Modul Dasar Manajemen &
Bisnis
Manajemen Informatika (MI)
Oleh: Doni Purnama Alamsyah, S.Kom., MM
Kata Pengantar
Manajemen merupakan ilmu pengetahuan yang bermanfaat disegala bidang, dimana Manajemen adalah seni dari setiap sumber daya manusia dalam mengelola aktifitasnya. Manajemen memiliki kaitan yang erat dengan Bisnis, sehingga dianggap perlu untuk mengetahui Dasar Manajemen & Bisnis.
Latar belakang penulisan modul ini adalah sebagai panduan untuk melengkapi mata kuliah Dasar Manajemen & Bisnis yang diberikan kepada mahasiswa jurusan Manajemen Informatika di Akademi Manajemen Informatika & Komputer (AMIK) BSI Bandung.
Modul ini disajikan sepraktis mungkin dan membahas tentang Dasar Manajemen & Bisnis yang diajarkan di AMIK BSI tanpa menyimpang dari Silabus dan SAP yang telah disusun terlebih dahulu.
Akhir kata penulis menerima segala saran dan kritik yang membangun, atas perhatian dan kesempatan yang diberikan kepada penulis, penulis mengucapkan terima kasih.
Bandung, Januari 2010 Doni Purnama Alamsyah
Ucapan Terima Kasih
Alhamdulillah penulis panjatkan kepada ALLAH SWT, yang telah memberikan kemudahan kepada penulis untuk menyelesaikan modul ini. Direktur Akademik Manajemen Informatika & Komputer (AMIK) BSI Bandung yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk berkarya. Seluruh Dosen dan Instruktur di lingkungan Bina Sarana Informatika. Kedua orang tua penulis tercinta serta ochin dan ochan.
Daftar Isi
Cover
Kata Pengantar i
Ucapan Terima Kasih ii
Daftar Isi ii
Daftar Tabel iii
1. Konsep Dasar Manajemen 1
2. Manajemen, Manajer & Kepemimpinan 5
3. Perkembangan Konsep Manajemen 9
4. Perencanaan 15
5. Penetapan Tujuan Organisasi 19
6. Pengambilan Keputusan 22
7. Pengorganisasian 25
8. Koordinasi & Rentang Manajemen 30
9. Komunikasi Dalam Organisasi 33
10. Elemen Pengendalian & Manajemen Kontemporer 37
11. Dasar-Dasar Bisnis 40
12. Peluang & Tantangan Bisnis Serta Ekonomi & Bisnis 43
Daftar Pustaka 46
Daftar Tabel
Tabel 1. Spesifikasi Manajemen, Manajer, dan Kepemimpinan 5
Tabel 2. Mazhab Manajemen Ilmiah Klasik 9
Tabel 3. Mazhab Teori Organisasi Klasik 10
Tabel 4. Mazhab Perilaku 11
Tabel 5. Mazhab Ilmu Manajemen 12
Tabel 6. Mazhab Ilmu Manajemen (Teori Motivasi) 12
Tabel 7. Usaha Perpaduan 14
Tabel 8. Tipe Tujuan 18
Tabel 9. Ciri Utama Individu dan Pengaruhnya 25
Tabel 10. Karakteristik Kelompok dan Perilaku Organisasi 26
1. Konsep Dasar Manajemen
Ilmu manajemen bila dicermati sama usianya dengan kehidupan manusia. Manusia sebagai makluk sosial ada kecenderungan untuk berorganisasi dan bekerja sama. Dalam kehidupan sehari-hari manusia adalah anggota suatu organisasi, misalnya organisasi agama, olah raga, seni, usaha dan orgnaisasi lainnya. Masing-masing orgnaisasi berbeda satu dengan lainnya, ada yang formal dan tidak formal.
Namun organisasi-organisasi tersebut mempunyai unsur-unsur yang sama, yaitu ada kelompok orang, ada tujuan yang hendak dicapai, ada rencana cara pencapaian tujuan, ada pemimpin (manajer) yang bertanggung jawab atas keberhasil pencapaian tujuan. Dengan kata lain para manajer diberi tanggung jawab untuk menentukan kegiatan yang memungkinkan setiap individu dapat memberikan sumbangan yang terbaik untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama.
Manajemen berasal dari bahasa Inggris “management” dengan kata kerja to manage yang secara umum berarti mengurusi. Dalam arti khusus manajemen dipakai bagi
pimpinan dan kepemimpinan, yaitu orang-orang yang melakukan kegiatan
memimpin, disebut “manajer”.
Untuk mengartikan dan mendefisikan manajemen dari berbagai literartur dapat dilihat dari tiga pengertian, yaitu :
1. Manajemen sebagai suatu proses
2. Manajemen sebagai suatu kolektivitas manusia
3. Manajemen sebagai ilmu dan manajemen sebagai seni Pendapat para ahli mengenai batasan manajemen :
George R. Terry dalam bukunya “Principles of Manajemen” memberikan
batasan: “Manajemen adalah suatu proses yang membedakan atas perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan, dengan memanfaatkan baik ilmu maupun seni, agar dapat menyelesaikan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
H.B. Siswanto = manajemen adalah seni dan ilmu dalam perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan, pemotivasian, dan pengendalian terhadap orang dan mekanisme kerja untuk mencapai tujuan.
T. H. Handoko = manajemen adalah bekerja dengan orang-orang untuk
menentukan, menginterpretasikan dan mencapai tujuan-tujuan organisasi dengan
pelaksaanaan fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, personalia,
kepemimpinan dan pengawasan. Elemen dasar manajemen :
Elemen sifat :
Manajemen sebagai suatu seni, Yaitu sebagai suatu keahlian, kemahiran,
kemampuan dan keterampilan dalam aplikasi ilmu pengetahuan untuk mencapai tujuan.
Manajemen sebagai suatu ilmu,Yaitu akumulasi pengetahuan yang telah di
sistematisasikan dan diorganisasikan untuk mencapai kebenaran umum (general
Elemen fungsi :
Perencanaan Suatu proses dan rangkaian kegiatan untuk menetapkan tujuan terlebih
dahulu pada suatu jangka waktu/periode tertentu serta tahapan/langkah-langkah yang harus ditempuh untuk mencapai tujuan tersebut.
Pengorganisasian Suatu proses dan rangkaian kegiatan dalam pembagaian kerja
yang direncanakan untuk diselesaikan oleh anggota kelompok pekerjaan,penentuan hubungan pekerjaan yang baik diantara mereka, serta pemberian lingkungan dan fasilitas pekerjaan yang kondusif.
Pengarahan Yaitu suatu rangkaian kegiatan untuk memberikan petunjuk atau
instruksi dari seorang atasan kepada bawahan atau kepada orang yang
diorganisasikan dalam kelompok formal dan untuk pencapaian tujuan bersama.
Pemotivasian Yaitu suatu proses dan rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh
seorang atasan dalam memberikan inspirasi, semangat, dan kegairahan kerja serta dorongan kepada bawahan untuk dapat melakukan suatu kegiatan yang semestinya.
Pengendalian/Pengawasan.Yaitu suatu proses dan rangkaian kegiatan untuk
mengusahakan agar suatu pekerjaan dapat dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan dan tahapan yang harus dilalui.Jika ada kegiatan yang tdk sesuai dengan rencana dan tahapan tersebut, diadakan suatu tindakan perbaikan (corrective actions)
Fungsi Manajemen
Berikut pandangan-pandangan dari para ahli lainnya mengenai fungsi manajemen, antara lain : 1. Henry Fayol Planning (Perencanaan) Organizing (Pengorganisasian) Commanding (Perintah) Coordinating (Koordinasi) 2. Luther Gulick Planning (Perencanaan) Organizing (Pengorganisasian) Staffing Directing Coordinating Reporting Budgeting 3. Koontz O’Donnel Planning (Perencanaan) Organizing (Pengorganisasian) Staffing Directing Controlling 4. Dr.Sondang .P. Siagian Planning (Perencanaan) Organizing (Pengorganisasian) Motivating Controlling Evaluating
Sumber-Sumber Manajemen (Management Resources)
Tujuan pokok manajemen adalah untuk memperoleh dayaguna (efisiensi) dalam kerja. Untuk mendapatkan metode/teknik yang bagaimana yang sebaik-baiknya dilakukan harus menggunakan sumber-sumber (alat-alat/tool) yang ada dalam organisasi.
Dr. R. Markharita, ekpert PBB yang diperbantukan pada Lembaga Administrasi Negara (LAN/ 1977-1980) memberikan rincian bahwa sumber-sumber manajemen terdiri atas :
1. Man : tenaga kerja manusia
Manusia adalah sumber utama dalam organisasi. Manusia dijadikan sebagai pengendali utama sehingga ada yang disebut dengan Manajemen Sumber Daya Manusia. Banyak sekali yang diatur dalam manusia dimulai dari kinerja sampai perilaku manusia itu sendiri. Mengingat manusia bersinggungan dengan semua unsur dari manajemen organisasi.
