BAB III
OBJEK PENELITIAN
III.1 Sejarah Singkat
PT.GMF AeroAsia berawal dari Direktorat Teknik Garuda Indonesia pada tahun 1949, dan bertransformasi pada tahun 1984 menjadi Divisi Maintenance & Engineering (M&E) Garuda Indonesia yang kemudian dikembangkan menjadi unit bisnis mandiri dan profit center untuk menghasilkan pendapatan dan mengurangi beban biaya operasional PT. GMF AeroAsia. Sekitar tahun 1998 dibentuk strategic Business Unit Garuda Maintenance Facility (SBU GMF AeroAsia) yang menangani seluruh aktivitas perawatan armada Garuda Indonesia. Pada akhirnya, Garuda Indonesia sebagai perusahaan airlines akan dapat fokus pada bisnis intinya di industri penerbangan.
Sebagai unit bisnis, PT. GMF AeroAsia mengembangkan diri dengan meningkatkan fasilitas perawatan pesawat, infrastruktur dan kompetensi personil yang mampu mendukung on time performance dalam melaksanakan perawatan dan perbaikan pesawat terbang dengan ground time minimum dan tingkat efisiensi yang tinggi sehingga dapat bersaing dalam memperoleh kepercayaan maskapai penerbangan lainnya.
Kemampuan PT. GMF AeroAsia semakin diakui dengan keberhasilannya meraih sertifikasi FAA (Federal Aviation and Administration ). PT. GMF AeroAsia yang sudah mampu merawat pesawat F-28 dan DC-9 sejak tahun 1974, pada akhir tahun 1990 sudah dapat melaksanakan overhaul pesawat A300, DC10 dan B747. Pada akhir tahun 1993, pesawat B737 dapat dirawat D-check.
Pada tahun 2002, manajemen Garuda Indonesia melakukan “Spin-Off” dan SBU-GMF AeroAsia resmi menjadi anak perusahaan mandiri dengan nama PT Garuda Maintenance Facility AeroAsia (PT. GMF AeroAsia) dengan Akte Pendirian No. 93 tanggal 26 April 2002 oleh Notaris Arry Soepratno, S.H. dan diberitakan dalam Tambahan Berita Negara RI No. 78 tanggal 27 September 2002. Komposisi kepemilikan saham GMF AeroAsia adalah 99% PT Garuda Indonesia (Persero) Tbk. (Garuda Indonesia) dan 1% PT Aero Wisata.
Visi dan Misi perusahaan
Visi Perusahaan
PT. GMF AeroAsia menjadi MRO kelas dunia pilihan customer. Visi PT. GMF AeroAsia dirancang untuk mewujudkan destinasi strategis yang dikenal dengan “ Global Challenge “ dengan melihat 15 tahun ( 2003-2018 ) ke depan dan dijabarkan menjadi tiga tahap. Saat ini PT. GMF AeroAsia telah memasuki Tahap Kedua dari Program Global Challenge setelah melewati tahap pertama dan mempersiapkan landasan yang kokoh untuk tahap berikutnya.
Misi Perusahaan
Menyediakan solusi Maintenance Repair and Overhaul (MRO) yang terintegrasi dan handal untuk keamanan udara dan menjamin kualitas hidup manusia.
III.2 Bidang Usaha
Bisnis utama PT. GMF AeroAsia adalah penyediaan jasa perawatan dan perbaikan pesawat terbang yang mencakup rangka pesawat, mesin, komponen dan
jasa pendukung lainnya secara terintegrasi atau dikenal dengan bisnis MRO (Maintenance Repair and Overhaul).
PT. GMF AeroAsia mampu melaksanakan perawatan dan perbaikan pesawat terbang mulai dari perawatan dan perbaikan pesawat terbang mulai dari perawatan line maintenance sampai overhaul, perawatan dan perbaikan mesin serta komponen, proses modifikasi dan cabin refurbishment. Kemampuan tersebut telah mendapat pengakuan ditandai dengan keberhasilan meraih sertifikat nasional maupun internasional yang mengukuhkan kemampuan perawatan pesawat terbang PT. GMF AeroAsia sesuai standar internasional. Tahun 2003 PT. GMF AeroAsia melakukan ekspansi ke bisnis modifikasi pesawat terbang. Bisnis ini mengangkat posisi PT. GMF AeroAsia menjadi salah satu perusahaan perawatan pesawat yang mampu melaksanakan modifikasi besar pesawat dengan teknologi tinggi.
Saat ini, PT. GMF AeroAsia telah memasuki bidang jasa perawatan Industrial Gas Turbine Engine (IGTE) serta perawatan Industrial Generator Overhaul, yang diharapkan menjadi sumber penadapatan baru disamping mengoptimalkan sumber daya dan kompetensi yang sudah dimiliki. Pada akhirnya, PT. GMF AeroAsia dapat menjadi perusahaan yang memberikan jasa total solution untuk perawatan baik dibidang aviasi maupun non-aviasi.
