PEMBAHASAN
PEMBAHASAN
KETERLIBATAN KARYAWAN DALAM MENINGKATKAN MUTU
KETERLIBATAN KARYAWAN DALAM MENINGKATKAN MUTU
A.
A. PENGERPENGERTIATIAN DAN KONN DAN KONSEPSEP DASAR KDASAR KETERLIETERLIBABATTAN KAAN KARYRYAAWWANAN a
a. . PPEENNGGERERTTIIAANN
Pelibatan karyawan
Pelibatan karyawan adalah suatu proses untuk mengikutsertakan para karyawan pada semua level organisasi dalam pembuatan keputusan dan pemecahan masalah (dapat berupa ide, saran, kritik, dan lain sebagainya).
Pemberdayaan dapat diartikan sebagai pelibatan karyawan yang benar-benar berarti (signifikan). Dengan demikian, pemberdayaan tidak hanya sekedar memberikan masukan, tetapi juga memperhatikan, mempertimbangkan, dan menindaklanjuti masukan tersebut apakah akan diterima atau tidak. Tanpa adanya pemberdayaan, pelibatan karyawan hanyalah merupakan alat manajemen yang tidak ada gunanya.( Fandy Tjiptono, 2003:128)..( Fandy Tjiptono, 2003:128).
Menurut Nurul Diena Novania ST,
Menurut Nurul Diena Novania ST, filososfi TQM menghendaki adanya keterlibatan karyawan yang biasanya keterlibatan ini adalah dalam bentuk kerja tim yang kita kenal dengan nama gugus kendali mutu ( Quality Control Circle).
b
b. . KKOONNSSEEPP DDAASSAAR R
Dalam keterlibatan karyawan harus juga menjalankan prinsip dan konsep sebagai berikut :
a) Mutu Mutu merupakan merupakan tanggung tanggung jawab jawab setiap setiap orang,orang,
Harus disadari bahwa meningkatkan mutu merupakan tanggung jawab dari setiap orang dalam organisasi. Kesadaran tentang tanggung jawab mencapai mutu akan membawa dampak pada kebersamaan dalam organisasi sehingga masing masing orang akan berusaha mencapai mutu berdasarkan jobnya dan kemampuaannya masing masing.
b) Sasaran Sasaran mutu mutu melibatkan melibatkan seluruh seluruh tingkat tingkat dan dan setiap setiap orang,orang,
Sasaran mutu melibatkan seluruh tingkat baik tingkat pemimpin maupun karyawan. sehingga sasaran yang ingin dicapai organisasi diketahui oleh semua tingkatan tidak hanya pada level pimpinan.Tindakan ini akan menguntungan organisasi.
c) Komunikasi Komunikasi adalah adalah hal yhal yang ang paling paling penting penting dan dan mendasarmendasar,,
Komunikasi merupakan hal yang sangat penting dalam suatu organisasi. Komunikasi yang baik antara pimpinan, karyawan, bahkan dengan pelanggan.akan mengurangi hambatan dan permasalahan yang ada dalam suatu organsasi. Komunikasi ini diperlukan untuk
menjalin keharmonisan, peningkatan kerjasama dalam menjalankan tugas. Jika hal ini terbangub dengan baik maka akan berpengaruh terhadap produk darai suatu organisasi.
d) Pelatihan Pelatihan merupakan merupakan sarana sarana berkomunikasi,berkomunikasi,
Dalam organisasi karena kesibukan masing masing dalam menjalankan tugas maka dimungkinkan jarang terjadi komunikasi antar karyawan maupun pemimpin dengan karyawannya. Pelatihan di samping untuk meningkatkan kemampuan karyawan berkaitan dengan keterampilan, wawasan, dan kompetensinya, juga dapat menjadi sarana komunikasi antar kayawan maupun pimpinan denga karyawan.
e) Melibatkan Melibatkan dan dan membuat membuat orang orang menjadi menjadi mampu,mampu,
Melibatkan semua unsur dalam organisasi sesuai degan kompetensi dan jobnya akan membuat seseorang lebih mampu. Sekecil apun pelibatan orang, akan bermanfaat bagi orang yang bersangkutan maupun organisasi.
