Microsoft Access 2010 plus SQL BAB I DAT

(1)

Microsoft Access 2010 plus SQL 1

BAB-I

DATABASE DAN MENGENAL MICROSOFT ACCESS

1.1. Sekilat tentang Database

Dalam kehidupan sehari-hari, kita tidak akan pernah terlepas dari data. Misalnya saja data tentang mahasiswa, dosen, akademik, keuangan, stock barang, karyawan, gaji, pasien, dan lain sebagainya.

Agar data lebih bermanfaat, maka data harud diorganisasikan dalam suatu file datababase. Untuk pengorganisasian dan pengolahan data dengan komputer, dibutuh-kan suatu Sistem Manajemen Database (DBMS). Dengan sistem manajemen database, kita dapat menambah mengedit, menghapus, mengurutkan data sesuai dengan urutan yang sesuai dengan Anda inginkan dan membuat laporan bagi data tersebut.

1.1.1. Pengertian Database

Database atau biasa disebut basis data adalah sekumpulan data atau informasi yang terdiri atas satu atau lebih tabel yang saling berhubungan antara satu dengan yang lain, di mana Anda mempunyai wewenang untuk mengakses data tersebut, baik untuk menambah, mengganti, mengedit, menghapus data dalam tabel-tabel tersebut.

Lebih sederhananya pengertian Database merupakan kumpulan dari informasi yang disimpan dalam komputer dan saling berhubungan satu sama lain secara siste-matik. Database ini dikelola dan dapat digunakan untuk keperluan tertentu.

1.1.2. Tingkatan Database

Ada beberapa tingkatan Database yang perlu diketahui pada saat nanti Anda bekerja di dalam program Access, antara lain :

Database

File

Record

Field

(2)

Microsoft Access 2010 plus SQL 2 a. File terdiri dari record-record yang menggambarkan satu kesatuan data yang

sejenis.

b. Record merupakan kumpulan dari beberapa field yang saling berhubungan ter-simpan dalam bentuk baris pada tabel. Satu tabel bisa terdiri dari beberapa record sekaligus.

c. Field merupakan temapat data atau informasi dalam kelompok sejenis yang dimasukkan atau diinputkan pada bagian kolom tabel.

d. Character merupakan bagian data terkecil yang berjenis huruf, angka (numeric) atau karakter khusus yang membentuk sutau item data/field.

1.2. Mengenal Microsoft Access

Microsoft Access merupakan program database yang cukup populer, mudah digunakan, berorientasi visual dan berbasis Windows serta dapat diintegrasikan dengan aplikasi lain terutama Visual Basic.

Dengan Microsoft Access, Anda dapat membuat dan memodifikasi tabel, formulir entri data, query, laporan dan mengelola database dengan cara mudah dan cepat. Pada saat Anda membuka maupun membuat database baru, maka akan tampak tampilan Microsoft Access 2010 seperti berikut :

Field

Record

Quick Access

Toolbar Tab Ribbon Title Bar

(3)

1.3. Fitur-Fitur Microsoft Access 2010

Pada Microsoft 2010, di mana terdapat fitur-fitur baru yang tidak terdapat pada versi Microsoft Access sebelumnya, antara lain :

a. Calculated untuk jenis data (Data Type) pada Table Design.

Pada saat pembuatan tabel, Anda dapat memasukkan rumus (expression) yang pada versi sebelumnya tidak dapat membuat atau menambahkan rumus dan hanya bisa dilakukan pada Query, Control, Macro maupun Code VBA misalkan field TOTAL = UNIT * HARGA

b. Navigation Control. Access 2010 memiliki fitur kontrol navigasi baru, yang memungkinkan Anda dengan cepat menambahkan navigasi dasar untuk aplikasi database, dan ini sangat membantu jika Anda membuat database Web. Dengan menambahkan kontrol Navigasi ke halaman "Home" dari aplikasi Anda, pengguna dapat dengan cepat beralih antara form dan laporan dengan menggunakan antarmuka, intuitif tab, seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut:

c. Web Database Access 2010 memiliki cara baru untuk menggunakan aplikasi database ke server SharePoint sebagai database Web. Hal ini memungkinkan Anda dan rekan kerja Anda untuk menggunakan database dalam browser Web, atau dengan menggunakan Access 2010 untuk membukanya dari situs SharePoint. Jika Anda merancang database untuk web-kompatibel, dan memiliki akses ke server yang menjalankan SharePoint Layanan Access, Anda dapat mengambil keuntungan dari metode penyebaran baru.

d. Data Macros. Mirip dengan "pemicu" dalam Microsoft SQL Server, macro Data memungkinkan Anda untuk melaksanakan tugas pemrograman setiap kali data yang diubah dalam sebuah tabel. Anda dapat melampirkan macro langsung ke event tertentu, seperti After Insert, After Update, atau Before Change, atau Anda dapat membuat macro mandiri data yang disebut dari Event.

(4)

1.4. Object Database Access

Terdapat beberapa objek database yang terdapat pada Microsoft Access 2010, antara lain :

a. Tables, adalah objek database yang digunakan sebagai sarana untuk menyimpan data yang telah diolah.

b. Queries, adalah objek database yang berfungsi untuk menampilkan, menyunting dan menyaring suatu data sesuai dengan kriteria yang diinginkan serta dapat memasukkan suatu expresi.

c. Form, adalah objek database yang digunakan untuk memasukkan dan mengedit data atau informasi yang ada dalam suatu database dengan menggunakan bentuk tampilan formulir.

d. Report, adalah objek database yang digunakan untuk menampilkan data atau informasi dalam bentuk laporan.

e. Macros, adalah rangkaian perintah yang dapat disimpan dan dijalankan secara otomatis, misalnya membuka form, mencetak laporan di layar, dan lain-lain.

f. Moduls, adalah program kecil atau procedur yang kegunaannya adalah untuk perancangan modul aplikasi pengolahan database tingkat lanjut.

1.5. Menjalankan Program Microsoft Access 2010

Untuk menjalankan atau mengaktifkan progam Microsoft Access 2010, dapat dilakukan dengan beberapa cara :

a. Klik tombol Start, All Programs, Microsoft Office, Microsoft Access 2010

(5)

1.6. Membuat File Database

Untuk membuat file database baru, dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :

a. Pilih Blank Database

b. Klik tombol Browse, hingga muncul jendela File New Database

c. Pindahkan letak direktori atau drive-nya ke data kerja Anda di Data D: atau Data E:, lalu buat folder Nama dan kelas Anda

(6)

1.7. Membuka File Database

Untuk membuka atau mengaktikan file database yang telah Anda buat sebelum-nya pada data kerja, dapat dilakukan dengan langkah berikut :

a. Klik menu File, Open, hingga muncul jendela Open

b. Pindahkan letak direktori di mana data tersebut disimpan, lalu pilih nama filenya c. Klik tombol Open

d. Atau klik menu File, Recent, untuk membuka file database yang telah dibuka atau diaktifkan sebelumnya.

e. Kemudian pilih dan klik file mana saja yang akan Anda buka atau aktifkan.

1.8. Menutup File Database

Untuk menutup atau keluar dari file database yang aktif, dapat dilakukan dengan 2 (dua) cara :

a. Klik menu File, Exit, atau;

(7)

1.9. Membuat Tabel

Setelah Anda membuat file Database, tahapan berikutnya adalah membuat file tabel. Ada 2 (dua) cara untuk membuat file Tabel, antara lain :

1.9.1. Membuat Tabel dengan Datasheet View

Dalam keadaan standar, setelah Anda membuat file database, maka yang muncul pertama kali yang aktif adalah objek tabel sudah tampil dalam jendela Datasheet View berikut :

Ada beberapa tahapan jika Anda ingin mengisi data pada jendela datasheet view seperti di atas, yaitu :

a. Mengisi Data/Record : Anda diminta untuk mengisi data atau record terlebih dulu pada kolom isian Clik to Add, misalnya diisi dengan angka 12345, hingga judul kolom Click to Add berubah menjadi Field1.

