JURUSAN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI UNRAM
2008
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Allah SWT atas telah diselesaikannya pembuatan modul Komputer Akuntansi menggunakan MYOB Accounting Plus Ver 12, walaupun dalam bentuk yang sangat sederhana.
Modul ini disusun dengan maksud membantu para mahasiswa, untuk memahami penggunaan software akuntansi dalam pengolahan transaksi akuntansi secara praktis. Penekanan pada modul ini adalah kemampuan mahasiswa dalam memahami penggunaan fasiitas-fasilitas yang disediakan dalam program MYOB Accounting untuk pengolahan data transaksi meliputi accounts, banking, sales, purchases, inventory dan card file.
Bahan praktikum Komputer Akuntansi menggunakan MYOB Accounting ini terdiri dari 4 bab. Bab pertama berisi gambaran umum kasus, bab kedua membahas gambaran umum bekerja dengan MYOB Accounting, bab 3 membahas modul accounts, inventory dan card file, sedangkan bab 4 membahas modul purchase, sales dan transaksi lainnya. Untuk memudahkan pemahaman terhadap kasus secara menyeluruh, mahasiswa diharapkan membaca gambaran kasus di bab 1, kemudian penyelesaian masing-masing kasus dapat dilihat pada bab 2, 3 dan 4.
Penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyelesaian modul ini. Penulis sangat memahami bahwa didalam modul ini masih banyak terdapat kekurangan-kekurangan, oleh karena itu, masukan / kritikan yang membangun sangat penulis harapkan guna penyempurnaan modul ini dimasa yang akan datang. Akhirnya penulis berharap, semoga isi modul praktikum ini dapat bermanfaat bagi para mahasiswa untuk lebih mudah memahami pengolahan transaksi menggunakan MYOB Accounting.
Amin.
Mataram, April 2008
Tim pengajar Komputer Akuntansi FE Unram Ketua : Drs. Sapto Hendri BS, M.Si, Ak Wakil : Saipul Arni M, MM
Angg : Wirawan Suhaedi, SE Elin Erlina Sasanti, SE, Ak.
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR... i
DAFTAR ISI ... ii
B
AB 1 GAMBARAN UMUM KASUS ... 1Pengantar ... 1
Studi Kasus ... 1
Langkah Kerja Dalam Penyelesaian Kasus ... 1
Tugas Mahasiswa ... 2
BAB II BEKERJA DENGAN MYOB ACCOUNTING PLUS VERSI 12 ... 9
Cara Kerja Myob Accounting Plus ... 9
Mengaktifkan Myob Accounting Plus ... 9
Membuat Data Akuntansi Baru ... 11
Membuka Data Akuntansi ... 15
Password ... 17
BAB III MODUL GENERAL LEDGER, INVENTORY, & CARD FILE Pengantar ... 21
Chart Of Accounts ... 21
Kelompok Rekening Dan Penomoran... 21
Mengganti Nama Dan Nomor Rekening ... 22
Membuat Rekening Baru... 23
Menghapus Rekening Baru... 25
Menampilkan Rekening... 26
Linked Accounts ... 28
Historical Balance... 32
Card File ... 33
Inventory... 37
General Journal Entry ... 43
Mencatat Jurnal. ... 43
Jurnal Berulang (Recurring Journal) ... 44
Menampilkan Jurnal ... 47
BAB IV MODUL PURCHASES, SALES, & TRANSAKSI LAINNYA Pengantar ... 48
Purchase, Purchase Order & Vendor Payment. ... 49
Customer Payment... 52 Cash Sales ... 53 Penerimaan Pesanan... 55 Recurring Transaction ... 57 Purchases Return... 58 Bank Transfers ... 59 Other Transactions... 60
Sales Return & Allowance... 60
Other Transaction... 61
Cheque Book... 62
Other Transaction... 62
Credit Sales With Down Payment ... 63
Exchange Of Merchandise Sold... 63
BAB 1
GAMBARAN UMUM KASUS A. PENGANTAR
Studi kasus dalam modul ini menggambarkan sebuah perusahaan dagang yang telah mempunyai catatan akuntansi manual dan akan mulai menggunakan MYOB pada awal periode akuntansi. Materi yang dibahas dimulai dari persiapan, memasukkan saldo awal, mencatat saldo persediaan barang, data piutang dan hutang. Pembahasan transaksi hanya mencakup transaksi yang terjadi selama satu bulan dengan contoh yang mewakili penggunaan sebagian besar modul untuk pencatatan transaksi.
B. STUDI KASUS
PT. Labkom merupakan sebuah perusahaan yang memperdagangkan peralatan kantor. Perusahaan sudah cukup lama berdiri dan memiliki jaringan pemasaran yang luas. PT. Labkom memiliki beberapa pelanggan tetap (customer) dan pemasok tetap (vendor). Transaksi pembelian barang dilakukan oleh perusahaan hanya kepada pemasok tetap dengan cara kredit. Perusahaan menjual barang secara kredit kepada pelanggan tetap, sedangkan kepada pelanggan tidak tetap pembayaran dilakukan secara tunai.
Langkah kerja dalam penyelesaian kasus:
1. Membuat data akuntansi baru
2. Membuat password
3. Membuat Chart of Accounts 4. Membuat Linked Account
5. Menghapus pajak yang tidak digunakan
6. Menghapus rekening-rekening akuntansi yang tidak digunakan 7. Menyesuaikan level rekening
8. Memasukan saldo awal rekening (Historical Balance)
9. Membuat data pemasok (Vendor) dan mengisi saldo awal utang 10. Membuat data pelanggan (Customer) dan mengisi saldo awal piutang 11. Membuat data persediaan (Inventory) dan mengisi saldo awal persediaan 12. Mencatat Transaksi melalui General Journal
13. Mencatat transaksi Sales, Purchase dan lainnya : a. Purchase, purchase order & vendor
payment b. Customer payment c. Cash sales d. Pending transaction e. Recurring transaction f. Purchases return g. Bank transfers h. Bank transfers i. Other transactions j. Sales return & allowance
TUGAS MAHASISWA
1. MEMBUAT DATA AKUNTANSI BARU
2. MEMBUAT PASSWORD
3. MEMBUAT CHART OF ACCOUNT
DAFTAR DAN SALDO REKENING PER 1 JANUARI 2007 PT. LABKOM
JAKARTA 10730 Chart of Account (detail)
4. MEMBUAT LINKED ACCOUNT
5. MEMASUKAN SALDO AWAL REKENING (HISTORICAL BALANCE)
Data Pemasok (Vendor)
Nama : PT DELTA PT OLYMPIC PT ATLANTIC
Alamat : Jl. Ir Juanda 11 Jl. Pajajaran 10 Jl. A Yani
Kota : Bandung Bogor Bogor
Negara : Indonesia Indonesia Indonesia
Kode Pos : - 16144 16450
Kontak : Gunawan Haerullah Hendratmoko
No. Telp. : 022 4578905 0251 326597 0251 - 312977 No. Fax : 022 4578908 0251 326580 0251 312985 Saldo Awal : Rp 24,000,000 Rp 16,000,000 Rp 35,000,000 Batasan Kredit : Rp 7,500,000 Rp 9,500,000 Rp 9,500,000 Termin : 5/10 - n/30 5/10 - n/30 5/10 - n/30
7. MEMBUAT DATA PELANGGAN (CUSTOMER) DAN MENGISI SALDO AWAL PIUTANG
Data Pelanggan (Customer)
Nama : PT MATAHARI PT BATAVIA PT TITANIC
Alamat : Mal Ambassador Blok C-3 No. 12
Mal Mangga Dua Blok C-3 No.34
ITC Blok A-25 Jl. Mangga dua
Kota : Jakarta Jakarta Jakarta
Negara : Indonesia Indonesia Indonesia
Kode Pos : 10550 10730 10730
Kontak : A. Fauzi Lina Lusi
No. Telp. : 021 3879905 021 6000055 021-6100977
No. Fax : 021 3879908 021 6000060 021-6100985
Saldo Awal : Rp 10,000,000 Rp 15,000,000 Rp 7,500,000 Batasan Kredit : Rp 7,500,000 Rp 7,500,000 Rp 7,500,000
Termin : 2/10 - n/30 2/10 - n/30 3/10 - n/30
Data Pelanggan (Customer)
Nama : PT ANDROMEDA Penjualan Tunai
Alamat : Jl. Fatmawati 20 Dimana saja
Kota : Jakarta
Negara : Indonesia Kode Pos : 12410
Kontak : Andre Siapa saja
No. Telp. : 021-7502470 No. Fax : 021-7502457 Saldo Awal : Rp 15,000,000 Batasan Kredit : Rp 9,500,000 Termin : 3/10 - n/30
8. MEMBUAT DATA PERSEDIAAN (INVENTORY) DAN MENGISI SALDO AWAL PERSEDIAAN
Data Persediaan Barang Dagangan
Kode : IN-001 IN-002 IN-003 IN-004
Nama : ERGO 726A ERGO 705 CASANOVA
208A
CASANOVA 726A
Jenis : Kursi Kursi Kursi Kursi
Satuan : buah buah buah buah
Pemasok : PT Delta PT Delta PT Olympic PT Olympic
Harga Jual : Rp 1,500,000 Rp 375,000 Rp 1,750,000 Rp 1,500,000 Harga Beli : Rp 1,200,000 Rp 325,000 Rp 1,400,000 Rp 1,200,000 Stok : 15 50 20 15 Min. Level : 10 20 10 10 Restocking : 5 25 10 5
IN-005 IN-006 IN-007 IN-008 IN-009
FLEXO DESK FA 16 ARJUNA DESK 90 CREDENZA SS CREDENZA ETC 19 GAKKEN R 205
Meja Kerja Meja Kerja Lemari Arsip Lemari Arsip Lemari Arsip
Set Set buah buah buah
PT Olympic PT Delta PT Atlantic PT Atlantic PT Atlantic Rp 3,375,000 Rp 750,000 Rp 1,650,000 Rp 2,100,000 Rp 1,450,000 Rp 2,850,000 Rp 590,000 Rp 1,300,000 Rp 1,750,000 Rp 1,050,000
8 12 15 12 15
5 10 10 10 10
5 10 5 10 10
9. MENCATAT JURNAL BERULANG (RECURRING JOURNAL)
Buat Recurring Transaction untuk perusahaan berdasarkan ketentuan di bawah ini :
1.Pembayaran gaji ditetapkan tanggal 5 pada setiap bulan berjalan. Asumsi pada kasus ini, Gaji Karyawan sebesar Rp 4.500.000,- (konstan selama 1 tahun)
2.Biaya sewa ruang sebesar Rp 2.500.000,- perbulan dibayarkan setiap tanggal 10.
