PEMBAHASAN
3.1. Tinjauan Umum Organisasi
3.1.1. Sejarah dan perkembangan Perpustakaan Terpadu Ditjen Kebudayaan
Perpustakaan sebagai sumber daya informasi menjadi tulang punggung gerak majunya, suatu intitusi khususnya intitusi pendidikan dengan adanya tuntutan untuk terus beradaptasi terhadap perkembangan informasi yang sangat cepat dan terus beradaptasi terhadap perkembangan informasi yang sangat cepat dan terus berubah. Hal ini dikarenakan pengguna perpustakaan (pemustaka) dominan dari akademisi yang memiliki tingkat kebutuhan informasi yang begitu tinggi.
Perpustakaan memang sudah lama ada, dimana ada lembaga pendidikan. Disitu pasti ada perpustakaan, perpustakaan awalnya hanya sebagai kumpulan buku bukan sekedar pelengkap dunia pendidikan. Tradisi peprustakaan dengan konsep kumpulan buku ini begitu luar biasa tertanam dalam budaya masyrakat kita.
Perpustakaan terpadu ditjen kebudayaan merupakan perpustakaan utama dilingkungan direktoral jendral kebudayaan. Yang dibuka secara resmi oleh Direktur Jendral Kebudyaan, Bapak Hilmar Farid pada tanggal 13 Februari 2017 dibawah naungan Direktorat Jendral Kebudayaan yang berlokasi di jalan jendral sudirman, kementrian pendidikan dan kebudayaan gedung E lantai 6.
Perpustakaan ini mempunyai lebih dari 11 (sebelas ribu) Eksemplar, peprustakaan ini di harapkan menjadi referensi dalam bidang kebudayaan dengan menyediakan akases informasi yang lengkap. Baik dalam bentuk koleksi tercetak & digital.
Sebelumnya perpustakaan terpadu direktorat jendral kebudayaan berada di Galeri Nasional yang bertempat di Jalan Medan Merdeka Timur N0. 14, Kota Jakarta Pusat, DKI Jakarta 10110 namun pada tahun 2016 perpustakaan dipindahkan ke pusat.
Diharapkan dengan keunggulan lokasi yang strategis dan nyaman dapat menarik antusias dalam membaca dan mengetahui informasi yang lebi mendalam mengenai budaya.
Visi dan Misi
Visi bidang Kebudayaan
“Terbentuknya Insan dan Ekosistem kebudayaan yang berkarakter dengan berlandaskan gotong royong”.
Rumusan Visi :
Insan Kebudayaan : seluruh pemangku kepentingan bidang kebudayaan yang meliputi: pelaku budaya, pengelola budaya dan masyarakat.
Misi :
1. Mewujudkan insan budaya yang kuat, tangguh dan berkarakter
2. Mewujudkan pelestarian nilai sejarah dan warisan budaya yang berkelanjutan. 3. Mewujudkan inovasi dan kreativitas karya budaya yang saing
4. Mewujudkan diplomasi budaya yang efektif dan produktif.
5. Mewujudkan penguatan tata kelola serta peningkatan efektifitas birokrasi dan pelibatan publik.
3.1.2. Struktur Organisasi Perpustakaan Ditjen Kebudayaan
Struktur Organisasi dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dimana organisasai dikelola . Struktur Organisasi menunjukan kerangka dan susunan
perwujudan pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian maupun orang-orang yang menunjukan kedudukan, tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Dalam mencapai tujuannya, Dinas perpustakaan Terpadu Ditjen Kebudayaan Kemendikbud. tidak terlepas dari peran struktur organisasi sebagaimana gambar III.1.
Struktur Organisasi Perpustakaan Terpadu Ditjen Kebudayaan KEMENDIKBUD RI Jakarta DITJEN KEBUDAYAAN SETDITJEN KEBUDAYAAN PENGAWAS PERPUSTAKAAN KA. BAGIAN UMUM DAN KERJASAMA KA. SUB.BAGIAN TATA USAHA PENGELOLA PERPUSTAKAAN DITJENBUD
Sumber. Perpustakaaan Ditjenbud
Gambar III.1.