(8)

Microsoft Access 2010 plus SQL 8 c. Menyimpan Tabel

Ada beberapa cara untuk menyimpan tabel :

 Klik tombol Save pada Quick Access Toolbar

 Klik tombol Office Button (Office 2007) atau menu File (Office 2010) lalu pilih Save

 Tekan tombol Ctrl+S

 Jika Anda memilih salah satu perintah di atas, maka akan muncul kotak dialog Save As :

 Pada Table Name, ketik nama filenya, misal DATA PEGAWAI  Klik tombol OK

1.9.2. Membuat Tabel dengan Design View

Untuk membuat Tabel dengan menggunakan Design View, dapat dilakukan dengan langkah sebagai berikut :

a. Klik tab Create

b. Pada kelompok Table, pilih dan klik Table Design, hingga muncul jendela Disain tabel (struktur tabel) berikut :

c. Pada jendela disain tabel, Anda diminta terlebih dulu untuk membuat struktur tabel seperti tampilan di atas :

d. Klik tombol Datasheet View untuk menyimpan dan sekaligus untuk mengisi data, hingga muncul kotak dialog Save As

e. Simpan nama filenya, lalu klik tombol OK.

(9)

1.10. Mengolah Desain Tabel

Pada jendela Design View, Anda dapat membuat nama field (Field Name), memilih jenis data (Data Type), mengisi keterangan (Description), menetapkan field kunci pengurutan data (Primary Key) dan mengatur data dengan Field Properties.

1.10.1.Nama Field (Field Name)

Field Name digunakan untuk memasukkan nama field yang akan dibuat. Syarat pembuatan Nama Field (Field Name) :

a. Nama field tidak boleh ada yang sama dalam satu tabel.

b. Maksimum nama field 64 karakter, dapat berupa kombinanasi huruf, angka, spasi atau karakter khusus, kecuali tanda titik (.), tanda seru (!), tanda petik atas (‘) dan tanda kurung siku ([ ]).

1.10.2.Tipe Data (Data Type)

Data Type untuk menentukan jenis data. Anda dapat memilih salah satu jenis data yang mana pilihannya tergantung dari isi data tersebut. Ada beberapa jenis data (Data Type) pada Access 2010 :

Tipe Ketarangan

Text Jenis data yang berisi teks atau angka atau karakter lainnya yang tidak digunakan untuk operasi logika dan matematika. Jenis data ini dapat menampung data sampai 255 karakter.

Memo Jenis data yang berisi teks atau angka atau karakter lainnya dan dapat menampung data sampai 65,536 karakter.

Number Jenis data berupa angka yang dapat digunakan untuk operasi logika dan matematika. Ada beberapa pilihan ukuran bilangan dan jumlah digit tertentu.

Date/Time Jenis data yang dapat menyimpan format tanggal dan waktu

Currency Jenis data yang dapat menyimpan format mata uang dan tingkat ketelitiannya mencapai 4 decimal

AutoNumber Jenis data yang dapat membuat penomoran secara otomatis, dengan syarat field tersebut harus menggunakan Primary Key

Yes/No Jenis data yang dapat menampung salah satu data dari dua pilihan yaitu Yes/No, True/False atau On/Off

OLE Object Jenis data yang dapat menampung objek berupa gambar, grafik, suara, video atau data yang dapat diambol dari aplikasi lain. Ukuran maksimum adalah 2 GB

Hyperlink Jenis data yang berisi khusus untuk mengkoneksikan antar data dengan interface luar. Anda dapat koneksi sesuai dengan alamat yang dituju, seperti alamat email, website, dan lain sebagainya

Attachment Jenis data yang dapat menyimpan objek attachment, misal file Word, Excel, MP3, Zip dan lainnya. Anda dapat mengedit maupun menyimpannya kembali ke bentuk semula Calculated Jenis data ini terdapat pada versi Access 2010 (versi sebelumnya tidak ada), tujuannya

Anda dapat menghitung operasi matematika, misal TOTAL sama dengan GAJI POKOK ditambah TUNJANGAN, maka pada field TOTAL dan pada jendela Expression Builder diisi [GAJI POKOK]+[TUNJANGAN]

Lookup Wizard

(10)

Microsoft Access 2010 plus SQL 10 1.10.3.Keterangan (Description)

Description untuk menampilkan teks keterangan pada bagian status bar dalam jendela datasheet sebuah tabel atau query. Dalam hal ini, Anda boleh dikosongkan atau diisi keterangannya. Jumlah teks yang dapat diisi maksimum 255 karakter.

1.10.4.Primary Key

Primary Key adalah field yang digunakan sebagai field indeks utama atau field kunci pengurutan data dari sebuah tabel.

Untuk menetapkan field misal NIM dibuatkan Primary Key, maka lakukan langkah berikut ini :

a. Aktifkan jendela Design View

b. Pilih field yang akan dijadikan sebagai Primary Key c. Lalu Klik tombol Primary Key pada group Tools

Apabila Anda menetapkan field NIM dengan menggunakan Primary Key, maka secara otomatis pada Jendela Field Properties, baris Indexed yang semula No akan berubah menjadi Yes (No Duplicate). Ada 3 pilihan pada baris Indexed di jendela Field Properties :

 No artinya field tersebut tidak di indeks (diurutkan)

 Yes (Duplicate OK) artinya field tersebut secara otomatis di indeks (di-urutkan), dan membolehkan Anda memasukkan data yang sama.

(11)

PRAKTEK MODUL-1

1. Membuat File Database :

a. Jalankan program Microsoft Access b. Pilih Blank Database

c. Klik tombol Open, hingga muncul jendela File New Database

d. Pindahkan letak direktori atau drive-nya ke data kerja Anda di Data D: atau Data E:, lalu buat folder Nama dan kelas Anda

e. Pada File Name, ketik MODUL-1, higga kembali ke tampilan semula f. Klik tombol Create

2. Membuat File Tabel dengan Datasheet View

a. Ketik data berikut di bawah ini pada jendela datasheet view

(12)

Microsoft Access 2010 plus SQL 12 c. Menyimpan Tabel

 Klik tombol Save pada Quick Access Toolbar

 Pada Table Name, ketik nama filenya, misal DATA PEGAWAI  Klik tombol OK

TUGAS :

1. Buat file Tabel baru dengan menggunakan Table Design dengan struktur tabel seperti berikut ini :

Ketentuan :

a. Gunakan field NIM sebagai Primary Key

(13)

BAB-II

OPERASI TABEL

2.1. Modifikasi Tabel

Terkadang Anda perlu mengatur field yang sudah ditempatkan pada tabel, kemudian suatu saat struktur tabel tersebut ingin kita rubah, misalnya mengganti field, menambah atau menyisipkan field, memindahkan field, menghapus field dan lain-lain.

2.1.1. Mengganti Nama Field (Field Name)

Misal : Ganti field GOL menjadi GOLONGAN

a. Aktifkan file tabel yang akan Anda rubah, misal TABEL PEGAWAI

b. Dalam keadaan Datasheet View, klik dua kali field GOL atau klik mouse kanan pada field GOL lalu ketik GOLONGAN, tekan Enter, atau ;

c. Aktifkan tombol Design View, hingga muncul jendela Table Design d. Ganti field GOL menjadi GOLONGAN, dengan langkah sebagai berikut :

e. Blok atau seleksi field GOL lalu ketik menjadi GOLONGAN, lalu Enter

f. Simpan kembali perubahan tersebut, jika muncul pesan konfirmasi, jawab Yes.

2.1.2 Merubah Jenis Field (Data Type)

Misal : Rubah jenis field STATUS yang semula Text menjadi Yes/No a. Aktifkan file tabel yang akan Anda rubah, misal TABEL PEGAWAI b. Aktifkan tombol Design View, hingga muncul jendela Table Design

c. Pada baris field STATUS dan pada kolom Data Type, ubah Text menjadi Yes/No

(14)

2.1.3. Memindahkan Letak Field

Misal : Pindahkan letak field GOLONGAN (kolom-4) ke letak field STATUS (kolom-5)

a. Aktifkan file tabel yang akan Anda rubah, misal TABEL PEGAWAI b. Dalam keadaan Datasheet View, blok field GOLONGAN

c. Tarik atau drag field GOLONGAN dan letakkan di sebelah kanan field STATUS, hingga muncul garis vertikal di sebelah kanan field STATUS, lalu lepas mousnya, atau ;

d. Aktifkan tombol Design View, hingga muncul jendela Table Design e. Ganti field GOL menjadi GOLONGAN, dengan langkah sebagai berikut :

f. Blok atau seleksi field GOLONGAN

g. Kemudian tarik atau drag field GOLONGAN dan letakkan pada posisi field STATUS hingga muncul garis horisontal di bawah field STATUS

h. Simpan kembali perubahan tersebut, jika muncul pesan konfirmasi, jawab Yes.

