BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Persediaan
Persediaan adalah suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode waktu tertentu atau persediaan barang-barang yang masih dalam pengerjaan atau proses produksi, ataupun persediaan bahan baku yang menunggu penggunaannya dalam suatu proses produksi.
Menurut Warren (2012:370) “persediaan adalah sebagai salah satu asset lancar biasanya memiliki sebagaian besar diperusahaan neraca relative untuk total asset.
Menurut Sukrisno dan Estralita (2009:32) “Persediaan adalah asset yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal, baik barang dagangan untuk usaha perdagangan maupun barang jadi untuk manufaktur”, berada dalam proses produksi (barang dalam proses manufaktur dan pekerjaan dalam proses untuk kontraktor); dan dalam bentuk bahan baku atau perlengkapan (bahan pembantu) untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa”.
Menurut Hery (2008:224) “Persediaan barang dagang adalah barang dagangan yang dimiliki oleh perusahaan dan sudah langsung dalam bentuk siap untuk dijual dalam kegiatan bisnis normal perusahaan sehari-hari”.
Menurut Ahmad dan Sulastiningsih (2009:56) “Persediaan pada perusahaan dagang adalah barang-barang yang dimiliki untuk dijual untuk digunakan untuk memproduksi barang-barang yang akan dijual”.
Menurut Kieso (2011:408) “Persediaan adalah barang asset yang perusahaan yang berlaku untuk dijual dalam kegiatan usaha normal, atau barang yang akan digunakan atau dikonsumsi dalam produksi barang yang akan di jual.
Persediaan sangat diperlukan oleh suatu perusahaan karena pada prinsipnya persediaan mempermudah atau memperlancar kegiatan operasi perusahaan, yang harus dilakukan secara berturut-turut untuk memproduksi barang-barang, serta selanjutnya menyampaikannya kepada para pelanggan atau konsumen.
Didalamnya persediaan, juga terdapat pengendalian internal yanh harus diterapkan. Dua tujuan utama dari pengendalian internal atas persediaan adalah mengamankan persediaan dan melaporkannya secara tepat dalam laporan keuangan. Pengendalian internal ini bisa bersifat preventif (pencegahan) maupun detektif.
Pengendalian preventif (preventif control) dirancang untuk mencegah kesalahan atau kekeliruan pencatatan. Pengendalian detektif (detective control) ditujukan untuk mendeteksi kesalahan atau kekeliruan yang telah terjadi. 2.2 Jenis Persediaan
Jenis persediaan pada perusahaan dagang Menurut Hery (2008:224) hanya ada satu jnis, yaitu persediaan barang dagangan, dimana barang dagang
ini dimiliki oleh perusahaan dan sudah angsung dalam bentuk siap untuk dijual dalam kegiatan bisnis normal dalam perusahaan sehari-hari. Jes persediaan pada perusahaan manufaktur Menurut Sukrisno dan Estralita (2009:32), perusahaan manufaktur biasanya mempunyai 3 jenis persediaan yaitu :
A. Bahan baku dan bahan pelengkap
Biaya peroleh bahan baku (raw material) terdiri dari harga pembeli, ongkos angkut, biaya gudang, dan biaya lain-lain yang berhubungan dengan penyimpangan sampai bahan tersebut dipakai dalam produksi.
Bahan baku masih dapat digolongkan ke dalam bahan baku langsung dan bahan pembantu. Bahkan bahan baku langsung adalah bahan yang dapat di identifikasi langsung dalam produk, misalnya bahan kayu untuk pembuatan lemari. Bahan baku pelengkap adalah bahan yang tidak dpat di identifikasikan dalam produk, seperti minyak pelumnas dan kertas amplas. Bahan tersebut secara fisik tidak terlihat dalam produk.
B. Barang dalam pengolahan (work in process)
Barang dalam pengolahan (work in process) adalah barang yang masih dalam tahan penyelesaian. Untuk menyelesaikan produk tersebut, perusahaan masih memerlukan tambahan pekerjaan sehingga membutuhkan biaya tenaga kerja dan biaya tidak langsung lainnya.
