IMPLEMENTASI PENGENDALIAN INTERNAL ATAS SISTEM INFORMASI PADA PERUSAHAAN MULTI FINANCE
Dosen:
Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA Dibuat oleh :
Yohana Premavari (55516120056)
MAGISTER AKUNTANSI PROGRAM PASCASARJANA (S2)
UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA
ABSTRACK
Pengendalian Internal merupakan bagian yang sangat penting bagi perusahaan yang bertujuan agar semua rencana perusahaan dapat tercapai. Pengendalian internal mempunyai peranan yang penting untuk dapat mendeteksi, mencegah kecurangan serta melindungi asset perusahaan. Pengendalian internal pada perusahaan bertujuan agar laporan keuangan yang dihasilkan dapat diandalkan, tujuan perusahaan dapat dicapai tepat waktu serta kepatuhan terhadap hukum dan regulasi.
Tujuan penulisan ini ingin mengetahui implementasi pengendalian internal atas sistem informasi pada Perusahaan Multi Finance. Penilitian ini menggunakan metode kualitatif dengan studi literature dalam bidang keilmuan Sistem informasi dan Pengendalian Internal, Informasi didapatkan dari artikel, modul dan internet. Disamping itu berdasarkan pengalaman empiris serta pengamatan langsung pada objek penelitian Perusahaan Multi Finance dan pada unit analisis Departemen/ bagian MIS/EDP
BAB I PENDAHALUAN
Pengendalian Internal merupakan bagian yang sangat penting bagi perusahaan yang bertujuan agar semua rencana perusahaan dapat tercapai. Pengendalian internal mempunyai peranan yang penting untuk dapat mendeteksi, mencegah kecurangan serta melindungi asset perusahaan. Pengendalian internal pada perusahaan bertujuan agar laporan keuangan yang dihasilkan dapat diandalkan, tujuan perusahaan dapat dicapai tepat waktu serta kepatuhan terhadap hukum dan regulasi.
Menurut terbitan yang dikeluarkan AICPA pada tahun 1947, pengendalian internal sangat penting bagi suatu perusahaan karena faktor – faktor berikut ini :
Lingkup dan ukuran bisnis entitas telah menjadi sangat kompleks dan tersebar luas sehingga manajemen harus bergantung pada sejumlah laporan dan analisis untuk mengendalikan operasi secara efektif
Pengujian dan penelaahan yang melekat dalam sistem pengendalian internal yang baik menyediakan perlindungan terhadap kelemahan manusia dan mengurangi kemungkinan terjadinya kekeliruan dan ketidakberesan
Tidak praktis bagi auditor untuk melakukan audit atas kebanyakan perusahaan dengan pembatasan biaya ekonomi tanpa menggantungkan pada sistem pengendalian internal klien
Selanjutnya pada bulan Oktober 1987 atau 40 tahun kemudian sejak terbitan AICPA tahun 1947, National Commission on Fraundulent Financial Reporting ( Treadway Commission ) menekankan ulang pentingnya pengendalian internal dalam mengurangi kejadian pelaporan yang curang. Laporan terakhir komisi ini berisi hal – hal berikut :
Penekanan atas pentingnya mencegah pelaporan keuangan yang curang merupakan “suasana yang ditetapkan oleh manajemen puncak” yang mempengaruhi lingkungan perusahaan di mana pelaporan keuangan dibuat Semua perusahaan publik harus memelihara pengendalian internal yang akan
menyediakan keyakinan yang memadai bahwa pelaporan keuangan yang curang akan dicegah atau dideteksi lebih awal
Organisasi yang mensponsori commission harus bekerjasama dalam mengembangkan pedoman tambahan mengenai sistem pengendalian internal
control structure in a financial statement audit ( AU 319 ).SAS secara signifikan memperluas baik arti pengendalian internal maupun tanggung jawab auditor dalam memenuhi standar pekerjaan lapangan.
Perusahaan Multi Finance mempunyai perhatian yang sangat besar dalam pengendalian internal perusahaan. Perusahaan Multi Finance menyadari bahwa pengendalian internal ini sangat penting dilakukan untuk memastikan terjaganya kekayaan dan sumber daya perusahaan. Semakin besar entitas usaha dengan proses yang semakin kompleks dan jumlah karyawan yang semakin bertambah, perusahaan semakin menyadari pengendalian internal menjadi sebuah isu untuk menutup celah dari sistem internal yang masih terus dalam proses perbaikan .