3.Pembebanan biaya penyusutan per bulan berupa peralatan kantor sebesar Rp 400.000,- dan kendaraan sebesar Rp 500.000,- dicatat setiap tanggal 25.
10. MENCATAT TRANSAKSI ANTARA LAIN :
a. PURCHASE, PURCHASE ORDER & VENDOR PAYMENT
2 Januari 2007; perusahaan memesan barang berupa kursi kepada PT Delta dengan rincian sebagai berikut:
Jenis Barang Jumlah Harga Beli
ERGO 726A 10 buah Rp 1.200.000,-
ERGO 705 30 buah Rp 325.000,-
Perusahaan menghendaki transaksi tersebut dilakukan secara tunai, tahap awal dikeluarkan cek Bank Pasifik senilai Rp 30.000.000,- untuk melunasi hutang (Rp 24.000.000,- sebelum potongan) dan sisanya dicatat sebagai uang muka (down-payment)
.
b. CUSTOMER PAYMENT
3 Januari 2007. PT Andromeda melunasi seluruh utangnya kepada perusahaan.
c. CASH SALES
3 Januari 2007. Perusahaan menjual barang secara tunai dengan rincian
Jenis Barang Jumlah Harga Jual Diskon
ERGO 726A 8 buah Rp 1.500.000,- -.
ERGO 705 30 buah Rp 375.000,- 5%
d. PENDING TRANSACTION
4 Januari 2007. Perusahaan menerima barang yang dipesan dari PT Delta (02/01/2007), tidak ada perubahan jumlah dan harga barang
e. RECURRING TRANSACTION
5 Januari 2007. Perusahaan membayar gaji karyawan untuk bulan Januari sebesar Rp 4.500.000,-
f. PURCHASES RETURN
6 Januari 2007. Perusahaan mengembalikan 1 buah kursi (rusak) dengan kode ERGO 705 kepada PT Delta.
g. BANK TRANSFERS
7 Januari 2007. Perusahaan mentranfer uang dari Bank Atlantic ke Bank Pasifik sebesar Rp 30.000.000,-
9 Januari 2007. Perusahaan menerima pelunasan dari pelanggan PT Batavia yang ditransfer melalui Bank Pasifik dan dari PT Matahari yang ditransfer melalui Bank Atlantic.
10 Januari 2007. Perusahaan membayar sewa ruang untuk bulan Januari 2007 sebesar Rp
2.500.000,-.
h. SALES RETURN & ALLOWANCE
11 Januari 2007. Perusahaan menerima pengembalian sebuah kursi berkode ERGO 705 dari transaksi penjualan tunai pada tanggal 03/01/2007. Perusahaan setuju menerima pengembalian tersebut dan mengembalikan barang sesuai dengan harga beli kursi tersebut + PPN yang telah dibayarkan.
i. OTHER TRANSACTIONS
13 Januari 2007. Perusahaan menerima pelunasan piutang PT Titanic sebesar Rp 7.500.000,- yang dibukukan melalui rekening Bank Atlantic.
17 Januari 2007. Perusahaan menjual satu buah sepeda motor (kendaraan) dengan harga jual bersih sebesar Rp 5.500.000,-. Data historis aktiva yang bersangkutan adalah : harga sebesar Rp 6.000.000,- dan telah disusutkan (total akumulasi depresiasi) sebesar Rp 1.500.000,-
18 Januari 2007. Perusahaan membayar biaya listrik sebesar Rp 175.000,- dan telephone Rp 212.500,- dengan menggunakan Kas Kecil.
j. CHEQUE BOOK
21 Januari 2007. Perusahaan membeli sebuah sepeda motor (kendaraan) dengan harga
perolehan (Rp 7.500.000,-). Transaksi tersebut dibayar dengan cek Bank Pasifik.
22 Januari 2007. Perusahaan menjual barang secara kredit kepada PT Batavia dengan rincian:
Jenis Barang Jumlah Harga Jual Diskon
Casanova 208A 5 buah Rp 1.750.000,- -.
Flexo Desk FA 16 4 buah Rp 3.375.000,- -
Arjuna Desk 90 6 buah Rp 750.000,- -
k. CREDIT SALES WITH DOWN PAYMENT
23 Januari 2007. Perusahaan menjual barang secara kredit kepada PT Matahari dengan membayar sebagian nilai transaksi sebesar Rp 10 juta. Adapun rincian barang adalah sebagai berikut:
Jenis Barang Jumlah Harga Jual Diskon
Credenza SS 6 buah Rp 1.650.000,- -.
Credenza ETC 19 8 buah Rp 2.100.000,- -
Gakken R 205 7 buah Rp 1.450.000,- -
l. EXCHANGE OF MERCHANDISE SOLD
24 Januari 2007. PT Batavia menukar 1 buah kursi Casanova 208A seharga Rp 1.750.000,- (transaksi tanggal 22 Januari 2007) dengan 1 buah Casanova 726A seharga Rp 1.500.000,-.
m. OTHER TRANSACTION
25 Januari 2007. Perusahaan mencatat biaya penyusutan aktiva tetap yang dibebankan setiap bulan. Peralatan kantor sebesar Rp 400.000,- dan Kendaraan sebesar Rp 500.000,- (asumsi beban penyusutan dengan adanya penjualan kendaraan lama dan pembelian kendaraan baru adalah tetap)
26 Januari 2007. Perusahaan menjual barang secara tunai kepada PT Kencana dengan rincian sebagai berikut:
Jenis Barang Jumlah Harga Jual Diskon
Casanova 208A 8 buah Rp 1.750.000,- 5%
Credenza SS 6 buah Rp 1.650.000,- 3%
Credenza ETC 19 3 buah Rp 2.100.000,- -
27 Januari 2007. Perusahaan menyetujui PT Kencana (transaksi 26/01/01) menukar satu buah kursi Casanova 208A dengan 1 buah Casanova 726A seharga Rp 1.500.000,- (tanpa diskon). Selisih transaksi (nilai kursi) dikembalikan oleh perusahaan kepada PT Kencana.
27 Januari 2007. Seorang karyawan perusahaan (Faris) meminjam uang untuk keperluan
pribadi sebesar Rp 2.500.000,-. Perusahaan mengeluarkan cek Bank Pasifik untuk keperluan transaksi tersebut.
28 Januari 2007 Perusahaan membayar sebagian utang usaha kepada PT Atlantic dengan
rincian; menggunakan Bank Pasifik sebesar Rp 10.000.000,- dan menggunakan cek Bank Atlantic sebesar Rp 12.000.000,-.
29 Januari 2007. Perusahaan mengeluarkan Kas untuk membayar pengeluaran sebagai
berikut:
Biaya Harga Beli
Pemasaran Rp 750.000,-
Transportasi Rp 250.000,-
Pemeliharaan Aktiva Rp 200.000,-
Perlengkapan Kantor Rp 50.000,-
29 Januari 2007. Perusahaan menjual barang secara tunai kepada Ir. Hermawan – Bogor
dengan rincian:
Jenis Barang Jumlah Harga Beli
ERGO 726A 10 buah Rp 1.500.000,-
ERGO 705 35 buah Rp 375.000,-
Ongkos Kirim Rp 200.000,-
30 Januari 2007. Perusahaan memesan barang berupa kursi dan meja kerja pada PT Olympic
dengan rincian sebagai berikut:
Jenis Barang Jumlah Harga Beli
Casanova 208A 10 buah Rp 1.400.000,-
Data historis antara perusahaan dengan PT Olympic menunjukkan bahwa perusahaan masih memiliki utang sebesar Rp 16.000.000,-. Untuk keperluan transaksi tersebut perusahaan mengeluarkan cek Bank Atlantic senilai Rp 35.000.000,- untuk pelunasan utang dan sisanya dicatat sebagai Down-Payment.
