CONTOH NOTULEN PERTEMUAN.docx

(1)

PEMERINTAH KABUPATEN BULUNGAN DINAS KESEHATAN

UPT. PUSKESMAS PIMPING

Jl. H.M Ardans Desa Karang Agung Kec. Tanjung Palas Utara, kode POS 77253

NOTULEN PERTEMUAN

Bidang/Bagian Admin, UKM dan UKP

Tanggal Kegiatan 28 Juni 2016 Jam : 10.00 s.d 14.00 Susunan Acara 1. Pembukaan

2. Acara Inti

3. Kesimpulan RTL 4. Penutup

Notulen Sebelumnya

-Topik/Materi 1. Pemantapan Tim Akreditasi Puskesmas

2. Pemantapan Komitmen Puskesmas dalam pelaksanaan Akreditasi

Isi Pembahasan

1. Pembentukan kembali Tim Akreditasi Puskesmas berdasarkan masukan dari Tim Pendamping

2. Pemantapan kembali Komitmen Puskesmas dalam pelaksanaan Akreditasi 3. Pembuatan Yel-yel Akreditasi untuk penyemangat dan motivasi

4. Pembagian tugas sesuai bidang dalam pelaksanaan Akreditasi Puskesmas Kesimpulan 1. Kepengurusan Tim Akreditasi terbentuk dengan formasi baru

2. Penggalangan semangat dan komitmen bersama perlu terus ditingkatkan 3. Pembagian tugas dan koordinastor kerja bidang sudah terlaksana

4. Penetapan jadwal kegiatan pemberkasan dan implementasi oleh masing-masing bidang

Rencana Tindak Lnajut Persiapan materi rapat hari ke dua Rekomendasi

-DAFTAR HADIR PESERTA RAPAT AKREDITAS PUSKESMAS Tanggal, 28 Juni 2016

DAFTAR HADIR

No Nama Jabatan TandaTangan

Karang, Agung, 28 Juni 2016 Notulen

Sarinah, SKM

Mengetahui, Kepala Puskesmas

dr.Bartolomius Silvanus Laing

(2)

UPT. PUSKESMAS PIMPING

1 1 2 2 3 3 4 4 5 5 6 6 7 7 8 8 9 9 10 10 11 11 12 12 13 13 14 14 15 15 16 16 17 17 18 18 19 19 20 20 21 21 22 22 23 23 24 24 25 25 26 26 27 27 28 28 29 29 30 30 31 31 32 32 33 33 34 34 35 35

NOTULEN PERTEMUAN

(3)

Tanggal Kegiatan 29 Juni 2016 Jam : 09.00 s.d 14.00 Susunan Acara 1. Pembukaan

2. Acara Inti

Notulen Sebelumnya 1. Pemantapan Tim Akreditasi Puskesmas

2. Pemantapan Komitmen Puskesmas dalam pelaksanaan Akreditasi

Topik/Materi 1. Pembahasan isi instrumen akreditasi :

1. BAB I Penyelenggaraan Pelayanan Puskesmas (PPP) 2. BAB II Kepemimpinan dan Manajemen Puskesmas 3. BAB III Peningkatan Mutu Puskesmas

4. BAB IV Upaya Kesehatan Masyarakat berorientasi sasaran 5. BAB V Kepemimpinan dan manajemen Upaya Kesehatan

Masyarakat

6. BAB VI Sasaran Kinerja Upaya Kesehatan Masyarakat 7. BAB VII Layanan Klinis yang Berorientasi Pasien (LKBP) 8. BAB VIII Kepemimpinan dan Manajemen Upaya

Kesehatan Masyarakat

9. BAB IX Peningkatan Mutu Klinis dan Keselamatan Pasien (PMKP)

Isi Pembahasan

1. BAB I s.d BAB III Berorientasi pada Bidang Administrasi dan Manajemen Puskesmas

2. BAB IV s.d BAB VI Berorientasi pada Bidang Upaya Kesehatan Masyarakat

3. BAB VII s.d BAB VIII Berorientasi pada Bidang Upaya Kesehatan Perorangan

Kesimpulan 1. Setiap bidang tidak terlepas dari kegiatan Perencanaan, pelaksanaan dan Evaluasi