C. Barang jadi (finished goods)
Barang jadi (finished goods) adalah produk yang teah selesai diolah dan siap untuk dijual. Semua biaya bahan baku, biaya tenaga kerja, dan biaya tidak langsung teah selesai dibebankan. Persediaan meliputi barang-barang yang ada dalam perusahaan dalam perjalanan mampu yang di titipkan kepada pihak lain. Barang-barang yang tidak dapat lagi dijual atau digunakan untuk produksi tidak di golongkan ke dalam persediaan. Persediaan semacam ini dimasukkan sebagai bagian asset lain-lain.
2.3 Sistem Pencatatan Persediaan (Inventory System)
Menurut Sukrisno dan Estralita (2009:32) system pencatatan persediaan dibagi menjadi du yaitu system persediaan periodic dan system persediaan perpetual.
2.3.1 Sistem Persediaan Periodic
Dalam system periodic, persediaan dihitung dengan melakukan inventarisasi pada setiap akhir periode. Hasil perhitungan tersebut dapat di pakai untuk menghitung harga pokok penjualan (HPP), yang pada gilirannya di pakai guan menyusun laporan keuangan. Dengan system periodic ini, perhitungan persediaan dapat dilakukan secara akurat dan benar. Namun ada juga kelemahannya, yaitu jika jumlah dan jenis persediaan sangat banyak, cara ini menjadi mahal sekali. System ini cocok di terapka pada perusahaan yang jenis dan jumlah persediaannya
tidak banyak. Cara ini tidak praktis dan ekonomis jika jumla jenis persediaan sangat banyak
2.3.2 Sitem Persediaan Perpetual (Perpetual Inventory System) sistem perpetual dapat menyajikan keterangan mengenai persediaan dan HPP secara terus menerus tanpa inventarisasi. Hal ini dapat dilaksanakan karena setiap transaksi yang yang berhubungan dengan persediaan. Selalu dicatat sedemikian rupa sehingga rekening persediaan senantiasa menyajikan saldo persediaan fisik. Dengan sistem periodic, nilai persediaan hanya dapat diketahui jika pemeriksaan fisik di lakukan. Sekalipun dalam sistem perpetual tidak di persyaratkan pemeriksaan fisik (stock opname), perusahaan sering pula melakukannya untuk pengawasan persediaan dan agar perhitungan HPP lebih akurat. Sistem perpetual tidak menggunakan cara penaksiran dalam menghitung nilai persediaan, bahan pemeriksaan fisik masih digunakan sebagai pelengkap. Dengan demikian, sistem ini bertentangan dengan ketentuan perpajakan. Cara tidak sesuai dengan prinsip perpajakan adalah jika persediaan di nilai berdasarkan penaksiran atau perkiraan. Berikut contoh perbedaan pencatatan persediaan periodic dan perepetual.
Table 2.1
Perbedaan System Pencatatan Persediaan Periodic dan Perpetual
Periodic inventory system Perpetual inventory system Persediaan awal, 100 unit $6
Akun persediaan menunjukkan persediaan
Yang ada pada $600
Persediaan awal, 100 unit $6 Akun persediaan menunjukkan persediaan
Yang ada pada $600 Pembelian 900 unit $6 Pembelian $5.400 Hutang $5.400 Pembelian 900 unit $6 Persediaan $5.400 Hutang $5.400 Penjualan 600 unit $12 Piutang $7.200 Penjualan $7.200 No entry Penjualan 600 unit $12 Piutang $7.200 Penjualan $7.200 HPP (600X$6) $3.600 Persediaan $3.600 Akhir periode untuk kun persediaan
400 unit dengan harga $6 Tidak ada jurnal
Akun, persediaan menunjukkan saldo akhir $2.400
(600+5.400-3.600)
Akhir periode untuk kun persediaan 400 unit dengan harga $6
Persediaan akhir $2.400 HPP $3.600 Pembeliaan $5.400 Persediaan $600
2.4 Membedakan Metode Biaya Persediaan
Memebdakan metode biaya persediaan Menurut Warren (2012:360) dibedakan menjadi dua cara yaitu :
a. Metode FIFO
Ketika metode FIFO digunakan selama periode inflasi atau kenaikan harga, biaya per unit lebih awal lebih rendah dari biaya per unit yang lebi baru. Dengan demikian, FIFO akan menunjukkan laba kotor yang lebih besar. Namun, peresediaan haru di ganti dengan harga yang lebih tinggi dari pada yang ditunjukkan oleh harga pokok penjualan. Bahkan neraca akan melaporkan persedian barang dagangan berakhir di suatu jumlah yang hampir sama dengan biaya penggantian saat ini. Ketika tingkat inflasi mencapai dua digit, seperti yang terjadi selama tahun 1970, keuntungan kotor yang lebih besar yang dihasilkan dari metode FIFO sering disebut keuntungan persediaan atau keuntungan ilusi. Anda harus mencatat bahwa dalam periode deflasi atau penurunan harga, efeknya justru sebaliknya.