f) DefDefinisinisi meni mengengenai tai tanganggungung jag jawab dwab dan wan weweewenannang itu g itu penpentinting dan g dan menmendasdasarar (essential),
(essential),
Pengertian atau persepsi yang sama terhadap tanggung jawab harus dilakukan. Hal ini untuk menghidari kesalahfahaman antar karyawan dengan piminan.
g) Pemberdayaan, Pemberdayaan, setiap setiap orang orang dapat dapat dilibatkan dedilibatkan dengan ngan berbagai berbagai cara cara sesuai sesuai dengandengan kemampuannya.
kemampuannya.
Pemberdayaan karyawan dengan cara melibatkan dapat dilakukan dengan berbagai cara antara lain melalui teamwork. Namun demikian juga harus diperhatikan kompetensi orang yang bersangkutan sehingga sesuai dengan beban yang diberikannya.
B.
B. HAMHAMBABATTAN AN DAN DAN PERPERAN AN MANMANAJEAJER DR DI DI DALAALAMNMNYYAA a.
a. FAKTOFAKTOR R PENGHAPENGHAMBAMBAT T DALAM DALAM MELIBMELIBAATKAN TKAN KARYKARYAAWWANAN
Ada beberapa faktor yang menghambat keterlibatan dan pemberdayaan karyawan dalam suatu organisasi. Diantaranya adalah sutu penolakan terhadap perubahan. Me Menurut nurut fandyfandy tjiptono(2003:131),
tjiptono(2003:131), ada 2 penolakan terhadap perubahan yang perlu diperhatikan yaitu
penolakan dari manajemen dan dari karyawan.
Penolakan manajemen terhadap penerapan PPK (Pelibatan dan pemberdayaan karyawan) antara lain karena alasan ketidakamanan, nilai-nilai pribadi, ego, pelatihan manajemen, karakteristik kepribadian, ketidakterlibatan para manajer, serta struktur organisasi, dan praktik
manajemen. 1
1. . KKeettiiddaakkaammaannaann, hal ini akan dirasakan oleh para manajer ketika karyawan yang berada dalam tim kerja mencetuskan inisiatif atau ide yang dapat mengurangi kekuasaan
manajer tersebut. Sehingga manajer akan berusaha mempersulit kelompok kerja. 2.
2. NiNilalai-i-ninilalai i prpribibadadi,i, yaitu anggapan manajer bahwa karyawan harus melaksanakan perintah yang diberikan oleh manajer.
3
3. . EEggoo,,manajer yang memiliki ego tinggi tidak akan menerima adanya keterlibatan karyawan, karena akan merasa berkurang status dan keuntungannya.
4.
4. PePelalatitihahan n mamannajajeememen,n, akan mempengaruhi cara pandang manajer karena biasanya pelatihan manajemen mengikuti filosofi yang dicetuskan oleh Frederick Taylor yang lebih focus kepada penerapan prinsip-prinsip ilmiah dalam perbaikan proses dan teknologi, yang tidak berorientasi pada manusia. Sehingga kemungkinan besar, para manajer tersebut akan menolak PPK.
5.
5. KarKaraktaktererististik ik kepkepribribadiadian an parpara a manmanajeajerr,, yang dididik dengan cara lama tidak akan menerima PPK karena mereka lebih memperhatikan tugas dan hasil kerja daripada memperhatikan orang yang bekerja tersebut.
6.
6. KeKetitidadaktktererliblibatatan an manmanajajer er akakan an memenonolak lak PPPPK K karena manajer tersebut merasa diabaikan. Penerapan PPK harus melibatkan semua personil yang akan dipengaruhi oleh keputusan atau ide yang ditemukan
7.
7. StStruruktktur ur OrOrgaganisnisasasi i dadan n prprakaktetek mk mananajajememen en akakan an memengnghahambmbat at PPPPK K ketika organisasi memiliki birokrasi yang berbelit-belit.
Penolakan dari karyawan bisa terjadi ketika mereka merasa skeptis terhadap manajemen yang silih berganti dan tidak dilaksanakan. Penolakan bisa juga terjadi karena karyawan tidak mau menerima perubahan karena menyangkut hal hal baru dan mungkin tidak lazim, sehingga sulit mendapatkan dukungan dari karyawan.
