A. Pengertian Manajemen SDM
Menurut Hasibuan (2000), manajemen SDM adalah suatu prosedur yang berkelanjutan yang bertujuan untuk memasok suatu organisasi atau perusahaan dengan orang-orang yang tepat untuk ditempatkan pada posisi dan jabatan yang tepat pada saat organisasi memerlukannya. Dengan demikian, mengelola SDM dalam suatu organisasi/perusahaan sangat penting, dalam rangka mencapai tujuan. Kebutuhan akan tenaga kerja terampil yang menguasai ilmu pengetahuan dan teknologi sudah menjadikan persyaratan. Pembangunan sektor industri merupakan program pemerintah jangka panjang dalam mendukung pembangunan sektor pertanian dan sub sektor perkebunan, yang semuanya bertujuan meningkatkan sumber pendapatan devisa negara. Oleh karena itu, sektor pertanian dan perkebunan merupakan salah satu bagian integral dari sistem pembangunan nasional, perannya semakin penting dan strategis dalam mengkoordinasikan seluruh kegiatan usahanya, yang semakin hari terus berkembang seiring dengan kebutuhan konsumen terkait dengan berbagai jenis dan jumlah bahan pangan di bidang agribisnis untuk diproses melalui sistem industri pengolahan bahan pangan.
Seiring perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, maka antara sesama perusahaan akan menghadapi persaingan secara kualitas, kuantitas dan ketepatan waktu, serta berhubungan dengan permintaan pasar. Persoalan tersebut menggambarkan betapa pentingnya peran manajemen dalam suatu perusahaan, menyangkut pemberdayaan SDM yang memiliki pendidikan berkeahlian dan berketrampilan, guna menciptakan daya saing yang tinggi dan peningkatan profitabilitas (Gomes, 1995).
Manajemen SDM diperlukan untuk meningkatkan efektivitas SDM dalam organisasi. Tujuannya adalah memberikan kepada organisasi satuan kerja yang efektif. Untuk mencapai tujuan ini, studi tentang manajemen personalia akan menunjukkan bagaimana seharusnya perusahaan mendapatkan, mengembangkan, menggunakan, mengevaluasi, dan memelihara karyawan dalam jumlah (kuantitas) dan tipe (kualitas) yang berbeda (Hasibuan, 2000). Ada beberapa tujuan manajemen SDM, antara lain:
1. Tujuan Organisasional; Ditujukan untuk dapat mengenali keberadaan manajemen SDM dalam memberikan kontribusi pada pencapaian efektivitas organisasi. Walaupun secara formal suatu departemen SDM diciptakan untuk dapat membantu para manajer, namun
demikian para manajer tetap bertanggung jawab terhadap kinerja karyawan. Departemen SDM membantu para manajer dalam menangani hal-hal yang berhubungan dengan SDM (Sutrisno, 2009).
2. Tujuan Fungsional; Ditujukan untuk mempertahankan kontribusi departemen pada tingkat yang sesuai dengan kebutuhan organisasi. Sumber daya manusia menjadi tidak berharga jika manajemen SDM memiliki kriteria yang lebih rendah dari tingkat kebutuhan organisasi.
3. Tujuan Sosial; Ditujukan untuk secara etis dan sosial merespon terhadap kebutuhan-kebutuhan dan tantangan-tantangan masyarakat melalui tindakan meminimasi dampak negatif terhadap organisasi. Kegagalan organisasi dalam menggunakan sumber dayanya bagi keuntungan masyarakat dapat menyebabkan hambatan-hambatan.
4. Tujuan Personal; Ditujukan untuk membantu karyawan dalam pencapaian tujuannya, minimal tujuan-tujuan yang dapat mempertinggi kontribusi individual terhadap organisasi. Tujuan personal karyawan harus dipertimbangkan jika para karyawan harus dipertahankan, dipensiunkan, atau dimotivasi. Jika tujuan personal tidak dipertimbangkan, kinerja dan kepuasan karyawan dapat menurun dan karyawan dapat meninggalkan organisasi (Mathis dan Jackson, 2001).
