15
BAB III
PELAKSANAAN KERJA MAGANG
3.1 Kedudukan dan Koordinasi
Di dalam organisasi Grid Network Otomotif terdapat tiga struktur besar media yang meliputi publisher, commercial unit, dan juga community specialist. Penulis kemudian ditempatkan pada bagian community specialist sebagai staf marketing communication dengan fokus untuk menjalankan proyek client sponsorship serta pengembangan brand activation berbasis online.
Awal masa magang penulis di Grid Network otomotif Gridoto dimulai oleh bimbingan serta pembagian tugas yang dilakukan oleh Bapak Giovanni J.A Pattisina selaku group head of marketing communication. Selanjutnya, penulis ditempatkan berdampingan dengan Bapak Bernardus Agus Widyawan selaku staf marketing communication team. Semua yang penulis kerjakan baik proses koordinasi internal jobdesk di dalam pekerjaan, beserta perihal pengurusan absen, dan juga pembuatan laporan sudah dibaca serta disetujui oleh Bapak Giovanni J.A Pattisina dan Bapak Bernardus Agus Widyawan. Untuk melaksanakan tugas sehari-harinya, penulis juga banyak melakukan koordinasi dengan bagian redaksi (publisher), sales dan marketing (commercial unit).
3.2 Tugas yang Dilakukan
Secara umum, unit bagian Marketing Communication Kompas Gramedia Group otomotif Grid Network Gridoto yang berfokus terhadap brand activation memiliki peran untuk memberikan pelayanan terhadap client berbasis pembuatan proposal berbasis sponsorship suatu brand baik otomotif maupun non otomotif. Penulis di dalam kaitanya dengan marketing communication (brand activation) selama menjalankan perannya di dalam praktik kerja magang lebih menitikberatkan kepada brand activation process. Selama melakukan praktik kerja magang penulis juga melakukan liaison officer terhadap para pemenang, bekerja sama dengan redaksi terkait penyeleksian, dan juga deal partnership.
16
Tabel 3.1 Lini Waktu Aktivitas Utama Penulis
Sumber : Olahan Penulis
3.3 Uraian Pelaksanaan Kerja Magang
3.3.1 Brand ActivationAktivasi merek merupakan sebuah konsep interaksi pemasaran yang terjalin antara konsumen dan merek, dimana konsumen memiliki pengetahuan terhadap merek yang diterima sebagai bagian dari kehidupan mereka (Saeed, et.all, 2015, p. 94-95). Aktivasi juga memberikan fokus pemasaran yang bersifat nyata, karena terdapat bantuan oleh sebuah aktivasi yang menggabungkan semua sumber komunikasi yang tersedia secara kreatif sehingga konsumen mampu memahami merek secara efektif dibandingkan dengan pemasaran tradisional. Secara umum perusahaan menggunakan aktivasi merek dengan tujuan untuk meningkatkan kesadaran merek, pengetahuan merek, kesukaan merek, dan tujuan akhir adalah proses pembelian ulang terhadap merek.
Wallace (2012) mengemukakan bahwa brand activation memiliki beberapa bentuk yang dapat dikembangkan perusahaan terhadap kepemilikan merek nya yaitu :
1. Direct Marketing Activation, adalah jenis aktivasi merek yang dimana merek berhadapan langsung dengan konsumennya. Contohnya adalah aktivasi melalui wawancara di media TV, radio, media cetak, sampling, dan juga in store activation.
No Pekerjaan Agst Sept Okt Nov
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 1
Brand Activation
2 Activation Segmenting & Targeting Audience
3 Community engagement
17
2. Social Media Activation, adalah jenis aktivasi merek yang dimana aktivasi merek dilakukan di sosial media. Contohnya adalah email blast, facebook, dan twitter.
3. Promotion Activation, adalah jenis aktivasi merek yang dimana merek melibatkan promosi dalam meningkatkan produk atau jasanya. Contohnya adalah potongan harga, launching produk, spesial packaging, dan juga penggunaan brand ambassador.
