BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Audit Internal
2.1.1 Pengertian Audit
Arens (2003:11) mengemukakan pengertian audit (auditing) sebagai berikut:
“Auditing is the accumulation and evaluation of evidence about information to determine and report on degree of correspondence between the information and established criteria, auditing should be done by a competent and independent person.”
Dari kutipan di atas dapat dijelaskan bahwa auditing merupakan suatu proses pengumpulan dan pengevaluasian bukti-bukti mengenai informasi untuk menentukan dan melaporkan tingkat kesesuaian antara informasi dan kriteria yang telah ditetapkan. Auditing ini harus dilakukan oleh orang yang independen dan kompeten.
2.1.2 Pengertian Audit Internal
Pengertian audit internal menurut The Institute of Internal Auditors yang dikutip oleh Boynton et all (2001:980), adalah sebagai berikut: (Journal IIA, February 1994;14) memberikan definisi baru tentang internal auditing sebagai berikut:
“Internal auditing is an independent and objective assurance and consulting activities designed to add value and improve an organization’s accomplish it’s objective by bringing a systematic, disciplined approach to evaluate and improve the effectiveness of risk management, control and governance processes”.
Pada bulan Juli 1999 Dewan Direksi IIA yang dikutip oleh Lawrence B. Sawyer et all (2005:9), mengadopsi definisi berikut:
“Audit internal adalah aktivitas independen, keyakinan objektif dan konsultasi yang dirancang untuk memberi nilai tambah dan meningkatkan operasi organisasi. Audit tersebut membantu organisasi mencapai tujuannya dengan menerapkan pendekatan yang sistematis dan berdisiplin untuk mengevaluasi dan meningkatkan efektivitas proses
pengelolaan risiko, kecukupan kontrol, dan pengelolaan organisasi.”
Dari pernyataan tersebut dapat disimpulkan bahwa audit internal merupakan:
1. Suatu aktivitas yang independen dan objektif.
2. Aktivitas pemberian keyakinan yang memadai dan konsultasi.
3. Dirancang untuk memberikan suatu nilai tambah dan meningkatkan organisasi.
4. Suatu bagian yang membantu perusahaan dalam usaha mencapai tujuannya.
5. Suatu bagian yang memberikan suatu pendekatan disiplin sistematis untuk mengevaluasi dan meningkatkan efektivitas dari manajemen risiko, pengendalian dan proses pengaturan dan pengelolaan organisasi.
2.1.3 Tujuan dan Ruang Lingkup Audit Internal
Tujuan audit internal menurut Hiro Tugiman (2001:11), adalah sebagai berikut:
“Tujuan pemeriksaan internal adalah membantu para anggota organisasi agar dapat melaksanakan tanggung jawabnya secara efektif. Tujuan ini mencakup pula pengembangan pengawasan yang efektif dengan biaya yang wajar”.
Konsorsium Organisasi Profesi Audit Internal (SPAI,2004:8), menyatakan bahwa:
”Tujuan kewenangan dan tanggung jawab fungsi audit internal harus dinyatakan secara formal dalam Charter Audit Internal, konsisten dengan Standar Profesi Audit Internal dan mendapat persetujuan dari Pimpinan dan Dewan Pengawas Organisasi”.
Sedangakan ruang lingkup audit internal menurut The Institute of Internal Auditors (IIA) yang dikutip oleh Boynton et all (2001:983) adalah sebagai berikut:
“The scope of audit internal should encompass the examination and evaluating of the adequacy an effectiveness the organization’s system of performance in carrying out assigned responsibilities: (1) Reliability and
integrity of informstion; (2) compliance with policies, plans, procedures, laws, regulations and contracts; (3) safeguarding of assets; (4) economical and efficient use of resources; (5) accomplishment of established objectives and goals for operations or programs”.
Definisi tersebut mengatakan bahwa ruang lingkup audit internal harus meliputi pengujian dan pengevaluasian terhadap kememadaian dan efektivitas sistem pengendalian internal perusahaan dan kualitas kerja berkaitan dengan tanggung jawab anggota organisasi yang mencakup:
a. keandalan informasi
b. kesesuaian dengan kebijakan, rencana, prosedur, hukum-hukum peraturan serta kontrak
c. perlindungan terhadap harta benda
d. penggunaan sumber daya secara ekonomis dan efisien e. pencapaian tujuan perusahaan.
2.1.4 Fungsi dan Tanggung Jawab Audit Internal Menurut Hiro Tugiman (2001:11):
“Fungsi audit internal adalah suatu fungsi penilaian bebas dalam suatu organisasi, guna menelaah atau mempelajari dan menilai kegiatan-kegiatan perusahaan untuk memberikan saran-saran kepada manajemen, agar tanggung jawab dapat dilaksanakan secara efektif.”