Berdasarakan uraian di atas maka saya tertarik untuk menganalisis pengendalian internal atas sistem informasi yang ada pada Perusahaan Multi Finance
Perumusan masalah dalam penelitian ini adalah:
1. Bagaimana implementasi pengendalian internal atas sistem informasi pada perusahaan Multi Finance ?
2. Apa kendala pada pengendalian internal atas sistem informasi pada perusahaan Multi Finance ?
Berdasarkan permasalahan di atas, tujuan penelitian dapat digambarkan sebagai berikut:
1. Mengidentifikasi implementasi pengendalian internal pada sistem infromasi pada perusahaan Multi Finance .
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengendalian Internal
Pengendalian internal, sebagian ada yang menyebut pengendalian intern atau pengawasan internal, adalah istilah yang diserap dari internal controls. Istilah tersebut merujuk pada proses di dalam entitas (organisasi, termasuk perusahaan), dipengaruhi oleh dewan komisaris (atau dewan pengawas serupa), manajemen, dan personel lainnya, dirancang untuk memberikan jaminan yang layak agar entitas mencapai tujuan-tujuannya.
Dalam teori akuntansi dan organisasi, pengendalian intern atau kontrol intern didefinisikan sebagai suatu proses, yang dipengaruhi oleh sumber daya manusiadan sistem teknologi informasi, yang dirancang untuk membantu organisasi mencapai suatu tujuan atau objektif tertentu. Pengendalian intern merupakan suatu cara untuk mengarahkan, mengawasi, dan mengukur sumber daya suatu organisasi. Ia berperan penting untuk mencegah dan mendeteksi penggelapan (fraud) dan melindungi sumber daya organisasi baik yang berwujud (seperti mesin dan lahan) maupun tidak berwujud (seperti reputasi atau hak kekayaan intelektual sepertimerek dagang).
B. Tujuan Pengendalian Internal
Tujuan pengendalian intern adalah menjamin manajemen perusahaan/organisasi/entitas agar:
Tujuan perusahaan yang ditetapkan akan dapat dicapai.
Laporan keuangan yang dihasilkan perusahaan dapat dipercaya
Kegiatan perusahaan sejalan dengan hukum dan peraturan yang berlaku. Pengendalian intern dapat mencegah kerugian atau pemborosan pengolahan sumber daya perusahaan. Pengendalian intern dapat menyediakan informasi tentang bagaimana menilai kinerja perusahaan dan manajemen perusahaan serta menyediakan informasi yang akan digunakan sebagai pedoman dalam perencanaan.
C. Komponen Pengendalian Internal
1. Suasana atau lingkungan pengendalian (control environment)
Lingkungan pengendalian mencakup standar, proses, dan struktur yang menjadi landasan terselenggaranya pengendalian internal di dalam organisasi secara menyeluruh. Lingkungan pengendalian tercermin dari suasana dan kesan yang diciptakan dewan komisaris dan manajemen puncak mengenai pentingnya pengendalian internal dan standar perilaku yang diharapkan. Managemen mempertegas harapan atau ekspektasi itu pada berbagai tingkatan organisasi. Sub-komponen lingkungan pengendalian mencakup integritas dan nilai etika yang dianut organisasi; parameter-parameter yang menjadikan dewan komisaris mampu melaksanakan tanggung jawab tata kelola; struktur organisasi serta pembagian wewenang dan tanggung jawab; proses untuk menarik, mengembangkan, dan mempertahankan individu yang kompeten; serta kejelasan ukuran kinerja, insentif, dan imbalan untuk mendorong akuntabilitas kinerja. Lingkungan pengendalian berdampak luas terhadap sistem pengendalian internal secara keseluruhan.