4. Marketing Event Activation, adalah jenis aktivasi merek yang dimana sebuah merek diaktivasi dengan berbagai bentuk event. Contohnya adalah pameran, kontes, arena games, dan sebagainya.
5. Sponsorship activation, adalah jenis aktivasi merek yang dimana sebuah brand mendanai suatu kegiatan. Contohnya mendanai kegiatan olahraga, musik, dan sebagainya.
Berdasarkan bentuk-bentuk implementasi diatas dalam mengaktivasi sebuah merek, aktivasi sebuah merek juga memerlukan empat tahapan awal strategi yang dapat dilakukan yaitu (Repitasari, 2018) :
1. Mengidentifikasi target audience
Identifikasi pasar dan juga penempatan segmentasi sangat diperlukan untuk membantu perusahaan dalam mengaktivasi sebuah brand, sehingga mencapai target yang diinginkan. Variabel pendukung dalam memasarkan merek dan juga produk kepada konsumen adalah geografi, demografi, psikografis, perilaku, dan manfaat produk.
2. Mencari wawasan konsumen (consumer insight)
Melalui consumer journey atau persona dalam menganalisis consumer insight diharapkan dapat membentuk latar belakang pemikiran konsumen, serta perilaku konsumen yang berkaitan dengan merek yang akan diaktivasi.
3. Menentukan tema
Setelah mendapatkan data-data pendukung terkait consumer insight, tindakan selanjutnya adalah mencari ide atau tema penerapan yang akan digunakan sebagai bahan pendukung aktivasi merek dan keterkaitannya dengan konsumen. Kemudian pada saat ide atau tema sudah ditemukan
18
diharapkan terbentuknya proposal beserta creative brief yang berhubungan dengan tujuan program aktivasi sebuah merek.
4. Menentukan saluran Komunikasi (Channel)
Untuk mengaktivasi sebuah tema atau ide yang akan menghubungkan merek dengan konsumen diperlukan pemilihan saluran media aktivasi baik offline maupun online, sehingga konsumen dapat merasakan efek aktivasi yang dibuat oleh merek tersebut.
Pada saat empat tahapan awal strategi sudah dilakukan, proses pengaktivasian sebuah brand juga memerlukan tahapan implementasi lanjutan yang dikemukakan oleh siregar. (2011 dikutip dalam Prameswara, 2019) dengan tujuan target yang sudah ditentukan dapat menghasilkan value yang positif berkaitan dengan merek dan juga konsumen yaitu dengan cara :
1. Invitation (ajakan)
Tahapan mengaktivasi sebuah brand dimana pelaku merek yang menjalankan aktivasi perlu melakukan sebuah ajakan, atau undangan terhadap target audience. Tahap ini dikenal sebagai tahap promotion dengan tujuan agar konsumen mengetahui aktivitas yang dibentuk oleh merek, dan juga diharapkan dapat berpartisipasi dalam program brand activation. 2. Experience (pengalaman)
Tahapan experience yang dimaksud disini adalah pelaku merek yang menjalankan aktivasi harus membuat perencanaan target audience yang dituju secara langsung kepada orang yang memiliki keterkaitan terhadap pengalaman merek. Pengalaman merek yang dimaksud adalah setiap konsumen yang mampu terlibat dalam aktivasi merek tersebut.
3. Amplification (amplifikasi atau penguatan)
Proses penguatan aktivasi merek yang dimaksud adalah ditekankan kepada orang yang sedang mengikuti tahap aktivasi yang dijalankan sebuah merek dengan tujuan agar mencapai respon yang lebih dalam, kemudian bagi orang yang tidak mengikuti proses aktivasi sebuah merek tersebut, dilakukan melalui media promosi meliputi advertising, media sosial, dan pemberitaan.