2. Money : uang, untuk biaya keseluruhan kegiatan
Uang merupakan hal yang dikelalola dalam manajemen organiasi. Uang menjadi salah satu unsur penting dalam organisasi karena pada prinsipnya organisasi mencari uang untuk bisa beroperasi. Sehingga ada yang disebut dengan Bagian Keuangan atau Manajemen Keuangan.
3. Materials : bahan-bahan yang diperlukan.
Dalam organisasi, hanya ada pilihan antara menjual barang atau menjual jasa. Setiap barang dan jasa yang ditawarkan organisasi tentunya harus diproduksi atau dipersiapkan sebelumnya. Sehingga bahan-bahan yang diperlukan dalam bentuk material menjadi sub pokok perhatian majemen. Dalam hal ini masuk pada Manajemen Produksi.
4. Metode : teknik/cara/sistem yang digunakan
Dalam melaksanakan operasional organisasi diperlukan manajemen yang baik atau yang disebut dengan metode pengerjaan. Metode ini tentunya dibutuhkan oleh semua unsur dalam maajemen, sehingga muncul yang disebut dengan Standart Operasional. Melalui metode yang tepat guna, tentunya akan meningkatkan kinerja organisasi dalam manejemen.
5. Machines : mesin-mesin yang digunakan
Pada era globalisasi saat ini banyak sisi manajemen yang tengah menggunakan mesin sebagai alat bantu yang labih cepat. Hal ini tidak dipungkiri lagi akan meningkatkan kinerja organisasi pada manajemen. Sehingga ada yang disebut dengan automatisasi. Mesin-mesin yang sering digunakan oleh organisasi perlu adanya perhatian atau manajemen oleh perusahaan
6. Waktu : penjadwalan kegiatan
Penjadwalan merupakan hal berikutnya yang penting, dimana setiap pekerjaan dan kegiatan dalam perusahaan penting dibuat jadwal agar semua kegiatan dalam organisasi bisa berjalan dengan baik. Waktu merupakan hal yang penting dalam manajemen mengingat semua perkerjaan membutuhkan manajemen waktu.
7. Prasarana : lahan/tanah, gedung, alat angkut, listrik dan air, dan sebagainya/ Hal terakhir yang sering diperhatikan adalah manajemen dari sarana dan prasarana. Mengingat sarana dan prasarana selalu mengalami penyusutan pada saatnya. Jika tidak ada manajemen yang mengatur sarana dan prasarana maka tidak akan optimal dalam pengendalian prasarana.
Latihan
1. Manajemen adalah seni dan ilmu dalam perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pemotivasian, dan pengendalian terhadap orang dan mekanisme kerja untuk mencapai tujuan, manajemen menurut:
a. George R Terry d. T.H. Handoko
b. H.B. Siswanto e. F.W. Taylor
c. Hugo Munsterberg c. Hugo Munsterberg
2. Proses mengupayakan agar bawahan bekerja sebaik mungkin, disebut.
a. Pemotivasian d. Kepemimpinan
b. Perencanaan e. Pengorganisasian
c. Pengendalian
3. Proses mengupayakan agar bawahan bekerja sebaik mungkin, disebut.
a. Pemotivasian d. Kepemimpinan
b. Perencanaan e. Pengorganisasian
c. Pengendalian
4. Akumulasi pengetahuan yang telah di sistematisasikan4. Akumulasi
pengetahuan yang telah di sistematisasikan dan diorganisasikan untuk mencapai kebenaran umum adalah sifat manajeman sebagai :
a. Ilmu d. Kesatuan
b. Fakta e. Integritas
c. Seni
5. Suatu keahlian, kemahiran, kemampuan dan keterampilan dalam aplikasi ilmu pengetahuan untuk mencapai tujuan adalah sifat manajeman sebagai :
a. Ilmu d. Kesatuan
b. Fakta e. Integritas
2. Manajemen, Manajer &
Kepemimpinan
Manajemen Ilmiah adalah manajemen yang berdasar ilmu, artinya yang dapat dikaji secara ilmiah, dianalisis dengan menggunakan metode ilmiah dan dapat diperoleh suatu sintesis. Dikatakan manajemen ilmiah karena dapat manajemen dapat dipelajari secara ilmiah di tempat-tempat pendidikan.
Berdasarkan ruang lingkup manajemen, manajer, dan kepemimpinan tersebut, tidak menutup kemungkinan memiliki kesamaan dan perbedaan dalam hal implementasinya. Kesamaannya adalah bahwa antara manajemen, manajer dan kepemimpinan kedudukannya berada dalam organisasi. Sedangkan perbedaannya, manajemen adalah seni, ilmu dan prosesnya, manajer adalah orangnya, dan kepemimpinan adalah sifat atau jiwanya.
Pemimpin dan Manajer bukan hal yang sama. Tugas seorang manajer adalah
merencanakan, mengorganisasikan, memenuhi kebutuhan staf, memimpin, dan mengendalikan. Ia mungkin efektif maupun tidak efektif dalam mempengaruhi para bawahan atau para anggota tim dalam menetapkan dan merealisasikan tujuan. Yang ideal adalah keterampilan manajemen menyatu dengan kepemimpinan sehingga seorang manajer berfungsi sebagai pemimpin.
Setiap Manajer pastilah mereka seorang Pemimpin, tetapi setiap Pemimpin tidak selalu menjadi seorang Manajer. Namun demikian tidak sedikit dalam organisasi dan perusahaan seorang manajer tidak memiliki jiwa sebagai seorang pemimpin. Sehingga tidak anek jika jalannya perusahaan tidak sejalan atau sesuai dengan visi dan misi perusahaan. Mengingat visi dan misi perusahaan diciptakan melalui kepemimpinan seorang manajer dalam perusahaan.
Seorang pemimpin dalam perusahaan dituntut untuk mampu membawa sumber daya yang ada didalamnya menjadi sumber daya yang unggul dari pesaingnya. Makna dari pembahasan ini adalah manajer dalam perusahaan diperlukan kempimpinan yang bisa membawa perusahaan kepada jalan yang lebih baik (unggul). Lebih lengkapnya berikut spefisikasi dari manajemen, manajer dan kepemimpinan pada table dibawah ini.
Tabel 1. Spesifikasi Manajemen, Manajer, dan Kepemimpinan
Manajemen Manajer Kepemimpinan
Seni dan ilmu dalam perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pemotivasian, dan pengendalian terhadap orang dan mekanisme kerja
untuk mencapai tujuan.
Seseorang yang bertindak sebagai perencana, pengorganisasian, pengarah,
pemotivasi, dan pengendali terhadapp orang dan mekanisme kerja untuk
mencapai tujuan. Sikap yang harus di miliki oleh perencana, pengorganisasi, pengarah, pemotivasi, dan pengendali.
Tingkat dan Cakupan Manajemen
Dalam cakupan manajemen di perusahaan terdapat perbedaan level atau tingkatan. Perbedaan tingkatan tersebut membedakan cara kerja dan cara berfikir sumber daya manusia didalamnya. Sehingga dipandang perlu membedakan atau mengelompokkan manajemen berdasarkan tingkat dan cakupannya. Berikut beberapa tingkatan atau cakupan dari menejemen menurut beberapa pendapat para ahli.
Tingkatan manajemen dalam organisasi menurut Handoko (2003:17) membagi manajer menjadi tiga golongan yang berbeda, yaitu:
1. Manajer lini – pertama. 2. Manajer menengah. 3. Manajer puncak
Sedangkan menurut cakupan kegiatannya, manajer dapat dibedakan menjadi empat kelompok sebagaimana dikemukakan oleh Siswanto (2006:17) sebagai berikut:
1. Dewan direksi 2. Presiden organisasi
3. Departemen atau Kepala divisi 4. Manajer hierarki pertama
Tingkat Manajemen
1. Manajer Puncak (Top Manager)
Manajemen puncak bertanggung jawab atas manajemen keseluruhan dari suatu organisasi
2. Manajer Garis Menengah (Middle Manager)
Manajer yang dapat mencakup lebih dari satu tingkatan dalam suatu organisasi. 3. Manajer Garis Pertama (first line)
Adalah tingkatan manajer yang paling rendah dalam suatu organisasi di mana seorang bertanggung jawab atas pekerjaan orang lain.
