KOMPUTERISASI DAN SISTEM INFORMASI ARSIP

KOMPUTERISASI DAN SISTEM INFORMASI ARSIP TUGAS KELOMPOK

Diajukan untuk memenuhi Ujian Akhir Semester Manajemen Kearsipan

Dosen:

Asep Saeful Rohman, S.Sos., M.Ikom

Disusun oleh:

Tiara Desyanti Raharja 210210120056 Nilawati Dewi Asmaawi Putri 210210120061

PROGRAM STUDI ILMU INFORMASI DAN PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU KOMUNIKASI

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI...ii

DAFTAR GAMBAR...iii

KOMPUTERISASI DAN SISTEM INFORMASI ARSIP...1

1. KOMPUTERISASI ARSIP...2

1.1 Kebutuhan Akan Komputerisasi...2

1.2 Media Untuk Memasukkan Data...4

1.3 Unit Pengolahan Pusat...10

1.4 Keluaran...10

1.5 Komputer Mini...11

1.6 Komputer “On-Line”...11

1.7 Komputer Personal (PC)...12

1.8 Arsip Otentik...12

1.9 Kelebihan dan Keterbatasan Komputer...12

1.10 Gambaran Umum Sistem Komputer...13

1.11 Konsep Dasar Sistem Kearsipan Elektronik...16

1.12 Kemudahan Sistem Kearsipan Elektronik dalam Pengelolaan Arsip...18

1.13 Contoh Perangkat Lunak Kearsipan yang Berkembang...18

1.14 Pengendalian Sistem Berbasis Komputer...19

1.2 SISTEM INFORMASI ARSIP...20

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Microfiche ...4

Gambar 2 IBM Keypunch Machine 026 (Mesin keypunch)...7

Gambar 3 IBM Sorting Machine 083 (Mesin Sortir) ...7

Gambar 4 IBM Tabulator 444 (mesin tabulator)...7

Gambar 5 punched card ...8

Gambar 6 punched card reader ...8

Gambar 7 punched paper tape...9

Gambar 8 paper tape reader...9

KOMPUTERISASI DAN SISTEM INFORMASI ARSIP

Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009, Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 1).

Dalam UU No 43 Tahun 2009 dijelaskan beberapa istilah diantaranya:

1. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

2. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

3. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. 4. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

5. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

6. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.

1. KOMPUTERISASI ARSIP 1.1 Kebutuhan Akan Komputerisasi

Untuk mempercepat penemuan kembali arsip yang berada dalam kumpulan jumlah arsip yang besar, baik yang baru tersimpan maupun yang sudah tersimpan lama, penggunaan komputer sangat banyak membantu. Komputer dapat menyimpan keseluruhan tulisan yang terdapat pada suatu dokumen secara lengkap, atau penyimpanan data-data dasarnya saja, tergantung pada kebutuhan dan kemampuan komputer yang dipergunakan

Walaupun komputer mampu menyimpan seluruh tulisan dari setiap dokumen, agaknya tidaklah perlu kemampuan tersebut dipergunakan secara penuh, karena biaya sangat tinggi. Disamping itu dokumen aslinya pun masih harus tetap disimpan secara manual, karena hanya dokumen asli tersebut yang otentik yang dipergunakan untuk keperluan-keperluan pembuktian.

Untuk menghemat biaya, maka yang terbaik adalah mempergunakan komputer sebagai “indeks” atau “daaftar isi” dari seluruh koleksi arsip yang disimpan. Dengan cara tersebut komputer berfungsi sebagai radar untuk mengetahui dan menunjukkan dimana letak arsip yang diperlukan itu berada. Penemuan arsip dapat dilakukan dengan sangat cepat, karena komputer dapat menunjukkan melalui beberapa arah atau pendekatan sekaligus.

Di samping sebagai penunjuk radar, maka ke dalam komputer dapat dimasukkan juga data-data dan informasi yang menjadi isi dari masing-masing arsip yang dikomputerisasikan. Dengan demikian bila informasi yang terlihat di layar komputer belum memenuhi kebutuhan pemakai, komputer dapat menunjukkan kepada pemakai, melalui kode, lokasi dari fisik arsip yang disimpan.