19
Berdasarkan proses pengalaman penulis di tempat praktik kerja magang terkait proses aktivasi berbasis sponsorship yaitu kerjasama Gridoto sebagai media otomotif dengan brand Yamaha mengenai aktivasi berbasis online Generasi 125 digital custom modification berbasis web dengan timeline waktu 1,5 bulan. Selama praktik kerja magang, pekerjaan yang dilakukan penulis adalah lebih berfokus terhadap proses berjalannya aktivasi online backend Yamaha Generasi 125 yang dapat diakses melalui situs web (generasi125digitalcustom.com). Pada saat penulis masuk di tempat magang proses pembuatan proposal berbasis sponsorship sudah mendapatkan persetujuan dari Yamaha dan juga sudah berjalan, sehingga penulis bertanya kepada atasan untuk mempelajari lebih dalam bagaimana keterkaitan proposal dengan implementasi aktivasi yang sudah berjalan melalui sistem web.
Latar belakang Yamaha sebagai produsen motor di Indonesia mengaktivasi brand mereka adalah Yamaha selaku brand yang menjual kendaraan bermotor kepada konsumen ingin menetapkan peningkatan persebaran penjualan yang merata kepada pihak konsumen. Idealnya Yamaha tidak hanya ingin mempertahankan brand image di hadapan konsumen, namun mereka dipastikan ingin mendapatkan profit sesuai dengan target yang ingin dicapai pihak Yamaha. Kembali kepada alasan kenapa brand activation diperlukan karena mengaktivasi sebuah merek dapat memberikan manfaat tidak hanya untuk meningkatkan kesadaran merek dan kesukaan terhadap merek, namun tujuan akhir yang juga penting adalah proses pembelian ulang terhadap merek. Hal tersebut membuat Yamaha ingin meningkatkan sales terhadap performa penjualan kendaraan motor mereka di kategori Yamaha 125 cc seperti Yamaha Mio, Xride, FreeGo, Fino yang dinilai kurang mampu mengimbangi kompetitor.
Pemaparan konsep dan juga strategi brand activation yang dilakukan Gridoto selaku media otomotif terhadap Yamaha adalah melalui bentuk sponsorship activation. Kemudian Gridoto membuat sebuah proposal objektif yang penulis dalami dengan melakukan pendekatan terhadap empat awalan strategi yang dipaparkan sebagai berikut :
20 1. Mengidentifikasi target audience
Menurut data internal kompas, Indonesia merupakan penyumbang pertama pertumbuhan penjualan kendaraan di Kawasan Asia Tenggara sehingga terdapat potensi untuk setiap orang memiliki kendaraan bermotor.
2. Mencari wawasan konsumen (consumer insight)
Menurut data internal Gridoto, konsumen memiliki keinginan ketika sudah memiliki kendaraan yang dicapai, mayoritas orang tersebut akan melakukan sebuah modifikasi yang bertujuan untuk mencapai kepuasaan yang diinginkan. Kemudian ketika konsumen ingin mencari sebuah referensi modifikasi mereka bisa mendapatkannya melalui website, komunitas, sosial media, bahkan melihat tutorial yang diberikan melalui channel youtube kendaraan bermotor.
3. Menentukan tema
Menurut data internal Gridoto, konsumen memilih untuk berpindah dari satu brand ke brand lainnya karena kurangnya customer experience, sehingga Brand activation menjadi sarana utama pembentukan Customer experience yang secara langsung menghadirkan aktivitas digital competition yang bertema Yamaha generasi 125 digital modification.
4. Menentukan saluran Komunikasi (Channel)
Saluran microsite yang dibentuk adalah melalui digital web based yaitu aplikasi yang dibuat berbasis web berbentuk user interface dan user experience dengan menghubungkan web server, serta browser untuk menjalankannya.