Jadi ketika tim dibentuk, akan berhasil bila sasaran atau tujuan kerja kelompok jelas dan disetujui oleh seluruh anggota kelompok. Hal ini didukung dengan adanya keterbukaan antar anggota kelompok dan antara anggota kelompok selalu ada pertemuan untuk membahas berbagai masalah kelompok atau masalah
–
masalah perusahaan.Kerjasama antar anggota kelompok sangat deperlukan, terutama dukungan dan rasa saling percaya antara seluruh anggota kelompok.b.
b. PERAN PERAN MANAJMANAJER ER DALAM DALAM KETERLKETERLIBAIBATTAN AN KARYKARYAAWWANAN
Penerapan PPK (Pelibatan dan pemberdayaan karyawan) dalam lembaga/organisasi Pimpinan yang berhasil bukanla h yang mencari kekuasaa n untuk dirinya sendiri akan tetapi yang mampu mendistribusikan kekuasaan kepada orang banyak untuk mencapai tujuan bersama dengan melalui kejelasan wewenang, tanggung jawab, serta diimbangi sikap disiplin.
Pelibatan dan pemberdayaan karyawan akan berarti hanya apabila hal tersebut merupakan suatu usaha sistemik yang dilakukan untuk membantu organisasi guna meningkatkan nilai yang akan diberikan kepada pelanggan(Fandy Tjiptono, 2003:135).
Peranan utama manajemen sendiri adalah melakukan segala usaha yang diperlukan guna menjamin kesuksesan konsep PPK tersebut secara berkesinambungan, sedangkan peranan manajer antara lain:
1.
1. Menunjukkan sikap yang mendukung 2.
2. Menjadi fasilitator 3.
3. Menjadi pelatih 4.
4. Mempraktekkan Management By Walking Around 5.
5. Mengambil tindakan dengan segera atas atas rekomendasi 6.
6. Menghargai prestasi karyawan 7.
7. Menurut Raja Bambang Sutikno (2005:107), ada tiga pilar interaksi antara manager dengan karyawan yang menjadi tulang punggung dalam komunikasi.
8.
8. Menghormati harga diri karyawan dan menjaga rasa percaya dirinya. 9.
9. Mendengar dan merespons dengan empati terhadap bahasa verbal dan bahasa nonverbal.
10.
10. Membangun sinergi dalam penyelesaian masalah.
C.
C. SISTESISTEM SM SARAN, ARAN, KONSEPKONSEP, , DAN DAN IMPLIMPLEMENTEMENTASIASINYNYAA a.
a. SISTEM SISTEM SARAN SARAN DAN DAN KONSEPKONSEP KETERKETERLIBALIBATTAN AN KARYKARYAAWWANAN
Terdapat berbagai sarana yang dapat digunakan untuk mendorong karyawan agar mereka memberikan masukan dan menyalurkannya kepada pengambil keputusan. Berikut adalah metode yang sering digunakan:
1.
1. BrBraiainsnsttorormimingng
Disini manajer mempunyai peran sebagai katalisator untuk mendukung diskusi antar peserta. Peserta didorong untuk mengungkapkan seluruh idenya, akan tetapi tidak diperkenankan untuk menghakimi ide dari peserta lain. Setelah saran dari peserta terkumpul, maka akan diolah dan dipilih beberapa saran terbaik.
Usaha pemberdayaan karyawan dimulai dengan hal-hal berikut
1) Adanya keinginan manajer dan supervisor untuk memberi tanggung jawab pada karyawan.
2) Melatih supervisor dan karyawan mengenai cara untuk melakukan delegasi dan menerima tanggung jawab.
3) Komunikasi dan umpan balik perlu diberikan manajer dan supervisor kepada karyawan.
2.
2. NoNominminal al grgrououp p tetechchniqniqueue
Nominal group technique merupakan salah satu bentuk dari brainstorming, tehnik ini terdiri dari 5 langkah, yaitu:
1) Merumuskan permasalahan 2) Mencatat ide masing-masing 3) Mencatat ide kelompok. 4) Memperjelas ide-ide
5) Masing-masing anggota kelompok memilih ide yang dianggapnya sesuai.