Berikut ini dicantumkan beberapa contoh data arsip bentuk surat, kartu, dan formulir yang dapat dimasukkan sebagai bahan masukan (input) komputer

Contoh Data Arsip untuk Komputer

Nama Institusi (Indeksnya) : Waringin Kencana, PT Nama Penandatangan : Katim, Sukoco (SH) Perihal (subyek) : Kredit Investasi Kecil Nomor file : 87.11.27451

Jenis arsip : Surat

Kode lokasi penyimpanan : A.1.7.5. WAR

Isi rungkas (abstrak) : Permohonan kredit investasi kecil lima belas juta rupiah

Nama Penabung (Indeksnya) : Aladin, Tuti

Nomor Tabungan (Nomor File) : Katim, Sukoco (SH)

Alamat : Jalan Pacuan Kuda, 1,

Pulo Mas Jakarta Timur

Jenis Arsip : Kartu Tabanas

Nama Institusi : Yayasan Saperin

Alamat : Jl. Bougenville 23,

Jatiwaringin Nomor Rekening : 03835.6.2.11.01.2

Jenis Rekening : Giro

Sejalan dengan uraian di atas, maka dalam merencanakan komputerisasi arsip perlu dipertimbangkan hal-hal sebagai berikut:

1. Apakah arsip jumlahnya banyak dan terus berkembang banyak dan cepat.

2. Apakah arsip yang akan dikomputerkan memnag merupakan informasi yang masih dipergunakan dan perlu disimpan karena bernilai guna tinggi.

3. Apakah yang akan dikomputerkan adalah arsip baru yang akan diterima, atau termasuk juga arsip lama yang termasuk jenis arsip aktif, inaktif, statis, atau arsip yang sudah akan dimusnahkan.

5. Perlu dipertimbangkan, apakah seluruh isi arsip akan dimasukkan ke komputer, atau cukup data-data tertentu saja. Kalau memasukkan data-data tertentu, apakah perlu disertakan juga dengan ringkasan (abstract) dari isi dokumen bersangkutan.

6. Umumnya untuk kepentingan pembuktian, dokumen asli tetap masih disimpan, walau seluruh isinya sudah dimasukkan ke dalam komputer sekalipun. Demikian pula dokumen yang memang hanya data-data tertentu saja yang dikomputerkan, niscaya fisik asli dokumen bersangkutan harus tetap disimpan menurut sistem yang disesuaikan dengan kode yang diprogramkan melalui komputer

7. Umumnya pemanfaatan komputer dilakukan secara sentralisasi, walaupun tidak tertutup kemungkinan penggunaan komputer secara desentralisasi. Atau dapat juga komputer sentral dengna terminal-terminal. Dan ada juga yang mempergunakan komputer dengan kombinasi microfische (Amsyah, 2005 :222-224).

Gambar 1 Microfiche 1

Setelah mempertimbangkan masalah-masalah tersebut diatas barulah ditentukan komputer yang sesuai dengan kebutuhan, system kerja dan prosedur kerjanya, personil, dan perlengkapan-perlengkapan lainnya.

1.2 Media Untuk Memasukkan Data

Untuk memasukkan data yang akan diolah oleh komputer dapat dipergunakan 2 (dua) macam sistem, yaitu Sistem Kartu berlubang (unit record/ punched card) dan Sistem Pengolahan Data Elektronik (Electronic Data-Processing System).

Pada Sistem Kartu berlubang data arsip yang akan dikomputerkan diterakan dalam bentuk lubang-lubang di atas kartu punch (punched card) dengan mesin pelubang (keypunch) yang cara kerjanya hampir sama dengan sebuah mesin ketik elektrik. Pekerjaan ini bukanlah merupakan pekerjaan tetapi perkerjaan manual.

Pada Sistem Pengolahan Data Elektroink, komputer mengolah data ke dalam bentukimpuls elektrik. Sistem ini sudah merupakan pekerjaan komputer. Dalam bentuk impuls elektrik maka data arsip dapat masuk ke dalam komputer.

Komputer dapat dibagi dalam 2 (dua) kelas, yaitu maksikomputer dan minikomputer. Minikomputer sebenarnya merupakan pengganti dari sistem kartu berlubang.

Komponen dasar dari Sistem Pengolahan Data Elektronik adalah: 1. Masukan, 2 Pengolahan, dan 3. Keluaran. Pada maksikomputer, komponen tersebut ditambah lagi dengan: 1. Penyimpanan, dan 2 pengontrolan.

1. Sistem Kartu Berlubang

Walaupun Sistem Kartu berlubang sudah banyak digantikan oleh komputer elektronik, kartu berlubang model 80 kolom masih dipergunakan secara luas sebagai media masukan untuk Sistem Pengolahan data Elektronik. Cara penempatan dan pembagian wilayah data-masukan diatas kartu yang dilubangi adalah identik, baik untuk Sistem Kartu Berlubang maupun Sistem Pengolahan Data Elektronik.

