STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

(1)

STANDAR

OPERASIONAL

PROSEDUR

PUSAT TEKNOLOGI INFORMASI DAN PANGKALAN DATA

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN GUNUNG DJATI BANDUNG

2017

BAGIAN KESATU

DIVISI LAYANAN

DAN

ADMINISTRASI

UMUM

(2)

UIN SUNAN GUNUNG DJATI BANDUNG

KEMENTRIAN AGAMA

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN GUNUNG DJATI BANDUNG PUSAT TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI

Jl. A.H Nasution No. 105

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

LAYANAN PENERIMAAN LAPORAN MASALAH IT Nomor Dokumen Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Implementasi Disahkan Oleh PTIPD-SOP-1-001 2 Oktober 2017 A. TUJUAN

Dokumen ini dibuat sebagai acuan untuk mengatur prosedur layanan penerimaan masalah seputar IT di Pusat Teknologi Informasi dan Pangkalan Data Universitas Islam Negeri Sunan Gunung Djati Bandung.

B. RUANG LINGKUP

Laporan permasalahan yang ditangani hanya permasalahan IT di lingkungan UIN Sunan Gunung Djati Bandung.

C. DEFINISI

Laporan masalah IT adalah tentang akses internet (kabel dan wifi), akses e-mail, penggunaan website, hosting dan subdomain, sistem pendaftaran training ICT serta masalah sertifikat ICT.

D. KETENTUAN

1. Tim Divisi Layanan IT wajib memberikan pelayanan IT setiap saat selama hari kerja dan jam kerja kepada user.

2. User dapat melaporkan keluhan IT melalui telepon (+6282320333030) atau e-mail kepada ptipd@uinsgd.ac.id.

3. Tim Divisi Layanan IT akan medelegasikan tugas terkait permintaan data atau keluhan IT dari user yang belum tertangani kepada back office untuk menindaklanjuti pencarian solusi.

4. Pelayanan yang diberikan berbasiskan One Stop Service dan One Day Service yang berorientasikan pada kepuasan user.

5. Divisi Layanan wajib menginputkan masalah IT yang dilaporkan oleh user serta solusi atas masalah tersebut dan wajib memverifikasi data pelapor melalui.

6. User berhak mendapatkan kepastian solusi atas masalah IT yang dilaporkan ke Divisi Layanan.

E. PROSEDUR PELAKSANAAN

1. Menghubungi email, nomor telepon atau langsung mendatangi kantor PTIPD. 2. Mengisi form keluhan.

3. Pemrosesan keluhan/permasalahan. 4. Pemberitahuan Solusi

(3)

No. Pelaksana Keterangan Mahasiswa Staff PTIPD

1. Menghubungi UPT. PTIPD

2. Mengisi form keluhan.

3. Pemrosesan keluhan.

(4)

KEMENTRIAN AGAMA

LAYANAN AKSES INTERNET Nomor Dokumen Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Implementasi Disahkan Oleh PTIPD-SOP-1-002 2 Oktober 2017 A. TUJUAN

Dokumen ini dibuat sebagai acuan untuk mengatur prosedur layanan akses internet gratis di Universitas Islam Negeri Sunan Gunung Djati Bandung.

B. RUANG LINGKUP

Layanan akses internet gratis ini hanya pada lingkungan UIN Sunan Gunung Djati Bandung.

C. DEFINISI

Akses Internet adalah bentuk media yang digunakan untuk melakukan koneksi kepada internet oleh para penggunanya.

D. KETENTUAN

1. Akses internet gratis di lingkungan UIN Sunan Gunung Djati Bandung dapat digunakan oleh seluruh mahasiswa aktif dan pegawai aktif UIN Sunan Gunung Djati Bandung dengan menggunakan akunnya masing-masing yang terdiri atas username dan password.

2. Format yang digunakan untuk username dan password mahasiswa menggunakan akun SIMAK. Password tersebut dapat dirubah oleh masing-masing user.

3. Format yang digunakan untuk username bagi pegawai PNS adalah menggunakan NIP dengan password masing-masing. Sedangkan format username untuk pegawai non-PNS dapat dilihat di Penggunaan Akun E-mail dan Akun Akses Internet pada poin 2.

4. Pembuatan akun Tamu dilayani untuk event tertentu dan hanya akan aktif sesuai dengan waktu yang ditentukan.

5. Unit atau lembaga dapat mengajukan permohonan pembuatan akun User Tetap kepada Kepala PTIPD untuk keperluan tertentu dan akun User Tetap akan dibuat jika mendapat persetujuan dari Kepala PTIPD.

