Mengelola Dokumentasi Proses Pengadaan BarangJasa, Arsip dan Berkas Kegiatan Pengadaan BarangJasa

(1)

1

Modul 5

Mengelola Dokumentasi Proses Pengadaan

Barang/Jasa, Arsip dan Berkas Kegiatan

Pengadaan Barang/Jasa

Pelatihan Pengadaan - Tingkat Dasar

Proyek Modernisasi Pengadaan LKPP/MCA-I

Pengembangan Sumber Daya Manusia

BUKU PETUNJUK FASILITATOR

Modul 5

Barang/Jasa, Arsip dan Berkas Kegiatan

Pelatihan Pengadaan - Tingkat Dasar

Pengembangan Sumber Daya Manusia

(2)

2

Module 5:

Barang/Jasa, Arsip dan Berkas Kegiatan Pengadaan Barang/Jasa

Pelatihan Pengadaan—Tingkat Dasar

(3)

3

DAFTAR ISI

► SELAMAT DATANG ...5

► TUJUAN MODUL ...6

► AGENDA PELATIHAN ...7

► ATURAN PELATIHAN ... 11

► PENGENALAN MODUL ... 13

► SESI 1 - GAMBARAN UMUM DOKUMENTASI PROSES PENGADAAN BARANG/JASA ... 27

► SESI 2 - MEMAHAMI DOKUMENTASI YANG BENAR DALAM PROSES PENGADAAN BARANG/JASA DAN PENGELOLAAN KONTRAK SERTA ADMINISTRASI BERKAS KEGIATAN PENGADAAN ... 55

► SESI 3 - AUDIT DAN REVIU TERHADAP BERKAS KEGIATAN PENGADAAN ... 87

►SESI 4 - BIAS DAN DAMPAKNYA TERHADAP PENGADAAN BARANG/JASA ... 113

►SESI 5 - MEMAHAMI, MENDOKUMENTASIKAN DAN MENGELOLA KONFLIK KEPENTINGAN ... 137

►SESI 6 - MEMAHAMI DAN MEMATUHI KODE PERILAKU DAN KODE ETIK BAGI AHLI PENGADAAN... 155

► KEGIATAN HARI PERTAMA ... 187

► KEGIATAN HARI KEDUA ... 195

(4)

(5)

5

► SELAMAT DATANG

Selamat datang di modul "Mengelola Dokumentasi Proses Pengadaan Barang/Jasa, Arsip, dan Berkas Kegiatan Pengadaan Barang/Jasa". Terima kasih telah menghadiri pelatihan penting ini.

Pengadaan barang/jasa pemerintah yang efisien dan efektif merupakan suatu fungsi sektor pemerintah yang strategis dan merupakan suatu komponen dasar dalam tata kelola yang baik. Seperti negara-negara lain, sistem pengadaan barang/jasa pemerintah yang saat ini diterapkan di Indonesia sangat rentan terhadap kecurangan, pemborosan, dan penyalahgunaan yang dapat mengakibatkan kebocoran dana yang signifikan dan penurunan kualitas barang, pekerjaan konstruksi, dan jasa. Proyek Modernisasi Pengadaan dirancang dengan tujuan untuk memberikan bantuan kepada Pemerintah Indonesia dalam melakukan penghematan pengeluaran pemerintah secara signifikan dengan tidak mengurangi - atau dengan meningkatkan - kualitas barang dan jasa yang diperoleh dari proses pengadaan. Proyek ini mencakup kegiatan-kegiatan untuk membangun jenjang karir bagi para pegawai negeri sipil bidang pengadaan, menciptakan peran dan struktur institusional yang memberikan kewenangan yang memadai bagi para pengelola pengadaan untuk mengimplementasikan praktik pengadaan yang baik, dan memperkuat pengendalian seperti audit pengadaan dan keuangan untuk memastikan adanya peningkatan kinerja institusional.

Modul ini dibagi ke dalam sesi-sesi pelatihan yang diadakan selama tiga hari; namun, lama pelatihan per hari dan per sesi dapat disesuaikan dengan kebutuhan.

Modul ini diberikan berdasarkan prinsip-prinsip pembelajaran orang dewasa:  Pembelajaran bersifat mandiri

 Pembelajaran sesuai dengan kebutuhan langsung dan sangat partisipatif

 Pembelajaran dilakukan berdasarkan pengalaman (peserta pelatihan dan fasilitator saling belajar dari pengalaman satu sama lain)

 Pelatihan mengalokasikan waktu untuk refleksi dan pemberian umpan balik yang bersifat korektif

 Suasana saling menghormati tercipta antara fasilitator dan para peserta pelatihan

Buku panduan ini disusun berdasarkan agenda harian pelatihan. Setiap bagian dimulai dengan pengenalan topik secara umum. Buku panduan ini juga menunjukkan perkiraan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap sesi pelatihan dan materi serta persiapan yang dibutuhkan.

(6)

6

 Menjelaskan hubungan proses dan tahapan dalam pengadaan barang/jasa dengan dokumentasi proses pengadaan barang/jasa

 Menyatakan manfaat audit internal dan audit secara umum

 Menyatakan dampak bias terhadap proses pengadaan

 Mengidentifikasi dan mengelola Konflik Kepentingan dalam pengadaan

(7)

7

► AGENDA PELATIHAN

HARI PERTAMA

Waktu Topik

08:00 – 08:20 Perkenalan dan Gambaran Umum serta Tujuan Modul

08:20 – 08:45 Icebreaker – Lingkaran Dalam/Lingkaran Luar

08:45 – 09:00 Uji Pengetahun Prapelatihan

09:00 – 09:10 Kegiatan 1: Tabel KWL – Bagian 1

09:10 – 10:10 Sesi 1: Gambaran Umum Dokumentasi Proses Pengadaan dan Berkas Kegiatan

Pengadaan

10:10 – 10:25 Istirahat

10:25 – 10:55 Kegiatan 1: Diagram Dokumentasi

10:55– 11:55 Sesi 2 : Memahami Dokumentasi yang Benar dalam Proses Pengadaan

Barang/Jasa dan Pengelolaan Kontrak

11:55 – 13:00 Ishoma

13:00 – 13:30 Kegiatan 1 : Meninjau kembali Diagram

13:30 – 14:00 Kegiatan 2: Mengaitkan Kata

14:00 – 15:00 Sesi 3 : Audit dan Reviu terhadap Berkas Kegiatan Pengadaan

15:00 – 15:15 Istirahat

15:15 – 15:30 Kegiatan 1 : Bermain Peran dalam Reviu Internal

(8)

8

08:00 – 08:10 Pembukaan

08:10 – 08:45 Kegiatan 1: Peserta Mendiskusikan, Merangkum dan Memaparkan Apa yang

Mereka Pelajari pada Hari Pertama

08:45 – 09:20 Kegiatan 2 (Sesi 3): Bermain Peran dalam Audit

09:20 – 10:00 Aktfitas Penutup Sesi 1-3 : Tebak Kata

10:00 – 10:15 Rehat

10:15 – 11:00 Sesi 4 : Bias dan Dampaknya Terhadap Pengadaan Barang/Jasa

11:10 – 11:30 Kegiatan 1: Menyelidiki Bias

11:30 – 13:00 Ishoma

13:00 – 13:15 Kegiatan Penyemangat : Simon Berkata

13:15 – 14:00 Sesi 5: Memahami, Mendokumentasikan dan Mengelola Konflik Kepentingan

Kegiatan 1 : Menilai Konflik Kepentingan

14:00 – 14:45 Kegiatan 1 : Studi Kasus: Membuat Rencana Mitigasi Konflik Kepentingan

14:45 – 15:00 Ishoma

(9)

9

HARI KETIGA

Waktu Topik

08:00 – 08:10 Pembukaan

08:10 – 08:30 Kegiatan 1. Peserta Mendiskusikan, Merangkum dan Memaparkan Apa

yang Mereka Pelajari pada Hari Kedua

08:30 – 09:30 Sesi 6: Memahami Dan Mematuhi Kode Perilaku Dan Kode Etik Bagi Ahli

Pengadaan

09:30 – 09:45 Rehat

09:45 – 10:15 Kegiatan 1: Smith Food Corps

10:15 – 11:00 Kegiatan 2: Studi Kasus: Etika Rantai Pasokan : Kasus Nike dan Apple

11:00 – 11:30 Kegiatan Penutup Modul : Kuis Berhadiah

11:30 – 12:00 Sesi Tanya-Jawab

Uji Pengetahuan Pascapelatihan

Evaluasi Pelatihan

12:00 – 13:00 Ishoma

13:00 – 13:15 Energizer

13:15 – 13:30 Modul 6 : Perkenalan dan Gambaran Umum serta Tujuan Modul

13:30 – 13:45 Uji Pengetahuan Pra-pelatihan

13:45 -- 14:30 Session 1: Mendefinisikan Kontrak Payung dan Karakteristiknya

14:30 – 14:45 Rehat

14:45 -- 15:30 Kegiatan 1 : Mengidentifikasi Peluang

(10)

(11)

11

► ATURAN PELATIHAN

SELAMAT DATANG

Selamat datang di modul kelima: Mengelola Dokumentasi Proses Pengadaan Barang/Jasa, Arsip dan Berkas Kegiatan Pengadaan Barang/Jasa. Kami sangat senang Anda telah bergabung dengan kami dalam pelatihan ini. Perkenankan para fasilitator untuk memperkenalkan diri, menjelaskan tujuan modul ini, dan memberikan informasi administratif.

