BAB IV. ANALISIS SISTEM
IV.1 DESKRIPSI SISTEM
Perencanaan distribusi dan transportasi merupakan sebuah sistem kompleks yang diperlukan perusahaan untuk melengkapi manajemen rantai pasoknya. Distribusi dan transportasi berada pada bagian paling akhir dalam rantai pasokan, mengatur manajemen aliran produk dari manufacture ke konsumen akhir. Setiap perusahaan menginginkan sistem distribusi dan transportasi dengan biaya murah, kualitas produk terjaga, dan sampai di tujuan tepat waktu. Diperlukan sebuah sistem yang dapat mempermudah manajemen tersebut, agar kinerja rantai pasok semakin baik.
Triport 0.1 merupakan sistem untuk mengatur manajemen distribusi dan transportasi dengan menerapkan teknik penggalian data pada finished product delivery. Sistem ini akan membentuk rules
agar pengantaran produk selalu sampai tepat waktu di tujuan. Rules yang terbentuk akan terus diperbaharui sesuai jumlah data yang masuk ke dalam basis data sistem. Triport 0.1 mencakup manajemen penggudangan industri, memperhitungkan jumlah produk yang masuk, stock in hand, dan produk keluar. Manajemen distribusi pada sistem ini menggunakan teknik Distribution Requirements
Planning (DRP), sehingga industri dapat merencanakan berapa jumlah produk di gudang dalam
periode waktu tertentu. Struktur distribusi industri yang bertingkat juga dapat diaplikasikan dalam sistem menggunakan teknik Bill of Distribution (BOD). Manajemen tranportasi yang dilakukan Triport 0.1 mencoba untuk menentukan rute paling optimal yang akan dilewati truk pengantar, dengan teknik Minimum Spanning Tree (MST) dimana bobot yang dipakai adalah jarak antar kota tujuan.
Informasi yang dibutuhkan dalam manajemen penggudangan adalah aliran produk yang masuk dan keluar gudang. Manajemen distribusi memerlukan data permintaan produk setiap distributor yang harus dimasukkan sebulan sebelum pengiriman. Sistem tidak melakukan peramalan permintaan setiap distributor, tetapi langsung memasukkan order dari distributor. Data setiap distributor juga akan dipertimbangkan mulai dari cakupan gudang regional sampai lead time. Manajemen transportasi memerlukan data jarak antar gudang regional yang digunakan sebagai bobot untuk perhitungan MST.
Sumber data diambil dari PT. Goodyear Indonesia, Tbk, pada bagian finished goods warehouse
yang manajemennya ditangani oleh PT. Kamadjaja Logistic, sedangkan data jarak antar gudang regional diambil menggunakan Google Maps dan sumber-sumber data lainnya.
IV.2 KEBUTUHAN FUNGSIONAL SISTEM
Triport 0.1 didesain dengan baik dan mudah untuk digunakan, kebutuhan fungsional sistem meliputi kebutuhan perangkat keras, perangkat lunak, kebutuhan sumber daya manusia (SDM), serta pemeliharaan sistem.
1. Kebutuhan perangkat lunak dan perangkat keras
Kebutuhan perangkat keras untuk menjalankan Triport 0.1 adalah sebuah komputer dengan spesifikasi minimal sebagai berikut: Prosesor Intel Pentium IV 1,66 GHz atau yang memiliki kemampuan sama, RAM sebesar 512 MB, disc space pada hardisk minimal 1 GB, perangkat input data seperti mouse dan keyboard, perangkat keluaran data seperti printer dan monitor, serta koneksi internet untuk mengakses database online pada MySQL.