Media masukan yang banyak dipergunakan adalah kartu standar ukuran 80 kolom. Media lain adalah kartu-berlubang-marginal, dan kartu ukuran 96 kolom.

Angka, huruf, dan tanda-tanda lain diterakan dalam bentuk lubang-lubang di atas kolom-kolom dari kartu. Kode dalam bentuk lubang-lubang tersebut merupakan informasi yang dapat dimengerti oleh komputer. Huruf alfabet diatas kartu dibuat dalam jumlah 2 (dua) lubang yang terletak pada satu kolom vertikal.

80 kolom horizontal dibagi-bagi sesuai dengan keperluan daya yang akan dikomputerkan. Kalau data arsip yang akan dimasukan tidak cukup pada selembar kartu, maka dapat dipergunakan lembar-lembar berikutnya.

disertai juga kode “lokasi” dokumen. Kode lokasi dapat terdiri dari kode ruangan, ditambah kode almari dan kode rak, atau ditambah dengan kode almari arsip dan map; kesemuanya tergantung kepada letak penyimpanan dokumen (arsip).

Sesudah kartu dipergunakan sebagai media masukan bagi data yang akan dikomputerkan, maka kartu tersebut dapat disimpan sebagai “arsip”.

Untuk memudahkan operator keypunch bekerja, data yang akan diketik pada kartu punch dibuat di atas selembar formulir-masukan diisi oleh petugas berdasarkan formulir-masukan. Formulir-masukan diisi oleh petugas berdasarkan arsip yang akan dikomputerkan. Setelah datanya diisikan pada formulir masukan, maka arsipnya sendiri disimpan sesuai dengan sistem penyimpanan yang sudah diselaraskan dengan program komputer.

Mesin yang dipergunakan untuk membuat lubang pada kartu berlubang disebut mesin keypunch. Keypunch mempunyai juga keyboard seperti pada mesin ketik, dengan susunan yang sedikit berbeda.

Disamping keypunch, dipergunakan pula mesin verifier, sortir, dan tabulator. Verifier dipergunakan untuk memeriksa kecermatan data yang di-punch. Mesin sortir dipergunakan untuk menyusun kartu menurut abjad atau urutan nomor. Mesin tabulator atau mesin penghitung “membaca” lubang-lubang pada kartu, dan mencetak ringkasan data (Amsyah, 2005 :225-226).

Gambar 2 IBM Keypunch Machine 026 (Mesin keypunch)2 2

Gambar 3 IBM Sorting Machine 083 (Mesin Sortir) 3

Gambar 4 IBM Tabulator 444 (mesin tabulator)4

2. Sistem Pengolahan data elektronik

Ada dua klasifikasi komputer yang dipergunakan untuk pengolahan data elektronik, yaitu disebut digital dan analog. Komputer elektronik untuk kegiatan bisnis adalah komputer digital, yaitu yang mempergunakan angka untuk mengolah data.

Komputer analog memecahkan permasalahan dengan menerjemahkan situasi fisik menjadi kuantitas mekanik dan elektrik. Organisasi yang berhubungan dengan penelitian ilmiah sering mempergunakan komputer analog.

3

http://web.archive.org/web/20080621033105/http://www.tietokonemuseo.saunalahti.fi/eng/lai te_eng.htm

4

Penyajian berikut ini berhubungan dengan komponen-komponen dasar dari suatu komputer digital yang sesuai dengan kegiatan penyimpanan arsip.

Pemasukan data (Input)

data yang akan diproses dan instruks-instruksi untuk pengolahan data disebut masukan. Instruksi-instruksi dalam suatu paket yang lengkap bagi komputer untuk mengolah data disebut program. Program komputer ditulis dalam bahasa komputer oleh seorang programmer. Programmer adalah seseorang yang terlatih secara teknis untuk menulis instruksi-instruksi dalam bahasa komputer dan untuk menyesuaikan data asli ke dalam bentuk yang dapat diterima oleh komputer. Bentuk tersebut dapat disebut sebagai media masukan. Berikut ini adalah model-model media masukan yang dipergunakan:

a. Kartu berlubang (punched card). Data pada kartu berlubang model 80 kolom diterjemahkan ke dalam bahasa komputer oleh alat yang disebut alat baca kartu (card reader)

