BAB II
URAIAN TEORITIS
2.1 Pengertian Sumber Daya Manusia
Mengingat manajemen sumber daya manusia (MSDM) merupakan bagian dari sebuah lingkungan manajemen, maka pemgertian MSDM itu dapat disimpulkan sebagai berikut; manajemen sumber daya manusia merupakan kegiatan yang mengatur tentang cara pengadaan tenaga kerja, melakukan pengembangan, memberikan kompensasi, integrasi, pemeliharaan, dan pemisahan tenaga kerja melalui proses-proses manajemen dalam rangka mencapai tujuan organisasi.
penarikan, seleksi, pengembangan, pemeliharaan dan penggunaan dan pemberdayaan sumber daya manusia (human resources) oleh organisasi. Berdasarkan dua definisi tersebut disimpulkan :
Manajemen sumber daya manusia (human resources) adalah penarikan, seleksi, pengembangan, pemeliharaan, dan penggunaan sumber daya manusia untuk mencapai baik tujuan individu maupun organisasi. Orang orang merupakanunsur dasar semua organisasi dan hubungan hubungan sosial lah yang menyatukannya . sebagai konsekuensinya, semua manejer harus terlibat dengan kegiatan kegiatan penarikan, seleksi, pengembangan, pemeliharaan, dan penggunaan sumberdaya manusia agar tercapai tujuan tujuan individu dan organisasi.
Untuk menunjang tercapainya tujuan organisasi yang diharapkan, maka keberadaan dari sumber daya manusia harus dapat di optimalkan, terutama peran dan fungsi strategisnya. Secara umum peran MSDM dapat dikelompokkan dalam tiga peran utama, yaitu a) peran administrasi; b) peran operasional, dan c) peran strategis (Mathis and Jackson: 2000). Masing-masing peran memiliki fokus atau konsentrasi, rentang waktu, dan jenis kegiatan yang berbeda-beda.
1. Peran administrasi MSDM
dilaporkan dengan segera. Peran administratif menjadikan sdm sebagai tenaga pencatat saja dan tidak memberikan konstribusi sesuai dengan peran yang sebenarnya.
2. Peran operasional MSDM
Peran operasional lebih mengacu pada aktivitas-aktivitas penyelenggaraan dan mempersiapkan kebutuhan organisasi terhadap pegawai. Tugas pokok MSDM dalam hal ini adalah merencanakan perekrutan, menerima lamaran, melakukan seleksi, menyusun anggaran gaji, mengadakan pelatihan dan dan pengembangan, dan sebagainya.
3. Peran strategis MSDM
Peran strategis menekankan pada kondisi SDM untuk jangka waktu yang panjang guna meningkatkan nilai kompetitif organisasi dalam persaingan usaha.
2.2 Sistem Organisasi Departemen Sumber Daya Manusia
Perusahaan hotel merupakan perusahaan yang terdiri dari berbagaia bagian dan subsistem. Adapun subsistem pemasaran yang berfungsi menginformasikan produk perusahaan kepada konsumen dan melakukan berbagai kegiatan untuk menciptakan pembelian. Ada subsistem keuangan yang berfungsi mencari dana dan menggunakan sebaik mungkin ada subsistem sumber daya manusia atau Human Resources yang berfungsi member dukungan pada seluruh organisasi.
Sebuah struktur pada umumnya akan membentuk sebua tingkatan tingkatanan bagian bagian atau departemen.