B. Pengembangan dan Penilaian Kinerja SDM
Pengembangan SDM atau Human Resources Development dapat didefinisikan sebagai inisiatif bersama antara pekerja dan pemberi kerja untuk meningkatkan keterampilan dan pengetahuan individu yang ada. Pengembangan SDM ini sangat penting bagi organisasi/perusahaan dan juga bagi karyawan yang bersangkutan. Karyawan perlu mengikuti perkembangan terbaru dalam industri untuk dapat bertahan dari persaingan yang ketat, sedangkan perusahaan memerlukan SDM yang terampil dan memiliki pengetahuan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasinya (Hariandja, 2009).
Pengembangan SDM membantu mengembangkan dan memelihara karyawan agar mereka menjadi sumber daya yang andal dan pada akhirnya bermanfaat bagi organisasi. Karyawan juga akan mengembangkan rasa keterikatan terhadap organisasi sebagai hasil dari kegiatan pengembangan SDM (Rosidah, 2009). Beberapa ahli mendefinisikan pengembangan SDM ke dalam berbagai pengertian, seperti yang dikemukakan oleh:
Bogardus (dalam Marwansyah 2010) bahwa pengembangan SDM sebagai the functional area of the human resource body of knowledge concerned with training, development, change, and the performance management programs to ensure that individuals with the required knowledge, skills, and abilities are available when needed to accomplish organization goals. Bidang fungsional dari ilmu manajemen SDM yang terkait dengan program-program pelatihan, pengembangan, perubahan, dan manajemen kinerja untuk memastikan bahwa orang-orang dengan pengetahuan, ketrampilan, dan kemampuan yang diperlukan akan tersedia pada saat dibutuhkan untuk mewujudkan tujuan organisasi.
Lebih lanjut Wexley dan Latham (dalam Marwansyah, 2010) bahwa mendefinisikan pelatihan dan pengembangan sebagai a planned effort by and organization to facilitate the learning of job related behavior on the part of its employess. The term behavior is used in the broad sense to include any knowledge and skill acquired by an employee through practice. Upaya terencana oleh sebuah organisasi untuk memfasilitasi karyawannya dalam mempelajari perilaku yang terkait dengan pekerjaan. Istilah perilaku digunakan dalam arti luas yang meliputi setiap pengetahuan dan ketrampilan yang diperoleh karyawan melalui praktik atau pengalaman langsung.
Pada dasarnya tujuan dari pengembangan SDM adalah meningkatkan produktivitas kerja karyawan pada semua tingkat organisasi. Kegiatan pelatihan seringkali terbukti mampu meningkatkan ketrampilan dan motivasi, yang pada gilirannya akan mengarah pada produktivitas yang lebih tinggi serta akhirnya akan dapat meningkatkan profitabilitas sebuah organisasi bisnis atau perusahaan (Marwansyah, 2010).
Strategi pengembangan SDM perlu dilakukan di era globalisasi seperti sekarang ini. Pengembangan SDM merupakan usaha yang dilakukan untuk membentuk manusia yang berkualitas dengan memiliki keterampilan, kemampuan kerja dan loyalitas kerja kepada suatu perusahaan ataupun organisasi. Strategi pengembangan SDM pada dasarnya tidak hanya melalui pendidikan dan pengembangan keterampilan, namun ada banyak cara untuk mengembangkannya. Strategi pengembangan SDM menurut Jons (dalam Sarwono, 1993), antara lain:
1. Melalui pelatihan; Pelatihan bertujuan untuk mengembangkan individu dalam bentuk peningkatan keterampilan, pengetahuan dan sikap.
kemampuan kerja, dalam arti pengembangan bersifat formal dan berkaitan dengan karir.
3. Pembinaan; Pembinaan bertujuan untuk mengatur dan membina manusia sebagai subsistem organisasi melalui program-program perencanaan dan penilaian, seperti man power planning, performance apparaisal, job analytic, job classification dan lain-lain.
4. Recruitment; Recruitment ini bertujuan untuk memperoleh SDM sesuai klasifikasi kebutuhan organisasi dan sebagai salah satu alat organisasi dalam pembaharuan dan pengembangan.
5. Melalui Perubahan sistem; Perubahan sistem memiliki tujuan untuk menyesuaikan sistem dan prosedur organisasi sebagai jawaban untuk mengantisipasi ancaman dan peluang faktor eksternal.