6. Jika terjadi lupa password, user dapat melakukan pengaduan ke Divisi Layanan PTIPD baik melalui media telepon, e-mail atau datang langsung. Divisi Layanan berhak untuk mereset password bagi user yang lupa password.

E. PROSEDUR PELAKSANAAN 1. Melakukan koneksi jaringan. 2. Menjalankan browser.

(5)

No. Pelaksana Keterangan Mahasiswa

1. Melakukan koneksi jaringan.

2. Menjalankan browser.

(6)

KEMENTRIAN AGAMA

LAYANAN PEMBUATAN EMAIL UIN Nomor Dokumen Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Implementasi Disahkan Oleh PTIPD-SOP-1-003 2 Oktober 2017 A. TUJUAN

Dokumen ini dibuat sebagai acuan untuk mengatur prosedur layanan pembuatan email di Universitas Islam Negeri Sunan Gunung Djati Bandung.

B. RUANG LINGKUP

Layanan pembuatan email ini hanya bagi anggota civitas akademik UIN Sunan Gunung Djati Bandung.

C. DEFINISI

Layanan pembuatan email ini adalah email dengan domain mail @uinsgd.ac.id, @student.uinsgd.ac.id dan @alumni.uinsgd.ac.id.

D. KETENTUAN

1. Ketentuan untuk domain email adalah sebagai berikut : Mahasiswa menggunakan @student.uinsgd.ac.id. Staff, dosen dan instansi menggunakan @uinsgd.ac.id. Dan Alumni menggunakan @alumni.uinsgd.ac.id.

2. Pembuatan akun bagi instansi wajib menyertakan Surat Permohonan dan bagi mahasiswa menyertakan foto copy KTM.

3. Penamaan e-mail bagi semua user kecuali mahasiswa menggunakan format berdasarkan nama user. Jika nama user terdiri atas satu kata, maka nama e-mail diambil dari nama tersebut. Jika nama user terdiri atas lebih dari satu kata, maka nama e-mail diambil dari kata nama pertama dan kata nama tengah atau nama belakang dengan dipisahkan oleh tanda titik. Khusus untuk mahasiswa penamaan menggunakan NIM.

4. Perubahan nama e-mail bagi user selain mahasiswa yang memiliki nama lebih dari satu kata diperbolehkan hanya jika nama e-mail yang dipilih masih dalam dua kata yang dipisahkan dengan tanda titik.

5. Petugas hanya boleh melayani pembuatan akun dengan menggunakan akun mailadmin masing-masing.

6. Dilarang menggunakan jaringan seluler untuk melayani pembuatan akun. E. PROSEDUR PELAKSANAAN

1. Mengisi formulir pembuatan email di kantor PTIPD.

2. Penyerahan surat permohonan pembuatan akun dari instansiasi. 3. Pembuatan email.

4. Pemberitahuan username dan password email melalui media tertentu (dikirim ke email lama, pemberitahuan lewat sms, dan sebagainya).

(7)

No. Pelaksana Keterangan Civitas Akademik Staff PTIPD

1. Mengisi form pembuatan email

2. Penyerahan surat permohonan jika dari instansiasi

3. Proses pembuatan email.

(8)

KEMENTRIAN AGAMA

LAYANAN SERTIFIKAT ICT Nomor Dokumen Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Implementasi Disahkan Oleh PTIPD-SOP-1-004 4 Oktober 2017 A. TUJUAN

Dokumen ini dibuat sebagai acuan untuk mengatur prosedur layanan sertifikat ICT di Universitas Islam Negeri Sunan Gunung Djati Bandung.

B. RUANG LINGKUP

Layanan sertifikat ICT ini hanya bagi anggota civitas akademik UIN Sunan Gunung Djati Bandung yang telah melaksanakan pelatihan ICT.

C. DEFINISI

ICT (Information and Communication Technology) adalah kegiatan pelatihan yang di sediakan kampus dalam rangka pembinaan kompetansi literasi bagi mahasiswa UIN Sunan Gunung Djati Bandung.

D. KETENTUAN

1. Legalisir sertifikat ICT WAJIB menyertakan sertifikat ASLI untuk proses validasi data. 2. Sertifikat ICT dapat diambil dengan menggunakan KTM dan tidak dapat diwakilkan. 3. Pengambilan sertifikat ICT dapat dilakukan satu hari setelah pelaksanaan ujian ICT. 4. Peserta ujian yang berhak mendapat sertifikat ICT adalah peserta yang dinyatakan

LULUS dengan nilai plagiarism dibawah 30%.

5. Bagi peserta yang kehilangan sertifikat atau sertifikat rusak, dapat melakukan cetak ulang sebagai sertifikat pengganti dengan menyertakan surat kehilangan dari menwa.