3.
3. GuGugugus s kukuaalilittaass
Perbedaan utama gugus kualitas dan brainstorming adalah anggota gugus kualitas adalah sekelompok karyawan yang secara sukarela melaksanakan pertemuan sendiri, sedangkan brainstorming pada umumnya adalah bentukan manajer.
4
4. . KoKottaak k ssaarraann
Cara ini dilakukan dengan cara menyediakan kotak sebagai tempat karyawan menyampaikan saran tertulis.
5.
5. MaMananagegemement nt by by wawalkilking ng ararououndnd
Jalan-jalan di tempat kerja dan berbicara dengan karyawan untuk mengumpulkan masukan. Cara ini dinilai efektif karena dapat dengan langsung melihat sendiri di lapangan sejauh apa karyawan memahami apa yang mereka kerjakan sehingga manajer dapat mengetahui kendala yang ada.
6.
6. PePenghnghargargaan aan dan dan penpengakgakuan uan preprestastasisi
Dalam TQM, penghargaan dan pengakuan prestasi merupakan motivasi untuk mencapai sasaran perusahaan. Penghargaan dan pengakuan prestasi tidak akan menghasilkan yang disebut total quality secara langsung, akan tetapi apabila kedua hal tersebut tidak ada, maka yang terjadi adalah hilangnya keyakinan karyawan terhadapa niali riil kualitas dan kontribusi mereka untuk memperbaiki kualitas.
Salah satu metode yang disebutkan diatas adalah gugus kualitas, atau bisa disebut dengan gugus kendali mutu. Menurut Olga L. Crocker Menurut Olga L. Crocker , di Jepang gugus kendali untuk mempelajari dan menghilangkan persoalan yang berkaitan dengan tujuan dan persoalan yang berkaitan dengan produksi. Gugus kendali mutu adalah tim pemecah Gugus kendali mutu adalah tim pemecah persoalan
persoalan yang yang menggunakan menggunakan metode metode statistic statistic yang yang sederhana sederhana untuk untuk mencari mencari dandan
memutuskan pemecahan atas persoalan di pabrik. memutuskan pemecahan atas persoalan di pabrik.
Ada pengertian lain dari gugus kendali mutu yaitu sekelompok karyawan yang terdiri dari empat sampai dengan duabelas karyawan yang berasal dari tempat atau bidang yang sama dalam perusahaan secara sukarela berkumpul untuk mengidentifikasi,
menganalisis, dan memecahkan berbagai permasalahan yang berkaitan dengan pekerjaan mereka dan menerapkannya dalam kegiatan operasional perusahaan.
( Nurul Diena Novania ST).
Ciri-ciri umum gugus kendali mutu Ciri-ciri umum gugus kendali mutu
1) Gugus kendali mutu terdiri atas seorang kepala dengan delapan sampai sepuluh karyawan yang berasal dari satu bidang pekerjaan.
Gugus juga mempunyai seorang koordinator dan satu atau lebih fasilitator yang bekerja erat dengan gugus.
2) Pemilihan anggota gugus:
3) Partisipasi anggota dalam gugus bersifat sukarela. 4) Partisipasi kepala mungkin sukarela mungkin tidak. 5) Ruang lingkup persoalan yang tidak dianalisis oleh gugus: 6) Gugus memilih sendiri persoalan yang akan dibahasnya.
7) Pada permulaannya, gugus didorong untuk memilih persoalan yang berasal dari bidang pekerjaannya sendiri.
8) Persoalan tidak terbatas pada mutu, tapi juga mencakup produktivitas, biaya, keselamatan kerja, moral, lingkungan, dan bidang lainnya.
Tujuannya : Tujuannya :
1) Untuk meningkatkan komunikasi, terutama antar karyawanlini dengan manajemen.
2) Mencari dan memecahkan persoalan. Organisasi:
Latihan: Latihan:
Latihan formal dalam hal teknik pemecahan persoalan biasanya merupakan bagian dari pertemuan gugus.