2.1.4. Menyisipkan Field

Misal : Sisipkan field DEPARTEMEN setelah field NAMA PEGAWAI dengan jenis data Text

(15)

c. Klik mouse kanan lalu pilih Insert Field, sehingga sebelum kolom STATUS akan di-kosongkan satu kolom, atau ;

d. Aktifkan tombol Design View, hingga muncul jendela Table Design e. Blok atau seleksi field STATUS

f. Pada tab Design, kelompok Tools, pilih dan klik Insert Rows atau klik mouse kanan pilih Insert Rows. Sehingga akan dikosongkan satu baris

g. Silakan Anda sisipkan fild baru yaitu DEPARTEMEN pada Field Name h. sedangkan pada Data Type pilih Text.

i. Simpan kembali perubahan tersebut, jika muncul pesan konfirmasi, jawab Yes.

2.1.5. Menghapus Field

Misal : Hapus field DEPARTEMEN

a. Aktifkan file tabel yang akan Anda rubah, misal TABEL PEGAWAI b. Dalam keadaan Datasheet View, blok field DEPARTEMEN c. Klik mouse kanan, lalu pilih Delete Field, atau;

d. Aktifkan tombol Design View, hingga muncul jendela Table Design e. Blok atau seleksi field DEPARTEMEN

f. Pada tab Design, kelompok Tools, pilih dan klik Delete Rows atau klik mouse kanan pilih Delete Rows. Sehingga field tersebut tidak tampak.

g. Simpan kembali perubahan tersebut, jika muncul pesan konfirmasi, jawab Yes.

2.1.6. Membuat Lookup

Misal : Buat tombol pilihan DEPARTEMEN setelah field NAMA PEGAWAI dengan meng-gunakan Lookup

(16)

d. Klik Insert Rows atau klik mouse kanan, lalu pilih Insert Rows e. Pada Field Name, ketik DEPARTEMEN

f. Pada Data Type, pilih Lookup, hingg muncul jendela Lookup Wizard berikut :

g. Pilih opsi ke-2 yaitu “I will type in the values that I want” artinya kita ingin mengisi

sendiri nilai-nilai yang ingin kita masukkan. Sedangkan apabila Anda memilih opsi ke-2 “I want the lookup field to get the values from another table or query”

artinya kita ingin mendapatkan data dari tabel atau query yang telah ada atau membuat lagi. Dalam hal ini, Anda pilih opsi ke-1

h. Tekan tombol Next

i. Pada Number of colums, Anda isikan 1 (tidak perlu diisi) j. Pada kolom Col1, Anda ketikkan data seperti contoh di atas. k. Klik tombol Next

(17)

m. Klik tombol Design View, lalu muncul pesan konfirmasi jawab Yes

n. Perhatikan, apa yang terjadi pada tampilan Datasheet pada saat Anda akan mengisi data DEPARTEMEN akan muncul tombol pilihan (combo box).

o. Silakan Anda isikan datanya.

2.2. Mengolah Data Record

Proses pengolahan data record biasanya berkaitan dengan menambah data rocord baru, menghapus data maupun pencarian data record.

2.2.1. Menambah Data Record

Misal : Jika Anda ingin menambah data pada posisi record ke-6 a. Tampilan harus dalam keadaan Datasheet View

b. Letakkan kursor di record terakhir (ingat apabila Anda ingin menambah data record baru pada Access, tidak dapat disisipkan baris kosong)

c. Kemudian ketikkan datanya, misal :

d. Klik tombol Design View

e. Kemudian Anda ubah Primary Key yang asalnya pada field ID, menjadi NIP

(18)

2.2.2. Menghapus Data Record

Misal : Hapus data record-11

a. Tampilan harus dalam keadaan Datasheet View b. Seleksi atau blok record ke-11

c. Klik mouse kanan pada baris tersebut, pilih Delete Record. Atau tekan tombol Delete pada keyboard, maka akan muncul konfirmasi berikut :

d. Jawab Yes.

2.2.3. Mencari Data

Misal : Mencari data pegawai dengan GOLONGAN = “III/A” a. Tampilan harus dalam keadaan Datasheet View

b. Seleksi atau blok field GOLONGAN

c. Tekan Ctrl+F, maka akan muncul kotak dialog :

d. Pada Find what, ketik III/a

e. Klik tombol Find Next, pencarian data record telah dilakukan

f. Jika data telah ditemukan untuk pencarian data berikuntya, klik tombol Find Next terus sampai muncul konfirmasi berikut :

g. Klik tombol OK.

2.2.4. Mencari dan Mengganti Data

Misal : Ganti NAMA PEGAWAI = AHMAD menjadi ISKANDAR a. Tampilan harus dalam keadaan Datasheet View

(19)

d. Pada Find What, ketik AHMAD e. Pada Replace with, ketik ISKANDAR f. Klik tombol Find Next lalu Replace

g. Klik x (close) untuk keluar dari jendela Find and Replace

2.3. Field Properties pada Table Design

Field Properties yang terdapat pada disain tabel (table design) digunakan untuk mengatur format tampilan, seperti format angka, tanggal, lebar field (kolom), pemasuk-an data (input mask), membatasi atau mengontrol pemasukpemasuk-an data (validation rule), pesan kesalahan (validation text), pengaturan indeks (index), dan lain sebagainya.

2.3.1. Properti Field Size

Field size digunakan untuk menentukan berapa jumlah karakter maksimum pada saat data dimasukkan. Dalam keadaan standar, lebar field yaitu 255. Umumnya field size jenis datanya (data type) berbentuk Text.

2.3.2. Properti Format

(20)

Apabila Anda memformat tampilan Angka (Number), maka akan muncul tampilan berikut :

Anda dapat memilih format tampilan Angka dengan menggunakan format satuan (General Number), mata uang Dollar atau Rupiah (Currency), Euro, Fixed, Standard, Percent atau Scientific.

Namun jika yang akan Anda atur adalah bentuk format Date/Tima, maka akan muncul tampilan berikut :

Anda dapat memilih bentuk format tampilan khusus yang ada kaitannya dengan jenis data Date/Time seperti di atas.

2.3.3. Properti Decimal Place

Anda dapat mengatur tampilan angka dengan format desimal yang diinginkan. Dalam keadaan standar, tampilan angka tanpa desimal (auto). Anda dapat mengaturnya pada field yang berjenis data Number maupun Currency, dengan maksimal tingkat ketelitianny mencapai 15 digit.

2.3.4. Properti Input Mask

Input Mask digunakan untuk menentukan tampilan pada saat memasukkan data di layar. Namun jika Anda menginginkan data Anda ditampilkan apa adanya saat di-masukkan, Anda jangan menggunakan dan mengatur properti ini.

(21)

LL-999-9 atau LL-000-0

Artinya data yang dapat Anda masukkan adalah :

LL : dua karakter pertama harus berbentuk Label 999 atau 000 : tiga karakter kedua, harus berbentuk Angka 9 atau 0 : satu karakter terakhir, harus berbentuk Anga.

2.3.5. Properti Caption

Properti Caption digunakan untuk menempatkan keterangan sebagai judul kolom, form atau laporan.

2.3.6. Properti Default Value

Default Value adalah nilai yang pertama kali muncul pada saat Anda menambah-kan/memasukkan record ke field tersebut agar selalu ditampilkan lagi pada pengisian record berikutnya. Pengisian default value umumnya untuk pengisian data yang sama.

Misal : semua nilai UAS untuk semester sekarang nilai ujiannya kebanyakan 80

2.3.7. Properti Validation Rule

Validation rule digunakan untuk membatasi atau mengontrol pemasukan data pada field tertentu.