Menurut Amin Widjaja Tunggal (2000:211), tanggung jawab departemen bagian audit internal sebagai berikut:
“1. Tanggung jawab Direktur audit internal adalah menerapkan program audit internal perusahaan. Direktur audit internal mengarahkan personil dan aktivitas-aktivitas departemen audit internal. Selain itu, ikut juga menyiapkan rencana tahunan untuk pemeriksaan semua unit perusahaan dan menyajikan program yang telah dibuat untuk persetujuan.
2. Tanggung jawab audit supervisor adalah membantu
Direktur audit internal dalam mengembangkan program audit tahunan dan membantu dalam mengkoordinasi usaha auditing dengan auditor independen agar memberikan cakupan audit yang sesuai tanpa duplikasi usaha.
3. Tanggung jawab senior auditor adalah menerima program audit dan instruksi untuk area audit yang ditugaskan dari auditing supervisor senior auditor memimpin staff auditor dalam pekerjaan lapangan audit.
4. Tanggung jawab staff auditor adalah melaksanakan tugas audit pada suatu lokasi audit.”
2.1.5 Independensi
Dalam semua hal yang berhubungan dengan penugasan, independensi dan sikap mental harus dipertahankan oleh auditor. Indpendensi menurut The Institute of Internal Auditor (IIA) yang dikutip oleh Boynton et all (2001:983) adalah:
“ Independent, internal auditors should be independent of the activities the audit.
a. Organization’s status. The organization’s status of the internal auditing departement should be sufficient to permit the accomplishment of its audit responsibilities.
b.
Objectively. Internal auditor should be objective in performing audits”.Independensi memungkinkan auditor internal untuk melakukan pekerjaan secara bebas dan objektif, juga memungkinkan auditor membuat pertimbangnan penting secara netral dan tidak menyimpang. Independensi tersebut dapat dicapai melalui status organisasi dan objektivitas.Independensi menyangkut dua aspek:
1. Status organisasi
Status organisasi haruslah berperan sehingga memungkinkan untuk melaksanakan tugas dan fungsinya dengan baik serta mendapat dukungan dari pimpinan tingkat atas. Status yang dikehendaki adalah bahwa bagian audit internal harus bertanggung jawab pada pimpinan yang memiliki wewenang yang cukup untuk menjamin dan mencapai jangkauan audit yang luas, pertimbangan dan tindakan yang efektif atas temuan audit dan saran perbaikan.
2. Objektivitas
Objektivitas adalah bahwa seorang auditor internal dalam melaksanakan fungsi dan tanggung jawab harus mempertahankan sikap mental dan kejujuran dalam melaksanakan pekerjaannya. Agar dapat
mempertahankan sikap tersebut, hendaknya auditor internal dibebaskan dari tanggung jawab operasionalnya.
Konsersium Organisasi Profesi Audit Internal (SPAI, 2004:8), menyatakan bahwa:
“Fungsi audit internal harus ditempatkan pada posisi yang memungkinkan fungsi tersebut memenuhi tanggung jawabnya. Independensi akan meningkat jika fungsi audit internal memiliki akses komunikasi yang memadai terhadap Pimpinan dan Dewan Pengawas Organisasi”.
2.1.6 Program Audit Internal
Program adalah langkah-langkah yang disusun secara rinci untuk kemudian dilaksanakan dalam melaksanakan suatu pekerjaan. Program audit merupakan petunjuk atau pedoman bagi auditor internal dalam melakukan audit. Program audit didefinisikan oleh Arens et all (2003:338) sebagai berikut:
“The audit program always includes a list of the audit procedures, it usually also the sample size, particular items to select and the timing of the test”
Definisi tersebut dapat diartikan bahwa dalam program audit selalu berisi daftar dari prosedur audit, biasanya juga menyatakan ukuran sample, pos-pos khusus yang dipilih dan saat pelaksanaan. Konsersium Organisasi Audit Internal (SPAI, 2004:15), mendefinisikan program audit sebagai berikut:
”Dalam merencanakan penugasan, auditor internal harus mempertimbangkan sasaran penugasan, ruang lingkup penugasan, alokasi sumber daya penugasan, serta program kerja penugasan”
Program audit yang baik mencakup:
1. Tujuan audit dinyatakan dengan jelas dan harus tercapai atas pekerjaan yang direncanakan.
2. Disusun sesuai dengan penugasan yang bersangkutan.
3. Langkah kerja yang terperinci atas pekerjaan yang harus dilakukan.
4. Menggambarkan urutan prioritas langkah kerja yang dilaksanakan dan bersifat fleksibel, tetapi setiap perubahan yang ada harus diketahui oleh atasan auditor.
Berdasarkan uraian di atas program audit adalah tindakan-tindakan atau langkah-langkah kerja yang terperinci dan dilaksanakan dalam audit dengan
didasarkan pada tujuan dan sasaran yang ditetapkan serta informasi yang ada mengenai objek yang diperiksa. Program audit biasanya menyatakan ukuran sample untuk dipilih pada saat pengujiannya.
