1
BAB III
GAMBARAN UMUM PT. STAR KINANTI
III.1. OBJEK PENELITIAN
III.1.1. Sejarah Singkat PT. Star Kinanti
PT. Star Kinanti adalah sebuah perusahaan swasta yang berbadan hukum Perseroan Terbatas (PT), yang didirikan pada tahun 1996 . Perusahaan ini dalah perusahaan yang bergerak dalam minyak pelumas manufaktur (LOBP-Lube Oil Blending Plant). Karena pertumbuhan yang cepat di Indonesia, sejak tahun 2001, perusahaan memproduksi merek sendiri: SYNLUBE dan KINANTILube.
Sampai saat ini, PT STAR Kinanti, yang terletak di Kawasan Industri, Jalan Margomulyo Indah No 29, Surabaya - Indonesia, memiliki produksi sendiri, mesin dan fasilitas pengujian lengkap dengan laboratorium. PT STAR Kinanti telah memperoleh lisensi LOBP dari: “Indonesian Energy and Mineral Resources Department, Directorate General of Natural Gas and Petroleum” yang menerbitkan izin no. : 18/PT/34/DJM/02.
2
Dalam proses produksi dan kemasan, PT STAR Kinanti dilengkapi dengan barang-barang keras dan lunak termasuk tangki wadah minyak yang terstandarisasi, tangki pencampuran, tangki produk kontainer, tangki header, mesin mengisi, mesin penyegel, mesin pemasan, dan lain-lain.
PT STAR Kinanti memiliki laboratorium yang menerapkan metode pengujian yang didasarkan pada ASTM (American Society for Testing dan Material).Perusahaan memiliki Sertifikasi Laboratorium Minyak lumas LOBP dari “Natural Gas and Oil Technology Research and Development Center”.
III.1.2 Visi dan Misi
Visi
Menjadi perusahaan minyak pelumas manufaktur yang mampu bersaing
dengan perusahaan nasional atau internasional lainnya.
Misi
Untuk memberikan minyak pelumas kualitas terbaik, tinggi, dan
terjangkau kepada konsumen.
3 III.1.3. Bidang Usaha
PT. STAR KINANTI adalah salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang pelumas manufakturing (LOBP - LUBE Oil BLENDING PLANT) yang memproduksi pelumas otomotif, industri dan kelautan dan juga pelumas khusus. Sampai saat ini, telah diproduksi dan dipasarkan dua merek utama: SYNLUBE dan KINANTILUBE seluruh Indonesia terutama di wilayah timur Indonesia dan PT. STAR KINANTI berencana untuk mengekspor produk mereka ke negara lain.
III.1.4. Produk – produk
PT. Star Kinanti menawarkan produk Minyak Pelumas, salah satu produknya adalah :
a) SYNLUBE.
b) KINANTILube.
Yang terbagi dalam 4 tipe : a. Automotive Lubricantes b . Industry Lubricants c. Marine Lubricantes d. Speciality Lubricants
4
III.1.5. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas
Setiap organisasi selalu berlandaskan kerja sama antara manusia baik dalam jumlah yang kecil atau jumlah yang besar. Kerja sama tersebut dapat berjalan dengan baik apabila adanya sistem pengendalian manajemen yang baik dan adanya pembagia tugas yang sesuai dengan fungsinya masing-masing terhadap kegiatan kerja sama tersebut.
Struktur organisasi mempunyai peranan yang penting dalam perusahaan , karena dengan adanya struktur organisasi dalam suatu organisasi menyebabkan adanya pembagian tugas, dan fungsi untuk masing-masing anggota organisasi dalam kerja samanya dalam mencapai tujuan atau sasaran perusahaan. Oleh karena itu struktur organisasi harus dirancang sedemikian rupa agar tugas dan tanggung jawab serta kedudukan masing-masing anggota dapat terlihat jelas dan tidak terjadi penyelewangan serta penyalahgunaan wewenang.
