1
BAB II
KAJIAN TEORI
2.1 Sistem Akuntansi 2.1.1 Pengertian Sistem
Sistem merupakan hal yang sangat mutlak dan mempunyai peranan
penting dalam menjalankan kegiatan perusahaan oleh karena itu sebelum
melangkah lebih jauh kebagian-bagian selanjutnya kita harus mengetahui terlebih
dahulu apa yang di maksud dengan sistem.
Menurut Mulyadi (2008:5) sistem adalah suatu jaringan prosedur yang
dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok
perusahaan. Selain itu juga sistem merupakan suatu kerangka yang terdiri dari
prosedur-prosedur atau alat-alat yang digunakan sehingga membentuk suatu
kesatuan yang saling berkaitan dalam mencapai tujuan tertentu. Sedangkan
prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa
orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan
secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.
Sedangkan menurut Widjajanto (2001 : 1) “Sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu
2
Selanjutnya Marom (2002 : 1) menyatakan “Sistem adalah suatu jaringan dari prosedur-prosedur yang disusun dalam rangkaian secara menyeluruh untuk
melaksanakan berbagai kegiatan atau fungsi pokok dalam suatu badan usaha”.
Menurut Hall (2007:6), “Sistem adalah kelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan
yang sama”. Pengertian ini mengandung arti bahwa sistem merupakan jaringan prosedur, dimana prosedur merupakan suatu urutan yang melibatkan beberapa
orang dalam suatu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin
penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.
Secara umum setiap sistem terdiri dari unsur-unsur dimana unsur sistem tersebut
bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem.
Demikian pula menurut cole dalam Baridwan (2009:3) mengemukakan
bahwa sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan yang di susun sesuai dengan skema yang menyeluruh, untuk
melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan.
Agar data tersebut dapat dimanfaatkan oleh pihak manajemen maupun
pihak luar, maka data tersebut harus diolah dan diproses dalam suatu sistem yang
mengatur arus dan pengelolahan data akuntansi sehingga dihasilkan suatu
informasi yang berguna. Jadi informasi yang datanya berhubungan dengan
keuangan dinamakan informasi akuntansi dan sistem yang memproses data
keuangan menjadi informasi akuntansi dinamakan sistem informasi akuntansi dan
3
Dari defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah bagian-bagian
atau prosedur-prosuder yang saling berinteraksi antara satu dengan yang lainnya
dalam rangkaian secara menyeluruh untuk berfungsi bersama-sama dalam
mencapai tujuan tertentu.
2.1.2 Pengertian Akuntansi
Menurut Hery (2009:1) “Akuntansi adalah sebuah aktivitas jasa, dimana fungsinya adalah memberikan informasi kuantitatif, terutama informasi mengenai
posisi keuangan dan hasil kinerja perusahaan, yang dimaksudkan akan menjadi
berguna dalam pengambilan keputusan ekonomi (dalam membuat pilihan diantara
berbagai alternatif yang ada)”.
Menurut American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) dalam Baridwan (1999:1) “ Akuntansi adalah seni pencatatan, penggolongan, peringkasan yang tepat dan dinyatakan dalam uang, transaksi-transaksi dan kejadian-kejadian yang setidak-tidaknya bersifat keuangan dan penafsiran dari hasil-hasilnya”.
Kusnadi (2000:7) mengemukakan bahwa: Akuntansi adalah suatu seni atau keterampilan mengolah transaksi atau kejadian yang setidak-tidaknya dapat diukur dengan uang menjadi laporan keuangan dengan cara sedemikian rupa sistematisnya berdasarkan prinsip yang diakui umum sehingga para pihak yang berkepentingan atas perusahaan dapat mengetahui posisi keuangan dan hasil operasinya pada setiap waktu diperlukan dan daripadanya dapat diambil keputusan maupun pemilihan berbagai alternatif dibidang ekonomi.
4
Kemudian Jusup (2001:4) menyatakan, “Akuntansi adalah suatu disiplin yang menyediakan informasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan
secara efisien dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan suatu organisasi”.