Wewenang dan Tanggung Jawab 1. Dirjen Kebudayaan
Membuat rencana strategis bagi pengembangan perpustakaan, mengusahakan dana bagi pelaksanaan kerja tim, membuat langkah-langkah kebijakan atau policy untuk mewujudkan rencana pengembangan perpustakaan
2. SetDitjen Kebudayaan
Menyiapkan bahan penyusunan konsep rencana dan program kerja perpustakaan, Melakukan urusan rumah tangga administrasi kepegawaian Perpustakaan, kearsipan dan persuratan 3. Pengelola Perpustakaan DitJenbud
Mengkoordinir dan bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan pelayanan sirkulasi, Membuat job deskripsi bagian sirkulasi, Mempertanggung jawabkan segala kegiatan kepada koordinator bidang pelayanan umum, Mengevaluasi staf sirkulasi, kegiatan sehari-hari
4. Kepala Bagian Umum dan Kerjasama
Kepala Bagian Umum dan Kerjasama memberikan wewenang kepada Kepala Subbagian Tata Usaha Setditjen Kebudayaan
5. Kepala Subbagian Tata Usaha
Kepala Subbagian Tata Usaha berwenang dan bertanggung jawab untuk memantau serta mengarahkan proses layanan keanggotaan dan pemanfaatan, serta persetujuan peminjaman buku pustaka.
6. Pustakawan/petugas perpustakaan (Pengawas)
Pustakawan/petugas perpustakaan adalah orang yang bertugas terkait bidang perpustakaan dan memberikan pelayanan kepada pengguna perpustakaan.
Deskripsi tugas Divisi kerja
Salah satu deskripsi kerja di Perpustakaan ditjen kebudayaan Kemendikbud RI yang melakukan urusan keperperpustakaan dan bertugas mengkordinasikan kegiatan selama di perpustakaan yaitu:
1. Kordinator kelompok
Dalam hal ini kordinator bertanggung jawab untuk mengkordinasikan semua kegiatan yang dilakukan oleh para ketua kelompok fungsional pustakawan. Merencanakan serta mengusulkan pengelolaan dan pengembangan perpustaaan yang dilakukan oleh para kelompok fungsional perpustakaan.
2. Sekertaris
Dalam hal ini sekertaris membantu kordinator dalam hal Administrasi perpustakaan, pembuatan jadwal kegiatan kelompok, penyediaan sarana pendukung kegiatan kelompok, mendistribusikan tugas-tugas kelompok, mengumpulkan laporan kemajuan kegiatan dari para ketua kelompok secara berkala.
3. Kelompok pembinaan dan kerjasama
Bertanggung jawab dan melaksanakan pembinaan pustakawan di bawahnya, perencanaan dan pelaksanaan, kegiatan pembinaan perpustakaan yang digunakan perputakaan ditjen kebudayaan Kemendikbud RI.
4. Kelompok pengembangan bahan pustaka
Bertanggunng jawab dan melaksanakan pengumpulan jenis dan bahan pustaka yang akan diadakan, mendistribuasikan jenis dan judul bahan psutaka, mengajukan pengadaan bahan pustaka terpilih kepada panitia barang dan jasa memantau proses pengadaan bahan pustaka, melaporkan semua pustaka kepada kordinator.
5. Kelompok perawatan koleksi bahan pustaka
Meneyediakan buku perpustakaan untuk pengunjung, pembuatan stastistik pengunjung, memantau sirkulasi perpustakaan mulai dari pembuatan kartu anggota, peminjaman buku, pengembalian buku serta arsip perpustakaan.
6. Kelompok Publikasi dan Promosi
Bertanggung jawab dalam hal perencanaan pembuatan poster, leflet, brosur dan booklet. Bertugas untuk menyebarluaskan penerbitan dan penyelengaraan pameran serta melaporkan kegiatan kepada kordinator secara berkala.
3.1.3. Kegiatan Organisasi
Perpustakaan Terpadu Ditjen Kebudayaan. Kemendikbud RI. mempunyai organisasi yang dilakukan sesuai Undang-Undang seperti pelaksanaan kegiatan pelayanan sirkulasi, pelayanan masyarakat, mencangkup pembuatan kartu anggota, melakukan transaksi peminjaman dan pengembalian bahan pustaka, Pengadaan buku, mengklasifikasikan buku sesuai abjad dan nomor panngil sesuai petunjuk SOP.
Penyelenggaraan yang ada di dalam organisasi pepustakaan mencakup hari dongeng anak indonesia dan mengadakan survei minat baca pada masyarakat, pemeliharaan prasarana dan fasilitas pelayanan umum, pembinaan lembaga Perpustakaan. dan penyelenggaraan ketatausahaan serta pelayanan teknis. Adapun yang terpenting dalam Kantor Perpustakaan Terpadu Ditjen Kebudayaan. Kemendikbud RI. Yaitu memberikan kepercayaan kepada masyarakat agar tetap menjadi pengunjung tetap pada Perpustakaan Terpadu Ditjen Kebudayaan. Kemendikbud RI.