b. Metode LIFO
Ketika metode LIFO di gunakan selama periode inflasi atau kenaikan harga, hasilnya berlawanan orang-orang dari dua metode lainnya. Metode LIFO akan menghasilkan jumlah yang lebih tinggi dari harga pokok penjualan, jumlah yang lebih rendah dari laba kotor, dan jumlah yang lebih rendah dari persediaan pada akhir periode dari dua metode lainnya. Alasan dari efek ini adalah bahwa biaya unit yang
paling baru saja diakuisisi adalah hampir sama dengan biaya penggantian mereka. Dalam periode inflasi, biaya satuan yang lebih baru lebih tinggi Dari biaya per unit sebelumnya. Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa metode LIFO lebih hampir cocok biaya saat ini dengan pendapatan saat ini. Selama periode kenaikan harga, menggunakan LIFO menawarkan penghematan pajak penghasilan. Pajak penghasilan hasil tabungan karena LIFO melaporkan jumlah terendah laba bersih dari tiga metode. Selama dua digit periode inflasi 1970, banyak bisnis berubah dari FIFO ke LIFO untuk penghematan pajak. Namaun, persediaan akhir pada lembar saldo mungkin sangat berbeda dari biaya penggantiannya saat ini. Dalam kasus tersebut, laporan keuangan biasanya termasuk catatan yang menyatakan estimasi perbedaan antara persediaan LIFO dan persediaan jika FIFO telah di gunakan. Sekali lagi, anda harus mencatat bahwa dalam periode deflasi jatuh tingkat harga, efeknya justru sebaliknya.
2.4.1 Pelaporan Persediaan Barang Dagangan Dalam Laporan Keuangan
Pelaporan persediaan barang dagangan dalam laporan keuangan Menurut Warren (2012:362), ada empat cara pelaporan persediaan barang dagangan dalam laporan keuangan yaitu sebagai berikut :
1. Penilaian dengan rendah antara biaya perolehan pasar (LCM) Jika biaya penggantian item dalam persediaan lebih rendah dari biaya pembelian asli, (LCM) metode yang lebih rendah yang di
gunakan untuk menilai persediaan. Pasar, seperti yang di gunakan dalam lebih rendah dari biaya atau pasar, adalah biaya untuk mengganti barang dagangan pada tanggal persedian. Nilai pasar ini di dasarkan pada jumlah biasanya di beli dari sumber yang biasa pasokan. Dalam bisnis dimana inflasi adalah norma,harga pasar jarang menurun. Dalam bisnis dimana teknologi berubah dengan cepat (misalnya, mikrokomputer dan televise) penurunan pasar yang umum. Keuntungan utama dari metode LCM adalah bahwa laba kotor (dan laba bersih) berkurang dalam periode dimana penurunan pasar terjadi.
2. Penilaian yang lebih rendah antara biaya peroleh atau nilai realisasi bersih.
Seperti yang anda harapka, barang yang sudah ketinggalan zaman, manja atau rusak atau yang dapat di jual hanya dengan harga di bawah biaya harus ditulis. Barang tersebut harus dinilai pada realisasi bersih. Nilai realisasi bersih adalah estimasi harga penjualan dalam kegiatan usaha normal di kurangi estimasi biaya penyelesaian dan taksiran biaya yang diperlukan untuk membuat penjualan (beban penjualan langsung).
