22
HASIL PRAKTEK KERJA DAN ANALISIS
4.1 Analisis
4.1.1 Kondisi Perusahaan
Bagian kantor merupakan bagian yang mempunyai tanggung jawab atas pengarsipan, perencanaan, dan penghitungan segala yang ada pada perusahaan. Oleh sebab itu bagian kantor memiliki kebutuhan yang berbeda dari bagian produksi dalam menjalankan tugasnya. Kebutuhan akan peralatan dan perlengkapan kantor sering dianggap sepele terutama barang-barang yang kecil seperti alat tulis, tanpa disadari bahwa barang-barang tersebut sangatlah penting untuk menunjang tugas dan pekerjaan bagian kantor. Oleh karena itu perusahaan memberikan anggaran untuk menyediakan berbagai kebutuhan kantor yang dibelanjakan setiap bulannya untuk tiap-tiap bagian.
4.1.2 Prosedur Pembelian Perlengkapan dan peralatan Kantor
Sebagai upaya pengadaan kebutuhan kantor maka dilakukan pembelian perlengkapan dan peralatan kantor yang diadakan setiap awal bulan dengan prosedur sebagai berikut :
Prosedur Nota Permintaan
1. Setiap bagian mengajukan permintaan akan kebutuhan perlengkapan dan peralatan kantor ke kepala bagian
sebanyak 3 rangkap, kemudian menyerahkan ke kepala departemen untuk disetujui dan ditandatangani.
3. Kepala Departemen menerima Nota Permintaan kemudian mengecek, Apabila kepala Departemen menyetujui maka Nota Permintaan
langsung ditandatangani dan diberikan ke Bagian Personalia,
Apabila Kepala Departemen setuju namun ada jumlah barang yang harus diubah maka kepala Departemen akan mengembalikan ke Kepala Bagian untuk diubah dan membuatkan Nota Permintaan lagi, Apabila Kepala Bagian tidak setuju maka tidak akan ditandatangani
dan dikembalikan ke Kepala Bagian.
4. Bagian personalia menerima Nota Permintaan tiap-tiap bagian yang telah disetujui oleh Kepala Departemen kemudian menyerahkan ke Pimpinan Perusahaan untuk ditandatangani
5. Setelah semua Nota Permintaan ditandatanganioleh pimpinan perusahaan, maka Bagian personalia akan menginput Nota Permintaan tersebut ke Ms.Excel dan membuat Nota Permintaan Rekap 3 rangkap, kemudian memberikan kepada bagian Logistik untuk dibelanjakan. 6. Bagian Logistik menerima Nota Permintaan 3 rangkap dan Nota
Prosedur Penerimaan Barang
1. Bagian Logistik membelanjakan barang sesuai Nota Permintaan, kemudian membuat Bon Penerimaan Barang 5 rangkap. Rangkap 1 dan 2 dikirim ke Jakarta, rangkap 3 diarsip oleh bagian Logistik sesuai tanggal, rangkap 4 diberikan ke bagian Akuntansi untuk dibuat laporan pengeluaran kas, rangkap 5 diberikan bagian personalia bersama dengan barang, Nota Permintaan serta Nota Permintaan Rekap rangkap 2 dan 3.
2. Bagian Personalia menerima Bon Penerimaan Barang, barang, Nota Permintaan serta Nota permintaan rangkap 2 dan 3 dari bagian Logistik. Bon Penerimaan Barang, Nota Permintaan rangkap 3, serta Nota Permintaan Rekap rangkap 2 dan 3 diarsip berdasarkan tanggal, sedangkan barang dan Nota Permintaan rangkap 2 di distribusikan ke masing-masing bagian.
4.1.3 Analisis Sistem Informasi
4.2 Kebutuhan
Permasalahan yang dihadapi oleh bagian Personalia dan Logistik adalah pencatatan pembelian yang masih menggunakan Ms.Excel sehingga data kurang aman, dan sangat rentan dengan kesalahan input serta penghitungan sehingga. Maka dari itu dalam mencatat dan menghitung pembelian perlengkapan dan peralatan kantor perlu adanya sistem informasi yang lebih efisien. Sistem informasi terkomputerisasi yang akan dikembangkan sekaligus dibahas dalam laporan ini menggunakan sistem informasi berbasis web dengan PHP sebagai bahasa pemrograman dan database MySQL. Dengan menggunakan aplikasi berbasis web ini transaksi pembelian perlengkapan dan peralatan kantor, mulai dari pencatatan Nota Permintaan hingga input harga pembelian dan laporan akan dimasukkan secara mudah dan menghasilkan laporan yang otomatis dan sesuai kebutuhan.
4.3 Jadwal
Berikut jadwal perancangan sistem informasi pembelian perlengkapan dan peralatan kantor dengan target mingguan :
Tabel 4.1 Jadwal Analisa dan Perancangan
Bulan Minggu Ke Target Pekerjaan
September 2016
1 Analisis kondisi perusahaan
2 Analisis Sistem Informasi yang digunakan 3 Desain struktur data
4 Desain Database Oktober
2016
5 Rancangan DFD dan ERD
6 Rancangan Relasi dan Kamus data
7 Membuat database dan relasi tabel database 8 Membuat tampilan program
November 2016
9 Coding dasar (simpan, Edit, Hapus)
4.4.1 Rancangan Data Flow Diagram
Gambar 4.1 Rancangan DFD Level 0 Pembelian Perlengkapan dan Peralatan Kantor
Secara garis besar pembahasan laporan dan analisis sistem informasi mengenai pembelian perlengkapan dan peralatan kantor pada Gambar 4.1 dan Gambar 4.2 merupakan proses penginputan Nota Permintaan oleh bagian Personalia dan Logistik, seperti yang dijelaskan sebelumnya bahwa bagian Personalia menginput Nota Permintaan dari masing-masing bagian ke dalam Ms.Excel yang nantinya akan dikembangkan menjadi Sistem Informasi Pembelian.