3.2. Hasil Penelitian
Berdasarkan dari data hasil penelitian ini diperoleh dari hasil wawancara dengan Rizki Apriliana, S.Sos selaku Penanggung jawab Perpustakaan Direktorat Jenderal Kebudayaan, Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Hasil dari wawancara meliputi prosedur pelayanan Peminjaman dan pengembalian buku berikut syarat dan rangkaian agar tercapainya suatu prosedur yang baik dan memuaskan yaitu yang menjadi fokus penulis dalam penelitian yaitu mengetahui prosedur pelayanan peminjaman buku berikut pengembalian peminjaman buku. yang menjadi sarana di perpustakaan Terpadu Ditjen Kebudayaan.
kendala yang terjadi pada pelayanan dalam setiap peminjaman buku yaitu seringnya pengunjung telat mengembalikan buku dan tidak mempunyai kartu anggota sebagai syarat untuk meminjam buku serta mengembalikannya, maka dengan itu setiap pengunjung yang ingin masuk dan membca di perpustakaan Terpadu Ditjen kebudayaan harus membuat kartu anggota.
3.2.1. Prosedur Pelayanan Peminjaman Buku Pada Perpustakaan
Adapun jenis pelayanan yang dapat di atur dalam Prosedur ini yaitu mengatur tata cara dalam layanan sirkulasi seperti layanan peminjaman, perpanjangan dan pengembalian koleksi bahan pustaka di Perpustakaan Terpadu Ditjen Kebudayaan bagi pemustaka di lingkungan Kemendikbud maupun di luar lingkungan Kemendikbud.
Berdasarkan hasil riset dan observasi yang penulis lakukan di Perpustakaan Terpadu Ditjen Kebudayaan Kemendikbud RI. maka penulis menyimpulkan untuk mengetahui Prosedur Pelayanan Peminjaman Buku Pada Perpustakaan Terpadu Ditjen Kebudayaan Kemendikbud RI. Dapat dilakukan dengan mengikuti persyartan
harus mempunyai kartu anggota yang sudah dibuat terlebih dahulu. Dan harus datang langsung untuk transaksi peminjaman bahan pustaka.
Berikut uraian data tabel prosedur pelayanan peminjaman buku berikut pengembalian peminjaman buku. Penulis paparkan berdasarkan keaslian data yang penulis dapatkan selama penelitian pada perpustakaan terpadu ditjen kebudayaan Kemendikbud RI.
Tabel III.1
Prosedur Peminjaman Buku
PELAKSANA MUTU BAKU
No Aktivitas Petugas Pengguna Kasubbag Kelengka Tata pan / Waktu Output
persyarat
Usaha
an
Pengguna Menyiapka datang Memantau
sebelumnya n buku untuk kegiatan
dapat pesanan mengambi perpustaka
menghubungi sesuai l pesanan an
petugas baik permintaan Alat Daftar
melalui telp, mulai
Komunik Usulan
wa/sms dan asi dan Buku
1. email dengan Media 1 Menit Pustaka
memberitahu Elektroni dari
judul buku k Pengguna
yang
dibutuhkan
atau langsung
ke
perpustakaan
Pengguna yang Mengarahk absen Memantau datang ke an untuk pengunjun kegiatan
perpustakan apsen g perpustaka Tercatat
harus mengisi pengunjung 2 an Buku
2. buku tamu Tamu 5 Menit Data
Pengguna
perpustakaan
yang telah
Tabel III.1
Lanjutan Prosedur Peminjaman Buku
Pengguna menunggu Memantau
menunjukka pendataan kegiatan
n dan perpustaka
3
menyerahka Meng-input an
n Kartu data
Anggota pengunjung Kartu
3. Perpustakaa n dan Anggota dan Menit Anggota 1 Data
identits asli Identitas
(KTP / SIM
/ Kartu
Mahasiswa) kepada petugas
PenggunaMemenuhimengemu Memantau
memberitah kebutuhan kan kegiatan
u judul pengunjung kebutuhan prpustakaa
buku/nama n
Informasi 1 Buku