2. Penilaian risiko (risk assessment)
eksternal (bersumber dari luar). Penilaian risiko adalah proses dinamis dan berulang (iteratif) untuk mengenali (identifikasi) dan menilai (analisis) risiko atas pencapaian tujuan. Risiko yang teridentifikasi selanjutnya dibandingkan dengan tingkat toleransi risiko yang telah ditetapkan. Dengan demikian, penilaian risiko menjadi landasan bagi pengelolaan atau manajemen risiko. Salah satu prakondisi bagi penilaian risik0 adalah penetapan tujuan-tujuan yang saling terkait pada berbagai tingkatan entitas. Manajemen harus menetapkan tujuan dalam kategori operasi, pelaporan keuangan, dan kepatuhan dengan jelas sehingga risko-risiko terkait bisa diidentifikasi dan dianalisis. Manajemen juga harus mempertimbangkan kesesuaian tujuan dengan entitas. Penilaian risiko mengharuskan manajemen untuk mempertimbangkan dampak perubahan lingkungan eksternal serta perubahan model bisnis entitas itu sendiri yang berpotensi mengakibatkan pengendalian internal yang ada tidak efektif lagi.
3. Aktivitas pengendalian (control activities)
Aktivitas-aktivitas pengendalian mencakup tindakan-tindakan yang ditetapkan melalui satu set kebijakan dan prosedur (misalnya prosedur operasi standar atau SOP) untuk membantu memastikan dilaksanakannya arahan manajemen dalam rangka meminimalkan risiko atas pencapaian tujuan. Aktivitas-aktivitas pengendalian dilaksanakan pada semua tingkatan entitas, pada berbagai tahap proses bisnis, dan dalam setting atau konteks teknologi yang digunakan. Aktivitas pengendalian ada yang bersifat preventif atau detektif, Aktivitas pengendalian juga bisa manual atau otomatis, contohnya adalah aktivitas otorisasi dan persetujuan, verifikasi, rekonsiliasi, dan evaluasi kinerja. Pembagian tugas harus erat terkait dengan dengan proses pemilihan dan pengembangan aktivitas pengendalian. Jika pembagian tugas dianggap tidak praktis, manajemen harus memilih dan mengembangkan alternatif aktivitas pengendalian.
4. Informasi dan komunikasi (information and communication)
untuk memperoleh, membagikan, dan menyediakan informasi. Komunikasi internal harus menjadi sarana diseminasi informasi di dalam organisasi, baik dari atas ke bawah, dari bawah ke atas, maupun lintas fungsi.
5. Pemantauan (monitoring)
Pemantauan mencakup evaluasi berkelanjutan, evaluasi terpisah, atau kombinasi dari keduanya yang dimaksudkan untuk memastikan tiap-tiap komponen pengendalian internal ada dan berfungsi sebagaimana mestinya.
Organisasi, baik perusahaan maupun pemerintah, biasanya memiliki unit audit internal yang menjadi penopang terselenggaranya pengendalian internal dan bertanggung jawab langsung kepada manajer puncak atau dewan pengawas.
D. Pengendalian Internal pada Sistem Informasi Akuntansi
Pengendalian Internal Berbasis Informasi, menurut James A. Hall 2004 1. Otorisasi Transaksi
Secara tradisional proses otorisasi hanya memproses transaksi yang sah dalam ruang lingkup otoritas yang telah ditentukan:
Contoh: dalam sistem pembelian manual, pembelian persediaan dari pemasok yang ditunjuk ketika tingkat persediaan mencapai titik pemesanan kembali memerlukan otorisasi oleh Jawatan lebih tinggi seperti mana digambarkan flowchat pembelian barang dan prosedur pihak – pihak yang terkait disemester lalu kita pelajari.
Beda dengan lingkungan CBIS, computer based information system, atau sistem informasi Akuntansi berbasis computer, transaksi seringkali di otorisasi oleh peraturan yang sudah terprogram dalam program komputer.
prosedur otorisasi otomatis pembelian ini tidak diawasi oleh pihak manajemen.
Dalam lingkungan pengendalian internal berbasi sistem informasi dibutuhkan tanggung jawab otorisasi yang tepat terletak pada ketepatan dan integritas program komputer yang melakukan tugas ini.
2. Pemisahan Tugas
Dalam sebuah sistem manual akuntansi, salah satu bentuk pengendalian internal ialah pemisahan tugas tugas yang bertentangan selama proses transaksi oleh satu otorisasi ke otorisasi yang lain.
Para individu diberikan tanggung jawab masing – masing seperti terlampir di Job Descriptionnya masing – masing dimana penipuan hanaya bisa terjadi jika ada kolusi dari dua individu atau lebih yang tidak saling bersesuaian tugas – tugasnya.
