BENCHMARKING PERGURUAN TINGGI
Cahya Vikasari 1 , Nur Wahyu Rahadi2 1, 2
Program Studi Teknik Informatika, Politeknik Negeri Cilacap
cvikasari@gmail.com1, wahyou.pusrek09@gmail.com2
Abstrak
Kata Kunci: Audit; Eksekutif; Internal; Manajemen.
Salah satu jenis manajemen sistem informasi untuk memudahkan dan mendukung keterangan dan pembuatan keputusan yang dibutuhkan manajemen tingkat menengah dan manajemen tingkat atas yaitu dengan menyediakan kemudahan akses terhadap informasi baik dari dalam maupun dari luar yang relevan dengan tujuan organisasi. Penelitian ini dilaksanakan dalam perguruan tinggi yang mempunyai struktur organisasi meliputi manajemen tingkat bawah, manajemen tingkat menengah dan manajemen tingkat atas. Metode yang digunakan yaitu menggunakan metode pengembangan perangkat lunak yaitu waterfall. Hasil dari penelitian ini adalah dengan sistem informasi ini dapat membantu pengelolaan data penjaminan mutu untuk mendukung benchmarking perguruan tinggi, mempermudah bagian eksekutif perguruan tinggi memperoleh informasi kegiatan perguruan tinggi sesuai dengan target atau visi dan misi serta dapat membandingkan kemajuan tiap unit yang ada di perguruan tinggi. Sehingga dari penelitian yang ada dapat mempermudah bagian eksekutif membuat kebijakan dan keputusan untuk menggerakan perguruan tinggi.
Abstract
Keywords: Audit; Executive; Internal; Management.
One of information system management that can ease and support information and decision making that needed by medium and upper level management is to provide the easy of acces towards information within or outside that relates with the organization’s goal. This study was conducted in the higher education that has organization structure includes lower, medium and upper level management. The method that used was software delevoping method, i.e. waterfall. The result of this study is this information system can be used to support data menagement of quality assurance for support benchmarking of the higher education, obtain information of the higher education activities that agree with target or visi and mission, and also compare the progress of each unit in the higher education. Therefore, from the exsist studies, it can be easy for the executive boards to make policy and decision for running the higher education.
Alamat korespondensi :Jl. Dr. Soetomo No.1 Sidakaya Cilacap E-mail : cvikasari@gmail.com
1. Pendahuluan
1.1 Latar Belakang
Dalam sebuah perguruan tinggi struktur organisasi tingkat atas perlu mengetahui apakah kegiatan yang berjalan sudah sesuai dengan target perguruan tinggi dan sesuai dengan visi dan misi yang menggerakkan perguruan tinggi. Manajemen merupakan seni melakukan pekerjaan melalui tangan orang lain sehingga manajemen tingkat atas mempunyai tugas untuk merencanakan kegiatan sesuai dengan target perguruan tinggi dan manajemen tingkat menengah dan tingkat bawah yang akan mengerjakan kegiatan yang sudah direncanakan tersebut.
Salah satu kegiatan untuk memastikan perencanaan kegiatan sudah berjalan seperti yang diharapkan adalah melaksanakan monitoring kegiatan dengan program audit mutu internal perguruan tinggi. Proses penjaminan mutu bukan hanya aktifitas untuk memastikan bahwa yang dijanjikan dapat terpenuhi melainkan juga meliputi usaha peningkatan mutu berkelanjutan melalui perencanaan dan pelaksanaan kegiatan, monitoring dan evaluasi internal, evaliasi diri, audit, dan benchmarking[2].
Banyak perguruan tinggi yang belum melaksanakan audit mutu internal karena fokus terhadap kegiatan oprasional dan pelayanan terhadap mahasiswa. Beberapa perguruan tinggi yang mempunyai target dan ingin mencapai target tersebut mengadakan program audit mutu internal untuk memonitoring kegiatan. Namun kegiatan audit yang ada masih mempunyai kendala yaitu komisi audit perguruan tinggi harus menyusun kembali dokumen yang diperlukan saat audit dari awal pelaksanaan sampai akhir pelaksanaan audit, sehingga kurang efektif dan efisien serta terjadi penumpukan dokumen-dokumen pendataan audit dari tiap divisi. Penyimpanan berkas audit memiliki resiko kehilangan data audit jika tidak ada ruang arsip tersendiri yang akan mengakibatkan kurang terjaga kerahasiaan mengenai penilaian kinerja audit per divisi.