Gambar 5 punched card5

Gambar 6 punched card reader6

b. Pita kertas berlubang (punched paper tape). Data pada pita kertas berlubang diterjemahkan ke dalam bahasa komputer oleh alat yang disebut paper tape reader (alat baca pipa kertas)

5http://web.archive.org/web/20080508185732/http://www.tietokonemuseo.saunalahti.fi/eng/l

aite_eng.htm

Gambar 7 punched paper tape7

Gambar 8 paper tape reader8

c. Pita magnetik (magnetic tape). Data direkam pada pita dalam bentuk rol dengan lebar 1

2 inci sampai 1 inci, berisikan tanda-tanda magnetik untuk menghasilkan impuls-impuls elektrik. Tanda magnetik dibaca oleh komputer melalui suatu tape drive unit. d. Piringan magnetik (magnetic disc). Piringan magnetik adalah suatu plat metal yang

tipis dan berbentuk bundar yang berisikan rekaman data pada kedua sisinya. Piringan yang sudah direkam dapat dihapus dan dipergunakan kembali.

e. Drum magnetik (magnetic drum). Drum magnetik adalah baja berbentuk silinder. Data direkam pada permulaan silinder secara magnetik dan acak (random).

1.3 Unit Pengolahan Pusat

Unit pengolahan pusat adalah komputer yang terdiri dari: 1. Unit pengolahan

2. Unit penyimpanan 3. Unit pengontrolan

Data arsip yang akan diolah oleh komputer dikonversikan ke dalam impuls elektrik kode-binary. Huruf dan angka pada kode-binary adalah berbagai kombinasi dari dua simbol “o” dan “l”.

Unit pengolahan bekerja dengan perhitungan angka-angka matematis (disebut juga Arithmetic Unit) seperti cara kerja sebuah kalkulator elektronik.

Unit penyimpanan disebut juga memory. Data dapat disimpan secara internal, atau eksternal dalam bentuk pita magnetik, piringan, drum, kartu berlubang, dan pita kertas.

Unit pengontrolan mencari dan menafsirkan instruksi-instruksi dan melangsungkan semua pelaksanaan pengolahan, sebagaimana pelaksanaan alat-alat masukan dan keluaran.

1.4 Keluaran

Hasil dari pekerjaan kompueter disebut keluaran. Keluaran tersebut dapat dalam bentuk pita magnetik, yaitu untuk dapat dipergunakan harus diolah dulu, atau dalam bentuk yang sudah dapat dipergunakan oleh pemakai. Peralatan yang digunakan untuk keluaran adalah

1. Pencetak : berfungsi mencetak hasil komputer

2. Terminal cathode-ray: digunakan untuk meihat display informasi

3. Sistem mikrofilm keluaran komputer (computer-output-microfilm/COM System) untuk mrmbuat hasil komputer dalam bentuk mikrofilm

4. Unit suara: digunakan untuk menghasilkan suara 1.5 Komputer Mini

dan dapat juga dipergunakan untuk kegiatan kearsipan dengan kemampuan-kemampuan tertentu. Juga mini komputer banyak dipergunakan untuk keperluan akuntansi umum, perhitungan penerimaan, data-data pesanan, perhitungan pembayaran, pembukuan, data inventaris, dan analisis penjualan. Mini komputer dapat dipergunakan sebagai sistem komputer yang menyeluruh di dalam suatu organisasi. Dapat juga dioperasikan sebagai pelengkap dari suatu maksi komputer. 1.6 Komputer “On-Line”

Dengan mempergunakan mini komputer yang dioperasikan secara online, seseorang yang mencari informasi tidak perlu lagi meneliti informasi tersebut pada selembar kertas arsip, tetapi cukup dengan mempergunakan komputer. data-masukan untuk komputer berasal dari bermacam-macam dokumen atau arsip, seperti surat-surat dinas pemerintah, surat-surat bisnis, surat pesanan, faktur, cek, formulir-formulir, kartu-kartu, dan sebagainya. data-data tersebut dimasukkan melalui komputer-terminal yang ada di unit-unit kerja atau melalui komputer sentral.

terminal membantu pemakai berkomunikasi dengan komputer. beberapa pemakai pada terminal masing-masing dapat sekaligus berkomunikasi dengan komputer pusat. pemakai dapat berada pada tempat yang berbeda dari lokasi komputer pusat, dan untuk berkomunikasi dengan komputer, pemakai harus mempunyai peralatan terminal yang dihubungkan dengan komputer melalui telpon. pemakai dapat memasukkan dan mencari data secara langung pada komputer melalui telepon tersebut. cara itu disebut on-line.