Tugas rutin yang dijalankan penulis selama diposisikan sebagai bagian dari running brand activation Yamaha 125 digital modification sendiri adalah melakukan tahapan experience dimana yang dikemukakan oleh siregar (2011 dikutip dalam Prameswara, 2019), pada saat sudah membuat objektif strategi dalam pembuatan proposal kemudian activation ini perlu dilakukan tahap implementasi lanjutan selama periode waktu yang ditentukan meliputi :
21
1. Experience (pengalaman backend Yamaha Generasi 125 digital modification)
Gambar 3.1 Backend Yamaha Generasi 125
Sumber : generasi125digitalcustom.com, 23 November 2020
Sejak penulis melakukan praktik kerja magang diberikan tanggung jawab untuk menjalankan fungsi backend secara penuh, maka atasan menyerahkan otoritas berupa key admin dan password. Kemudian secara berkala penulis melakukan monitoring backend dengan tujuan untuk menaikan design yang sudah di publish oleh peserta ke galeri experience Yamaha generasi 125. Selama proses menaikan design yang sudah di publish oleh peserta tidak bisa dinaikan secara langsung, karena penulis selalu berelasi dengan atasan untuk diseleksi terlebih dahulu dengan ketentuan lomba adalah tidak diperbolehkan merubah fungsionalitas motor pada keempat kategori tersebut. Setelah proses published dilakukan, maka gambar yang peserta published sudah resmi masuk ke dalam galeri experience Yamaha generasi 125 dengan keterangan nama desain, kategori waktu, desainer, tanggal serta status konfirmasi.
22
Gambar 3.2 User Experience Yamaha Generasi 125
Sumber : generasi125digitalcustom.com, 23 November 2020
Peserta yang telah mendaftarkan diri juga tidak dibatasi jumlah karya yang di submit, sehingga banyak peserta yang menggunakan strategi mengupload gambar lebih dari satu, dengan tujuan untuk mendapatkan kesempatan berdasarkan design yang telah dibuat. Penulis juga berkoordinasi kepada atasan dalam hal meningkatkan dan menjaga KPI yang telah ditentukan dengan menerapkan strategi partnership dengan komunitas, beserta mempelajari target konsumen melalui segmentasi berdasarkan demografis, geografis, beserta psikografis yang akan dijelaskan secara detail di tahap selanjutnya.
3.3.2 Activation Segmenting and Targeting Audience
Memperhatikan rangkaian tugas backend activation yang diberikan kepada penulis membuat penulis juga harus mampu mengembangkan dan menaikan angka target KPI yang telah ditetapkan Yamaha sebanyak 200 submit selama 1.5 bulan waktu berjalan. Penulis secara rutin berkoordinasi dengan atasan, melalui strategi yang dikembangkan Gridoto. Berdasarkan tipe segmentasi yang dikemukakan oleh Moriarty, et.all (2018. p.197), terdapat enam tipe utama karakteristik segmentasi konsumen yaitu:
23 1. Demographic
Membagi karakteristik target konsumen kedalam usia, jenis kelamin, etnis, serta pemasukan. Berdasarkan masukan dan bimbingan atasan serta penulis untuk mempermudah meningkatkan KPI, bahwa kami menetapkan target konsumen yang turut serta ikut kedalam aktivasi Yamaha digital modification meliputi :
Age : (17-50 tahun)
Gender : Laki-laki atau perempuan SES : A-B (Middle ses)
2. Life-stage segmentation
Membagi karakteristik target konsumen berdasarkan siklus kehidupan konsumen mencakup kategori anak-anak, remaja, mahasiswa, pasangan, dan keluarga. Berdasarkan ketentuan peraturan aktivasi Yamaha digital modification bahwa tidak ada ketentuan yang mengikat, namun rata-rata orang yang ikut serta ke dalam pengaktivasian brand ini meliputi :
a) Remaja b) Mahasiswa
c) Pasangan, serta keluarga
3. Geographic segmentation
Membagi karakteristik target konsumen berdasarkan lokasi tempat tinggal sebagai variabel penentu yang mencakup perkotaan, pedesaan, pinggiran kota, serta meliputi negara dan kota bagian. Berdasarkan keputusan brand activation Yamaha berbasis sponsorship, bahwa target daerah yang ditetapkan dan harus terpenuhi meliputi :
a) Negara : Indonesia
24 4. Psychographic segmentation
Membagi karakteristik yang mendasarkan pada studi bagaimana memahami perilaku yang biasa konsumen lakukan melalui cara menggunakan uang, pola kerja, waktu, minat serta pendapatan. Berdasarkan pengalaman atasan yang sebelumnya sudah pernah melakukan aktivasi jenis ini, dapat disimpulkan bahwa orang yang belum memiliki tingkat awareness dengan brand motor Yamaha kategori cc 125, lalu setelah melakukan design motor secara digital dengan harapan mempengaruhi tingkat psikologi konsumen untuk mempunyai keinginan menggunakan dan membeli motor tersebut secara nyata.