(22)

Masukkan perintah pada baris Validation Rule yaitu <=10 artinya pada saat Anda memasukkan angka pada field UNIT harus di bawah angka 10, bilamana lebih dari 10, maka akan ditolak.

Kasus-2 : Anda juga dapat memasukkan kriteria yang lainnya seperti misalnya NILAI UAS antara 0 sampai dengan 100, maka penulisannya pada baris Validation Ruler diketik :

Between 0 And 100

Kasus-3 : Data yang dapat dimasukkan pada field SKS adalah 2, 3, 4 atau 6. Maka penulisannya pada baris Validation Ruler diketik :

2 or 3 or 4 or 6

Kasus-4 : Pada field KODE berikan validasi, di mana KODE harus di awali dengan karakter AA/AB/AC dan 4 digit terakhir harus berupa Angka. Terlebih dulu aktifkan field KODE, lalu isilah pada :

 Input Mask : LL-9999

 Validation Rule : LEFT([KODE],2)=”AA” or LEFT([KODE],2)=”AA” or LEFT([KODE],2)=”AA”

Pada validation ruler, Anda dapat menggunakan fungsi-fungsi STRING seperti fungsi LEFT, RIGHT dan MID tergantung dari kasusnya.

2.3.8. Properti Validation Text

Validation Text digunakan untuk memberikan pesan kesalahan pada validation rule pada saat Anda memasukkan atau menambahkan data yang tidak sesuai dengan batasan yang telah dibuat pada validation rule.

Misal :

 Nilai UAS yang boleh dimasukkan antara 0 sampai dengan 100

 Jika Anda memasukkan angka di luar batas tersebut, berikan pesan kesalahan : “Anda salah memasukkan data, silakan ulangi lagi !!!!”

Penyelasainnya :

 Aktifkan field NILAI UAS

 Pada baris Validation Rule, ketik : <=100 atau boleh Between 0 And 100

 Pada baris Validation Text, ketik : Anda salah memasukkan data, silakan ulangi lagi !!!

2.3.9. Properti Required

(23)

2.3.10.Properti Indexed

Properti Indexed digunakan untuk membuat indeks pada field ini. Ada tiga pilihan pada Indexed, yaitu :

 Indexed  No artinya field tersebut tidak di indeks (diurutkan)

 Indexed  Yes (Duplicate OK) artinya field tersebut secara otomatis di indeks (di-urutkan), dan membolehkan Anda memasukkan data yang sama.

 Indexed Yes (No Duplicate) artinya field tersebut secara otomatis di indeks (di- urutkan), namun tidak diperbolehkan memasukkan data yang sama.

2.4. Mengurut Data (Data Sort)

Mengurutukan data di mana data record akan diurutkan berdasarkan urutan abjad atau nilai baik secara Ascending (menaik) maupun secara Descending (menurun).

Tampilkan file tabel DATA PEGAWAI berikut ini :

Kasus-1 : Urutkan data pegawai berdasarkan field NAMA PEGAWAI secara Ascending (dari urutan Nama Pegawai abjad A sampai Z).

Langkah-langkahnya :

a. Klik tombol panah bawah di sebelah kanan field NAMA PEGAWAI b. Pilih Sort A to Z

Kasus-2 : Urutkan data pegawai berdasarkan field GAJI POKOK secara Descending (dari Gaji Pokok yang terbesar hingga terkecil).

Langkah-langkahnya :

a. Klik tombol panah bawah di sebelah kanan field GAJI POKOK b. Pilih Sort Larges to Smallest

2.5. Menyaring Data (Data Filter)

(24)

Anda dapat menyaring data record sesuai dengan jenis data. Ada 2 (dua) bentuk penyaringan data pada datasheet view, yaitu :

a. Bentuk Text, maka pada saat penyaringan data akan muncul Text Filter, dengan pilihan contoh seperti berikut :

(25)

PRAKTEK MODUL-2

1. Membuat File Database :

a. Jalankan program Microsoft Access

b. Buat file Database dengan nama file MODUL-2 pada folder Anda.

2. Mengimport File Tabel

Misal : Impor file semua file tabel (Data Mahasiswa dan Data Pegawai) yang ada pada file Database MODUL-1, dengan langkah sebagai berikut :

a. Aktifkan tab External Data

b. Pada group Import & Link, pilih dan klik Access, hingga muncul tampilan berikut :

c. Klik tombol Browse, hingga muncul jendela File Open

d. Pindahkan letak direktorinya pada folder Anda, lalu pilih MODUL-1 e. Klik tombol Open, hingga kembali ke tampilan semula

f. Klik tombol OK

(26)

i. Aktifkan atau check list pada Save import steps

j. Klik tombol Save Import, maka pada jendela Navigation Pane, akan muncul dua buah file tabel yaitu DATA MAHASISWA dan DATA PEGAWAI

3. Modifikasi Tabel

a. Aktifkan atau buka file tabel DATA PEGAWAI

b. Dalam keadaan jendela Design View, lakukan perubahan berikut pada struktur tabel, antara lain :

 Rubah pada kolom Field Nama yaitu GOL menjadi GOLONGAN

 Rubah pada kolom Data Type untuk field name STATUS yang asalnya Text menjadi Yes/No

 Tambahkan field baru setelah field NAMA PEGAWAI yaitu DEPARTEMEN dengan data type Lookup Wizard. Pilih opsi ke-2 yaitu “I will type in the value that I want”, klik tombol Next, lalu diisikan datanya :

 Klik tombol Finish

 Klik tombol Datasheet View, kemudian silakan Anda isikan data STATUS dan DEPARTEMEN

(27)

4. Memformat Data

Misal : Format tampilan data GAJI POKOK ke dalam satuan mata uang Rupiah (Rp) a. Klik tombol Design View

b. Pada jendela Field Properties, baris Format, pilih Currency

c. Tampilkan datanya dengan menekan tombol Datasheet View, maka tampilan data GAJI POKOK telah diformat dengan Rp.

TUGAS :

1. Buat file tabel baru dengan nama DATA BARANG yang mempunyai struktur tabel seperti berikut :

Ketentuan :

a. Gunakan field KODE sebagai Primary Key

b. Pada field KODE berikan validasi di mana KODE harus berawalan KE/SE/TA dan tiga karakter terakhir berupa Angka

c. Bila data yang dimasukkan selain di atas, berikan peringatan :

Anda salah memasukkan KODE, silakan isikan 2 karakter pertama KE/SE/TA

d. Pada field NAMA BARANG, gunakan Lookup Wizard lalu diisi datanya KEMEJA, SEPATU dan TAS

(28)

2. Kemudian isikan datanya seperti berikut :

Petunjuk :

Kolom TOTAL HARGA, tidak perlu diisikan datanya karena secara otomatis muncul dengan sendirinya.

3. Mengcopy File Tabel

Kasus : Copy file tabel DATA BARANG sebanyak 3 kali, lalu rubah nama filenya menjadi DATA BARANG-1, DATA BARANG-2 dan DATA BARANG-3, dengan cara : a. Klik mouse kanan pada file tabel DATA BARANG

b. Pilih dan klik Copy

c. Letakkan di di bawah file tabel (di tempat yang kosong), klik mouse kanan lalu klik Paste.

d. Pada Table Name, ganti nama filenya menjadi DATA BARANG-1 e. Klik tombol OK, silakan Anda ulangi kembali untuk file yang lainnya.

4. Mengurut Data (Data Sort)

Kasus : Urutkan data berdasarkan TOTAL HARGA secara Descending pada file DATA BARANG-1

5. Menyaring Data (Filter Data)

Kasus-1 : Filter data berdasarkan UNIT di bawah sama dengan 25 pada file DATA BARANG-2 (jika berhasil, akan muncul 6 record).

(29)

BAB-3

MEMBUAT DAN MENGATUR QUERY

Query adalah sarana untuk mengatur data yang disimpan dalam tabel, sehingga hanya data-data tertentu yang akan dimunculkan dalam tabel. Secara fisik, query berupa tabel juga, jadi query adalah tabel yang dibuat dari beberapa tabel lainnya dengan tujuan untuk mengelompokkan data baru berupa tabel, dengan sumber dari tabel-tabel yang telah ada.