Sistem informasi dapat menjadikan sebuah pekerjaan menjadi lebih terstruktur dan mengurangi kesalahan-kesalahan yang berdampak buruk pada kinerja pada suatu perguruan tinggi. Salah satunya terdapat sistem informasi yang masih belum digital yaitu pengauditan mutu internal [3]. Banyak perguruan tinggi yang sudah menerapkan sistem informasi fungsional, kemudian bagian eksekutif harus menganalisa data dari sistem fungsional tersebut, hal ini dirasa kurang efektif salah satunya yaitu kegiatan audit mutu internal perguruan tinggi. Bagian eksekutif harus mempunyai kemampuan
analisa untuk melakukan penilaian terhadap data yang ada dalam perguruan tinggi.
Wheelen dan Hunger menyatakan bahwa hasil yang nyata dari strategi perusahaan adalah berupa kinerja perusahaan. Tingkat keberhasilan dari strategi perusahaan dapat dilihat dari seberapa besar peningkatan kinerja perusahaan yang dapat dicapai oleh perusahaan tersebut[4]. Untuk dapat menghasilkan kinerja perusahaan yang superior dapat dicapai dengan keunggulan bersaing yang dimiliki oleh perusahaan[5]. Kinerja perusahaan dapat didefinisikan sebagai tingkat pencapaian hasil atau “degree of accomplishment” atau dengan kata lain, kinerja merupakan tingkat pencapaian tujuan perusahaan[6].
Diperlukan adanya sistem untuk mendukung eksekutif perguruan tinggi dalam kegiatan audit mutu internal sebagai data dukung kegiatan benchmarking perguruan tinggi yang akan dilakukan serta membantu menganalisa kegiatan-kegiatan yang ada di perguruan tinggi sudah sesuai dengan keinginan perguruan tinggi.
1.2 Tujuan
Tujuan dari penelitian ini adalah mengembangkan sistem dalam kegiatan penjaminan mutu sebagai data dukung kegiatan benchmarking perguruan tinggi, agar dalam kegiatan audit antara lain mengolah data-data audit mutu dengan lebih efektif dan efisien, sehingga mengurangi penumpukan dokumen data audit dan resiko kehilangan laporan data-data audit, serta menjamin untuk menjaga kerahasiaan penilaian kinerja audit dari masing-masing divisi dalam perguruan tinggi. Sistem dapat memberikan informasi yang diperlukan untuk bagian eksekutif dalam menganalisa kegiatan yang ada dalam perguruan tinggi.
2. Metodologi Penelitian
2.1 Bahan Penelitian
Bahan penelitian yang digunakan antara lain : a. Data Draft Sasaran mutu untuk
masing-masing unit kerja.
b. Data-data sasaran mutu unit.
c. Jadwal Pelaksanaan audit mutu internal. d. Checklist audit sasaran mutu masing-masing
unit.
2.2 Tahap Pengembangan Sistem
Tahap pengembangan sistem ini menggunakan metode waterfall yang sering dinamakan siklus hidup klasik (classic life cycle), dimana hal ini menggambarkan pendekatan yang sistematis dan juga berurutan pada pengembangan perangkat lunak, dimulai dengan spesifikasi kebutuhan pengguna lalu berlanjut melalui tahapan-tahapan perencanaan (planning), permodelan (modeling), konstruksi (construction), serta
penyerahan sistem ke para pelanggan/pengguna (deployment), yang diakhiri dengan dukungan pada perangkat lunak lengkap yang dihasilkan [1].
A. Analisis Kebutuhan
1. Analisis Kebutuhan Pengguna
Hasil analisa kebutuhan pengguna dapat dilihat pada table 1.
