BAB III
PROSES ALIH MEDIA KOLEKSI DEPOSIT PADA BADAN PERPUSTAKAAN DAN DOKUMENTASI SUMATERA UTARA (BPAD)
3.1 Sejarah singkat BPAD Sumatera Utara
Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara
(BPAD-SU) berada di Jalan Brigjend Katamso Nomor 45 K Medan atau tepatnya
di depan Istana Maimon, salah satu bangunan bersejarah di Kota Medan.
Pada awalnya BPAD-SU bernama Perpustakaan Negara Departemen
Pendidikan dan Kebudayaan berdiri berdasarkan Surat Keputusan Menteri
Pendidikan Pengajaran dan Kebudayaan RI No. 09103/S/1956 tanggal 23 Mei
1956. Sesuai dengan perubahan sistem pemerintahan sehingga pada 23 Juni 1978
nama perpustakaan Negara berubah menjadi Perpustakaan Wilayah melalui Surat
Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor
0199/0/1978. Pada saat ini Kepala Perpustakaan Wilayah dijabat oleh pejabat
eselon IV/A. Berselang kurun waktu lebih kurang 10 tahun terjadi lagi perubahan
terhadap Perpustakaan di seluruh Indonesia termasuk di Sumatera Utara sehingga
lahir nama baru bagi Perpustakaan Wilayah dengan sebutan Perpustakaan Daerah
Sumatera Utara berdasarkan Keputusan Presiden (Keppres ) nomor 11 tahun
1989 tepatnya tanggal 8 Maret 1989 dan Keputusan Kepala Perpustakaan
Nasional RI Nomor 001/ORG/9/1990 tanggal 21 September 1990.
Melalui Keppres Nomor 50 tahun 1997 tanggal 29 Desember 1997 dan
Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional RI nomor 44 Tahun 1998 tanggal 23
Juli 1998 kembali berubah menjadi Perpustakaan Nasional Propinsi sampai pada
diberlakukannya Otonomi Daerah. Dengan diberlakukannya Otonomi Daerah
Lembaga Perpustakaan dan Arsip Daerah bernama Badan Perpustakaan dan Arsip
Daerah Provinsi Sumatera Utara berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 4 tahun
2001 tanggal 31 Juli 2001. Namun sejak diberlakukannya Perda Nomor 9 tahun
Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara
(BPAD-SU).
Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi memiliki 2 gedung yaitu:
1. Gedung Perpustakaan, Jalan Sultan Ma’mun Ar-Rasyid (Brigjend.
Katamso) Nomor 45 K Medan
2. Gedung Arsip, Jalan William Iskandar No. 9 Medan
3.2 Visi dan Misi BPAD Sumatera Utara
Visi:
Menjadi Lembaga Pembina dan Pengembang Perpustakaan, Kearsipan dan
Dokumentasi yang Profesional
Misi:
a. Mengumpulkan dan menyelamatkan karya cetak, karya rekam, karya tulis
dan naskah-naskah / dokumen sebagai hasil karya budaya bangsa
b. Meningkatkan promosi gemar budaya baca dan masyarakat sadar arsip
c. Meningkatkan pelayanan bagi pemustaka, pengguna arsip yang berbasis
teknologi informasi guna mendukung kegiatan menulis, meneliti,
berdiskusi dan wisata baca.
d. Meningkatkan pembinaan dan pengembangan semua jenis perpustakaan
dan kearsipan pada instansi pemerintah, BUMD, Swasta dan masyarakat
e. Mendorong pengembangan kualitas sumber daya manusia guna
mendukung tata pemerintahan yang baik.