Fasilitas produksi PT. GMF AeroAsia berada di Bandar Udara Soekarno-Hatta, Cengkareng yang terdiri dari public area dan social services, perkantoran, perbengkelan (workshop), hanggar pesawat, pergudangan, power house, industrial waste water treatment, dan ground support equipment yang menempati lahan seluas 115 hektar di dalam kawasan berikat dan non-kawasan berikat. Fasilitas ini merupakan salah satu yang terbesar di Asia. Kelengkapan
infrastruktur seperti hanggar, component workshop, gudang material, gedung pengolahan air dan limbah, dan lain-lain merupakan nilai tambah yang dapat dimanfaatkan seoptimal mungkin untuk menjamin pelayanan serta kepuasan pelanggan.
III.3 Produk Pembelian Garuda Maintenance Facility (PT.GMF AeroAsia)
Didalam perawatan pesawat, enginee, komponen, serta pendukung lainnya dibutuhkan sparepart sesuai dengan klasifikasi perawatan. Suku cadang perawatan pesawat terbang yang dibeli atau disimpan dikategorikan menjadi 3 yang dinamakan “Tipe Class Material” :
(a).Rotable Part
Adalah suatu parts penggantiannya berdasarkan waktu yang telah ditentukan.
Contoh :
- Engine : Mesin pesawat udara.
- Landing Gear : Alat untuk pendaratan pesawat udara. - Main Wheal : Roda pendaratan pesawat udara. - Brake Unit : Alata untuk pengereman pesawat udara. (b).Repairable Part
Adalah suatu parts yang dapat diperbaiki hingga kembali seperti semula atau menjadi seperti yang baru.
Contoh :
- Fan Blade : Bagian dari mesin pesawat udara.
- Pitch Computer : Alat pengatur pesawat untuk naik atau turun.
- Yaw Computer : Alat pengatur pesawat untuk
membelokkan ke kanan atau kekiri. - Weather Rader Control : Alat pengontrol untuk cuaca di
udara. (c).Expaindable part atau consumable part
Adalah setiap komponen yang menjadi tidak cocok untuk digunakan kembali kalau sudah diinstal.
Contoh :
- Screw : Alat pengencang.
- Bolt : Alat pengencang.
- Nut : Alat pengencang.
- Scap : Bahan untuk mencegah kebocoran pada mesin pesawat.
- Packing : Bahan untuk mencegah kebocoran pada bagian mesin pesawat.
III.3.1 Produk utama Garuda Maintenance Facility (PT. GMF AeroAsia)
Secara umum produk utama Garuda Maintenance Facility (PT. GMF AeroAsia) saat ini dapat diklarifikasikan sebagai berikut :
a. Perawatan dan Overhaul pesawat (aircraft) pesawat B 747-100 / 200 / 400, B 737, DC-10, A300, B4, Foker 28, serta A 330.
b. Perawatan dan Overhaul komponen pesawat B747-100 / 200 / 400, B737, DC-10, A300, B4, Foker 28, serta A330.
c. Perawatan dan Overhaul mesin pesawat, yaitu : mesin SPEY 555, CFM 56-3, JT9D dan APUGTCP36, GTCO85 dan TSCP700.
d. Perawatan GSE (Ground Support Equipment)
III.3.2 Dasar-Dasar dalam pembelian
Didalam PT. GMF AeroAsia terdapat dasar-dasar pembelian agar dapat menentukan produk efisien dan efektif. Dasar-dasar pembelian tersebut, yaitu :
1. Savety stock dan Floating Sparts
a) Savety stock adalah suatu jumlah yang merupakan batas dari jumlah stock yang ada persediaan dalam gudang untuk perawatan atau batas minimal.
b) Floating sparts adalah suatu jumlah persediaan yang harus ada digudang disesuaikan dengan kebutuhan maintenance terhadap pesawat yang akan dirawat maupun diperbaiki.
Perhitungan dari Savety stock dan Floating sparts berdasarkan dari historical yang dalam proses pembeliannya bisa direncanakan.
2. Finding produk
Adalah suatu permintaan produksi hasil dari maintenance, dalam proses pembeliannya tidak dapat diprediksi.
3. Enginering order atau enginering instraction
Adalah sesuatu yang dapat menganalisa, menguji, dan mengecheck dari hasil poduk perawatan maupun perbaikan. Dalam proses pembliannya tidak dapat diprediksi.
Berbagai sertifikat dari berbagai negara telah diraih oleh PT. GMF AeroAsia sebagai perusahaan MRO kelas dunia, yaitu :
AUTHORITY CERTIFICATE NUMBER OF
CERTIFICATE
Indonesia DGAC 145/0100
USA FAA WGFY076F
Europe EASA 145.0062
Singapore CAAS AWI/139
Sudan CAA CAA/7/AW/ENO/03/001
South Amerika CAA 945
Yemen CAMA 018
Yemen CAMA 38
Thailand DCA 181/2538
Papua NewGuinea CAA MOCI145/005
Ghana CAA 063
Bangladesh CAA CAA/5525/36/AELD
Setelah GMF berubah status menjadi PT. GMF Aero Asia, maka secara otomatis struktur organisasi dan Manajemen yang semula menjadi satu bagian dari PT. Garuda Indonesia menjadi terpisah dan berdiri sendiri. Hal ini di jelaskan dan terlampir dalam SK NO. GMFAA/DT/SKEP/5002/2002 tanggal 02 Agustus 2002.