Namun pada lingkungan CBIS atau Sistem Informasi Akuntansi tidak sama dengan manual, bahwasanya sebuah program komputer dapat melakukan banyak tugas yang tidak dapat dilakukan dalam lingkungan manual,
Contoh : sebuah program komputer dapat mengotorisasi pembelian, proses pesanan pembelian, dan rekord untuk utang usaha, ketika faktur Produk Pesanan/Job Order masuk di entry oleh End User (Data Entry) sebuah program dapat merekonsiliasi ke pesanan pembelian, dan menentukan jumlah hutang yang akan dibayar/ kas yang akan dibayar dan mencetak form pembayaran/utang.
Ini bukan berarti pemisahan tugas tidak berperan dalam lingkungan sistem informasi akuntansi berbasi CBIS, namun penekanan pengendalian bergeser ke aktifitas - aktifitas yang dapat mengancam integritas aplikasi, Maka fungsi – fungsi programlah yang harus terpisah seperti, aktifitas pengembangan program, operasi program, dan pemeliaharaan program, yang ada pada sistem informasi akuntansi yakni DBS (database manajemen sistem) yang mengawasinya ialah DBA database administrator yang sudah dirancang oleh programer.
3. Pengawasan
manajer dan lini-lini karyawannya berada pada satu lokasi fisik yang sama.
Dalam lingkungan CBIS, terwujudnya sistem informasi akuntansi yang berteknologi komputerisasi pengawasan harus lebih besar untuk beberapa alasan:
a. Teknologi pemroresan data menjadi sebuah informasi pada komputer menciptakan lingkungan yang semakin rumit, menuntut adanya karayawan dengan keahlian yang unik dan ber Hi-Tech ataupun melek teknologi dan Basis Data Informasi.
b. Sebagian profesional sistem, berada dalam posisi otoritas yang mengizinkan akses langsung dan tidak terbatas ke berbagai program dan data organisasi, dimana contoh: akses oleh Password dan ID yang dapat diperoleh untuk mengoleksi data dan informasi dalam pekerjaan.
c. Alasan ketiga, ketidakmampuan pihak manajemen untuk mengamati para karyawan secara memadai dalam lingkungan CBIS.
Contoh: Dimana personel pemroresan data (DBA) mungkin berdomisili di beda tempat dengan Pengguna, menjalankan fungsi mereka dari jauh secara elektronik, jadi pengendalian – pengendalian pengawasan dirancang untuk mengompensasi kurangnya pengawasan secara langsung.
4. Catatan Akuntansi
Dalam akuntansi manual, organisasi harus menyimpan catatan akuntansi dalam bentuk dokumen asli/arsip/sumber, jurnal dan buku besar, serta laporan – laporan keuangan. Catatan – catatan tersebut menjadi jejak audit untuk informasi – informasi uang dapat digunakan menelusuri transaksi saat dimulai sampai pada disposisi terakhir, dalam wujud kualitas sistem informasi akuntansi yang dapat diverifikasi.
Dalam akuntansi berbasis sistem informasi database/komputerisasi CBIS, catatan – catatan tersebut tidak diperlukan fisihknya, namun diperlukan softcopynya berbentuk PDF, XPS, JPEG,dll lalu di filekan secara magnetis diberbagai alat penyimpanan besar seperti Filezilla dan macam – macam storage lainya.
prinsip operasional dari sistem manajemen data yang digunakan tersebut.
5. Pengendalian Akses
Akses ke aktiva perusahaan ataupun Keuangan perusahaan yang ada disistem harus dibatasi hanya pada personel yang memiliki otoritas seperti penggunaan USER ID dan PASSWORD, terdapat dua ancaman pada sistem informasi akuntansi: ancaman penipuan komputer dan bencana alam.
E. Proses Pengendalian Internal yang baik pada Sistem Informasi Akuntansi Untuk mencegah terjadinya kerugian – kerugian dalam pengendalian internal pada sistem informasi akuntansi, pengendalian internal pada sistemnya informasinya menurut James A. Hall sebagai berikut:
a. Keamanan Sistem Operasi
Keamanan sistem operasi melibatkan kebijakan, prosedur dan pengendalian yang menentukan siapa saja yang dapat mengakses sisem operasi, sumber daya (file, program, printer) dan tindakan apa saja yang dapat mere lakukan. Berikut dibawah ini komponen kemanan yang terdapat pada sebuah sistem operasi:
1. Prosedur LOG- ON, sistem pengendalian ID dan kata sandi yang diwajibkan untuk akses masuk oleh user yang berotorisasi
2. Kartu Akses, semua informasi batasan batasan akses pengguna terdapat pada sistem informasi dalam kartu akses, berfungsi untuk meyetujui semua tindakan yang berusaha dilakukakn oleh pengguna terhadap sesi tersebut.