ATURAN PELATIHAN

1. Untuk mendapatkan sertifikat pelatihan Anda harus:

 Memastikan kehadiran Anda setiap hari

 Menghadiri semua sesi, datang dan kembali dari rehat tepat waktu

 Berpartisipasi dalam semua kegiatan pelatihan

 Menyelesaikan Pengukuran Pengetahuan Pra dan Pascapelatihan

 Melengkapi Lembar Evaluasi Pelatihan

2. Setiap peserta yang menghadiri semua sesi, terlibat dan berpartisipasi dalam kegiatan pelatihan layak mendapat sertifikat.

3. Tunjukan rasa hormat kepada sesama peserta dan fasilitator pelatihan 4. Ingat, kita hadir di sini untuk mempelajari keahlian dan cara “BERPIKIR” baru

tentang pengadaan. Jadi bukalah pikiran Anda dan pusatkan perhatian pada bagaimana bersama-sama kita menjadikan pengadaan barang/jasa lebih baik.

5. Yang terpenting adalah nikmati pelatihan ini dan selamat belajar! 6. Perhatikan tempat-tempat untuk merokok.

(12)

(13)

13

► PENGENALAN MODUL

Slide 1

1

SELAMAT DATANG DI MODUL 5

Mengelola Dokumentasi Proses Pengadaan Barang/Jasa,

Arsip, dan Berkas Kegiatan Pengadaan Barang/Jasa

Pelatihan Pengadaan–Tingkat Dasar

Proyek Modernisasi Pengadaan LKPP/MCA-I Pengembangan Sumber Daya Manusia

(14)

14

2

Pembukaan

(15)

15

Slide 3

Aturan Pelatihan

1. Untuk mendapatkan sertifikat pelatihan Anda harus:

• Memastikan kehadiran Anda setiap hari

• Menghadiri semua sesi, datang dan kembali dari rehat tepat waktu

• Berpartisipasi dalam semua kegiatan pelatihan

• Menyelesaikan Pengukuran Pengetahuan Pra dan Pascapelatihan

• Melengkapi Lembar Evaluasi Pelatihan

2. Setiap peserta yang menghadiri semua sesi, terlibat dan berpartisipasi dalam kegiatan pelatihan layak mendapat sertifikat

3. Tunjukan rasa hormat kepada sesama peserta dan fasilitator pelatihan 4. Ingat, kita hadir di sini untuk mempelajari keahlian dan cara“BERPIKIR” baru

tentang pengadaan. Jadi bukalah pikiran Anda dan pusatkan perhatian pada bagaimana bersama-sama kita menjadikan pengadaan barang/jasa lebih baik 5. Yang terpenting adalah nikmati pelatihan ini dan selamat belajar!

6. Perhatikan tempat-tempat untuk merokok 7. Harap matikan dering telepon genggam Anda

(16)

16

4

Proyek Modernisasi

Pengadaan

Pengembangan Sumber Daya

Manusia (SDM)

Gambaran Umum

(17)

17

Slide 5

Gambaran Umum Proyek Pengembangan SDM

Rangkaian Pelatihan Keterampilan Pengadaan

5

GAMBARAN UMUM

Pelatihan akan difokuskan pada pengembangan keterampilan aktual peserta pelatihandan diselaraskan dengan tingkat sertifikasi pengadaan yang ditetapkan oleh LKPP, yaitu tingkat dasar, tingkat menengah dan tingkat lanjutan

PERBEDAAN UTAMA

Pelatihan Keterampilan Pengadaanmelengkapiprogram sertifikasi pengadaan LKPP dan pada batas-batas tertentu didasarkan pada pekerjaan yang telah dilaksanakan oleh program donor sebelumnya, yaituISP3 (Ausaid).

PENDEKATAN

•Pengembangan pelatihan pengadaan dilakukan berdasarkan hasilPenilaian Kebutuhan Pelatihan

yang dilakukan pada tahun 2012 danLaporan Akhiryang disampaikan pada bulan September 2012.

•Pelatihan yang terarah melalui berbagai media penyampaian pelatihan, sepertipembelajaran melalui media elektronik (E-learning), pelatihan dalam kelas, pelatihan di tempat kerja (on-the-job training) dan memasukkan program-program pengelolaan pengadaan lainnya, sepertiKontrak Payung, Sistem Informasi Manajemen Pengadaan, e-Katalog dan Pengadaan Barang/Jasa yang Berkelanjutan.

(18)

18

(19)

19

Slide 7

• Mengidentifikasi dokumentasi yang harus dilakukan untuk menyusun berkas kegiatan pengadaan

• Menjelaskan hubungan proses dan tahapan dalam pengadaan barang/jasa dengan dokumentasi proses

pengadaan barang/jasa

• Menyatakan manfaat audit internal dan audit secara umum

• Menyatakan dampak bias terhadap proses pengadaan

• Mengidentifikasi dan mengelola Konflik Kepentingan dalam pengadaan

• Menjelaskan kode etik dan kode perilaku dan

unsur-unsur pentingnya serta hubungannya dengan pengadaan

Tujuan Modul

(20)

20

(21)

21

Slide 9

HARI PERTAMA

Waktu Topik

08:00 –08:20 Perkenalan dan Gambaran Umum serta Tujuan Modul 08:20 –08:45 Icebreaker –Lingkaran Dalam/Lingkaran Luar 08:45 –09:00 Uji Pengetahun Prapelatihan

09:00 –09:10 Kegiatan 1: Tabel KWL –Bagian 1

09:10 –10:10 Sesi 1: Gambaran Umum Dokumentasi Proses Pengadaan dan Berkas Kegiatan Pengadaan 10:10 –10:25 Istirahat

10:25 –10:55 Kegiatan 1: Diagram Dokumentasi

10:55–11:55 Sesi 2 : Memahami Dokumentasi yang Benar dalam Proses Pengadaan Barang/Jasa dan Pengelolaan Kontrak

11:55 –13:00 Ishoma

13:00 –13:30 Kegiatan 1 : Meninjau kembali Diagram 13:30 –14:00 Kegiatan 2: Mengaitkan Kata

14:00 –15:00 Sesi 3 : Audit dan Reviu terhadap Berkas Kegiatan Pengadaan 15:00 –15:15 Istirahat

15:15 –15:30 Kegiatan 1 : Bermain Peran dalam Reviu Internal 15:15 –15:30 Kegiatan Penutup Hari Pertama : Tabel KWL –Bagian 2

Agenda

–

HARI PERTAMA

(22)

22 HARI KEDUA

Waktu Topik

08:00 –08:10 Pembukaan

08:10 –08:45 Kegiatan 1: Peserta Mendiskusikan, Merangkum dan Memaparkan Apa yang Mereka Pelajari pada Hari Pertama

08:45 –09:20 Kegiatan 2 (Sesi 3): Bermain Peran dalam Audit 09:20 –10:00 Aktfitas Penutup Sesi 1-3 : Tebak Kata

10:00 –10:15 Rehat

10:15 –11:00 Sesi 4 : Bias dan Dampaknya Terhadap Pengadaan Barang/Jasa 11:10 –11:30 Kegiatan 1: Menyelidiki Bias