Adapun langkah-langkah kerja dalam melaksanakan audit menurut The Institute of Internal Auditors (IIA) yang dikutip oleh Boynton et all (2001:983) adalah sebagai berikut:
”Audit works should include planning the audit, examining and evaluating information, communicating result, and following up.
a. Planning the audit. Internal auditors should plan each audit. b. Examining and evaluation. Internal auditors should collect,
analyze, interpret and documenting information to support audit result.
c. Communicating result. Internal auditors should report the results of their audit works.
d. Following up. Internal auditors should follow up to a certain that appropriate action is taken on reported audit findings” Pelaksanaan audit dapat dijelaskan sebagai berikut:
1.
Perencanaan audit (Planning the Audit)a. Menetapkan tujuan dan ruang lingkup audit.
b. Memperoleh latar belakang informasi tentang kegiatan yang diperiksa. c. Menentukan sumber-sumber penting untuk melaksanakan audit. d. Berkomunikasi dengan semua pihak yang dipandang perlu atau yang
berkepentingan dengan kegiatan audit.
e. Melakukan survei untuk dapat lebih mengenal kegiatan dan pengendalian yang akan diperiksa untuk mengidentifikasi luasnya audit.
f. Menulis program audit.
g. Menentukan bagaimana, kapan dan siapa yang akan menerima hasil audit.
h. Memperoleh persetujuan tentang perencanaan kerja audit.
2.
Menguji dan mengevaluasi informasi (Examining and Evaluating)a. Mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan tujuan dan ruang lingkup kerja audit.
b. Informasi harus cukup, kompeten, relevan dan berguna sebagai dasar untuk memberikan rekomendasi dan temuan-temuan audit.
c. Prosedur audit yang meliputi teknik sampling dan pengujian harus dipilih pada awal audit.
d. Proses pengumpulan, pengandalan, penginterpretasian dan pendokumentasian informasi harus diawasi untuk memberikan jaminan yang memadai bahwa tujuan audit internal diperoleh dan sasaran akan tercapai.
e. Kertas kerja harus disiapkan oleh auditor internal dan ditelaah oleh manajemen bagian audit internal.
3.
Melaporkan hasil (Communicating Result)a. Laporan harus dilaporkan bila audit telah lengkap. Untuk laporan intern mungkin secara tertulis atau oral dan mungkin disampaikan secara formal atau informal.
b. Auditor internal harus mendiskusikan simpulan dan rekomendasi pada tingkat manajemen yang tepat sebelum mengeluarkan laporan akhir tertulis.
c. Laporan audit harus objektif, jelas, ringkas. Membangun dan tepat guna.
d.
Simpulan tentang obyek yang ditelaah (auditee) mungkin termasuk dalam laporan audit akhir sebelum mengeluarkannya dan harus menentukan untuk siapa laporan tersebut diberikan.4.
Tindak lanjut (Follow Up)Pekerjaan audit internal tidak berakhir sampai dikeluarkannya laporan hasil audit, tetapi terus berlanjut dengan memonitor untuk menentukan apakah tindakan yang tepat telah diambil dan dilaksanakan sebagaimana diungkapkan dalam temuan-temuan dan saran-saran audit di dalam laporan akhir audit.
2.1.7 Laporan dan Tindak Lanjut Audit Internal
Setelah laporan hasil audit internal diberikan kepada auditee, proses audit belum benar-benar selesai. Langkah selanjutnya dari proses audit adalah tindak lanjut atas laporan hasil audit internal oleh manajemen.
Konsersium Organisasi Audit Internal (SPAI, 2004:18) menyatakan bahwa:
“Penanggung jawab fungsi audit internal harus menyusun prosedur tindak lanjut untuk memantau dan memastikan bahwa manajemen telah melaksanakan tindak lanjut secara efektif atau menanggung risiko karena tidak melakukan tindak lanjut”.
Menurut The Institute of Internal Auditors (1996:206) langkah tindak lanjut terdiri dari tiga bentuk umum, yaitu:
“1. Top management consultant with the auditee to decide if, when and how any auditor recomendation will be acted upon.
2. The auditee acts on those decision
3. The auditors after waiting an appropriate amount of time after the completion of the audit, check back with the auditee to see if corrective action have been taken and desired result are being achieved, or that management and the board have accepted the responsibility of not taking corrective action”.
Tiga bentuk umum tindak lanjut manajemen terdiri dari:
1. Manajemen puncak melakukan konsultasi dengan auditee untuk memutuskan jika, kapan, dan bagaimana rekomendasi audit internal dilaksanakan.
2.
Auditee melakukan tindakan atas keputusan tersebut.3. Audit internal bersama auditee melakukan pengecekan kembali untuk melihat apakah tindakan perbaikan telah diambil dan hasil yang diinginkan tercapai atau manajemen dan komite audit telah menerima tanggung jawab apabila tidak melakukan tindakan tersebut.