3. Persediaan pada neraca
Persediaan barang dagangan biasanya disajikan kepada bagian aktiva lancar dai neraca, piutang beriku. Kedau metode penentuan biaya persediaan (FIFO atau rata-rata) dan metode
penilaian persediaan (biaya atau lebih rendah dari biaya atau NRV) harus ditampilkan. Hal ini tidak biasa bagi perusahaan besar dengan kegiatan yang bervariasi untuk menggunakan metode biaya yang berbeda untuk segmen yang berbeda dari persediaan mereka. Rincian dapat diungkapkan dalam tanda kurung pada neraca atau dicatatan atas laporan keuangan.
4. Pengaruh kesalahan persediaan terhadap laporan keuangan. Setiap kesalahan dalam persediaan barang dagangan akan mempengaruhi baik neraca dan laporan laba rugi. Misalnya, kesalahan dalam perhitungan fisik persediaan akan salah mengutarkan persediaan akhir, aktiva lancar, dan total asset pada neraca. Selain itu, kesalahan dalam persediaan juga akan mempengaruhi harga pokok penjualan dan laba kotor pada laporan laba rugi.
2.4.2 Estimasi Biaya Persediaan
a. Metode ritel kalkulasi biaya persediaan
Metode persediaan eceran memperkirakan biaya persediaan di dasarkan pada hubungan antara biaya barang dagangan yang tersedia untuk dijual dengan harga eceran dari barang yang sama. Untuk menggunakan metode ini, harga eceran semua barang dipertahankan dan mencapai selanjutnya, persediaan eceran di tentukan dengan mengurangi penjualan untuk periode
dari harga eceran barang yang tersedia untuk dijual selama periode tersebut.
b. Metode laba kotor memperkirakan persediaan
Metode laba kotor menggunakan estimasi laba kotor untuk periode untuk memperkirakan persediaan pada akhir periode. Laba kotor biasanya di estimasi dari tingkat actual tahun sebelumnya, disesuaikan dengan setiap perubahan yang dibuat dalam biaya dan harga penjualan selama periode berjalan. Dengan menggunakan tingkat laba kotor, jumlah dolar dari penjualan untuk periode dapat dibagi menjadi dua komponen : (1) laba kotor dan (2) harga pokok penjualan. Jumlah terakhir mungkin kemudian di potong dari biaya barang dagangan yang tersedia untuk dijual untuk menghasilkan perkiraan biaya persediaan.
2.5 Pengertian Flowchart
Flowchart aalah merupakan langkah awal pembuatan program. Dengan adanya flowchart urutan proses kegiatan menjadi lebih jelas karena terdapat alur yang sudah menggambarkan suatu proses. Jika ada penambahan proses maka dapat dilakukan lebih mudah. Setelah flowchart selesai disusun, selanjutnya pemrogram (programmer) menerjemahkannya ke bentuk program
dengan bahas pemrogramman. (sumber dari : Agung
2.5.1 Tujuan Flowchart
Tujuan flowchart adalah untuk menggambarkan suatu tahapan penyelesaian masalah sederhana, terurai, rapih dan jelas dengan menggunakan simbol-simbol standar.(sumber dari : Agung Qink,Flowchart,2012,April).
2.6 Flowchart Yang Terkat Dengan Persediaan Pengendalian Intern ada 2 flowchart yang terkait dengan persediaan pengendalian intern :
1. Flowchart pencatatan produk jadi, pencatatan harga pokok jadi yang dijual, dan pengeluaran barang.
Keterangan dari flowchart pencatatan produk jadi, pencatatan harga pokok jadi yang dijual, dan pengeluaran barang : (sumber dari : Stephanie Chandra Suhardy,Sistem Informasi Akuntansi,2012,April)
A. Gudang
Gudang membuat barang sehingga menjadi barang jadi. Lalu membuat catatan pertambahan barang yang dirangkap 3, lembar pertama sebagai arsip, lembar kedua diberikan kepimpinana, lembar ketiga diberikan ke bagian akuntansi persediaan. Dari daftar pemesanana customer yang diterima dari bagian penjualan, gudang mencatat pengeluaran tersebut dengan membuat catatan pengeluaran barang rangkap 2 , lembar pertama sebagai dasar penyiapan barang yang akan dipesan, lembar kedua di berikan ke bagian akuntansi persediaan. Barang yang dipesan lalu diberikan ke bagian penjualan.