11:30 –13:00 Ishoma

13:00 –13:15 Kegiatan Penyemangat : Simon Berkata

13:15 –14:00 Sesi 5:Memahami, Mendokumentasikan dan Mengelola Konflik Kepentingan Kegiatan 1 : Menilai Konflik Kepentingan

14:00 –14:45 Kegiatan 1 : Studi Kasus: Membuat Rencana Mitigasi Konflik Kepentingan

14:45 –15:00 Ishoma

15:00 –15:30 Kegiatan penutup Sesi 4 –5 : Cepat Tepat

Agenda

–

HARI KEDUA

(23)

23

Slide 11

(24)

24

12

Perkenalan Fasilitator

(25)

25

Slide 13

Kegiatan Interaktif No. 1-0-1

Icebreaker

–

Lingkaran Dalam/Lingkaran Luar

Lihat buku kegiatan di bagian akhir buku pedoman Anda

(26)

26

Uji Pengetahuan

Prapelatihan

(27)

27

► SESI 1 - GAMBARAN UMUM DOKUMENTASI PROSES PENGADAAN BARANG/JASA

Slide 1

1

Kegiatan Interaktif No. 1-0-2

Tabel KWL

–

Bagian 1

Lihat buku Kegiatan di Bagian Akhir Buku Pedoman Anda

(28)

28

Sesi 1

Gambaran Umum

Dokumentasi Proses Pengadaan

Barang/Jasa

Proyek Modernisasi Pengadaan

2

(29)

29

Slide 3

Tujuan

Di akhir sesi ini, Anda akan dapat:

•Memahami dokumentasi proses pengadaan

barang/jasa yang diperlukan

•Mengetahui dan memahami pentingnya berkas kegiatan pengadaan

•Memahami tanggung jawab yang dimiliki pengelola

pengadaan dan pemangku kepentingan utama

(30)

30

 Dokumentasi pengadaan diaplikasikan pada semua langkah dalam proses pengadaan barang/jasa

 Semua dokumen terkait harus dikelola dan ditelusuri dengan baik

 Prinsip-prinsip pengadaan harus diterapkan setiap saat

 Semua kegiatan dalam proses pengadaan barang/jasa harus

didokumentasikan secara formal untuk memastikan adanya jejak audit Dokumentasi Proses Pengadaan dan Berkas Kegiatan Pengadaan

Perencanaan Pengadaan Administrasi & Pengelolaan Kontrak Penyusunan Dokumen Pengadaan Evaluasi & Penetapan Pemenang

1 2 3 4

4

Dokumentasi proses pengadaan dan

berkas kegiatan pengadaan

(31)

31

Slide 5

Dokumen-

dokumen dalam Proses PBJ…

• merupakan dokumen yang dapat digunakan dalam proses pengadaan barang/jasa

‒ mulai dari identifikasi kebutuhan hingga

penetapan pemenang

• disusun oleh pengelola pengadaan berdasarkan

masukan dari berbagai pemangku kepentingan

• merupakan catatan resmi yang dapat digunakan dalam proses audit

5

Dokumen-dokumen dalam proses pengadaan

barang/jasa

(32)

32

Sebutkan berbagai contoh

dokumen-dokumen yang digunakan

dalam proses pengadaan

barang/jasa

6

(33)

33

Slide 7

• Dokumen Kebutuhan

• Dokumen Riset Pasar

• Anggaran / Harga Perkiraan

• Dokumen Pengadaan / KAK

• Kriteria Evaluasi

• Dokumen Penetapan Pemenang

Dokumen-dokumen dalam proses pengadaan barang/jasa

termasuk dokumen APAPUN yang dibuat atau digunakan selama berlangsungnya proses pengadaan barang/jasa.

7

Contoh dokumen-dokumen dalam proses

(34)

34

Dokumen Kebutuhan digunakan untuk mengidentifikasi

kebutuhan awal. Dalam bekerja sama dengan para ahli barang/jasa yang dibutuhkan atau pengguna anggaran, tindakan proaktif dapat dilakukan.

Tergantung jenis pengadaannya, dokumen ini dapat mencakup

jenis kebutuhan/persyaratan yang berbeda:

–Pekerjaan Konstruksi: konstruksi bangunan baru (gedung, jalan raya, jembatan, dll.)

–Jasa:termasuk segala jenis kegiatan berdasarkan kontrak yang tidak secara langsung menghasilkan aset fisik.

–Barang:spesifikasi teknis, kebutuhan minimum, kuantitas, dll.

8

Dokumen kebutuhan

(35)

35

Slide 9

Digunakan sebagai dasar untuk

mengevaluasi harga yang

ditawarkan penyedia barang/jasa terhadap harga yang dianggap

“layak dan wajar”

Anggaran merupakan pagu dana yang dapat dikeluarkan. Namun, sebaiknya anggaran tidak digunakan

sebagai satu-satunya dasar untuk

menetapkan harga perkiraan.

9

Anggaran / harga perkiraan

(36)

36



Merupakan dokumen yang digunakan oleh

pengelola pengadaan untuk secara formal

menginformasikan penyedia barang/jasa tentang

persyaratan/kebutuhan pengadaan barang/jasa.



Salah satu dokumen yang paling penting yang

dapat dilihat oleh masyarakat umum, penyedia

barang/jasa, dan pejabat pemerintah lainnya.



Langkah pertama untuk mendapatkan

penawaran.

10

Dokumen pengadaan

(37)

37

Slide 11

Harus diinformasikan kepada calon penyedia barang/jasa agar penyedia mengetahui kriteria yang digunakan dalam

proses evaluasi.

–Kriteria evaluasiyang “tidak diinformasikan” tidak dapat digunakan dalam proses evaluasi.

Kriteria evaluasi teknis harus sesuai dengan persyaratan barang/jasa yang diperlukan

Kompleksitas kriteria evaluasi sebanding dengan

kompleksitas persyaratan barang/jasa yang diperlukan Digunakan untuk memilih penyedia barang/jasa terbaik

berdasarkan nilai untuk uang atau harga terendah

11

Kriteria evaluasi & penetapan pemenang

(38)

38



Dokumentasi proses pengadaan

sekurang-kurangnya harus memiliki:

–Riset Pasar

–Harga Perkiraan

–Persyaratan / Pernyataan Kerja (SOW) / KAK

–Dokumen Pengadaan

–Dokumentasi Penetapan Pemenang



Kriteria untuk dokumentasi yang baik adalah:

lengkap, ringkas, dan dapat diaudit

12

Dokumentasi & kriteria yang baik

(39)

39

Slide 13

Sebutkan contoh dokumen

pribadi yang Anda simpan di

rumah.

(40)

40

Dalam pengadaan barang/jasa pemerintah, berkas kegiatan

pengadaan:

Menyimpan semua dokumen penting di satu tempat

Menjaga keseragaman cara penyimpanan dokumen

Memungkinkan penggunaan praktik terbaik yang sudah ada di setiap organisasi

Merupakan sistem yang dapat digunakan secara berulang dan terstruktur dengan baik, sehingga dapat diterapkan untuk berbagai pengadaan barang/jasa dan oleh siapa pun

Diwajibkan oleh peraturan dan perundang-undangan

Disusun sesuai dengan prinsip-prinsip dasar pengadaan barang/jasa

Pentingnya Berkas Kegiatan Pengadaan

(41)

41

Slide 15

Menyimpan semua dokumen penting dalam satu tempat

Jika semua dokumen tidak disimpan dalam satu tempat:

–Dokumen mudah hilang atau terselip

–Tidak menjaga akuntabilitas

–Menambah risiko selama proses pengadaan barang/jasa

Pentingnya Berkas Kegiatan Pengadaan

(42)

42

Keseragaman sangat penting dalam pengadaan

barang/jasa:

–Agar terdapat pemahaman yang sama tentang

dokumen apa saja yang harus ada dalam berkas

kegiatan pengadaan

–Memastikan keberlanjutan terlepas siapa yang

menjadi penanggung jawab organisasi atau dokumen

dalam berkas kegiatan pengadaan

–Tujuan akhirnya adalah untuk memastikan

pengarsipan yang baik dan setiap orang memahami serta menggunakan sistem yang sama

Menjaga keseragaman cara dalam menyimpan dokumen

Pentingnya Berkas Kegiatan Pengadaan

(43)

43

Slide 17

Tidak perlu menciptakan sesuatu yang sudah ada

–Ada banyak pengelola pengadaan yang telah

bertahun-tahun bekerja di ULP Anda

–Gunakanlah praktik terbaik yang sudah ada dan terbukti

berhasil penerapannya

–Gunakan proses dan gagasan yang sudah ada sebagai dasar pemikiran gagasan yang baru atau lebih baik

–Modernisasi pengadaan dimulai dari hal yang sudah ada, kemudian hal yang sudah ada tersebut ditingkatkan.