3. Daftar Pengendalian Akses, seperti direktori , file program dan printer dikendalikan oleh sebuah daftar akses setiap sumber daya. Daftar ini mendefinisikan hak istimewa akses untuk semua pengguna sumber daya yang sah.
4. Pengendalian akses diskresioner, dimana administrator pusat biasanya menentukan siapa yang memperoleh akses ke sumber daya sistem operasi tertentu dan mempertahankan daftar pengendalian aksesnya. Namun para pemilik sumber daya dalam daftar akses ini dapat diberikan pengendalian akses diskresioner, yang memungkinkan mereka bisa memberikan hak istimewa kepada pengguna lainnya.
b. Pengendalian terhadap Virus dan Program dekstruktif lainnya
Virus dan program – program penghancur lainnya dapat merugikan informasi yang terdapat pada sistem informasi akuntansi, maka layak diberikan piranti lunak yang asli dan bersegel, menginstal dan upgrade antivirus dan pencegahan lainnya.
F. Pengendalian Internal Melakukan Tiga Fungsi Penting
Pengendalian internal melakukan tiga fungsi penting (Romney and Steinbart, 2015) :
1. Pengendalian Preventif adalah pengendalian yang dilakukan untuk mencegah masalah sebelum mereka muncul.
Contoh pada perusahaan: mempekerjakan personil yang berkualitas, memisahkan tugas karyawan, membuat standar operasional prosedur dan mengendalikan akses fisik ke aset dan informasi.
2. Pengendalian Detektif adalah pengendalian yang dilakukan untuk menemukan masalah yang tidak dicegah dan mencari akar permasalahan Contoh pada perusahaan : termasuk duplikat pemeriksaan perhitungan, mempersiapkan rekonsiliasi bank dan saldo pemeriksaan bulanan dan melakukan audit
3. Pengendalian Korektif adalah pengendalian untuk mengidentifikasi dan maupun memperbaiki dan memulihkan kembali sistem akibat error serta benar dan pulih dari kesalahan yang dihasilkan.
BAB III
METODE PENELITIAN
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
Sebagai perusahaan yang bergerak dibidang pembiayaan . Sistem informasi pada Perusahaan Multi Finance telah mendukung semua operasional bisnis perusahaan, mulai dari tahap awal yaitu proses usaha pembiayaan hingga pada pengambilan keputusan. Sistem informasi Perusahaan Multi finance selalu berorientasi pada efisiensi kinerja operasional. Sistem informasi semua saling terintegrasi agar operasional bisnis perusahaan dapat berjalan dengan semakin optimal dan semakin memberikan pelayanan yang terbaik kemudahan layanan bagi konsumen serta manfaat yang besar bagi mitra usaha.
Sistem informasi yang digunakan perusahaan multi finance, merupakan sistem informasi yang dibuat dan terus dikembangkan sendiri oleh Perusahaan Multi finance.
4.1 Sistem Informasi Aplikasi Inti (AOL )
Sistem informasi untuk kegiatan operasional bisnisnya merupakan sistem informasi aplikasi inti selama ini sudah mendukung semua operasional bisnis perusahaan. Mulai dari tahap awal pembiayaan, proses persetujuan, pembiayaan, penilian kredit nasabah, dan pencatatan transaksi akuntansi sudah dilakukan semua dalam sistem informasi ini.
Sistem informasi aplikasi inti ini sudah memiliki kelebihan
1. menu - menu yang sesuai dengan kebutuhan operasional perusahaan.
