Contoh Notulen Rapat Koperasi

(1)

NOTULEN RAPAT DIVISI BULANAN NOTULEN RAPAT DIVISI BULANAN

JANUARI 2012 JANUARI 2012

Rapat

Rapat divisi divisi bulanan bulanan manager manager dilaksanakadilaksanakanan nan pada pada ::

Hari

Hari / / Tanggal Tanggal : : Senin Senin / / 2 2 Januari Januari 20122012 Waktu

Waktu : : 10.00 10.00 ± ± 14.30 14.30 WIBWIB Tempat

Tempat : : Ruang Ruang RapatRapat Jenis

Jenis Rapat Rapat : : Rapat Rapat KoordinasiKoordinasi

Pemimpin :

Peserta

Peserta : : Semua Semua Manager Manager DivisiDivisi

Notulensi :

Agenda

Agenda Rapat Rapat : : 1. 1. Evaluasi Evaluasi kegiatan kegiatan bulan bulan Desember Desember 2011 2011 dan dan RencanaRencana kegiatan bulan Januari 2012 dari setiap divisi

kegiatan bulan Januari 2012 dari setiap divisi 2. Diskusi permasalahan lembaga

2. Diskusi permasalahan lembaga Isi Rapat :

Isi Rapat : 1.

1. Evaluasi Kegiatan bulan Desember 2011 dan Rencana Kegiatan bulan JanuariEvaluasi Kegiatan bulan Desember 2011 dan Rencana Kegiatan bulan Januari 2012

2012 Divisi MIS Divisi MIS

Kegiatan di bulan Desember 2011 Kegiatan di bulan Desember 2011

--

Kegiatan MIS lebih banyak dilakukan di kantor pusatKegiatan MIS lebih banyak dilakukan di kantor pusat

--

Support software untuk kantor cabang Takengon dan Keutapang. Berkaitan denganSupport software untuk kantor cabang Takengon dan Keutapang. Berkaitan dengan fix asset dan deliquency

fix asset dan deliquency

--

Pembekalan staf MIS Regional di kantor pusatPembekalan staf MIS Regional di kantor pusat

--

Inventarisasi smart card yang berkaitan dengan permintaan smart card baru, hilangInventarisasi smart card yang berkaitan dengan permintaan smart card baru, hilang dan rusak kepada SAI, agar tidak ada yang dobel smart card

dan rusak kepada SAI, agar tidak ada yang dobel smart card

--

Support instalasi windows untuk cabang dan pusatSupport instalasi windows untuk cabang dan pusat

--

Melakukan support ke caban untuk pembetulan data cabang yangbermasalah sepertiMelakukan support ke caban untuk pembetulan data cabang yangbermasalah seperti klien, aset, dan jasa tabungan

klien, aset, dan jasa tabungan

Rencana kegiatan di bulan Januari 2012 Rencana kegiatan di bulan Januari 2012

--

Menyelesaikan laporan bulan Desember 2011 untuk semua cabang khususnyaMenyelesaikan laporan bulan Desember 2011 untuk semua cabang khususnya cabang-cabang yang bermasalah atau r

cabang-cabang yang bermasalah atau r evisi.evisi.

--

Training basic pemrograman MIS dengan diikuti 6 MIS (3 MIS pusat dan 3 dariTraining basic pemrograman MIS dengan diikuti 6 MIS (3 MIS pusat dan 3 dari regional)

regional)

--

Rapat semua Divisi untuk pembahasan Sofware persiapan Mdis On-Line, akanRapat semua Divisi untuk pembahasan Sofware persiapan Mdis On-Line, akan dilaksanakan tanggal 20 Januari 2012

(2)

Divisi Operasional

Kegiatan di bulan Desember 2011

-

Minggu pertama dan kedua di regional Aceh, agenda yang dilakukan antara lain :  Memperkenalkan/sosialisasi ke seluruh cabang mengenai Rgm Aceh yang baru  Selain itu mengecek PAR di Keutapang dan Lhong Raya dan memilah manakah

yang bisa ditarik dan mana yang bisa di WO.

 Menyelesaikan masalah Kota Juang, dimana 1 staf FO melarikan diri ke Malaysia pada tanggal 2 Desember 2011 dengan membawa uang kurang lebih 26 juta rupiah .