Demikian pula menurut Haward F. Slettler dalam Baridwan (2009)
Akuntansi adalah formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur,dan
alat-alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai usaha suatu kesatuan
ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk
laporan-laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya, dan bagi
pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur, dan
lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi.
Dari defenisi-defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa akuntansi
mempunyai fungsi dan peranan yang sangat penting yang bersifat keuangan dalam
kegiatan perusahaan dan kepada pihak-pihak tertentu yang memerlukannya untuk
mengambil keputusan atau memilih alternatif ekonomi.
2.1.3 Sistem Akuntansi
Setelah diuraikan pengertian dari sistem dan akuntansi maka selanjutnya
akan diuraikan pengertian dari sistem akuntansi.
Menurut Widjaja (2010:16), Sistem akuntansi adalah bidang khusus yang
menangani perencanaan dan penerapan prosedur-prosedur untuk mengumpulkan
dan melaporkan data keuangan.
Menurut mulyadi (2008:3) sistem akuntansi adalah organisasi formulir,
5
informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan
pengelolaan perusahaan.
Sedangkan menurut Widjajanto (2001 :4) adalah Susunan berbagi
formulir, catatan, peralatan, termasuk komputer dan perlengkapan serta alat
komunikasi, tenaga pelaksananya dan laporan yang terkodinasi secara erat yang
didisain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi yang
dibutuhkan manajemen.
Kemudian Marom (2002:1) menyatakan bahwa Sistem akuntansi adalah
gabungan dari formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur dan alat-alat
yang digunakan untuk mengolah data dalam suatu badan usaha dengan tujuan
menghasilkan informasi-informasi keuangan yang diperlukan oleh manajemen
dalam mengawasi usahanya untuk pihak-pihak lain yang berkepentingan.
Dari defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi
merupakan suatu prosedur yang digunakan dalam menyampaikan data kegiatan
perusahaan terutama yang berhubungan dengan informasi keuangan kepada pihak
yang berkepentingan. Adapun unsur dari sistem akuntansi adalah formulir,
catatan, peralatan yang digunakan untuk mengolah data dalam menghasilkan
informasi keuangan yang diperlukan oleh manajemen.
2.2 Pembelian
Pembelian sering dijumpai dalam kehidupan sehari-hari. Menurut Riyanto,
6
siklus pengeluaran yang umum. System aplikasi pembelian mencakup
prosedur-prosedur pemilihan pemasok, permintaan, pembelian, penerimaan, dan
pembayaran kepada pemasok. Model system aplikasi pembelian mencakup
pemisahan fungsi-fungsi berikut ini: permintaan, pembelian, penerimaan, gudang,
hutang dagang, dan buku besar. Prosedur pemilihan pemasok yang memadai
merupakan faktor penting dalam keterpaduan seluruh system aplikasi pembelian.
Menurut soemarso S.R (2004:208) pembelian adalah purchasing akun
yang digunakan untuk mencatat semua pembelian barang dagangan dalam suatu
periode.
Sedangkan menurut bodnar dan hopwood (2003:417) pembelian
merupakan sinonim dari pengadaan yang diartikan sebagai berikut: “pengadaan adalah proses bisnis memilih sumber, pemesanan, dan memperoleh barang dan
jasa”
Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa pembelian adalah kegiatan
yang dilakukan untuk pengadaan barang yang dibutuhkan perusahaan dalam
menjalankan usahanya di mulai dari pemilihan sumber sampai memperoleh
barang.
2.2.1 Pembelian Tunai
Pembelian tunai adalah pembelian yang di lakukan secara tunai atau
7 2.2.2 Pembelian Kredit
Pembelian kredit adalah pembelian yang di lakukan secara kredit yang
akan menimbulkan utang dagang.
2.3 Sistem Akuntansi Pembelian 2.3.1 Fungsi yang Terkait
Fungsi yang terkait dengan akuntansi pembelian menurut Mulyadi
(2008:300) adalah sebagai berikut :
a) Fungsi Gudang
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab
untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan
yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh
fungsi penerimaan.
b) Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi
mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam
pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok
yang dipilih.