III.4 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas Perusahaan
III.4.1 Struktur Organisasi PT. GMF AeroAsia
Bagian Pembelian dan pengelolaan persediaan barang
Airframe & Component Services Purchasing Part Services Availability Management Rotable Control Material Planning Pooling Management Cabin Parts Purchasing Aircraft Parts Purchasing Spare Control Center Strategic Procurement Asset Management & Material Services Bonded Zone Hangar Store Appron Store Central Store General Fixed Asset Mgt A/C Fixed Asset &
Inventory Mgt
GA Material Services Fixed Asset &
Inventory Management
III.4.2 Uraian Tugas Perusahaan
Dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan bagian fungsi pembelian dan pengelolaan persediaan, PT. GMF AeroAsia membentuk Board Of Management yang terdiri dari :
1. VP. Asset Management dan Material Services, memiliki beberapa tugas sebagai berikut :
- Penjamin efektivitas pengelolaan kegiatan Dinas asset management dan material services, termasuk penentuan arah dan strategi bisnis sehingga mampu menjadi pusat jaringan unit usaha yang bergerak dalam bidang pelayanan penyediaan material pesawat yang handal dan efisien didalam memenuhi kebutuhan pelanggannya.
- Bertanggungjawab untuk merumuskan, menjabarkan dan mengendalikan pelayanan penyediaan material pesawat untuk tercapainya kepuasan pelanggan secara efisien, handal dan sinergi dengan ”corporate business policy”.
- Merumuskan, menjabarkan dan mengendalikan kegiatan ”asset management dan material services” agar tetap selaras dengan arah kebijakan perusahaan
2. Fixed Asset dan Inventory Management
- Penjamin efektifitas pengelolaan seluruh operasional bidang fixed asset dan inventory, sehingga mampu menjadi pusat informasi, pelayanan dan pengelolaan inventory yang optimal serta pengendali pergerakan komponen pesawat.
- Bertanggungjawab untuk merumuskan, menjabarkan dan mengendalikan sumber daya di fixed asset dan inventory.
- Mengarahkan dan mengendalikan jalannya seluruh kegiatan bidang fixed asset dan inventory melalui perencanaan, penelusuran, serta peninjauan kinerja seluruh Manager Bidang fixed asset dan inventory.
(a).Manager Aircraft Fixed Asset dan Inventory Management
Bertugas memonitor dan mengendalikan inventory yang tergolong A/C fixed asset selama masa operasional asset tersebut dan menetapkan tingkat persediaan yang aman serta optimum.
(b).Manager General Fixed Asset Management
Bertugaas mengendalikan kekayaan perusahaan yang mempunyai wujud dan maanfaat ekonomis lebih dari 1 tahun mulai dari perencanaan sampai dengan pemeliharaannya.
(c).Manager Central Store
Bertugas menyediakan jasa layanan pengambilan barang yang ada di gudang pusat dengan tepat waktu dan tertib-administrasi sesuai prosedur yang berlaku, dalam rangka mendukung kelancaran operasional kegiatan perawatan pesawat/engine/component.
(d). Manager Appron Store
Bertugas menyediakan jasa layanan pengambilan barang yang ada di gudang Line Maintenance dengan tepat waktu dan tertib administrasi sesuai prosedur yang berlaku, dalam rangka mendukung kelancaran operasional kegiatan Line Maintenance.
(e). Manager Hanggar Store
Bertugas menyediakan jasa layanan pengambilan barang yang ada di gudang Base Maintenance dengan tepat waktu dan tertib administrasi sesuai prosedur yang berlaku.
3. GM. GA Material Service
- Menjadi penyedia jasa proses layanan penyediaan dan kegiatan pooling komponen yang dapat memberikan konstribusi keuntungan pada perusahaan atas Material GA yang dikelola PT. GMF AeroAsia. - Bertanggungjawab untuk menjabarkan, mengatur dan menjamin
bahwa proses layanan penyediaan Material GA berjalan efisien. - Menjabarkan, mengatur dan menjamin bahwa kegiatan GA Material
Services dapat memberikan konstribusi keuntungan pada perusahaan. (a).Manager Spare Control Center
Bertugas menyediakan jasa layanan penyediaan component dalam keadaan mendesak (seperti, AOG dan overdue HIL) sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku.
(b).Manager Aircraft Parts Purchasing
Bertugas melaksanakan pengadaan material (aircraft parts) sesuai perencanaan material yang disusun oleh Seksi Material Planning,
untuk mendukung seluruh kegiatan perawatan
pesawat/engine/component sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku.
(c).Manager Cabin Parts Purchasing
Bertugas melaksanakan pengadaan material (cabin dan bulk) sesuai perencanaan material yang disusun oleh Seksi Material Planning,
(d).Manager Pooling Management
bertugas memberikan jasa layanan penyediaan component dengan menggunakan Pooling-Provider, dalam upaya mendukung kelancaran operasional kegiatan perawatan pesawat/engine GMF.
4. GM Bonded Zone
- Pengelola area pergudangan khusus yang efisien dan menguntungkan perusahaan.