2. Kebutuhan Sumber Daya Manusia (SDM)
Salah satu bagian penting dalam pembuatan sistem informasi adalah para pelaku yang turut serta di dalamnya. Setiap SDM memiliki spesifikasi keahlian masing-masing dan kemudian digabung dalam sebuah rancangan. Sistem Triport 0.1 yang ditujukan untuk membantu perencanaan distribusi dan transportasi, membutuhkan SDM sebagai berikut:
a. Analis sistem, seseorang yang memiliki pengetahuan dalam manajemen rantai pasok, terutama dalam bidan distribusi dan transportasi. Selain itu analis sistem juga berkemampuan untuk menggunakan teknik data mining. Teknik ini akan ditempatkan pada salah satu bagian dalam sistem yang dapat membantu proses perencanaan distribusi dan transportasi. Berbekal keahlian tersebut, analis sistem berkewajiban untuk mendesain secara global sistem yang akan dibuat.
b. Administrator, keberadaan administrator dalam sistem adalah sebagai penanggung jawab keamanan dan kebenaran data dalam sistem informasi. Seorang administrator harus memahami struktur dan lalu lintas data dalam sistem.
c. Programmer, tugas dari programmer adalah menerjemahkan desain sistem ke dalam
bahasa pemprograman, sehingga perangkat lunak dapat terbentuk. Seorang
programmer harus menguasai bahasa pengkodean dan tatacara untuk
mentransformasikan desain sistem menjadi sebuah aplikasi komputer.
d. Data collector, sistem informasi terbentuk karena adanya sebuah proses pengolahan
data menjadi informasi. Tugas untuk mengumpulkan data tersebut dilakukan oleh data
collector. Seorang data collector harus mampu untuk mendapatkan data yang terjamin
kebenarannya dan jelas darimana data diperoleh.
e. Pengguna, sasaran akhir dari pembuatan sistem adalah membantu pengguna untuk melakukan proses-proses dalam kehidupan. Triport 0.1 dapat digunakan oleh perusahaan atau pihak-pihak yang terlibat dalam perencanaan distribusi dan transportasi. Biasanya digunakan pada bagian akhir supply chain perusahaan yang membutuhkan pengelolaan data untuk mengkoordinasikan aliran produk dari
manufacture ke pengguna akhir.
IV.3 ANALISIS KEBUTUHAN INFORMASI PENGGUNA
Pembuatan sistem informasi sudah pasti tujuan akhirnya adalah memberikan informasi yang berguna untuk sasaran pengguna akhir sistem tersebut. Pelaku industri, terutama dalam bidang Manajemen rantai pasok, membutuhkan cara pengelolaan data yang dapat memenuhi tujuan utama manajemen rantai pasok yaitu menyampaikan produk tepat waktu di tangan konsumen dengan tetap menjaga kualitasnya serta meminimasi biaya produksi. Penelitian ini menitikberatkan permasalahan pada perencanaan distribusi dan transportasi, maka kebutuhan informasi penggunanya adalah:
a. Jadwal pengiriman produk ke setiap distributor pada periode waktu tertentu.
b. Jumlah stok produk di dalam gudang agar dapat memenuhi permintaan distributor. c. Rute perjalanan optimal yang harus ditempuh oleh pengantar produk.
d. Informasi untuk dapat mencapai distributor tepat waktu.
Semua kebutuhan informasi pengguna akan didapat dengan mengolah data produk, distributor, pengantar produk, kendaraan, serta data delivery monitoring untuk produk.
IV.4 KONFIGURASI SISTEM
Konfigurasi sistem menunjukkan bagaimana tatacara pengelolaan sistem dalam sebuah sistem informasi. Konfigurasi sistem untuk Triport 0.1 adalah:
1. Sistem Pengolahan Terpusat
Pengelolaan data dan informasi pada Triport 0.1 terpusat pada tampilan menu home yang menghubungkan semua proses dalam sistem. Pengguna dapat mengakses semua proses hanya dengan memilih menu pada tampilan home. Sistem pengolahan terpusat menunjukkan bahwa sistem melakukan pengolahan data dan komponen pada satu wadah yang sama.
2. Sistem Manajemen Dialog
Sistem manajemen dialog merupakan perantara antara pengguna dan sistem. Pengguna dapat mengakses fitur-fitur program melalui user interface yang telah dibuat. Paket program akan lebih mudah digunakan jika dalam perancangannya sudah menerapkan prinsip user friendly. Sistem manajemen dialog akan mengatur tampilan dan struktur program agar pengguna dapat memperoleh hasil yang diinginkan. Triport 0.1 menggunakan perangkat lunak Visual Basic 6.0 untuk perancangan tampilan program.