Memungkinkan penerapan praktik terbaik yang sudah ada di setiap organisasi

Pentingnya Berkas Kegiatan Pengadaan

(44)

44

 IngatTIME

–TELL(memberitahu rekan kerja tentang tata cara pengelolaan dokumen yang diterapkan)

–INSPECT(memeriksa apakah unit lain dalam organisasi yang sama mengelola dokumen dengan tata cara yang sama dan sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku)

–MEASURE(mengukur seberapa banyak dokumen yang tidak disusun dengan seragam)

–ENHANCE(mencari cara untuk terus memperbaiki sistem)

Merupakan sistem yang dapat digunakan secara berulang dan terstruktur dengan baik

Pentingnya Berkas Kegiatan Pengadaan

(45)

45

Slide 19

Alasan ini paling mudah untuk diingat, tapi sering diabaikan karena:

–Orang terbiasa dengan carayang “sudah biasa dilakukan”

–Kegiatan pengadaan diburu waktu sehingga penyusunan berkas kegiatan pengadaan menjadi“urusan belakangan”

–Orang mengira“Saya tidak akan ketahuan, saya telah melakukannya selama 10 tahun”

Alasan hanya akan menimbulkan lebih banyak risiko!

Karena diwajibkan oleh peraturan dan perundang-undangan

Mengapa berkas kegiatan pengadaan

penting?

(46)

46

Merupakan dokumen yang menyimpan

semua hal yang berkaitan dengan barang, jasa, atau konstruksi selama masa

berlakunya kontrak. Menerapkan

kelima prinsip dasar pengadaan

Kepatuhan pada peraturan

dan kebijakan

Berkas Kegiatan Pengadaan Berfungsi untuk

Memastikan Keberhasilan Pengadaan

Mengikuti prinsip fundamental pengadaan

(47)

47

Slide 21

Bagaimana hubungan prinsip

pengadaan dengan dokumentasi

proses pengadaan barang/jasa?

21

(48)

48

K

OMP

AK

K

E T

A

JUR

Kejujuran–Semua dokumen, baik berbentuk draf ataupun final harus dibuat atas dasar kejujuran

Transparansi–Proses pengadaan barang/jasa didokumentasikan agar dapat dilihat oleh semua orang.

Keadilan –Dokumen pengadaan dan kriteria evaluasi dibuat untuk memastikan penyedia barang/jasa diperlakukan adil

Akuntabilitas–Dokumentasi membantu memastikan diterapkannya akuntabilitas dalam seluruh proses pengadaan

Kompetisi–Pengadaan yang terdokumentasi dengan baik mewujudkan dan mengevaluasi kompetisi

22

Lima prinsip pengadaan dan dokumentasi

(49)

49

Slide 23

• Membuat, menyusun, dan meninjau dokumen-dokumen dalam proses pengadaan barang/jasa

• Berperan sebagaipoint of contact (narahubung) untuksemua hal yang berkaitan dengan

• Memastikan semua pihak yang terlibat memahami dokumen apa saja yang perlu didokumentasikan beserta alasannya

• Menerapkan dan menaati prinsip-prinsip pengadaan dalam seluruh proses pengadaan

• Memastikan kepatuhan terhadap peraturan dan perundang-undangan

Pengelola Pengadaan

23

Tanggung jawab pengelola pengadaan

(50)

50

Pemangku kepentingan terlibat baik dalam dokumentasi

proses pengadaan barang/jasa maupun dalam keseluruhan

proses pengadaan barang/jasa

Pemangku kepentingan dalam proses dokumentasi pengadaan barang/jasa dapat dikelompokkan menjadi tiga kategori–

Tiga“I”

Inisiator Setiap orang yang

memulai proses dokumentasi pengadaan barang/jasa Inovator Pengelola Pengadaan yang memastikan keakuratan dokumen

dan siap untuk dipublikasikan Industri Penyedia Barang/Jasa yang akan meninjau dokumen dan menyampaikan penawaran 24

Pemangku kepentingan dalam proses

dokumentasi pengadaan barang/jasa

(51)

51

Slide 25

(52)

52

26

Terima Kasih!

Ada Pertanyaan?

(53)

53

Slide 27

27

Diagram Dokumentasi

Lihat buku Kegiatan di Bagian Akhir Buku Pedoman Anda

(54)

54

28

Berkas Kegiatan Pengadaan

Jenis Kontrak yang Ditetapkan

Kriteria Evaluasi

Dokumen Kebutuhan

_______

________ ________

(55)

55

► SESI 2 - MEMAHAMI DOKUMENTASI YANG BENAR DALAM PROSES PENGADAAN BARANG/JASA

DAN PENGELOLAAN KONTRAK SERTA ADMINISTRASI BERKAS KEGIATAN PENGADAAN

Slide 1

Sesi 2

Memahami Dokumentasi yang Benar

dalam Proses Pengadaan Barang/Jasa dan Pengelolaan Kontrak serta Administrasi Berkas Kegiatan Pengadaan

1

(56)

56

Tujuan

•

Memahami hubungan proses dan tahapan

dalam pengadaan barang/jasa dengan

dokumentasi proses pengadaan barang/jasa

•

Mengenal peran dan tanggung jawab dalam

pengelolaan kontrak

•

Mengidentifikasi aspek-aspek penting dari

administrasi berkas kegiatan pengadaan

•

Memahami pentingnya administrasi berkas

kegiatan pengadaan

(57)

57

Slide 3

Perencanaan

Penyusunan Dokumen Pengadaan

Evaluasi Penetapan

Pemenang Administrasi

Penutupan

3

Tahap-tahap dalam siklus pengadaan

barang/jasa

(58)

58

Bagaimana Anda mendefinisikan

setiap tahap dalam siklus

pengadaan?

4

(59)

59

Slide 5

• Perencanaan–Tahap awal yang dimulai dengan penetapan barang/jasa yang dibutuhkan

• Penyusunan Dokumen Pengadaan –menyusun hasil perencanaan untuk diinformasikan kepada penyedia barang/jasa

• Evaluasi –Memeriksa apakah penawaran yang disampaikan penyedia sesuai dengan barang/jasa yang dibutuhkan

• Penetapan Pemenang –Memilih penyedia barang/jasa terbaik yang dapat menyediakan barang/jasa yang dibutuhkan

• Administrasi–Memastikan kontrak berjalan dengan semestinya

• Penutupan–Mengakhiri kontrak sesuai dengan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku

5

Tahap-tahap dalam siklus pengadaan

(60)

60

Analisis kebutuhan

Analisis penyedia barang/jasa

Lini waktu, jadwal, tahapan penting

Penyusunan anggaran dan kepatuhan

Riset pasar awal

TUGAS-TUGAS DALAM TAHAP PERENCANAAN Perencanaan

Tahap-tahap dalam siklus pengadaan

6

(61)

61

Slide 7

Menuangkan persyaratan teknis ke dalam bentuk dokumen pengadaan

Melakukan tinjauan akhir guna memastikan tidak ada kesalahan

Berkomunikasi dengan penyedia barang/jasa (diskusi awal, industry day,

pengumuman melalui media massa)

Menyusun persyaratan barang/jasa yang dibutuhkan untuk mendapatkan proposal

Memastikan tersedianya sumber daya untuk menanggapi pertanyaan dan memastikan kegiatan pengadaan sesuai jadwal

TUGAS-TUGAS DALAM TAHAP PENYUSUNAN DOKUMEN PENGADAAN:

Tahap-tahap dalam siklus pengadaan

Penyusunan Dokumen Pengadaan

7

(62)

62

Membentuk tim ahli untuk mengevaluasi proposal

Menyusun kriteria yang jelas, namun sederhana

Melakukan pelatihan prapenilaian guna memastikan setiap evaluator memahami peran masing-masing

Menyusun aturan-aturan umum untuk melakukan evaluasi

Mematuhi jadwal

TUGAS-TUGAS DALAM TAHAP EVALUASI

Evaluasi

(63)