E. PROSEDUR PELAKSANAAN 1. Mengunjungi kantor PTIPD.

2. Pemberitahuan keluhan/permasalahan terkait kepada Divisi Layanan. 3. Pemrosesan keluhan/permasalahan.

(9)

1. Mengunjungi kantor PTIPD.

2. Pemberitahuan keluhan/permasalahan.

3. Pemrosesan permasalahan.

(10)

KEMENTRIAN AGAMA

LAYANAN PERUBAHAN PASSWORD Nomor Dokumen Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Implementasi Disahkan Oleh PTIPD-SOP-1-005 4 Oktober 2017 A. TUJUAN

Dokumen ini dibuat sebagai acuan untuk mengatur prosedur layanan perubahan password di Universitas Islam Negeri Sunan Gunung Djati Bandung.

B. RUANG LINGKUP

Layanan perubahan password ini hanya bagi anggota civitas akademik UIN Sunan Gunung Djati Bandung dan sistem aplikasi yang dikelola oleh PTIPD.

C. DEFINISI

Password adalah data unik yang biasa digunakan untuk memverifikasi sebuah alamat akun tertentu.

D. KETENTUAN

1. Pengguna mengisi form layanan perubahan password di kantor UPT PTIPD dan menyertakan bukti diri seperti KTM, KTP, Kartu Perpustakaan dan sebagainya.

2. Petugas layanan PTIPD harus memverifikasi bukti diri sesuai dengan informasi yang didapatkan dari pengguna dengan data yang ada disistem UPT PTIPD UIN Sunan Gunung Djati Bandung.

3. Jika data yang diberikan oleh user atau pengguna akses sesuai dengan data yang ada di sistem, petugas dapat langsung melakukan penggantian password yang lama dengan password yang baru.

4. Password baru diinformasikan ke pengguna menggunakan media seperti form penggantian password baru atau telepon atau email yang dikirimkan langsung ke pengguna.

E. PROSEDUR PELAKSANAAN 1. Mengunjungi kantor PTIPD.

2. Mengisi form perubahan password.

3. Proses perubahan password oleh petugas. 4. Pemberitahuan password baru.

(11)

2. Mengisi form perubahan password.

3. Pemrosesan perubahan password.

(12)

KEMENTRIAN AGAMA

LAYANAN PEMINJAMAN BARANG Nomor Dokumen Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Implementasi Disahkan Oleh PTIPD-SOP-1-006 4 Oktober 2017 A. TUJUAN

Dokumen ini dibuat sebagai acuan untuk mengatur prosedur peminjaman barang yang di kelola oleh PTIPD Universitas Islam Negeri Sunan Gunung Djati Bandung.

B. RUANG LINGKUP

Layanan peminjaman barang ini hanya bagi anggota civitas akademik UIN Sunan Gunung Djati Bandung.

C. DEFINISI

Peminjaman barang adalah salah satu kegiatan layanan bagi civitas akademik untuk membantu melancarkan dan memdukung kegiatan yang diselenggarakan penduduk UIN Sunan Gunung Djati Bandung.

D. KETENTUAN

1. User yang ingin melakukan peminjaman barang di UPT. PTIPD UIN Sunan Gunung Djati Bandung harus mengajukan surat peminjaman yang disetujui oleh Pimpinan Unit kerja masing-masing ke Kepala UPT. PTIPD UIN Sunan Gunung Djati Bandung.

2. Apabila surat pengajuan tersebut disetujui oleh Kepala UPT. PTIPD UIN Sunan Gunung Djati Bandung maka Kepala UPT. PTIPD akan membuat disposisi yang akan disampaikan ke team Divisi Layanan dan Administrasi Umum sebagai pemegang hak kuasa atas barang BMN untuk mencatat distribusi keluar masuk barang.

3. Petugas dari team Divisi Layanan dan Administrasi akan mengeluarkan surat peminjaman barang yang berisikan: Nama peminjam, NIM/NIP, Unit Kerja dan Contact Person, Spesifikasi barang termasuk aksesoris barang yang ada di dalamnya, Jumlah barang yang dipinjam, Waktu peminjaman dan pengembalian, dan kesanggupan untuk menjaga dan mengganti jika ada kerusakan pada perangkat yang dipinjam tersebut.

4. Surat peminjaman barang ditandatangani oleh peminjam barang sebagai penganggung jawab barang.

5. Barang yang dipinjam di cek dahulu sebelum dikeluarkan, pengecekan dilakukan oleh petugas dilihat oleh peminjam barang sebagai penanggung jawab barang untuk memastikan barang tersebut lengkap dan tidak cacat.