- Bertanggungjawab untuk merumuskan, menjabarkan dan mengendalikan sumber daya di bonded area
- Mengarahkan dan mengendalikan jalannya seluruh kegiatan melalui perencanaan, penelusuran, serta peninjauan kinerja seluruh Fungsional. Dan bertanggung-jawab atas ketersediaan sumber daya agar kegiatan dapat terlaksana dengan baik.
5. GM Strategic Procurement
- Bertugas menjadi sumber pencetus utama strategi pengadaan material dan sebagai pelaksana proses imbal beli material pesawat terbang. - Memastikan bahwa pelaksanaan imbal beli material dapat
meningkatkan kinerja operasional dan keuangan perusahaan.
- Memastikan bahwa kegiatan strategic procurement dan Counter Trade tetap selaras dengan prinsip prinsip Bisnis.
6. GM Airframe & Component Services
- Bertugas menjadi penyedia jasa proses layanan perbaikan dan avaibility airframe dan komponen.
- Bertanggungjawab untuk menjabarkan, mengatur dan menjamin bahwa proses layanan perbaikan komponen berjalan efisien.
(a).Manager Part Services
Bertugas melaksanakan pengadaan material (aircraft parts) sesuai perencanaan material yang disusun oleh Seksi Material Planning. (b).Manager Avaibility Management
Bertugas menyediakan jasa layanan perencanaan dan pengadaan component untuk kebutuhan perawatan pesawat Garuda, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku.
(c).Manager Rotable Control
Bertugas melaksanakan pengendalian terhadap pergerakan component dari ke workshop maupun subkontraktor, baik status modifikasi maupun flighthours, sehingga kelancaran operasional kegiatan perawatan pesawat atau engine GMF dapat terjamin dan tetap memenuhi ketentuan yang berlaku.
(d).Manager Material Planning
Bertugas melaksanakan perencanaan kebutuhan material untuk mendukung seluruh kegiatan perawatan pesawat/engine/component, sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku.
(e).Manager Purchasing
Bertugas melaksanakan pengadaan material (aircraft parts) sesuai perencanaan material yang disusun oleh Seksi Material Planning,
untuk mendukung seluruh kegiatan perawatan
pesawat/engine/component sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku.
III.4.3 Prosedur Operasional Pembelian dan Pengelolaan Persediaan Barang Pada PT. GMF AeroAsia.
Pembelian adalah merupakan suatu aktivitas yang penting dan akun yang dapat digunakan untuk mencatat semua barang yang dibeli perusahaan dalam suatu periode. Pembelian yang dapat dilakukan oleh perusahaan bertujuan untuk memenuhi kebutuhan barang perusahaan dalam memproduksi barang jadi untuk dijual kembali.
Dalam sistem pembelian yang mengakibatkan ketidakefisien akan dapat mempengaruhi sistem yang lain dalam perusahaan menjadi terhambat. Oleh karena itu, pengendalian yang efektif perlu dilakukan terhadap sistem pembelian ini, karena pembelian menyangkut pengalokasian dana dalam persediaan barang yang cukup besar dan kelancaran kegiatan pada suatu produksi barang yang sangat tergantung pada sistem pembelian.
PT. GMF AeroAsia memiliki kebijakan-kebijakan dalam sistem pembelian sebagai berikut :
a) Seluruh proses pembelian harus dilaksanakan berdasarkan pertimbangan kompetitif yang komprehensif dan bukannya semata-mata dari jumlah dan nilai pembelian, untuk memperoleh pembelian yang paling menguntungkan.
b) Ketentuan bagi purchaser atau procurer, User dan personel lainnya yang terkait dalam proses pembelian. Tidak boleh menerima pmberian atau reward apapun dari Vendor atau Supplier. Pelanggaran terhadap ketentuan di atas dapat berakibat pada dijatuhkan tindakan sanksi disiplin bagi karyawan PT. GMF AeroAsia dan peninjauan ulang atas
keberadaan Vendor atau Supplier sebagai pemasok PT. GMF AeroAsia.
c) Pemecahan purchase order atau kontrak pembelian dengan maksud untuk menghindari regulasi sama sekali dilarang.
d) Seluruh kontrak dengan nilai diatas USD 500.000 (five hundred thousand US Dollar) atau setara dengan RP. 5.000.000.000 (lima milyar rupiah) per kontrak terlebih dahulu harus mendapat review dari Strategic Procurement bersama dengan Komite Material.
e) Seluruh kontrak harus mendapat review dari unit kontrak yang diindikasikan adanya stempel persetujuan kontrak dari User atau Bisnis/Service Unit atau Purchaser/Procurer.
Adapun konsep pembayaran yang dipakai oleh PT. GMF AeroAsia. Terdapat tiga konsep yang disebut “ THREE WAYSMATCHING”, yaitu :
1) Jika inspektor telah melakukan transaksi good receive pada sistem SAP.
2) Jika accounting telah melakukan transaksi invoice receipt pada sistem SAP.
3) Jika accounting telah melakukan jurnal pengakuan investor pada hutang vendor.
Persediaan bertujuan untuk dapat memaksimalkan tingkat layanan dan dapat mengurangi pembelanjaan modal melalui pengurangan persediaan. Pengelolaan persediaan barang yang baik sangat menentukan kinerja suatu perusahaan, karena perusahaan mengupayakan agar dalam penyelesaian produksi dan pengiriman barang kepada pelanggan tepat waktu agar hal tersebut dapat
memberikan kepuasan terhadap pelanggan dan berdampak pada kinerja perusahaan.
