SISTEM MANAJEMEN SOCFINDO. Prosedur Penanganan Keluhan Sosial

(1)

Prosedur

Penanganan Keluhan Sosial

No. Dokumen : SOC/PSM/9.02 Edisi : 01 Revisi : 03 Tanggal Berlaku : 01 September 2014

Nama Jabatan Tanda Tangan

Disiapkan dan Diperiksa Disetujui STATUS NO. COPY

SISTEM MANAJEMEN SOCFINDO

Dokumen ini adalah milik PT. Socfin Indonesia. Dilarang menggandakan dokumen ini tanpa persetujuan tertulis dari Manajemen PT. Socfin Indonesia

(2)

Prosedur Sistem Manajemen Socfindo

Daftar Isi

 Halaman Muka  Daftar Isi  Riwayat Perubahan Dokumen  Prosedur 1. Tujuan 2. Ruang Lingkup 3. Referensi 4. Definisi 5. Uraian Prosedur 6. Lampiran 7. Dokumen Terkait

(3)

Prosedur Sistem Manajemen Socfindo R

iwayat Perubahan Dokumen

No. No. Dok. Nama Dokumen No. Edisi No.

Revisi Tgl Revisi Uraian Perubahan

1 SOC/PSM/ 9.02 Prosedur Penanganan Keluhan 01 01 01/10/ 2010 Penambahan kalimat “ seperti pelecehan seksual,diskriminasi “ di point 5.2.1.1 2 _SOC/PSM/ 9.02 Prosedur Penanganan Keluhan 01 02 01/06/ 2014 Perubahan pada: - Point 5.1.1.1 bahwa keluhan yang diterima perusahaan hanya yang

disampaikan secara

tertulis saja baik dari

internal maupun

eksternal

- Perubahan pada point penyelesaian keluhan - Perubahan pada penanganan keluhan komte jender 3 _SOC/PSM/ 9.02 Prosedur Penanganan Keluhan 01 03 01/09/ 2014 Penambahan butir 5.19 dan _5.20

(4)

Prosedur Sistem Manajemen Socfindo 1. TUJUAN Sebagai pedoman dalam menangani keluhan sosial baik keluhan dari eksternal maupun dari internal perusahaan dan memastikan keluhan tersebut ditindaklanjuti. 2. RUANG LINGKUP Keluhan dan ketidakpuasan yang termasuk dalam prosedur ini adalah:  Ketidakpuasan yang dialami oleh pihak internal karyawan  Perlakuan yang diskriminatif  Pelecehan seksual dan tindak kekerasan  Pelanggaran hak‐hak reproduksi bagi pekerja perempuan  Penetapan harga TBS  Penetapan kompensasi harga tanah  Keluhan lain dari dampak lingkungan dan sosial perusahaan yang diderita oleh stakeholder 3. REFERENSI 3.1. Prosedur Komunikasi Sosial (SOC/PSM/9.01) 3.2. RSPO P&C 3.3. Prinsip dan Kriteria ISPO 4. DEFENISI 4.1. Stakeholder : para pihak yang berkepentingan atau terkena dampak dari kegiatan perusahaan (lampiran daftar stakeholder)

4.2. Komite jender adalah tim yang dibentuk oleh perusahaan yang mewakili unsur

pekerja dan perusahaan dengan komposisi anggota yang seimbang antara laki‐laki dan perempuan untuk menangani keluhan yang berkaitan dengan diskriminasi, pelecehan seksual dan tindak kekerasan dan pemenuhan hak‐hak reproduksi

4.3. Keluhan masalah jender adalah keluhan yang terkait berkaitan dengan diskriminasi jender, pelecehan seksual dan tindak kekerasan dan pemenuhan hak‐hak reproduksi

(5)

5. URAIAN PROSEDUR

No Kegiatan Penanggung

Jawab Dokumen 5.1. A. Keluhan dari Eksternal

Stakeholder yang memiliki keluhan dapat menyampaikan keluhannya secara tertulis kepada perusahaan melalui KTU, Asisten, Tekniker, Askep, ataupun Pengurus. Stakeholder

5.2. Pengurus mempelajari keluhan yang

disampaikan stakeholder dan memberikan petunjuk tindak lanjutnya kepada Tekniker, Askep, Asisten, KTU atau staff lain sesuai dengan jenis keluhannya.

Pengurus

5.3. Keluhan yang sudah jelas permasalahannya dan penyelesaiannya tidak memerlukan sumberdaya yang besar dan masih dalam kewenangan Pengurus, dapat langsung ditindaklanjuti oleh Kebun.

Pengurus

5.4. Keluhan yang memerlukan klarifikasi dan

komunikasi lebih lanjut dengan penyampai keluhan akan dilakukan komunikasi dengan penyampai keluhan tersebut sesuai dengan Prosedur Komunikasi Sosial. Staff/personil

khusus akan ditunjuk untuk melakukan

komunikasi ini.