Dalam pengembangan SDM tidak boleh dilakukan secara sembarangan, karena hal ini menyangkut kualitas SDM untuk sebuah organisasi atau perusahaan. SDM yang berkualitas akan membantu perusahaan untuk dapat lebih berkembang dan mencapai tujuan perusahaan (Rosidah, 2009). Strategi pengembangan SDM yang dilakukan oleh perusahaan, seperti: 1. Memberi kesempatan kepada karyawan untuk menyalurkan ide dan gagasan.
Perusahaan yang berkembang adalah perusahaan yang mau menerima ide dan gagasan dari para karyawannya. Dalam suatu perusahaan, karyawan juga berkontribusi dalam mengembangkan perusahaan atau sebagai roda penggerak suatu perusahaan. Karyawan juga butuh dihargai dengan menyediakan tempat untuk mencurahkan semua ide dan gagasan yang dimilikinya. Tidak dipungkiri bahwa karyawan juga memiliki ide dan gagasan yang lebih cemerlang dan lebih potensial. Dengan memberikan kesempatan kepada karyawan untuk menyalurkan ide, berarti membiarkan karyawan tersebut berkembang dan mengembangkan potensi yang dimiliki. Hilangkan sikap otoriter yang tidak ingin mendengarkan ide, gagasan ataupun saran dari karyawannya karena hal tersebut hanya akan membuat karyawan menjadi tidak berkembang dan kurang produktif serta membentuk karyawan sebagai sebuah mesin untuk bekerja.
2. Memberi penghargaan.
Memberi penghargaan kepada karyawan merupakan salah satu strategi pengembangan SDM. Karena pemberian penghargaan merupakan satu bentuk apresiasi yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawannya. Dengan adanya pemberian penghargaan kepada karyawan
berprestasi, hal tersebut akan membuat karyawan lainnya termotivasi untuk dapat menjadi lebih baik. Hal tersebut akan memberi kontribusi besar terhadap perusahaan dalam mengembangkan perusahaannya.
3. Mengadakan pelatihan.
Pelatihan dilakukan bukan semata-mata untuk pribadi karyawannya saja, namun juga perusahaannya. Perusahaan tidak akan berkembang tanpa karyawan yang memiliki keterampilan dan minat kerja yang tinggi. Dengan adanya pelatihan, diharapkan mampu menggali potensi para karyawan dan mengembangkan keterampilan yang dimiliki.
Penilaian Kinerja (Performance Appraisal) adalah evaluasi sistematis terhadap kinerja karyawan dan untuk memahami kemampuan karyawan tersebut, sehingga dapat merencanakan pengembangan karir lebih lanjut bagi karyawan yang bersangkutan. Dengan kata lain, penilaian kinerja menilai dan mengevaluasi keterampilan, kemampuan, pencapaian dan pertumbuhan seorang karyawan (Mangkunegara, 2009).
Perusahaan sering menggunakan penilaian kinerja sebagai dasar dari kenaikan gaji, promosi, bonus ataupun bisa juga sebagai dasar utnuk penurunan jabatan dan pemutusan hubungan kerja. Di sisi lain, penilaian kinerja yang dilakukan dengan baik dan profesional akan dapat meningkatkan loyalitas dan motivasi karyawan, sehingga tujuan organisasi dapat tercapai sesuai dengan yang diharapkan (Mangkunegara, 2009).
Berikut ini adalah beberapa definisi atau pengertian penilaian kinerja menurut beberapa ahli:
Hasibuan (2000):
Penilaian kinerja adalah kegiatan manajer untuk mengevaluasi perilaku prestasi kerja pegawai dan menetapkan kebijaksanaan selanjutnya. Evaluasi atau penilaian perilaku meliputi penilaian kesetiaan, kejujuran, kepemimpinan, kerjasama, loyalitas, dedikasi, dan partsipasi pegawai.
Handoko (1994):
Penilaian kinerja merupakan cara pengukuran kontribusi-kontribusi dari individu dalam organisasi. Nilai dari penilaian kinerja adalah menyangkut penentuan tingkat kontribusi individu atas kinerja yang diekspresikan dalam penyelesaian tugas-tugas yang menjadi tanggung jawabnya.