Berkaitan dengan manajemen sumber daya manusia, agar departemen sumber daya manusia lebih efektif,harus ditentukan apakah perlu dibentuk satu departemen khusus dengan staf sendiri ataukah tidak, dan apakah fungsi itu perlu ditangani oleh pimpinan tertinggi ataukah departemen-departemen fungsional utama. Kemudian apabila diperlukan departemen khusus apakah dia dipimpin oleh manajer tingkat bawah, menengah atau atas. Apakah menajemen sumberdaya manusia memerlukan departemen khusus kelihatannya sangat tergantung pada besar kecilnya hotel. Dalam hotel yang kecil dengan jumlah pegawai yang relatif sedikit mungkin mungkin departemne sumberdaya manusia (human resourches department) tidak perlu dibuat. Fungsi itu bias dipegang langsung oleh pemimpin tertinggi. Tetapi pada hotel yang besar dengan pegawai dengan kegiatan yang jumlahnya banyak, mungkin diperlukan suatu departemen dengan secara khusus menagani berbagai masalah kepegawaian. Ini disebabkan semakin besar hotel semakin besar pula permasalahan yang akan dihadapi. Oleh karena itu diperlukan para spesialais khusus yang terlatih untuk menanganinya.
Gambar 2.1 dibawah ini juga mengilustrasikan suatu bentuk umum departemen sumber daya manusisa ketika baru pertama kali dibentuk /bentuk yang sederhana. Departemen- departemen padda umumnya dibatasi pada masalah usaha pemeliharaan catatan personalia dan membantu para manejer untuk menemukan cara penarikan baru. Departemen departemen dibentuk berdasarkan aktivitas aktivitas lain dan juga kebutuhan manajer manajer lain dalam organisasi. Dibawah ini akan ditunjukkan bagisan sda secara umum ada dua bentuk yaitu, departemen sumberdaya manusia dalam suatu organisasi besar.
Gambar 2.1 : Departemen Sumberdaya Manusia Dalam Suatu Organisasi Kecil Sumber : Manjemen Sumber Daya Manusia; Herman Sofyandi. 2008
Pimpinan Perusahan
Manajer Penjualan
Manajer Keuangan
Manajer Kantor
Manajer Produksi
Kepala Bagian HRD
Gambar 2.2 : Departemen Sumberdaya manusia Dalam Suatu Organisasi Besar Sumber : Manajemen Sumber Daya manusia; Herman Sofyandi. 2008
2.3 Peran, Fungsi, Tugas dan Tanggung Jawab Sumber Daya Manusia
2.3.1 Melakukan Persiapan Dan Seleksi Tenaga Kerja / Preparation And Selection
a. Persiapan
Dalam proses persiapan dilakukan perencanaan kebutuhan akan sumber daya manusia dengan menentukan berbagai pekerjaan yang mungkin timbul. Yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan perkiraan / forecast akan pekerjaan yang lowongan, jumlahnya, jumlah dan lain sebagainya. Ada dua faktor yang harus diperhatikan dalam melakukan persiapan, yaitu faktor internal seperti jumlah kebutuhan karyawan baru, struktur organisasi departemen yang ada dan lain lain. Faktor eksternal seperti hukum ketenagakerjaan, kondisi pasar tenaga kerja dan lain sebagainya. b. Rekrutmen Tenaga Kerja / Recruitment
Rekrutmen adalah suatu proses untuk mencari calon atau kandidat pegawai, karyawaan, buruh, manajer, atau tenaga kerja baru utuk memenuhi kebutuhan SDM pada organisasi atau perusahaan. Dalam tahapan ini diperlukan analisis jabatan yang ada untuk membuat deskripsi pekerjaan / job description dan juga spesifikasi pekerjaan / job spesification.
c. Seleksi Tenaga Kerja / Selection
dilakukan setelah menerima berkas lamaran adalah melihat curriculum viteae milik pelamar. Kemudian dari CV pelamar
dilakukan penyortiran antara pelamar yang akan dipanggil dengan yang gagal memenuhi standar suatu pekerjaan. Lalu berikutnya adalah memanggil kandidat terpilih unuk dilakukan ujian test tertulis, wawancara kerja/interview dan proses seleksi lainnya. 2.3.2Pengembangan dan Evaluasi Karyawan/Development and Evaluation
Tenaga kerja yang bekerja pada organisasi atau perusahaan harus menguasai pekerjaan dan tanggung jawab nya. Untuk itu diperlukan suatu pembekalan agar tenaga kerja yang dapat lebih menguasai dan ahli dibidangnya masing masing serta meningkatkan kinerja yang ada. Dengan begitu proses pengembangan dan evaluasi karyawan menjadi sangat penting mulai dari karyawan tingkat rendah maupun tinggi.