Ada 3(tiga) macam terminal: 1) line printer

2) video display

3) intelligent terminal (Keyboard, video display, line printer, dan kaset atau piringan memori).

1.7 Komputer Personal (PC)

1.8 Arsip Otentik

Sebagai catatan akhir dari kemungkinan komputerisasi arsip adalah bahwa Kendatipun komputer sudah dapat membantu penyimpanan (data) arsip, penemuan kembali (data) arsip, menyimpan seperti bentuk aslinya (di scan), membuatnya dalam bentuk cetakan, tetapi tak urung pula kita terikat oleh berbagai kebutuhan untyuk tetap juga harus menyimpan fisik arsip (asli) bersangkutan. Informasi dan data dari arsip dapat dikomputerkan, tetapi fisiknya harus tetap ada sebagai bukti otentik. Nilai sesuatu arsip tidak hanya pada informasi yang terdapat di dalam setiap lembar arsip, tetapi yang lebih mempunyai nilai (hukum) adalah tanda tangan yang tercantum pada arsip tersebut sebagai penanggungjawab akhir terhadap kebenaran isi arsip bersangkutan. Disamping itu bentuk fisik dari arsip merupakan masalah penting dalam hubungan pembuktian-pembuktian. Disitulah letak kedudukan arsip yang otentik dan yang tidak. Hanya yang otentik saja yang dapat dijadikan bahan pembuktian di mana pun.

Pernyataan mengenai komputerisasi arsip diatas yang diterangkan dalam buku Manajemen Kerasipan karya Amsyah merupakan komputerisasi pada zaman microfilm dan penggunaan komputer.

Sugiarto dan Wahyono menyampaikan juga mengenai Komputerisasi Arsip dalam bukunya Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensional ke basis Komputer.

1.9 Kelebihan dan Keterbatasan Komputer

Digunakannya komputer dalam sebuah pengelolaan dan manajemen kearsipan salah satu sebabnya adalah bahwa komputer memiliki beberapa kelebihan sebagai berikut:

a. Proses Pengolahan yang cepat

b. Tingkat Akurasi Informasi yang dihasilkan cukup tinggi c. Kemudahan Berinteraksi dengan penggunanya

Sedangkan penggunaan komputer sebagai sebuah mesin atau alat bantu manusia dalam melaksanakan berbagai tugas yang diberikan, juga memiliki beberapa keterbatasan sebagai berikut:

a. Komputer hanyalah alat

1.10 Gambaran Umum Sistem Komputer

Dengan mengetahui gambaran umum sistem komputer, diharapkan akan mengerti cara kerja komputer dalam melakukan pengelolaan data, termasuk di dalamnya mengelola sistem kearsipan.

Komputer sebagai suatu sistem, terdiri dari subsistem-subsistem yang saling berhubungan sehingga dapat memiliki satu tujuan dalam melaksanakan tugas yang diberikan. subsistem-subsistem yang dimaksud adalah Hardware (Perangkat Keras Komputer), Software (Perangkat Lunak Komputer), Brainware (Manusia sebagai perangkat akal), Procedure , dan sumber daya.

Brainware Hardware

Procedure

Gambar 9 Sistem Komputer9

1. Hardware (perangkat keras)

Perangkat keras komputer merupakan bagian fisik dari komputer yang dapat ditangkap dan diraba dengan indera yang manusia miliki. sesuai dengan fungsinya, terdapat empat perangkat dalam sebuah sistem komputer yang dikategorikan sebagai perangkat keras yaitu komponen input, komponen pemroses, komponen penyimpan dan komponen output.

9 Sugiarto, Agus, Teguh Wahyono.2005.Manajemen Kearsipan Modern Dari Konvensional ke Basis Komputer.Yogyakarta: Gava Media, hlm.128

Software

a. Perangkat input

Perangkat input menyediakan informasi kepada sistem komputer dari dunia luar. dalam sistem komputer pribadi, perangkat input yang paling umum adalah keyboard. komputer mainframe menggunakan keyboard dan pembaca kartu berlubang sebagai piranti inputnya. sistem dengan mikrontroler umumnya menggunakan piranti input yang jauh lebih kecil seperti saklar atau keypad kecil.