Penilaian kinerja (performance appraisal) adalah sistem formal untuk memeriksa atau mengkaji dan mengevaluasi kinerja seseorang atau kelompok. Dimana kinerja adalah pencapaian prestasi seseorang berkenaan dengan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya. Kinerja dapat pula dipandang sebagai perpaduan hasil kerja (apa yang harus dicapai oleh seseorang) dan kompetensi (bagaimana seseorang mencapainya). Levinson (dalam Marwansyah, 2010) mendefinisikan kinerja dan beberapa istilah lain yang terkait yaitu:
a. Kinerja atau unjuk kerja adalah pencapaian atau prestasi seseorang berkenaan dengan tugas tugas yang dibebankan kepadanya.
b. Penilaian kinerja adalah uraian sistematis tentang kekuatan atau kelebihan dan kelemahan yang berkaitan dengan pekerjaan seseorang atau sebuah kelompok.
c. Periode penilaian adalah lamanya waktu untuk mengobservasi kinerja seorang karyawan dan hasil observasi itu kemudian dibuat menjadi sebuah laporan formal.
Penilaian kinerja mengacu kepada suatu sistem formal dan terstruktur yang digunakan untuk mengukur, menilai, dan memengaruhi sifat-sifat yang berkaitan dengan pekerjaan, perilaku dan hasil, termasuk tingkat ketidakhadiran. Dengan demikian, penilaian prestasi merupakan hasil kerja karyawan dalam lingkup tanggung jawabnya. Di dalam dunia usaha yang berkompetisi secara global maka perusahaan memerlukan kinerja tinggi. Pada saat bersamaan karywan memerlukan umpan balik atas hasil kerjanya sebagai panduan bagi perilaku di masa yang akan dating. Para pekerja juga ingin mendapatkan umpan balik yang bersifat positif atas berbagai hal yang telah dilakukan dengan baik walaupun kenyataannya hasil penilaian prestasi tersebut masih lebih banyak berupa koreksi atau kritik (Rivai dan Sagala, 2009).
Lebih lanjut Rivai dan Sagala (2009) menjelaskan penilaian kinerja (performance appraisal) dan evaluasi kinerja (performance evaluation) dapat digunakan secara gatian atau bersamaan karena pada dasarnya mempunyai maksud yang sama. Penilaian kinerja digunakan perusahaan untuk menilai kinerja karyawannya atau mengevaluasi hasil pekerjaan karyawan. Penilaian kinerja yang dilakukan dengan benar akan bermanfaat bagi karyawan, manajer departemen SDM dan pada akhirnya bagi perusahaan itu sendiri. Dalam prakteknya, penilaian kinerja dipengaruhi oleh berbagai faktor yang ada di dalam perusahaan di samping faktor lain di luar perusahaan.
1. Sebagai acuan untuk menentukan kompensasi, struktur upah, kenaikan gaji, promosi dan lain-lainnya.
2. Untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan karyawan, sehingga manajemen dapat menentukan orang yang tepat pada posisi pekerjaan yang tepat.
3. Untuk menilai potensi yang ada di dalam diri seorang karyawan, sehingga dapat merencanakan perkembangan karir lebih lanjut bagi karyawan yang bersangkutan.
4. Untuk memberikan feedback atau umpan balik kepada karyawan tentang kinerjanya. 5. Sebagai dasar untuk mempengaruhi kebiasaan karyawan.
6. Untuk meninjau dan menyelenggarakan program pelatihan promosi ataupun program-program pelatihan lainnya.
Menurut Mangkunegara (2009), pada umumnya terdapat 6 tahapan untuk penilai kinerja suatu perusahaan atau organisasi, yakni:
1. Menetapkan Standar Kinerja
Proses Penilaian Kinerja dimulai dari penetapan Standar Kinerja. Manajer harus menentukan prestasi, keterampilan dan output yang akan dievaluasi. Standar-standar kinerja ini harus dimasukan kedalam Analisis Jabatan (Job Analysis) dan Deskripsi Jabatan (Job Description). Standar kinerja harus jelas dan obyektif agar mudah dipahami dan dapat diukur. Standar tidak boleh diungkapkan secara samar-samar seperti pekerjaan yang baik atau kualitas kerja yang baik. Karena standar yang samar-samar ini tidak dapat menegaskan standar kinerja dengan jelas.