63

Slide 9

Meninjau semua dokumen evaluasi untuk menentukan penawaran yang paling layak dipilih menjadi pemenang

Menjaga kerahasiaan dokumen evaluasi sebelum penetapan pemenang diumumkan

Memastikan agar penawar yang menang merupakan penawar dengan harga yang tidak melebihi pagu anggaran

Mempersiapkan pertemuan awal dengan pemenang yang ditetapkan dan membahas tujuan serta Indikator Kinerja Utama TUGAS-TUGAS DALAM TAHAP PENETAPAN PEMENANG

Tahap-tahap dalam siklus pengadaan

Penetapan Pemenang

9

(64)

64

Menyusun berkas kegiatan pengadaan barang/jasa

Mengkomunikasikan tenggat waktu dan jadwal kepada penyedia barang/jasa dan ahli teknis

Mendokumentasikan perubahan dan memasukkannya ke dalam berkas kegiatan pengadaan barang/jasa

Meninjau berkas tersebut secara berkala untuk memastikan tidak ada dokumen yang hilang

Mambayar tagihan dan mengaudit hasil pekerjaan secara tepat waktu TUGAS-TUGAS DALAM TAHAP ADMINISTRASI

Administrasi

Tahap-tahap dalam siklus pengadaan

(65)

65

Slide 11

Memastikan bahwa semua produk, hasil pekerjaan dan indikator kinerja utama terpenuhi

Melakukan pertemuan dengan penyedia barang/jasa dan pengguna anggaran guna memastikan kesepakatan bahwa kontrak telah diselesaikan

Menentukan jumlah tagihan akhir dan membayarkannya secara tepat waktu

Membuat berita acara kinerja penyedia barang/jasa dan mendokumentasikan masalah yang mungkin ada

Menyimpan berkas kegiatan pengadaan barang/jasa untuk kepentingan audit

TUGAS-TUGAS DALAM TAHAP PENUTUPAN

Penutupan

(66)

66

Seluruh tahap dalam siklus pengadaan saling

mendukung untuk:

• Memastikan bahwa pengadaan barang/jasa berjalan

sebagaimana mestinya

• Menyediakan sistemcheck and balances bagi para pemangku kepentingan yang terlibat dalam proses

pengadaan

• Menghasilkan: pekerjaan konstruksi, jasa dan barang

• Menerapkan kelima prinsip pengadaan dan

memastikan bahwa nilai untuk uang dapat tercapai dan risiko diidentifikasi

12

Tahap-tahap dalam siklus pengadaan

(67)

67

Slide 13

Dokumen apa saja yang Anda masukkan

ke dalam berkas kegiatan pengadaan?

13

(68)

68

•

Pengelolaan kontrak

– Pengelolaan setiap kontrak yang sudah ditandatangani

untuk memastikan kepatuhan terhadap kontrak tersebut

•

Pengelolaan dokumen

– Pengelolaan semua dokumen untuk memastikan

pengawasan dilakukan dengan baik dan untuk menghindari kesalahan atau pengulangan kegiatan yang sudah dikerjakan dalam proses pengadaan

•

Pengelolaan arsip

– Pengelolaan sumber data baik yang masih digunakan (arsip aktif) maupun arsip yang telah habis retensinya, tetapi tetap harus disimpan

14

Pengelolaan kontrak/ dokumen/ arsip

(69)

69

Slide 15

•

Pengelola pengadaan memiliki tanggung

jawab penting dalam:

– Mengelola semua aspek dalam proses pengadaan barang/jasa

– Mengelola hasil pelaksanaan kontrak dan Indikator Kinerja Utama

– Melacak kinerja penyedia barang/jasa dan pembayaran kepada penyedia barang/jasa

– Mengelola jadwal dan lini waktu secara spesifik

Pengelolaan kontrak dapat dilakukan dengan baik jika

proses pengadaan berjalan semestinya dan

didokumentasikan dengan lengkap.

15

Pengelolaan kontrak

(70)

70

•

Selain pengelola pengadaan, ada pemangku

kepentingan utama lainnya yang terlibat dalam

pengelolaan kontrak

–

Manajer Program / Proyek:

• Mengawasi keberhasilan program/proyek dan

menerima pembaruan sesuai dengan kontrak

• Mengambil inisiatif untuk menyampaikan permohonan perubahan kontrak atau kinerja -

Pemantau pelaksanaan tugas

• Memantau kinerja penyedia barang/jasa

• Menyetujui tagihan

16

Pengelolaan kontrak

–

tanggung jawab

pemangku kepentingan utama

(71)

71 Slide 17 _________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________

• Kunci kebehasilan pengelolaan dokumen adalah F-I-L-E: – Fill out all forms / documents completely

(Lengkapi semua formulir/dokumen)

– Inform stakeholders of document status

(Informasikan status dokumen kepada pemangku kepentingan)

– Logically arrange and file documents (Atur dan simpan dokumen secara sistematis)

– Execute the purpose of the document fully (Laksanakan tujuan dokumen sepenuhnya)

17

Pengelolaan dokumen

• Kunci kebehasilan pengelolaan dokumen adalah F-I-L-E:

– Fill out all forms / documents completely

(Lengkapi semua formulir/dokumen)

– Inform stakeholders of document status

(Informasikan status dokumen kepada pemangku kepentingan)

– Logically arrange and file documents

(Atur dan simpan dokumen secara sistematis)

– Execute the purpose of the document fully

(Laksanakan tujuan dokumen sepenuhnya)

(72)

72

Apa saja cara yang pernah Anda gunakan

untuk mengelola berkas kegiatan pengadaan?

(73)

73

Slide 19

•Semua berkas kegiatan pengadaan, apapun jenisnya, setidaknya harus berisi dokumen yang wajib ada

•Berkas kegiatan pengadaan harus disusun sedemikian rupa sehingga mudah dipahami dan dapat digunakan secara berulang

•Berkas kegiatan pengadaan harus disusun sesuai dengan peraturan yang berlaku dan dapat dipertanggungjawabkan saat audit

Penyusunan Dokumen

•Setelah berkas kegiatan pengadaan disusun, berkas tersebut tidak boleh hilang atau diabaikan. Administrasi dan penyimpanan dokumen dengan benar sangatlah penting.

Administrasi Dokumen

Administrasi Berkas Kegiatan Pengadaan

(74)

74

Mematuhi tata cara dan peraturan yang berlaku

Menerima berbagai masukan dari organisasi Anda agar berkas tersebut dapat memenuhi kebutuhan dan keperluan organisasi Anda

Mempertimbangkan penggunaan teknik pengelolaan arsip

Memperhatikan standarisasi dan konsistensi, khususnya dalam format berkas (label, penomoran, dan susunan)

Selain penyusunan dan penyimpanan berkas, ada empat hal

penting dalam administrasi berkas kegiatan pengadaan:

Hal-Hal Penting dalam Administrasi Berkas

Kegiatan Pengadaan

(75)

75

Slide 21

Peraturan perundang-undangan yang berlaku

memastikan hal-hal sebagai berikut:

Kepatuhan terhadap Hukum

•Berkas kegiatan pengadaan yang tidak mematuhi peraturan dan perundang-undangan dapat menghilangkan kepercayaan terhadap ULP

Keadilan

•Dokumentasi dan pengelolaan yang benar memastikan keadilan tetap terjaga

Akuntabilitas

•Berkas disusun dengan benar dan dapat diaudit. Jika tidak, ULP akan dianggap tidak mematuhi peraturan dan per-UU-an

Transparansi

•Berkas dapat dilihat oleh penyedia barang/jasa dan masyarakat umum, sehingga menumbuhkan kepercayaan terhadap proses PBJ

Mematuhi Peraturan dan

Perundang-undangan yang Berlaku

(76)

76

Dengan mengakomodasi kebutuhan, fungsi, dan tujuan khusus organisasi, berkas kegiatan pengadaan dapat dikelola dengan lebih baik

Jenis Pengadaan Barang/Jasa •Jika ada banyak pengadaan

barang/jasa yang serupa, organisasi dapat

mempertimbangkan berbagai cara untuk mewujudkan efisiensi dalam pengelolaan.

Perbaikan & Tujuan

Melihat keseluruhan portfolio dan memperhatikan apakah ada dokumen-dokumen yang

dapat digabungkan atau disusun ulang. Hal ini bertujuan untuk memperbaiki

pegelolaan secara keseluruhan.