5
Tabel 1
6
Berdasarkan struktur organisasi di atas tugas dan tanggung jawab masing – masing bagian adalah sebagai berikut ( L1):
1. Dewan Komisaris
a) Merupakan pemegang saham dalam perusahaan.
b) Mempunyai wewenang dalam operasi perusahaan.
c) Mengawasi pekerjaan yang dilaksanakan untuk kelangsungan hidup perusahaan dan menilai hasil kerja direktur.
d) Memberikan modal tambahan untuk perusahaan. e) Menerima laporan mengenai kinerja perusahaan.
2. Direktur
a) Mendelegasikan wewenang dan tanggung jawab kepada masing-masing bagian.
b) Menetapkan rencana kerja dan mengawasi pelaksanaan kerja secara keseluruhan.
c) Menjaga kelancaran organisasi untuk jangka panjang.
d) Mempertanggung jawabkan keseluruhan pengambilan keputusan.
e) Menjalankan fungsi manajemen, yaitu merencanakan, mengorganisi, mengarahkan, dan mengawasi agar tujuan perusahaan dapat tercapai baik jangka panjang maupun jangka pendek.
f) Memeriksa dan menyetujui rencana program kerja dan anggaran
7
g) Mengadakan evaluasi terhadap kinerja perusahaan.
h) Bertanggung jawab kepada dewan komisaris atas operasi perusahaan.
3. Wakil direktur
a) Mengawasi setiap manager dalam melakukan fungsi dan tugasnya masing
– masing.
b) Menginstruksikan perintah kepada manajer kepada tiap – tiap bagian dalam organisasi.
c) Bertanggung jawab langsung kepada direktur.
4. Manajer Pemasaran
a) Menyusun rencana serta program kegiatan penjualan dan mengkoordinir seluruh kegiatan penjualan sehingga dapat meningkatkan profitabilitas perusahaan.
b) Mengatur setiap marketing dalam fungsinya.
c) Menyusun dan mengatur rencana promosi dan strategi pemasaran. d) Memastikan target setiap bulannya tercapai.
e) Mengadakan analisi terhadap pesaing. 5. Manajer Produksi
a) Mengawasi produksi barang sampai pada penyimpanan di gudang.
b) Mengatur setiap orang yang berada di bawah nya. c) Melakukan proses produksi.
8
d) Memastikan setiap produk hasil produksi mempunyai kualitas yang bagus.
e) Memastikan proses produksi selesai sesuai dengan waktu yang
ditetapkan.
f) Memastikan tidak ada kesalahan dalam penyaringan air.
6. Manajer Accounting dan Finance
a) Mengawasi dan mencatat setiap transaksi yang tercatat agar tidak terjadi kesalahan pencatatan.
b) Memastikan setiap PO yang di keluarkan benar adanya.
c) Menyusun strategi yang tepat dalam mengatur pengeluaran dana
perusahaan, agar dana yang dikeluarkan menjadi efisien. d) Melakukan pencatatan atas transaksi yang terjadi.
e) Memsatikan bahwa pencatatan benar dengan menyesuaikan dengan
dokumen – dokumen yang ada.
f) Menyusun laporan keuangan harian perusahaan.
g) Memeriksa kebeneran dan keabsahan bukti dokumen dari setiap departemen yang di terima.
h) Mengatur penyimpanan data dan menjaga kerahasian data keuangan perusahaan.
7. Manajer personalia
a) Mempunyai tugas dalam perekrutan karyawan. b) Mempunyai tugas untuk menyeleksi setiap pelamar.
9 8. Manajer IT
a) Memastikan setiap sistem dalam komputer tidak ada masalah. b) Memperbaiki sistem pada komputer yang bermasalah.
c) Menunjang kelancaran aktivitas perusahaan dan bertanggung jawab atas segala sintem informasi perusahaan yang berhubungan dengan software, hardware, maupun aplikasi lainnya.