B. Bagian akuntan persediaan dari catatan pertambahan barang, bagian ini mebuat daftar harga jua barang rangkap 2, lembar pertama sebagai arsip, lembar kedua diberikan ke pimpinan. Dari catatan pengeluaran barang, bagian dari membuat laporan pengeluaran barang rangkap 2, lembar pertama untuk arsip, lembar kedua diberikan ke pimpinan.
C. Pimpinan
Catatan pertambahan barang dari gudang dijadikan arsip. Setelah menerima daftar harga jual barang dari bagian akuntansi persediaan, pimpinan menyetujui lalu dijadikan arsip dan diberikan kebagian
penjualan. Laporan pengeluaran barang yang diterima dari bagian penjualan dijadikan arsip.
D. Bagian penjualan.
Daftar harga jual barang yang diterima dari pinmpinan. Serta permintaan daftar harga barang dari customer dijadikan dasar untuk membuat daftar harga barang yang diminta oleh customer, lalu daftar harga barang tersebut diberikan ke customer, bagian penjualan lalu menerima daftar pemesanan, bagian penjualan membuat surat jalan. Barang beserta surat jalan dikirim ke customer. Setelah mendapat surat jalan yang ditanda tangani, bagian penjualan membuat laporan keuangan rangkap 2, lembar pertama diserahkan ke pimpinan, lembar kedua dijadikan arsip.
2. Flowchart pencatatan harga pook persediaan yang dibeli dan permintaan barang
Sumber dari : Stephanie Chandra Suhardy, Sistem Informasi Akuntansi, 2012, april
Keterangan flowchart pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli dan permintaan barang : (sumber dari : Stephanie Chandra Suhardy,sistem informasi akuntansi,2012,April)
A. Gudang
Gudang melakukan pengecekan barang lalu membuat form permintaan barang rangkap 2, lembar pertama diberikan kebagian pembeli, lembar kedua bersama dengan laporan peneriman barang yang diterima dari bagian penerimaan dijadikan sebagi dasar pembuatan laporan penambahan persediaan rangkap 2, lembar pertama sebagai arsip, lembar kedua diserahkan ke pimpinan.
B. Bagian pembelian
Form pembelian barang yang diterima dari gudang oleh bagian pembelian dibuat surat permintaan penawaran harga rangkap 2, lembar pertama sebagai arsip, lembar kedua diserahkan ke supplier. Surat penawaran harga yang diterima dari supplier, bagian pembelian mencari harga yang cocok dan membuat surat order pembelian rangkap 3, lembar pertama sebagai arsip,lembar kedua diserahkan kebagian penerimaan, lembar ketiga diserahkan kebagian supplier.
C. Supplier
Setelah menerima surat penerimaan penawaran harga dari bagian pembelian, lalu supplier membuat surat penawaran harga lalu diberikan ke bagian pembelian. Surat order pembelian yang diterima dari bagian pembelian di buat surat penerimaan barang rangkap 2, lembar pertama
diberikan bagian penerimaan bersama barang, lembar kedua dijadikan arsip.
D. Bagian penerimaan
Surat order pembelian yang diterima dari bagian pembelian, pembelian dan surat penerimaan barang yang diterima dari supplier, dilakukan pengecekkan lalu mebuat laporan penerimaan barang rangkap 2, lembar pertama diserahkan ke gudang, lembar kedua sebagai arsip.
E. Pimpinan.
Laporan penambahan persediaan, persediaan yang diterima dari gudang dijadikan arsip.
2.7 flowchart yang terkait dengan persediaan SOP(Surat Order Pembelian) 1. flowchart dari bagian pencatatan barang/produk jadi
Keterangan dari flowchart pencatatan barang atau produk jadi adalah : Sumber dari : Ester Lyan,sistem informasi akuntansi,2012,april
A. Bagian produksi membuat Bukti Pengiriman Barang Jadi rangkap 3. Lembar 1 dikirimkan bersama barang ke Bagian Gudang. Lembar 2 dikirimkan ke Bagian Akuntansi. Lembar 3 disimpan sebagai arsip.