Masukan dari Pengelola Pengadaan •Berkonsultasi dengan pengelola

pengadaan dalam organisasi Anda untuk menerapkan gagasan mereka. Jika mengelola dokumen adalah pekerjaan Anda sehari-hari, Anda akan tahu cara yang paling tepat. Jangan abaikan masukan dari siapa pun sekalipun bukan dari atasan.

Dapatkan Masukan Internal

(77)

77

Slide 23

Pengelolaan arsip & Pengelolaan

Kontrak

Pengelolaan arsip digunakan untuk berbagai jenis dokumen, seperti: arsip pegawai, rekam medis, dokumen hukum, dokumen yang berkaitan dengan proses pengadaan, bahkan bukti pembayaran / tanda terima

Peraturan dan praktik terbaik tentang pengelolaan berkas kegiatan pengadaan mengatur pengelolaan masing-masing dokumen. Namun, sebagai pengelola pengadaan, Anda harus memastikan semua dokumen dapat dikelola secara efektif dan efisien.

Mempertimbangkan penggunaan Teknologi Informatika untuk pengelolaan dokumen Anda. Tidak perlu menggunakan teknologi yang terlalu rumit.

Membentuk sebuah tim di dalam ULP Anda atau unit pengelola untuk mengurus pengelolaan arsip.

Berkomunikasi dengan organisasi dan ULP lain untuk meningkatkan praktik yang diterapkan

Komitmen dari atasan sangat penting untuk keberlanjutan pengelolaan arsip.

Gunakan Teknik-Teknik Pengelolaan Arsip

(78)

78

Konsistensi Berkas Kegiatan Pengadaan

Memastikan semua dokumen dapat dipertanggungjawabkan terhadap pengawasan publik dan pada saat audit dilakukan.

Menetapkan standar yang bisa digunakan oleh pegawai baru atau saat pegawai cuti, mengikuti pelatihan, dsb.

Menghemat banyak waktu. Jika semua orang menggunakan format pengarsipan yang berbeda-beda lalu suatu hari mereka meninggalkan organisasi dan Anda harus meneruskan pekerjaannya, maka Anda membutuhkan waktu lama untuk memahami sistem yang dipakai oleh orang tersebut.

Pengelola pengadaan barang/jasa pemerintah bertanggungjawab untuk menjaga uang negara dan wajib pajak. Sehingga harus ada standar pengelolaan yang dapat dipahami oleh semua orang.

Pastikan Berkas Kegiatan Pengadaan

Terstandarisasi dan Konsisten

(79)

79

Slide 25

Mengapa dokumen perlu tetap

disimpan bahkan setelah

berakhirnya kontrak?

25

(80)

80

• Berkas kegiatan pengadaan tetap disimpan setelah pelaksanaan kontrak selesai. Sebelum pengakhiran kontrak dan berkas kegiatan pengadaan disimpan, masih ada masa penutupan kontrak.

• Sebagai pengelola pengadaan, Anda bertanggung jawab untuk memastikan masa penutupan kontrak berjalan dengan baik

• Aspek penting dalam masa penutupan kontrak antara lain:

– Tinjauan akhir dan audit terhadap dokumen

– Serah terima hasil kerja, barang, dan jasa

– Tinjauan data keuangan dan pembayaran

– Pembayaran tahap akhir kepada penyedia barang/jasa yang telah selesai memberikan barang/jasa

– Mendorong transparansi dan peluang bagi pemerintah dalam mengakhiri kontrak dengan pihak swasta dengan cara yang benar dan sesuai persyaratan hukum yang berlaku

Masa Penutupan Kontrak

(81)

81

Slide 27

• Berkas kegiatan pengadaan tetap berlaku untuk jangka waktu

tertentu setelah kontrak berakhir, tetapi tidak untuk disimpan selamanya

• Sebagaimana ditetapkan dalam peraturan, ULP harus

memusnahkan berkas kegiatan pengadaan yang sudah habis masa retensinya.

• Pastikan bahwa berkas kegiatan pengadaan dan informasi

yang sensitif dimusnahkan dengan cara sedemikian rupa agar data yang sensitif tidak tersebar (misalnya: dihancurkan, dibakar, dihapus)

• Berkas kegiatan pengadaan harus dimusnahkan dengan cara

yang tepat, sehingga dokumen baru dapat disimpan dan proses penyimpanan yang baru, jika ada, dapat diterapkan. Prosedur baru mungkin sulit untuk diterapkan untuk penyimpanan dokumen lama.

Pemusnahan Berkas Kegiatan Pengadaan

(82)

82

Poin-poin Penting

Siklus pengadaan merupakan proses yang berlangsung terus

menerus, dengan setiap tahap dalam proses pengadaan barang/jasa memiliki unsur-unsur penting dan standar yang diterima secara umum.

Merupakan kewajiban pengelola pengadaan untuk memastikan proses pengelolaan kontrak dari awal sampai akhir berjalan baik dan

didokumentasikan; Risiko dapat dimitigasi secara signifikan dengan menerapkan dokumentasi proses pengadaan dan pengelolaan arsip yang benar.

Administrasi berkas kegiatan pengadaan dimulai dari penyusunan berkas tersebut; Administrasi berkas kegiatan pengadaan tetap

berlanjut bahkan sampai setelah berakhirnya kontrak untuk pengadaan tersebut

Administrasi kontrak sangat penting untuk keberhasilan kontrak secara keseluruhan

.

(83)

83

Slide 29

Terima Kasih!

Ada Pertanyaan?

(84)

84

Meninjau Kembali

Diagram Dokumentasi

Lihat buku kegiatan di bagian akhir buku pedoman Anda

(85)

85

Slide 31

Diagram Dokumentasi

Berkas Kegiatan Pengadaan

Jenis Kontrak yang Ditetapkan

Kriteria Evaluasi

Dokumen Kebutuhan

_______

________ ________

Perencanaan Evaluasi

31

(86)

86

Mengaitkan Kata

Lihat buku kegiatan di bagian akhir buku pedoman Anda

(87)

87

► SESI 3 - AUDIT DAN REVIU TERHADAP BERKAS KEGIATAN PENGADAAN

Slide 1

Sesi 3

Audit dan Reviu terhadap Berkas

Kegiatan Pengadaan

(88)

88

Tujuan

Di akhir sesi ini Anda akan dapat:

•

Memahami dan mengetahui akan pentingnya

dokumentasi yang benar

•

Memahami pentingnya melakukan reviu

internal terhadap berkas kegiatan pengadaan

•

Mengidentifikasi cara-cara untuk melakukan

reviu berkala yang dapat meningkatkan

kinerja secara keseluruhan dan menghindari

kesalahan-kesalahan yang merugikan dari

segi biaya

2

(89)

89

Slide 3

Mengapa kita melakukan dokumentasi?

Siapa yang membutuhkan akses?

3

(90)

90

Mengapa Anda harus menyimpan

dokumentasi

?

Lima Prinsip Pengadaan

Dokumentasi berhubungan langsung dengan prinsip transparansi, kejujuran dan akuntabilitas

Memastikan Keberlanjutan: Pengelola dokumen boleh berganti, tetapi dokumen harus tetap ada. Jika dokumentasi

tidak dilakukan, tidak seorang pun dapat mengetahui hal yang terjadi sebelumnya.

Kepentingan Audit:

Kegiatan Pengadaan dapat diaudit bertahun-tahun setelah berakhirnya kontrak kegiatan

pengadaan tersebut.

Pemangku kepentingan terlibat baik dalam dokumentasi proses pengadaan barang/jasa maupun dalam

keseluruhan proses pengadaan barang/jasa

(91)

91

Slide 5

Penyimpanan dan Cara Penyimpanan

• Walaupun pekerjaan telah selesai, barang telah dikirim, atau jasa telah diberikan, berkas kegiatan pengadaan harus tetap disimpan

• Berkas kegiatan pengadaan sangat penting untuk disimpan karena merupakan catatan resmi penggunaan anggaran oleh pemerintah

‒ Berkas kegiatan pengadaan harus disimpan setidaknya selama masa retensi yang ditentukan oleh peraturan yang berlaku.