9. Marketing
a) Mempunyai tugas untuk menjual ataupun memasarkan produk yang ada di perusahaan tersebut.
b) Mencapai target penjualan yang sudah ditentukan perusahaan.
c) Membatu manajer pemasaran dalam mempromosikan produk perusahaan.
d) Membuat faktur penjualan dari pelanggan. 10. Gudang
a) Menyimpan hasil produksi.
b) Melakukan pengecekan produk (stok opname).
c) Bertanggung jawab atas pengeluaran barang dan pengiriman barang. d) Bertanggung jawab atas penerimaan barang dari supplier apakah telah
10
III.2. Prosedur operasional atas Penjualan, Piutang Usaha dan penerimaan Kas III.2.1. Prosedur Penjualan dan Piutang Usaha ( Tabel II ) DILAKUKAN
OLEH
TINDAKAN
Marketing 1. Terima SO (yang berasal dari penanganan pesanan) yang
telah ditandatangani oleh bagian finance (credit control) dan berdasarkan So lembar 1 tersebut dibuatkan DO (Delivery Order) rangkap 6, ditandatangani kemudian serahkan DO lembar 1,2,3,5,6, ke expedisi untuk mengambil barang di gudang, sedangkan Do lembar 4 dan SO lembar 1 di arsip.
Expedisi 2. Terima DO lembar 1,2,3,5,6, dari marketing kemudian
diserahkan ke gudang dan lakukan proses pengambilan barang di gudang.
Gudang 3. terima Do lembar 2,3,5,6, dari expedisini dan lakukan
timbang kosong atas truk delivery yang digunakan untuk mengangkut barang, kemudian ambil SO lembar 2 dari arsip sementara yang berasal dari penanganan pesanan dan atas dasar dokumen – dokumen tersebut kemudian membuat BT (bukti timbang) rangkap 3 dan serahkan ke marketing. Sedangkan DO lembar 1,2,3,5 beserta dengan barang diserahkan ke timbangan (customer) dan DO lembar 6 berserta SO lembar 2 di arsip.
11 Timbangan
(customer)
4. Terima barang berserta dengan DO lembar 1,2,3,5 dari gudang dan melakukan timbangan isi atas truk tersebut. setelah itu melakukan bongkar barang baru kemudian menandatangani dokument tersebut. atas truk yang telah bongkar barang, melakukan timbangan kosong dan kemudian membuat BTE (bukti timbangan ekstern). Kemudian DO lembar 1,2,5 dan BTE diserahkan ke expedisi sedangkan DO lembar 3 diarsip.
Expedisi 5. Terima DO lembar 1,2,5 dan BTE dari customer dan
kemudian serahkan ke marketing.
Marketing 6. Terima DO lembar 1,2,5 dan BTE dari expedisi lalu ambil
BT rangkap 3 yang diterima dari gudang kemudian lakukan pemeriksaan atas dokumen – dokumen tersebut. apabila benar dan sesuai buatkan Inv (invoice) rangkap 4 dan FP (faktur pajak) rangkap 2, kemudian didistribusikan sebagai berikut :
• BT lembar 2,3 BTE, DO lembar 1,2, Invoice lembar
1,2,3 dan FP rangkap 3 diserahkan ke Finance. • BT lembar 1 an INV lembar 4 diarsip.
Finance 7. Terima BT lembar 2,3, BTE, DO lembar 1,2, INV lembar
1,2,3 dan FP rangkap 3 kemudian ambil SO lembar 3 dari arsip sementara yang berasal dari penanganan pesanan dan
12
dicocokan. Kemudian membuat kopi dari BTE dan melakukan pemeriksaaan apakah ada selisih timbang,
a. Jika tidak ada selisih timbang, maka serahkan BT lembar 3, BTE copy, DO lembar 2, INV lembar 3 dan FP lembar 2,3 ke bagian accounting.
b. Jika ada selisih timbang, maka bisa dibuat KN/DN (kredit nota/debet nota) rangkap 4 dan ditandatangani, kemudian didisbusikan dokumen – dokumen tersebut sebagai berikut :
• KN/DN lembar 4 diserahkan ke marketing.
• KN/DN lembar 1, BT lembar 2, BTE, DO lembar
1, INV lembar 1 dan Fp lembar 1 digunakan untuk proses penagihan ke customer.