B. Bagian Akuntansi menerima Bukti Pengiriman BJ lembar 2 dari Bagian Produksi, kemudian di arsip untuk dijadikan bukti bahwa Bagian Produksi telah menyelesaikan produk jadi dan sudah melakukan pengiriman ke Bagian Akuntansi
C. Bagian gudang menerima barang jadi dan Bukti Pengiriman Barang Jadi lembar 1 dari Bagian Produksi. Berdasarkan Bukti Pengiriman BJ tersebut, Bagian Gudang mengisi Kartu Gudang yang menyatakan bahwa bagian gudang menerima barang jadi sejumlah unit barang jadi yang telah ditransfer oleh bagian produksi.
D. Setelah mengisi kartu gudang, Bagian Gudang meminta tanda tangan (untuk mengetahui produk jadi yang masuk ke Bagian Gudang) ke Bagian Akuntansi.
E. Bagian Akuntansi menerima Kartu Gudang untuk ditanda tangani sebagai bukti penerimaan barang jadi. Setelah itu mengirimkan Kartu gudang yang telah ditanda tangani ke Bagian Gudang.
F. Berdasarkan kartu gudang yang telah ditanda tangani, Bagian Gudang membuat Surat Penerimaan Barang Jadi (SPBJ) rangkap 3. Lembar
pertama dikirimkan ke Bagian Akuntansi, lembar 2 dikirimkan ke Bagian Produksi dan lembar 3 disimpan sebagai arsip.
G. Bagian Akuntansi menerima SPBJ lembar 1 dari Bagian Gudang. Berdasarkan SPBJ lembar 1 tersebut, Bagian Akuntansi mengisi Kartu persediaan yang digunakan untuk mengetahui persediaan barang jadi yang telah masuk.
H. Setelah mengisi Kartu Persediaan, Bagian Akuntansi mencatat di Jurnal tentang persediaan barang jadi yang masuk. Setelah itu, memposting ke buku besar, dan dibuatkan neraca saldo dan neraca lajur, jurnal penyesuaian dan Laporan Keuangan. Berdasarkan Laporan Keuangan tersebut, Bagian Akuntansi membuat Laporan Penerimaan Barang Jadi (LPBJ) yang dikirimkan ke Manajer.
I. Bagian Produksi menerima SPBJ lembar 2 dari Bagian Gudang. Berdasarkan SPBJ lembar 2, Bagian Produksi membuat Laporan Penyelesaian Barang Jadi yang dikirimkan ke Manajer.
2. Flowchart dari bagian pencatatan harga pokok produk jadi yang dijual
keterangan dari flowchart pencatatan harga pokok produk jadi yang jual :
A. Bagian produksi membuat surat permintaan bahan baku rangkap 2, lembar 1 diberikan kepada bagian gudang sedangkan lembar ke 2 disimpan sebagai arsip.
B. Bagian gudang menerima surat permintaan barang baku lalu mempersiapkan bahan baku yang diminta, membuat surat pengiriman barang rangkap 2. Lembar 1 disimpan sebagai arsip sedangkan lembar ke 2 dikirim ke bagian produksi beserta bahan baku.
C. Bagian produksi menerima surat pengiriman dan barang, lalu melakukan produksi. Setelah itu membuat laporan DM,DL,FOH rangkap 2. Lembar 1 disimpan sebagai arsip, lembar ke 2 dikirim ke bagian akuntansi.
D. Bagian akuntansi menerima laporan DM,DL,FOH. Berdasarkan laporan tersebut bagian akuntansi menghitung DMC,DLC,FOH. Lalu membuat laporan harga pokok produksi rangkap 2. Lembar 1 disimpan sebagai arsip. Lembar ke 2 dikirim ke manajer.
E. Bagian manajer menerima laporan harga pokok produksi,. Berdasarkan laporan harga pokok produksi bagian manajer menentukan margin laba lalu membuat laporan harga penjualan barang.