Pekerjaan auditor internal hanya mungkin efektif apabila pihak manajemen memanfaatkan hasil dan pekerjaan tersebut serta memberikan tindak lanjut atas hasil pekerjaan auditor internal itu sesuai dengan hasil yang diharapkan.
2.2 Pengertian Efektivitas
Menurut Arens et all (2003:738), pengertian efektivitas adalah sebagai berikut:
“Effectiveness refers to the accomplishment of objectives where is efficiency refers to the resources used to achieve those objectives”.
Dari definisi sebelumnya dapat disimpulkan bahwa efektivitias merupakan ukuran suatu organisasi dalam pencapaian tujuannya.
2.3 Pengendalian Internal
2.3.1 Pengertian Pengendalian Internal
Pengertian pengendalian internal menurut Mulyadi (2002:180): “Pengendalian intern sebagai suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personil lain yang di desain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini:
1. Keandalan pelaporan keuangan
2. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku 3. Efektivitas dan efisiensi operasi”.
Dari definisi pengendalian tersebut terdapat beberapa konsep dasar berikut ini:
1. Pengendalian intern merupakan suatu proses. Pengendalian intern merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan tertentu. Pengendalian intern itu sendiri bukan merupakan suatu tujuan. Pengendalian intern merupakan suatu rangkaian tindakan yang bersifat persuasif dan menjadi bagian tidak terpisahkan, bukan hanya sebagai tambahan, dari infrastruktur entitas.
2. Pengendalian intern dijalankan oleh orang. Pengendalian intern bukan hanya terdiri dari pedoman kebijakan dan formulir, namun dijalankan oleh orang dari setiap jenjang organisasi, yang mencakup dewan komisaris, manajemen, dan personel lain.
3. Pengendalian intern dapat diharapkan mampu memberikan keyakinan memadai, bukan keyakinan mutlak, bagi manajemen dan dewan komisaris entitas. Keterbatasan yang melekat dalam semua sistem pengendalian intern dan pertimbangan manfaat dan pengorbanan dalam pencapaian tujuan pengendalian menyebabkan pengendalian intern tidak dapat memberikan keyakinan mutlak.
4. Pengendalian intern ditujukan untuk mencapai tujuan yang saling berkaitan: pelaporan keuangan, kepatuhan dan operasi.
2.3.2 Tujuan Pengendalian Internal
Tujuan pengendalian internal menurut Arens et all (2003;274) adalah: ”Management typically has the following three concern, or board objectives in designing effective control system:
1. Reliability of financial reporting
2. Efficiency and effectiveness of operations
3. Compliance with applicable laws and regulations.”
Uraian singkat mengenai tujuan pengendalian intern adalah sebagai berikut: 1. Keandalan laporan keuangan
Agar dapat menyelenggarakan operasi usahanya manajemen memerlukan informasi yang akurat, oleh karena itu dengan adanya pengendalian intern diharapkan dapat menyediakan data yang dapat dipercaya, sebab dengan adanya data atau catatan yang handal memungkinkan tersusunnya laporan keuangan yang dapat diandalkan. 2. Efektivitas dan efisiensi operasi
Tujuan pengendalian intern yang berhubungan dengan efisiensi dan efektivitas operasi ditujukan untuk mencegah duplikasi usaha yang tidak perlu atau pemborosan dalam segala kegiatan bisnis perusahaan dan untuk mencegah penggunaan sumber daya yang tidak efisien.
Efisiensi dan efektivitas operasi berhubungan dengan struktur organisasi yang merupakan rerangka pembagian tugas kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.
3. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku
Tujuan pengendalian intern adalah untuk memsatikan bahwa segala peraturan dan hukum yang telah ditetapkan manajemen untuk mencapai tujuan perusahaan ditaati oleh karyawan perusahaan itu.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa tujuan pengendalian intern adalah untuk menjamin ketepatan dan keandalan data akuntansi, meningkatkan efisiensi operasi perusahaan dan mendorong ketaatan kepada kebijaksanaan yang telah digariskan oleh pimpinan perusahaan. Jadi secara singkat dapat dikatakan bahwa tujuan pengendalian internal adalah untuk menunjang organisasi agar lebih efektif dan efisien dalam tujuannya dan pengendalian intern dikatakan baik apabila telah memenuhi syarat dan dapat menguntungkan perusahaan.
2.3.3 Unsur-unsur Pengendalian Internal
Agar tujuan pengendalian internal tercapai maka diperlukan komponen-komponen pengendalian internal yang saling berhubungan, karena bila salah satu komponen tidak memadai dapat menyebabkan pengendalian internal tidak berjalan efektif, walaupun komponen lainnya sangat efektif. Berikut ini adalah komponen-komponen atau unsur-unsur yang harus terdapat dalam pengendalian internal menurut Amin Widjaja Tunggal (2000;20):
1.