30 Januari 2007. PT Titanic memesan barang berupa kursi dan meja kerja kepada perusahaan dengan rincian sebagai berikut:
Jenis Barang Jumlah Harga Beli
Casanova 726A 5 buah Rp 1.500.000,-
Flexo Desk FA 16 5 buah Rp 3.375.000,-
Data historis antara perusahaan dengan PT Titanic menunjukkan bahwa saldo utang sama dengan nol. Rencananya, PT Titanic akan membayar secara tunai setelah barang yang dipesan diterima, untuk keperluan transaksi tersebut PT Titanic menyerahkan uang tunai kepada perusahaan sebesar Rp 10.000.000,- yang dicatat sebagai uang muka (DP).
30 Januari 2007. Faris (karyawan) mengembalikan sebagian pinjamannya (transaksi 27/01/01) secara tunai sebesar Rp 500.000,-
BAB II
PENYELESAIAN KASUS
A. CARA KERJA MYOB ACCOUNTING PLUS
Program MYOB dapat digunakan secara efektif dan efisien dengan cara memahami proses kerja program dalam kaitan dengan proses akuntansi (accounting proses). Proses akuntansi dengan MYOB diawali dengan membuat data awal perusahaan dan berakhir dengan disusun laporan keuangan. Cara kerja MYOB menggunakan sistem moduler, yang terdiri dari:
1. Accounts
Modul ini berfungsi untuk mencatat data awal perusahaan berupa pencatatan rekening, proses pencatatan transaksi, dan proses penjurnalan transaksi.
2. Banking
Berfungsi untuk mencatat penerimaan uang, pengeluaran uang dan transaksi lainnya yang berhubungan dengan bank.
3. Sales
Berfungsi untuk mencatat, menampilkan dan mencetak bukti transaksi serta laporan termasuk analisis penjualan barang dan jasa.
4. Purchase
Berfungsi untuk mencatat, menampilkan dan mencetak bukti transaksi serta laporan termasuk analisis pembelian barang dan jasa.
5. Inventory
Berfungsi untuk mencatat data barang yang diperjual belikan, menentukan dan mengubah harga jual serta administrasi persediaan barang.
6. Card File
Berfungsi untuk mencatat data pelanggan (customer), pemasok (vendor, supplier), dan data lainnya seperti data karyawan dan data pribadi.
B. MENGAKTIFKAN MYOB ACCOUNTING PLUS
Sebelum mengaktifkan program MYOB, terlebih dahulu anda harus memastikan apakah Program MYOB ACCOUNTING PLUS telah diinstall (terpasang) pada komputer anda. Jika telah diinstall, maka langkah-langkah berikut dapat anda jalankan:
1. Klik start menu,
Jika sudah diaktifkan, maka jendela MYOB akan tampak sebagai berikut:
3. Klik salah satu tombol berikut ini:
&
Digunakan untuk mengaktifkan salah satu data akuntansi yang telah dibuat&
Digunakan untuk membuat data akuntansi baru&
Digunakan untuk mengekplorasi contoh data akuntansi yang tersedia dalam program MYOB (Clearwater Pty Ltd.)&
Digunakan untuk melihat perbedaan antara MYOB versi yang anda gunakan saat ini dengan versi sebelumnya.PRAKTIKUM 1
MEMBUAT DATA AKUNTANSI BARU
Proses pembuatan data akuntansi baru dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Klik tombol , kemudian akan tampil gambar berikut.
2. Klik Next, kemudian akan tampil gambar berikut ini.
3. Isi field (tempat kosong) yang telah disediakan sesuai dengan nama (company name), alamat (address) dan nomor telepone (phone number) perusahaan anda.
Nama perusahaan diisi dengan nama depan dalam kurung nomor mahasiswa. Contoh :
Wirawan (A1C096061)
Isi field:
Current Financial Year dengan tahun/periode akuntansi perusahaan anda.
Last Month of Financial Year dengan cara memilih nama bulan yang telah disediakan
melalui menu drop down. Field ini menunjukkan bulan terakhir dari periode akuntansi perusahaan anda, biasanya Bulan Desember.
Conversion Month menunjukkan mulai bulan kapan anda menginginkan MYOB merekam
transaksi harian anda, biasanya Bulan Januari. Dengan menentukan conversion month maka Anda tidak dapat mencatat transaksi yang terjadi sebelum bulan konversi.
Field Periods per Year menunjukkan berapa bulan dalam satu periode akuntansi. Ada dua
pilihan, 12 atau 13 bulan (biasanya 12 bulan) 5. Klik next, akan tampak gambar berikut:
Gambar di atas merupakan rangkuman hasil dari langkah 1 sampai langkah 4. Pastikan informasi yang sudah anda masukkan pada langkah sebelumnya sudah benar. Bila anda merasa informasi tersebut belum benar maka klik tombol back untuk mengubahnya. 6. Klik next maka akan tampak gambar berikut:
Pada tahap ini anda diminta untuk menentukan pilihan anda dalam membuat account list (Chart of Account, Bagan Akun). Terdapat tiga pilihan yaitu:
a. Menggunakan account list yang sudah disediakan oleh MYOB. Bila anda menggunakan pilihan ini maka MYOB telah menyiapkan berbagai macam account list yang sesuai dengan jenis perusahaan anda seperti tampak pada gambar di bawah ini:
b. Menggunakan account list yang sudah disiapkan oleh akuntan sebelumnya. c. Membuat account list sendiri.
Apapun yang anda pilih, anda masih dapat menambah atau menghapus akun-akun tersebut setelahnya.
NB: Dalam praktikum ini, akan dicoba menggunakan pilihan C 7. Klik next, akan tampak gambar berikut:
Pada tahap ini anda diberitahukan bahwa file anda akan disimpan dengan menggunakan nama perusahaan dan disimpan di tempat yang sama dengan program MYOB.
Klik Change bila anda ingin menentukan sendiri tempat/folder untuk penyimpanan data dan
Anda juga bisa merubah nama file penyimpanan sesuai keinginan. Klik Next untuk menyimpan file ini.
8. Setelah proses penyimpanan selesai, gambar yang tampak kemudian adalah sebagai
berikut:
Pada tahap ini anda telah selesai membuat file baru untuk perusahaan anda. Anda dapat
memilih Setup Assistant apabila anda ingin melanjutkan langkah berikutnya dengan
melakukan setting tambahan untuk file perusahaan atau anda dapat memilih Command
9. Pilihlah Command Centre maka akan tampak gambar berikut:
Proses pembuatan data akuntansi telah selesai. Sekarang anda telah mempunyai database akuntansi sesuai dengan nama file yang anda telah pilih. Untuk mengetahui apakah data tersebut bisa diakses atau tidak, cobalah untuk keluar dari program MYOB dengan memilih menu
File Æ Exit. Pada bagian berikutnya akan menerangkan cara mengaktifkan kembali file data
akuntansi yang telah dibuat.
MEMBUKA DATA AKUNTANSI
Proses membuka data akuntansi dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut: 1. Pastikan anda telah mengaktifkan Program MYOB.
2. Klik tombol pada kotak dialog gambar di atas, kemudian akan tampil
Pilih nama file yang akan dibuka kemudian double click atau klik OPEN setelah file tersebut dipilih.
3. Kemudian akan tampak gambar berikut ini yang akan meminta anda untuk melakukan Sign
On yaitu memasukkan User ID dan password bila ada.
Setelah anda mengisikan User ID dan password maka akan tampak gambar berikut y ang akan mengkonfirmasi isian anda. Klik OK bila benar dan Cancel bila salah untuk mengulang langkah pengisian informasi identitas anda.
Gambar di atas meminta anda untuk meregistrasi penggunaan MYOB sebagai pengolah data akuntansi perusahaan anda1. Jika anda telah membeli perangkat lunak MYOB secara resmi
tetapi belum menerima nomor registrasi pilihlah How to Register untuk mendaftar MYOB anda dan mendapatkan nomor registrasi secara online. Jika anda telah memiliki nomor registrasinya, klik Enter Now. Tetapi jika belum memiliki (membelinya) dari MYOB Ltd atau dari vendor MYOB yang anda pakai, klik Enter Later. Dengan pilihan terakhir ini, Anda hanya dapat menggunakan MYOB sebagai pengolah data akuntansi sebanyak 25 kali pengaktifan, setelah itu data akuntansi anda akan hilang dengan sendirinya.
Jika anda memiliki nomor register, di layar akan tampil gambar berikut.
Anda tinggal mengetik nomor register pada field: Registration No, setelah itu klik OK.
No Register : AB1234565
1
MYOB Ltd. akan memberikan nomor register pada setiap copy program MYOB yang dikeluarkan. Nomor yang diberikan berbeda pada setiap produk, sehingga tidak dicantumkan pada cover CD Program. Pastikan jika anda membeli Program MYOB, anda juga memperoleh nomor registernya (tanyakan pada penjualnya/vendor).
PRAKTIKUM 2
MEMBUAT DAN MENGAKTIFKAN PASSWORD A. MEMBUAT PASSWORD
Pengamanan data akuntansi suatu perusahaan sangat penting untuk mencegah orang yang tidak berhak melihat, mengubah atau menyalin data akuntansi. Proses pencatatan data akuntansi melibatkan beberapa bagian dengan tanggung jawab yang berbeda. MYOB dilengkapi dengan fasilitas password untuk memisahkan fungsi masing-masing bagian dalam mengolah data akuntansi. Passwor berfungsi untuk membatasi agar suatu transaksi hanya dapat dikerjakan oleh user atau operator tertentu yang mengetahui password-nya. Misalnya untuk menambah rekening, menambah data pelanggan, data pemasok, atau mencatat transaksi berupa penerimaan uang dari pelanggan, hanya user tertentulah yang mencatatnya.