Alat input langsung dapat berupa papan ketik (keyboard), pointing device (misalnya mouse, touch screen, light pen, digitizer graphics tablet), scanner (misalnya magnetic ink character recognition, optical data reader, atau optical character recognizer (misalnya microphone) dan lain sebagainya. sedangkan alat input yang tidak langsung misalnya keypunch yang dilakukan melalui media punched card (kartu plong), key-to-tape yang merekam data ke media ke bentuk pita (key-to-tape) sebelum diproses oleh alat pemroses, dan key-to-disk yang merekam data ke media magnetic disk (misalnya disket atau harddisk) dan lain sebagainya.

b. Perangkat Pemrosesan

Central Processing Unit atau yang sering juga disebut processor merupakan pusat peng”eksekusi” setiap tugas atau piranti baik yang berupa data maupun informasi di dalam sistem komputer. sekarang ini ada tiga merk processor terkemuka di dunia yakni intel, AMD, VIA Technologies.

c. Perangkat output

Output merupakan piranti yang digunakan untuk menampilkan hasil pengolahan data oleh komputer. contoh piranti ini adalah monitor, printer dan speaker.

2. Software (Perangkat Lunak)

Perangkat lunak adalah program yang berada dalam komponen-komponen tersebut, yang mengintegrasikan komponen-komponen sehingga dapat mengolah data menjadi sebuah informasi.

Bentuk paling primitif dari perangkat lunak, menggunakan Aljabar Boolean, yang direpresentasikan sebagai binary digit (bit), yaitu 1 (benar/on) atau 0 (salah/off), cara ini sudah pasti sangat menyulitkan sehingga orang mulai mengelompokkan bit tersebut menjadi nible (4 bit), byte (8 bit), word (2 byte), double word (32 bit).

Sistem operasi yang mengatur seluruh proses yang dilakukan komputer seperti menterjemahkan masukan, mengatur proses internal, manajemen penggunaa memori dan memberikan output ke peralatan yang sesuai. banyak terdapat sistem operasi komputer pada perkembangannya seerti misalnya DOS (Disk Operating System), Unix, Linux, Windows, IBM OS/2, Apple’s System dan lain sebagainya.

b. Perangkat Lunak Bahasa Pemrograman

Bahasa Pemrograman merupakan perangkat lunak yang bertugas mengkonversikan perintah-perintah yang dirancang oleh manusia dalam bentuk algoritma ke dalam format instruksi yang dapat dijalankan komputer. banyak sekali bahasa pemrograman yang dikembangkan mulai dari yang low level sampai high level seperti misalnya BASIC, COBOL, Pascal, C++, FORTRAN.

sekarang telah berkembang pula bahasa pemrograman Visual yang berorientasi obyek, yang akan semakin memudahkan manusia untuk memberikan instruksi kepada mesin komputer. bahasa-bahasa pemrograman visual tersebut antara lain seperti Microsoft Visula Foxpro, Micrososft Basic, Boeland Delphi, Bahasa Pemrograman Java dan Lin sebagainya.

c. Perangkat lunak Aplikasi

Perangkat lunak aplikasi merupakan bagian perangkat lunak yang siap pakai. perangkat ini disebut siap pakai karena perangkat lunak ini dapat langsung digunakan seorang operator atau pengguna komputer untuk membantu melaksanakan pekerjaan yang dilakukannya.

3. Brainware, procedure, dan Sumber daya

Brainware merupakan perangkat akal sistem komputer yang dalam hal ini adalah manusia. manusia merupakan pengoperasi, pengelola dan bahkan pengembang dari sebuah sistem komputer. brainware ini meliputi operator komputer, teknisi komputer, programmer, sistem analis dan pengembang komputer.

prosedur merupakan system environment di mana komputer bekerja. prosedur dibentuk sesuai dengan lngkup pekerjaan sebuah sistem komputer.

sumber daya adalah electricity yang merupakan sumber tenaga penggerak dari listrik. 1.11 Konsep Dasar Sistem Kearsipan Elektronik

sistem kearsipan berbasis komputer ini memiliki kabinet virtual yang di dalamnya berisi map virtual. selanjutnya di dalam map virtual berisi lembaran-lembaran arsip yang telah dikonversi ke dalam bentuk file gambar (*_{.bmp, jpg, dll) atau dokumen (}*_{.doc, txt, dll).}