Lingkungan pengendalian (Control Environment)Lingkungan pengendalian mencerminkan sikap dan tindakan manajemen mengenai pengendalian internal perusahaan. Terdapat tujuh faktor lingkungan pengendalian, yaitu:
a. Integritas dan Nilai Etika (Integrity and Ethical Value)
Integritas dan nilai etika ini merupakan dasar dari pengendalian yang dilakukan oleh manajemen dalam mengurangi dan meredam tindakan penyelewengan yang dilakukan oleh karyawan dalam perusahaan agar berlaku jujur dan etis.
b. Keinginan untuk maju (Commitment to Competence)
Keinginan untuk maju termasuk pertimbangan manajemen akan kecakapan seseorang dalam menyelesaikan tugas tertentu dan bagaimana tingkat kecakapannya untuk melakukan pekerjaan tertentu yang diterjemahkan kedalam pengetahuan dan keahlian.
c. Partisipasi Dewan Direksi/Komite Audit (Board of Derectors or Commitee Participation)
Suatu kesatuan pengendalian dipengaruhi oleh dewan direksi atau komite audit yang efektif yaitu independent terhadap manajemen serta dibebani tanggung jawab untuk mengawasi proses pelaporan keuangan, mencakup pengendalian intern dan ketaatan terhadap undang-undang dan ketaatan yang telah ditetapkan.
d. Filosofi manajemen dan gaya operasi (Management Philosofy and Operating Style)
Filosofi merupakan seperangkat keyakinan dasar yang dijadikan ukuran bagi perusahaan dan karyawannya. Ini juga merupakan apa yang seharusnya dikerjakan dan apa yang tidak seharusnya dikerjakan oleh perusahaan. Hal ini dapat menerangkan alasan mengapa perusahaan
didirikan, bagaimana perusahaan menjalankan usahanya, dan apa yang dilakukan, serta apa yang seharusnya tidak dilakukan oleh perusahaan. Sedangkan gaya operasi mencerminkan ide manajer tentang bagaimana operasi suatu perusahaan dilaksanakan.
e. Srtuktur Organisasi (Organization Structure)
Struktur organisasi menunjukkan pembagian wewenang dan tanggung jawab di dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan tertentu. Struktur organisaasi memberikan kerangka untuk perencanaan, pelaksanaan, pengendalian dan pemantauan aktivitas perusahaan.
f. Kebijakan dan Pelatihan Sumber Daya Manusia (Human Resources Policies and Practice)
Kebijakan dan pelatihan SDM ini berhubungan dengan proses penerimaan, penempatan, pelatihan, evaluasi, pengarahan, promosi, penggantian, dan tindakan perbaikan.
g. Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab (Assignment of Authority and Responsibility)
Adanya pendelegasian wewenang dan tanggung jawab mempermudah pengawasan dalam lingkungan pengendalian.
2.
Penetapan Risiko (Risk Assesment)Penetapan risiko untuk tujuan pelaporan keuangan adalah identifikasi, analisis, pengelolaan risiko yang berkaitan dengan penyusunan laporan keuangan sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum. Penetapan risiko yang didesain dan ditujukan untuk mengurangi risiko pada tingkat minimum, dengan mempertimbangkan biaya dan manfaat. Penetapan risiko manajemen harus mencakup pertimbangan khusus terhadap risiko yang dapat timbul dari perubahan keadaan, seperti:
a. Perubahan dalam Lingkungan Perusahaan (Changes in Operating Environment)
Lingkungan operasi perusahaan dapat mengakibatkan perusahaan dalam tekanan persaingan dan risiko yang berbeda secara signifikan.
b.
Karyawan Baru (New Personnel)Karyawan baru mungkin memiliki pandangan atau pengertian lain atas pengendalian internal.
c.
Sistem Informasi Baru (New Information System)Perubahan pesat dalam sistem informasi dapat menambah risiko yang berhubungan dengan pengendalian internal.
d. Pertumbuhan yang Pesat (Rapid Growth)
Pertumbuhan pesat operasi perusahaan dapat meningkatkan risiko akibat dari pengendalian yang sudah tidak berfungsi sebagaimana mestinya e. Teknologi Baru (New Technology)
Teknologi baru yang diterapkan pada proses atau sistem informasi dapat merubah risiko yang sebelumnya telah diperkirakan pada pengendalian internal.
f. Restrukturisasi Perusahaan (Corporate Restructurings)
Penyusunan kembali dalam tubuh perusahaan dapat disertai dengan pengurangan staf dan perubahan dalam pemisahan tugas sehingga pemisahan tugas ini bisa merubah risiko yang berkaitan dengan pengendalian internal.
g. Operasi perusahaan secara internasional (Foreign Operation)
Perluasan daerah usaha menimbulkan risiko yang unik sehingga dapat menimbulkan dampak terhadap pengendalian internal
h. Keputusan Akuntansi (Accounting Pronouncement)
Penetapan atau perubahan prinsip-prinsip akuntansi dapat menimbulkan risiko dalam mempersiapkan laporan keuangan.