• KN/DN lembar 3, INV lembar 2 dan SO lembar 3
diarsip.
• KN/Dn lembar 2, BT lembar 3, BTE copy, DO lembar 2, INV lembar 3 dan FP lembar 2,3 diserahkan ke accounting.
Accounting 8. Terima KN/Dn lembar 2, BT lembar 3, BTE copy, DO
lembar 2, Inv lembar 3 dan FP lembar 2,3 dari finance. Atas dasar dokumen- dokumen tersebut lakukan pencatatan JnPj
13
Flow Chart Prosedur terdapat dalam Lampiran Tabel IV.
III.2.2. Prosedur Penerimaan kas ( Tabel III ) DILAKUKAN
OLEH
TINDAKAN
Customer 1. Serahkan langsung cek atau tunai untuk pembayaran piutang
dagang ke kasir perusahaan.
Kasir 2. Terima cek atau uang tunai dari customer lalu dibuat PSK
(Penerimaan Setoran Kas) rangkap 4, tandatangani oleh customer dan kasir kemudian serahkan PSK 1,3,4 ke credit control sedangkan PSK lembar 2 di arsipkan sementara.
Credit control 3. Sadap data komputer dari bagian sales dan diproses,
kemudian cetak IP (iktisar penjualan).
Berdasarkan nota pemberitahuan dari bagian sales dibuat
KN/DN (kredit nota/debet nota) rangkap 4 lalu
ditandatangani oleh kredit control dan diserahkan KN/DN 4 (jurnal penjualan), kemudian didistribusikan dokumen tersebut sbb:
• FP lembar 2 untuk lapor PPn ke KPP
• KN/DN lembar 2, BT lmebar 3, BTE copy, DO
14 ke accounting.
Ambil dari arsip sementara dokumen LPnL 1(laporan penjualan perlangganan) ; DAS (Daily Aging Schedule); Invoice 1,2; DO 1 (delivery order) kemudian periksa dan cocokan dengan IP dan KN/DN 1,2,3.
Arsip sementara perlangganan untuk dokumen KN/DN 1,2,3; invoice 1,2; Di 1. Sedangkan IP,DAS,LPnL 1 simpan sebagai arsip.
4. Terima PSk lbr 1,3,4 dari kasir dan diinput nomor invoice yang bersangkutan ( dilihat dari arsip sementara) kemudian dari proses komputer dna revisi data DAS (Daily anging schedule).
Dari hasil proses komputer tersebut dicetak nomor invoice yang dibayar langsung oleh customer pada form PSK, dan ditandatangani credit control setelah itu serahkan PSk lembar 1 ke customer, PSK lembar 4 diserahkan ke kasir. 5. Kemudian arsip sementara : PSK 3, KN/DN 1,2,9, invoice
1,2,DO 1, yang akan diserahkan dibandingkan dengan data penerimaan kas dari kasir via komputer.
Kasir 6. Terima dan periksa PSK lembar 4 dari credit control, dan
berdasarkan PSK 2,4 input ke komputer dario proses computer dihasilkan BPnK (bukti penerimaan kas).
15
7. Buatkan LHPnK (laporan harian penerimaan kas) melalui prises komputer.
8. Serahkan BPnK, PSK 4, kepada accounting kemudian
arsipkan PSK 2 dan LHPnk.
Credit control 9. Bandingkan data dari komputer kasir dengan PSK 3, KN/DN
1,2,3, Invoice 1,2,DO 1, bila benar dan sesuai lakukan proses pembuatan perincian pembayaran ( PP) rangkap 4 dan kwitansi rangkap 2 dan ditandatangani oleh personal yang berwenang.
10. Didistribusikan dokumen – dokumen sebagai berikut : a. Ke Customer : • KN/DN 1,2 • Kwitansi 1 • PP 1 • Invoice 1 • DO 1 b. Ke accounting : • Kwitansi 2 • PP 2 • Invoice 2
Khusu untuk KN/DN 2 ditandatangani oleh Customer, kemudian wajib dikembalikan ke Credit Control untuk diserahkan ke
16
accounting. Arsip PP 4, PSK 3, KN/DN 3 sedangkan PP 3diperlukan sebagai lampiran PP yang akan datang jika ada kelebihan / kekurangan pembayaran.