3. Flowchart pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli
Keterangan dari flowchart pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli (sumber dari : Ester Lyan,sistem informasi akuntansi 2012,april
A. Bagian Gudang yang biasanya membutuhkan barang, membuat SPP (Surat Permintaan Pembelian) rangkap 2. Lembar 1 dikirim ke Bagian Pembelian, dan lembar 2 disimpan oleh Bagian Gudang sebagai arsip. B. Bagian Pembelian menerima SPP lembar 1 dari Bagian Gudang.
Berdasarkan SPP lembar 1, maka Bagian Pembelian membuat SPPH. C. SPPH tersebut dikirimkan ke Bagian Supplier. Dan Supplier membuat
SPH. SPH tersebut dikirimkan ke Bagian Pembelian. Berdasarkan SPH tersebut, Bagian Pembelian membuat SDP (Surat Daftar Pembelian) dikirim ke Manager untuk mendapat persetujuan.
D. Jika Manager menyetujui SDP tersebut, maka SDP yang telah disetujui dikirimkan kembali ke Bagian Pembelian. Jika tidak, maka kembali ke transaksi awal.
E. Berdasarkan SDP yang sudah disetujui, Bagian Pembelian membuat SOP (Surat Order Pembelian) rangkap 4. Lembar ke-1 dikirim kepada Supplier. Lembar ke-2 dikirim ke Bagian Keuangan. Lembar ke-3 dikirim ke Bagian Gudang dan lembar ke-4 disimpan sebagai arsip.
F. Supplier menerima SOP lembar ke-1 dari Bagian Pembelian. Kemudian Supplier membuat faktur rangkap 2. Lembar ke-1 dikirim beserta barang pesanan ke Bagian Pembelian. Lembar ke-2 disimpan sebagai arsip. G. Bagian Pembelian menerima faktur beserta barang pesanan dari Supplier.
H. Bagian Gudang menerima barang dan mencatat barang masuk berdasarkan SOP lembar ke-3 dan membuat LPB (Laporan Penerimaan Barang) rangkap 3. Lembar ke-1 dikirimkan ke Bagian Pembelian. Lembar ke-2 dan faktur dikirim ke Bagian Keuangan. Dan lembar ke-3 disimpan sebagai arsip.
I. Bagian Keuangan menerima SOP lembar ke-2, Faktur serta LPB lembar ke-2 dari Bagian Gudang.
J. Berdasarkan SOP lembar ke-2, Faktur dari Bagian Pembelian serta LPB lembar ke-2, Bagian Keuangan membuat Laporan Pembelian LP rangkap 2. Lembar pertama diserahkan ke Manager dan lembar kedua disimpan sebagai arsip.
K. Berdasarkan laporan pembelian kredit bagian keuangan membuat laporan harga pokok persediaan rangkap 2. Lembar pertama dikirim ke manager, lembar ke 2 disimpan sebagai arsip.
4. Flowchart dari permintaan dan pengeluaran barang gudang
keterangan dari flowchart permintaan dan pengeluaran barang gudang
A. Bagian Produksi membuat surat permintaan bahan baku sesuai kebutuhan rangkap 2. Lembar pertama dikirim ke Bagian Gudang dan lembar kedua disimpan sebagai arsip.
B. Bagian Gudang menerima surat permintaan bahan baku dari bagian produksi.
C. Berdasarkan Surat Permintaan Bahan Baku, Bagian Gudang membuat Surat Pengiriman Bahan Baku rangkap 2. Lembar 1 dikirim ke Bagian Produksi beserta bahan baku yang diminta dan lembar kedua disimpan sebagai arsip.
D. Berdasarkan Surat Pengiriman Bahan Baku, Bagian Gudang membuat bukti permintaan dan pengeluaran bahan baku gudang rangkap 2. Lembar pertama dikirim ke Bagian Akuntansi dan lembar kedua disimpan sebagai arsip.
E. Berdasarkan bukti permintaan dan pengeluaran bahan baku, Bagian Gudang membuat laporan persediaan bahan baku rangkap 2. Lembar pertama dikirim ke Bagian Akuntansi, lembar kedua disimpan sebagai arsip.