5. Behavioural segmentation
Membagi karakteristik kelompok berdasarkan tingkat penggunaan produk serta merek. Konsumen setia adalah segmentasi pasar yang penting bagi produk atau merek. Berdasarkan karakteristik kelompok dalam menggunakan produk yang berkaitan dengan merek bahwa orang atau kelompok yang mampu berpartisipasi memiliki hubungan di ranah kendaraan bermotor, dan mempunyai insight mendalam mengenai informasi kendaraan serta kemampuan mengimplementasikan ke dalam bentuk visual seperti komunitas :
a) Design grafis di ranah design komunikasi visual (dkv)
b) Design grafis khusus di ranah digital modification (digimods)
6. Value and benefits-based segmentation group people based on tangible and intangible factors
Membagi karakteristik konsumen berdasarkan faktor bernilai dan tidak bernilai. Segmentasi tidak bernilai dan bernilai didasarkan pada spiritual, hedonistik, hemat, ekologis, manfaat dan sebagainya. Berdasarkan objective kelompok maupun individu yang mengikuti digital aktivasi ini adalah menghasilkan inovasi design yang layak, serta mendapatkan rewards berupa fee, untuk itu penulis juga turut menginformasikan bahwa dengan diselenggarakan aktivasi ini membuka kesempatan untuk setiap individu
25
mendapatkan rewards yang telah kami sediakan. Sebagai bentuk nyata pemenang yaitu hadiah untuk 12 design terbaik, berhak mendapatkan uang tunai sebesar Rp.750.000,- dan T-Shirt Yamaha,serta untuk design best of the best mendapatkan 1 unit Yamaha FreeGo.
Implementasi atau kerja yang penulis harapkan setelah menetapkan segmentasi dan target audience adalah melalui :
1. Pembuatan database dengan target komunitas, dan users
Proses pengaktivasian plan a targeting dan segmenting konsumen diawali dengan penulis diberikan arahan oleh atasan untuk membuat list database mencakup geografi WIT, WIB, WITA dalam bentuk excel yang diurutkan berdasarkan, nama kota, komunitas, contact atau platform media yang digunakan.
Gambar 3.3 list database target konsumen digimods
Sumber : Olahan penulis
Mengenai pembuatan list database yang diberikan arahan oleh atasan, atasan memutuskan untuk memberikan target baik komunitas, dan user sejumlah 50-100 list. Atasan awalnya memberikan masukan untuk mengarahkan database kedalam komunitas dengan tujuan untuk mendapatkan reach yang lebih luas, dibandingkan dengan individu per individu. Namun selama penulis menjalani proses pembuatan database, penulis lebih banyak mendapatkan data individu per
26
individu, hal ini disebabkan belum semua komunitas yang menyukai digital modification terbentuk di dalam wadah atau komunitas yang sama. Lalu cara penulis mendapatkan database yang ingin dihasilkan adalah berdasarkan penggunaan sosial media berbasis facebook, dan Instagram.