3. Sistem Manajemen Basis Data
Sistem manajemen basis data digunakan sebagai alat untuk memasukkan, menghapus, mengedit, dan mengolah data. Data yang akan diproses secara langsung akan disimpan dalam basis data, begitu pun dengan informasi yang diperoleh. Perancangan Triport 0.1 menggunakan MySQL sebagai basis datanya.
Konfigurasi dari tiga sistem di atas, akan mempermudah pengolahan data, serta membuat pengguna sangat mudah berkomunikasi dengan sistem. Data dan informasi yang mengalami proses dalam sistem akan terorganisasi dengan baik menggunakan manajemen basis data, pengguna dengan mudah mengakses sistem dengan sistem manajemen dialog, dan pengolahan data dilakukan terpusat, dimana semua menu dapat diakses pada tampilan home.
IV.5 HUBUNGAN ANTAR PELAKU
Sistem perencanaan distribusi dan transportasi ini melibatkan beberapa pelaku. Sumber data diambil dari PT. Goodyear Indonesia, Tbk dan aplikasi komputer online Google Map untuk menghitung jarak. Pengembangan sistem dilakukan oleh empat orang, yaitu: Analis sistem, Data
collector, Administrator dan Programmer. Sasaran akhir pengguna adalah bagian pada akhir rantai
suplai, perusahan yakni perencana distribusi, perencana transportasi, pengontrol persediaan, serta supervisor pada warehouse. Setiap pengguna akhir memiliki peranannya masing-masing, dan tidak dapat mencampuri peranan dari bagian lain. Hasil dari sistem ini secara tidak langsung akan mempengaruhi pihak distributor dan pengantar produk sebagai pelaku eksternal (tidak langsung). Ketika terdapat data pengiriman baru, maka database akan diperbaharui, sehingga informasi yang didapat juga terus diperharui. Data utama perusahaan tidak bisa diotak-atik oleh sembarang pengguna, hanya supervisor dan admininstrator yang dapat mengeditnya. Berikut ini diagram hubungan antar pelaku dalam Triport 0.1:
Gambar 7. Diagram Hubungan Antar Pelaku
IV.6
DATA FLOW DIAGRAM
(DFD)
Data flow diagram (DFD) merupakan salah satu komponen dalam perancangan sebuah sistem
informasi. DFD menggambarkan aliran data dari sumber pemberi data (input) ke penerima data (output). Diagram ini dibuat untuk memperjelas aliran data dari suatu proses ke proses lain, atau kapan data harus disimpan dan diproses. Komponen-komponen yang digunakan dalam pembuatan DFD terdiri dari entitas, proses, merge, flow, serta database sebagai tempat penyimpanan data. DFD dalam perancangan Triport 0.1 terdiri dari 2 level, level ke-0 sebagai diagram konseptual, level ke-1 merupakan penjabaran dari diagram konseptual, level ke-2 penjabaran lebih detail lagi dari proses pada level 1.
Tabel 3. Keterangan Komponen DFD
DFD level 0 pada Triport 0.1 terdiri dari 1 buah proses utama yaitu proses perencanaan distribusi dan transportasi. Terdapat 6 eksternal entitas yang akan berperan dalam sistem, yaitu: distributor, Pengantar Produk, warehouse, supervisor, rules finished product delivery, jadwal pengirimanprodu, dan rute pengiriman. Hasil dari proses tersebut akan disimpan dalam database yang bernama file pengiriman produk.