6. Peminjaman barang dilakukan sesuai dengan jadwal yang sudah disetujui bersama, jika terjadi keterlambatan maka pihak UPT. PTIPD UIN Sunan Gunung Djati Bandung berhak mengambil barang yang dipinjam.

7. Ketika pengembalian barang dilakukan maka barang tersebut akan di cek kembali oleh team Divisi Layanan dan Administrasi Umum baik kelengkapan barang, aksesoris barang dan ada tidak kerusakan pada barang yang dipinjam.

8. Barang yang sudah dipinjam dikembalikan ke posisi dimana barang tersebut di ambil. 9. Team Divisi Layanan dan Administrasi Umum akan melakukan pengecekan barang

secara berkala minimal 1(satu) minggu sekali, hal ini untuk memastikan barang tersebut lengkap dan baik.

(13)

2. Menyerahkan Surat Peminjaman Barang. 3. Disposisi surat oleh Kepala UPT. PTIPD.

4. Pengisian surat data peminjaman barang oleh petugas. 5. Pengecekan barang yang akan dipinjamkan.

6. Penyerahan barang kepada penanggung jawab. 7. Pengembalian barang.

8. Pengecekan atas kelengkapan barang yang telah dipinjam. F. ALUR PELAKSANAAN

No. Pelaksana Keterangan Peminjam Staff PTIPD Kepala PTIPD

2. Menyerahkan surat

peminjaman barang.

3. Disposisi surat oleh Kepala PTIPD.

4. Pengisian surat data peminjaman barang.

5. Pengecekan barang yang akan dipinjamkan.

6. Penyerahan barang kepada penanggungjawab.

7. Pengembalian barang.

(14)

KEMENTRIAN AGAMA

JAM KERJA KERJA KARYAWAN PTIPD Nomor Dokumen Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Implementasi Disahkan Oleh PTIPD-SOP-1-007 3 November 2017 A. TUJUAN

Dokumen ini dibuat sebagai acuan untuk mengatur prosedur jam kerja karyawan Pusat Teknologi Informasi dan Pangkalan Data di Universitas Islam Negeri Sunan Gunung Djati Bandung.

B. RUANG LINGKUP

Prosedur jam kerja ini hanya berlaku bagi karyawan UPT. PTIPD UIN Sunan Gunung Djati Bandung dan sistem aplikasi yang dikelola oleh PTIPD.

C. DEFINISI

Karyawan adalah setiap orang yang memberikan jasa kepada perusahaan ataupun organisasi yang membutuhkan jasa tenaga kerja, yang mana dari jasa tersebut, karyawan akan mendapatkan balas jasa berupa gaji dan kompensasi-kompensasi lainnya.

D. KETENTUAN

1. Hari kerja resmi bagi karyawan adalah 5 (lima) hari dalam seminggu dari hari Senin s/d Jum’at.

2. Jam kerja resmi dimulai pada pukul 08.00 s/d 16.00 WIB bagi seluruh karyawan terkecuali karyawan dengan status mahasiswa (menyesuaikan dengan jadwal perkuliahan) dan karyawan dengan status dosen (menyesuaikan dengan jadwal mengajar).

3. Jam istirahat dimulai pada pukul 11.45-13.00 dan setiap waktu shalat.

4. Setiap pekerjaan yang dikerjakan oleh karyawan diluar jam kerja resmi dianggap kerja lembur dengan terlebih dahulu meminta izin pada Ketua Divisi atau langsung kepada Ketua PTIPD.

5. Semua karyawan harus selalu memperhatikan jam kerja dan tepat waktu. Peringatan akan diberikan kepada karyawan yang datang terlambat (telat lebih dari 30 menit) melewati 4 (empat) kali dalam 1 (satu) bulan.

6. Kebiasaan datang terlambat dapat dikenai tindakan disipliner oleh masing-masing Kepala Divisi dan atau langsung oleh Kepala PTIPD.

7. Karyawan yang berhalangan hadir karena alasan tertentu wajib memberikan pemberitahuan kepada Kepala Divisi dan atau langsung kepada Kepala PTIPD.