Gambar 4.2 Rancangan DFD Level 1 Pembelian Perlengkapan dan Peralatan Kantor
4.4.2 Rancangan Entity Realtion Diagram (ERD)
Dari rancangan DFD dapat diketahui entitas-entitas yang terlibat dalam sistem informasi pembelian perlengkapan dan peralatan kantor. Dengan ini dapat dibuat sebuah relasi antar entitas dalam ERD Gambar 4.3 diatas
4.4.3 Rancangan Kamus Data
Dalam suatu program pengolahan data tentu terdapat tempat penyimpanan data yang disusun dalam suatu kumpulan tabel dan mempunyai relasi antara satu dengan yang lain yakni database. Tabel-tabel program tersebut disusun berdasarkan rancangan tabel atau kamus data, antaralain :
1. Nama Tabel : user
Tabel 4.2 Tabel User
Field Name Type Size Description Id varchar 11 Id user (primarry key) username varchar 11 Nama User
password varchar 11 Kata Sandi
Nama varchar 11 Nama Admin/pemilik id Level varchar 11 Level admin
2. Nama Tabel : bagian
Tabel 4.3 Tabel Bagian Field Name Type Size Description
Id varchar 11 Id bagian(primarry key) Nbagian varchar 11 Nama Bagian
3. Nama Tabel : barang
Tabel 4.4 Tabel Barang Field Name Type Size Description
Kode varchar 11 Kode Barang (primarry key)
Nama varchar 20 Nama Barang
4. Nama Tabel : permintaan
Tabel 4.5Tabel Permintaan Field Name Type Size Description
5. Nama Tabel : nota
Tabel 4.6 Tabel Nota Field Name Type Size Description
Id Varchar 11 Id bagian (foreign key) Kode Varchar 11 Kode Barang (foreign key)
Nama Varchar 11 Nama Barang
Jumlah Int Jumlah barang
Total Int Total Jumlah barang
6. Nama Tabel : notapermintaan
Tabel 4.7 Tabel Nota Permintaan Field Name Type Size Description
No Varchar 11 Nomor Urut Nota (primarry key) Nonota Varchar 11 Nomor nota (foreign key)
Id varchar 11 Id bagian
Kode varchar 11 Nama Barang
Jumlah int Jumlah Barang
Total int Total Jumlah barang
Harga int Harga satuan
4.4.4 Rancangan Tampilan Pengguna
1. Login Aplikasi Pembelian
Gambar 4.4 Rancangan Tampilan Login
2. Tampilan Menu
Gambar 4.5 Rancangan Tampilan Menu Utama
Setelah user telah berhasil login, maka gambar 4.5 merupakan tampilan menu utama yang akan muncul. Pada tampilan ini berisi fungsi dari masing-masing tombol diatas. Pada tombol Home berisi tentang visi, misi, serta gambaran perusahaan, pada tombol Master terdiri dari 2 menu yaitu barang dan bagian yang masing-masing berisi daftar barang dan daftar bagian/departemen, pada tombol transaksi berisi form input transaksi.
3. Tampilan Input Barang
Gambar 4.6 Rancangan Tampilan Input Data Barang
4. Tampilan Input Transaksi
Gambar 4.7 Rancangan Tampilan Input Transaksi
Gambar 4.7 merupakan tampilan form untuk menginput transaksi pembelian yang nanatinya apabila di klik tombol tambah maka akan secara otomatis masuk ke daftar Nota Permintaan
4.4 Implementasi
1. Tampilan Login
Untuk dapat menjalankan program harus terlebih dahulu masuk atau login.Sistem Informasi ini dapat diakses oleh dua bagian yang masing-masing bagian memiliki akses yang berbeda. Bagian yang dapat mengakses adalah : a. Personalia
Personalia memiliki username ‘personalia’ dengan password ‘admin1’ untuk dapat masuk ke aplikasi. Setelah login personalia hanya dapat megakses menu data barang, daftar bagian dan Transaksi Nota Permintaan yang kemudian dikirim ke Bagian Logistik. Transaksi Nota Permintaan inilah yang akan menggantikan peran Ms. Excel dalam menginput Nota Permintaan.
Logistik memiliki username ‘logistik’ dengan password ‘admin2’ untuk dapat masuk dan menjalankan ke aplikasi. Setelah login logistik hanya dapat megakses menu data barang, daftar bagian dan input harga pada transaksi Bon Pembelian yang kemudian menjadi laporan pembelian.
Gambar 4.8 Tampilan Login
2. Data Bagian
Gambar 4.9 Tampilan Data Bagian
3. Data Barang
Gambar 4.10 Tampilan Daftar Barang
Gambar 4.10 merupakan tampilan dari data barang yang masuk dalam perlengkapan dan peralatan kantor.
Gambar 4.11 Tampilan Input Barang
4. Nota Permintaan
Gambar 4.12 Tampilan Transaksi Nota Permintaan
Gambar 4.12 merupakan data Nota Permintaan yang diurutkan berdasarkan nomor urut nota yang sebelumnya diinput pada form Input Transaksi seperti pada Gambar 4.13.
Gambar 4.13 Tampilan Input Transaksi
5. Bon Pembelian
Gambar 4.14 Tampilan Transaksi Bon Pembelian
Setelah barang telah dibelanjakan, maka bagian logistik mengklik input harga untuk memasukkan harga beli barang seperti pada tampilan Gambar 4.15. Setelah dimasukkan dan klik Hitung maka akan otomatis menghitung jumlah dan total harga seperti pada Gambar 4.16
Gambar 4.15 Tampilan Input Harga