2.3.3 Memberikan Kompensasi Dan Proteksi Pada Pegawai /
Compensation And Protection
pekerjaan tersebut dapat tetap maksimal dari waktu kewaktu. Kompensasi atau imbalan yang diberikan bermacam macam jenisnya.
2.4 Tujuan-tujuan dari manajemen Departemen Sumberdaya manusia
Tujuan dari manajemen Departemen Sumberdaya Manusia tidak hanya diperlukan untukmemberikan gambaran tujuan dari menjemen puncak, tetapi juga merupakan penyeimbang tantangan-tantangan yang dihadapi oleh organisasi yang meliputi fungsi-fungsi manjemen sumberdaya manusia, masyarakat dan karyawan yang dipengaruhi oleh tantangan-tantangan tersebut. Kegagalan dalam menetapkan tujuan dapat membahayakan kinerja perusahaan, tingkat laba dan bahkan kelangsungan hidup organisasi.Tidak setiap keputusan dari Departemen Sumberdaya Manusia dapat memadukan keempat tujuan tersebut. Namun demikian tujuan-tujuan tersebut dapat menjadi suatu faktor koreksi terhadap keputusan-keputusan sumberdaya manusia. Tujuan-tujuan manajemen Departemen Sumberdaya Manusia terdiri dari empat tujuan,yaitu :
A. Tujuan Organisasional
menemukan bahwa penanganan masalah-masalah sumberdaya manusia tersebut dapat mempertinggi kontribusi karyawan terhadap organisasi melalui ketersediaan system informasi yang akurat yang dapat memangkas biaya anggaran yang cukup tinggi.
B. Tujuan Fungsional
Ditujukan untuk secara etis dan sosial merespon terhadap kebutuhan-kebutuhan dan tantangan-tantangan masyarakat melalui tindakan meminimasi dampak negatif tehadap organisasi. Kegagalan organisasi dalam menggunakan sumberdaya bagi keuntungan masyarakat dapat menyebabkan hambatan-hambatan. Sebagai contoh masyarakat dapat membatasi keputusan-keputusan manajemen sumberdaya manusia melalui perangkat hukum seperti adanya tindakan diskriminasi, keamanan dan berbagai masalah lain yang menjadi perhatian masyarakat.
C. Tujuan Personal
membantu tujuan personal secara teknis terhadap hubungan antar wanita dan pengembangan karir mereka melalui pengorganisasian konferensi wanita.
2.5 Pengertian dan Peranan Pelatihan dan Pengembangan Dalam Menejemen Sumber Daya Manusia
Pelatihan / training adalah suatu usaha yang terencana untuk memfasilitasi pembelajaran tentang pekerjaan yang berkaitan dengan pengetahuan, keahlian dan prilaku oleh para pegawai. Hal ini menunjukkan bahwa training yang dimaksud disini adalah training / pelatihan formal yang direncanakan secaara matang dan mmempunyai suatu format pelatihan yang terstruktur
Dan agar pelatihan menjadi efektif maka didalam pelatihan harus mencakup suatu pembelajaran atas pengalaman pengalaman, training harusmenjadi kegiatan keorganisasian yang direncanakan dan dirancang didalam kebutuhan-kebutuhan yang teridentifikasi. Ini berarti bahwa pelatihan biasanya dilaksanakan pada saat para pekerja memiliki keahlian yang kurang atau pada suatu organisasi mengubah suatu system dan para pelajar yang belajar mengenai dunia bekerja.
2.5.1 Pengertian Pelatihan Dan Pengembangan
menyiapkan tanggung jawab mereka dimasa depan ada kecenderungan yang terus terjadi, yaitu semakin beragamnya karyawan dengan organisasi yang lebih datar, dan persaingan global yang menyebabkan karyawan mampu mengembangkan tugas kewajiban dan tanggung jawabnya yang lebih besar.