Dengan query, Anda dapat menyortir data atau untuk menampilkan data-data yang memenuhi kriteria tertentu, atau juga dapat berupa suatu ekspresi (formula).

3.1. Membuat Query

Sebelum Anda membuat query, sebagai ilustrasi misalkan ada 2 (dua) buah file tabel yang akan digunakan pada pembuatan query, yaitu tabel kesatu MOBIL dan tabel kedua yaitu JUAL.

File kesatu : MOBIL

Lalu isikan datanya seperti berikut :

(30)

Kemudian isikan datanya seperti berikut :

Untuk membuat Query, ada 2 (dua) cara yang dapat Anda lakukan, yaitu :

3.1.1. Membuat Query dengan Query Wizard

a. Klik tab Create

b. Pada group Queries, pilih Query Wizard, hingga muncul tahapan berikut :

(31)

d. Pada kotak daftar pilihan Tables/Queries, pilih dan klik nama tabel atau query yang diinginkan, misal :

 Tabel MOBIL, nama field-field yang diinginkan yaitu KODE, NAMA MOBIL dan

HARGA

 Tabel JUAL, nama field-field yang diinginkan yaitu NO URUT, PEMBELI, UNIT dan

TGL FAKTUR

e. Pada kotak daftar pilihan Available Field, pilih field-fieldnya dengan menekan tombol

> untuk memilihfield tertentu, klik tombo >> untuk memilih semua field, klik tombol

< untuk menghapus field tertentu, klik tombol << untuk menghapus semua field. Pilih field-field di atas, sehingga urutan hasilnya setelah dipilih pada kotak Selected Fields, hasilnya seperti berikut :

f. Klik tombol Next, hingga muncul tampilan berikutnya :

g. Pada tahap berikutnya, pilih bentuk query yang diinginkan, apakah ingin menampil-kan seluruh field dengan seluruh record datanya secara lengkap (Detail) atau

Summary (cukup rangkumanya saja), dalam hal ini pilih Detail (shows every field of every record).

(32)

i. Pada What title do you want for your query?, isikan nama atau judul yang akan Anda berikan pada query, misal QUERY KENDARAAN. Lalu pilih Open the query to view

information utuk menampilkan hasil query yang terbentuk.

j. Klik tombol Finish, hingga muncul tampilan akhir setelah dibuatkan query seperti berikut ini :

3.1.2. Membuat Query dengan Query Design

a. Klik tab Create

b. Pada group Queries, pilih dan klik Query Design, hingga muncul jendela Show Table berikut :

(33)

d. Klik tombol Close untuk keluar dari jendela Show Table, hingga tampilan akan muncul seperti berikut :

e. Pada jendela kerja Query di atas, letakkan field-field yang Anda inginkan pada kolom yang telah disediakan (QBE). Untuk itu, ada 3 (tiga) cara untuk menempatkan atau meletakkan field-field tersebut, di antaranya :

 Pada kolom pertama baris Field, klik tombol pilihan lalu pilih nama fieldnya, misal JUAL.NO URUT, ulangi langkah ini untuk mengisi kolom berikutnya.

 Pada jendela Query di atas, pilih nama field yang akan Anda tempatkan pada kolom pertama, lalu tarik (drag) ke kolom pertama baris Field.

 Pada jendela Query di atas, klik dua kali nama field yang akan Anda tempatkan pada jendela QBE.

Setelah Anda menempatkan field-field tersebut dengan salah satu cara di atas, maka akan tampak hasilnya seperti berikut :

Design Grid

(34)

3.2. Menyimpan Query

a. Klik tombol Save pada Quick Access Toolbar atau Ctrl+S, hingga muncul kotak dialog Save As :

b. Pada Query Name, ketik nama filenya, misal : QUERY KENDARAAN

c. Klik tombol OK.

3.3. Menampilkan/Menjalankan Query

a. Klik tombol View, atau;

b. Klik tombol Run, sehingga muncul hasil query berikut :

3.4. Menampilkan Design Query

(35)

3.5. Menambah Tabel atau Query

Untuk menambahkan tabel atau query pada jendela desain query, lakukan langkah berikut :

a. Tampilan harus dalam keadaan jendela Design View

b. Klik Show Table pada group Query Setup atau klik mouse kanan pilih Show Table, hingga muncul jendela Show Table :

c. Pilih nama tabel atau query yang akan Anda tambahkan lalu klik tombol Add atau klik dua kali nama file atau query-nya.

d. Klik tombol Close.

3.6. Menghapus Tabel atau Query

a. Tampilan harus dalam keadaan Design View

b. Pilih nama tabel atau query yang akan Anda hapus

c. Tekan tombol Del pada keyboard atau klik mouse kanan pada tabel atau query yang akan Anda hapus, lalu pilih Remove Table.

3.7. Mengatur Query

3.7.1. Menghapus Field dalam Query

Untuk menghapus field dalam rancangan query, dapat dilakukan dengan langkah sebagai berikut :

(36)

c. Pada group Query Setup, klik Delete Columns, atau tekan tombol Del pada Keyboard.

3.7.2. Menyisipkan Kolom dalam Query

Untuk menyisipkan atau menambah kolom yang kosong dalam query, ikuti langkah berikut :

a. Tampilan jendela harus dalam keadan Design View

b. Blok atau seleksi di mana kolom tersebut akan dikosongkan c. Pada group Query Setup, klik Insert Columns.

3.7.3. Mengurutkan Data Query

Untuk mengurut data, tidak hanya dapat dilakukan pada objek tabel, tapi di dalam query juga dapat dilakukan baik mengurut data secara Ascending (menaik) maupun Descending (menurun), dengan langkah sebagai berikut :

a. Tampilan jendela harus dalam keadaan Design View

b. Pada baris Sort, pilih kolom field yang akan Anda urutkan, misalkan pada field

Pembeli, hingga muncul tampilan berikut :

(37)

Microsoft Access 2010 plus SQL 37 3.7.4. Menyembunyikan Field pada Query

Dalam keadaan standar, semua field ditampilkan semua field dalam query. Anda dapat menyembunyikan field-field tertentu dengan cara sebagai berikut :

b. Pada baris Show, hilangkan tanda centang (check list) pada kolom field mana yang akan Anda sembunyikan.

3.7.5. Menentukan Kriteria Field Query (Filter)

Kriteria adalah pernyataan yang dapat diberikan untuk memberitahukan kepada Microsoft Access data yang akan ditampilkan sesuai dengan yang diinginkan. Anda dapat memasukkan kriteria untuk satu atau lebih field dalam query atau filter pada bagian baris Criteria (kriteria)

Kasus-1 : Misalkan tampilkan semua data untuk field NAMA MOBIL yang nama mobilnya adalah AVANZA

b. Pada baris Criteria dan pada kolom field NAMA MOBIL, ketikkan seperti berikut :

(38)

Microsoft Access 2010 plus SQL 38 Kasus-2 : Misalkan tampilkan semua data untuk field HARGA yang harga mobilnya di atas sama dengan Rp. 170,000,000 (Rp. 170 jt)

b. Pada baris Criteria dan pada kolom field HARGA, ketikkan seperti berikut :

c. Untuk menampilkan hasilnya, klik tombol View atau Run.

Kasus-3 : Misalkan tampilkan semua data untuk field UNIT yang unit mobilnya antara 5 sampai dengan 10.

b. Pada baris Criteria dan pada kolom field UNIT, ketikkan seperti berikut :

Atau dengan cara kriteria yang lainnya, dengan perintah Between berikut :

Kasus-4 : Misalkan tampilkan semua data untuk field KODE yang kode mobilnya A-001-TY atau X-004-DH

(39)

Atau dengan cara kriteria yang lainnya, dengan perintah Or beirkut :

Kasus-5 : Misalkan tampilkan semua data untuk field NAMA MOBIL = JAZZ atau HARGA di bawah Rp. 150,000,000 (Rp. 150 jt)

b. Pada baris Criteria kolom field NAMA MOBIL dan baris Or kolom field HARGA, ketikkan seperti berikut :

Kasus-6 : Misalkan tampilkan semua data untuk field NAMA MOBIL = JAZZ dan HARGA di bawah Rp. 150,000,000 (Rp. 150 jt)

b. Pada baris Criteria kolom field NAMA MOBIL dan HARGA, ketikkan seperti berikut :

Kasus-7 : Misalkan tampilkan semua data untuk field NAMA MOBIL yang huruf pertamanya A atau hurufnya terakhirnya Z.