Hal yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan persediaan barang adalah dalam penerimaan barang, penyimpanan barang, perawatan barang, penjagaan barang, pencatatan barang, dan pengeluaran barang.
Kebijakan-kebijakan yang terkait dengan pengelolaan persediaan barang pada PT. GMF AeroAsia, yaitu :
a) Untuk metode pencatatan atas persediaan barang menggunakan metode perpetual, karena setiap pergerakan barang yang dicatat menggunakan sistem SAP dan menggunakan modul material management.
b) Untuk metode penilaian atas persediaan barang yang digunakan perusahaan adalah metode FIFO (First In Frist out )
Prosedur-prosedur yang terkait dengan proses pembelian pada PT. GMF AeroAsia, sebagai berikut :
Pembelian barang yang dibutuhkan oleh suatu perusahaan sebelum membeli barang-barang tersebut maka diperlukan adanya untuk merencanakan barang-barang yang akan dibeli. Yang bertujuan untuk menggambarkan bahan diperbaiki dan consumable perencanaan & pengendalian proses dalam perdagangan & manajemen Aset untuk mendapatkan bahan yang tepat pada waktu yang tepat untuk mendukung pesawat jalur proses pemeliharaan di cukup biaya yang efektif dan efisiensi. Berikut adalah prosedur dalam perencanaan pembelian :
1. Prosedur informasi perencanaan pembelian
(a).Perencanaan pembelian dilakukan dengan mengidentifikasi kebutuhan bahan yaitu
- jadwal pemeliharaan : Mengidentifikasikan untuk menghecek kegiatan jadwal pemeliharaan, waktu kerja batas, dan ketertiban mingguan.
- Un-jadwal pemeliharaan :
Mengidentifikasikan daftar item, jika terdapat barang yang berbeda dan kekurangan barang yang dibutuhkan.
- Bahan permintaan dari unit produksi dan reservasi.
(b).Jika material adalah item yang diperbaiki, maka barang di analisa dalam penambahan jumlah suku cadang yang tersedia.
(c).Jika material adalah item yang baru, maka data di input parameter ke dalam suatu sistem.
(d).Barang perencana akan menentukan kuantitas (order) dengan menganalisa dan memeriksa persediaan barang saat ini, memeriksa konsumsi yang terdahulu, memeriksa kebutuhan persediaan yang akan datang, memeriksa purchase requisition dan purchase order, adanya penambahan waktu, memeriksa perpindahan barang yang lalu, memeriksa secara rutin maupun non rutin, memeriksa harga, dan memeriksa Self Life.
(e).Barang planner diputuskan untuk penambahan saham yang mengubah urutan yang telah direncanakan, menciptakan ketertiban direncanakan baru atau mengkonversi pesanan yang telah di rencana untuk membeli permintaan jika di perlukan.
2. Mengendalikan proses pemesanan
(a).Bahan planner berkoordinasi dengan pembeli untuk memantau dan mengendalikan dengan tepat waktu, setidaknya seminggu sekali untuk memantau bahan planner yang akan dipesan.
(b).Pertemuan mingguan yang dihadiri oleh planner dan pembeli merupakan media untuk mengendalikan agar tepat waktu, dan dapat didukung oleh email atau surat resmi jika perlu.
3. Menjaga parameter persediaan.
Materi perencana sebagai alat untuk mengontrol MRP untuk mempertahankan parameter MRP dan untuk mengevaluasi hasil perencanaan, seperti Reorder Level (RL), Safety Stock (SS), Maximum Stock Level (MS), Plan atau Non Plan (VB, V1, ND), dan Lot size (HB, EX, etc).
4. Sistem Pelaporan
Setelah sudah mengevaluasi dan mengkonversi perencanaan pemesanan untuk permintaan pembelian dan memantau waktu. Lalu mengontrol MRP untuk membuat Laporan Manajemen (sebagai indikator kinerja), seperti Service Level, Inventory Turn Over, Unmoved Material (>2 tahun, 1-2 tahun, <6 bulan), Purchase Requisition dan Purchase Order.
Prosedur-prosedur yang terkait dengan proses pembelian pada PT. GMF AeroAsia adalah sebagai berikut :
Prosedur yang terkait dengan pembelian bertujuan untuk menjelaskan proses pembelian di unit pesawat bagian pengadaan untuk mendapatkan bahan
yang tepat di tempat yang tepat pada waktu yang tepat untuk mendukung proses perawatan pesawat dengan biaya rendah yang wajar.
1. Prosedur penawaran dalam pembelian
(a). Menerima daftar permintaan pembelian bahan dari perencanaan bahan material, atau permintaan pembelian, atau permintaan layanan.
(b). Menerima penentuan atau penawaran untuk manufacture, supplier, dan vendor yang telah disetujui.
(c). Harus menutup kutipan pada tanggal penutupan. Jika kutipan kurang dari tiga penawar, RFQ harus diulang dengan mengundang pemasok lain. Permintaan untuk kegiatan penentuan dari bahan atau komponen, bagian umum dan jasa dari pemasok atau vendor seperti yang disebutkan dalam daftar penjual disetujui untuk mendukung perawatan pesawat.