Accounting 11. Pada awalnya terima KN/DN 4 dari credit control. Terima
PSK 4, BPnK, dari kasir dan terima jg PP 2, KWT 2, Invoice 2, KN/DN 2 dari Credit Control.
Periksa dan banding kan seluruh dokumen diatas, melalu komputer diterima data dan diproses dicatat dalam JnPnK (jurnal penerimaan kas) dan BPPD ( buku pembantu piutang dagang), kemudian BPnK, DDpnK, invoice 1, PP 2, KWT 2, PSk 4, KN/DN 2,4 disimpan sebagai arsip
Kasir 12. Bandingkan data dari komputer kasir dengan data dari
koputer Credit Control, bila ada ketidak cocokan dicari sebabnya.
Credit Control 13. Bandingkan data dari komputer Credit Control dengand ata dari komputer kasir, bila ada ketikda cocokan dicari sebabnya.
17 III.3. Metodologi Penelitian
III.3.1. Jenis data
Dalam menyusun penelitian ini, penulis menggunakan jenis data primer, yaitu data yang diperoleh langsung dari perusahaan, berupa data – data hasil transaksi penjualan perusahaan yang dilakukan pada saat tahun 2008 – 2009
III.3.2. Metode Pengumpulan data
Penulis memperoleh data memalui peninjauan secara langsung ke perusahaan dengan cara sebagai berikut :
a. Inquires of the client
Untuk meminta informasi, penulis melakukan wawancara dengan staff penjualan terkait untuk memperoleh data mengenai gambaran umum perusahaan dan bagaimana business process yang terjadi dalam perusahaan. Who
Bagian Finance, Accounting, Gudang dan manajer operasional. What
Bagaimana system yang ada di perusahaan, adakah penyimpangan – penyimpangan, keluhan apa yang di dapat.
Where
Di perusahaan dan di lapangan tempat terjadinya kegiatan operasional. When
18 Why
Bagaimana menanggulangi penyimpangan yang terjadi, bagaimana meningkatkan efektivitas, efisiensi, dan keekonomisan perusahaan. How
dengan memperbaiki system .
b. Observation
Penulis melakukan pengamatan bagaimana proses terjadinya transaksi penjualan didalam perusahaan (mulai dari penerimaan Purchase order , pembuatan PO, pengiriman kepada pelanggan, hingga pada pencatatan piutang).
Who
Bagian finance, accounting, gudang dan bagian operasional lainnya. What
Kegiatan operasional di perusahaan terutama yang berhubungan dengan siklus penjualan dan penerimaan
Where
Diperusahaan dan di lapangan tempat kegiatan operasional berjalan. When
12 Februari 2012 s/d 16 Februari 2012. Why
Mencari bentuk penyimpangan – penyimpangan yang ada dan mencari cara agar dapat membenahinya.
19 How
Mengamati seluruh kegiatan dan mencari kelemahan dan penyimpangan yang terjadi.
c. Documentation
Penulis meneliti dan menelusuri dokumen - dokumen hasil pencatatan transaksi perusahaan yang terkait dengan sistem penjualan yang telah ada.
III.3.3. Penyajian Data
Data – data yang telah dikumpulkan akan disusun menjadi suatu proses yang menggambarkan alur dari sistem penjualan yang berjalan, siapa saja yang membuat dokumen - dokumen yang digunakana dalam transaksi, bagaimana dokumen - dokumen tersebut berpindah dari berbagai bagian, dan bagaimana akhirnya prises pencatatan dokumen tersebut ke dalam catatan akuntansi.
Dengan demikian maka penulis dapat menganalisa dan memeriksa
kegiatan operational dari perusahaan yang telah berjalan. Peran penulis disini
adalah memberikan rekomendasi kepada perusahaan agar kegiatan