Tabel 1. Analisa Kebutuhan Sistem
User Fungsi
Ketua SPMI Memberikan rencana audit dan dapat melihat draft sarmut, jadwal audit, sarmut unit, hasil sarmut unit, rekap
checklist audit sarmut, dan report
intern audit deviation. Dapat mengelola data audit yang meliputi data draft sarmut, data jadwal audit, rekap checklist audit sarmut, report intern audit deviation dan melihat
checklist audit sarmut unit.
Auditor Dapat melihat hasil sarmut unit, jadwal audit serta dapat mengelola data checklist audit sarmut unit. Unit Mengelola data sasaran mutu unit
serta melihat jadwal audit, draft sarmut unit, hasil sarmut unit dan
report intern audit deviation.
Pembantu Direktur
Mengesahkan sarmut unit dan dapat melihat melihat draft sarmut, jadwal audit, sarmut unit, hasil sarmut unit, rekap checklist audit sarmut, dan report intern audit deviation.
Direktur Memberikan sasaran mutu institusi, mengesahkan sarmut unit dan melihat
draft sarmut, jadwal audit, sarmut
unit, hasil sarmut unit, rekap checklist audit sarmut, dan report intern audit
deviation.
2. Analisis Kebutuhan Jaringan
Analisis kebutuhan antarmuka jaringan dalam racang bangun aplikasi penjaminan mutu sebagai data dukung kegiatan benchmarking perguruan tinggi dapat dilihat pada gambar 1.
Gambar 1. Analisis Kebutuhan Antarmuka
Jaringan
B. Perancangan 1. Usecase
Dalam menganalisis suatu kebutuhan untuk mengembangkan suatu sistem informasi, penulis menggunakan pemodelan use case. Berikut ini merupakan gambar diagram use case rancang bangun aplikasi penjaminan mutu sebagai data pendukung dalam kegiatan benchmarking perguruan tinggi dapat dilihat pada gambar berikut.
Gambar 2. Usecase Diagram 2. Class Diagram
Diagram Class atau kelas diagram menggambarkan struktur sistem dari segi pendefinisian kelas-kelas yang akan dibuat untuk membangun sistem. Di bawah ini merupakan gambar class diagram untuk menggambarkan struktur sistem yang akan dibuat untuk racang bangun aplikasi penjaminan mutu sebagai data dukung kegiatan benchmarking perguruan tinggi.
+insert() +update() +delete() +select() -kode unit -nama unit -alias -kode pembina Unit +select() +insert() +update() +delete() -kode pembina -ket -nama Pembina 1 1 +select() +insert() +update() +delete() -kode draf -tahun -kode bidang -kode isi -kode unit -dis -dokumen Draf 1 * +select() +insert() +update() +delete() -kode isi -kode bidang -isi Isi bidang 1 1 +select() +insert() +update() +delete() -kode bidang -nama bidang Bidang 1..* 1 +select() +insert() +update() +delete() -kode sarmut -tahun -kode draf -kode unit -PD -tolak ukur -aktual -target -rencana -uraian -pic -schedule Sasaran mutu 1 1 1 1 +select() +insert() +update() +delete() -kode sarmut -kode unit -tahun -tanggal pd -hasil pd -ctn pd -tanggal dir -hasil dir -ctn dir Acc sasaran mutu 1 1 +select() +insert() +update() +delete() -kode clsarmut -kode sarmut -kode jadwal -periode -edisi -tahun -taggal audit -npak -tindakan -tanggal intern -waktu -deviasi -auditee -progress -score -keterangan -kendala Audit 1 1..* +selct() +insert() +update() +delete() -npak -nama -password -repassword -level Auditor 1 1..* +select() +insert() +update() +delete() -kode jadwal -periode -edisi -tahun -hari -tanggal audit -waktu -kode unit -npak Jadwal 1 1
Gambar 3 Class Diagram
3. Hasil dan Pembahasan
A. Rancangan Antarmuka Master Jadwal
Gambar 4. Rancangan Menu Master Jadwal