Tabel 1 Perbedaan Komponen Kearsipan Konvensional dan Elektronik

Kompone n

Kearsipan Konvensional Kearsipan Elektronik

Kabinet Berupa rak atau lemari arsip ang dibuat secara fisik

Berupa kabinet virtual yang dibuat dengan database

Map Berupa map fisik untuk menyimpan lembaran arsip

Berupa map virtual atau folder untuk menyimpan file dokumen

Arsip Lembaran-lembaran surat hard copy Lembaran-lembaran surat yang sudah di transfer ke dalam file gambar/teks

Komponen dalam sistem kearsipan elektronik: 1. Kabinet virtual

kabinet virtual merupakan database yang meniru bentuk dari kabinet nyata yang dipergunakan pada sistem kearsipan konvensional. hanya bedanya jika di dalam kabinet nyata, kemampuan menampung map arsip adalah terbatas, tetapi jika pada kabinet maya ini kemampuan menampung datanya adalah tidak terbatas. yang membatasi adalah kemampuan fisik harddisk dalam menyimpan data digital.

atribut-atribut dalam kabinet virtual ini akan mencatat beberapa hal seperti berikut:

 kode kabinet: akan mencatat kode kabinet sesuai dengan aturan penulisan kode dalam perusahaan

 nama kabinet: digunakan untuk mencatat nama kabinet seperti misalnya “surat masuk”, “surat keluar” dan sebagainya

 fungsi kabinet: untuk mencatat keterangan fungsi kabinet

 lokasi: untuk mencatat lokasi kabinet

 dan lain-lain 2. map virtual

 kode map: akan mencatat kode map sesuai dengan aturan penulisan kode dalam perusahaan

 nama map: digunakan ntuk mencatat nama arsip seperti misalnya “bagian keuangan”, “bagian pemasaran” dan sebagainya

 lokasi map

 keterangan

 danlain-lain 3. lembaran arsip

lembaran arsip yang tersimpan di dalam map virtual, bisa berbentuk file dokumen atau gambar. file dokumen adalah file-file yang dibuat dari microsoft word, excel, power point dan sebagainya. sedangkan file gambar adalah file yang berupa gambar sebagai hasil scanner atau import bitmap dari media yang lain.

beberapa atribut yang dicatat di dalam databasenya antara lain:

 kode arsip: akan mencatat kode arsip sesuai dengan aturan penulisan kode arsip dalam perusahaan

 nama arsip: untuk mencatat nama yang menggambarkan isi detail dari arsip yang disimpan

 klasifikasi: digunakan untuk mencatat klasifikasi map seperti misalnya “Penawaran khusus”, “rahasia”, dan sebagainya

 tanggal arsip: untuk mencatat tanggal arsip tersebut dibuat

 tanggal terima: mencatat tanggal arsip tersebut diterima

 pengirim: untuk mencatat pengirim arsip

 penerima: untuk mencatat bagian yang menerima arsip (tujuan arsip)

 gambar: untuk mencatat file arsip yang sudah di scanner jika ada

 lokasi file : untuk mencatat lokasi file di dalam harddisk

 lokasi fisik: untuk mencatat lokasi hard copy arsip tersebut

1. mudah dioperasikan

1.13 Contoh Perangkat Lunak Kearsipan yang Berkembang

beberapa perangkat lunak yang sudah ada dan berkembang di beberpa perusahaan diantaranya:

A. Cabinet NG

CABINET NG merupakan contoh aplikasi perangkat lunak untuk kearsipan yang membantu anda meningkatkan efisiensi kantor, yaitu melakukan proses pengarsipan dengan mudah tanpa dipersulit oleh lokasi transaksi yang terjadi.

Cabinet NG memiliki beberapa kelebihan dalam pengelolaan data secara digital sebagai berikut:

a. mampu memanajemen banyak tipe dokumen secara virtual.

dengan cabinet-NG, pada pekerjaan perkantoran sehari-hari Anda dapat mengkombinasikan dan mengkonsolidasi banyak tipe dokumen seperi e-mail, form, dan custom document lainnya, existing document via scanning, memo, fax, file audio, serta data-data yang bisa diimport dari aplikasi lain (laporan database, dokumen office atau software-software finansial)

b. user friendly (mudah dioperasikan) c. memiliki kelengkapan modul aplikasi

CABINET NG memiliki kelengkapan modul dengan enam pokok yang ada dalam aplikasinya yaitu CNG Filer, CNG Publisher, CNG Tracker, CNG Imager, CNG Form dan CNGBooks.