4. pengarang 4
Buku Menit Pustaka
dan yang
lainnya
Tidak
kepada
petugas
Petugas memberika Mengambi Memantau mencari n buku l buku siap kegiatan
judul di permintaan untuk di perpustaka Ada atau
5. katalog dan mencarikan pengunjung baca an Aplikasi Slims Menit Buku 10 Tidaknya
buku yang 5 Pustaka
dimaksud di
dalam rak
Petugas input data Registrasi Memantau mencatat/ peminjman peminjma kegiatan
menginput buku n buku perpustaka
nama an Buku
6. pengguna 6 Daftar 5 Buku
dan Peminjama Menit Ditemukan
buku/bahan n
pustaka
yang akan
Petugas menyelesai Kembali Memantau
mencatat kan lagi jika kegiatan
tanggal transaksi sudah perpustaka
pengembali peminjama jatuh an
an di lembar n tempo
belakang buku
buku dikembali Buku
pustaka, kan Daftar
lama 7 Peminjama 1 Tercatat
7. peminjaman n dan Menit Pengembal
adalah 14 Kartu ian Buku
hari dan Kendali
dapat diperpanjan g kemudian apabila tidak ada yang memesan
Petugas memberika Buku Siap Memantau
menyerahka n buku dibawa kegiatan
n buku pulang perpustaka
yang sudah selesai an
tercatat kepada
8. pengguna, pengguna Buku Siap Diberikan Menit 5 Tercatat dapat membawa bahan pustaka yang diinginkan
Berdasarkan gambar III.1, mengenai Prosedur Pelayanan Peminjaman Buku dan Pengembalian Buku dijelaskan, sebagai berikut:
1. Pengguna sebelumnya dapat menghubungi petugas baik melalui telfon, whatssap, pesan singkat dan email dengan memberitahu judul buku yang dibutuhkan atau langsung ke perpustakaan.
Tabel III.2
Daftar Peminjaman Perpustakaaan Terpadu Ditjenbud Periode Agustus- November 2019
Total Peminjaman 838
Total Transaksi Peminjaman 387
Rata-Rata Transaksi Per Hari 2
Anggota Yang Meminjam 9
Anggota Belum Pernah Meminjam 128
Total Peminjaman Terlambat 0
2. Pengguna yang datang ke perpustakan harus terlebih dahulu mengisi buku tamu perpustakaan yang telah disediakan petugas untuk apsen pengunjung.
Tabel III.3
Daftar Anggota Perpustakaaan Terpadu Ditjenbud Periode Agustus- November 2019
Total Anggota Terdaftar 188
Total Anggota Yang Aktif 48
10 Anggota Paling Aktif 1. Shofa Nurhidayati (00100)
2. Agus Prasetyo (00049)
3. Nurrizal Fahmi (00053)
4. Dirga Fawakih (00054)
5. Martin Suryajaya (00023)
6. Hilmar Farid Setiadi (00001)
7. Muhammad Aminuddin (00052)
8. Seto Anang Ma'ruf (00121)
9. Regina Yofani (00007)
3. Pengguna menunjukkan dan menyerahkan Kartu Anggota Perpustakaan dan identits asli (KTP / SIM / Kartu Mahasiswa) kepada petugas agar memudahkan petugas dalam mendata untuk transaksi pengunjung di perpustakaan.
Sumber Perpustakaan Ditjenbud
Gambar III.2
Data Kartu Anggota Perpustakaan
4. Pengguna memberitahu kebutuhan yang di perlukan seperti judul buku/nama pengarang dan yang lainnya kepada petugas sehingga petugas dapat mencari melalui katalog pencarian perpustakaan.
5. Petugas akan selesai mencari judul pada katalog dan mencarikan buku yang dimaksud di dalam rak sesuai nomor panggil buku sesuai klasifikasi jenis koleksi.
Sumber.perpustakaan ditjenbud
Gambar III.3 Rak Buku Sesuai Katalog
6. Petugas mencatat/ menginput nama pengguna dan buku/bahan pustaka yang akan dipinjam dalam aplikasi slims atau buku perpustakaan yang di maksudkan untuk memudahkan dalam pengembalian buku tersebut.