Pengurus/askep /asisten/ Tekniker/KTU/

Stakeholder

5.5. Staff/Personil yang ditunjuk akan melakukan komunikasi kepada penyampai keluhan untuk mendapatkan informasi yang lebih lengkap mengenai keluhan tersebut, penyelesaian yang diinginkan dan sebagainya. Personil khusus yang ditunjuk

5.6. Hasil komunikasi dengan penyampai keluhan

disampaikan kepada pengurus untuk

didiskusikan tindak lanjutnya. Apabila tindak lanjut tidak memerlukan sumberdaya yang besar dan masih dalam kewenangan Pengurus, dapat langsung ditindaklanjuti oleh Kebun. Personil khusus yang ditunjuk

5.7. Apabila untuk menindaklanjuti keluhan tersebut memerlukan sumberdaya yang besar dan memerlukan persetujuan dari Medan, maka Pengurus akan menyampaikan keluhan ini secara

Kebun/ Bhg Umum KBM

(6)

Jawab

Dokumen

tertulis ke Medan termasuk hasil komunikasi yang sudah dilakukan.

5.8. Bhg Umum akan mempelajari keluhan yang

disampaikan oleh Kebun dan akan memberikan petunjuk/arahan penyelesaiannya ke Kebun

Bhg Umum

5.9. Kebun akan melakukan tindak lanjut sesuai petunjuk dari Medan. Komunikasi dengan penyampai keluhan mungkin diperlukan bila petunjuk dari Medan belum sesuai dengan hasil komunikasi sebelumnya. Kebun 5.10. B. Keluhan dari Internal.

Pekerja yang memiliki keluhan dapat

menyampaikan keluhannya melalui serikat pekerja atau menyampaikan langsung secara tertulis kepada KTU, Asisten, Tekniker, Askep, ataupun Pengurus.

Pekerja

5.11. Serikat pekerja akan mempelajari keluhan

tersebut dan melakukan mediasi antara penyampai keluhan dengan perusahaan.

Serikat Pekerja

5.12. Pengurus mempelajari keluhan yang

disampaikan serikat pekerja dan mendiskusikan secara internal dengan staff lain.

Pengurus

5.13. Pengurus dan staff terkait dan serikat pekerja akan mengadakan pertemuan untuk membahas masalah keluhan tersebut.

Pengurus/ Serikat pekerja

5.14. Tindak lanjut atas keluhan tersebut diputuskan bersama antara perusahaan dan serikat pekerja.

5.15. Apabila untuk menindaklanjuti keluhan tersebut

masih dalam kewenangan Pengurus, maka dapat ditindaklanjuti langsung oleh Kebun.

Kebun

5.16. Tetapi apabila untuk menindaklanjuti keluhan tersebut memerlukan sumberdaya yang besar dan memerlukan persetujuan dari Medan, maka Pengurus akan menyampaikan keluhan ini secara tertulis ke Medan termasuk hasil komunikasi yang sudah dilakukan. Langkah selanjutnya sesuai dengan butir 5.8 dan 5.9.

(7)

Jawab

Dokumen

5.17. Hasil komunikasi dengan Medan akan

dikomunikasikan lagi dengan serikat pekerja untuk disepakati bersama tindak lanjutnya. Pengurus/ Serikat Pekerja C. Keluhan masalah Jender

5.18. Pekerja yang memiliki keluhan masalah jender dapat menyampaikannya kepada Komite Jender atau langsung ke Perusahaan (Pengurus, Askep, Teknik, Asisten, KTU). Pekerja perempuan/ komite jender/pihak Perusahaan

5.19. Komite Jender akan mempelajari keluhan

tersebut dan melakukan mediasi antara penyampai keluhan dengan perusahaan. Dalam melakukan mediasi Komite Jender dapat melibatkan Serikat Pekerja.

Komite Jender

5.20. Untuk keluhan pelecehan seksual, Komite Jender akan melakukan mediasi antara pelaku dengan korban.

Komite Jender

5.21. Hasil mediasi akan disampaikan oleh Komite Jender ke Perusahaan.

Komite Jender

5.22. Bersama dengan Komite Jender, perusahaan

akan memutuskan tindak lanjut yang akan dilakukan.

Komite Jender/ Pihak Perusahaan

5.23. Apabila tindak lanjut yang dilakukan berupa sanksi ketenagakerjaan maka serikat pekerja harus dilibatkan. Komite Jender/ SPSI SOC/Form/9.02 ‐01 D. Lain‐lain

5.24. Keluhan diselesaikan dalam waktu yang

disepakati bersama.

Kebun/ Bhg Umum

5.25. Perusahaan tidak akan membuka identitas

penyampai keluhan apabila diminta.

Kebun/ Bhg Umum

5.26. Semua keluhan termasuk tindak lanjut dan hasil

tindak lanjut dari keluhan tersebut dicatat dalam form Catatan Keluhan. Direksi/ Bhg Terkait SOC/Form/9.0 2‐01

(8)

Jawab Dokumen 6. LAMPIRAN 6.1. SOC/Form /9.02‐01 Catatan Keluhan 6.2 SOC/Form/4.07‐01 Risalah Rapat 7. DOKUMEN TERKAIT