B. EFS for Singapore Judificial

Electronic Filing System for Singapore Judificial merupakan salah satu sistem kearsipan elektronik berbasis web yang menjadi salah satu percontohan dunia. sistem ini mengintegrasikan dokumen yang ada di pengadilan dengan perusahaan-perusahaan di bidang hukum (law firms) sehingga memudahkan proses-proses peradilan yang terjadi dan bertujuan pada terciptanya paperless court system (sistem peradilan tanpa kertas)

Paper master pro merupakan program yang dikembangkan untuk membantu kita melakukan pengorganisasian dokumen, mengarsip dan menemukan kembali (retriev) file tersebut.

1.14 Pengendalian Sistem Berbasis Komputer

Komputer merupakan suatu peralatan yang berorientasi pada input. Maksudanya adalah jika input yang dimasukkan benar, maka hasil juga benar dan jika input yang dimasukkan salah jelas outputnya pasti juga salah. Maka dari itu pengendalian yang diterapkan dalam suatu sistem komputer, lebih menekankan pada pengendalian yang dapat mencegah timbulnya input atau masukan yang salah.

Bagan 1 Pengendalian Sistem Berbasis Komputer

1.2 SISTEM INFORMASI ARSIP

mengintegrasikan subsistem-subsistem yang ada. Selain memiliki banyak peranan, sistem informasi memiliki banyak kemampuan juga, di mana dengan kemampuan yang dimiliki diharapkan dapat meningkatkan produktivitas, mengurangi biaya-biaya tertentu, meningkatkan servis terhadap konsumen, dan yang tidak kalah pentingnya adalah adanya peningkatan dalam pengambilan keputusan. Kemampuan yang dimiliki oleh sistem informasi, antara lain :

a. Melaksanakan komputasi numerik, bervolume besar dengan kecepatan tinggi.

b. Menyiapkan informasi dalam jumlah besar ke dalam ruang yang kecil dan mudah diakses.

c. Menyajikan informasi yang jelas.

d. Mengotomatisasi proses-proses yang manual.

e. Menyediakan komunikasi dalam dan antar organisasi yang murah, akurat, dan cepat.10

Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leith dan K. Roscoe Davis yang dikutip Jagiyanto: “Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan” (Jagiyanto dalam Junidar). Didalam suatu sistem diperlukan adanya keterkaitan yang terdiri dari elemen-elemen yaitu :

1. Tujuan

Merupakan tujuan dari sistem tersebut dimana komputer digunakan untuk mengurangi dan membantu tugas-tugas yang di lakukan oleh manusia dalam pengolahan data.

2. Kontrol

Merupakan pengawasan dari pelaksanaan pencapaian tujuan sistem pengawas dapat berupa:

a. Kontrol pemasukan data (input) b. Kontrol pengeluaran data (output) c. Kontrol pengoperasian (processing) 3. Input

Merupakan kajian dari sistem yang bertugas menerima data, dimana data yang masuk dapat berupa: asal masukan, jenis masukan.

4. Transformasi

DAFTAR PUSTAKA Sumber Tercetak:

Amsyah, Zulkifli.2005.Manajemen Kearsipan.Jakarta: Gramedia Pustaka Utama

Sugiarto, Agus, Teguh Wahyono.2005.Manajemen Kearsipan Modern Dari Konvensional ke Basis Komputer.Yogyakarta: Gava Media

Sumber elektronik:

Indrawati, I Gusti Ayu . “Sistem Informasi Manajemen Arsip STNK kendaraan Bermotor di kantor SAMSAT Semarang Timur” http://eprints.dinus.ac.id/13523/1/jurnal_14208.pdf (diakses 9 Desember 2015)

Kurniasih, nuning.2007.Membangun Sistem Informasi Kearsipan http://pustaka.unpad.ac.id/wp-content/uploads/2009/01/nuning-sikearsipan1.pdf (diakses 9 Desember 2015)

https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Microfiche_card.JPG (diakses 9 Desember 2015) http://web.archive.org/web/20080621033105/http://www.tietokonemuseo.saunalahti.fi/eng/lai

te_eng.htm (diakses 9 Desember 2015)

https://en.wikipedia.org/wiki/Punched_tape (diakses 9 Desember 2015)

http://web.archive.org/web/20080508185732/http://www.tietokonemuseo.saunalahti.fi/eng/lai te_eng.htm (diakses 9 Desember 2015)

http://www-03.ibm.com/ibm/history/exhibits/701/701_1415bx11.html (diakses 9 Desember 2015)