Pengantar Sistem Informasi Manajemen

(1)

Pengant ar Sist em Inf ormasi

Manaj emen

Muhammad Rusman, ST. MT 132 303 714

Industrial Engineering

Pengant ar Sist em Inf ormasi

Manaj emen

• Manajemen?Manajemen? • Informasi ? • Data?

(2)

Manaj emen

• a process which manager perform in a process which manager perform in organization with respect to planning and control of operations.

• Planning involve determining the course of action to achieve the set objective where as in

con trol, the actual performance compared with the standard and initiate corrective actions in case of any deviation.

Fungsi Manaj emen Henry Fayol

1.Planning.

Manager merencanakan (plan) apa yang akan mereka lakukan

lakukan.

2. Organizing.

Kemudian, mengorganisasikan (organize) untuk mencapai

rencana tersebut.

3. Staffing.

Selanjutnya, mereka menyusun staf (staff) organisasi mereka

dengan sumber daya yang diperlukan.

4. Directing.

Dengan sumber daya yang ada mereka mengarahkan (direct)

untuk melaksanakan rencana.

5. Controlling.

Akhirnya mereka mengendalikan (control) sumber daya,

(3)

Fungsi Manajemen

5

Information

(4)

Dat a

• raw facts, e.g. text, image, audio, video. By itself, raw facts, e.g. text, image, audio, video. By itself, data cannot help us make decisions

Graphical displays turn data into useful information that managers can use for

(5)

Karateristik dari informasi :

• AccurateAccurate

• Reliable

• Relevant

• Verifiable

• Valuable

Charateristics of Good Information :

• Quality Quality akurasi in form asiakurasi in form asi

• Timeliness av ailability (ketersediaan ) in form asi pada saat dibutuhkan .

• Completeness data harus lengkap, berguna

(6)

System

• a Collection of elemen or components that a Collection of elemen or components that interact to accomplish goals.

Composed of :

 Inputs

 Processing mechanisms

 Outputs F db k / A

 Feedback / Assessment

Model-Model Sistem Yang Umum Pada

Perusahaan

• Sistem Lingkaran Terbuka

• Perusahaan dengan Sistem Lingkaran

Terbuka/Perusahaan Sistem Terbuka, berhubungan dengan lingkungannya. Begitu pula arus sumber dayanya (sumber daya fisik). Ambil contoh perusahaan manufakur, mengolah bahan mentah menjadi bahan produksi siap pakai.

(7)

• Sedikit sekali perusahaan yang memiliki sist em berj enis lingkaran t erbuka, karena dengan t idak adanya umpan balik akan sulit unt uk dilakukan cont rol at as produk yang dihasilkan. Pada akhirnya kegiat an perusahaan akan bermuara pada kebangkrut an (collaps).

•

Sist em Lingkaran Tert ut up

• Dengan sist em t ert ut up, proses pengendalian

at as produk yang dihasilkan dapat t erus at as produk yang dihasilkan dapat t erus dilakukan. Umpan balik yang t erdapat pada sist em j enis ini menj adi unsure j alannya pengendalian at as produk yang dihasilkan.

•

Umpan balik yang berguna unt uk proses

pengendalian adalah Inf ormasi dengan

dmensi dimensi sebagai berikut :

dmensi-dimensi sebagai berikut :

(8)

Management Inf ormat ion Syst em

• S IM adalah sekumpulan sistem informasi yang p y g saling berinteraksi yang memberikan informasi baik untuk kepentingan operasi atau manajerial.

• MIS : is an integrated man/machine system

providing information to support the operations, management and decision making functions in organization The sistem utilises computer organization. The sistem utilises computer hardware and software, manual prosedures, management and decision models and a database

Sist em inf ormasi mempunyai 3

kegiat an Ut ama :

• Menerima data sebagai in put

P hit b

• Proses, perhitungan, penggambungan unsur

data, up date accoun t

• Informasi hasil keluaran sebagai output

I n for m a si

Pr ose s

D a t a

I nput

I n for m a si

(9)

Cont oh

INPUT PROCESS OUTPUT FEEDBACK

INFORMATION SYSTEM INFORMATION SYSTEM ORGANISATION ORGANISATION

Customers Suppliers Customers Suppliers

Regulatory Stockholders Competitors Regulatory Stockholders Competitors

(10)

• Burt Scanland dan J. Bernard Keys menyatakan bahwa SIM merupakan suatu sistem formal mengenai hal melaporkan, menggolongkan, dan menyebarkan informasi kepada orang orang yang menyebarkan informasi kepada orang-orang yang tepat dalam suatu organisasi.