(40)

Kasus-8 : Misalkan tampilkan semua data untuk field NAMA MOBIL yang huruf ketiganya N.

b. Pada baris Criteria kolom field NAMA MOBIL, ketikkan seperti berikut :

Kasus-9 : Misalkan tampilkan semua data untuk field Tanggal Faktur untuk Tanggal Faktur sebelum tanggal 15 Januari 2012

b. Pada baris Criteria kolom field TGL FAKTUR, ketikkan seperti berikut :

3.8. Parameter Query

(41)

Parameter query juga merupakan alat bantu yang praktis jika digunakan sebagai dasar untuk form atau report. Misal, Anda ingin menampilkan laporan pendapatan atau pengeluaran Bulanan berdasarkan parameter query. Anda harus mengisi pada kotak dialog bulan laporan yang akan dicetak pada laporan, dan Microsoft Access akan mencetak data sesuai dengan kriteria pada saat pemasukan data yang dibuat oleh parameter query tadi.

3.8.1. Membuat Parameter Query

Sebagai ilustrasi, kita akan membuat sebuah parameter query untuk menampilkan kotak dialog sesuai dengan kriteria nanti pada saat pemasukan data.

a. Jendela harus dalam keadaan DesignView

b. Pada baris Criteria dan kolom Nama Mobil, ketikkan seperti berikut :

c. Langkah berikutnya adalah menentukan tipe data dari parameter. Pada group

Show/Hide, pilih dan klik Parameters, hingga muncul jendela query parameters :

d. Pada kolom Parameter, ketik teks berikut : Ketikkan Nama Mobil dan pada kolom tombol pilihan Data Type, pilih Text

e. Klik tombol OK, untuk keluar dari jendela Query Parameter.

3.8.2. Menjalankan Parameter Query

a. Jendela dalam keadaan Design View

(42)

c. Ketikkan nama mobil yang ingik Anda tampilkan recordnya, misal AVANZA, klik tombol OK, maka hasilnya akan muncul nama mobil sesuai dengan kriteria yang Anda masukkan pada kotak dialog Parameter.

Catatan :

Anda dapat mengoptimalkan parameter query dengan menggunakan operator pada kriteria.

3.8.3. Menghapus Parameter Query

Untuk menghapus parameter yang telah aktif, hapus terlebih dulu parameter yang telah dibuat pada baris Criteria, sedangkan untuk membersihkan parameter, pada groun Show/Hide, klik Parameters, lalu pilih nama parameternya dan tekan tombol Del

(43)

PRAKTEK MODUL-3

1. Buat file Database baru dengan nama MODUL-3 pada folder Anda

2. Buat 2 (dua) file Tabel, antara lain :

a. File kesatu : MOBIL

Lalu isikan datanya seperti berikut :

b. File kedua : JUAL

(44)

3. Buatlah file Query dengan nama file QUERY KENDARAAN menggunakan Query Design, dengan langkah-langkah sebagai berikut :

a. Aktifkan tab Create

b. Pada group Queries, klik Query Design, hingga muncul jendela Show Table c. Pilih kedua file tabel baik MOBIL maupun JUAL dengan menekan tombol Add

atau klik dua file tabelnya, lalu klik tombol Close.

d. Tempatkan field berikut pada jendela QBE, dengan cara klik dua kali field-field yang terdapat di file MOBIL dan JUAL, sehingga hasilnya seperti yang tampak di bawah ini :

e. Simpan terlebih dulu dengan nama file : QUERY KENDARAAN lalu tampilkan dengan menekan tombol View atau Run.

4. Tampilkan data-data berikut ini berdasarkan Criteria, antara lain :

a. Tampilkan semua data untuk field NAMA MOBIL yang nama mobilnya adalah

AVANZA (jika berhasil, simpan File, Save Object As : QUERY-1)

b. Tampilkan semua data untuk field HARGA yang harga mobilnya di atas sama dengan Rp. 170,000,000 (jika berhasil, simpan File, Save Object As : QUERY-2)

(45)

Atau dengan cara kriteria yang lainnya, dengan perintah Between berikut :

d. Tampilkan semua data untuk field KODE yang kode mobilnya A-001-TY atau X-004-DH (jika berhasil, simpan File, Save Object As : QUERY-4)

Atau dengan cara kriteria yang lainnya, dengan perintah Or berikut :

e. Tampilkan semua data untuk field NAMA MOBIL = JAZZ atau HARGA di bawah Rp. 150,000,000 (jika berhasil, simpan File, Save Object As : QUERY-5)

(46)

g. Tampilkan semua data untuk field NAMA MOBIL yang huruf pertamanya A atau hurufnya terakhirnya Z. (jika berhasil, simpan File, Save Object As : QUERY-7)

h. Tampilkan semua data untuk field NAMA MOBIL yang huruf ketiganya N. (jika berhasil, simpan File, Save Object As : QUERY-8)

i. Tampilkan semua data untuk field Tanggal Faktur untuk Tanggal Faktur sebelum tanggal 15 Januari 2012 (jika berhasil, simpan File, Save Object As : QUERY-9)

TUGAS :

1. Urutkan data berdasarkan field UNIT secara Descending. Jika Anda berhasil, maka akan diurutkan berdasarkan UNIT dari yang terbesar hingga terkecil. (Simpan dengan nama file : QUERY-10).

2. Tampilkan data berdasarkan field PEMBELIyang namanya diawali dengan huruf “A”

sampai “P”. Jika Anda berhasil, maka akan muncul 9 record. (Simpan dengan nama file : QUERY-11).

(47)

4. Tampilkan data berdasarkan field TGL FAKTUR antara tanggal 10/01/2012 sampai dengan 20/01/2012. Jika Anda berhasil, maka akan muncul 7 record. (Simpan dengan nama file : QUERY-13).

5. Tampilkan data berdasarkan field NAMA MOBIL = JAZZatauHARGA di bawah sama dengan Rp. 150.000.000 dan UNIT di atas sama dengan 10. Jika Anda berhasil, maka akan muncul 5 record. (Simpan dengan nama file : QUERY-14).

6. Buat kotak dialog dengan menggunakan Parameter berdasarkan TGL FAKTUR. Masukkan teksnya pada baris Creteria[Ketikkan Tgl Faktur]

(48)

BAB-4

MENGOLAH QUERY

Dengan query, Anda selain dapat menggabungkan beberapa tabel ke dalam suatu query, mengurut data, menyaring (filter) data sesuai dengan kriteria yang diingin-kan, juga Anda dapat menambahkan field dengan rumus (formula) baik perhitungan matematika maupun dengan menggunakan fungsi-fungsi dalam Microsoft Excel, seperti fungsi logika IF dan String.

4.1. Menambah Field dengan Rumus (Formula)

Di dalam query, Anda dapat menambahkan field baru dengan rumus atau fungsi-fungsi untuk menghitung suatu nilai dalam database. Sebagai contoh, Anda dapat menambahkan field baru TOTAL HARGA yaitu perkalian antara HARGA dikalikan UNIT.

Maka pada jendela desain query, Anda tambahkan field baru di kolom terakhir yaitu dengan mengetikkan rumus TOTAL HARGA : [HARGA]*[UNIT] seperti yang tampak di bawah ini :

(49)

Catatan :

 Jika yang muncul hasilnya berupa simbol # pada field TOTAL HARGA, artinya lebar kolomnya tidak mencukupi, silakan Anda rubah lebar kolomnya.

 Anda dapat memasukkan field baru misalnya DISCOUNT yaitu 5% dikalikan TOTAL HARGA.