Cakupan Kegiatan Manajer
1. Dewan Direksi = mengelola organisasi secara keseluruhan.
2. President Organisasi = mengelola para manajer terdapat kesatuan gerak dan tindakan merealisasikan tujuan
3. Kepala Divisi = mengelola bawahan yang meliputi spesialisasi kerjanya masing-masing.
4. Manajer hierarki pertama = cakupan kegiatannya dalam usaha pekerjaannya sesuai dengan tujuan organisasi.
Jika dikaji dari beberapa pendapat diatas terkait tingkatan manajemen, Nampak sebuah persamaan dimana umumnya terdapat 3 (tiga) tingkat, yaitu low, middle dan high. Hal ini pula yang membedakan berbedaan manajemen dan pola pokir Sumber Daya Manusia didalamnya. Dengan mengetahui perbedaan tingkatan ini, tentunya dapat membantu pimpinan tertinggi dalam perusahaan dalam menentukan Sumber Daya Manusia.
Keterampilan Manajer
Sebagai seorang pimpinan atau manajer dalam perusahaan, semua dituntut untuk memiliki keterampilan khusu. Keterampilan ini tentunya yang membedakan dengan keterampilan level lain dalam tingkat manajemen. Berikut keterampilan manajer yang diperlukan pada perusahaan.
1. Ketrampilan konseptual = kemampuan memahami kompleksitas keseluruhan organisasi tempat seseorang beradaptasi dalam operasi.
2. Ketrampilan kemanusiaan = kemampuan dan pertimbangan yang
diusahakan bersama orang lain, termasuk penahaman mengenai motivasi dan aplikasi tentang kepemimpinan yang efektif.
3. Keterampilan administratif = seluruh keterampilan yang berkaitan dengan perencanaan, pengorganisasian, penyusunan kepegawaian dan pengawasan Selain itu juga sebagai seorang manajer dituntut memiliki peran dalam manajemen. Berikut terdapat peran manajer Menurut Siswanto (2006:22) yaitu:
1. Peran Antar Pribadi
Tiga peranan antar pribadi (interpersonal) membantu manajer menjagaagar organisasi berjalan dengan lancar,yaitu:
a. Peranan tokoh (figurehead). Sebagai kepala suatu unit, manajer kadang-kadang berperan sebagai seorang tokoh dengan melakukan tugas-tugas seremonial.
b. Peranan pemimpin (leader), mengangkat pegawai, melatihnya, memberi dorongan dan membesarkan hatinya.
c. Peranan penghubung (liaison), yaitu dengan berhubungan terhadap orang yang bukan bawahan atau atasan misalnya, dengan rekan-rekannya dalam organisasi atau dengan langganan dan rekanan di luar organisasi. 2. Peran Informasional
Manajer membutuhkan informasi untuk membuat keputusan yang benar dan orang lain dalam departemennya / dalam organisasi tergantung pada informasi yang di terima atau disalurkan melalui manajer itu.
a. Peran sebagai pemantau, manajer secara terus menerus mencari informasi yang dapat digunakan untuk keperluannya.
b. Peran sebagai penyebar, yaitu ia membagi-bagikan informasi penting yang tanpa dia tidak akan diperoleh.
3. Peran Pengambil Keputusan
Dalam hal ini seorang manajer harus bisa memberikan keputusan yang jelas, sehingga dapat dengan mudah dimengerti oleh si penerima keputusan.
a. Peran Wiraswasta (Entrepreneur), manajer berusaha untuk
menyempurnakan unitnya.
b. Peran Pemadam Keributan (Disturbance Handler), ia bertindak terhadap keadaan yang berada di luar pengendaliannya.
c. Peran Perunding (Negotiator), manajer melakukan perundingan dengan perusahaan konsultan, rekanan dan wakil serikat buruh.
Kepemimpinan
Kepemimpinan (leadership) merupakan salah satu fungsi manajemen yang sangat vital bagi terlaksananya fungsi-fungsi manajemen yang lain. Memimpin orang beserta organisasinya menuntut kecakapan untuk melakukan banyak kegiatan. Yang dimaksud dengan kepemimpinan adalah proses dimana seorang individu mempunyai pengaruh terhadap orang lain dan mengilhami, memberi semangat, memotivasi, dan
mengarahkan kegiatan-kegiatan mereka guna membantu tercapainya tujuan
kelompok dan organisasi. Orang yang memiliki pengaruh akan disebut sebagai pemimpin. Jika pemimpin itu efektif, maka pengaruh terhadap orang lain akan membantu tercapainya tujuan organisasi.
Pada perusahaan yang sudah sukses, semua tidak terlepas dari kepemimpinan yang mumpuni. Yang berarti bahwa kepemimpinan manajer dalam perusaan telah menjalankan tugas dan perannya dengan baik dalam membawa perusahaan kearah yang lebih baik.
Latihan
1. Perbedaan antara manajemen, manajer dan kepemimpinan dilihat dari:
a. Bentuk organisasi d. Sifat & jiwanya
b. Kedudukannya e. Adanya keterkaitan
c. Kekuasaan
2. Kemampuan memahami kompleksitas keseluruhan2. Kemampuan memahami kompleksitas keseluruhan organisasi tempat seseorang beradaptasi dalam operasi disebut keterampilan:
a. Kemanusiaan d. Kejiwaan
b. Administratif e. Interpersonal
c. Konseptul
3. Tingkatan manajemen dalam organisasi menurut T Hani Handoko membagi manajer menjadi 3 (tiga) golongan, diantaranya:
a. Komisaris d. Direktur
b. Manajer Personalia e. Manajer lini pertama
c. Manajer SDM
4. Central figure, leader dan liason dalam peran manajer termasuk peran :
a. Fungsional d. Pengambil keputusan
b. Informasional e. Perencanaan
c. Antar pribadi manajer
5. Bertindak terhadap keadaan yang berada di luar pengendaliannya, peran manajer sebagai :
a. Disturbance Handler d. Exit Conditional
b. Entrepreneur e. Controlling
3. Perkembangan Konsep
Manajemen
Konsep Dasar
Hingga saat ini tidak ada suatu teori umum atau sekumpulan hukum bagi manajemen yang dapat diterapkan untuk semua situasi. Sebagai manajer akan menjumpai banyak pandangan tentang manajemen, setiap pandangan mungkin berguna untuk berbagai masalah yang berbeda-beda.
Berikut ini perkembangan teori manajemen yang diambil dari buku Siswanto (2006:31-40) dan Handoko (2003:39-59) sebagai berikut:
Mazhab Manajemen Ilmiah Klasik
Pada evaluasi teori manajemen dimulai dari Manajemen Ilmiah Klasik. Pada mazhab ini terdapat beberapa peneliti dimulai dari Robert Owen, Charles Babbage, Frederick W. Tayilor, Henry L. Gantt, Frank Gilbert dan Lilian Gilbert. Semua pakar tersebut menyumbang teori tentang manajemen dengan kajian ilmiahnya. Lebih lengkapnya disampaikan pada table dibawah ini.
Tabel 2. Mazhab Manajemen Ilmiah Klasik
No. Pengembang Tahun Kontribusi terhadap Manajemen
1. Robert Owen 1771-1858 a. Membangun perumahan bagi pekerja.
b. Menyediakan kebutuhan rumah tangga bagi pekerja.
c. Menetapkan mekanisme kerja spesifik. d. Penilaian harian terhadap para pekerja
secara terbuka.
2. Charles Babbage 1792-1871 Prinsip pembagian kerja sehingga setiap pekerja harus dipecah dan dididik dengan
ketrampilan spesifik untuk
menyelesaikan pekerjaan.
3. Frederick W.
Taylor
1856-1915 Penemu manajemen ilmiah dengan
prinsip:
a. Pengembangan manajemen ilmiah sebenarnya, misalnya metode terbaik untuk menyelesaikan setiap pekerjaan. b. Seleksi secara ilmiah terhadap para
pekerja sehingga pekerja diberi tugas dan tanggung jawab yang cocok. c. Kerja sama yang bersahabat antara
4. Henry L. Gantt 1861-1919 a. Meninggalkan sistem tarif upah diferensial dan menggantinya dengan motivasi kerja.
1) Setiap pekerja yang menyelesaikan pekerjaannya diberikan bonus $ 50 sen
2) Mandor akan menerima bonus bila seluruh pekerja mencapai standar. b. Penggambaran jadwal produksi
dengan Gant Chart.
5. Frank B. Gilberth
&
Lilian M. Gilberth
1868-1942 1978-1972
Studi gerak dan waktu meningkatkan semangat kerja. Keduanya
mengembangkan rencana tiga kedudukan, yaitu :
a. Mengerjakan pekerjaan saat ini.
b. Mempersiapkan diri untuk jabatan yang lebih tinggi
b. Melatih penggantinya dalam waktu yang bersamaan.
Mazhab Teori Organisasi Klasik
Berbeda dengan teori manajemen, selanjutanya juga terdapat teori dari organisasi klasik. Dalam mazhab ini terdapat beberapa pakar didalamnya diantaranya yang paling terkenal teori dari Henry Fayol. Berikut kontribusi dari peneliti tentang orgnanisasi yang dihubungkan dengan Manajemen pada tabel berikut.