• Liang Gie berpendapat SIM sebagai jalinan hubungan dan lalu lintas keterangan dalam suatu organisasi melalui proses pengumpulan, pengolahan, pemahaman, dan penyebaran kepada pejabat yang berkepentingan

D l E l di f M t di b tk

• Dalam Encyclopedia of Management disebutkan bahwa SIM merupakan suatu proses pendekatan yang direncanakan dan disusun untuk memberikan bantuan kepada pimpinan dalam proses manajerial.

19

Pengertian SIM

• Dari beberapa pengertian di atas, dapat

disimpulkan

bahwa

SIM

merupakan

jaringan prosedur pengolahan data yang

dikembangkan dalam suatu organisasi

dan

disahkan

bila

diperlukan

untuk

memberikan

data

kepada

manajemen

untuk

dasar

pengambilan

keputusan

dalam rangka mencapai tujuan. Data-data

tersebut diolah oleh manajemen untuk

menjadi sebuah informasi.

(11)

Pengolahan Data

• Menurut

George R. Terry

pengolahan data

adalah serangkaian operasi atas informasi

yang direncanakan guna mencapai hasil

yang diinginkan.

• Dengan

kata

lain,

pengolahan

data

merupakan suatu proses atau langkah yang

dilakukan

dengan

suatu

sarana

yang

memungkinkan untuk membuat suatu data

atau mengubah suatu data agar dapat

digunakan untuk tujuan tertentu. Dalam artian

ini pengolahan data dapat dilakukan dengan

sarana komputer maupun secara manual.

21

Pengolahan Data

• Ada 8 pokok pengolahan data yang

meliputi :

– Reading (membaca) – Input Imasukan) – Output (keluaran) – Sorting (menyortir)

T iti ( i d hk )

(12)

• Dalam pengertian ini yang disebut Informasi adalah hasil olahan data sebagai bahan bagi pengambilan keputusan pimpinan. Dalam beberapa referensi disebutkan fungsi utama informasi adalah menambah disebutkan fungsi utama informasi adalah menambah pengetahuan atau mengurangi ketidakpastian pemakai informasi.

• Dikatakan mengurangi ketidakpastian karena informasi berfungsi untuk memberikan gambaran tentang suatu permasalahan sehingga pengambil keputusan dapat menentukan keputusan secara lebih cepat.

• Selain itu informasi juga memberikan standar aturan • Selain itu informasi juga memberikan standar, aturan,

maupun indikator bagi pengambil keputusan untuk menentukan keputusan secara lebih baik.

• Perlu diingat bahwa informasi hanya dapat menyediakan sebagian sistem yang diperlukan dalam pengambilan keputusan.

23

Manajemen Informasi pada Organisasi

Manajemen Tingkat Atas

• ESS (Executive Support System)

Manajemen Tingkat Menengah

• DSS (Decision Support System)

• MIS (Manajement Information System)

• OA (Office Automations)

Bagian Oprasional

• DP (Data Processing)

(13)

Information System Components

• In puts: raw data

▫ May be physical, electronic or conceptual

l d

▫ May use a manual or automated process

• Processin g: conversion of inputs to outputs

▫ May be comprised of computations, data storage, choosing alternatives

▫ May be a manual or automated process

• Outputs: information used to make decisions

▫ May be delivered in paper form or electronically

▫ Outputs of one system may be inputs to another system

• Feedback/ assessm en t: outputs used to improve system performance

▫ Can flag for incorrect processing

▫ Cue for managerial interventions

▫ Supply estimates of future input values (forecasting)

