EDISI 565 27 MARET 2014
!
PENGEMBANGAN RENCANA STRATEGIS SISTEM INFORMASI: KOMUNIKASI DAN PENGELOLAAN PELAKSANAAN PROYEK
Memotivasi Pemangku Rencana Aksi
Prof. Richardus Eko Indrajit – indrajit@post.harvard.edu
Tujuan dari mengkomunikasikan rencana strategis sistem informasi bukan sekedar menyampaikan pesan, namun memiliki obyektif agar adanya aksi nyata dari para pemangku kepentingan, baik di tingkat manajemen puncak, menengah, maupun segenap karyawan perusahaan. Aksi yang dimaksud adalah:
• Bersedia turut aktif dalam serangkaian proses terkait dengan implementasi rencana sistem informasi yang telah disusun;
• Membantu berbagai tim yang dibentuk untuk menerapkan beraneka ragam sistem yang dibangun perusahaan;
• Menawarkan bantuan secara sukarela untuk mendukung tim implementasi jika dibutuhkan;
• Siap mengikuti pelatihan dan menggunakan sistem teknologi yang dikembangkan oleh perusahaan;
• Memberikan masukan terkait dengan sistem demi tujuan perbaikan kinerja di kemudian hari;
• Mengajak pihak-pihak lain di sekitar lingkungan kerjanya untuk turut mensukseskan berbagai inisiatif implementasi sistem yang ada; dan lain sebagainya.
!
Sebagaimana dalam teori pemasaran atau marketing, membangun pemahaman serta keperdulian ini harus dilakukan secara terencana. Menggunakan analogi toeri 7P yang ada, tim perlu memperhatikan sejumlah komponen kunci untuk membangun motivasi ini, yaitu:
EDISI 565 27 MARET 2014 • People – target pihak yang akan diberikan motivasi dan diyakinkan harus jelas,
mengingat dalam perusahaan terdapat begitu banyak pemangku kepentingan;
• Process – memahami proses bisnis yang ada di perusahaan adalah mutlak, agar keberadaan sistem teknologi informasi benar-benar dapat memberikan manfaat nyata; • Physical Environment – setiap individu di dalam perusahaan bekerja serta beraktivitas
dalam lingkungan unit kerjanya yang spesifik dan memiliki karakteristik khusus;
• Product – suatu paradigma yang memperlakukan rencana strategis sistem informasi sebagai sebuah entitas yang harus diperkenalkan dan ditawarkan bagi seluruh pihak karena memberikan manfaat bagi pemakainya;
• Place – terkait dengan di mana saja sistem teknologi informasi yang akan dibangun tersebut diletakkan dan diperuntukkan;
• Price – berhubungan dengan insentif yang ditawarkan perusahaan bagi mereka yang turut aktif dan bersemangat menerapkan sistem teknologi yang dikembangkan; dan • Promotion – merupakan beraneka ragam cara untuk mengkomunikasikan rencana
strategis yang ada kepada seluruh pihak di dalam perusahaan.
Edukasi atau sosialisasi tidak hanya berjalan satu atau dua kali, namun harus dilakukan secara terus menerus dan konsisten. Pendampingan dari tim implementasi merupakan kunci bagi kesuksesan dan efektivitas proses komunikasi. Oleh karena itulah maka perusahaan harus melengkapi dirinya dengan para profesional di bidang komunikasi dan pemasaran.
akhir dokumen