Tabel 3. Mazhab Teori Organisasi Klasik
No. Pengembang Tahun Kontribusi terhadap Manajemen
1. Henry Fayol 1841-1925 a. Manajemen bukanlah suatu bakat,
tetapi suatu ketrampilan sehingga manajer bukanlah pembawaan, tetapi pelatihan dan pengalaman.
Membagi perusahaan ke dalam enam fungsi, yaitu : 1 ) Teknis, 2)Komersial, 3 ) Finansial, 4 ) Keamanan, 5) Akuntansi, 6 ) Manajerial (perencanaan, pengorganisasian, pengomandoan, pengordinasian, pengendalian).
b. Mengembangkan prinsip manajemen : 1) pembagian kerja, 2) otoritas, 3) disiplin, 4) kesatuan perintah, 5) kesatuan arah, 6) mendahulukan
kepentingan umum ,7) pemberian upah 8) sentralisasi, 9) hierarki, 10) tertib, 11) keadilan, 12) kestabilan staf, 13) inisiatif, 14) semangat korps.
Mazhab Perilaku
Pada teori manajemen berikutnya terdapat juga kajina manajemen dari perilaku. Dalam hal ini Hugo Munsterberg dan Elton Mayo memebrikan sumbangsih teori pada kontribusinya di bidang manajemen. Berikut penjelasannya pada tabel dibawah.
Tabel 4. Mazhab Perilaku
No. Pengembang Tahun Kontribusi terhadap Manajemen
1. Hugo
Munsterberg
1865-1916 Peningkatan produktivitas dapat dilakukan dengan cara :
a. Menemukan orang terbaik untuk menyelesaikan suatu perkerjaan. b. Menciptakan pekerjaan yang terbaik
untuk menciptakan produktivitas maksimum.
c. Menggunakan pengaruh psikologis untuk memotivasi para pekerja.
2. Elton Mayo 1880-1949 Para pekerja akan bekerja lebih keras,
bila mereka yakin bahwa manajemen memikirkan kesejahteraan mereka. Mayo
mengusulkan perlunya pelatihan yang
mendalam tentang psikologi, sosiologi, antropologi serta metode penelitian yang canggih.
Mazhab Ilmu Manajemen (Riset Operasi)
Hal lain yang juga diperhatikan dalam perkembangan teori manajemen adalah taori manajemen untuk riset operasional, didalamnya terdapat pengembang yaitu Lensis Likert. Peneliti tersebut memberikan kontribusi pada manajajemen dengan mode 4 (empat) tingkatan. Lebih lengkapnya disampaikan pada tabel dibawah.
Tabel 5. Mazhab Ilmu Manajemen
No. Pengembang Kontribusi terhadap Manajemen
1. Lensis Likert Menyusun model 4 tingkatan efektifitas
manajemen.
a. Manajer mebuat semua keputusan dan memerintah bawahan untuk
melaksanakannya secara kaku. b. Manajer memberi perintah tapi
memberi bawahan berbagai
fleksibilitas untuk melaksanakan tugas tersebut dalam batas dan prosedur yang telah ditetapkan.
b. Manajer menetapkan tujuan dan memberikan perintah setelah berdiskusi terlebih dahulu dengan bawahan.
Mazhab Ilmu Manajemen (Teori Motivasi)
Teori terakhir dari manajemen adalah dikhususkan untuk teori motivasi. Dimana peneliti didalamnya yaitu Abraham Maslow, Frederic Herzberg, Douglas McGregor, David McClelland dan Victor Vroom. Berikut penjelasnnya dari teori motivasi pada tabel dibawah ini.
Tabel 6. Mazhab Ilmu Manajemen (Teori Motivasi)
No. Pengembang Kontribusi terhadap Manajemen
1. Abraham Maslow Memberikan konsep hirarki kebutuhan :
a. Kebutuhan Fisiologis (makan, minum, perumahan, seks, istirahat) b. Kebutuhan keamanan dan rasa aman
(jaminan pensiun, tabungan, asuransi, serikat pekerja)
c. Kebutuhan sosial (cinta, persahabatan, kekeluargaan) b. Kebutuhan harga diri
(kedudukan, reputasi, prestasi, penghargaan)
c. Kebutuhan aktualisasi diri dan pemenuhan diri (penggunaan potensi diri, pertumbuhan,
2. Frederic Herzberg Berteori 2 situasi yang mempengaruhi tenaga kerja saat bekerja :
a. Pemuasan yang berarti sumber kepuasan kerja seperti : prestasi, pengukuhan hasil kerja, daya tarik pekerjaan, dan tanggung jawab serta kemajuan.
b. Ketidak puasan yang bersumber dari: kebijakan, supervisi, uang, status, rasa aman, hubungan antar manusia, dan kondisi kerja. Jika ingin tenaga kerja termotivasi maka harus memberikan situasi pertama.
3. Douglas McGregor Terkenal dengan teori X dan teori Y.
a. Teori X memberikan petuah manajer harus memberikan pengawasan yang ketat, tugas-tugas yang jelas, dan menetapkan imbalan atau hukuman. Hal tersebut, karena manusia lebih suka diawasi daripada bebas, segan bertanggung jawab, malas dan ingin aman saja, motivasi utamanya memperoleh uang dan takut sanksi. b. b. Sebaliknya teori Y mengarahkan
manajer harus terbuka dan mendorong inisiatif kompetensi tenaga kerja.
Teori Y berasumsi manusia suka
kerja, sebab bekerja tidak lain aktifitas alami.
4. David McClelland Ada korelasi positif antara kebutuhan
berprestasi dengan prestasi dan sukses pelaksanaan. Motivasi seorang pengusaha tidak hanya ingin mencapai
laba, tapi karena dia mempunyai
keinginan yang kuat untuk berprestasi.
Keuntungan (laba) hanya ukuran
sederhana yang menunjukkan seberapa baik pekerjaan telah dilakukan, tapi tidak sepenting tujuan itu sendiri.
5. Victor Vroom Mengetengahkan suatu teori yang
disebutnya sebagai “ Teori Harapan”. Jika seseorang menginginkan sesuatu dan harapan untuk memperoleh sesuatu itu cukup besar, yang bersangkutan akan sangat terdorong untuk memperoleh hal yang diinginkannya itu. Sebaliknya, jika
harapan memperoleh hal yang
diinginkannya itu tipis, motivasinya
Usaha Perpaduan
Tabel 7. Usaha Perpaduan
No. Pengembang Kontribusi terhadap Manajemen
1. Chris Argyris
(Pendekatan sistem)
Organisasi sebagai sebuah sistem terpadu, dengan maksud tertentu yang terdiri atas komponen yang berhubungan.
2. Fred Fredler
(Pendekatan kontingensi)
Tugas manajer adalah
mengidentifikasikan teknik mana yang dalam situasi tertentu dan pada waktu tertentu akan paling baik memberikan kontribusi padapencapaian tujuan organisasi.
Latihan
1. Prinsip pembagian kerja terjadi pada mazhab: a. Perilaku d. Usaha Perpaduan
b. Ilmu Manajemen e. Teori Organisasi Klasik c. Manajemen Ilmiah Klasik
2. Manajemen bukanlah suatu bakat, tetapi suatu ketrampilan sehingga manajer bukanlah pembawaan, tetapi pelatihan dan pengalaman, menurut mazhab :
a. Perilaku d. Usaha Perpaduan
b. Ilmu Manajemen e. Teori Organisasi Klasik
c. Manajemen Ilmiah Klasik
3. Para pekerja akan bekerja lebih keras, bila mereka yakin bahwa manajemen memikirkan kesejahteraan mereka menurut mazhab :
a. Perilaku d. Usaha Perpaduan
b. Ilmu Manajemen e.Teori Organisasi Klasik
c. Manajemen Ilmiah Klasik
4. Organisasi sebagai sebuah sistem terpadu, dengan4. Organisasi sebagai sebuah sistem terpadu, dengan maksud tertentu yg terdiri atas komponen yg
berhubungan menurut mazhab :
a. Perilaku d. Usaha Perpaduan
b. Ilmu Manajemen e. Teori Organisasi Klasik
c. Manajemen Ilmiah Klasik
5. Yang termasuk kebutuhan fisiologis adalah :
a. Persahabatan d. Asuransi
b. Makan e. Serikat pekerja
4. Perencanaan
Konsep Dasar
Perencanaan adalah sesuatu yang akan direncanakan tentang apa yang akan dicapai, yang kemudian memberkan pedoman, garis-garis besar tentang apa yang akan dituju. Perencanaan merupakan persiapan-persiapan untuk pelaksanaan suatu tujuan, berupa
rumusan-rumusan tentang “apa” dan “bagaimana“ suatu pekerjaan dapat
dilaksanakan. Persiapan-persiapan tesebut dapat berupa tindakan-tindakan
administrasi atas tindakan-tindakan selanjutnya. Perencanaan tidak harus dalam bentuk tulisan tetapi mungking hanya dalam pemikiran (benak), terutama untuk hal yang bersifat pribadi dan rahasia (misalnya rencana operasi lokasi perjudian,
pelacuran, sarang narkoba dan lain-lainnya).