(d). Jika RFQ telah diulang tapi minimal tiga kutipan belum tercapai, akan menegoisiasikan persyaratan pembayaran harga, waktu pengiriman, dengan pemasok yang dipilih, dan memberikan laporan pembenaran. (e). Setelah persyaratan telah layak dicapai, maka akan menutup tawaran
dan akan membuat harga perbandingan dan meringkas hasil penawaran.
2. Prosedur persetujuan pembelian pesanan.
(a). POPA Sebagai panduan untuk seseorang ketika meminta purchase order usulan persetujuan dari manajemen. Wajib bertanggung jawab untuk menyediakan POPA, yang terdiri dari MPR Form,
Computer Print Out (sejarah digunakan yang akan dibeli), kuota penawar, negosiasi, perbandingan harga pada laporan.
(b). Mengusulkan popa manager dan general manager untuk disetujui. Jika nilai lebih dari $10.000 . usulan melebihi Dollar AS POPA harus disetujui oleh VP dan Manajemen Aset Perdagangan.
(c). Jika POPA tidak disetujui, maka akan memeriksa dan mengevaluasi usulan untuk revisi kemudian merevisi POPA sebagai memutuskan, tetapi jika pembatalan POPA diputuskan kemudian menghentikan proses dan perencanaan info bahan untuk membatalkan atau merevisi pembelian.
(d). Jika POPA sudah disetujui maka proses selanjutnya mempersiapkan print out untuk Pembelian Pesanan.
3. Prosedur proses pembelian
(a). Pembelian aktivitas bahan, komponen, bagian umum dan jasa dari pemasok atau vendor seperti yang disebutkan dalam daftar penjual yang telah disetujui untuk mendukung perawatan pesawat. Mempersiapkan hard copy Pesanan pembelian lalu barang-barang yang akan dibeli dan dilakukan pengechekkan kontrak.
(b). Untuk menyelesaikan pesanan pembelian harus dilengkapi dengan POPA yang telah disetujui oleh manajemen, form pembelian, computer print out, kuota penawar, negosiasi, harga perbandingan jika ada, dan laporan pembenaran jika ada.
(c). POPA wajib mengirimkan pesanan pembelian untuk manager, general manager, dan aset manajemen perdagangan VP dan jika melebihi $10.000 AS untuk persetujuan.
(d). Jika pesanan pembelian telah disetujui, Manager akan mengkonfirmasi pesanan pembelian melalui email kepada pemasok atau vendor, atau melalui faks.
(e). Memantau waktu pengiriman barang pada order pembelian dengan waktu yang telah ditentukan oleh pemasok atau vendor. Jika waktu pengiriman hampir jatuh tempo, akan mengirimkan peringatan 1 ke pemasok atau vendor sampai peringatan 3, jika peringatan 3 telah dikirim dan bagian-bagian belum disampaikan, harus membatalkan pesanan pembelian.
(f). Mengevaluasi bagian-bagian yang masih diperlukan atau tidak, jika masih dibutuhkan permintaan penawaran ke pemasok lain atau vendor yang akan memberikan bagian dengan waktu pengiriman yang singkat dan harga murah atau jika permintaan bagian yang mendesak ditutup dengan laporan pembenaran.
(g). Memantau bagian order pembelian sampai bagian yang yang diterima oleh gudang dan bertanggung jawab untuk setiap kasus yang berkaitan dengan pembelian prosedur seperti dokumentasi . (h). Memantau order pembelian kelengkapan berkas nya dengan file
pribadi. Memantau barang sampai diterima digudang setelah sudah menerima barang proses pembelian selesai.
4. Prosedur Penundaan Barang
(a). Bagian gudang akan memeriksa barang yang tertunda pengirimannya.
(b). Mengevaluasi alasan penyebab penundaan dan berdiskusi dengan Inspektur untuk dapat memecahkan masalah yang terjadi.
(c). Memahami dan mengidentifikasi alasan penyebab penundaan seperti dokumen memadai, kuantitas perbedaan, perbedaan jumlah bagian, perbedaan fisik, kerusakan, kemasan tidak pantas, dokumentasi, sertifikat, dll.
(d). Bagian gudang akan membicarakan dengan pemasok atau vendor untuk menyelesaikan tidak mencukupi kebutuhan bahan atau untuk menyelesaikan kekurang berkas yang tidak lengkap.
(e). Jika berkas-berkas sudah lengkap, maka memberikan info ke pengawas barang untuk dipersetujui dan dilakukan pengiriman ke gudang.
(f). Jika berkas-berkas belum lengkap, maka memutuskan apakah membatalkan pesanan pembelian, atau mengembalikan barang kembali ke pemasok atau vendor untuk penggantian jika pemasok atau vendor tidak dapat memenuhi kebutuhan.
Prosedur-prosedur yang terkait dengan proses pengelolaan persediaan barang pada PT. GMF AeroAsia, sebagai berikut :
(a).Petugas Gudang menerima bagian, yang dilengkapi dengan barang menerima slip atau pembalikan. Tag berguna, diperbaiki dan konsumsi dilampirkan pada bagian.