2. Selalu terus dikembangkan dengan adanya menu – menu baru sesuai dengan perubahan bisnis yang dinamis dan cepat
Pengendalian internal yang dilakukan perusahaan dengan adanya sistem informasi ini adalah
1. Setiap kayawan / user memiliki ID dan password yang berbeda 2. Password selalu diganti secara rutin tiap 1 bulan
3. Bila user ID terblokir , user dapat mereset password sendiri pada menu yang ada.
Kendala yang dialami saat ini adalah
1. Apabila terjadi deploy sistem informasi aplikasi inti kadang mengalami error, sehingga menyebabkan sistem informasi aplikasi inti tidak berjalan dengan optimal karena error yang terjadi kadang mengganggu integrasi data pada sistem informasi aplikasi inti
2. Kadang bila jaringan sedang ramai atau load, sistem informasi aplikasi inti ini sering menjadi lambat untuk diakses
3. Adanya pergantian karyawan, menyebabkan kurang memahami cara pengoperasian sistem informasi sehingga akan membuat aktivitas operasional menjadi tidak optimal
4.2 Sistem Informasi Aktiva Tetap (FAMS)
Sistem Informasi aktiva tetap merupakan aplikasi yang digunakan untuk mengelola aktiva perusahaan mulai dari proses pembelian, pengadaan, service , mutasi aktiva, perhitungan depresiasi asset dan penjualan aktiva. Sistem informasi aktiva tetap (FAMS) juga, mengeluarkan laporan aktiva tetap untuk memenuhi kebutuhan bagian accounting.
Pengendalian internal yang dilakukan perusahaan dengan adanya sistem informasi aktiva tetap:
1. Untuk akses ke sistem informasi aktiva tetap, Bila di dipergunakan pada tingkat cabang hanya diperuntukkan bagi Atasan (kepala cabang), Atasan GA dan karyawan yang menangani urusan General Affairs . Untuk dikantor pusat hanya diperuntukkan bagi procurement dan Accounting pusat
2. Password selalu diganti secara rutin tiap 1 bulan
3. Setiap user hanya dapat mengakses ke menu – menu yang sesuai dengan job desknya.
4. Setiap pembelian aktiva tetap dan permintaan service asset harus disetujui atasan
Kendala yang dialami saat ini adalah
1. Terdapat data aktiva yang kadang – kadang tidak dimuncul pada sistem informasi asset tetap
4.3 Sistem Informasi Report Accounting (AD1REPORT)
Sistem Informasi yang berbasis aplikasi web yang menyediakan report untuk bagian accounting yaitu report yang mendukung data laporan keuangan perusahaan seperti General Ledger, Trial Balance, Report Cashflow, Report Laba Rugi, Konsol dll.
Pengendalian internal yang dilakukan perusahaan dengan adanya sistem informasi report untuk accounting :
1. Sistem informasi report untuk accounting hanya diperuntukkan untuk accounting pusat sehingga hanya bisa diakses oleh accounting pusat
2. Setiap kayawan / user memiliki ID dan password yang berbeda
Kendala yang dialami saat ini adalah:
Sering mengalami error saat akan mengakses report, error ini dikarenakan sistem informasi tidak terkoneksi ke database disebabkan karena jaringan yang sedang ramai
4.4 Sistem Informasi Workflow Pengajuan Dana dan Proposal
merupakan aplikasi workflow yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam meningkatkan efisiensi proses yang terkait dengan permintaan persetujuan yang selama ini dilakukan secara manual (paper-based approval processes). Secara keseluruhan, sistem workflow ini memberikan manfaat dalam meningkatkan control dan efisiensi karena seluruh prosesnya dilakukan secara elektronik sehingga transparan dan termonitor.
Pengendalian internal yang dilakukan perusahaan dengan adanya sistem informasi workflow pengajuan dana dan Proposal
1. Setiap kayawan / user memiliki ID dan password yang berbeda 2. Password selalu diganti secara rutin tiap 1 bulan
Rekomendasi untuk kendala pengendalian internal pada sistem informasi perusahaan Multi Finance
1. Perlu adanya perbaikan dan langkah – langkah yang tepat saat melakukan uji coba pengembangan atau perbaikan sistem informasi tersebut sehingga deploy sistem informasi dapat berjalan dengan baik
2. Perlu adanya modul yang lengkap mengenai penggunaan sistem informasi aplikasi inti dan training mengenai penggunaan sistem informasi aplikasi inti, sehingga walaupun terjadi pergantian karyawan, karyawan yang baru atau yang menggantikan dapat menggunakan sistem informasi tersebut dengan baik
3. Jaringan yang ada harus terus dilakukan pengecekan, maintenance, dan perbaikan agar semua sistem informasi perusahaan multi finance dapat berjalan dengan optimal
Sistem Pengendalian Internal pada Perusahaan Multi Finance
Pengendalian internal pada perusahaan Multi Finance meliputi pengendalian keuangan dan pengendalian operasional.