Computer –Based Information System

Components

• H ardw are, computer equipment used for input

▫ input

▫ processing

▫ outputs

• Softw are, computer programs that run on hardware: ▫ systems software

▫ applications software

• Databases: specialized applications software designed to organize data and information on an organization’s operations

• Infrastructure: equipment designed to link hardware across space: ▫ telecommunications

▫ networks

▫ Internet

• People: IS personnel and users

(14)

Information System Development

• An aly sis an d Design

bl d fi iti

▫ problem definition

▫ justification of solution approach

▫ system requirements

▫ project team

▫ conceptual application model

• Im plem en tation

▫ Prototyping

▫ Large-scale development

▫ Testing

▫ Deployment

• M ain tenance an d R ev iew

▫ Evaluation of delivered product

▫ Customer support

▫ Upgrades

Careers in Information System /

Information Technology

• Operation s

▫ systems maintenance

▫ LAN operations

▫ data entry

• Sy stem s Dev elopm en t

▫ systems analysis

▫ hardware/software development

• Support

▫ data administration

▫ Web development/maintenance

• In terface

▫ IS analysis in functional areas: engineering, planning and management

(15)

Perkembangan Sistem Informasi

Manajemen

• Sebuah organisasi yang besar yang memiliki jaringan transaksi yang cukup besar, sangat membutuhkan tersedianya informasi. Selain itu adanya departemenisasi dalam suatu organisasi Selain itu adanya departemenisasi dalam suatu organisasi

kebutuhan informasi bukan merupakan persoalan yang sederhana. Kebutuhan informasi bukan hanya berkaitan dengan relasi di luar organisasi, tetapi juga berkaitan dengan person-person yang ada pada departemen dalam organisasi yang bersangkutan. Oleh karena itu diperlukan koordinasi dan komunikasi yang sistematik. • Semakin kompleksnya kegiatan dan berkembangnya unit /

departemen yang ada dalam suatu organisasi semakin mempersulit koordinasi dan komunikasi apabila tidak diciptakan suatu sistem. Akibatnya efisiensi dan efektifitas menjadi sesuatu yang sulit untuk Akibatnya efisiensi dan efektifitas menjadi sesuatu yang sulit untuk diwujudkan. Sebagai contoh, seandainya suatu organisasi memiliki 3 orang pimpinan dari unit-unit yang ada di dalamnya. Masing-masing pimpinan akan mengambil informasi dari unit-unit yang ada yang terkait dengan keputusan yang akan diambil, khususnya yang terkait dengan tugas substansi masing-masing unit.

29

Peranan Sistem Informasi dalam

Organisasi dan manajemen

• Penerapan sistem informasi berdasarkan komputer dapat mempengaruhi struktur komputer dapat mempengaruhi struktur organisasi, motivasi dalam organisasi, manajemen, dan pengambilan keputusan. • Fungsi manajemen antara lain: perencanaan,

pengorganisasian, penyusunan staf

pengkoordinasian, pengarah dan pengendalian. • Dalam menjalankan fungsi manajemen manajer • Dalam menjalankan fungsi manajemen, manajer

terlibat dalam membentuk kegiatan yang berhubungan dengan (1) penstrukturan, (2)

(16)

Mengolah Informasi

• Kebutuhan sebuah organisasi untuk

l h i f

i d l h

b

i f

i

mengolah informasi adalah sebagai fungsi

dari faktor: (1) ketidakpastian tugas, (2)

banyaknya unsur yang relevan untuk

pengambilan kepuasan dan (3) saling

ketergantungan unit keorganisasian.

31

Faktor dalam pengolahan informasi

(17)

Keuntungan SIM

• Beberapa keuntungan dari SIM

adalah:

– Pimpinan dapat memanfaatkan waktu secara efektif dan efisien – Pengumpulan data berlangsung

secara sistematika dan periodik – Butir-butir data tidak perlu

33 Butir butir data tidak perlu

diperbanyak walaupun dapat

digunakan oleh beberapa keperluan – Efisiensi meningkat.

Ref erence

• Ma n a ge m e n t In fo rm a tio n S ys te m , Ma n a ge m e n t In fo rm a tio n S ys te m ,

Raymond McLeod, Jr, George Schell Prentice Hall, 2001