(b).Petugas gudang akan memeriksa dan memastikan bahwa persyaratan berikut ini dipenuhi: Dokumen yang diperlukan selesai, Tagging yang tepat telah diisi dengan nomor PO atau RO untuk melacak, bagian dalam kondisi baik, kuantitas sesuai dengan barang menerima slip, dan penyajian tepat.
(c).Jika satu atau lebih persyaratan tidak selesai, petugas gudang akan menolak dan kembali bagian dengan barang-barang menerima slip untuk menerima distribusi. Alasan penolakan harus disertakan. (d).Jika, setelah diperiksa, semua persyaratan selesai, petugas gudang
akan menyelesaikan dan menandatangani menerima barang kemudian menulis lokasi pada paket. Jika ada perubahan lokasi, petugas gudang wajib memperbaharui dan menulis lokasi baru di barang menerima slip. pada rak secara otomatis direkam oleh SAP. petugas gudang wajib mempertimbangkan segregasi dan FIFO (First In First Out) ketika menemukan bagian dan melakukan perhitungan siklus.
(e).Jika ada ketidaksesuaian fisik, petugas gudang wajib membuat laporan dan melakukan pembetulan, dan meminta pengawas gudang nya jika ada kesulitan dalam perbaikan tersebut.
(f).Jika ada ketidaksesuaian kuantitas, petugas gudang wajib membuat laporan untuk penyelidikan dan cap "siklus akuntansi tidak sesuai" pada barang-barang menerima slip.
(g).Jika tidak ada perbedaan sama sekali, petugas gudang wajib cap "Siklus Menghitung Sesuai" pada barang-barang menerima slip. (h).Petugas gudang akan kembali barang aslinya menerima slip untuk
III.4.4 Teknik Pengumpulan Data
Sistem Pembelian dan Pengelolaan Persediaan Barang
Pada PT. GMF AEROASIA
No Pertanyaan Ya Tidak Keterangan
Pengelolaan Persediaan Barang
1. Apakah pada bagian gudang mempunyai daftar uraian tugas (job desk) secara tertulis untuk para karyawannya ?
2. Apakah perusahaan sudah memiliki prosedur penerimaan & penyimpanan barang secara tertulis ?
Perusahaan memiliki work instruction 3. Apakah semua kebijakan telah dikomunikasikan
dengan baik antara seluruh bagian gudang ?
4. Apakah sistem gudang atau penyimpanan barang terpisah dari :
- Sistem penerimaan barang ? - Sistem pembelian ?
- Sistem akuntansi ?
- Sistem Finance / pembayaran ?
Tidak terpisah karena sudah adanya SAP Terintegrasi dan di nilai baik.
5. Apakah dilakukan pencocokan secara berkala antara persediaan yang ada dengan kartu stock ? Bila “Ya”, apakah dilakukan :
- Per minggu ? - Perbulan ? SAP Online mutasi setiap saat dan di nilai baik.
6. Apakah dalam perusahaan memiliki safety stock ?
7. Apakah dilakukan audit persediaan secara berkala yang melibatkan bagian accounting ?
Bila “Ya”, apakah dilakukan : - Perbulan?
- Pertahun ?
8. Apakah setiap penerimaan barang didasarkan pada Purchase Order & Surat Jalan ?
9. Apakah ada pengechekkan terhadap mutu, spesifikasi & kuantitas barang pada saat menerima barang dari supplier ?
Bila “Ya”, apakah saat pengechekkan didampingi oleh bagian produksi ?
Tidak perlu, karena seorang inspector sudah diuji dengan test dan mendapat ijazah certying. 10. Apakah gudang selalu membuat laporan
penerimaan barang setelah menerima barang ? Bila “Ya”, apakah LPB :
- Sudah prenumbered (Bernomor urut
Secara otomatis system SAP.
tercetak)?
- Diotorisasi oleh kepala bagian gudang ?
11. Apakah penyusunan persediaan barang menggunakan metode FIFO ?
12. Apakah barang yang sudah diterima langsung disimpan oleh bagian gudang ?
13. Apakah dalam penyusunan barang dipisahkan berdasarkan jenisnya ?
14. Apakah didalam gudang terdapat pos-pos penjagaan yang mengawasi arus keluar masuk barang secara efektif ?
Security Gudang
15 Apakah hanya karyawan gudang yang memiliki akses keluar masuk gudang ?
Ada security memakai past gudang.
16. Apakah stock opname dilakukan tanpa konfirmasi kepada pihak gudang terlebih dahulu ?
17. Apakah barang yang sudah tidak digunakan lagi dimanfaatkan lebih lanjut ?
Tidak, karena menyangkut keselamatan penumpang
pesawat.
Pembelian
1. Apakah perusahaan memiliki prosedur atau kebijakan secara tertulis mengenai anggaran pembelian & syarat pembelian ?
2. Apakah purchase order dibuat harus didasarkan Form Permintaan Pembelian dan berlaku untuk semua pembelian ?
Apakah purchase order :
- Sudah prenumbered (bernomor urut tercetak) ?
- Diotorisasi oleh kepala bagian pembelian, bagian PPIC, dan manajer yang berwenang ?