3.
Aktivitas Pengendalian (Control Activities)Aktivitas pengendalian terdiri dari kebijakan dan prosedur yang didalamnya terdapat tindakan untuk menekan risiko dalam pencapaian keseluruhan tujuan secara umum. Aktivitas pengendalian dikategorikan menjadi 5 macam, sebagai berikut:
a. Pemisahan tugas yang memadai (Adequate Separation of Duties)
Terdapat empat pedoman umum dalam pemisahan tugas yang memadai untuk mencegah kesalahan dan kecurangan yang semuanya dangat penting diketahui oleh para auditor, yaitu:
i. Permintaan pemeliharaan asset dari pelapor
ii. Pemisahan otorisasi transaksi dari pemeliharaan asset yang berhubungan.
iii. Pemisahan tanggung jawab operasional dari tanggung jawab pencatatan.
iv. Pemisahan tugas informasi teknologi dari tugas pemakai utama di luar informasi teknologi.
b. Otorisasi yang tepat terhadap transaksi (Proper Authorization of Transaction and Activities)
Setiap transaksi seharusnya diotorisasikan sebagaimana mestinya jika diinginkan pengendalian yang memadai.
b.
Dokumen-dokumen dan catatan-catatan yang memadai (Adequate Document and Records)Dokumen harus cukup dan lengkap untuk menyediakan jaminan yang memadai bahwa semua asset pengendalian telah memadai dan semua transaksi telah dicatat dengan benar.
c.
Pengendalian fisik terhadap asset dan pencatatannya (Phisycal Control Over Assets and Record)Untuk memelihara pengendalian internal yang memadai, menjaga asset dan pencatatan merupakan hal yang paling utama. Jika asset tidak dijaga, kemungkinan besar akan mudah dicuri, begitu juga dengan pencatatan. Jika pencatatan tidak dijaga dengan baik kemungkinan yang dapat terjadi adalah dicuri, rusak, bahkan hilang. Untuk itu hal yang penting dilakukan sebagai ukuran pencegahan dan pengendalian asset adalah dengan tindakan pencegahan secara fisik.
d.
Pelaksanaan pemeriksaan yang independent (Independent Checks on Performance)Audit yang independen dapat disebut sebagai verifikasi internal. Karakteristik yang penting dari seseorang dalam melakukan prosedur verifikasi internal adalah independen yang bermula dari tanggung jawab individual untuk menyediakan dan memberikan data.
4.
Informasi dan Komunikasi (Information and Communication)Tujuan dari laporan sistem informasi dan komunikasi adalah untuk mengidentifikasi, mengumpul, mengklasifikasi, menganalisi, dan mencatat transaksi dalam perusahaan serta mempertahankan pertanggungjawaban terhadap asset.
5.
Pemantauan (Monitoring)Pemantauan merupakan proses penilaian kualitas kinerja struktur pengendalian sepanjang waktu. Pemantauan dilaksanakan oleh personel yang melakukan pekerjaan, baik pada tahap desain maupun pengoperasian pengndalian pada waktu yang tepat. Hal ini dilakukan untuk menentukan apakah struktur pengendalian internal tersebut memerlukan perubahan karena terjadinya perubahan keadaan.
2.3.4 Keterbatasan Pengendalian Internal
Walaupun pengendalian internal telah disusun secara memadai tetapi tidak dianggap sepenuhnya efektif. Pada dasarnya pengendalian internal memiliki keterbatasan. Keterbatasan ini adalah kondisi-kondisi tertentu yang menyebabkan tidak berfungsinya pengendalian internal sebagaimana mestinya, dengan kata lain kondisi yang ada tidak sama dengan kriteria yang telah ditetapkan.
Menurut Boynton et all (2001:327), keterbatasan yang melekaat dalam setiap pengendalian internal adalah sebagai berikut:
”(1) Mitakes in judgement; (2) Breakdown; (3) Collusion; (4) Management overide; (5) Cost versus benefit”.
Masing-masing keterbatasan pengendalian internal tersebut diuraikan sebagai berikut:
1. Kesalahan dalam pertimbangan
Sering kali pihak manajemen dan personil lain dapat melakukan kesalahan dalam keputusan bisnis yang diambil dalam melaksanakan tugas rutin karena tidak memadainya informasi, terbatasnya waktu, dan keterbatasan lainnya.
2. Gangguan
Gangguan dalam pengendalian yang telah ditetapkan dapat terjadi karena personil yang keliru memahami perintah atau membuat kesalahan karena kelalaian, kurang perhatian, dan kelelahan.
