record yang meliputi data medical record
b. Poliklinik yang meliputi poliklinik yang tersedia di rumah sakit, poliklinik yang akan dituju dan harga poliklinik. c. Dokter meliputi data dokter dan poliklinik dokter.
2. Bagian Pembayaran
Bagian Pembayaran membutuhkan informasi tentang
a. Tagihan Obat yang meliputi data pemeriksaan, total tagihan obat yang harus dibayar serta nama petugas yang melayani.
b. Pembayaran Pendaftaran Pemeriksaan yang meliputi data pendaftaran pemeriksaan, harga serta nama petugas yang melayani.
3. Bagian Pemeriksaan
Bagian Pemeriksaan membutuhkan informasi tentang
a. Pemeriksaan yang meliputi data pembayaran pendaftaran pemeriksaan, hasil pemeriksaan.
4. Apoteker
Apoteker membutuhkan informasi tentang a. Obat yang meliputi data obat.
5. Bagian Gudang
Bagian gudang membutuhkan informasi tentang
a. Pemesanan Obat yang meliputi tanggal pemesanan obat, data supplier, jumlah obat yang dipesan serta petugas yang melakukan pemesanan.
b. Invoice yang meliputi tanggal invoice, total invoice, total
pembayaran invoice dan petugas yang bertanggung jawab. c. Retur Obat yang meliputi tanggal retur obat dan petugas
yang melakukan retur.
d. Adjustment yang meliputi tanggal adjustment, data obat
serta jumlah obat yang di adjustment dan petugas yang melakukan adjustment.
3.6 Permasalahan
Permasalahan yang dihadapi pada Rs TNI AL Dr.Mintohardjo antara lain sebagai berikut:
a) Membutuhkan waktu yang kurang cepat untuk mencari data di pengadaan obat, karena laporan transaksi menggunakan excel
b) Belum terdapat back-up jika medical record pasien yang berobat hilang pada saat kunjungan kembali
c) kehabisan stok obat, karena jumlah stok yang berada di dalam gudang tidak secara otomatis diperbaharui
d) Keamanan dalam mengakses database perlu sehingga tidak terjadinya manipulasi data atau pencurian data yang bersifat pribadi atau rahasia.
3.7 Pemecahan Masalah
Berdasarkan permasalahan yang ada pada RS TNI AL Dr.Mintohardjo, pemecahan masalah yang dapat dilakukan pada RS TNI AL Dr.Mintohardjo ialah dengan merancang database yang mendukung kebutuhan RS TNI AL Dr.Mintohardjo sebagai berikut:
a) Merancang database yang terintegrasi pada bagian pendaftaran,
pemeriksaan, dan penggunaan obat yang dilakukan oleh pasien RS TNI AL Dr.Mintohardjo
b) Memberikan hak ases kepada masing-masing divisi untuk mengakses
database sesuai dengan kebutuhan masing-masing divisi.
c) Merancang database yang dapat menyimpan medical record pasien untuk mengurangi resiko medical record rusak maupun hilang.
d) Merancang database yang meperbaharui stok obat berdasarkan obat yang masuk dan keluar, dan membuat batas minimal stok obat yang terdapat dalam gudang.