F. Bagian Produksi menerima Surat Pengiriman Bahan Baku beserta bahan baku dari Bagian Gudang.
G. Bagian Produksi memproduksi bahan baku menjadi barang jadi, kemudian mengirim barang jadi ke Bagian Gudang.
H. Berdasarkan barang jadi, Bagian Gudang membuat laporan barang jadi rangkap 2. Lembar 1 dikirim ke Bagian Akuntansi dan lembar kedua disimpan sebagai arsip.
I. Berdasarkan laporan persediaan bahan baku, bukti permintaan dan pengeluaran bahan baku gudang dan laporan barang jadi, Bagian Akuntansi membuat laporan permintaan dan pengeluaran barang gudang rangkap 2. Lembar pertama dikirim ke Manajer dan lembar 2 disimpan sebagai arsip.
2.8 Pengertian Pengendalian Intern
Pengendalian Intern didefiniskan oleh AICPA sebagai berikut : Pengendalian Intern itu meliputi struktur organisasi dan semua cara-cara serta alat-alat yang di koordinasikan yang digunakan di dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, memajukan efisiensi di dalam usaha, dan membantu mendorong dipatuhi kebijakan manajemen yang telah ditetapkan lebih dahulu.
2.8.1 Ciri-ciri pokok dari system Pengendalian Intern
Suatu system pengawasan intern yang memuaskan harus meliputi :
1. Suatu struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tepat.
2. Suatu system wewenang dan prosedur pembukuan yang baik, yang berguna untuk melakukan pengawasan akuntansi yang cukup terhadap harta milik, hutang-hutang, pendapatan-pendapatan dan biaya-biaya. 3. Praktek-praktek yang sehat harus dijalankan di dalam melakukan
tugas-tugas dan fungsi-fungsi setiap bagian dalam organisasi.
4. Suatu tingkat kecakapan pegawai yang sesuai dengan tanggung jawab. 2.8.2 Aktivitas-Aktivitas pengendalian
Prosedur-prosedur pengendalian termasuk dalam satu dari lima kategori berikut :
1. Otorisasi transaksi dan kegiatan yang memadai
Para pegawai melaksanakan tugas dan membuat keputusan yang mempengaruhi asset perusahaan. Oleh karena itu pihak manajemen kekurangan waktu dan sumber daya untuk melakukan supervise setiap aktivitas dan keputusan, mereka membuat kebijakan untuk diikuti oleh para pegawai, dan kemudian memberdayakan mereka untuk melaksanakannya.
2. Pemisahan fungsi
Pemisahan tugas yang efektif dicapai ketika fungsi-fungsi berikut dipisahkan :
a. Otorisasi : menyetujui transaksi dan keputusan.
b. Pencatatan : mempersiapkan dokumen sumber, memelihara catatan jurnal, buku besar, dan file lainnya, mempersiapkan rekonsiliasi, serta mempersiapkan laporan kinerja.
c. Penyimpanan : menangani kas, memelihara tempat penyimpanan persediaan menerima cek yang masuk dari pelanggan, menulis cek atas rekening bank organisasi.
3. Desain dan penggunaan dokumen serta catatan yang memadai
a. Desain dan penggunaan catatan yang memadai membantu untuk memastikan pencatatan yang akurat dan lengkap atas seluruh data transaksi yang berkaitan.
b. Bentuk dan isinya harus dijaga agar tetap sederhana mungkin untuk mendukung pencatatan yang efisiensi.
c. Dokumen-dokumen yang mengawali sebuah transaksi harus memliki ruang untuk otorisasi.
d. Dokumen-dokumen yang dipergunakan untuk memindahkan asset orang lain.
4. Penjagaan asset dan catatan yang memadai. 5. Pemeriksaan independent atas kinerja.
Pemeriksaan internal untuk memastikan bahwa seluruh transaksi diproses secara akurat adalah elemen pengendalian lainnya yang penting. Pemeriksaan ini harus independent, karena pemeriksaan umumnya akan lebih efektif apabila dilaksanakan oleh orang lain yang tidak bertanggung jawab atas jalannya operasi yang diperiksa.