Sumber. Perpustakaan ditjenbud
Gambar III.4 Transaksi Perpustakaan
7. Petugas mencatat tanggal pengembalian di lembar belakang buku pustaka, lama peminjaman adalah 14 hari dan dapat diperpanjang kemudian apabila tidak ada yang memesan
8. Petugas menyerahkan buku yang sudah tercatat kepada pengguna, pengguna dapat membawa bahan pustaka yang diinginkan.
Sumber. Perpustakaan ditjenbud
Gambar III.5
Tabel III.4
Prosedur Pengembalian Buku
PELAKSANA MUTU BAKU
N
Aktivitas Kasubbag Kelengkapa
o Petugas Pengguna Tata Usaha n Waktu Output
/Persyaratan Pengguna Mengara mengisi memantau
datang hkan ke absen kegiatan
langsung ke Pelayana tamu perpustkaan Tercata
1. perpustakaan n Buku Tamu 1 Menit t
dan mengisi Mulai
buku tamu perpustakaan
Pengguna input transaksi Memantau
menyerahkan data pengembal kegiatan
kartu anggota pengemb ian buku perpustakaa
perpustakaan alian n Kartu Buku
dan buku peminja Anggota
2. yang akan man dan Kartu 1 Menit Dikem
2 balikan
dikembalikan Indentitas
kepada petugas
perpustakaan
Petugas Buku Memantau
memproses input peminjma kegiatan
pengembalia data an perpustakaa
n buku, dan transaksi diserahkan n Tercatat
menyerahkan pengunju sesuai Pengembali Petugas
3. kembali kartu ng tempo an Buku 2 Menit Mencat
anggota Bahan at
perpustakaan 3 Pustaka
dan kartu
identitas yang ditinggalkan
Proses Kartu Memantau
pengembalia anggota kegiatan
n selesai Input dapat perpustakaa
data dibawa n
4. selesai pulang Selesai 1 Menit Selesai
4 kembali
oleh
pengunjun
g
Petugas Transaksi Memantau Buku
mengembalik selesai kegiatan Dikembalik Buku
an buku yang perpustakaa
5. telah selesai n an ke 5 Menit Tertata
Tempat Rapi
dipinjam ke Semula
sesuai dengan urutan nomor klasifikasi pustaka
Sumber. Perpustakaaan Ditjenbud
Berdasarkan tabel diatas, penjelasan mengenai prosedur pengembalian bahan pustaka proses SOP layanan pengembalian Bahan Pustaka adalah, sebagai berikut:
1. Pengguna datang langsung ke perpustakaan dan mengisi buku tamu perpustakaan
2. Pengguna menyerahkan kartu anggota perpustakaan dan buku yang akan dikembalikan kepada petugas perpustakaa
3. Petugas memproses pengembalian buku, dan menyerahkan kembali kartu anggota perpustakaan dan kartu identitas yang ditinggalkan.
Sumber. Perpustakaan ditjenbud
Gambar III.6
4. Proses pengembalian selesai
5. Petugas mengembalikan buku yang telah dipinjam ke dalam rak sesuai dengan urutan nomor klasifikasi pustakaan.
Sumber. Perpustakaan ditjenbud
Gambar III.7
Riwayat Pengembalian Buku Perpustakaan
3.2.2. Kendala dalam Prosedur Pelayanan Peminjaman
1. Customer Complain
Komplain pengunjung dapat menjadi kendala ketika petugas sedang mengawas perpustakaan dan mendapatkan kesalahan teknis yang akan menjadi focus complain pengunjung
2. Pelayanan pembuatan kartu anggota
Perpustakaan yang terlalu lama dan terkadang ada kendala teknis seperti scanner untuk pembuatan kartu anggota yang tidak berfungsi dengan baik.
3. Kurangnya sarana
Dengan kecilnya ukuran ruang tunggu perpustakaan yang menjadi kendala pagi pengunjung dalam merasakan kenyaman dalam membaca buku dapat bermasalah.
Solusi untuk mengatasi kendala-kendala dalam prosedur pelayanan peminjaman yaitu sebagai berikut:
1. Evaluasi kinerja karyawan. Untuk memahami apa kekurangan yang dialami saat ini dan melakukan antisipasi serta perbaikan kinerja mutu karyawan dengan melakukan training dan pengarahan kepada karyawan yang bersangkutan.
2. Menjalankan SOP (Standart Operating Procedure). Sebagai acuan dalam menerapkan pelaksanaan pelayanan prima yang baik sesuai standar perusahaan.
3. Meningkatkan kualitas mutu barang/jasa dan pelayanan sesuai dengan harapan-harapan pelanggan.
4. Meningkatkan pelayanan. Meningkatkan pelayanan dapat memberikan rasa puas pada pengunjung perpustakaan yaitu dengan di lengkapkan nya sarana seperti AC dan ruang baca yang luas dapat memberikan rasa nyaman dan menuntun pengunjung untuk datang kembali.