Rencana Tindak Lnajut a. Melengkapi dokumen/prosedur/kebijakan sesuai dengan persyaratan yang tertuang dalam instrument akreditasi Puskesmas dengan di koordinir oleh Bidang Admin.

b. Mempersiapkan survey kepuasan pelanggan dalam rangka mendapatkan umpan balik pelayanan dari masyarakat, sasaran dan pengunjung.

c. Menentukan jenis media yang digunakan dalam melaksanakan. identifikasi kebutuhan dan harapan masyarakat serta umpan balik (Asupan) pelayanan. d. Dalam penyusunan rencana kegiatan program dan pelayanan melibatkan

masyarakat serta pihak terkait lainnya

e. Kegiatan yang sudah tersusun dalam bentuk RUK dan RPK disampaikan kembali kepada masyarakat dalam rangka sosialisasi atau mendapatkan masukan dari masyarakat dan sasaran

f. Menyusun komptensi setiap tenaga Puskesmas berdasarkan jenis tenaga dan jenis pelayanan

g. Mengumpulkan bukti-bukti pelatihan dan sebagainya yang mendukung kompetensi tenaga puskesmas

h. Melaksanakan evaluasi program semester 1 tahun 2016 i. Mempersiapkan bahan pertemua lintas sektoral

Rekomendasi

-Karang, Agung, 29 Juni 2016 Notulen

Sarinah, SKM

(4)

DAFTAR HADIR PESERTA RAPAT AKREDITAS PUSKESMAS Tanggal, 29 Juni 2016

DAFTAR HADIR

1 1 2 2 3 3 4 4 5 5 6 6 7 7

(5)

UPT. PUSKESMAS PIMPING

8 8 9 9 10 10 11 11 12 12 13 13 14 14 15 15 16 16 17 17 18 18 19 19 20 20 21 21 22 22 23 23 24 24 25 25 26 26 27 27 28 28 29 29 30 30 31 31 32 32 33 33 34 34 35 35

NOTULEN PERTEMUAN

Tanggal Kegiatan 23 Juli 2016 Jam : 11.00 s.d 13.00 Susunan Acara 1. Pembukaan

2. Acara Inti

(6)

Topik/Materi 1. Pembahasan kriteria 1.1.1 2. Pembahasan kriteria 1.1.2 3. Pembahasan kriteria 1.1.3 4. Pembahasan kriteria 1.1.4 Isi Pembahasan 1. Pembahasan kriteria 1.1.1 10. SK tentang jenis pelayanan

11. Menentukan media untuk mensosialisasikan jenis pelayanan

12. Melaksanakan upaya untuk menjalin komunikasi dengan masyarakat 13. Setiap kegiatan pertemuan dimasyarakat didokumentasikan dalam

bentuk laporan

14. Mempersiapkan tahapan perencanaan puskesmas sesuai prosedur dan petunjuk yang berlaku

2. Pembahasan kriteria 1.1.2

15. Mendokumentasikan umpan balik dari masyarakat

16. Melakukan rapat pembahasan hasil umpan balik dari masyarakat

17. Menyusun rencana tindak lanjut upaya perbaiakan dan mensosialisasikan kembali kepada masyarakat/sasaran.

18. Identifikasi kebutuhan dan masukan sasaran/masyarakat 4. Pembahasan kriteria 1.1.4

19. Membahas penyusunan Rencana Usulan Kegiatan Kesimpulan 1. Draft SK tentang jenis pelayanan sudah tersusun

2. Penanggungjawab mengetahui cara atau metode dalam melaksanakan sosialisasi program dan pelayanan

3. Penangungjawab program dan pelayanan memahami kewajiban untuk : 20. Pelaksanaan upaya menjalin komunikasi dengan sasaran dan

masyarakat

21. Pelaksanaan pendokumentasi kegiatan pertemuan dengan masyarakat dan sasaran dalam bentuk laporan

22. Penyusunan rencana program berdasarkan hasil cakupan tahun sebelumnya dan hasil identifikasi kebutuhan serta umpan balik pelayanan

23. Penyusunan rekapitulasi saran, masukan dan kritik dari masyarakat setiap bulan

24. Pembahasan hasil Identifikasi kebutuhan dan umpan balik 4. Pelaksanaan Identifikasi kebutuhan dan umpan balik pelayanan 5. Pelaksanaan penyusunan Rencana Usulan Kegiatan