 Melaksanakan keputusan manajemen pusat dimana ada beberapa staf yang tidak diperpanjang kontraknya lagi per Januari 2012 sebanyak 6 orang

-

Melakukan perekapan WO

Ada 10 cabang yang mengajukan WO yaitu Darussalam, Beureuneun, Takengon, Keutapang, Kota Juang, Cikalong, Kalitidu, Ngasem, Bantul, Polman. Dengan total kurang lebih Rp.308.107.250,- untuk 479 anggota

Rencana minggu pertama bulan Januari pengajuan ACC ke Bpk Slamet Riyadi.

-

Launching/pencairan Pinjaman Pendidikan di Cabang Cariu sebanyak 3 orang

Karena Software MDIS belum bisa support untuk produk pinjaman ini maka pelaporan dan input data masih menggunakan excel ,samapi saat inibelum di

lakukan upload ke website Vittana dan direnvanakan minggu pertama ulan januari 2011 akan dilakukan upload data tersebut.

Rencana kegiatan di bulan Januari 2012

-

Pembukaan satu cabang baru di daerah Rajamanggala, Bandung Barat dan koordinasi degan ... karena bulan Januari ... bekerjasama dengan Sari Project untuk pembukaan cabang di Cirebon

-

Kunjungan dan monitoring di Regional C (Jawa tengah, Jawa timur dan Jogja). Divisi umum

-

Kantor Bojongpicung pindah, tidak terlalu jauh dari kantor lama.

-

Pengadaan Inventaris kendaran untuk PO, dan pergantian Inventaris kendaraan cabang Cikalong dan Mande.

-

Kegiatan rutin mengadaan kartu dan cetakan untuk cabang Rencana kegiatan di bulan Januari 2012

-

Mencari kontrakan untuk kantor cabang Mega Mendung

-

Meminta cabang untuk memberikan informasi masa kontrak kantor.

-

Mencatat laptop inventaris

-

Memperpanjang kantor cabang Cileungsi

-

Asuransi mobil

-

Membuat kalender

-

Buat stok tas dan jaket

(3)

Divisi Accounting

-

Tanggal 1 ± 10 Desember 2011 kegiatan rutin laporan bulanan (bulan November 2011)

-

Tanggal 11 ± 13 Desember 2011 di Grobogan, Jawa Tengah berkaitan dengan

masalah Plan, memeriksa bukti kas

-

Tanggal 22 Desember 2011 melakukan tutup buku audit dengan Plan untuk daerah Grobogan, Jawa Tengah. Dan melakukan sosialisasi cara tutup buku dari cabang Rencana kegiatan di bulan Januari 2012

-

Menyelesaikan permasalahan data inventaris Lhong Raya karena ada selisih

-

Kegiatan rutin laporan bulanan (bulan Desember 2011)

-

Tutup buku

-

Menyelesaikan hasil audit Plan.

Divisi Internal Audit

-

Audit khusus di Takengon

-

Audit tahunan di Cipanas, Kulonprogo, Bantul dan Blora

-

Tanggal 14 ± 16 Desember 2011 Rapat evaluasi dan penyusunan cash flow divisi

internal audit

-

Rapat tahunan dan penyusunan cash flow Kantor Pusat di Megamendung, Bogor

-

Audit tahunan di Tegalwaru tidak terlaksana

-

Audit tahunan di Regional A ada 1 cabang

-

Audit tahunan di Regional B ada 2 cabang

-

Audit tahunan di Regional C ada 3 cabang di Regional B

-

Audit surprise di 1 cabang

Divisi Training & Reporting

-

Pembuatan narasi dari training bulan November 2011

-

Rutinitas PPI

Rencana kegiatan di bulan januari 2012

-

Workshop dengan TDH dan launching buku pada tanggal 18 Januari 2012

-

Training dengan GT pada tanggal 24 ± 26 Januari 2012 di Puncak

-

Training untuk anggota di wilayah Bojonegoro, terutama cabang Dander, Palang

dan Soko.

-

Pembuatan naratif untuk PKM dan TDH

-

Meminta update data terbaru karyawan yang lepas masa magang untuk

(4)

Divisi HRD

-

Tes seleksi dan interview staf dilaksanakan sebanyak 6 kali, dengan total penerimaan staf sebanyak 18 orang.

-

U pdate data karyawan

-

Evaluasi tahunan seluruh staf cabang dan regional. Mulai pelaksanaan dari bulan November 2011. Evaluasi paling akhir masuk pada tanggal 26 Desember 2011

-

Pembuatan Surat Perjanjian Kerja

Total yang dibuatkan SPK sebanyak 198 orang dan total yang ditangguhkan sebanyak 156 orang.