Langkah dalam membuat password
1. Aktifkan data akuntansi yang akan diberi password
2. Pilih dan klik menu Setup, Preference, pilih tab Security
3. Klik Icon Password, dan isikan password pada kotak New Master password
4. Klik tombol Record New Password sehingga muncul kotak dialog untuk mengingat password
Pengingat password hanya akan ditampilkan hanya satu kali, ini hingga Anda diminta untuk mengingatnya baik-baik.
5. Klik tombol OK sehingga kotak dialog Password Access ditampilkan. Master password yang telah diisikan terdapat pada baris pertama kolom Sub Password.
6. Pada kolom Not Allowed dibiarkan kosong (tidak ada yang di beri tanda silang), ini berarti, orang yang mengetahui master password bisa mengetahui secara menyeluruh data akuntansi yang dibuat di perusahaan.
7. Klik tombol New untuk membuat Sub-password yaitu untuk membuat password untuk
masing-masing bagian. Misalnya sub password ENTRY dengan wewenang hanya mencatat jurnal melalui menu Accounts – Record Journal Entry.Tampilan pada saat mengisi sub-password sbb:
8. Klik tombol Record New Password sehingga kotak dialog Password Access ditampilkan kembali. Beri tanda silang “X” dengan cara mengklik untuk bagian-bagian yang tidak boleh diakses oleh user atau operator ini, pada kolom Not Allowed. Perhatikan gambar :
Dari tampilan tersebut terlihat bahawa hanya Record Journal Entry yang tidak di beri tanda silang “X”. ini berati user atau operator yang diberikan password ini hanya bisa memasukkan data melalui Record Journal Entry.
9. Klik OK. Proses pengisian password (master dan sub-password) selesai.
B. MENGAKTIFKAN PASSWORD
Password yang telah dipasang pada data akuntansi tersebut belum berfungsi selama data tersebut masih aktif (belum di Close). Untuk mengaktifkan password tersebut lakukan langkah sebagai berikut :
1. Tutup (close) file yang sedang aktif
2. Aktifkan kembali program MYOB dan aktifkan kembali file yang telah di password 3. Masukkan password pada kotak Sign-on
PRAKTIKUM 3. CHART OF ACCOUNT A. PENGANTAR
Fasilitas yang terdapat dalam modul Accounts digunakan untuk mengubah atau mencatat data awal perusahaan berupa nomor rekening beserta saldonya, menghubungkan rekening, mencatat transaksi, proses jurnal, dan sebagainya.
B. ACCOUNT LISTS
Menu Account Lists digunakan untuk membuat daftar rekening perusahaan. MYOB
menyediakan daftar rekening defaults dalam bahasa inggris sebagaimana terlihat pada gambar di bawah ini. Melalui Account Lists, anda dapat mengganti nama, nomor dan saldo rekening.
B.1. Kelompok Rekening dan Penomoran
Rekening-rekening dalam MYOB dikelompokkan menjadi 8 kelompok (lihat gambar di atas), yaitu:
1. Asset (Aktiva) Î diawali dengan nomor rekening
awal 1 (satu).
2. Liability (Kewajiban/Utang) Î diawali dengan nomor rekening
awal 2 (dua).
3. Equity (Modal/Ekuitas) Î diawali dengan nomor rekening
awal 3 (tiga).
4. Income (Pendapatan) Î diawali dengan nomor rekening
awal 4 (empat).
5. Cost of Sales (HP Penjualan/Produksi) Î diawali dengan nomor rekening
awal 5 (lima).
6. Expenses (Biaya) Î diawali dengan nomor rekening
awal 6 (enam).
7. Other Income (Pendapatan Lain-Lain) Î diawali dengan nomor rekening
awal 8 (delapan).
8. Other Expenses (Biaya Lain-Lain) Î diawali dengan nomor rekening
awal 9 (sembilan).
Nomor rekening maksimal adalah lima digit dan mempunyai struktur hingga empat level (tingkatan). Berdasarkan tipenya, rekening-rekening MYOB dikelompokkan menjadi dua, yaitu (1) rekening tipe header (induk), yaitu rekening yang masih mempunyai sub rekening, dan (2) rekening tipe detail atau detail cheque, yaitu rekening yang sudah tidak mempunyai rekening sub-rekening lagi. Dari bagian rekening detail, sebagiannya
merupakan rekening yang terkait dengan pengeluaran kas bank atau cek, sehingga dinamakan detail cheque. Berikut ini contoh struktur dan pengelompokan rekening MYOB:
B.2. Mengganti Nama dan Nomor Rekening
Anda dapat mengganti dan rekening yang sudah ada dalam Bahasa Inggris (rekening defaults) dengan Bahasa Indonesia. Caranya adalah dengan mengklik tanda panah putih seperti pada gambar berikut:
pada field: Account Name, ketiklah nama rekening yang diinginkan, pilih OK
B.3. Membuat Rekening Baru
Langkah-langkah pembuatan rekening baru adalah sebagai berikut:
1. Klik icon: new pada kotak Account Lists sebagaimana ditunjukkan gambar berikut:
2. Tentukan tipe rekening yang dengan mengklik salah satu pilihan: Header Accounts (non Postable), Detail Accounts (Postable), Detail Cheque Accounts (Postable). Untuk rekening yang bertipe Header, berikan tanda centang pada
. Perhatikan gambar berikut:
tanda menunjukkan bahwa rekening
aktiva lancar akan menjumlahkan secara otomatis saldo-saldo sub-rekening aktiva lancar seperti kas, piutang, dan, persediaan dan seterusnya.
3. Klik salah satu pilihan kelompok rekening: Asset, Liability, Equity, Income, Cost of Sales, Expense, Other Income atau Other Expense.
4. Pada field: Account Number, ketiklah nomor rekening yang akan dibuat, kemudian tekan tombol tab pada keyboard komputer anda.
5. Pada field: Account Name, ketiklah nama rekening, kemudian tekan tombol tab pada keyboard komputer anda.
6. Pada field: Opening Balance, digunakan untuk mengisi saldo awal rekening. Dalam praktikum ini, saldo awal tidak usah diisi dulu, karena rekening yang sudah memiliki saldo tidak dapat dihapus. Pengisian saldo awal akan dilakukan sekaligus setelah semua nama rekening terisi dengan benar. Penjelasannya ada di prktikum 8.
7. Current Balance, akan terisi secara otomatis dan akan menunjukkan saldo terakhir dari akun yang bersangkutan.
8. Tax Code, menentukan apakah rekening tersebut terkait dengan pajak.
9. Jika proses pembuatan rekening baru telah selesai, anda dapat mengklik tombol OK atau mengklik tombol ikon NEW untuk membuat rekening baru lainnya.
Daftar rekening akuntansi
B.4. Menampilkan daftar rekening
Jika anda ingin melihat daftar rekening yang telah dibuat (disimpan), anda dapat
mencetak daftar rekening tersebut melalui icon: print pada kotak Account List
yang diaktifkan melalui Account Lists, tetapi jika anda hanya ingin menampilkan di layar monitor saja, maka langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
1. Dari menu Reports di toolbar, pilihlah menu Index to Reports atau anda dapat
langsung mengaktifkan menu ini dengan menekan tombol Control dan I (Ctrl +I) pada keyboard secara bersamaan, selanjutnya akan muncul gambar berikut ini.
Index to reports merupakan menu yang disediakan oleh MYOB untuk mencetak berbagai laporan yang dibutuhkan, dari daftar rekening, jurnal, buku besar hingga laporan keuangan dan lain-lain.
2. Dari Tab: Accounts, dengan menggunakan scroll bar anda akan menemukan
berbagai macam jenis laporan untuk daftar rekening dan laporan keuangan. Diantaranya yang sering digunakan untuk menampilkan bagan akun adalah:
a. Account Lists (Summary)
Dengan mengklik display, maka fasilitas ini akan menampilkan daftar rekening sebagaimana gambar berikut:
b. Account Lists (Details)
Juga dengan mengklik display, maka fasilitas yang satu ini akan menampilkan daftar rekening sebagaimana gambar berikut:
PRAKTIKUM 4 LINKED ACCOUNT
Linked Accounts merupakan akun-akun yang telah ditentukan sebelumnya yang akan membantu dalam menjurnal transaksi dengan cepat dan tepat sehingga mengurangi jumlah jurnal yang harus dikerjakan dan berkurangnya tingkat kesalahan yang mungkin terjadi. Linked Accounts ini harus ditentukan segera setelah anda membuat suatu file perusahaan. Linked Accounts terdiri dari 3, yaitu Accounts & Banking Accounts, Sales Accounts, dan Purchases Accounts.
A. Accounts & Banking Accounts - Linked Account
Langkah-langkah :
1. Cari Menu Set Up – Linked Account – Accounts & Banking Accounts sehingga seperti tampilan di berikut.
Equity Accounts for Current Earnings; akun ini digunakan untuk mengkalkulasi laba/rugi dalam periode berjalan.
Equity accounts for Retained Earnings; akun ini digunakan untuk mengkalkulasi laba/rugi periode sebelumnya.
Equity Accounts for Historical Balancing; akun ini digunakan sebagai kontrol seimbang atau tidaknya saldo-saldo dari transaksi yang terjadi.