Pengendalian keuangan terdiri dari struktur organisasi, prosedur-prosedur dan sistem pencatatan yang berkaitan dengan pengelolaan dan pengamanan harta kekayaan Perusahaan dan dapat dipercayanya catatan keuangan serta konsekuensinya. Struktur organisasi, prosedur dan sistem pencatatan itu disusun untuk memberikan jaminan yang cukup dalam arti:
1. Transaksi-transaksi dilaksanakan sesuai dengan pengesahan (otorisasi) manajemen yang telah ditentukan sesuai tugas dan tanggung jawabnya.
2. Transaksi-transaksi dicatat untuk
a. memungkinkan penyusunan laporan keuangan yang sesuai dengan prinsip auntansi sesuai standar akuntansi yang berlaku atau kriteriakriteria lain yang perlu untuk laporan laporan tersebut dan
b. menunjukkan pertanggungjawaban atas pengelolaan harta kekayaan perusahaan.
3. Penggunaan harta kekayaan Perusahaan hanya diperbolehkan bila sesuai dengan otorisasi Manajemen.
Pengendalian Operasional meliputi struktur organisasi dan prosedur – prosedur serta catatan – catatan yang berkaitan dengan proses pengambilan keputusan yang berhubungan dengan pengesahan (otorisasi) transaksi – transaksi oleh Manajemen. Pengesahan/otorisasi tersebut merupakan fungsi manajemen yang secara langsung berhubungan dengan tanggung jawab untuk mencapai tujuan – tujuan perusahaan dan merupakan titik awal untuk menyusun pengawasan keuangan atas transaksi -transaksi.
Jajaran tertinggi perusahaan (Management perusahaan) perusahaan memiliki tanggung jawab untuk terus menerapkan sistem pengendalian internal yang baik untuk mencapai tujuan perusahaan . Pengendalian internal perusahaan dijalankan mulai dari Direksi, Audit internal dan semua karyawan. Sedangkan Komisaris memiliki tanggung jawab dalam pengawasan untuk memastikan terselenggaranya pengendalian internal dalam setiap kegiatan usaha perusahaan pada setiap jenjang organisasi
Implementasi pengendalian internal perusahaan Multi Finance meliputi lingkungan pengendalian, pengukuran risiko, aktivitas pengendalian, teknologi informasi dan komunikasi serta pemantauan.
Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian merupakan komponen yang terpenting karena membentuk budaya dan perilaku manusia menjadi sadar akan pentingnya pengendalian. Untuk menciptakan lingkungan pengendalian yang dapat mendukung efektivitas pengendalian internal, maka perusahaan telah melakukan berbagai kebijakan antara lain:
1. Memastikan bahwa semua anggota perusahaan memiliki integritas dan nilai etika yang tinggi.
2. Menetapkan filosofi perusahaan yang disosialisasikan dan diterapkan kepada seluruh komponen di dalam perusahaan
3. Membuat struktur organisasi yang memungkinkan dilakukannya pengendalian secara efektif
4. Menetapkan tugas dan tanggung jawab yang jelas di antara unit organisasi 5. Menetapkan kebijakan pengembangan sumber daya manusia, sehingga
sumber daya manusia perusahaan memiliki integritas yang tinggi.
6. Mendorong peran aktif komite untuk melakukan pengawasan dan memberikan saran/masukan agar pengendalian internal berjalan dengan efektif dan baik
Pengukuran Risiko
risiko-risiko kegiatan yang dihadapinya hingga ke tingkat yang dapat diterima.Untuk pengukuran resiko perusahaan secara berkelanjutan melakukan analisa untuk mengidentifikasikan risiko-risiko yang sedang dan akan dihadapi oleh perusahaan, merumuskan rekomendasi tingkat risiko yang dapat diambil oleh Manajemen dan tingkat toleransi dari tiap risiko dan merumuskan kebijakan pengelolaan risiko untuk menjaga tingkat risiko perusahaan.