Rencana Tindak Lanjut 1. Menyusun draf SK tentang Jenis pelayanan

2. Setiap penanggungjawab program dan pelayanan membuat media untuk mensosialisasikan program dan pelayanan kepada masyarakat/sasaran dalam bentuk brosur, leaflet dan surat menyurat

3. Setiap penanggungjawab program dan pelayanan melaksanakan upaya menjalin komunikasi melalui media yang sudah disepakati bersama

4. Setiap penanggungjawab program menyusun rencana kegatan program berdasarkan hasil evaluasi kegiatan tahun lalu serta masukan dari sasaran atau masyarakat

5. Mengumpulkan umpan balik (masukan) dari masyarakat/sasaran mengenai program dan pelayanan yang sudah dilaksanakan melalui Buku Catatan Keluhan Pengunjung, sms, telepon, kotak kepuasan pelanggan, angket/kuesioner, media sosial atau pertemuan langsung baik individu maupun kelompok.

6. Setiap penanggungjawab program dan pelayanan melakukan rekapitulasi bulanan terhadap umpan balik/keluhan/masukan dan saran dari masyarakat/sasaran setiap bulan.

7. Merencanakan kegiatan pertemuan pembahasan hasil rekapitulasi umpan balik pelayanan dan program.

(7)

pelayanan dan program

9. Setiap penanggungjawab program dan pelayanan menyusun uapay perbaikan

10. Melaksanakan inovasi program dan pelayanan dalam upaya perbaikan 11. Mendokumentasikan setiap pengarahan dan upaya perbaikan pelayanan dan

program yang disampaikan oleh Kepala Puskesmas

12. Memperbaiki mekanisme kerja dan memanfaatkan tehnologi dalam melaksanakan program dan pelayanan

13. Menyusun dokumen Rencana Lima Tahun Puskesmas

14. Menyusun Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK) setelah ada persutujuan usulan-usulan yang sampaikan

15. Menyusun dan mendokumentasikan setiap ada rapat/pertemuan bersama sasaran/masyarakat

Rekomendasi

-DAFTAR HADIR PESERTA RAPAT AKREDITAS PUSKESMAS Tanggal, 23 Juli 2016

DAFTAR HADIR

1 1 2 2 3 3 4 4 5 5 6 6 7 7 8 8 9 9 10 10 11 11 12 12

Karang, Agung, 23 Juli 2016 Notulen

Sarinah, SKM

(8)

UPT. PUSKESMAS PIMPING

13 13 14 14 15 15 16 16 17 17 18 18 19 19 20 20 21 21 22 22 23 23 24 24 25 25 26 26 27 27 28 28 29 29 30 30

NOTULEN PERTEMUAN

Tanggal Kegiatan 25 Juli 2016 Jam : 11.00 s.d 13.00 Susunan Acara 1. Pembukaan

2. Acara Inti

Notulen Sebelumnya Pembahasan kriteria 1.1.1 s.d 1.1.4 Topik/Materi 1. Pembahasan kriteria 4.1.1

2. Pembahasan kriteria 4.1.2 Isi Pembahasan 1. Pembahasan kriteria 4.1.1

25. Kebutuhan Masyarakat akan Upaya Puskesmas dilakukan analisis 26. Identifikasi kebutuhan dan harapan sasaran/masyarakat

27. Pembahasan konsultatif dengan sasaran/masyarakat dan pihak terkait 28. Menerima umpan balik dari masyarakat

29. Pembahasan Umpan balik 3. Pembahasan Kriteria 4.1.3

(9)

31. Uraian tugas dan komptensi masing-masing penanggungjawab program Kesimpulan 1. Setiap jenis kegiatan direncanakan tidak hanya berdasarkan petunjuk dan

pedoman tapi juga merupakan kebutuhan dan harapan masyarakat.