8
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk
melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kualitas barang yang
diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang
tersebut diterima oleh perusahaan. Dan juga bertanggung jawab untuk
menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan.
d) Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi
pencatatan persediaan. Fungsi pencatatan utang bertanggung jawab untuk
mencatat transaksi pembelian kedalam register bukti kas keluar. Dan untuk
menyelenggarakan arsip dokumen bukti kas keluar dan untuk
menyelenggarakan arsip dokumen bukti kas keluar yang berfungsi sebagai
catatan utang. Sedangkan fungsi persediaan bertanggung jawab untuk
mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli kedalam kartu
persediaan.
2.3.2 Dokumen yang Digunakan
Menurut Mulyadi (2008:303) dokumen yang digunakan dalam sistem
akuntansi pembelian adalah :
a) Surat permintaan pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang untuk
meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis,
9
b) Surat permintaan penawaran harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang
yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi (tidak repetitif),
yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.
c) Surat order pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang
telah dipilih.
d) Laporan penerimaan barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa
barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi,
mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.
e) Surat perubahan order pembelian
Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang
sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan
kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian atau hal lain
yang bersangkutan dengan perubahan bisnis. Biasanya perubahan tersebut
diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat
perubahan order pembelian.
10
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi
pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas
untuk pembayaran utang kepada pemasok.
2.3.3 Catatan-Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian
(Mulyadi,2008:308) adalah :
a) Register bukti kas keluar, Adalah suatu jurnal untuk mencatat utang yang
timbul dari pembelian.
b) Jurnal pembelian, Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan
account payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat
transaksi pembelian adalah jurnal pembelian.
c) Kartu utang, Jika dalam catatan utang perusahaan menggunakan account
payable procedure buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang
kepada pemasok adalah kartu utang.
d) Kartu persediaan, Dalam sistem akuntansi pembelian. Kartu persediaan ini
digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.
2.3.4 Prosedur Pembelian
Prosedur pembelian dilaksanakan melalui beberapa bagian dalam
11
pembelian, penerimaan barang, hutang dan gudang, menurut Mulyadi (2008:300)
transaksi pembelian mencakup prosedur berikut ini:
a) Pada saat persediaan bahan menunjukkan batas minimal fungsi gudang
mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian.
b) Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok.
c) Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan
melakukan pemilihan pemasok.
d) Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
e) Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh
pemasok.
f) Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi
gudang untuk disimpan.
g) Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan kepada fungsi akuntansi.
h) Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar
faktor dari pemasok tersebut fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang
timbul dari transaksi pembelian.
2.3.5 Jaringan prosedur yang membentuk sistem
Menurut Mulyadi(2008:301) jarimgan prosedur yang membentuk sistem
12
a) Prosedur permintaan pembelian
Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian
dalam formulir surat perrnintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika
barang tidak disimpan di gudang, misalnya untuk barang langsung pakai,
fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung
ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian.
b) Prosedur permintaan penawaran harga dan penelitian pemasok
Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan
penawaran harga kepada pemasok untuk memperoleh informasi mengenai
harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk
memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok
barang yang diperlukan oleh perusahaan.
c) Prosedur order pembelian
Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat order pembetian
kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit
organisasi lain dalam perusahaan, mengenai order pembelian yang sudah
dikeluarkan oleh perusahaan.
d) Prosedur penerimaan barang
Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai
13
membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan peneriinaan
barang dari pemasok tersebut.
e) Prosedur pencatatan utang
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memriksa dokumen-dokumen yang
berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan pencatatan utang
atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.
f) Prosedur distribusi pembelian
Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang di debit dari transaksi
pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.
2.3.6 Unsur Pengendalian Intern
Menurut Mulyadi (2008:311) unsur pengendalian intern sistem akuntansi
pembelian adalah sebagai berikut :
unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem akuntansi
pembelian di rancang untuk mencapai tujuan pokok pengendalian intern akuntansi
sebagai berikut: menjaga kekayaan (persediaan) dan kewajiban perusahaan (utang
dagang atau bukti kas keluar yang akan di bayar), menjamin ketelitian dan
keandalan data akuntansi (utang dan persediaan).