Pertemuan: Pertemuan:
1) Biasanya satu jam perminggu. 2) Penghargaan bagi kegiatan gugus:
3) Biaasanya tidak ada penghargaan dalam bentuk uang. Pe
Pengnghahargrgaaaan n yayang ng papalinling g efefekektitif f adalah kepuasan anggota gugus karena pemecahan persoalan dan melihat pelaksanaan pemecahan yang mereka sumbangkan.
Dari beberapa uraian diatas maka dapat disimpulkan bahwa keterlibatan karyawan dapat berbentuk saran atau masukan dari karyawan, baik secara pribadi maupun berkelompok, dan baik atas permintaan pimpinan perusahaan atau atas inisiatif sendiri.
biasanya didasari oleh kebutuhan pihak karyawan untuk berkumpul dan membahas berbagai masalah, biasanya dibentuk secara informal. Merupakan tim yang terbentuk untuk mengadakan perbaikan proses secara terus menerus dan berkesinambungan.
b.
b. IMIMPLPLEMEMENENTTASASININYYAA
Dengan kerjasama TIM diharapkan dapat mempermudah dalam menjalankan dan mencapai visi, misi, tujuan dan program program yan telah dibuat oleh organisasi.
Menurut King ( dalam Goetscs dan davis 1994: 218-219) menganjurkan 10 startegi yang ia sebut sepuluh perintah TIM ( Ten Team Commandment) untuk meningkatkan kerjasama TIM dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Sepuluh strategi tersebut adalah: Sepuluh strategi tersebut adalah:
1) Saling Saling ketergantungan.ketergantungan.
Saling ketergantungan diperlukan diantara para aggota tim dalam hal
informasi, sumber daya, pelaksanaan tugas, dan dukungan. Adannya ketergantungan dapat memperkuat kebersamaan TIM.
2) Perluasan Perluasan TTugasugas
Setiap tim harus diberi tantangan atau tanggapan terhadap tantangan tersebut akan membentuk semangat persatuan, kebangaan dan kesatuan tim.
3) Penjajaran Penjajaran (alignmen)(alignmen)
Anggota tim harus bersedia menyingkirkan sikap indivualisme dalam rangka mencapai misi bersama.
4) Bahasa Bahasa yang yang umumumum
Pemimpntim harus menggunaka penggunaan bahasa yang umum sehingga bisa difahami oleh anggota tim yang lain.
5) KepercayaaanKepercayaaanDibutuhkan sikap saling percaya dan respek antar anggota TIM agar dapat bekerjasama.
6) KepemimpinanKepemimpinanPemimpin tim harus memperhatikan bakat tertentu anggota tim sebab anggota tim memiliki bakat masing masing.
7) Keterampilan Keterampilan memecahkan memecahkan masalahmasalah
Tim harus banyak menggunakan waktunya untuk membina kemampuan anggotannya dalam memecahkan masalah, karena masalah merupakan hal yang selalu dihadapi oleh organisasi atau lembaga.
8) Keterampilan Keterampilan menangani menangani konfrontasi konfrontasi atau atau konflik konflik
Dalam lingkungan kerja yang memiliki tekanan tinggi dan kompetetif konflik merupakan hal yang tidak terelakan. Perbedaan pendapat merupakan hal yang wajar . Oleh karena itu, dalam TQM diperlukan keterampilan menerima perbedaan pendapat dan menyampaikan ketidaksetujuan terhadap pendapat orang lain tanpa harus menyakiti orang yang bersangkutan.
Penilaian dilakukan dengan memantau dan membandingkan apa yang telah dilakukan dengan pernyataan visi dan rencana tindakan yang ada. Rencana tindakan berisi tujuan, sasaran, jangka waktu, penuagasan serta tanggung jawab setiap anggota. Penghargaan dan pengakuan atas tugas yang terlaksana dengan baik akan memativasi anggota tim untuk bekerja lebih giat dan tangkas dalam rangka mencapai tujuan berikut.
10) Perayaan PerayaanKesuksesan yang dicapia tim efektif dapat diperkuat dengan jalan merayakannya