-

Tanggal 2 Januari 2012 dilaksanakan Rapat Kerja Divisi Bulan Januari

-

Mengaktifkan kembali Monday Morning Briefing setiap hari Senin Jam 8.00

-

Pelaksanaan interview dilakukan secara berkala minggu ke 2 dan minggu ke3. Target untuk memenuhi kebutuhan penambahan staf di tiap cabangnya dan kebutuhan penambahan staf karena akan dibukanya 15 cabang

-

Serah terima jabatan antara ... dan ... di minggu kedua

-

Membuat checklist kelengkapan surat lamaran dari cabang sebelum dikirimkan ke kantor pusat

-

Membuat checklist standarisasi kelengkapan isi dari map gantung di filing cabinet

-

Sosialisasi form exit interview dan checklist kelengkapan surat lamaran, ke seluruh

cabang.

-

Menyelesaikan pembuatan SPK

2. Diskusi Permasalahan Lembaga

 Pihak HRD memberikan update data karyawan terutama lepas masa magang. Karena hal ini diperlukan oleh

-

Divisi Umum untuk membuat name tag. (perlu dilengkapi pula foto)

-

Divisi Training & Reporting untuk mengetahui staf yang akan mengikuti training GB

-

Divisi Keuangan & Akunting untuk laporan keuangan

-

Divisi Internal Audit untuk pengecekan audit

Termasuk juga update staf yang tidak diperpanjang kontrak maupun staf yang keluar mendadak

 Pelaksanaan interview staf hendaknya melibatkan manajer yang bersangkutan

-

Staf MIS melibatkan manajer MIS

-

Staf Internal Audit melibatkan manajer IA ataupun Accounting

 Masukan dari Divisi U_{mum : Setiap melakukan tes perekrutan staf, HRD juga} meminta foto calon staff.

 U_{pdate staf cabang secara keseluruhan.}

Dilakukan dengan membuat format baru di setiap alamat email cabang. Setiap cabang hendaknya mencantumkan

-

Alamat kantor

-

Nomor telepon kantor

(5)

 Divisi Training & Reporting membutuhkan 1 staf

 Divisi Internal Audit membutuhkan 1 staf, dan target bulan Maret sudah bisa dilepas.

 Rencana RAT akan dilaksanakan bulan Maret 2012  U_{ntuk persiapan calon BM di cabang baru}

-

Tes seleksi (tes tertulis, tes grafis, tes kepribadian) dan interview dengan HRD dan Operasional

-

Progres Audit (kelengkapan pekerjaan)

-

Pendidikan calon BM

-

Interview dengan Direksi  U_{ntuk pendidikan calon BM}

-

Pendidikan akan dilaksanakan di training centre Cikalongkulon

-

Materi yang akan diberikan berkaitan dengan software, akuntansi, leadership dan operasional lapang

-

Diberikan post test dengan sistem passing grade

-

Minimal 70 untuk nilai kumulatif

-

Minimal 50 untuk per paket  Masukan dari semua Divisi:

-

Setiap calon karyawan, setelah selesai masa magang menyerahkan Ijazah ke lembaga.

Salah satu syarat menjadi karyawan (Ijazah di tahan oleh lembaga selama menjadi staf).

KESIMPULAN :

Agenda Rapat Divisi Bulan Januari 2012 membahas: 1. Divisi MIS akan melakukan persiapan online

2. Divisi Training & Reporting akan melakukan training berkala dan pembuatan naratif PPI

3. Divisi Audit akan melakukan audit tahunan di Regional A, B dan C 4. DivisiU_{mum akan melakukan pencarian rumah untuk kantor cabang} 5. Divisi Operasional akan melakukan persiapan pembukaan cabang baru

6. Divisi Accounting akan melakukan pengecekan laporan bulanan dan penutupan akhir tahun

7. Divisi HRD akan melakukan perekrutan staf secara marathon

8. U_{ntuk persiapan calon BM akan dilakukan penyaringan secara bertahap dan akan} diberikan pendidikan calon BM

Mengetahui Pimpinan rapat

Jakarta, 3 Januari 2012 Notulensi

(6)

Lampiran

Peserta :

No. Nama Jabatan

1. Staff HRD 2. Manager Training 3. Manager U_mum 4. Manager Audit 5. Manager Operasional 6. Manager Keuangan 7. Manager MIS 8. Notulen

(7)