Gambar 4 menjelaskan tentang rancangan master jadwal. Form jadwal berfungsi untuk mengelola data jadwal kegiatan penjaminan mutu dan benchmarking. Racang bangun aplikasi penjaminan mutu sebagai data dukung kegiatan benchmarking perguruan tinggi. Benchmarking adalah suatu kegiatan untuk menetapkan standard an target yang akan dicapai dalam suatu periode tertentu. Para rancangan master jadwal pengelolaan penjaminan mutu dan bench marking dapat dikelola untuk beberapa periode misalnya jadwal untuk satu tahun. Form ini terdiri dari simpan, ubah, hapus dan batal menggunakan Button, kode jadwal, waktu, auditor menggunakan Textbox sedangkan periode, edisi, tahun, hari dan unit menggunakan Combobox
serta tabel jadwal menggunakan DataGridView. B. Rancangan Antarmuka Draft Sarmut
Gambar 5. Rancangan Menu Draft Sarmut
Gambar 5 menjelaskan tentang rancangan draft sarmut. Form draft sarmut berfungsi untuk mengelola data rencana sasaran mutu unit yang akan dikaji dan disetujui oleh manajemen tingkat atas. Form ini terdiri dari simpan, ubah, hapus dan batal menggunakan Button dan tahun, bidang, unit menggunakan Combobox sedangkan kode draft, menggunakan text box, isi, distribusi serta dokumentasi menggunakan RichTextBox dan tabel
draft sarmut menggunakan DataGridView.
C. Rancangan Antarmuka Sarmut
Gambar 6 menjelaskan tentang rancangan sarmut. Form sasaran mutu berfungsi untuk mengelola data sarmut unit yang sudah di setujui oleh manajemen tingkat atas. Form ini terdiri dari simpan, ubah, hapus dan batal menggunakan
Button, kd sarmut, PD, bidang, tolak ukur, actual,
target, pic menggunakan Textbox, serta unit dan schedule menggunakan Combobox, sedangkan isi, rencana, uraian menggunakan RichTextBox dan tabel sarmut menggunakan DataGridView.
D. Rancangan Antarmuka Checklist Audit Sarmut
Gambar 7. Rancangan Menu Checklist Audit
Sarmut
Gambar 7 menjelaskan tentang rancangan checklist audit sarmut. Kegiatan penjaminan mutu dilaksanakan sesuai jadwal dan hasil penjaminan mutu akan dikelola di form checklist . Form
checklist audit sarmut berfungsi untuk mengelola
data checklist audit sarmut unit. Form ini terdiri dari simpan, ubah, hapus dan batal menggunakan
Button dan kd checklist sarmut, periode, tahun,
edisi, bidang, tolak ukur, aktual, target, auditee, npak, progrees, score menggunakan Textbox, serta unit menggunakan Combobox, sedangkan isi, rencana, uraian, ket kendala menggunakan
RichTextBox dan tabel checklist audit sarmut
menggunakan DataGridView.
E. Rancangan Antarmuka Report Jadwal
Gambar 8. Rancangan Report Jadwal
Gambar 8 menjelaskan tentang rancangan
report jadwal audit yang akan dilaksanakan pada
saaat kegiatan penjaminan mutu dan benchmarking perguruan tinggi. Report jadwal audit adalah rancangan output dari form cetak report jadwal,
output tersebut berisi data-data jadwal untuk auditor
berdasarkan tahun, periode, dan edisi yang kita
inputkan.
F. Rancangan Antarmuka Report Draft Sarmut
Gambar 9. Rancangan Report Draft Sarmut
Gambar 9 menjelaskan tentang rancangan
report draft sasaran mutu yang belum disetujui
dalam kegiatan penjaminan mutu dan benchmarking. Report draft sarmut adalah rancangan output dari form cetak report draft sasaran mutu, output tersebut berisi data-data draft untuk masing-masing unit kerja berdasarkan tahun, dan unit yang kita inputkan.
G. Rancangan Antarmuka Report Sarmut
Gambar 10 Rancangan Report Sarmut
Gambar 10 menjelaskan tentang rancangan
report sasaran mutu yang sudah disetujui oleh
manajemen tingkat atas. Report Sarmut adalah rancangan output dari form cetak report sarmut,
output tersebut berisi data-data sarmut
masing-masing unit berdasarkan tahun dan unit yang kita
inputkan.