Perencanaan adalah proses dasar yang digunakan untuk memilih tujuan dan
menentukan cakupan pencapainya. Merencana berarti mengupayakan
p enggunaan sumber- sumber daya manusia (human resources), sumber
daya alam (natural resources), dan sumber daya lainnya (other resources) untuk mencapai tujuan.
Berdasarkan definisi tersebut, perencanaan minimum memiliki tiga karakteristik berikut:
1. Perencanaan tersebut harus menyangkut masa yang akan datang 2. Terdapat suatu elemen identifikasi pribadi atau organisasi
3. Masa yang akan datang, tindakan dan identifikasi pribadi, serta organisasi
Proses Perencanaan
Perencanaan sebagai suatu proses adalah suatu cara yang sistematis untuk menjalankan suatu pekerjaan. Dalam perecanaan terkandung suatu aktifitas tertentu saling berkaitan untuk mencapai hasil tertentu yang diinginkan.
Menurut Allen (1963), perencanaan terdiri atas aktifitas yang dioperasikan oleh seorang manajer untuk berfikir ke depan dan megambil keputusan saat ini, yang memungkinkan untuk mendahului serta mengahadapi tantangan pada waktu yang akan datang. Berikut ini aktivitas perencanaan yang dimaksud.
1 . Prakiraan 2. Penetapan tujuan 3 . Pemprograman 4. Penjadwalan 5 . Penganggaran 6. Pengembangan prosedur
7. Penetapan dan interpretasi kebijakan
Perencanaan
Dalam perencanaan terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan, yang menjadi dasar pertanyaan, diantaranya:
1. What = menentukan apa yang akan dikerjakan. 2. When = kapan akan dikerjakan.
3. Who = siapa yang akan mengerjakan. 4. Where = dimana akan dikerjakan. 5. How = bagaimana akan mengerjakannya
Dalam pelaksanaan fungsi perencanaan, manajer puncak memiliki 3 fungsi : 1. Menentukan peran yang diharapkan dari organisasi dimasa yang akan
datang.
2. Menghubungkan organisasi dengan berbagai macam sistem lingkungannya.
3. Mengevaluasi dan memprakirakan kebutuhan apa saja yang dapat dipenuhi oleh organisasi.
Aktifitas Perencanaan
Beberapa aktifitas dari perencanaan sebuah manajemen, diantaranya: 6. Prakiraan (forecasting)
Suatu usaha yang sistematis untuk meramalkan/memperkirakan waktu yang akan datang dengan penarikan kesimpulan atas fakta yang telah diketahui. 7. Penetapan tujuan (establishing objective)
Suatu aktivitas untuk menetapkan sesuatu yang ingin dicapai melalui
pelaksanaan pekerjaan. 8. Pemrograman (programming)
Suatu aktivitas yang dilakukan dengan maksud untuk menetapkan : langkah-langkah utama yang diperlukan, unit dan anggota yang bertanggung jawab untuk setiap langkah dan urutan serta pengaturan waktu setiap langkah.
9. Penjadwalan (scheduling)
Penetapan atau penunjukan waktu menurut kronologi tertentu guna melaksanakan berbagai macam pekerjaan.
Pembagian Rencana
Rencana yang sudah disusun perlu dibagi, berikut beebrapa pembagian rencana:
1. Rencana strategis (strategic plan)
Dirancang untuk mencapai tujuan organisasi yang luas, yaitu untuk
melaksanakan misi yang merupakan satu-satunya alasan kehadiran organisasi tersebut.
Kelebihannya :
a. manajer dapat menentukan tujuan secara jelas dan metode pencapaiannya. b. membantu manajer mengantisipasi permasalahan sebelum muncul dan
memecahkannya sebelum menjadi lebih buruk.
c. membantu manajer mengenal peluang yang mengandung resiko dan peluang yang aman dan memilih di antara peluang yang ada.
Kelemahannya :
bahaya terciptanya birokrasi besar para perencana yang dapat menghilangkan hubungan dengan produk dan pelanggan perusahaan.
2. Rencana operasional (operational plan)
Memberikan deksripsi tentang bagaimana rencana strategis dilaksanakan, terdiri atas :
Dikembangkan untuk mencapai tujuan tertentu dan ditinggalkan manakala tujuan tersebut telah dicapai. Terdiri atas :
- Program (programs). Mencakup serangkaian aktivitas yang relatif luas.
- Proyek (project). Bagian program yang lebih kecil dan mandiri. Setiap
proyek akan menjadi tanggung jawab setiap individu yang ditunjuk dan diberi sumber daya spesifik dan dalam batas waktu tertentu.
- Anggaran (budget). Pernyataan tentang sumber daya keuangan yang
disediakan untuk kegiatan tertentu dalam waktu tertentu pula. b. Rencana tetap (standing plan)
Pendekatan yang sudah dilakukan untuk menangani situasi yang terjadi berulang dan dapat diperkirakan, terdiri atas :
- Kebijakan (policy). Adalah suatu pedoman umum dalam pengambilan
keputusan.
- Prosedur standar (standard procedure). Memberikan seperangkat
petunjuk detail untuk melaksanakan urutan tindakan yang sering terjadi sebagai implemetasi kebijakan.
- Peraturan (rules). Pernyataan bahwa suatu tindakan harus dilakukan
atau tidak boleh dilakukan dalam situasi tertentu.
Teori Perencanaan
Catanese dan Snyder (1996:49) membuat dikotomi teori perencanaan, yaitu berusaha menjelaskan bagaimana sistem sosial berjalan dan menyediakan peralatan serta teknik untuk mengendalikan dan mengubah sistem sosial. Jadi dua jenis teori perencanaan tersebut adalah:
1. Teori Operasi Sistem
Spesialisasi komponen sistem cenderung timbul sepanjang empat dimensi utama: Produksi, Alokasi, Pengendalian dan Penyusunan staf
2. Teori Perubahan Sistem
Terdapattempat jenis perubahan sistem yang dihadapi rasionalisme,
inkrementalisme, utopianisme, dan metodisme.
Latihan
1. Salah satu karakteristik perencanaan yaitu : a. Menyangkut masa yang lalu
b. Delegasi
c. Tidak ada unsur waktu d. Pengawasan
e. Menyangkut masa yang akan datange. Menyangkut masa yang akan dating 2. Rencana yang dirancang untuk mencapai tujua organisasi yang luas disebut
rencana :
a. Operasional d. Tetap
b. Strategis e. Programming
3. Rencana yang memberikan deksripsi tentang bagaimana rencana strategis dilaksanakan, disebut rencana :
a. Operasional d. Tetap
b. Strategis e. Programming
c. Sekali pakai
4. Menetapkan anggaran perusahaan termasuk kedalam rencana.
a. Strategis d. Sekali pakai
b. Operasional e. Terpadu
c. Tetap
5. Suatu pedoman umum dalam pengambilan keputusan disebut juga. a. Prosedur standar
b. Peraturan c. Policy d. Etika
5. Penetapan Tujuan Organisasi
Konsep Dasar
Tujuan adalah suatu hasil akhir, titik akhir, atau segala sesuatu yang akan dicapai. Setiap tujuan kegiatan yang dilakukan dapat juga disebut “sasaran” atau “target”. Akan tetapi tujuan dan sasaran mempunyai pengertian yang berbeda, yaitu: tujuan mempunyai pengertian yang lebih luas sedangkan sasaran mempunyai pengertian lebih khusus. Istilah tujuan dan sasaran digunakan dalam pengertian yang sama untuk menunjukkan hasil akhir yang dicari dan dicapai. Keduanya mempunyai nilai orientasi dan mencerminkan kondisi-kondisi yang diinginkan, terutama untuk meningkatkan prestasi organisasi.
Misi dan Tujuan Organisasi
VISI adalah suatu pernyataan umum dan abadi tentang maksud organisasi. Misi suatu organisasi adalah maksud khas (unik) dan mendasar yang membedakan organisasi dari organisasi lainnya dan mengidentifikasikan ruang lingkup operasi dalam hal produk dan pasar.
Misi organisasi juga menunjukkan fungsi yang hendak dijalankannya dalam sistem sosial atau ekonomi tertentu.
Dua unsur penting tujuan adalah:
1. Hasil akhir yang diingikan diwaktu mendatang. 2. Usaha-usaha atas kegiatan sekarang diarahkan.
Berbagai Fungsi Tujuan Organisasi
Orgnisasi memiliki berbagai fungsi dan tujuan, berikut berbagai fungsi tujuan organisasi:
1. Pedoman bagi kegiatan = memberikan arah dan pemusatan kegiatan
organisasi mengenai apa yang harus dan tidak harus dilakukan.