3. Kolusi
Kolusi adalah tindakan bersama beberapa individu untuk tujuan kejahatan. Kolusi dapat mengakibatkan bobolnya pengendalian internal yang dibangun untuk melindungi aktiva perusahaan dan tidak
terungkapnya ketidakberesan atau kecurangan oleh pengendalian internal yang dirancang.
4. Biaya lawan manfaat
Biaya yang diperlukan untuk mengoperasikan pengendalian internal tidak boleh melebihi manfaat yang diharapkan dari pengendalian internal tersebut.
2.4 Pembelian
2.4.1 Pengertian Pembelian
Pembelian adalah tindakan untuk mendapatkan barang dan jasa yang dibutuhkan perusahaan dalam menjalankan operasinya. Menurut Mulyadi (2001;299):
“Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua, yaitu pembelian lokal dan impor. Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri, sedangkan impor adalah pembelian dari pemasok luar negeri”.
Dalam setiap proses produksi, suatu perusahaan harus mempunyai kemampuan untuk dapat menggunakan sumber-sumber dalam perusahaan sebanding dengan bahan baku yang akan diolah menjadi produk. Dengan demikian terlihat bahwa banyaknya bahan baku yang dapat disediakan akan turut menentukan besarnya penggunaan sumber-sumber di dalam perusahaan.
Berhasilnya pembelian yang dilakukan perusahaan itu merupakan kemampuan perusahaan tersebut untuk mengadakan bahan baku dengan biaya yang rendah dan sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai perusahaan seperti kualitas, penyerahan dan pelayanan yang diinginkan oleh konsumen. Oleh karena itu bagian pembelian harus dapat mencari dan memilih dengan teliti supplier yang tepat dengan harga yang pantas.
2.4.2 Pengendalian Internal atas Pembelian Bahan Baku
Aktivitas pembelian bahan baku merupakan hal yang perlu diperhatikan segi kualitasnya, kuantitasnya, maupun segi harga perolehannya. Biaya yang dikeluarkan oleh aktivitas ini relatif besar, sehingga penggunaan bahan baku yang efektif merupakan faktor penting dalam menentukan keberhasilan atau kegagalan finansial perusahaan. Unsur pengendalian intern yang seharusnya
ada dalam sistem akuntansi pembelian dirancang untuk mencapai tujuan pokok pengendalian intern akuntansi. Oleh karena itu dapat dikatakan bahwa pengendalian internal pembelian bahan baku merupakan suatu metode yang meliputi kebijakan dan prosedur pembelian bahan baku dalam perusahaan yang bertujuan untuk menjaga kekayaan perusahaan (persediaan), dan kewajiban perusahaan (utang dagang atau bukti kas keluar yang akan dibayar) serta menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi yang berkaitan dengan pembelian bahan baku (utang dan persediaan).
Unsur pokok dalam pengendalian intern pembelian bahan baku menurut Mulyadi (2000;311), terdiri dari:
1. Organisasi
2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan 3. Praktik yang sehat
Ketiga unsur di atas akan dibahas lebih lanjut sebagai berikut: 1. Organisasi
1) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan 2) Fungsi pembelian harus terpisah daari fungsi akuntansi
3) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang
4) Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan, dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi pembelian yang dapat dilaksanakan secara lengkap hanya oleh salah satu dari fungsi-fungsi tersebut.
2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
1) Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang untuk barang yang disimpan di dalam gudang, atau oleh fungsi peneimaan barang untuk barang yang langsung pakai.
2) Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi.
3) Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang. 4) Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang
lebih tinggi.
5) Pencatatan ke dalam kartu utang dan register atau bukti kas keluar yang didukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktor dari pemasok.
6)
Pencatatan ke dalam kartu utang dan register bukti kas keluar (voucher register) diotorisasi oleh fungsi akuntansi.3. Praktik yang sehat
1) Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak.
2) Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok.
3) Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian.
4) Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian. 5) Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan ketelitian
perkalian dalam faktor dari pemasok sebelum faktor tersebut diproses untuk dibayar.
6) Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasikan dengan rekening kontrol utang dalam buku besar. 7) Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat
pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai.
8) Bukti kas keluar beserta pendukungnya dicap lunas oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok.
2.5 Tujuan Pengendalian Internal Pembelian Bahan Baku
Menurut Arens dan Loebbecke (2003;526), tujuan dari pengendalian internal atas pembelian adalah:
“ 1.Existence
Recorded acquisitions are for goods and service received, consistent with the best interest of the client.
2.Completeness
Existing acquisitions transactions are recorded. 3.Accuracy
Recorded acquisitions transactions are accurate 4.Classification
Acquisition transactions are properly classified. 5.Timing
6.Posting and summarization
Acquisition transactions are properly included in the accounts payable and inventory master file, and are properly summarized”.