8. Karyawan yang berstatus mahasiswa wajib memberikan lampiran jadwal kuliah kepada masing-masing Kepala Divisi.

9. Karyawan dengan status dosen dimohon untuk melampirkan jadwal mengajar kepada Kepala PTIPD.

E. PROSEDUR PELAKSANAAN 1. Mulai

2. Mengisi daftar hadir.

3. Meminta izin bila ada keperluan mendesak.

4. Melaksanakan pekerjaan sesuai dengan divisi masing-masing. 5. Selesai.

(15)

F. ALUR PELAKSANAAN

No. Pelaksana Keterangan Staff PTIPD

1. Mulai.

2. Mengisi daftar hadir.

3. Meminta izin bila ada keperluan mendesak.

4. Melaksanakan pekerjaan.

(16)

KEMENTRIAN AGAMA

SURAT MASUK Nomor Dokumen Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Implementasi Disahkan Oleh PTIPD-SOP-1-008 6 November 2017 A. TUJUAN

Dokumen ini dibuat sebagai acuan untuk mengatur prosedur surat masuk di Pusat Teknologi Informasi dan Pangkalan Data Universitas Islam Negeri Sunan Gunung Djati Bandung.

B. RUANG LINGKUP

Prosedur surat masuk ini hanya berlaku di Pusat Teknologi Informasi dan Pangkalan Data Universitas Islam Negeri Sunan Gunung Djati Bandung.

C. DEFINISI

1. Karyawan adalah setiap orang yang memberikan jasa kepada perusahaan ataupun organisasi yang membutuhkan jasa tenaga kerja, yang mana dari jasa tersebut, karyawan akan mendapatkan balas jasa berupa gaji dan kompensasi-kompensasi lainnya.

2. Surat Masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi.

D. KETENTUAN

1. Divisi Layanan dan Administrasi Umum bertugas untuk menerima, mengelola pengarsipan surat masuk dan memeriksa kebenaran tujuan surat.

2. Membubuhkan paraf disertai nama, tanggal dan jam surat diterima pada Lembar Pengantar atau tanda terima lainnya jika tujuan surat tersebut benar.

3. Setiap surat yang diterima harus dicatat dalam Buku Agenda Surat Masuk sebelum didistribusikan kepada tujuan surat tersebut.

4. Penerima surat wajib mengembalikan surat tersebut setelah dibaca dan dipelajari kepada Divisi Layanan dan Administrasi Umum.

5. Surat tersebut harus disimpan di dalam lemari arsip setelah dikembalikan oleh penerima surat.

E. PROSEDUR PELAKSANAAN 1. Menerima surat.

2. Menandatangani Lembar Penerimaan. 3. Memeriksa kebenaran surat.

4. Mendistribusikan surat kepada penerima asli. 5. Mengarsipkan surat.

(17)

1. Menerima surat.

2. Menandatangani lembar Penerimaan.

3. Memeriksa kebenaran surat.

4. Mendistribusikan surat.

5. Mnegarsipkan surat.

(18)

KEMENTRIAN AGAMA

SURAT KELUAR Nomor Dokumen Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Implementasi Disahkan Oleh PTIPD-SOP-1-009 6 November 2017 A. TUJUAN

Dokumen ini dibuat sebagai acuan untuk mengatur prosedur surat keluar di Pusat Teknologi Informasi dan Pangkalan Data Universitas Islam Negeri Sunan Gunung Djati Bandung.

B. RUANG LINGKUP

Prosedur surat keluar ini hanya berlaku di Pusat Teknologi Informasi dan Pangkalan Data Universitas Islam Negeri Sunan Gunung Djati Bandung.

C. DEFINISI

1. Karyawan adalah setiap orang yang memberikan jasa kepada perusahaan ataupun organisasi yang membutuhkan jasa tenaga kerja, yang mana dari jasa tersebut, karyawan akan mendapatkan balas jasa berupa gaji dan kompensasi-kompensasi lainnya.

2. Surat keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok..

D. KETENTUAN

1. Divisi Layanan dan Administrasi Umum bertugas untuk membuat konsep surat dan meminta persetujuan konsep dari pihak yang bertanggung jawab terhadap surat tersebut.

2. Surat yang telah dibuat dan ditandatangani harus digandakan untuk selanjutanya disimpan dalam lemari arsip surat keluar.

3. Penomoran surat harus terurut dan terdokumentasi.

4. Surat dan amplop harus terlebih dahulu dibubuhi cap sebelum disebarluaskan. E. PROSEDUR PELAKSANAAN

1. Membuat konsep surat.

2. Meminta persetujuan konsep surat. 3. Proses pembuatan surat.

4. Penandatanganan surat. 5. Penggandaan surat.

6. Pengecapan surat dan amplop. 7. Pengarsipan surat.

(19)

1. Membuat konsep surat.

2. Meminta persetujuan konsep surat.

3. Proses pembuatan surat.

4. Penandatanganan surat.

5. Penggandaan surat.

6. Pengecapan surat dan amplop.

7. Pengarsipan surat.

8. Penyebaran surat.