4.2. Fungsi Logika

Di dalam dunia kerja, sering kita jumpai permasalahan yang tidak dapat diselesaikan hanya dengan menggunakan perumusan sederhana. Bahkan sering terjadi suatu permasalahan dengan menawarkan beberapa alternatif pemecahan tergantung pada ketentuan yang berlaku untuk masing-masing pemecahan. Permasalahan semacam ini di dalam Microsoft Access dapat diselesaikan dengan menggunakan fungsi Logika.

Salah satu fungsi yang sering digunakan untuk memecahkan permasalahan yang menyangkut peristiwa-peristiwa logika yaitu dengan fungsi IIF. Sedangkan fungsi-fungsi yang lain dimanfaatkan untuk membantu mengoptimalkan kegunaan fungsi IIF ini.

Dengan operasi logika ini, Microsoft Access dapat melakukan penilaian apakah suatu pernyataan itu Benar (True) atau Salah (False).

4.2.1. Ekspresi atau Pernyataan Logika

Jika Anda menggunakan operasi logika, biasanya diperlukan adanya ekspresi atau pernyataan logika. Untuk menggunakan ekspresi atau pernyataan logika, diperlukan salah satu operator relasi (operator pembanding).

4.2.2. Operator Relasi

Yang termasuk operator relasi yang sering digunakan di dalam pernyataan logika, diantaranya adalah sebagai berikut :

Operator Relasi Artinya

= Sama dengan

< Lebih kecil

> Lebih besar

<= Lebih kecil atau sama dengan

>= Lebih besar atau sama dengan

(50)

Selain pengujian fungsi-fungsi logikan dengan menggunakan operator relasi, Anda juga dapat memanfaatkan operator logika, di mana operator ini akan menentukan hubungan antara elemen-elemen yang diuji. Di dalam penggunaannya, fungsi logika sering digunakan bersamaan dengan fungsi yang lainnya.

4.2.3. Fungsi Logika AND

Fungsi AND akan akan menghasilkan TRUE, apabila argumennya BENAR, dan akan menghasilkan FALSE jika salah satu atau beberapa argumennya SALAH.

Contoh Operator Logika AND :

DISCOUNT : IIf([NAMA MOBIL]="AVANZA" And [UNIT]>=10,0.05,0)*TOTAL HARGA

4.2.4. Fungsi Logika OR

Fungsi OR akan menghasilkan TRUE (atau menjalankan pilihan) bila hasilnya BENAR, sebaliknya akan menghasilkan FALSE (atau tidak menjalankan pilihan) bila hasilnya

SALAH.

Contoh Operator Logika OR :

HARGA SATUAN : IIf([NAMA MOBIL]="AVANZA" Or [NAMA MOBIL]="JAZZ",150000000,200000000)

4.2.5. Fungsi Logik IIF

Fungsi logika IIF yang sering digunakan di dalam pengambilan keputusan ada 2 (dua) fungsi, yaitu fungsi logika IIF Tunggal dan IIF Majemuk.

a. Fungsi Logika IIF Tunggal

Fungsi logika IIFTunggal digunakan untuk menyelesaikan suatu ekspresi logika yang mengandung beberapa perintah.

Bentuk umum penulisan Fungsi Logika IIFTunggal

Artinya jika ekspresi logika bernilai BENAR, maka Perintah-1 yang akan dilaksanakan. Namun jika ekspresi logika bernilai SALAH, maka Perintah-2 yang akan dilaksanakan.

(51)

Contoh Kasus Fungsi Logika IF Tunggal :

Tambahkan field BONUS, jika jumlah UNIT>=15, maka BONUS = Honda Vario, sedangkan jika jumlah UNIT<15, maka BONUS = Sepeda Gunung

Rumusnya adalah :

BONUS : IIF([UNIT]>=15,”Honda Vario”,”Sepeda Gunung”)

atau rumusnya terbalik yang lebih kecil yang diuji.

BONUS : IIF([UNIT]<15,”Sepeda Gunung”,”Honda Vario”)

Penulisan pada jendela QBE seperti berikut :

Jika ditampilkan hasilnya seperti berikut :

b. Fungsi Logika IIF Majemuk (IIF Nested)

Fungsi logika IIF Majemuk artinya di dalam fungsi logika IIF dimungkinkan untuk memasukkan fungsi logika IIF lagi. Hal ini bisa terjadi apabila alternatif pemecahan yang ditawarkan lebih dari dua.

(52)

Contoh kasus Fungsi IIF Majemuk :

Isilah kolom DISCOUNT dengan ketentuan sebagai berikut :

 Jika TOTAL HARGA >=2.500.000.000 (di atas = 2.5 M), maka DISCOUNT = 20%

DISCOUNT : IIf([TOTAL HARGA]>=2500000000,0.2,IIf([TOTAL HARGA]>=2000000000,0.15, IIf([TOTAL HARGA]>=1500000000,0.1,IIf([TOTAL HARGA]>=1000000000,0.05,0))))*[TOTAL HARGA]

Jika ditampilkan hasilnya seperti berikut :

4.3. Fungsi String

Fungsi Teks (String) yang sering disebut sebagai fungsi karakter memuat fungsi-fungsi yang dapat digunakan untuk mengoperasikan data yang berjenis karakter. Teks dapat berupa huruf (alphabetic), angka (numeric), gabungan antara huruf dan angka (alphanumeric), serta karakter-karakter khusus.

(53)

Di dalam penulisan formula, setiap data yang berupa teks, harus diapit dengan

tanda petik (“). Pada umumnya fungsi string/teks digunakan untuk melengkapi fungsi-fungsi lain seperti fungsi-fungsi logika (kombinasi fungsi-fungsi logika IIF dengan string). Sebenarnya fungsi-fungsi string banyak sekali, namun yang sering digunakan pada Microsoft Access di antaranya yaitu fungsi Left, Right dan Mid.

4.3.1. Fungsi Left

Fungsi Left digunakan untuk mengambil sebagian data berjenis teks dari sebelah kiri sebanyak karakter yang diinginkan.

Bentuk umum penulisan Fungsi Left :

Contoh rumus :

LEFT([NAMA MOBIL],3)

Tampak hasilnya di layar akan muncul 3 karakter pertama yang diambil pada field Nama Mobil.

4.3.2. Fungsi Right

Fungsi Right digunakan untuk mengambil sebagian data berjenis teks dari sebelah kanan sebanyak karakter yang diinginkan.

Bentuk umum penulisan Fungsi Right :

Contoh rumus :

RIGHT([NAMA MOBIL],3)

Tampak hasilnya di layar akan muncul 3 karakter terakhir yang diambil pada field Nama Mobil.

4.3.3. Fungsi Mid

Fungsi MID digunakan untuk mengambil sebagian data berjenis teks mulai dari kedudukan tertentu sebanyak karakter yang diinginkan.

LEFT([Nama_Field],Jumlah karakter)

(54)

Bentuk umum penulisan Fungsi Mid :

Contoh rumus :

MID([NAMA MOBIL],3,1)

Tampak hasilnya di layar akan muncul satu karakter pada posisi karakter ketiga diambil dari field Nama Mobil.

4.4. Kombinasi fungsi Logika IF dengan fungsi String (Left, Right, Mid)

Pemanfaatan fungsi String/Teks adalah fungsi Logika IF dan fungsi String. Artinya untuk memecahkan permasalahan diperlukan kombinasi atau gabungan antara fungsi logika IF dengan fungsi lainnya, misal fungsi string/teks.