Untuk merancang unsur – unsur pengendalian intern akuntansi yang di
14
yang terdiri dari organisasi, sistem otorisasi, dan prosedur pencatatn, dan praktik
yang sehat di rinci sebagai berikut :
a) Organisasi
1) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan.
2) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi.
3) Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang.
4) Transaksi pembelian harus di laksanakan oleh fungsi gudang, fungsi
pembelian, fungsi penerimaan, fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi
pembelian yang di laksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi
tersebut.
b) Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
5) Surat permintaan pembelian di otorisasi oleh fungsi gudang, untuk
barang yang di simpan dalam gudang, atau oleh fungsi pemakai
barang, untuk barang yang langsung di pakai.
6) Surat order pembelian di otorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat
yang lebioh tinggi.
7) Laporan penerimaan barang di otorisasi oleh fungsi penerimaan
15
8) Bukti kas keluar di otorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang
lebih tinggi.
9) Pencatatan terjadinya utang di dasarkan pada bukti kas keluar yang di
dukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan
faktur dari pemasok.
10) Pencatatan kedalam kartu utang dan register bukti kas keluar (voucher
register) di otorisasi oleh fungsi akuntansi.
c) Praktik yang sehat
11) Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaianya
di pertanggungjawabkan oleh fungsi gudang.
12) Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakainnya di
pertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.
13) Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya
di pertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan.
14) Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari
berbagai pemasok.
15) Barang hanya di periksa dan di terima oleh fungsi penerimaan jika
fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi
16
16) Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang di terima dari
pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut
dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.
17) Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan ketelitian
perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses
untuk di bayar.
18) Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodic
direkonsiliasi dengan rekening control utang dalam buku besar.
19) Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat
pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh
potongan tunai.
20) Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “lunas” oleh
17
Bagan alur sistem pembelian
Bagian gudang Pada saat ……. reorder point mulai 1 Membuat surat permintaan pembelian 2 Surat 1 pemintaan pembelian 6 5 Laporan 2 penerimaan barang Surat 6 order pembelian N Kartu gudang T
18 Bagian pembelian Dikirim ke pemasok 1 5 4 3 Membuat surat order pembelian T Surat 1 permintaan pembelian Membuat surat permintaan penawaran harga Surat permintaan penawaran harga Surat 1 penawaran harga Membuat perbandingan harga Perbandingan harga 2 2 PH SPH SPP 7 6 5 4 3 2 Surat order 1 pembelian A
19
bagian pembelian (lanjutan hal:26)
dari pemasok
………mencatat tgl pnerimaan pd SOP lembar 6 dan 7
Catatan:
SPP : surat permintaan pembelian
SOP : surat order pembelian
SPPH : surat permintaan penawaran harga
SPH : surat penawaran harga
PH : penawaran harga 7 Memeriksa faktur Laporan 1 penerimaan barang 9 8 faktur faktur
20
Bagian penerimaan
Dari pemasok
Mnerima brg dr pemasok…………
disertai dgn surat pngantar
…. Dkrim k bag gdang Brsamaan dgn brg 1 9 N SOP 3 Memeriksa barang yang di kirim SOP Surat pengantar Membuat laporan penerimaan barang SOP 3 3 2 Laporan 1 penerimaan barang 9
21
Persediaan Bagian utang bagian kartu
…. Arsip bukti kas keluar
yg blm dibayar
LPB= lap penerimaan barang
Membanding kan faktur dr pemasok dg SOP & LPB faktur 1 8 9 Laporan 1 penerimaan barang Laporan 1 penerimaan barang Laporan 1 penerimaan barang Membuat bukti kas keluar LPB 1 SOP 4 3 2 Bukti kas 1 keluar Bukti kas 2 keluar Register bukti kas N T Register bukti kas 10 10