Melalui facebook penulis menerapkan strategi untuk menggunakan akun pribadi dalam mencari target konsumen. Contoh keyword yang digunakan seperti digital modification club, digital art Indonesia, otomotif digital modification, all design Indonesia, komunitas design grafis Indonesia. Pada saat semua pencarian keyword tersebut sudah dilakukan, maka akan terlihat orang-orang yang dominan untuk melakukan design grafis berbasis digimods tersebut. Penulis juga memberikan ide kepada atasan untuk melakukan langkah strategis yaitu pada saat semua keyword tersebut sudah dilakukan pencarian, maka akan mengikuti juga urutan grup maupun individu, sehingga dapat lebih memudahkan mendapatkan list database dengan meminta izin kepada admin untuk bergabung ke dalam komunitas tersebut dan menyampaikan pesan yang bersifat persuasif. Diimbangi dengan melakukan pencarian melalui search engine tags Instagram melalui keywoard #digitalmodification, #designvisual, #vektor, #papuaart, #ambonart, dan #malukuart, penulis mendapatkan insight lebih dalam setelah mengamati orang yang suka bergerak dalam ranah digimods, sehingga penulis berhasil menyelesaikan database dengan total 83 yang selanjutnya juga akan dilakukan follow up secara berkala untuk mendapatkan user potensial.
2. Pemanfaatan data Grid Network sektor female dengan target mahasiswa
Proses pemanfaatan database plan b yang dimiliki oleh Grid Network sektor female bertujuan untuk menetapkan jangkauan yang lebih dalam terhadap mahasiswa serta universitas yang akan terlibat.
27
Gambar 3.4 list database target konsumen digimods
Sumber : Olahan Penulis
Proses penyeleksian data 7000 database meliputi SMA dan SMK dilakukan dengan melakukan proses penyeleksian dimulai dari waktu Indonesia barat, Indonesia tengah, hingga Indonesia Timur. Penyeleksian data ini membutuhkan waktu yang tidak sedikit, karena disebabkan oleh data yang sama, sehingga penulis dibantu oleh atasan untuk melakukan penyeleksian secara 2 tahap. Kemudian langkah yang akan dilakukan untuk proses pendekatan kepada target market adalah menyiapkan template berupa informasi persuasive detail mengenai informasi lomba, dan mengadakan opsi webinar, jika diberikan izin oleh pihak sekolah. Berhubungan dengan penerapan strategi reach audience untuk semakin banyak orang yang berpartisipasi, maka juga tidak menutup peluang untuk mengadakan kerja sama berbasis partnership.
3.3.3 Community Engagement
Setelah penulis membuat aktivasi berdasarkan segmentasi dan target market, maka Grid Network otomotif Gridoto selaku pengaktivasi brand perlu melakukan proses komunikasi secara persuasive terhadap audience yang perlu dibentuk untuk peningkatan pengembangan KPI digital modification Yamaha 125. Community relation merupakan tahap pengembangan hubungan yang terjadi diantara perusahaan pemegang brand dengan komunitas baik individu maupun
28
kelompok mencakup program yang mendukung kepentingan perusahaan nya (Burke 1999 p. 16). Pada saat tingkat membangun hubungan sudah ditingkatkan secara terus menerus kepada target konsumen yang dipilih, maka secara otomatis menimbulkan keterikatan jangka panjang. Hal tersebut yang akan penulis implementasikan melalui strategi tahap satu menurut Burke (1999. p. 101-103) yaitu :
1. Membangun tingkat kepercayaan (Building relationship of trust)
Perusahaan selaku pemegang brand memiliki kemampuan untuk membangun hubungan dengan komunitas maupun individu untuk bersikap etis, serta responsif dalam program yang ingin dicapai. Dalam tahap ini juga diperlukan keterampilan untuk mendengarkan, berkomunikasi, serta memberikan win-win solutions.