demand
Data Transporter delivery produk
order shipping plan
Shipping produk
Receiving Produk
report shipping plan
Informasi Perusahaan Decision Tree DRP Summary Rute MST Distributor T ransporter 1 Distribution and Transportation Planning System 1 File Pengiriman Produk warehouse supervisor Rules Finished Product Delivery Jadwal Pengiriman Produk Rute Pengiriman Gambar 8.DFD Level 0
distribusi, menyusun rencana transportasi, menghitung decision tree, menghitung minimum spanning tree (MST), dan melalukan delivery monitoring khusus untuk finished product delivery. Gambaran aliran data antar masing-masing proses tersebut adalah sebagai berikut:
Demand Stock Product in WHS Data Produk Jarak antar WHS Receiving Produk Distribution Plan shipping produk Rules Rute Optimal
Data Transporter Order Shipping
Report Trans Plan
Trans Plan Delivery Status delivery produk Rute MST DRP summary Decision Tree Distributor Transporter 1 File Pengiriman Produk warehouse supervisor 1.1 Menyusun Distribution Planning 1.2 Menghitung Minimum Spanning Tree 1.3 Menghitung Stock Product 1.4 Membentuk Rules Decision Tree 1.5 Menyusun Trans Plan
1.6 Delivery Monitoring 2 Data Monitoring 3 Rules 4 Data Stock 5 Data Distribution Plan Rules Finished Product Delivery Jadwal Pengiriman Produk Rute Pengiriman Gambar 9. DFD Level 1
Dapat dilihat pada gambar di atas bahwa setiap proses saling mempengaruhi proses lainnya. Penyusunan rencana distribusi akan dipengaruhi oleh keadaan stok produk dalam gudang, setelah hasil dari perencanaa distribusi didapatkan maka stok produk dalam gudang akan berkurang dan hasil tersebut akan dipertimbangkan dalam penyusunan rencana transportasi. Rencana transportasi juga disusun berdasarkan hasil dari minimum spanning tree (MST) sebagai rute pengiriman paling optimal
dan rules yang terbentuk dari decision tree. Menghitung decision tree sendiri dipengaruhi oleh data
delivery monitoring, yang menunjukkan bagaimana perilaku pengantaran produk ke setiap gudang
regional. Hal ini dilakukan untuk mendapatkan pengantaran yang tepat waktu.
Proses penyusunan rencana distribusi terdiri dari berbagai proses, sehingga didapatkan berapa jumlah dan kapan produk harus tersedia di gudang. Sistem akan menyusun bill of distribution (BOD) untuk menggambarkan struktur distribusi perusahaan, kemudian dilakukan pendataan sales order
sebagai acuan permintaan setiap distributor yang tergabung dalam satu gudang regional. Hasil dari kedua proses ini akan masuk sebagai input untuk menghitung distribution requirements planning
(DRP). Ketika DRP sudah dihitung maka didapatkan hasil akhir dari perencanaan distribusi, yaitu berapa dan kapan produk harus tersedia di gudang sehingga permintaan distributor dapat dipenuhi. Aliran data untuk proses ini digambarkan pada DFD level 2 untuk proses 1.1, di bawah ini:
lokasi regWHS demand
Receiving Produk order per day
struktur dist distribution plan stock product in WHS shipping produk DRP Summary Distributor 1.3 Menghitung Stock Product (Distribution and Transportation Planning System) 1.5 Menyusun T rans Plan (Distribution and T ransportation Planning System) warehouse 5 Data Distribution Plan 1.1.1 Menyusun Bill of Distribution 1.1.2 Mendata Sales Order
1.1.3 Menghitung DRP 6 Data BOD
7 Data Sales Order
Jadwal Pengiriman
Produk
Gambar 10.DFD level 2 (1.1)
Pembentukan rules dari decision tree juga dipengaruhi oleh 3 proses di bawahnya, yaitu: penghitungan entropi, pembentukan tree, dan penyusunan rules. Tahap pertama, sistem akan menghitung entropi untuk setiap atribut yang diperhitungkan, khusus untuk Triport 0.1 ada 4 atribut yang diperhitungkan yaitu: Pengantar produk, tujuan pengiriman (gudang regional), jumlah muatan yang dibawa, dan jenis kendaraan yang dipakai. Aliran data antar proses tersebut digambarkan pada DFD level 2 (1.4). delivery status Entropi tree view Decision T ree Rules 1.6 Delivery Monitoring (Distribution and T ransportation Planning System) 1.5 Menyusun T rans Plan (Distribution and T ransportation Planning System) 3 Rules 1.4.1 Menghitung Entropi 1.4.2 Membentuk T ree 1.4.3 Menyusun Rules 8 Entropi Rules Finished Product Delivery
Penggunaan DFD akan sangat membantu programmer untuk menyusun aplikasi perangkat lunak Triport 0.1. Secara keseluruhan dapat dilihat bahwa sistem ini akan memanafaatkan data dari distributor, Pengantar Produk, warehouse, supervisor dan kemudian diolah dengan output akhir jadwal pengiriman produk dengan rute optimal, dan menggunakan rules dari decision tree untuk mendapatkan pengantaran yang tepat waktu.