Wexley dan Yuki (1976 : 282 ) mengemukakan : training and development are terms reffering to planned afforts designed facilitate the
acquisition of relevan skill, knowledge, and attitudes by organizational
members.
Selanjutnya Wexley dan Yuki menjelaskan : Development focuses more on improving the decision making and human relation skills of middle and upper
level managemet, while training involves lower level employees and the
presentation of more actual and narrow subject matter.
Pendapat Wexley dan Yuki itu memperjelas penggunaan isilah pelatihan dan pengembangan merupakan istilah-istilah yang berhubungan dengan usaha-usaha berencana, yang diselenggarakan untuk mencapai penguasaan skill, pengetahuan dan sikap-sikap karyawan atau anggota organisasi. Pengembangan lebih difokuskan pada peningkatan kemampuan dalam pengambilan keputusan dan memperluas hubungan manusia (human relation) bagi menejemen tingkat menengah sedangkan pelatihan yang dimaksud untuk pegawai pada tingkat bawah (pelaksana).
learn conceptual and theorical knowledge for general purpose. Istilah
pelatihan ditujukan pada pegawai pelaksana untuk meningkatkan pengetahuan danketerampilan teknis, sedangkan pengembangan ditujukan pada pegawai tingkat menejerial unuk meningkatkan kemampuan konseptual, kemampuan dalam pengambilan keputusan, dan memperluas human relation.
Menurut PP No.31 tahun 2006 tentang sistem pelatihan kerja nasional, pelatihan kerja atau sekarang biasa disebut training adalah suatu kegiatan untuk member, memperoleh, meningkatkan serta mengembangkan kompetensi kerja, produktivitas, disiplin, sikap, dan etos kerja pada tingkat keterampilan dan keahlian tertentu sesuai dengan jenjang dan kualisifikasi jabatan atau pekerjaan.
program pelatihan dan pengembangan memiliki dampak positif baik bagi individu maupun organisasi.
2.5.2 Manfaat Pelatihan dan Pengembangan
Hal ini berarti bahwa tujuan pelatihan adalah agar para pelajar dan juga pegawai dapat menguasai pengetahuan, keahlian dan prilaku yang ditekankan dalam program-program pelatihan dan untuk diterapkan dalam aktivitas sehari hari pada karyawan. Training juga mempunya pengaruh yang besar bagi perusahaan
1. Meningkatkan pengetahuan para karyawan atas budaya dan para pesaing luar
2. Membantu para karyawan yang mempunyai keahlian untuk bekerja dengan teknologi baru
3. Menurut Dessler (edisi terjemahan:1997:263) pelatihan membantu para karyawan baru dan lama suatu ketrampilan yang mereka butuhkan selama menjalankan pekerjaan mereka.
4. Dan bagi para pelajar, training / pelatihan berguna untuk menambah keterampilan dan juga wawasan mengenai dunia bekerja.
2.5.3 Indikasi Keberhasilan Suatu Program Pelatihan dan Pengembangan Karyawan
training tersebut terjadi suatu proses transformasi, diantaranya dalam hal hal berikut :
1. Peningkatan pengetahuan dalam melaksanakan tugas
2. Perubahan prilaku yang tercermin pada sikap, prilaku dan etos kerja 3. Untuk mengetahui terjadi tidaknya perubahan tersebut dilakukan
penilaian atau evaluasi atas pelaksanaan pelatihan tersebut
2.6 Kerjasama Terkait Departemen SDM dengan Departemen Lain
Departemen Sumberdaya Manusia di Hotel sekalipun dianggap sebagai pusat semua kegiatan kepegawaian tidak dapat berdiri sendiri ataupun bekerja sendiri. Kelancaran pekerjaan bagian inin ditentukan oleh kerjasama yang dijalin dengan departemen-departemen lain di hotel. Adapun kerjasama yang dilakukan oleh Departemen Sumberdaya Manusia (Human Resource Department) dengan departemen lain seperti :
A. Hubungan Kerjasama Departemen Sumberdaya Manusia dengan
Houskeeping
pemulihan dan penyemangat karyawan dalam melakukan kewajiban sebagai seorang roomboy.