Penjelasannya adalah sebagai berikut:
1. Dapat diartikan bahwa perolehan yang dicatat untuk barang dan jasa yang diterima, sesuai dengan kepentingan klien. Tujuan ini berkenaan dengan apakah transaksi yang dicatat secara aktual memang terjadi.
2. Dapat diartikan bahwa kelengkapan dari transaksi perolehan yang ada telah dicatat. Tujuannya menyangkut apakah seluruh transaksi yang seharusnya ada dalam jurnal, secara aktual telah dimasukan.
3. Dapat diartikan bahwa transaksi perolehan sangatlah penting untuk dicatat sebenar-benarnya agar didapat keakuratan informasi.
4. Dapat diartikan bahwa kesalahan dapat dihindari jika transaksi perolehan diklasifikasikan dengan memadai.
5. Dapat diartikan bahwa transaksi perolehan atas pembelian dicatat tepat waktu agar tidak terjadi kesalahan akibat kelalaian pencatatan tanggal transaksi.
6. Dapat diartikan bahwa transaksi perolehan dimasukkan dengan semestinya ke jurnal tambahan dan buku besar, agar transfer informasi dari transaksi akurat.
2.6 Peran Audit Internal sebagai Pendorong Efektivitas Pengendalian Internal Pembelian Bahan Baku
Audit internal merupakan suatu aktivitas profesional dalam perusahaan yang bertujuan memberikan pendapat secara profesional pula dengan integritas, objektivitas, dan independensi yang baik. Untuk itu, dibutuhkan auditor internal yang memiliki independensi dan kompetensi yang baik guna melaksanakan aktivitas audit yang profesional karena dalam hal ini fungsi pembelian merupakan titik rawan dari kemungkinan terjadinya penyelewengan dan kecurangan.
Auditor yang independen dan kompeten, dalam melaksanakan tugasnya harus benar-benar mengerti tentang pengendalian internal dan unsur-unsur dari pengendalian internal itu sendiri. Unsur-unsur pengendalian internal seperti yang telah dibahas sebelumnya, yaitu:
i. Lingkungan Pengendalian
Auditor internal harus memahami tentang lingkungan pengendalian untuk dapat mengambil keputusan yang sesuai dengan kebijakan dan prosedur pengendalian.
ii. Penetapan Risiko
Auditor internal dapat menetapkan risiko agar dapat mengurangi risiko pada tingkat minimum dengan mempertimbangkan biaya dan manfaat. iii. Aktivitas Pengendalian
Auditor internal harus memahami kebijakan dan prosedur yang di dalamnya terdapat tindakan untuk menekan risiko dalam pencapaian keseluruhan tujuan secara umum.
iv. Informasi dan Komunikasi
Auditor internal mengidentifikasi, mengumpul, mengklasifikasi, menganalisa dan mencatat transaksi suatu perusahaan yang merupakan sumber informasi dan komunikasi dengan manajemen.
v. Pemantauan
Audit internal dapat melakukan pemantauan sebagai media penilaian kinerja pengendalian internal sepanjang waktu.
Manajemen menggunakan auditor internal untuk melakukan fungsi yang sama dalam memonitor efektivitas operasi dan pelaporan yang jelas, personil yang berkualitas, dan sumber daya yang memadai sehingga memungkinkan personilnya melaksanakan tugas yang diberikan. Hadirnya fungsi audit internal yang kuat, dapat memperkuat lingkungan pengendalian yang berpengaruh untuk mendorong efektivitas pengendalian internal pembelian bahan baku.
Dengan demikian dapat dipahami bahwa audit internal mempunyai peran yang penting dalam menunjang pembelian bahan baku. Melalui fungsi ini, efektivitas pengendalian internal atas pembelian bahan baku akan selalu dapat dikaji dan dinilai secara kontinyu dan tidak memihak (independent), sehingga pengendalian intern atas pembelian bahan baku dapat dijaga agar tetap memadai dan berfungsi sebagaimana mestinya.
Untuk mewujudkan terlaksananya audit internal atas pembelian bahan baku yang memadai dalam suatu perusahaan, yaitu dalam arti dapat mendorong efektivitas pengendalian internal atas pembelian bahan baku hendaknya perlu
diperhatikan beberapa aspek penting yang merupakan dasar bagi setiap pelaksanaan audit internal. Aspek-aspek yang perlu diperhatikan tersebut adalah:
1. Ruang lingkup aktivitas audit internal hendaknya mencakup audit dan evaluasi kesepadanan serta efektivitas pengendalian internal.
2. Auditor internal hendaknya memiliki pengentahuan, kemahiran, dan disiplin yang diperlukan untuk melaksanakan tanggung jawab auditnya. 3. Kedudukan auditor internal dalam organisasi perusahaan hendaknya
berada pada posisi yang cukup kuat, serta tidak dilibatkan dalam kegiatan operasional lainnya.