2. Sumber legitimasi = pembenaran kegiatan-kegiatannya untuk meningkatkan kemampuan organisasi mendapatkan berbagai sumber daya dan dukungan dari lingkungan disekitarnya.
3. Standar pelaksanaan = memberikan standar langsung bagi penilaian
pelaksanaan kegiatan (prestasi) organisasi untuk mengukur kesuksesan yang dicapai
Tipe-Tipe Tujuan
Setiap organisasi memiliki visi dan misi, hal itu termaktub diawal guna menyelaraskan dengan pencapaian tujuan dari pendirian organisasi. Dan setiap tujuan dari visi dan visi tentunya memiliki jenis yang berbeda. Hal ini didukung pula oleh tipe dari perusahaan atau organisasinya.
Tujuan dari organisasi dapat dibagi menjadi beberapa tipe, diantaranya:
Tabel 8. Tipe Tujuan
No. Jenis Tujuan Keterangan Contoh
1. Kemasyarakatan Memenuhi kebutuhan
masyarakat.
Memproduksi barang & jasa.
2. Keluaran Menghasilkan
keluaran tertentu.
Kesehatan, pendidikan.
3. Sistem Cara pelaksanaan
fungsi organisasi.
Pertumbuhan sistem, stabilitas.
4. Produk Berbagai karakteristik
barang/jasa yang diproduksi
Penekanan pada kualitas & kuantitas, gaya, ketersediaan, keunikan.
5. Turunan Meletakkan
kekuasaannya dalam pencapaian tujuan- tujuan lain.
Maksud politik, lokasi pabrik yang mempengaruhi keadaan ekonomi dan masa depan masyarakat tertentu. Menurut Peter Drucker, terdapat 8 bidang pokok perusahaan harus menetapkan tujuan.
1. Posisi pasar = harus menetapkan tujuan mengenai bagian pasar yang akan “direbut” melalui analisa :
- langganan dan produk/jasa
- segmen pasar (kelompok yang membeli produk/jasa) - saluran distribusi
2. Produktifitas/efisiensi = rasio antara masukan (efisiensi tenaga kerja, kemajuan peralatan, keuangan) dengan keluaran organisasi (hasil produksi) 3. Sumber daya phisik dan keuangan = menetapkan bagaimana sumber daya
phisik dan keuangan dikembangkan dan digunakan dengan memperhatikan mesin dan peralatan serta penyediaan bahan baku.
4. Profitabilitas = menetapkan tujuan laba untuk mencapai tujuan lain (penelitian dan pengembangan untuk inovasi, mengganti mesin dan peralatan, gaji untuk karyawan)
5. Inovasi = kebutuhan terus menerus akan produk/jasa baru dan inovatif. 6. Prestasi dan pengembangan manajer = harus menetapkan tujuan tentang kualitas
pelaksanaan manajemen dan untuk menjamin pengembangan para manajer di semua tingkatan.
7. Prestasi dan sikap karyawan = menetapkan tentang produktivitas karyawan, kualitas produk, dan tingkatan semangat kerja.
8. Tanggung jawab sosial dan publik = tujuan ini ditetapkan untuk menangani publik, kegiatan-kegiatan hukum, kegiatan-kegiatan pemerintah.
Proses Perumusan Tujuan
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam proses perumusan tujuan organisasi. 1. Proses perumusan tujuan hendaknya melibatkan individu yang bertanggung
jawab terhadap pencapaian tujuan.
2. Manajer puncak sebagai perumus tujuan umum, hendaknya bertanggung jawab untuk menurunkan tujuan-tujuan padatingkatan yang lebih rendah.
3. Tujuan harus realistik, diselaraskan dengan lingkungan internal dan eksternal, baik sekarang maupun yang akan datang.
4. Tujuan harus jelas, beralasan dan bersifat menantang para anggota organisasi.
5. Tujuan umum hendaknya dinyatakan secara mudah dipahami dan diingat olah pelaksana
6. Tujuan bidang fungsional organisasi konsisten dengan tujuan umum.
7. Manajemen harus selalu meninjau kembali tujuan yang telah ditetapkan, dan bila perlu merubah dan memperbaikinya sesuai dengan perkembangan lingkungan.
Latihan
1. Setiap tujuan kegiatan yang dilakukan dapat juga disebut :
a. Keinginan d. Strategik
b. Visi e. Sasaran
c. Tujuan
2. Hasil akhir, titik akhir, atau segala sesuatu yang akan2. Hasil akhir, titik akhir, atau segala sesuatu yang akan dicapai disebut :
a. Keinginan d. Motivasi
b. Visi e. Strategik
c. Tujuan
3. Suatu pernyataan umum dan abadi tentang maksud organisasi disebut :
a. Misi d. Inovasi
b. Visi e. Strategik
c. Motivasi
4. Diselaraskan dengan lingkungan internal dan4. Diselaraskan dengan lingkungan internal dan eksternal, baik sekarang maupun yang akan dating merupakan proses perumusan tujuan :
a. Internal d. Fungsional b. Eksternal e. Realistik c. Gabungan
5. Memproduksi barang dan jasa merupakan tipe tujuan :
a. Kemasyarakatan d. Keluaran
b. Turunan e. Produk
6. Pengambilan Keputusan
Konsep Dasar
Menurut Siswanto (2006:171) mengatakan bahwa Pengambilan Keputusan adalah serangkaian aktivitas yang dilakukan oleh seseorang dalam usaha memecahkan permasalahan yang sedang dihadapi kemudian menetapkan berbagai alternatif yang dianggap paling rasional dan sesuai dengan lingkungan organisasi.
Simon dalam Siswanto (2006:171) telah mengembangkan klasifikasi jenis keputusan yang berbeda yaitu: Keputusan yang di program (programmed decision) dan Keputusan yang tidak diprogram (nonprogrammed decision).
Proses Pengambilan Keputusan
1. Penelitian.
Mempelajari lingkungan atas kondisi yang memerlukan keputusan. Data mentah diperoleh, diolah, dan diuji untuk dijadikan arah tindakan yang dpt mengidentifikasi permasalahan.
2. Desain.
Mendaftar, mengembangkan, dan menganalisis arah tindakan yang mungkin. Aktivitas ini meliputi proses untuk memahami permasalahan, menghasilkan pemecahan, dan menguji kelayakan pemecahan tsb.
3. Pemilihan.
Menetapkan arah tindakan tertentu dari keseluruhan yang ada. Pilihan ditentukan dan dilaksanakan.
Gaya Pengambilan Keputusan
Secara umum gaya pengambilan keputusan terdiri dari:
6. Manajer mengambil keputusan sendiri dengan menggunakan masukan
informasi yang tersedia pada waktu tertentu.
7. Manajer memperoleh informasi yang diperlukan dari para bawahan dan kemudian menetapkan keputusan yang dipandang relavan.
4. Manajer membicarakan permasalahan yang dihadapi organisasi dengan para bawahan secara individual dan mendapatkan gagasan dan saran-saran tanpa melibatkan para bawahan sebagai suatu kelompok.
5. Manajer membicarakan situasi keperluan dengan para bawahan sebagai suatu konferensi/pertemuan kelompok.
6. Manajer membicarakan situasi keputusan dengan para bawahan sebagai suatu kelompok dan kelompok menyusun serta menilai alternatif.
Kerangka Kerja & Konsep Pengambilan Keputusan
Dalam pengambilan keputusan, manajemen perlu memikirkan kerangka kerja dan konsep. Berikut disusun kerangkan kerja dan konsep pengambilan keputusan.
1. Sistem pengambilan keputusan
Suatu cara atau prosedur tertentu, ketika suatu keputusan diambil oleh pembuatnya (manajer) yang dilakukan secara terbuka/tertutup.
Memandang suatu keputusan berada dalam suatu lingkungan yang kompleks dan sebagian tdk diketahui. Keputusan lebih banyak dipengaruhi lingkungan dan lingkungan lebih banyak dipengaruhi keputusan. Contoh : kenaikan harga produk.
b. Sistem keputusan tertutup
Menganggap bahwa suatu keputusan dipisah dari suatu masukan yang tdk diketahui dari lingkungan. Manajer mengetahui seluruh alternatif dan keluarannya. Contoh : sistem absensi karyawan
2. Pengetahuan mengenai keluaran.
Suatu keluaran menentukan mengenai hal-hal yang akan terjadi jika suatu arah tindakan sudah ditentukan.
a. Kepastian = pengetahuan yang akurat dan lengkap mengenai keluaran
setiap alternatif. Biasanya untuk satu alternatif hanya ada satu
keluaran.
b. Risiko = keluaran yang mungkin timbul dpt dilekatkan padasetiap keluaran.
c. Ketidakpastian = beberapa keluaran mungkin timbul dan dpt diidentifikasi tetapi tdk ada kepastian.