Contoh kombinasi fungsi logika IF dengan Teks (LEFT, RIGHT, dan MID)

Buat File Query dengan nama QUERY RENTAL, seperti berikut :

(55)

Ketentuan :

a. Tambahkan field JENIS FILM pada kolom ketiga dengan ketentuan, diambil karakter terakhir dari Kode, jika :

 Kode = D, maka Jenis Film = DVD

 Kode = V, maka Jenis Film = VCD

b. Tambahkan field KATEGORI FILM pada kolom ketiga dengan ketentuan, diambil 1 karakter dari Kode, jika :

 Kode = A, maka Kategori Film = ACTION

 Kode = C, maka Kategori Film = CARTOON

 Kode = D, maka Kategori Film = DRAMA

 Kode = K, maka Kategori Film = KOMEDI

c. Tambahkan field TAHUN BELI pada kolom kelima dengan ketentuan, diambil

2 karakter dari Kode, jika :

 Kode = 10, maka Tahun Beli = 2010

Rumusnya adalah sebagai berikut :

JENIS FILM : IIf(Right([KODE],1)="V","VCD","DVD")

KATEGORI FILM : IIf(Mid([KODE],3,1)="A","ACTION",IIf(Mid([KODE],3,1)="C","CARTOON", IIf(Mid([KODE],3,1)="D","DRAMA","KOMEDI")))

TAHUN BELI : IIf(Left([KODE],2)="10",2010,IIf(Left([KODE],2)="11",2011,2012))

(56)

4.5. Menghitung Total dalam Query

Salah satu kelebihan Access, adalah pada objek query Anda dapat menghitung Total (Sum, Avg, Max, Min, dan lain sebagainya), dengan langkah sebagai berikut :

a. Tampilan harus dalam keadaan Datasheet View

b. Pada group Records, klik Totals, hingga muncul di bawah baris New, muncul Totals.

c. Pilih field mana yang akan Anda jumlahkan, misal HARGA.

(57)

4.6. Membuat Kriteria pada Kalkulasi Total

Anda dapat membuat kalkulasi Total sesuai dengan kriteria yang diinginkan, dengan syarat Total-nya masih aktif.

Misal : Jumlahkan semua kendaraan yang NAMA MOBIL-nya adalah AVANZA atau XENIA Caranya adalah sebagai berikut :

b. Pada baris Criteria, kolom field NAMA MOBIL, ketikkan AVANZA, sedangkan pada baris Or, kolom field NAMA MOBIL, ketikkan XENIA.

(58)

PRAKTEK MODUL-4

1. Buat file Database baru dengan nama MODUL-4 pada folder Anda.

2. Kemudian import kedua file tabel yaitu MOBIL dan JUAL serta satu buah file query yaitu QUERY KENDARAAN yang terdapat pada MODUL-3 (Petunjuk, lihat Bab-2 pada Praktek Modul-2 Mengimport File Tabel).

3. Buka atau aktifkan file QUERY KENDARAAN, lalu klik tombol Design View

a. Tambahkan field TOTAL HARGA di kolom terakhir (kolom 8) dengan ketentuan TOTAL HARGA adalah HARGA dikalikan UNIT

Tulis rumus tersebut pada baris Field :

TOTAL : [HARGA]*[UNIT]

b. Tambahkan field BONUS di kolom terakhir (kolom 9) dengan ketentuan :

 Jika UNIT>=15, maka BONUS = HONDA VARIO

 Jika UNIT<15, maka BONUS = SEPEDA GUNUNG

BONUS : IIF([UNIT]>=15,”Honda Vario”,”Sepeda Gunung”)

(59)

Microsoft Access 2010 plus SQL 59  Jika Total Harga >=2.500.000.000 (di atas = 2.5 M), maka Discount = 20%

dari Total Harga

 Jika Total Harga >= 2.000.000.000 (di atas = 2 M), maka Discount = 15%

dari Total Harga

 Jika Total Harga >= 1.500.000.000 (di atas 1.5 M), maka Discount = 10%

dari Total Harga

 Jika Total Harga >= 1.000.000.000 (di atas 1 M), maka Discount = 5% dari Total Harga

 Jika Total Harga < 1.000.000.000 (di bawah 1 M), maka Discount = 0

DISCOUNT : IIf([TOTAL HARGA]>=2500000000,0.2,IIf([TOTAL HARGA]>=2000000000,0.15, IIf([TOTAL HARGA]>=1500000000,0.1,IIf([TOTAL HARGA]>=1000000000,0.05,0))))*[TOTAL HARGA]

d. Tambahkan field HARGA BERSIH di kolom terakhir (kolom 11) dengan ketentuan sebagai berikut : HARGA BERSIH yaitu TOTAL HARGA dikurangi DISCOUNT

HARGA BERSIH : [TOTAL HARGA]-[DISCOUNT]

(60)

TUGAS :

1. Buat file Tabel baru dengan nama RENTAL, di mana struktur tabelnya adalah seperti yang tampak di bawah ini :

(61)

Ketentuan :

a. Tambahkan field JENIS FILM pada kolom ketiga dengan ketentuan, diambil karakter terakhir dari Kode, jika :

 Kode = D, maka Jenis Film = DVD

 Kode = V, maka Jenis Film = VCD

b. Tambahkan field KATEGORI FILM pada kolom ketiga dengan ketentuan, diambil

1 karakter dari Kode, jika :

 Kode = A, maka Kategori Film = ACTION

 Kode = C, maka Kategori Film = CARTOON

 Kode = D, maka Kategori Film = DRAMA

 Kode = K, maka Kategori Film = KOMEDI

c. Tambahkan field TAHUN BELI pada kolom kelima dengan ketentuan, diambil 2

karakter dari Kode, jika :

 Kode = 10, maka Tahun Beli = 2010

Sehingga hasil akhirnya seperti berikut :

d. Tambahkan field baru di kolom terakhir yaitu HARGA SEWA, dengan ketentuan sebagai berikut :

 Jika Kode = V, maka Harga Sewa = 1000

(62)

BAB-5

RELATIONSHIP DAN OPERASI ACTION QUERY

5.1. Pengertian Relationship

Database Relasional adalah suatu database yang di dalamnya terdapat tabel-tabel yang saling berelasi satu sama lain. Relasi atau keterhubungan antara satu tabel-tabel dengan tabel yang lainnya ditentukan berdasarkan aturan-aturan tertentu. Relasi antar tabel ini sering disebut dengan istilah Relationship.

5.2. Jenis-jenis Relationship

Ada 3 (tiga) jenis Relationship, antara lain :

a. One-to-one Relasi 1 ke 1 (relasi satu ke satu) atau One to one

b. One-to-many Relasi 1 ke n atau n ke 1 (relasi satu ke banyak atau banyak ke satu) c. Many-to-many  Relasi n ke n (relasi banyak ke banyak).

Relasi ini digambarkan dengan suatu garis lurus yang menghubungkan antara dua tabel. Untuk lebih mudah mencerna, berikut di bawah ini contoh relationship :

(63)

banyak),maka secara teoritiis akan muncul Tabel Bukuaru yang menghubungkan kedua

tabel tersebut, sebut tabel penghubung ini adalah Tabel Transaksi. Selanjutnya Tabel Transaksi disebut sebagai Tabel Relasi (yaitu tabel yang merelasikan atau menghubungkan Tabel Anggotadan Tabel Buku).

Tabel yang dihubungkan oleh tabel relasi bisa disebut Tabel Acuan atau tabel Referensi

(dalam kasus ini adalah Tabel Anggotadan Tabel Buku).

Pada Tabel Anggotaterdapat primary key begitu pula dengan Tabel Buku. Primary key pada Tabel Anggotadan Tabel Buku akan dijadikan sebagai Foreign Key pada Tabel Transaksi. Antara primary key di Tabel Anggotamaupun primary key di Tabel Buku akan membentuk relasi dengan foreign key yang ada pada Tabel Transaksi. Relasi yang dibentuk oleh Tabel Anggotada Tabel Transaksi adalah satu ke banyak atau One-to-many, begitupun relasi antara Tabel Buku dan Tabel Transaksi.

Dari contoh ketiga tabel tersebut, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa Tabel Anggotadan Tabel Buku adalah Tabel Acuan, sedangkan Tabel Transaksi adalah Tabel Relasi. Pada Tabel Anggotadan Tabel Buku terdapat Primary Key, selanjutnya primary key tersebut dijadikan Foreign Key pada Tabel Transaksi. Relasi yang dibentuk oleh Tabel Anggotadan Tabel Transaksi adalah relasi One-to-many atau Satu ke banyak, demikian pula halnya relasi yang dibentuk antara Tabel Buku dan Tabel Transaksi Sedangkan relasi antara Tabel Anggotadan Tabel Buku adalah May-to-many (Banyak ke banyak).

5.1. Membuat Relasi Tabel

5.1.1. Jenis-jenis Relasi

5.1.2. Membuat Relasi antar Tabel

5.1.3. Menghapus Relasi