‒ Berkas kegiatan pengadaan harus disimpan di tempat yang aman. Artinya, informasi di dalamnya tidak boleh diungkapkan kepada siapapun tanpa persetujuan pejabat yang berwenang. Dokumen ini juga harus disimpan dengan aman supaya terhindar dari segala kerusakan atau penyalahgunaan

(92)

92

Apakah Anda menyimpan bukti

pembelian pribadi dalam bentuk tercetak

(hardcopy) atau elektronik (softcopy)?

6

(93)

93

Slide 7

Hardcopy

vs

Softcopy

Hardcopy

• Diwajibkan oleh peraturan

• Jenis Dokumen yang harus diperbarui terlebih dahulu jika ada perubahan

• Lebih mudah diamankan

• Setiap dokumen disimpan secara terpisah

• Digunakan untuk menyimpan setiap dokumen yang berkaitan dengan keseluruhan proses pengadaan

Softcopy

• Mudah untuk dibagikan dan mudah untuk ditelusuri

• Salah satu aspek dalam pengelolaan arsip

• Memudahkan untuk menambah informasi (mis. jadwal,

pembayaran, dsb.)

• Informasi yang terpisah dapat dilihat secara keseluruhan

• Contohnya SIMP

(94)

94

Mengapa reviu internal penting?

8

(95)

95

Slide 9

Pentingnya reviu internal

• Meskipun ada beberapa lembaga tertentu yang ditugaskan untuk melakukan audit secara resmi, reviu internal perlu

dilakukan pengelola pengadaan

• Reviu internal merupakan cara yang tepat untuk mendeteksi kesalahan-kesalahan yang mungkin merugikan dari segi biaya

• Reviu internal harus:

Dilakukan oleh staf lain yang diberi tanggung jawab

Dilakukan untuk mendeteksi kesalahan dan juga meningkatkan kapasitas staf

Digunakan untuk melatih dan memperbaiki, bukan untuk menghukum

9

(96)

96

Setelah reviu internal dilakukan,

apa yang selanjutnya

dilaksanakan?

10

(97)

97

Slide 11

Langkah selanjutnya setelah reviu internal

• Reviu internal digunakan sebagai peluang untuk mendeteksi kelalaian atau kesalahan sebelum semakin parah atau diketahui umum

• Reviu internal dilakukan oleh rekan-rekan sejawat atau oleh orang yang ditunjuk di lingkungan instansi Anda

11

(98)

98

Reviu internal tidak hanya memeriksa data-data tentang proses pengadaan yang sudah dilakukan, namun juga menerapkan lima prinsip dasar pengadaan:

Kejujuran: Audit memastikan penyedia barang/jasa dan pengelola pengadaan melakukan pekerjaannya dengan jujur

Keadilan: Pemeriksaan dokumen-dokumen akan menentukan apakah penetapan pemenang dilakukan secara adil

Akuntabilitas: Kita bertanggung jawab terhadap dokumen-dokumen yang kita miliki

Kompetisi: Pemeriksaan dokumen akan menunjukkan jenis kompetisi yang diterapkan

Transparansi: reviu internal merupakan bentuk awal transparansi sebelum audit resmi dilakukan

Melihat ke belakang

(99)

99

Slide 13

Berikan contoh dari pengalaman

Anda terkait dengan audit. Apa

yang Anda pelajari dan bagaimana

hasil dari audit tersebut?

(100)

100

Audit sering menjadi proses yang sulit, namun audit

memiliki tujuan yang sangat penting:

Memastikan kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan

Memastikan bahwa keadilan dan kejujuran diterapkan selama proses pengadaan

Uang wajib pajak digunakan dengan tepat

Menilai dampak ekonomi dari pengadaan dan belanja pemerintah

Memeriksa proses dan prosedur internal

Mengapa audit dilakukan?

(101)

101

Slide 15

Ada 3 jenis audit kontrak yang utama

1. Pre-award audit –memeriksa kemampuan internal penyedia

barang/jasa dan instansi pemerintah.

2. Post-award audit –meninjau kontrak yang telah diberikan, memeriksa kepatuhan dan ketaatan terhadap peraturan.

3. Business audit –jenis audit ini dapat dilakukan untuk memastikan bahwa suatu perusahaan memiliki kapasitas untuk melakukan pekerjaan yang dibutuhkan (biasanya digunakan untuk pengadaan berskala besar)

Jenis-jenis audit

(102)

102

• Audit akan dilakukan setiap tahun, dan tidak akan berhenti

dilakukan

• Setiap tahun auditor kontrak dari seluruh dunia

menemukan dana sebesar milyaran dolar disalahgunakan atau kontrak yang tidak dijalankan dengan benar

• Auditor ada untuk membantu, jadi kewajiban Anda adalah membantu auditor dengan melakukan hal-hal berikut ini:

 Bersikap terbuka dan transparan

 Menyiapkan kontrak terlebih dahulu, jika

memungkinkan, dan menyiapkan dokumen-dokumen

yang akan diperiksa oleh auditor

 Memastikan bahwa permintaan auditor ditanggapi dengan cepat dan benar

Persiapan menghadapi audit

_________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________

(103)

103

Slide 17

• Hal-hal yang diperiksa oleh auditor adalah:

– Kepatuhan

– Kecurangan, Pemborosan, dan Penyalahgunaan

– Prosedur yang tidak sesuai

• Auditor tidak hanya sekedar memeriksa berkas kegiatan

pengadaan, namun bisa juga menguji pengetahuan pengelola pengadaan

Setelah audit dilakukan

• Tanggapi setiap permintaan, dengan cepat

• Mintalah penjelasan resmi dari auditor

• Adakan rapat untuk membahas hasil-hasil audit

• Rencanakan cara mitigasi risiko berdasarkan temuan-temuan auditor

Apa yang diperiksa oleh auditor dan apa yang

harus dilakukan setelah audit

(104)

104

Apa saja manfaat audit?

18

(105)

105

Slide 19

Identifikasi masalah-masalah yang mungkin timbul

Peningkatan kinerja secara keseluruhan

Mitigasi risiko dan menghindari sanksi

Peningkatan kepercayaan terhadap pengadaan barang/jasa pemerintah

Identifikasi penghematan

Manfaat yang dapat diperoleh dari audit

19

(106)

106

Poin-poin penting

Perencanaan awal sangat penting untuk keberhasilan kegiatan audit

Reviu internal merupakan langkah awal untuk melakukan checks and balances yang tepat sebelum audit dilaksanakan

Auditor datang untuk membantu. Auditor tidak selalu menyenangkan namun mereka sungguh-sungguh membantu dalam semua hal.

Tanggapi setiap permintaan auditor dengan cepat dan secara profesional

20

(107)

107

Slide 21

Terima kasih!

Ada pertanyaan?

(108)

108

Bermain Peran dalam Reviu Internal

Lihat buku kegiatan di bagian akhir buku pedoman Anda

(109)

109

Slide 23

Kegiatan Interaktif No. 1-0-3

Tabel KWL

–

Bagian 2

Lihat buku kegiatan di bagian akhir buku pedoman Anda

(110)

110

_________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________

Kegiatan Interaktif No. 2-0-1

Memaparkan apa yang dipelajari di

Hari Ke-1

(111)

111

Slide 25

Bermain Peran dalam Audit

Lihat buku kegiatan di bagian akhir buku pedoman Anda

(112)

112

Kegiatan Interaktif No. 2-0-2

Tebak Kata

Lihat buku kegiatan Anda di bagian akhir buku pedoman Anda

(113)

113

►SESI 4 - BIAS DAN DAMPAKNYA TERHADAP PENGADAAN BARANG/JASA

Slide 1

Sesi 4

Bias dan Dampaknya Terhadap

(114)

114

Tujuan

•

Memahami konsep bias

•

Menggambarkan bagaimana bias dapat

memberi dampak terhadap proses pengadaan

•

Mengidentifikasi cara untuk mengatasi bias

(115)

115

Slide 3

Bagaimana Anda

menjelaskan bias?