2. Mengkomunikasikan Standar Kinerja yang diharapkan ke Karyawan
Setelah standar kinerja ditetapkan, perlu dikomunikasikan kepada masing-masing karyawan, sehingga karyawan-karyawan tersebut mengetahui apa yang perusahaan harapkan dari mereka. Tidak adanya komunikasi akan mempersulit penilaian kinerja. Komunikasi harus bersifat dua arah, artinya manajemen harus mendapatkan feedback dari karyawannya mengenai standar kinerja yang ditetapkan untuknya.
3. Mengukur Kinerja yang Nyata
Tahap penilaian adalah mengukur kinerja nyata atau aktual kinerja berdasarkan informasi-informasi yang tersedia dari berbagai sumber seperti pengamatan, laporan statistik, laporan lisan dan laporan tertulis. Perlu diingatkan bahwa pengukuran pada kinerja harus obyektif berdasarkan fakta dan temuan. Tidak boleh memasukan perasaan ke dalam pengukuran kinerja.
4. Bandingkan Kinerja Nyata dengan Standar yang ditentukan
Pada tahap ini, kinerja nyata atau kinerja aktual dibandingkan dengan standar yang ditentukan sebelumnya. Perbandingan ini akan mengungkapkan penyimpangan antara kinerja aktual dengan standar kinerja.
5. Diskusikan Hasil Penilaian dengan Karyawan
Langkah adalah mengkomunikasikan dan mendiskusikan hasil penilaian dengan karyawan yang bersangkutan. Langkah ini merupakan salah satu tugas yang paling menantang yang harus dihadapi oleh manajer karena harus menyajikan penilaian yang akurat, sehingga karyawan yang bersangkutan menerima hasil penilaian tersebut. Diskusi tentang penilaian ini memungkinkan karyawan untuk mengetahui kekuatan dan kelemahannya serta dampaknya terhadap kinerjanya di masa yang akan datang. Dampaknya bisa positif atau negatif tergantung pada penilaian yang disajikan.
6. Mengambil Tindakan Korektif (Tindakan Perbaikan)
Langkah terakhir pada proses penilaian adalah mengambil tindakan korektif (perbaikan) apabila diperlukan. Jika terjadi penyimpangan antara standar kinerja dengan kinerja aktual karyawan dan telah dikomunikasikan dengan baik antara kedua belah pihak, maka pihak perusahaan maupun karyawan harus mengambil tindakan untuk memperbaiki kinerjanya.
C. Fungsi Manajemen SDM Sebagai Fungsi Manajerial
Menurut Handoko (1994), sudah merupakan tugas manajemen SDM untuk mengelola manusia seefektif mungkin, agar diperoleh suatu satuan SDM yang merasa puas dan memuaskan. Manajemen SDM merupakan bagian dari manajemen umum yang memfokuskan diri pada SDM. Adapun fungsi Manajemen SDM seperti halnya fungsi manajemen umum, yaitu:
1. Perencanaan (Planning)
Semua orang memahami bahwa perencanaan adalah bagian terpenting, dan oleh karena itu menyita waktu banyak dalam proses manajemen. Untuk manajer SDM, perencanaan berarti penentuan program karyawan (SDM) dalam rangka membantu tercapainya sasaran atau tujuan organisasi itu. Dengan kata lain, mengatur orang-orang yang dapat menangani tugas-tugas yang dibebankan kepada masing-masing orang dalam rangka mencapai tugas organisasi yang telah direncanakan.
2. Pengorganisasian (Organizing)
Apabila serangkaian kegiatan telah disusun dalam rangka mencapai tujuan organisasi, maka untuk pelaksanaan atau implementasi kegiatan tersebut harus diorganisasikan. Organisasi sebagai alat untuk mencapai tujuan secara efektif, oleh sebab itu dalam fungsi organisasi harus terlihat pembagian tugas dan tanggung jawab orang-orang atau karyawan yang akan melakukan kegiatan masing-masing.