2. Umpan balik/asupan dari sasaran/masyarakat diperlukan untuk memperbaiki mutu dan kinerja layanan agar sesuai dengan harapan masyarakat

3. Peluang inovatif diperlukan untuk memperbaiki layanan dan upaya

Rencana Tindak Lanjut 1. Penanggungjawab UKM menyusun instrument untuk melaksanakan Identifikasi Kebutuhan dan Harapan sasaran/masyarakat

2. Menyusun dan menetapkan SOP/Prosedur dan kerangka acuan dalam melaksanakan identifikasi kebutuhan dan harapan masyarakat

3. Intrumen identifikasi kebutuhan dan harapan sasaran akan disebarkan melalui Petugas Puskesmas Pembantu

4. Melaksanakan kegiatan pembahasan konsultatif dengan masyarakat dalam rangka mendapatkan masukan atau umpan balik terhadap program yang dilaksanakan

5. Menyusun dan menetapkan SOP/Prosedur umtuk memperoleh umpan balik dari masyarakat

6. Merencanakan kegiatan inovatif dalam pelaksanaan program serta melibatkan lintas sector dalam merencanakan kegiatan inovatif

7. Menyusun uraian tugas dan kompetensi bardasarkan jenis tenaga dan jenis pelayanan di Puskesmas

Rekomendasi

-DAFTAR HADIR PESERTA RAPAT AKREDITAS PUSKESMAS Tanggal, 25 Juli 2016

DAFTAR HADIR

1 1 2 2 3 3 4 4 5 5 6 6 7 7 8 8 9 9 10 10 11 11 12 12 13 13 14 14 Mengetahui, Kepala Puskesmas

NIP. 19830811 201101 1 003

Karang, Agung, 25 Juli 2016 Notulen

(10)

UPT. PUSKESMAS PIMPING

15 15 16 16 17 17 18 18 19 19 20 20 21 21 22 22 23 23 24 24 25 25 26 26 27 27 28 28 29 29 30 30

NOTULEN PERTEMUAN

Tanggal Kegiatan 10 Agustus 2016 Jam : 10.00 s.d 14.00 Susunan Acara 1. Pembukaan

2. Acara Inti

Notulen Sebelumnya Pembahasan kriteria 4.1.1 s.d 4.1.3 UKM

Topik/Materi 1. Pembahasan tindak lanjut Identifikasi Kebutuhan dan Harapan Masyarakat 2. Hak dan Kewajiban Sasaran

3. Visi, Misi dan Tata Nilai Puskesmas

Isi Pembahasan 1. Jadwal pelaksanaan Identifikasi Kebutuhan dan Harapan Masyarakat 2. Kelengkapan administrasi dokumen setiap kegiatan

3. Pembahasan kembali Visi, Misi dan Tata Nilai Puskesmas 4. Mensinkronkan dokumen antaran UKM dan Admin

Kesimpulan 1. Penetapan kembali jadwal pelaksanaan Identifikasi Kebutuhan dan Harapan Masyarakat

2. Kesepakatan kelengkapan administrasi dokumen setiap kegiatan 3. Kesepakatan penyampian instrument IKH dan pelaksanaannya :

- Jum’at 12-08-2016 : Pengumpulan kuesioner - Sabtu 13-08-2016 : Penggandaan intrumen - Senin 15-08-2016 : Distribusi Instrumen ke Pustu

(11)

Rencana Tindak Lanjut 1. Melaksanakan croos referens 2. Admin melengkapi SOP IKH

3. Setiap program mencari referensi untuk Hak dan kewajiban Sasaran 4. Admin melengkapi SOP sosialisasi Visi, Misi dan Tujuan Puskesmas

5. Penanggungjawab program melengkapi persyaratan komptensi setiap penanggungjawab program

6. Setiap program melakukan identifikasi resiko dari pelaksanaan program 7. Admin membuat format identifikasi resiko pelaksanaan program

Rekomendasi

-DAFTAR HADIR PESERTA RAPAT AKREDITAS PUSKESMAS Tanggal, 10 Agustus 2016

DAFTAR HADIR

1 1 2 2 3 3 4 4 5 5 6 6 7 7 8 8 9 9 10 10 11 11 12 12 13 13 14 14 15 15 16 16 17 17

Karang, Agung, 10 Agutus 2016 Notulen

Sarinah, SKM

(12)

18 18 19 19 20 20 21 21 22 22 23 23 24 24 25 25 26 26 27 27 28 28 29 29 30 30