3.3 Struktur Organisasi
Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara
dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 9 Tahun 2008 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah Provinsi Sumatera Utara. BPAD-SU
adalah unsur urusan wajib Pemerintah Provinsi dipimpin oleh seorang Kepala
yang berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Gubernur Sumatera
BPAD-SU dipimpin oleh Kepala Badan (pejabat struktural eselon II.a) dan
dibantu oleh 5 (lima) orang pejabat struktural eselon III.a yaitu:
1. Sekretaris, yang membawahi 3 Sub Bagian yaitu:
a. Sub Bagian Umum;
b. Sub Bagian Keuangan;
c. Sub Bagian Program;
2. Bidang Pelayanan Perpustakaan dan Teknologi Informasi, membawahi
2 Sub Bidang yaitu:
a. Sub Bidang Layanan Perpustakaan;
b. Sub Bidang Teknologi Informasi;
3. Bidang Pengolahan Bahan Pustaka dan Deposit Daerah membawahi 2
Sub Bidang yaitu:
a. Sub Bidang pengolahan Bahan Pustaka;
b. Sub Bidang Deposit Daerah;
4. Bidang Pembinaan SDM dan Kelembagaan Perpustakaan, membawahi
2 Sub Bidang yaitu:
a. Sub Bidang Sumber Daya Manusia;
b. Sub Bidang Kelembagaan Perpustakaan;
5. Bidang Arsip Daerah, membawahi 2 Sub Bidang yaitu:
a. Sub Bidang Pengolahan Arsip dan Dokumentasi;
3.4 Tujuan proses alih media koleksi deposit BPAD Sumatera Utara
Tujuan dilakukannya proses alih media pada koleksi deposit yaitu:
1. Melestarikan informasi agar nilai informasi dapat tersimpan dalam jangka
waktu yang lama
2. Kecepatan temu kembali informasi
3. Mempermudah proses tukar-menukar informasi antar perpustakaan
4. Mempercepat perolehan informasi
5. Mengatasi kekurangan ruang
3.5 Jenis-jenis koleksi alih media
1. Koran
Gambar-3 Koran SIB
2. Buku adat dan upacara perkawinan masyarakat batak karo
Gambar-5 Adat dan upacara perkawinan masyarakat batak karo
3. Peta sumatera utara 33 kabupaten
4. Karya ilmiah
5. Tesis
6. Skripsi
7. Hasil penelitian
9. Cerita rakyat sumatera utara
Gambar-6 Kisah Putri Sri Bulian (cerita rakyat dari tebing tinggi)
3.6 Proses alih media di BPAD Sumatera Utara
Alih media adalah proses pengelolaan dari bentuk kertas menjadi bentuk
elektronik untuk kemudian dapat dikelola menggunakan teknologi informasi.
Proses alih media di BPAD dilakukan dengan menggunakan alat scanner. Proses
alih media di BPAD Jalan Sultan Ma’mun Ar-Rasyid (Brigjend. Katamso)
Nomor 45 K Medan mulai dilakukan dari tahun 2009 dan BPAD (gedung arsip)
di Jalan William Iskandar No. 9 Medan melakukan proses alih media pada tahun
2016.
Adapun alat-alat yang digunakan dalam melaksanakan proses alih media yaitu:
1. Perangkat keras
a) Komputer
Komputer yang digunakan untuk melakukan proses alih media adalah
computer dengan spesifikasi standar.
b) Scanner
Alat scanner yang digunakan berkualitas tinggi sehingga kemampuan
scannya menghasilkan hasil yang bagus. Alat scanner yang digunakan
Gambar -7 Alat scan buku (digunakan seperti memfotokopi)
Gambar-9 Alat scan (discan perlembar setelah jilidannya dibuka)
2. Perangkat lunak
Salah satu alat yang perlu disiapkan adalah perangkat lunak. Banyak
prengkat lunak yang digunakan untuk mengelola dokumen digital.
Beberapa perangkat lunak yang ada di BPAD Sumatera Utara:
a. HPscan
b. Adobe acrobat untuk menghasilkan dokumen dalam format PDF
(Portable Document Format)
c. Microsoft Word untuk menulis dokumen yang disimpan ke dalam
format PDF
Tahapan proses alih media koleksi deposit yang dilakukan BPAD Sumatera
Utara yaitu:
1. Pengumpulan dan seleksi bahan koleksi deposit
Koleksi deposit yang akan dialih mediakan diperoleh dari perpustakaan
2. Pengecekan kondisi fisik
Sebelum koleksi deposit dialih mediakan maaka yang dilakukan
pengecekan kondisi fisik. Bila kondisi fisik pada bahan koleksi deposit
tidak rusak dapat langsung dialih mediakan, tetapi bila tingkat
kerusakannya sudah tinggi dilakukan perbaikan atau dengan cara
memfotokopi koleksi deposit yang rusak tersebut sebelum dialih
mediakan.
3. Proses Scanning / Capture file
Proses scanning dokumen asli direkomendasikan untuk menggunakan
resolusi minimum 300 dpi (dot per inch) dan disimpan dalam bentuk
dokumen elektronik dalam format tertentu seperti JPEG dan GIF.
Dokumen elektronik tersebut memiliki informasi yang sama dengan
dokumen aslinya dalam rangka memberikan versi digital yang dapat
digunakan dalam jangka waktu yang lama dan berkualitas tinggi.
Gambar-11 Proses scanning
4. Editing dan compiling
Proses ini mencakup pengeditan dokumen yang sudah di scan atau
dicapture (file JPEG 300 dpi untuk pengemasan). Dilanjutkan dengan
proses penyatuan file-file yang sebelumnya terpisah pada saat pengeditan.
Proses compiling ini biasanya disatukan kedalam format PDF.
5. Pemindahan dokumen ke CD-ROM atau DVD
Setelah dokumen digital selesai, dokumen terseput dikumpulkan dan
dikopikan ke DVD.