3. Tanggapan Keputusan = Keputusan terprogram & tidak terprogram. 4. Deskripsi mengenai pengambilan keputusan.
b. Model normatif =bagaimana manajer mengambil sekelompk keputusan. Contoh : penganggaran modal.
c. Model deskriptif = pengambilan keputusan berusaha untuk menjelaskan perilaku konkret (dikembangkan oleh ilmuwan perilaku).
5. Kriteria untuk pengambilan keputusan.
Kriteria untuk menentukan satu diantara beberapa keputusan alternatif adalah maksimum laba, kegunaan, nilai yang diharapkan, pemuasan.
6. Relevansi konsep keputusan thp desain sistem informasi manajemen. a. Dalam model keputusan tertutup = komputer sebagai alat penghitung untuk
menghasilkan keluaran optimum.
b. Dalam model keputusan terbuka = komputer bertindak sebagai pembantu manajer menghitung, menyimpan, mencari, menganalisa data.
Pengambilan Keputusan Dalam Organisasi Sederhana
Berdasarkan permasalahan yang dihadapi dalam praktik dan keputusan yang harus diambil, dapat digolongkan menjadi dua tipe permasalahan yaitu sebagai berikut:
1. Permasalahan yang bersifat rutin dan repetitif
2. Permasalahan yang datangnya tidak menentu, yang bersifat insidental.
Selain penggolongan tipe permasalahan diatas, menurut hierarki permasalahan dapat dibedakan sebagai berikut:
1. Permasalahan yang bersifat sederhana 2. Permasalahan yang bersifat sedang,
Latihan
1. Keputusan yang berulang dan rutin serta telah dikembangkan prosedur untuk menanganinya disebut:
a. Terpadu d. Tak terprogram
b. Konvensional e. Terbuka
c. Terprogram
2. Sistem absensi karyawan adalah contoh untuk sistem keputusan :
a. Terbuka d. Konvensional
b. Tertutup e. Terpadu
c. Terprogram
3. Manajer mengambil sekelompok keputusan disebut :
a. Model Formal d. Non Formal
b. Model Informatif e. Konvensional
c. Model Normatif
4. Pengambilan keputusan berusaha untuk menjelaskan perilaku konkret disebut :
a. Model Deskriptif d. Konvensional
b. Model Informatif e. Model Formal
c. Model Normatif
5. Menurut hierarki, permasalahan dapat dibedakan atas permasalahan yang bersifat :
a. Terbuka d. Random
b. Tertutup e. Sequential
7. Pengorganisasian
Konsep Dasar
Organisasi dapat di definisikan sebagai kelompok orang yang saling berinteraksi dan bekerjasama untuk merealisasikan tujuan bersama.
Suatu organisasi mengandung tiga elemen yang saling berhubungan. Ketiga elemen organisasi tersebut adalah:
1. Sekelompok orang.
2. Interaksi dan kerjasama, serta. 3. Tujuan bersama.
Pengertian organisasi dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu:
1. Organisasi sebagai alat manajemen adalah organisasi sebagai wadah/tempat manajemen sehingga memberikan bentuk bagi manajemen yang memungkinkan manajemen dapat bergerak. Organisasi sebagai alat organisasi dalam arti statis (tetap/tidak bergerak).
2. Organisasi sebagai fungsi manajemen adalah organisasi dalam arti dinamis, yaitu organisasi yuang memberikan memungkingkan tempat manajemen dapat bergerak dalam batas-batas tertentu
Selain itu organisasi masih mempunyai pengertian yaitu organisasi sebagai :
1. “a group of people”, yaitu kelompok orang-orang yang membentuk kelompok tertentu yang bekerjasama untuk melaksanakan suatu usaha/kegiatan.
2. “a system of authority”, yaitu organisasi sebagai sistem wewenang yang memberikan kekuasaan bagi setiap pejabat dalam melaksanakan tugasnya.
3. “a system of function”, yaitu sebagai sistem distribusi tugas sehinggaa masing-masing pejabat memegang tugas tertentu.
Salah satu ciri utama dari organisasi adalah sekelompok orang yang
menggabungkan diri dengan suatu ikatan norma, peraturan serta kebijakan dan menjalankannya dengan penuh tanggung jawab.
Ciri utama individu dan pengaruhnya terhadap efektivitas organisasi menurut Siswanto (2006:81)
Tabel 9. Ciri Utama Individu dan Pengaruhnya
Ciri Utama Deskripsi Faktor-Faktor yang Mempengaruhi
Persepsi Proses pemberian arti
terhadap lingkungan a. Organisasi perspektual b. Stereotip c. Persepsi selektif d. Karakteristik manager e. Faktor siatuasional f. Kebutuhan g. Emosi
Sikap Kesiapsiagaan mental
yang diorganisasi lewat pengalaman
a. Keluarga
b. Teman sekerja dalam kelompok c. Masyarakat
d. Lingkungan
e. Pengalaman bekerja sebelumnya Kepribadian Ciri yang relatif
mantap, kecenderungan dan perangai yang dimiliki oleh individu
a. Faktor keturunan b. Faktor sosial c. Kebudayaan d. Pendidikan e. Lingkungan
Belajar Proses pematangan diri
melalui perilaku dan praktek
a. Motivasi b. Kecerdasan c. Tuntutan pekerjaan d. Lingkungan
Kelompok dan Perilaku Organisasi
Mc David dan Harari dalam Siswanto (2006:81) mendefinisikan kelompok sebagai suatu sistem yang terorganisasi yang melakukkan fungsi tertentu yang melakukan serangkaian peran atar angotanya, dan memiliki serangkaian norma yang mengatur kelompok dan tiap anggotanya.
Definisi diatas menekankan beberapa ciri kelompok seperti peran dan norma. Siswanto (2006:85) menggambarkan dalam tabel mengenai karakteristik kelompok dan perilaku organisasi sebagai berikut:
Tabel 10. Karakteristik Kelompok dan Perilaku Organisasi Peran yang Ada Alasan Pembentukan Tahap Perkembangan Karakteristik setelah Berkambang Daya Tarik 1. Peran yang dirasakan 2. Peran yang dimaikan 1. Pemuasan kepuasan 2. Kedekatan
dan daya tarik 3. Tujuan kelompok 4. Alasan ekonomi 1. Saling menerima 2. Komunikasi dan pengambilan keputusan 3. Motivasi dan produktifitas 4. Pengendalian dan organisasi 1. Stuktur 2. Kierarki status 3. Peran 4. Norma 5. Kesatupaduan 1. Seinkronisasi tujuan 2. Adanya pimpinan reputasi 3. Kelompok 4. Saling mendukung
Hubungan Organisasi dan Manajemen
Organisasi adalah wadah dari manajemen yang saling mempengaruhi. Kalau organisasi baik tetapi manajemen tidak baik, maka organisasi tidak dapat bergerak, demikan sebaliknya. Dalam rangka membentuk organisasi yang baik perlu diketahui dan diperhatikan asas-asas terdapat dalam organisasi, yaitu :
1. Asas kesatuan komando (unity of commad)
Dalam suatu organisasi ada suatu asas dimana tiap-tiap pegawai hanya mempunyai satu pimpinan (pimpinan tunggal), dimaksudkan agar tugas-tugas yang diberikan dapat dilaksanakan dengan dan karena hanya berasal dari pimpinannya
2. Span of control
Dengan span of control dimaksudkan untuk memberi batas kemampuan seorang pimpinan untuk dapat mengatur dan mengawasi bawahannya. Kemampuan tiap-tiap pimpinan berbeda satu sama lain, ada yang mampu hanya 5 pegawai, ada yang 10 pegawai atau Dari hasil penelitian di Amerika Serikat yang paling efektif seorang pimpinan sebanyak banyaknya mengawasi 8 pegawai. Perbedaan
kemampuan tersebut berdasarkan beberapa faktor, antara lain, perbedaan pengalaman, perbedaan pendidikan, perbedaan kecakapan dan perbedaan usia. 3. Pembagian kerja secara homogen
Bermacam tugas dalam organisasi harus dibagi-bagi sedemikain rupa dan ditugaskan pada orang-orang tertentu, tetapi tetap merupakan satu kesatuan yang homogen dan tidak berjalan sendiri-sendiri.
4. Delagasi wewenang yang diikuti dengan tanggung jawab.
Untuk berhasilnya suatu organisasi tergantung pada sejauh mana seorang pimpinan mendelegasikan wewenang, yang tentunya disertai dengan delegasi tanggung jawab. Delegasi diberikan karena pimpinan sudah memberikan kepercayaan penuh kepada yang didelegasikan.