Cheque Account for Electronic Payment; akun ini digunakan untuk mencatat pengeluaran uang yang akan dibayarkan melalui fasilitas pembayaran elektronik (seperti transfer melalui ATM, internet banking, sms banking, dsb)
Cheque Account for Undeposited Funds; akun ini digunakan untuk mencatat penerimaan uang yang belum disetor ke bank.
2. Isikan kode rekening seperti pada gambar.
B. Sales Linked Account
Langkah-langkah :
1. Cari Menu Set Up – Linked Account – Sales Linked Account sehingga seperti tampilan berikut.
Asset account for tracking receivables; akun ini digunakan untuk mencatat penjualan secara kredit (piutang)
Cheque account for customer receipts; akun ini digunakan untuk mencatat penerimaan uang dari pelanggan.
I charge freight on sales – Income account for freight; akun ini digunakan untuk mencatat pendapatan bila ongkos kirim yang dibayarkan penjual dibebankan pada pelanggan.
I tracked deposit collected from customers – Liability account for customer deposit; akun ini digunakan untuk mencatat persekot/uang muka yang dibayarkan pelanggan.
I give discounts for early payment – Expense or Cost of Sales account for early payment; akun ini digunakan untuk mencatat diskon yang diberikan pada pelanggan karena membayar lebih awal pada periode diskon.
I assess charges for late payment – Income account for late charges; akun ini digunakan untuk mencatat pendapatan dari denda yang dibebankan kepada pelanggan karena keterlambatan pembayaran.
2. Isikan kode rekening seperti pada gambar.
Purchases Linked Account
Langkah-langkah :
1. Cari Menu Set Up – Linked Account – Purchases Linked Accounts sehingga seperti tampilan berikut.
Liability account for tracking payables; akun ini digunakan untuk mencatat pembelian secara kredit (utang)
Cheque account for paying bills; akun ini digunakan untuk mencatat pengeluaran uang kepada pemasok.
I pay freight on purchases – Expense or Cost of Sales account for freight; akun ini digunakan untuk mencatat beban bila ongkos kirim dibebankan oleh pemasok.
I tracked deposit paid to suppliers – Asset account for supplier deposits; akun ini digunakan untuk mencatat persekot/uang muka yang dibayarkan kepada pemasok.
I take discounts for early payment – Expense or contra account for discounts; akun ini digunakan untuk mencatat diskon yang diberikan oleh pemasok karena membayar lebih awal pada periode diskon.
I pay charges for late payment – Expense account for late charges; akun ini digunakan untuk mencatat beban dari denda yang dibebankan oleh pemasok karena keterlambatan pembayaran.
PRAKTIKUM 5
LINKED PAJAK DAN MENGHAPUS PAJAK YANG TIDAK DIGUNAKAN
A. PPN Linked Account
Langkah-langkah :
1. Cari Menu Set Up – Tax Code List sehingga seperti tampilan di bawah ini.
2. Ganti nama perkiraan untuk pajak agar sesuai dengan tampilan di atas dengan
langkah-langkah berikut :
a. Klik kode pajak untuk GST (Goods & Services Tax) untuk menampilkan Tax Code
Information dan isikan sesuai seperti pada tampilan di bawah ini
b. Hapus perkiraan pajak lainnya dengan meng-klik kode pajak kemudian klik Edit – Delete Tax Code. Sebelum menghapus perkiraan pajak pastikan anda telah mengganti Linked Account untuk pajak tersebut dengan Historical Balance Account, seperti contoh di bawah ini :
Catatan : Hapuslah jenis pajak yang tercetak tebal terlebih dahulu sebelum menghapus pajak-pajak lainnya. Untuk pajak-pajak jenis N-T tidak dapat dihapus tetapi tidak akan berpengaruh pada transaksi karena tarifnya adalah 0%.
PRAKTIKUM 6 MENGHAPUS REKEKNING
Rekening-rekening yang dapat dihapus adalah rekening bersaldo nol, belum pernah digunakan untuk mencatat transaksi dan bukan merupakan linked account. Cara menghapus rekening adalah
sebagai berikut:
a. Cara 1: Menghapus satu rekening
Untuk menghapus satu rekening dapat dilakukan dengan langkah – langkah sebagai berikut:
1. Aktifkan rekening yang akan dihapus dengan cara memilih rekening tersebut,
kemudian pilih EDIT
2. Pada saat rekening sedang aktif pilih menu Edit, Delete Perhatikan gambar berikut :
b. Cara 2: Menghapus banyak rekening tanpa mengaktifkan rekening tersebut
Cara ini digunakan jika Anda ingin menghapus banyak rekenig tanpa harus mengaktifkan rekening tersebut. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
1. Dari menu Setup pilih Easy Setup Assistant, seperti gambar berikut:
2. Klik icon: Accounts, kemudian muncul gambar berikut:
Klik Next, kemudian akan muncul gambar berikut.
PRAKTIKUM 6
MENYESUAIKAN LEVEL REKENING
Rekening-rekening telah dimasukkan seringkali susunannya tidak teratur, termasuk level rekningnya. Level rekening menunjukkan posisi/tingkatan rekening tersebut. Dalam MYOB terdapat 4 level rekening, yaitu level 1, 2, 3 dan 4. Untuk menyesuaikan level rekening dapat dilakukan dengan langkah berikut :
1. Dari Comand Center, pilih Account
2. Pilih rekening yang akan diatur levelnya
PRAKTIKUM 8
MENGISI SALDO AWAL (HISTORICAL BALANCE)
Menu Historical Balance digunakan untuk mengisi saldo akun pada awal periode. Langkah – langkah :
1. Klik menu Setup – Balances – Account Opening Balances
2. Isikan saldo awal pada masing-masing akun sesuai dengan informasi yang diberikan.
Untuk rekening yang bersaldo kredit, gunakan tanda minus didepan angka saldo awal rekening Jika pengisian Historical balance benar (jumlah debet dan kredit seimbang) maka Amount
PRAKTIKUM 9
MEMBUAT DATA PEMASOK (SUPPLIER) DAN MENGISI SALDO AWAL HUTANG A. CARD FILE
Menu Card File digunakan untuk memasukkan data-data yang berhubungan dengan Pemasok (Supplier), Pelanggan (Customer), dan data lainnya seperti karyawan dan data pribadi.
B. MENGISI DATA SUPPLIER
Langkah – langkah :
1. Klik menu Cards Lists – Supplier pada menu View Card File 2. Klik New untuk memasukkan data baru.
3. Isikan data-data Supplier sesuai dengan keterangan yang ada pada Card File Entry , seperti contoh berikut :
4. Untuk memasukkan syarat jual-beli klik Buying Details pada menu Card Information
Data Pemasok (Supplier)
Nama : PT DELTA PT OLYMPIC PT ATLANTIC
Alamat : Jl. Ir Juanda 11 Jl. Pajajaran 10 Jl. A Yani
Kota : Bandung Bogor Bogor
Negara : Indonesia Indonesia Indonesia
Kode Pos : - 16144 16450
Kontak : Gunawan Haerullah Hendratmoko
No. Telp. : 022 4578905 0251 326597 0251 - 312977
No. Fax : 022 4578908 0251 326580 0251 312985
Saldo Awal : Rp 24,000,000 Rp 16,000,000 Rp 35,000,000 Batasan Kredit : Rp 7,500,000 Rp 9,500,000 Rp 9,500,000
Termin : 5/10 - n/30 5/10 - n/30 5/10 - n/30
C. MENGISI SALDO AWAL HUTANG KEPADA SUPPLIER
Untuk mengisi saldo awal hutang dagang masing-masing Supplier dilakukan langkah-langkah sbb : 1. Klik Setup – Balances – Supplier Opening Balance – Add Purchases
2. Pilih Supplier kemudian isikan data sesuai keterangan seperti pada contoh, ingat untuk mengisi tanggal dengan awal periode dalam hal ini 1 Januari 2007.
3. Klik Record, kemudian isi saldo awal hutang dagang untuk Supplier lainnya dengan mengikuti langkah-langkah di atas.
Anda akan melihat ucapan selamat apabila anda telah dengan benar memasukkan saldo awal utang dagang untuk masing-masing pemasok seperti di bawah ini :
PRAKTIKUM 10
MEMBUAT DATA PELANGGAN DAN MENGISI SALDO AWAL PIUTANG A. MENGISI DATA PELANGGAN (CUSTOMER)
Langkah – langkah untuk mengisi data Customer sama dengan langkah-langkah untuk mengisi data Supplier.
1. Klik menu Cards – Customer pada menu View Card File 2. Klik New untuk memasukkan data baru.
3. Isi data-data Customer sesuai dengan keterangan yang ada pada Card File Entry.
Data Pelanggan (Customer)
Nama : PT MATAHARI PT BATAVIA PT TITANIC
PT
ANDROMEDA Alamat : Mal Ambassador
Blok C-3 No. 12
Mal Mangga Dua Blok C-3 No.34
ITC Blok A-25 Jl. Mangga dua
Jl. Fatmawati 20
Kota : Jakarta Jakarta Jakarta Jakarta
Negara : Indonesia Indonesia Indonesia Indonesia
Kode Pos : 10550 10730 10730 12410
Kontak : A. Fauzi Lina Lusi Andre
No. Telp. : 021 3879905 021 6000055 021-6100977 021-7502470 No. Fax : 021 3879908 021 6000060 021-6100985 021-7502457 Saldo Awal : Rp 10,000,000 Rp 15,000,000 Rp 7,500,000 Rp 15,000,000 Batasan Kredit : Rp 7,500,000 Rp 7,500,000 Rp 7,500,000 Rp 9,500,000 Termin : 2/10 - n/30 2/10 - n/30 3/10 - n/30 3/10 - n/30 B. MENGISI SALDO AWAL PIUTANG
Untuk mengisi saldo awal piutang dagang masing-masing customer sama dengan langkah untuk mengisi saldo awal hutang dagang Supplier, dilakukan langkah-langkah sbb :
1. Klik Setup – Balances – Customer Opening Balance – Add Sale
2. Pilih Customer kemudian isi data sesuai keterangan seperti pada contoh, ingat untuk mengisi tanggal dengan awal periode dalam hal ini 1 Januari 2007.