Hubungan secara umum adalah sebagai berikut : • Perekrutan karyawan
• Seleksi karyawan
• Penanganan absensi karyawan yang rutin
• Penanganan siswa-siswi yang melakukan Praktek Kerja Lapangan (PKL) • Evaluasi kinerja karyawan sebagai pertimbangan mutasi
• Masalah kepegawaian yang tidak mampu diselesaikan bagian tersebut
Hal-hal yang dilakukan oleh Departemen Sumber Daya Manusia sehubungan dengan koordinasi dengan housekeeping adalah :
Memeriksa absensi dan mencocokkan dengan absensi yang dipegang
oleh karyawan housekeeping.
Apabila ada perbedaan segera menghubungi housekeeping department,
agar segera diselesaikan ketidaksamaan tersebut.
Secepatnya memberitahukan kepada housekeeping department apabila
terjadi kesalahpahaman dalam hal tersebut di atas
B. Hubungan Kerjasama Departemen Sumberdaya Manusia dengan
Food and Beverage
Hubungan kerjasama dengan food and beverage department lebih banyak bersifat informasi dan publikasi.
• Fasilitas yang dimiliki oleh food and beverage pada setiap
kesempatan dan ketika baru merekrut karyawan baru untuk dijadikan pegawai di bagian food and beverage.
• Memberikan informasi dan penjelasan mengenai kejadian-kejadian
penting di food and beverage yang didampingi oleh chef atau orang kepercayaan kepada para pekerja pekerja training dan karyawan baru.
• Membantu menangani proses receiving dari bagian store atau
gudang untuk segera diproses di bagian accounting.
• Bersama-sama dengan manajer bagian food and beverage merekrut
karyawan yang ahli didalam bidangnya agar operasional dibagian tersebut dapat berjalan lancer dan memnuhi Standart Operasional Procedure (SOP).
C. Hubungan Kerjasama Depatemen Sumberdaya Manusia dengan
Accounting
Accounting secara teknis berada di bawah Departemen Sumberdaya Manusia, namun secara administrasi berada di bawah accounting department.
Hal itu terjadi antara lain :
• Pembuatan bill untuk pembayaran semua keperluan peralatan perkantoran
yang habis pakai.
• Bersama-sama membangun kerja sama dengan perusahaan lain di luar hotel
• Laporan absensi karyawan/trainee yang merupakan rutinitas setiap bulan
atau 2 minggu sekali. Sebagai bukti bahwa karyawan berhak mendapatkan upah/gaji.
• Pencatatan biaya telepon yang digunakan oleh bagian Departemen
Sumberdaya Manusia untuk komunikasi ke pihak lain di luar hotel. Agar proses pembayarannya dilakukan oleh bagian Accounting.
D. Hubungan Kerjasama Departemen Sumberdaya Manusia dengan
Engineering dan Maintenance
Dalam hal ini hubungan terjadi apabila pada Departemen SDM ada kerusakan, misalnya : lampu-lampu tidak menyala, mesin Finggerprint (mesin absensi) rusak dan lain-lainm untuk itu adanya perhatian, pengawasan dan memberitahukan segera ke bagian engineering dan maintenance serta perbaikan tersebut harus selesai pada waktunya.
E. Hubungan Kerjasama Departemen Sumberdaya Manusia dengan Bagian Store Room (Gudang)
Apabila Departemen Sumberdya Manusia membutuhkan formulir-formulir dan alat-alat tulis dalam tugasnya sehari-sehari, maka bagian ini harus meminta kepada bagian store-room yaitu dalam bentuk requestion order.
Manusia, jadi segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan kepegawaian semua terjadi di departemen ini.