(116)

116

Semua orang berpotensi melakukan bias

•

Definisi:

– Bias adalah kecenderungan untuk berpikir dengan

cara tertentu yang dapat menyebabkan

penyimpangan secara sistematis terhadap standar rasional atau pertimbangan yang baik

•

Bias dapat dibagi menjadi 2 jenis:

– Bias kognitifbiasanya tidak disadari, merupakan hasil dari bagaimana otak manusia memproses informasi

– Bias motivasi biasanya disadari, disebabkan oleh situasi pribadi, ekonomi, atau budaya

(117)

117

Slide 5

Bias Kognitif

• Karena bias kognitif tidak disadari, akan susah untuk menyadarinya , bahkan menyadarinya pada diri sendiri

• Ketika Anda telah menyadarinya, Anda dapat mengambil

langkah-langkah untuk menguranginya

Kotak A dan B sebenarnya bewarna sama, tapi susah untuk menyadarinya tanpa bantuan

(118)

118

Contoh Bias Kognitif

• Bias Pembenaran: Suatu tindakan mengacu kepada sudut pandang kita sendiri yang dilakukan secara tidak sadar dan mengabaikan atau menolak–tidak peduli seberapa benar–padangan lain yang tidak sesuai dengan sudut pandang kita

• Bias Golongan: menyebabkan kita untuk melebih-lebihkan kemampuan dan nilai dari kelompok kita sendiri dengan mengorbankan orang-orang yang tidak kita kenal

• BiasStatus-quo: secara alami kita khawatir akan

perubahan dan sering menyebabkan kita memilih sesuatu yang menjamin sesuatu untuk tetap sama atau hanya sedikit berubah

Source: Montibeller, Gilberto and von Winterfeldt, Detlof , Cognitive and Motivational Biases in Decision and Risk Analysis (2015)

(119)

119

Slide 7

Bias motivasi

• Bias motivasi seringnya disadari

• Melibatkanmotivasi–keadaan eksternal atau situasi yang dapat mempengaruhi keputusan

– Jejak pendapat dapat menjadi tidak akurat karena responden memberikan jawaban yang mereka anggap paling popular

– Orang mungkin akan menyembunyikan ketidaktahuan agar terlihat“ahli”

– Perusahaan mungkin akan mengabaikan harga atau memberi janji terlalu tinggi untuk sesuatu yang harus mereka berikan

Bias Motivasi mirip dengan Konflik Kepentingan, tetapi mempunyai ruang lingkup yang lebih luas

(120)

120

Contoh bias motivasi

• Mempengaruhi dipengaruhi: terjadi ketika ada kecenderungan emosional untuk hasil tertentu atau

menolak hasil tertentu , atau memilih tanpa

pertimbangan yang bijak

• Hasil positif: terjadi ketika keinginan akan suatu hasil memberikan kepercayaan untuk kenyataan yang akan terjadi (berangan-angan)

• Hasil negatif: terjadi ketika ada kehendak untuk bersikap waspada, hati-hati, atau konservatif dalam

memperkirakan sesuatu yang berkaitan dengan akibat

yang buruk (alias menghindari resiko, contohnya memilih tidak menggunakan teknologi matahari)

Sumber: Montibeller, Gilberto and von Winterfeldt, Detlof , Cognitive and Motivational Biases in Decision and Risk Analysis (2015)

(121)

121

Slide 9

Pikirkan bagaimana persepsi

mempengaruhi keputusan pembelian

dalam kehidupan Anda?

(122)

122

Contoh Bias Kognitif:

Bias harga terendah

Definisi

Pencegahan

Sumber: Dekel, Omer and Schurr, Amos, The Lower-Bid Bias in Public Procurement (May 27, 2013)

Secara tidak sadar, bias yang terjadi secara sistematis untuk menguntungkan penawaran terendah

Ketika tim evaluasi penawaran terpapar oleh harga dan kualitas dari peserta penawaran pada saat yang sama, hal ini dapat menciptakan bias yang menguntungkan penawar dengan harga terendah

Pisah evaluasi menjadi dua bagian, penawaran harga dibuka setelah evaluasi yang berkaitan dengan kualitas selesai dilakukan (penawaran 2 tahap)

Contoh

(123)

123

Slide 11

Contoh Bias Kognitif:

Bias pembenaran

Definisi

Pencegahan

Kecenderungan untuk mencari, menafsirkan, bertumpu dan mengingat informasi sesuai dengan pandangan sendiri

Tim evaluasi mungkin sudah mempunyai pandangan mengenai pilihan terbaik, hal ini dapat membuat tim evaluasi mengenyampingkan atau mengurangi fakta yang terjadi dalam proses pengadaan

Gunakan beberapa staf ahli yang dapat memberikan sudut pandang berbeda terhadap dokumen penawaran. Buat kriteria eveluasi penawaran yang obyektif

Contoh

Sumber: Oswald, Margit E.; Grosjean, Stefan (2004). "Confirmation Bias"

(124)

124

Bias motivasi dalam pengadaan barang/jasa :

Bias Mempengaruhi

–

dipengaruhi

Bias yang terjadi ketika ada kecenderungan emosional untuk pilihan tertentu atau menolak pilihan tertentu , atau memilih tanpa disertai pertimbangan yang bijak

Tim evaluasi mendapat tekanan dari rekan kerja, atasan, pengawas, atau pihak lain, dalam membuat keputusan (terlepas dari fakta yang terjadi dalam proses pengadaan)

Buat kriteria evaluasi penawaran yang obyektif. Sealu mengacu pada dokumen dan justifikasi. Secara rutin periksa hasil pengadaan dengan audit dan reviu sesama rekan kerja

Definisi

Pencegahan

Contoh

(125)

125

Slide 13

Bias dapat berdampak buruk bagi

pengadaan

• Secara teori, bias dapat menyebabkan orang-orang atau kelompok membuat keputusan yang kurang rasional

• Ini dapat memberi dampak penting bagi pengadaan negara termasuk:

– Kelebihan pembelanjaan (overspending)

– Gagal mendapatkan nilai terbaik

– Gagal memenuhi tujuan yang dibutuhkan

– Penundaan jawal

– Pelanggaran undang-undang, peraturan dan kebijakan

– Tindakan Disipliner

(126)

126

Mencegah bias

• Penangkal terbaik untuk bias adalah keterbukaan dan transparansi di sepanjang proses pengadaan

• Kesadaran akan kemungkinan terjadinya bias dan membicarakannya, adalah kunci untuk mencegah bias • Dorong terjadinya diskusi dalam tim pengadaan :

– Apakah ada anggota tim evaluasi yang pernah bekerja sama dengan calon penyedia di masa lalu ? (Diskusikan pengalaman positif dan negatif)

– Apakah ada anggota yang mempunyai kecenderungan terhadap satu penyedia, barang atau solusi? Mengapa ?

– Apakah ada anggota yang mempunyai kecenderungan terhadap penyedia tertentu, barang atau solusi? Mengapa?

• Lakukan audit secara rutin : jika semua sadar pekerjaannya akan diaudit, tentu mereka akan menghindari bias

(127)

127

Slide 15

Studi Kasus - skenario

Skenario:

- Sebuah Departemen Pemerintah melakukan pelelangan untuk memilih penyedia ATK (anggaran setahun senilai Rp. 210 M). Proses kualifikasi telah menghasilkan dua calon penyedia.

- Penyedia saat ini adalah penyedia yang telah lama berdiri di kota anda, walaupun akhir-akhir ini kualitas produk mereka mengalami penurunan (menyebabkan keluhan dari para pegawai). Dalam upaya untuk

mempertahankan kerjasama, mereka memberikan penawaran Rp.195M

- Calon penyedia kedua adalah perusahaan yang relatif baru berdiri, tetapi dengan cepat mendapat reputasi yang baik dan telah menjadi penyedia bagi dua departemen lain di kota anda. Mereka memberikan penawaran Rp. 205M

Bagaimana bias ini dapat mempengaruhi pengadaan?

(128)

128

Studi Kasus - diskusi

“Saya telah bekerja sama dengan penyedia saat ini selama 10 tahun. Tentu hubungan kami naik turun, tapi mereka sudah berdiri lama dan kami selalu

menggunakan mereka. Saya tidak percaya dengan pemain baru…”

Ini memperlihatkan adanya bias pembenaran. Pejabat berwenang telah mempunyai pengalaman kerjasama dengan penyedia saat ini dan mengabaikan kecakapan dari penyedia baru yang telah dibuktikan pada departemen pemerintah yang lain

(129)

129

Slide 17

Case study - discussion

“Saya tahu bahwa banyak pegawai

yang mengeluh mengenai ATK

akhir-akhir ini… tapi apakah BENAR-BENAR diperlukan perbedaan Rp 10 M per tahun untuk barang yang lebih baik?” [berkata sambil membersihkan meja dari tinta pena yang bocor]

I