- Mencantumkan spesifikasi seperti : • Deskripsi barang ?
• Quantity ? • Harga ? • Tanggal ?
- Tembusan diarsip, serta diberikan kepada : • Bagian Gudang ?
3. Apakah bagian pembelian selalu meminta surat permintaan penawaran harga (SPPH) kepada beberapa supplier sebelum membuat purchase order ?
4. Apakah pembelian selalu dilakukan dengan syarat yang menguntungkan (tender, supplier terseleksi) ?
5. Apakah dalam pemilihan supplier selalu mempertimbangkan faktor-faktor seperti harga bersaing pengiriman, dan syarat pembayaran tanpa mengesampingkan kualitas barang yang akan dibeli ?
6. Apakah setelah mengirimkan PO kepada supplier melalui fax, bagian pembelian melakukan konfirmasi ulang kepada supplier ?
7.
8.
Apakah semua kebijakan telah dikomunikasikan dengan baik antara manajer pembelian dengan seluruh bagian pembelian terkait ?
Apakah jumlah barang yang dipesan sudah sesuai ? Terkadang pabrik pembuat barang memiliki peraturan minimum pembelian.
9. Apakah pemasok atau vendor mengirimkan barang yang dipesan tepat pada waktu yang telah ditentukan ? Pembayaran Terkadang terjadi keterlambatan dalam pengiriman barang.
1. Apakah pada bagian pembayaran mempunyai daftar uraian tugas (job desk ) secara tertulis untuk para karyawannya ?
2. Apakah diadakan pemisahan antara dokumen hutang yang sudah dibayar dengan yang belum dibayar ?
3. Apakah perusahaan sudah memiliki prosedur & kebijakan pembayaran utang secara tertulis ? 4. Apakah semua informasi berkaitan dengan
pembelian telah dikomunikasikan dengan baik antara bagian ?
Apakah :
- Bagian pembayaran mendapat konfirmasi dari bagian penerimaan apabila terjadi retur pembelian ?
- Laporan pengeluaran kas diberikan secara berkala ke bagian accounting &
management ?
5. Apakah copy bukti pembayaran dikirimkan ke bagian accounting ?
6. Apakah selama ini pembayaran hutang perusahaan sudah berjalan lancar dan selalu tepat waktu ?
7. Apakah pada saat penyerahan giro selalu diminta tanda tangan pada bukti pengeluaran bank dari supplier sebagai bukti pembayaran ?
8. Apakah sebelum melakukan pembayaran, apakah bagian pembayaran selalu mengacu pada dokumen-dokumen terkait seperti invoice, kwitansi bermaterai, faktur pajak, Purchase Order, Surat Jalan, LPB, Slip pembelian, tanda terima kontrabon, Form AP ?
9. Apakah dilakukan rekonsiliasi secara berkala antara check register dengan Rekening Koran oleh orang yang berbeda dengan yang membuat check register ?
10. Apakah bagian pembayaran membuat pencatatan : - Check Register ?
- Voucher Register ?
Accounting
1. Apakah pada bagian accounting mempunyai daftar uraian tugas (jobdesk) secara tertulis untuk para
karyawan ?
2. Apakah hanya pada bagian accounting yang dapat mengakses pencatatan akuntansi didalam sistem ?
SAP
Terintegrasi 3. Apakah sistem accounting terpisah dari :
- Sistem pembelian ? - Sistem keuangan ?
Adanya system
SAP dan
dinilai baik.
4. Apakah pada bagian accounting yang melakukan update status piutang ?
Biala “Ya”, apakah bagian accounting melakukan pengecekkan ulang dari kelengkapan dan kesesuaian dokumen-dokumen antara lain :
- Pencatatan utang : Form Permintaan Pembelian, Purchase Order, dan Laporan Penerimaan barang ?
- Penghapusan utang : Bukti Pengeluaran Bank atau Kas, Invoice, Kwitansi, Faktur Pajak, Surat Jalan, Purchase Order.
5. Apakah pada bagian accounting membuat Form AP sebagai bukti bahwa ada hutang yang telah siap untuk dibayarkan ? Terdapat automatic System SAP dan dinilai baik.
6. Apakah perusahaan memiliki kartu hutang ? Bila “Ya” :
Menggunakan
- Apakah secara bulanan diadakan pencocokkan dengan buku besar ?
- Apakah yang melakukan pencatatannya terpisah dari yang mengerjakan buku besar ?
Modul Accounting sub Modul A/P. Setiap saat diadakan pencocokkan pada buku besar. 7. Apakah dibuat Laporan Keuangan untuk dilaporkan
kepada management ?
Bila “Ya”, apakah diberikan : - Secara bulanan ? - Secara per 3 bulan ? - Secara tahunan ?
8. Apakah dilakukan pengecekkan ulang secara periodik terhadap buku besar & neraca saldo atas semua transaksi ?
Bila “Ya”, apakah secara rutin disusun dengan : - Rekonsiliasi Bank ?
- Laporan Keuangan Bulanan ? - Laporan Keuangan Tahunan ?
9. Apakah pada bagian accounting sudah memiliki prosedur dan kebijakan yang mengatur transaksi (pembelian) secara tertulis ?