3. Klik Record, kemudian isi saldo awal piutang dagang untuk customer lainnya dengan mengikuti langkah-langkah di atas.
Anda akan melihat ucapan selamat apabila anda telah dengan benar memasukkan saldo awal piutang dagang untuk masing-masing pelanggan seperti pada saat anda berhasil memasukkan saldo awal utang dengan benar.
PRAKTIKUM 11
MEMBUAT DATA PERSEDIAAN (INVENTORY) DAN MENGISI SALDO AWALNYA
A. PENGANTAR
Kegiatan utama perusahaan dagang adalah membeli dan menjual barang kepada konsumen. Proses pencatatan pembelian barang dicatat melalui menu Purchases sedangkan penjualan dicatat melalui menu Sales. Pencatatan tsb dalam MYOB identik dengan mengisi faktur pada proses manual, yg memberikan informasi mengenai barang yang diperdagangkan seperti kode barang, nama barang, dan harga (jual atau beli). Sebelum proses pengisian faktur tsb maka data barang atau jasa tsb akan dicatat melalui menu Inventory. Fungsi menu Inventory hampir sama dengan kartu persediaan pada akuntansi manual. Kelengkapan fasilitas modul inventory dapat dilihat dalam gambar :
Untuk mengisi data awal persediaan barang dagang digunakan menu Item List. Fasilitas Item Lists digunakan untuk mencatat barang atau jasa yang diperdagangkan meliputi :
1. Mencatat barang yang dibeli perusahaan dengan tujuan dijual kembali dan nilai barang dicatat dalam persediaan.
2. Mencatat pembelian dan penjualan barang yang diperdagangkan tetapi nilai barang tidak dicatat dalam persediaan.
3. Mencatat pembelian barang yang hanya digunakan untuk keperluan kantor.
4. Mencatat barang hasil penggabungan beberapa komponen, misal komputer yang dirakit
dari beberapa komponen.
5. Mencatat barang berupa komponen untuk membuat satu produk, misal : casing, board,
processor, disk drive, keyboard, dan sebagainya yang merupakan komponen untuk merakit computer.
B. MENGISI DATA PERSEDIAAN
Untuk mengisi data persediaan dapat dilakukan dengan langkah berikut : 1. Klik Item List – New
2. Isi data persediaan barang dagang sesuai dengan keterangan seperti pada contoh berikut :
a. Isikan Kode Barang, Nama Barang, dan Nama Perkiraan untuk mencatat transaksi yang
berhubungan dengan persediaan.
Keterangan :
¾ Item Number , diisi dengan nomor atau kode barang
¾ Name, diisi dengan nama barang.
Pada kotak isian :
¾ I Buy This Item, klik kotak isian ini jika Anda membeli barang untuk diperjualbelikan kembali ( bukan merupakan hasil produksi)
¾ I Sell This Item , klik kotak isian ini untuk barang yang diperjualbelikan kembali.
¾ I Inventory This Item, klik kotak isian ini bila nilai barang yang diperjualbelikan dicatat dalam rekening Persediaan (Inventory).
Kotak pilihan ini terkait dengan kotak isian di atas, intinya Anda diminta memilih rekening untuk membukukan :
¾ Cost of Sales Account, pilihan nomor rekening untuk membukukan Harga Pokok
Penjualan/HPP (Cost of Sales – 5-xxxx)
¾ Income Account for Tracking Sales, pilih nomor rekening untuk membukukan hasil
penjualan barang yang merupakan bagian dari kelompok Pendapatan (Income- 4-xxxx)
¾ Asset Account from Item Inventory, pilih nomor rekening untuk membukukan
PersediaanBarang yang merupakan bagian dari kelompok Aktiva ( Assets - 1-xxxx)
b. Isi informasi lainnya pada Buying Details untuk mencatat informasi pembelian barang dagang dan Selling Details untuk mencatat informasi penjualan barang dagang.
Keterangan :
¾ Buying unit of measure, diisi dengan satuan unit barang yang dibeli ¾ Number of item per buying unit, diisi dengan unit item barang yang dibeli. ¾ Tax code when bought, diisi dengan kode pajak pembelian barang (PPN masukan) Bagian Optional Restocking Information for the To Do List dapat diisikan informasi :
¾ Minimum Level for Restocking Alert, diisi dengan kuantitas persediaan minimum untuk suatu jenis barang.
¾ Primary Supplier for reorders, klik tanda panah ke bawah untuk mengisi pemasok utama
barang yg bersangkutan (setelah sebelumnya diisi melalui menu Card – Supplier)
¾ Supplier Item Number, diisi dengan nomor atau kode pemasok sesuai isian pada Primar
Supplier for Reorders.
¾ Default Reorder Quantity, diisi kuantitas pengisian kembali suatu barang setelah mencapai persediaan minimum.
¾ Base Selling Price, diisi dengan harga jual barang yg bersangkutan , angka ini akan muncul pada kolom price pada faktur penjualan.
¾ Selling unit of measure, diisi dengan satuan unit barang yang dijual ¾ Number of item per selling unit, diisi dengan unit item barang yang dijual
¾ Tax code when bought, diisi dengan kode pajak penjualan barang (PPN keluaran)
Fasilitas Set Item Price berfungsi untuk mengubah harga jual dan menentukan metoda pembebanan harga pokok penjualan . Metode yang dapat dipilih adalah Last Cost (LIFO) dan Average Cost, untuk memilih metode yang digunakan , klik icon yg bersangkutan seperti dalam tampilan kotak dialog Set item Price berikut :
Data persediaan beserta saldo awalnya
Kode : IN-001 IN-002 IN-003 IN-004
Nama : ERGO 726A ERGO 705 CASANOVA
208A
CASANOVA 726A
Jenis : Kursi Kursi Kursi Kursi
Satuan : buah buah buah buah
Pemasok : PT Delta PT Delta PT Olympic PT Olympic
Harga Jual : Rp 1,500,000 Rp 375,000 Rp 1,750,000 Rp 1,500,000 Harga Beli : Rp 1,200,000 Rp 325,000 Rp 1,400,000 Rp 1,200,000 Stok : 15 50 20 15 Min. Level : 10 20 10 10 Restocking : 5 25 10 5
IN-005 IN-006 IN-007 IN-008 IN-009 FLEXO DESK FA 16 ARJUNA DESK 90 CREDENZA SS CREDENZA ETC 19 GAKKEN R 205 Meja Kerja Meja Kerja Lemari Arsip Lemari Arsip Lemari Arsip
Set Set buah buah buah
PT Olympic PT Delta PT Atlantic PT Atlantic PT Atlantic Rp 3,375,000 Rp 750,000 Rp 1,650,000 Rp 2,100,000 Rp 1,450,000 Rp 2,850,000 Rp 590,000 Rp 1,300,000 Rp 1,750,000 Rp 1,050,000
8 12 15 12 15
5 10 10 10 10
5 10 5 10 10
C. MENGISI SALDO AWAL PERSEDIAAN
Untuk mengisi saldo awal persediaan barang dagang, dilakukan langkah-langkah sbb : 1. Klik Count Inventory pada menu Inventory
2. Isikan jumlah saldo awal masing-masing persediaan barang dagang pada kolom Counted. Perhatikan gambar berikut;
3. Klik Adjust Inventory sehingga akan muncul peringatan seperti pada gambar berikut. Anda diminta untuk menentukan perkiraan yang akan digunakan apabila ada penyusutan nilai persediaan. Klik Continue apabila anda telah menentukan perkiraan yang digunakan.
4. Klik Continue pada peringatan berikutnya untuk menampilkan table Inventory Adjustment
seperti gambar di bawah yang akan anda gunakan untuk mencatat Harga Perolehan Persediaan. Kemudian klik Record setelah anda selesai memasukkan informasi mengenai persediaan.
PRAKTIKUM 12
MENCATAT TRANSAKSI MELALUI GENERAL JOURNAL A. GENERAL JOURNAL ENTRY
Menu ini digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi sebagai berikut: a) Transfer uang: antar bank, bank ke kas, kas ke bank, pengisian dana kas kecil. b) Piutang selain piutang dagang.
c) Pembelian aktiva tetap, baik secara tunai maupun kredit. d) Hutang selain hutang dagang.
e) Pencatatan modal, prive, dividen dan transaksi lainnya yang terkait dengan modal. f) Pendapatan lain-lain (other incomes).
g) Biaya lain-lain (other expenses).
A.1. Mencatat Jurnal.