6. Penjilidan kembali
Dokumen yang sudah dibongkar dan sudah melalui tahapan scanning
dapat di jilid kembali dan dokumen tersebut dapat dikembalikan kebagian
koleksi deposit.
Hasil dari scanner yang disimpan didalam DVD disimpan ke lemari
tempat penyimpanan DVD. Koleksi dalam bentuk digital tersebut hanya untuk
disimpan sebagai koleksi di Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi (BPAD)
Sumatera Utara. Koleksi digital tersebut tidak untuk di publikasikan ke internet
maupun di gunakan oleh pengguna.
3.7Kendala-kendala dalam proses alih media
1. Sumber daya manusia
Pada Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Sumatera Utara semua
staf perpustakaan tidak memiliki kemampuan dalam melakukan proses
alih media. Pihak BPAD Sumatera Utara mempekerjakan seseorang dari
luar yang mempunyai keahlian dalam melakukan proses alih
media.sedangkan di BPAD (gedung arsip) hanya 2 orang staf pegawai
yang memiliki kemampuan dalam melakukan proses alih media. Maka
dari itu kurangnya tenaga pengolahan dalam melakukan proses alih media.
2. Dana
Untuk membangun koleksi dalam bentuk digital, tentunya membutuhkan
dana awal yang tidak sedikit, terutama untuk menyiapkan infrastrukturnya
seperti : pembelian komputer dan perangkat terkait lainnya, scanner,
jaringan listrik, pelatihan staf dan sebagainya. Semua ini memerlukan
harus membuat skala prioritas tentang kegiatan-kegiatan yang akan
dilaksanakannya. Disamping itu perlunya tahapan-tahapan sedikit demi
sedikit untuk mengalihkan dokumennya ke dalam berntuk digital,
maksudnya tidak sekaligus tetapi dengan jalan bertahap, sesuai dengan
jenis koleksi mana yang diprioritaskan. Anggaran untuk pengalih media
ini sekitar Rp 50.000.000 dan bisa ditingkatkan lagi tergantung dari dana
BPAD yang ada.
3. Waktu
Membutuhkan waktu yang cukup lama ketika melakukan proses alih
media. Apalagi ketika melakukannya harus memenuhi target yang di
perintahkan.
4. Kerusakan fisik pada dokumen atau buku
a. Kertas sudah rapuh.
b. Kertas dimakan serangga sehingga informasi didalamnya hilang.
c. Kertas terlalu tipis sehingga mudah tersangkut saat melakukan
proses scan.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
Setelah mengetahui dan membahaas proses alih media koleksi deposit
pada Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi (BPAD) Sumatera Utara,
penulis menyampaikan beberapa kesimpulan dan saran yang dapat digunakan
untuk meningkatkan mutu dan kualitas perpustakaan.
4.1 Kesimpulan
1. Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi (BPAD) Sumatera Utara
melaksanakan proses alih media koleksi deposit sesuai dengan ketetapan
Undang-undang No 4 Tahun 1990 tentang serah simpan karya cetak dan
karya rekam, keputusan pemerintah RI Nomor 11 Tahun 1989 pasal 13.
2. Proses alih media koleksi deposit pada Badan Perpustakaan Arsip dan
Dokumentasi (BPAD) Sumatera Utara bertujuan untuk menyelamatkan
nilai informasi dan dapat digunakan dalam jangka waktu yang lama,
memperbanyak jumlah dan keragaman koleksi informasi.
3. Jenis-jenis koleksi deposit yang telah di alih mediakan antara lain Koran,
buku cerita, peta sumatera utara 33 kabupaten, karya ilmiah, skripsi, hasil
penelitian, buku tentang budaya sumatera utara dan lain-lain
4. BPAD menyimpan semua koleksi deposit yang telah dialih mediakan
kedalam computer dan CD/DVD
4.2 Saran
Setelah penulis mengambil beberapa kesimpulan, maka untuk dijadikan
Dokumentasi (BPAD) Sumatera Utara penulis ingin memberikan saran-saran
sebagai berikut:
1. Tempat penyimpanan koleksi alih media (CD dan DVD) masih kurang
memadai sehingga banyak koleksi alih media yang masih belum tertata
rapi, sebaiknya BPAD Sumatera Utara menambah jumlah lemari
penyimpanan koleksi alih media (CD dan DVD) tersimpan dengan baik.
2. Koleksi alih media (CD dan DVD) hanya disimpan sebagai koleksi BPAD
Sumatera Utara dan tidak digunakan oleh pengguna serta tidak
dimasukkan ke website, sebaiknya koleksi alih media tersebut tersedia
dalam penelusuran OPAC seperti buku, jurnal, dan artikel sehingga dapat