Stuktur Organisasi
Stoner & Wankell membatasi bahwa struktur organisasi adalah: ”Susunan dan hubungan antar bagian komponen dan posisi dalam suatu perkumpulan”
Gibson dan kawan-kawan menekankan bahwa struktur bertalian dengan hubungan pekerjaan dalam organisasi. Hubungan yang pasti tersebut timbul dari proses keputusan sebagai berikut:
1. Pembagian Kerja (division of labor)
Seluruh pekerjaan dispesialisasikan sampai padatingkat membagi pekerjaan diantara pemegang pekerjaan.
2. Departementalisasi (departementalization)
Adalah proses penggabungan pekerjaan ke dalam kelompok .
a. Departementalisasi fungsional = pengelompokkan pekerjaan dilakukan menurut fungsi organisasi (organisasi bisnis, jasa dsb).
b. Departementalisasi teritorial = pembentukan kelompok atas dasar bidang geografis (daerah).
c. Departementalisasi produk = pada organisasi bisnis besar yang produknya beraneka ragam, aktivitas dan bawahannya dikelompokkan atas dasar produk.
3. Permasalahan rentang kendali (Span of control) 4. Delegasi kekuasaan (Delegation of authority)
Tipe Organisasi
1. Organisasi Lini (line)/Garis
Organisasi berbentuk lini /garis adalah suatu bentuk organisasi di mana kepala/pemimpin (Chief Executive) dipandang sebagai satu-satunya sumber wewenang, dimana semua keputusan/kebijasanaan dan tanggung jawab ada pada satu tangan (maksudnya kepala/pimpinan puncak).
Ciri-ciri organisasi lini/garis adalah dimana pimpinan organisasi tunggal, garis komando ke bawah jelas dan kuat.
Kebaikan dari organisasi lini/garis adalah : a. Asas kesatuan komando tampak menonjol b. Dapat menjamin kedisiplinan
c. Koordinasi relatif mudah dilaksanakan
Keburukan dari organisasi lini garis adalah :
a. Perluasan organisasi berarti penambahan beban dan tanggung jawab dan dapat melampuai span of control
b. Anggota organisasi (bawahan) tidak mempunyai kesempatan untuk berkembang
2. Organisasi Staf (Staff)
Organisasi staf adalah suatu bentuk organisasi yang hanya mempunyai hubungan dengan pucuk pimpinan dan fungsi memberi bantuan, baik berupa pemikiran maupun hal-hal lainnya, untuk kelancaran tugas pimpinan.
3. Organisasi Lini dan Staf
Merupakan kombinasi bentuk lini dan bentuk staf.
Ciri-ciri organisasi lini dan staf Pimpinan dibantu oleh staf dan ada kesatuan
komando. Staf mempunyai wewenang fungsional dan memberikan
advis/petunjuk. Kepala mempunyai wewenang komando.
Kebaikan
a. Disiplin dapat dipegang teguh
b. Keahlian/spesialisasi dalam tugas masing- masing staf dapat dipertahankan dan dikembangkan.
Keburukan
Dalam bentuk lini dan staf, sering terjadi pertengkaran antara pejabat lini dan staf sehingga sering menghambat jalannya organisasi.
Piminan
Lini
Lini
Lini
Staff
Pimpinan
Staff
Staff
Staff
Pimpinan
Pemimpin Proyek
4. Organisasi Fungsional
Ciri-cirinya bawahan mendapat perintah dari beberapa pejabat yang masing-masing menguasai suatu keahlian tertentu dan bertanggung jawab sepenuhnya atas bidangnya. Pada bentuk ini pimpinan mempercayakan sepenuhnya kepada para ahli dalam bidang masing- masing.
Kebaikan dari organisasi fungsional adalah :
a. Bidang pekerjaan khusus diduduki seseorang yang ahli yang memungkinkan bekerja
b. atas dasar keahlian dan kecintaannya pada tugasnya. c. Tanggung jawab atas fungsinya terjamin.
Keburukan dari organisasi fungsional adalah : a. Koordinasi sulit dilaksanakan
b. Dapat menimbulkan dispersonalisasi c. Keahlian memimpin kurang dapat jaminan d. Asas kesatuan komando sulit dilaksanakan.
Latihan
1. Faktor yang mempengaruhi sikap antara lain :
a. Stereotip d. Kebutuhan
b. Emosi e. Situasional
c. Lingkungan
2. Ciri yang relatif mantap, kecenderungan dan perangai2. Ciri yang relatif mantap, kecenderungan dan perangai yang dimiliki oleh individu disebut :
a. Sikap d. Persepsi
b. Mental e. Kepribadian
c. Belajar
3. Suatu sistem yang terorganisasi yang melakukan fungsi tertentu dan serangkaian peran antar anggotanya disebut :
a. Tim d. Manajer
b. Organisasi e. Kelompok
c. Manajemen
4. Penentuan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan:
a. Pembagian kerja d. Delegasi
b. Departementalisasi e. Wewenang
c. Rentang kendali
5. pembentukan kelompok atas dasar bidang geografis (daerah) merupakan departementalisasi:
a. Teritorial d. Diagonal
b. Produk e. Sosial
8. Koordinasi & Rentang
Manajemen
Konsep Dasar
Kemampuan manajer untuk melakukan koordinasi secara efektif sebagian besar tergantung pada jumlah bawahan yang melapor kepadanya, yang di kenal sebagai” rentang “manajemen” atau” rentang kendali”.
Koordinasi
Koordinasi (coordination) adalah proses penintegrasian tujuan-tujuan dan kegiaatan-kegiatan pada satuan- satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efesien.
Kebutuhan akan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalam pelaksanaan tugas dan derajat saling ketergantungan bermacam- macam satuan pelaksanaanya.
Menurut Thompson, ada tiga macam saling ketergantungan diantara satuan-satuan organisasi, yaitu:
1. Saling ketergantungan yang menyatu (pooled interdapandence)
2. Saling ketergantungan yang berurutan (sequential interdependence) Reciprocal
interdependence)
3. Saling ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependence)
Tiga macam saling ketergantungan diantara satuan-satuan organisasi (Handoko, 2003:197)
Masalah Pencapaian Koordinasi Yang Efektif
5. Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan = para anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan pandangan mereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yang baik. Contoh : Bagian akuntansi melihat pengendalian biaya sebagai faktor paling penting mencapai sukses organisasi. Bagian pemasaran mengemukakan disain produk sebagai yang paling penting.
6. Perbedaan dalam orientasi waktu = manajer produksi lebih memperhatikan masalah yang harus dipecahkan segera (jangka pendek). Bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan masalah jangka panjang
7. Perbedaan dalam orientasi antar pribadi = kegiatan produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat dibandingkan dengan bagian penelitian dan pengembangan dapat lebih santai untuk berdiskusi
Tiga Pendekatan Pencapaian Koordinasi Yang Efektif
1. Teknik-Teknik Dasar
Organisasi yang sederhana hanya memerlukan peralatan koordinasi sbb: a) hirarki, b) kegiatan serta aturan/prosedur, dan c) rencana / tujuan perusahaan.
2. Meningkatkan Koordinasi Potensial
terdiri atas: a) investasi dalam sistem informasi vertikal, b) penciptaan hubungan- hubungan ke samping.
3. Mengurangi Kebutuhan akan Koordinasi
terdiri atas : a) penciptaan sumber daya-sumber daya tambahan. b) penciptaan tugas-tugas yang dpt berdiri sendiri.
Rentang Manajemen
Rentang kendali manajemen adalah berapa bagian atau berapa orang yang dapat ditempatkan di bawah pimpinan seseorang. Hal ini penting karena kemampuan seseorang untuk mengendalikan unit-unit organisasi atau orang lain pada umumnya memiliki keterbatasan.
Besarnya rentang kendali, tergantung dari teknologi, kerumitan tugas, dan profesionalisme para karyawan. Rentang kendali yang besar mengarah pada organisasi “flat structure”, dan kebalikannya adalah “tall structure”. Mana yang lebih baik, adalah tergantung situasi dan kondisi.
Ada dua alasan utama mengapa penentuan rentang manajemen yang tepat adalah penting :
2. Rentang manajemen, mempengaruhi penggunaan efisien dari manajer dan pelaksanaan kerja efektif dari bawahan mereka.
3. Ada hubungan antara rentang manajemen di seluruh organisasi dan
struktur organisasi.
Pimpinan perlu memahami beberapa kemampuan dalam rentang manajemen, antaranya:
1. Span of control = Kemampuan pimpinan untuk mengatur bawahannya. 2. Span of authority = Kemempuan pimpinan untuk mengambil suatu tindakan
terhadap bawahannya.
3. Span of attention = Kemampuan pimpinan untuk memberikan perhatian kepada bawahannya.
4. Span of supervision = Kemampuan pimpinan untuk mangawasi bawahannya