Berikut ini contoh transaksi untuk mempemudah penjelasan bagian ini,
Tanggal 5 Januari 2007, perusahaan memberikan pinjaman kepada karyawan sebesar Rp. 12.500.000,-. Jurnal transaksi ini adalah:
Pinjaman Karyawan Rp 12.500.000,-
Kas Rp 12.500.000,-
Berikut ini langkah-langkah untuk mencatat transaksi di atas. 1. Aktifkan menu (Command Center) Accounts.
a) Pada field: General Journal #, catat nomor jurnal transaksi. MYOB akan menampilkan nomor khas secara otomatis dengan huruf awal GJ yang berarti general journal (misal, GJ000001 untuk gambar di atas), namun anda dapat merubahnya sesuai dengan keinginan anda.
b) Kemudian tekan Tab pada keyboard, kursor anda akan pindah ke field: date. Pada field: date, ketiklah tanggal terjadinya transaksi.
c) Kemudian tekan Tab pada keyboard, kursor anda akan pindah ke field: memo. Pada field: memo, ketiklah keterangan transaksi untuk membantu mengingatkan anda akan transaksi yang dicatat.
3. Kemudian tekan Tab pada keyboard, kursor anda akan pindah ke field: Acct #. Pada field: Acct #, ketik nomor rekening yang akan dijurnal atau tekan Tab pada keyboard untuk menampilkan daftar rekening yang sudah dibuat seperti yang diperlihatkan pada gambar sebelumnya.
Daftar rekening yang akan muncul hanya rekening detail. Sorot rekening piutang
karyawan untuk kasus ini, kemudian klik tombol untuk
menggunakan rekening tersebut. Lakukan hal yang sama untuk rekening kas.
4. Pada field: Debit dan Credit, isilah sesuai nominal pinjaman karyawan, sehingga tampak seperti pada gambar.
A.2. Jurnal Berulang (Recurring Journal)
Fasilitas ini digunakan untuk mencatat transaksi sejenis yang berulangkali terjadi dalam satu periode akuntansi, seperti: pembayaran sewa, depresiasi, pembayaran listrik, telepon dan air, dan sebagainya. Misalnya, perusahaan anda membayar sewa ruang per tahun sebesar Rp. 15.000.000,- dan dibayarkan setiap tanggal 31 Agustus melalui rekening Bank Atlantik. Maka langkah pencatatannya adalah sebagai berikut:
1. Aktifkan menu General Journal Entry, kemudian buatlah jurnal seperti proses
penjurnalan transaksi pinjaman karyawan sebelumnya. Jika langkah anda tepat, maka akan tampak seperti gambar berikut:
2. Klik icon: Save Recurring (lihat tanda lingkaran pada gambar di atas), kemudian akan tampil layar berikut:
Pada field: Frequency, pilih melalui menu dropdown untuk menentukan frekuensi pembayaran sewa ruang (dalam kasus ini per bulan atau monthly). Kemudia 3. Klik Record untuk menyelesaikan proses.
Anda dapat membuat jurnal sejenis sebanyak-banyaknya agar anda efisien dalam merekam transaksi-transaksi perusahaan anda. Jika anda ingin mengaktifkan salah satu jurnal berulang yang telah dibuat, berikut ini langkah-langkahnya:
1. Aktifkan menu Record Journal Entry, kemudian klik icon: use recurring (lihat tanda lingkaran pada gambar berikut).
Kemudian akan tampil jurnal berulang yang pernah direkam/dicatat.
2. Pilih kemudian klik OK untuk menggunakan jurnal tersebut, maka akan muncul
Jurnal di atas merupakan jurnal yang pernah dibuat pada periode sebelumnya. Ingatlah untuk memeriksa tanggal dan ubah apabila tidak sesuai dengan tanggal yang seharusnya. Klik Record jika ingin menggunakannya atau Don’t Record untuk membatalkan transaksi.
Tugas :
Buat Recurring Transaction untuk perusahaan berdasarkan ketentuan di bawah ini :
1. Pembayaran gaji ditetapkan tanggal 5 pada setiap bulan berjalan. Asumsi pada kasus ini, Gaji Karyawan sebesar Rp 4.500.000,- (konstan selama 1 tahun)
2. Biaya sewa ruang sebesar Rp 2.500.000,- perbulan dibayarkan setiap tanggal 10.
3. Pembebanan biaya penyusutan per bulan berupa peralatan kantor sebesar Rp 400.000,- dan
A.3. Menampilkan Jurnal
Untuk menampilkan jurnal-jurnal yang pernah dibuat, aktifkan (klik) menu
Transaction Journal pada Command Center: Accounts, layar berikut kemudian akan
tampil.
Jika anda ingin mencetak klik icon: Print, tetapi jika hanya ingin menampilkan di layar
dulu, aktifkan menu Report Æ index to reports (lihat kembali B.5. Menampilkan
Daftar Rekening), kemudian pilih Transaction Journals – General, kemudian klik Display.
PRAKTIKUM 13
TRANSAKSI PURCHASES, SALES, & TRANSAKSI LAINNYA A. PENGANTAR
Modul Purchases digunakan untuk mencatat pemesanan (Purchase Order), pembelian atau penerimaan, pengembalian barang kepada pemasok dan mencetak bukti transaksi serta pengeluaran yang berhubungan dengan modul Sales. Modul Sales digunakan untuk mencatat transaksi penjualan barang atau jasa, return penjualan dan penerimaan yang timbul akibat penjualan tersebut. Proses data dengan menu Sales hampir sama dengan mengisi faktur penjualan dalam akuntansi manual. Tampilan menu Purchases dan Sales dapat dilihat dalam gambar berikut :
Dalam MYOB, purchases dan sales dicetak dalam dokumen yang akan diberikan kepada customer, yang disebut dengan Invoices, ada empat tipe invoice ayitu :
1. Service, yaitu invoices untuk penjualan/pembelian jasa.
2. Item, yaitu invoices untuk mencatat penjualan/pembelian barang. 3. Professional, yaitu invoices untuk penjualan/pembelian jasa professional.
4. Miscellaneous, yaiotu invoices untuk untuk penjualan/pembelian barang berdasarkan aktivitas dan waktu. Umumnya digunakan untuk penjualan/pembelian yang bukan merupakan usaha pokok.
Tipe invoices ini dapat diubah pada saat anda akan mencatat transaksi penjualan atau pembelian di bagian Layout, seperti pada gambar berikut :
B. PURCHASE, PURCHASE ORDER & SUPPLIER PAYMENT.
Fasilitas ini digunakan untuk mencatat pembelian barang dagang atau jasa baik yang dilakukan melalui pembelian langsung atau melalui pemesanan. Proses yang dilakukan untuk pembelian langsung maupun melalui pesanan pada dasarnya sama. Perbedaan hanya terjadi pada dengan memilih apakah tipe Purchase yang digunakan adalah Bill (untuk mencatat pembelian) dan Order (untuk mencatat pemesanan).
Contoh Transaksi :
a. 2 Januari 2007; perusahaan memesan barang berupa kursi kepada PT Delta dengan rincian sebagai berikut:
Jenis Barang Jumlah Harga Beli
ERGO 726A 10 buah Rp 1.200.000,-
ERGO 705 30 buah Rp 325.000,-
Perusahaan menghendaki transaksi tersebut dilakukan secara tunai, tahap awal dikeluarkan cek Bank Pasifik senilai Rp 30.000.000,- untuk melunasi hutang (Rp 24.000.000,- sebelum potongan) dan sisanya dicatat sebagai uang muka (down-payment).
Penyelesaian:
1) Catat transaksi pemesanan melalui modul Purchases-Enter Purchases. Gunakan tanda panah untuk memilih Order di pojok kiri atas, kemudian pilih supplier dengan langkah seperti pada gambar. Gunakan tab pada kolom item number untuk mencari item barang yang akan dibeli :
Catatan:
Ingatlah untuk menghilangkan tanda rumput (centang) pada Tax Inclusive di pojok kanan atas.
Keterangan :
Supplier , klik dan pilih nama pemasok.
Bagian Ship to : secara otomatis terisi alamat (pembeli) pengiriman barang sesuai dengan isian pada Company Information
Purchases# : secara otomatis akan terisi nomor faktur pembelian. Isian ini dapat diganti bila diperlukan.
Date : periksa tanggal transaksi, jika tidak sesuai ketik secara manual tanggal transaksi tsb.
Supplier Inv # : diisi dengan nomor faktur dari penjual jika ada.
Kolom Received diisi dengan jumlah barang yang dibeli atau dikirim oleh pemasok
Kolom Backorder diisi dengan angka (selisih) jika jumlah barang yang dikirim pemasok lebih kecil dari yg seharusnya.
Kolom Item Number diisi dengan kode barang yg dibeli dengan cara menempatkan penunjuk
mouse, kemudian Enter/Tab dan pilih kode yg bersangkutan. (seperti pada gambar)
Kolom Description secara otomatis terisi nama barang sesuai kode pada kolom Item Number. Kolom Price akan terisi otomatis harga jual barang (isian Inventory), harga ini dapat diganti
jika tidak sesuai dengan harga jual yang diinginkan.
Kolom Disc% diisi dengan persentase potongan penjualan jika ada
KolomTotal akan terisi otomatis dengan hasil perkalian antara jumlah barang dengan harga jual dikurangi potongan.
Kolom Job diisi dengan kode Job jika ada.
Kolom Tax akan terisi otomatis dengan kode pajak
Salesperson diisi dengan karyawan bagian penjualan dari pemasok jika ada.
Comment diisi dengan komentar yang ingin disampaikan kepada pemasok (jika ada).