Aktivitas Pengendalian
Aktivitas pengendalian adalah segala kebijakan dan prosedur untuk menyakinkan bahwa tindakan yang diperlukan untuk mengatasi risiko-risiko benarbenar dilaksanakan dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Efektivitas aktivitas pengendalian akan tergantung dari ketepatan dalam mengidentifikasi dan mengukur risiko yang dilakukan perusahaan.
Beberapa kebijakan yang diambil perusahaan dalam melakukan aktivitas pengendalian antara lain :
1. Mempersiapkan pencatatan data dan penyimpanan dokumen dengan baik. 2. Mempersiapkan pengamanan data dan dokumen dengan baik.
3. Memberikan tugas, tanggung jawab dan kewenangan sesuai dengan fungsi dari masing - masing
unit organisasi.
4. Melakukan penilaian atau pemeriksaan atas kinerja perusahaan oleh pihak diluar perusahaan yang independensinya tidak diragukan
Teknologi Informasi dan Komunikasi
Perusahaan menyadari bahwa komponen pengendalian internal (lingkungan pengendalian, penilaian risiko, aktivitas pengendalian, pemantauan) akan mudah direalisasikan jika terdapat sistem informasi dan komunikasi yang baik dan andal dalam perusahaan atau organisasi. Perusahaan telah memiliki kebijakan sebagai pedoman teknologi informasi dan komunikasi.
Pemantauan
Keseluruhan proses kegiatan perusahaan harus dipantau dan dibuat seditkit perubahan atau modifikasi bila diperlukan . Maka akan terdapat pengendalian internal yang dinamis yang berubah sesuai dengan kondisi yang ada.
Pemantauan adalah usaha berkelanjutan untuk menyakinkan bahwa setiap gerak perusahaan secara sinergis sedang mengarah kepada usaha pencapaian tujuan. Hal ini dilakukan dengan menilai kembali kekuatan lingkungan pengendalian, usaha-usaha penilaian risiko dan pemilihan aktivitas pengendalian. Menjadi unsur penting dalam pemantauan adalah pelaporan terhadap penyimpangan dan kekurangan
Pemantauan dan evaluasi yang dilakukan perusahaan antara lain
1. Pelaksanaan pengawasan melalui audit internal yang dilakukan oleh unit audit Internal.
2. Sistem pertanggungjawaban dan penilaian yang memungkinkan untuk melakukan penilaian terhadap setiap anggota manajemen dan unit dalam organisasi
3. Supervisi dari tiap tingkatan level manajemen
4. Pengawasan oleh Komite Audit, khususnya berkaitan dengan pencatatan keuangan
5. Pengawasan yang berkaitan dengan aktivitas operasional dan kepatuhan perusahaan terhadap peraturan /undang – undang yang berlaku
BAB V PENUTUP
Kesimpulan
Perusahaan Multi Finance semakin menyadari bahwa pengendalian internal sangat penting dilakukan untuk memastikan terjaganya kekayaan dan sumber daya perusahaan. Perusahaan Multi Finance sudah menjalankan pengendalian internal dengan baik seperti sistem pengendalian ID dan kata sandi yang diwajibkan untuk akses masuk oleh user yang berotorisasi, Transaksi-transaksi dilaksanakan sesuai dengan pengesahan (otorisasi) manajemen yang telah ditentukan sesuai tugas dan tanggung jawabnya serta pemisahan tugas.
Saran
Masih terdapat kendala pengendalian internal pada sistem informasi perusahaan multi finance yaitu terkendala jaringan sistem dan error pada saat dilakukan deploy sistem informasi untuk mengatasi kendala –kendala ini diharapkan :
1. Perusahaan terus dilakukan antisipasi dan langkah – langkah perbaikan/pengembangan sistem informasi secara tepat dan terkendali agar semua deploy sistem informasi dapat berjalan dengan baik dan sistem informasi tidak mengalami error
Referensi
Rama Abdoel, 2013, Pengendalian Intern :
http://ramaabdul.blogspot.co.id/2013/01/pengendalian-intern.html , diakses tanggal 10 Juni 2017 pukul 21.00
https://id.wikipedia.org/wiki/Pengendalian_intern
Warsidi, 2016, Pengendalian Internal : Definisi, Komponen, dan Prinsip :
http://www.warsidi.com/2016/03/pengendalian-internal-intern-control-definisi-komponen-prinsip-coso-arti-pengertian-apa-yang-dimaksud.html, diakses tanggal 10 Juni 2017 pukul 22.00.