Gambar 3.5 Template media sosial
Sumber : Olahan Penulis
Penulis dalam tahap mengkomunikasikan brand activation Yamaha digital modification melalui platform media sosial berbasis email, facebook, beserta instagram diperlukan pembuatan template caption yang memiliki unsur informasi brand atau perusahaan selaku penyelenggara event, target audience yang diikutsertakan, informasi acara, serta akses untuk mempermudah mengikuti event yang dibentuk. Semua proses pembuatan template dibuat oleh penulis, dengan diverifikasi oleh atasan terkait kaidah penulisan dan siap untuk digunakan. Setelah proses pembuatan template caption dilakukan, maka penulis mulai menginformasikan kepada target database melalui facebook page, instagram direct message, serta email.
29
Gambar 3.6 Caption on email, facebook, IG DM
Sumber : Olahan Penulis
Selama penulis melakukan proses follow up melalui platform media sosial berbasis email, facebook, beserta Instagram feedback yang dilakukan konsumen rata-rata bertanya perihal persyaratan event digimods secara mendalam, hadiah yang bisa diterima, dan juga terdapat beberapa orang yang hanya melihat pesan yang sudah dikirimkan. Penulis di dalam melakukan proses follow up kepada konsumen juga melakukan pendekatan yang berbeda, dan jangka panjang. Terdapat satu target potensial Indonesia Timur yang menjadi target penting pencapaian brand Yamaha. Awalnya beliau mengatakan bahwa hanya berfokus di bidang digital painting smudge, pop art, namun penulis tidak berhenti dan terus mencoba sampai tahap dimana beliau mau untuk mendengarkan event yang diselenggarakan, sampai dengan tahap mencoba, bahkan berhasil menjadi pemenang mewakili Indonesia Timur.
Di tahap akhir proses closed backend Yamaha digital modification 125 proses pencapaian engagement peserta mencapai 252 peserta meliputi WIB,WIT,WITA. Kemudian penulis juga melakukan proses koordinasi dengan bagian redaksi untuk melakukan proses penjurian dan diberikan tanggung jawab untuk LO liaision officer sebanyak 12 orang dalam tahap menghubungi pemenang untuk mewakili Yamaha generasi 125.
30 3.3.4 Administration & reporting
3.3.4.1 Reporting
Berdasarkan proses activation yang dilakukan melalui backend, Yamaha selaku partner meminta untuk dibuatkan secara update to date 1 minggu sekali di waktu kerja senin pukul 09.00 pagi secara keseluruhan meliputi perkembangan data report submission, dan data report sign up peserta. Tujuan dibuatnya data report secara keseluruhan adalah untuk menjaga kualitas key performance indicator activation yang telah ditetapkan meliputi WIB, WIT, WITA.
Gambar 3.7 Data report submission dan sign up peserta
Sumber : drive.google.com, 25 November 2020
Data report melalui gambar diatas dibagi menjadi 2 kategori yaitu data report submission dan sign up. Fungsi utama submission adalah mengetahui perkembangan secara real time setiap minggu mengenai pertumbuhan peserta yang sudah berpartisipasi dalam proses submit gambar, sedangkan fungsi kedua sign up adalah persentase seberapa besar orang yang berminat mendaftarkan diri melalui digital brand activation yang dibuat. Berdasarkan data yang telah di update setiap minggu rata-rata proses submit gambar yang dilakukan peserta mencapai 30-40, hal ini disebabkan oleh banyak orang yang melakukan proses sign up Yamaha Digital activation, namun tidak melakukan submit gambar. Di tahap akhir proses penutupan backend Yamaha digital modification 125 proses pencapaian engagement peserta mencapai 252 peserta meliputi WIB,WIT,WITA. Kemudian penulis juga melakukan proses koordinasi dengan bagian redaksi untuk melakukan proses penjurian dan diberikan tanggung jawab untuk LO laision officer sebanyak
31
12 orang untuk mewakili Yamaha generasi 125. Melalui tahap redaksi dalam melakukan penjurian penulis membuat bahan presentasi yang dibagi menjadi 3 kategori wilayah berdasarkan 4 kategori motor yang berbeda.