3. Pengarahan (Directing)
Untuk melakukan kegiatan yang telah direncanakan, dan agar kegiatan tersebut dapat berjalan dengan efektif maka diperlukan adanya arahan (directing) dari manajer. Dalam suatu organisasi yang besar biasanya pengarahan tidak mungkin dilakukan oleh manajer itu sendiri, melainkan didelegasikan kepada orang lain yang diberi wewenang untuk itu.
4. Pengendalian (Controlling)
Fungsi pengendalian adalah untuk mengatur kegiatan, agar kegiatan-kegiatan organisasi itu diharapkan dapat berjalan sesuai dengan rencana. Di samping itu pengendalian juga dimaksudkan untuk mencari jalan ke luar atau pemecahan apabila terjadi hambatan pelaksanaan kegiatan.
Latihan:
1. Jelaskan pengertian manajemen SDM 2. Jelaskan pengertian pengembangan SDM 3. Jelaskan pengertian penilaian kinerja SDM.
4. Jelaskan fungsi manajemen SDM sebagai fungsi manajerial.
Intisari:
Seiring perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, maka antara sesama perusahaan akan menghadapi persaingan secara kualitas, kuantitas dan ketepatan waktu, dan berhubungan dengan permintaan pasar. Persoalan tersebut menggambarkan betapa pentingnya peran manajemen dalam suatu perusahaan, menyangkut pemberdayaan SDM yang memiliki pendidikan berkeahlian dan berketrampilan, guna menciptakan daya saing yang tinggi dan peningkatan profitabilitas.
Pengembangan SDM membantu mengembangkan dan memelihara karyawan agar mereka menjadi sumber daya yang andal dan pada akhirnya bermanfaat bagi organisasi.
Karyawan juga akan mengembangkan rasa keterikatan terhadap organisasi sebagai hasil dari kegiatan pengembangan SDM.
Penilaian kinerja mengacu kepasa suatu sistem formal dan terstruktur yang digunakan untuk mengukur, menilai, dan mempengaruhi sifat-sifat yang berkaitan dengan pekerjaan, perilaku dan hasil, termasuk tingkat ketidakhadiran. Dengan demikian penilaian prestasi merupakan hasil kerja karyawan dalam lingkup tanggung jawabnya.
Pada umumnya terdapat 6 tahapan untuk penilai kinerja suatu perusahaan atau organisasi, yakni:
1. Menetapkan Standar Kinerja
2. Mengkomunikasikan Standar Kinerja yang diharapkan ke Karyawan 3. Mengukur Kinerja yang Nyata
4. Bandingkan Kinerja Nyata dengan Standar yang ditentukan 5. Diskusikan Hasil Penilaian dengan Karyawan
6. Mengambil Tindakan Korektif (Tindakan Perbaikan). Evaluasi:
Pilihlah satu jawaban yang paling tepat dari jawaban yang tersedia ! 1. Ada beberapa tujuan manajemen SDM, kecuali:
a. Tujuan organisasional b. Tujuan ekonomi c. Tujuan sosial d. Tujuan personal.
2. Strategi yang ditetapkan oleh perusahaan dalam pengembangan SDM, kecuali: a. Memberikan kesempatan kepada karyawan untuk menyalurkan ide/gagasan b. Memberikan penghargaan (reward)
c. Mengunjungi perusahaan-perusahaan yang telah beehasil d. Mengadakan pelatihan.
3. Tahapan yang harus dilakukan oleh perusahaan dalam penilaian kinerja karyawan: a. Menetapkan standar kinerja
b. Mengkomunikasikan standard kinerja yang diharapkan kepada karyawan c. Mengukur kinerja yang nyata
d. Semua benar.
Cocokkanlah jawaban anda dengan kunci jawaban yang terdapat dalam akhir modul ini. Hitunglah jawaban yang benar, kemudian gunakan rumus ini untuk mengetahui tingka penguasaan Anda terhadap materi proses pembelajaran ini.
Arti tingkat penguasaan: 90 – 100% = baik skali 80 – 89% = baik 70 – 79% = cukup < 70% = kurang
Jika Saudara mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, maka Saudara telah berhasil memahami Modul ini.
Jika mash di bawah 80%, maka Saudara harus mengulangi materi Kegiatan Belajar 1, ini terutama bagian yang belum dikuasai.