Komentar ini dibuat melalui menu Sales – Comments & Ship Methods.
Promised Date diisi dengan kesanggupan membayar jika merupakan penjualan kredit (jika ada)
Journal Memo , otomatis akan terisi dengan ketrangan jurnal transaksi yang bersangkutan. Freight diisi dengan ongkos angkut pengiriman barang.
Tax secara otomatis akan terisi dengan angka PPN barang yang dijual.
Amount secara otomatis akan terisi dengan angka total nilai transaksi yg berasal dari : nilai barang dijual + ongkos angkut penjualan + pajak.
Paid Today diisi dengan jumlah uang yg dibayar pembeli atau diterima penjual dari konsumen.
Balance Due secara otomatis akan terisi dengan angka selisih nilai transaksi (Amount) dengan
jumlah yg dibayar konsumen (Paid Today). Angka ini akan menambah saldo Hutang Dagang. 2) Klik icon Record untuk mencatat pemesanan ini.
3) Untuk mencatat pembayaran, dari modul Purchase – Pay Bills. Isikan dengan nama Supplier yang sesuai seperti pada gambar.
4) Isikan sesuai dengan perintah soal sehingga tampilan Supplier Payment menjadi seperti gambar di bawah ini :
5) Perhatikan tanggal transaksi agar diskon pembelian oleh Supplier dicatat/dihitung tepat. Jumlah sisa uang dari pembayaran sebesar Rp 30.000.000,- adalah sebesar Rp 7.200.0000,- akan dicatat secara otomatis dan menambah saldo Uang Muka Kepada Pemasok.
6) Klik tombol Record jika langkah anda sudah benar dan menghasilkan seperti gambar di atas.
7) Untuk meyakinkan uang sejumlah Rp 7.200.000,- terlokasikan secara otomatis sebagai saldo
rekening uang muka kepada pemasok. Aktifkan modul Accounts –Accounts Lists. Jika kotak Account Lists anda (tab assets) telah menunjukkan rekening uang muka kepada pemasok berubah maka anda telah melakukan hal yang benar.
C. CUSTOMER PAYMENT
Customer payment merupakan transaksi dimana customer melakukan pembayaran atas penjualan kredit sebelumnya.
Contoh : 3 Januari 2007. PT Andromeda melunasi seluruh utangnya kepada perusahaan. Untuk melakukan transaksi Customer Payment lakukan langkah-langkah berikut :
• Dari Menu Bar, klik Command Center – Sales – Receive Payment atau melalui modul Sales
• Pilih customer yang sesuai kemudian masukkan detail informasi pada tabel :
- Pastikan Bank Atlantik sebagai rekening penerima pembayaran karena kebijakan perusahaan adalah melakukan pembayaran melalui Bank Atlantik dan menerima pembayaran melalui Bank Pasifik.
- Isi tanggal transaksi secara tepat karena berpengaruh terhadap rekening potongan penjualan (kolom Discount)
- Isi jumlah yang diterima (amount received) sesuai dengan angka pada kolom total due.
- Distribusikan angka pada pada amount received ke kolom amount applied (Cukup menekan
Tab pada keyboard anda)
C. CASH SALES
b. 3 Januari 2007. Perusahaan menjual barang secara tunai dengan rincian
Jenis Barang Jumlah Harga Jual Diskon ERGO 726A 8 buah Rp 1.500.000,- -. ERGO 705 30 buah Rp 375.000,- 5%
Penyelesaian:
Perhatikan langkah penyelesaian sesuai arah panah pada gambar berikut.
Untuk melakukan transaksi Penjualan Tunai lakukan langkah-langkah berikut :
• Dari Menu Bar, klik Command Center – Sales – Sales kemudian pilih customer Penjualan
Tunai.
• Isikan informasi sebagaimana yang diminta. Perhatikan tanggal transaksi dan diskon yang diberikan.
• Perhatikan jumlah pajak (tax), jumlah ini berdasarkan harga jual actual bukan rata-rata atau lainnya. Bila berbeda periksa dasar perhitungan PPN melalui modul Inventory - Item List –
Selling Details, pastikan yang tercantum pada Calculate Sales Tax on adalah Actual Selling Price
• Isikan pada Paid Today angka yang sesuai dengan Total Amount sehingg Balance Due akan
bernilai 0, kemudian klik Record.
Keterangan Gambar :
• Customer: Pilih Customer yang diinginkan (tekan enter pada kotak untuk memilih
customer)
• Ship To : Secara otomatis terisi sesuai dengan isian pada Customer
• Invoice : diisi atau secara otomatis terisi nomor faktur
• Customer PO # : diisi dengan nomor referensi pemesanan barang dari pelanggan (jika
ada)
• Kolom Ship : diisi dengan jumlah barang yang dibutuhkan pembeli
• Kolom Backorder, secara otomatis akan terisi angka (selisih) jika jumlah persediaan barang kurang dari yang dibutuhkan
• Kolom Item Number : diisi dengan kode barang yang akan dijual, dengan cara menekan Enter dan memilih kode barang yang bersangkutan.
• Kolom Description : secara otomatis terisi dengan nama barang sesuai kodenya
• Kolom Price : otomatis terisi dengan harganya
• Kolom Disc. % : diisi dengan persentase potongan penjualan (jika ada)
• Kolom Total : otomatis terisi dengan jumlah total harga
• Kolom Job : diisi dengan kode job (jika ada)
• Kolom Tax : secara otomatis terisi dengan kode pajak
• Kolom Command : diisi dengan komentar yang akan disampaikan kepada pembeli
• Ship Via : diisi dengan keterangan pengiriman barang (jika ada), keterangan ini dibuat melalui menu – Sales Command & Ship Methods
• Promise Date: diisi dengan kesanggupan membayar jika merupakan penjualan kredit (jika ada)
• Journal Memo : secara otomatis berisi keterangan jurnal transaksi yang bersangkutan
• Freight : diisi dengan ongkos angkut pengiriman barang (jika ada)
• Tax : otomatis terisi angka PPN barang yang dijual
• Amount : akan terisi angka total nilai transaksi yang berasal dari nilai barang yang dijual + ongkos angkut + pajak
• Paid Today : diisi dengan jumlah uang yang dibayarkan pembeli
• Balance Due : terisi angka selisih nilai transaksi (Amount) dengan jumlah yang dibayar konsumen (Paid Today) angka ini akan menambah rekening Piutang Dagang.
D. PENERIMAAN PESANAN
4 Januari 2007. Perusahaan menerima barang yang dipesan dari PT Delta (02/01/2007), tidak ada perubahan jumlah dan harga barang. Gambar berikut menjelaskan penyelesaian transaksi ini.
Transaksi ini adalah lanjutan dari transaksi pemesanan pada tanggal 2 Januari 2007. Pencatatan penerimaan barang ini dilakukan melalui Command Centre – To Do List – Orders seperti yang diperlihatkan pada gambar sehingga akan muncul daftar transaksi Orders.
• Klik tanda panah yang ada pada kolom PO Supplier yang bersangkutan sehingga akan
tampil invoice tanggal 2 Januari 2007 seperti gambar di bawah ini. Jangan meng-klik
Record as Actual karena berarti anda akan mencatat transaksi penerimaan ini pada
tanggal 2 Januari 2007.
• Ubah tanggal sesuai dengan tanggal penerimaan barang.
• Klik ikon Change to Bill untuk mengubah status dari Pesanan (Order) menjadi transaksi pembelian biasa (Bill) sehingga akan tampak gambar seperti berikut:
Perhatikan warna dasar formulir berubah dari warna oranye menjadi biru yang menandakan perubahan status transaksi.
E. RECURRING TRANSACTION
5 Januari 2007. Perusahaan membayar gaji karyawan bulan Januari sebesar Rp 4.500.000,- Penyelesaian:
• Aktifkan kotak recurring transactions melalui To Do List – Recurring Transaction
• Pilih Recurring Transaction yang sesuai yaitu Gaji Karyawan dengan meng-klik tanda panah di samping nama transaksi sehingga muncul gambar berikut. Jangan meng-klik Record pada To Do List karena ini berarti anda akan mencatat semua Recurring Transaction yang ada.
• Klik Close pada jendela To Do List yang masih terbuka.
F. PURCHASES RETURN
6 Januari 2007. Perusahaan mengembalikan 1 buah kursi (rusak) dengan kode ERGO 705 kepada PT Delta.
Penyelesaian:
• Pencatatan pengembalian dilakukan melalui modul Purchases - Enter Purchases.
• Isikan data sebagaimana anda biasa mencatat transaksi pembelian, hanya saja pada kolom Received anda mengisikan jumlah barang dengan angka negative sebagaimana gambar berikut :
• Isi tanggal sesuai dengan tanggal transaksi kemudian klik record.
• Kembali ke modul Purchases dan aktifkan menu Purchase Register yang akan
• Pilih Supplier yang sesuai kemudian klik Apply to Purchase sehingga memunculkan gambar berikut :
• Sesuaikan tanggal terjadinya transaksi kemudian tekan tab keyboard menuju kolom
Amount Applied atau klik langsung pada kolom Amount Applied. Setelah itu klik Record.
G. BANK TRANSFERS
7 Januari 2007. Perusahaan mentranfer uang dari Bank Atlantic ke Bank Pasifik sebesar Rp 30.000.000,-
Penyelesaian:
• Catat transaksi ini melalui modul Accounts – Record Journal Entry.