Gambar 3.8 Data full report Yamaha Generasi 125
Sumber : drive.google.com, 25 November 2020
Selanjutnya pada saat data report submission dan sign up sudah dipenuhi Yamaha juga meminta untuk dilakukan proses tahap akhir, yaitu dalam pembuatan full report Yamaha Generasi 125 Sejumlah 252 design. Laporan ini dibuat meliputi nama desainer, nama desain, kategori waktu, kategori motor, gambar, tanggal submit, email, kontak, serta alamat. Tujuan dibuat laporan ini adalah memudahkan Yamaha untuk memastikan bahwa data backend yang telah terhitung secara otomatis, dapat terlihat melalui format excel.
32 3.3.4.2 Administration
Salah satu job desk marketing communication Kompas Gramedia Grid Network Gridoto adalah mengurus proses administratif yang selanjutnya akan dibantu oleh pihak finance.
Gambar 3.9 Proses administratif peserta Yamaha Generasi 125
Sumber : Olahan Penulis
Proses pengurusan data administratif ini bertujuan untuk setiap peserta yang berkontribusi dalam pemenang bisa mendapatkan hak nya secara penuh. Lalu penulis diperlukan melakukan proses koordinasi dengan setiap peserta dengan menghubungi via email, dan juga reminder melalui kontak peserta masing-masing. Selama proses pengurusan administratif peserta dengan sangat detail memperhatikan keabsahan data yang diterima.
3.4 Kendala yang Ditemukan
Selama melakukan proses kerja magang, penulis mengalami beberapa kendala internal terkait proses pekerjaan yaitu:
1. Sehubung dengan praktik kerja magang yang dilakukan secara work from home, diakibatkan global pandemic covid-19 maka penulis sedikit terhambat dalam proses koordinasi, dan penetapan strategi.
2. Di bidang marketing communication Kompas Gramedia Grid Network, penulis juga turut serta mengurus proses administratif data yang akan dilimpahkan kepada pihak keuangan terkait proses aktivasi peserta, namun dalam proses pencairan mengalami kendala dari segi waktu yang menyebabkan peserta ingin memiliki kepastian.
33
3. Selama proses pemenuhan target KPI submission Yamaha generasi 125 digital modification penulis mengalami kendala dalam pencapaian target individu yang berada di wilayah Indonesia bagian Timur.
3.5 Solusi atas Kendala yang Ditemukan
1. Penulis dalam melakukan koordinasi terkait proses brand activation Yamaha generasi 125 tetap melakukan update berkala perihal KPI aktivasi yang harus dicapai melalui platform Whatsapp, Google Meet dan Google Drive sehingga komunikasi dapat terus dibangun. Perihal KPI digital aktivasi Yamaha penulis lebih banyak melakukan proses pengadaan ide melalui riset yang sudah dihasilkan, seperti menganalisis target konsumen, menyampaikan atensi konsumen yang sudah di follow up, serta melakukan brainstorming kepada staf dan juga group head of marketing communication untuk menghasilkan strategi perencanaan yang tepat diimplementasikan kepada audience.
2. Terkait proses administratif atasan selalu membantu penulis, untuk melakukan update berkala mengenai proses kerja bagian keuangan, dan penulis sangat berhati-hati dalam merespon peserta dan juga melakukan update berkala.
3. Melakukan riset secara mandiri dengan menghubungkan keterkaitan selama pembelajaran di kuliah melalui pemahaman konsep type of segmentation berdasarkan Demographic, Life-stage segmentation, Geographic segmentation, Psychographic segmentation, Behavioural segmentation, dan Value and benefits-based segmentation group people based on tangible and intangible factors. Ditambah dengan menggunakan search engine instagram dengan hastag seperti #digitalmodification, #poparts, #smullarts, #papua, #maluku lalu menghubungkan informasi melalui direct message instagram dengan melakukan komunikasi persuasive dalam melibatkan nama perusahaan serta keuntungan dari mengikuti lomba Yamaha generasi 125 tersebut.