H. Rancangan Antarmuka Report Acc Sarmut
Gambar 11 Rancangan Report Acc Sasaran Mutu
Gambar 11 menjelaskan tentang rancangan
report acc sasaran mutu. Report acc sasaran mutu
sarmut, output tersebut berisi data-data sarmut yang telah disahkan oleh PD masing-masing unit dan Direktur berdasarkan tahun dan unit yang kita
inputkan.
I. Rancangan Antarmuka Report Checklist Sarmut
Gambar 12 Rancangan Report Checklist Sasaran
mutu
Gambar 12 menjelaskan tentang rancangan
report checklist sasaran mutu yang di lakukan pada
kegiatan penjaminan mutu. Report checklist sasaran mutu adalah rancangan output dari form cetak
report checklist sasaran mutu, output tersebut
berisi data-data sasaran mutu masing-masing unit yang menghasilkan hasil audit dari auditor berdasarkan tahun, unit dan periode yang kita
inputkan.
J. Rancangan Antarmuka Report Intern Audit
Gambar 13 Rancangan Report Intern Audit
Gambar 13 menjelaskan tentang rancangan
report intern audit sebagai data dukung kegiatan
benchmarking. Pada laporan ini bagian manajemen tingkat atas dapat melihat perbandingan hasil kegiatan audit untuk masing-masing unit sehingga dapat member informasi kegiatan yang ada sudah sesuai dengan sasaran mutu perguruan tinggi atau belum. Report intern audit adalah rancangan output dari form cetak report intern audit, output tersebut berisi hasil temuan audit sarmut masing-masing unit dari auditor tetapi belum mencapai sasaran berdasarkan tahun, unit dan periode yang kita
inputkan.
4. Penutup 4.1 Kesimpulan
a. Sistem penjaminan mutu sebagai data dukung kegiatan benchmarking perguruan tinggi dapat membantu proses pengelolaan data audit, hal tersebut didapat
b. Pengarsipan dokumen penjaminan mutu lebih aman dan terpusat sehingga data lebih uptodate.
4.2 Saran
Dalam pengembangan selanjutnya sistem ini dapat disempurnakan. Berikut saran pengembangan dari penulis :
a. Sistem ini dapat dikembangkan dengan menambahkan fitur analisis otomatis untuk hasil penjaminan mutu sebagai data dukung kegiatan benchmarking sehingga dapat mempercepat bagian manajemen tingkat atas untuk membuat keputusan sesuai target perguruan tinggi.
b. Sistem ini dapat dikembangkan dengan system informasi eksekutif dengan menganalisa kegiatan oprasional dengan aplikasi yang terintegrasi sehingga kegiatan penjaminan mutu dapat dilakukan secara otomatis oleh system informasi eksekutif.
Daftar Pustaka:
[1] Pressman, Roger S, Rekayasa Perangkat
Lunak – Buku Satu, Pendekatan Praktisi (Edisi 7, Yogyakarta: Andi,2012.
[2] Ruswidiono Wasisto, Peningkatan Mutu Dan Benchmarking Perguruan Tinggi, Jakarta, Stie Trisakti,2011
[3] Viastri Rindengan, Arie Lumenta, Yaulie Rindengan, Rancang Bangun Aplikasi Audit Mutu Akademik Internal Universitas Sam Ratulangi Berbasis Web, Manado, Sam Ratulangi University,2015.
[4] Hunger, J. David, Thomas L. Wheelen. (2010). Essential of Strategic Management. New York: Pearson.
[5] Lau, R. S. M. (2002). Competitive Factors and Their Relative Importance in The US Electronics and Computer Industries. International Journal of Operations and Production Management, 22(1), 125-135. Retrieved 15 juni 2017, from http://www.emeraldinsight.com/journals.htm ?articleid=849389.
[6] Byars. Lloyd L., & Leslie W. Rue. (2007). Human Resource Management. New York: McGraw Hill.
