1 BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Perkembangan dunia usaha saat ini tidak lepas dari adanya persaingan bisnis antar perusahaan. Untuk dapat mempertahankan kredibilitas perusahaan-perusahaan yang telah lama berdiri dan munculnya perusahaan-perusahaan-perusahaan-perusahaan baru yang saling bersaing dalam mendapat minat dan memperoleh keuntungan usaha dari masyarakat luas, menjadikan perusahaan-perusahaan tersebut berupaya untuk memperkenalkan usahanya dan bidang bisnis baru yang mereka miliki kepada masyarakat.
Saluran media komunikasi seperti media elektronik, media cetak dan billboard, saat ini tidak lagi cukup untuk menyampaikan pesan kepada sasaran khalayak. Hal ini dapat dirasakan dari banyaknya perusahaan yang setiap hari mengiklankan produknya. Dengan adanya kondisi tersebut, maka para perusahaan terdorong untuk mencari alternatif lain guna mendukung aktivitas komunikasi agar pesan komunikasinya diterima secara baik oleh sasarannya. Salah satu alternatif yang digunakan perusahan tersebut adalah dengan menggunakan jasa event organizer.
Pertumbuhan perusahaan event organizer di Indonesia, khususnya di Jakarta, terjadi pasca krisis ekonomi yang melanda Indonesia tahun 1998. Event organizer merupakan sebuah pihak yang mengelola dan mengatur suatu acara yang diselenggarakan atas permintaan pelanggan. Menurut Frida Kusumastuti,
event organizer adalah perusahaan yang melayani jasa sebagai pelaksana sebuah event/kegiatan yang berhubungan dengan publik. Perusahaan ini cenderung spesialis, misalnya launching product, pameran (exhibition), pertemuan-pertemuan (seminar, lokakarya, konvensi, konferensi, jumpa pers/press conferences, press tour dan sebagainya), show dan kontes-kontes.1
Maraknya perusahaan event organizer yang digunakan saat ini, menjadikan event organizer sebagai kebutuhan yang utama bagi para perusahaan untuk mengadakan kegiatan yang sukses dan berkualitas. Tingginya persaingan pada bisnis event organizer membuat para pengusaha event organizer harus memiliki strategi yang tepat untuk dapat bertahan dalam persaingan tersebut, khususnya dalam mempertahan pelanggan lama maupun mendapatkan pelanggan baru.
Hubungan sinergi antara event organizer dengan public relations adalah suatu kegiatan untuk menanamkan pengertian guna memperoleh good will, kerjasama dan kepercayaan. Pada gilirannya akan mendapat dukungan dari pihak lain. Public relations sebagai komunikator mempunyai fungsi ganda, yakni ke luar dengan memberikan informasi kepada khalayak dan ke dalam menyerap reaksi dari khalayak. Oleh sebab itu, Public relations dalam setiap lembaga/instansi/perusahaan merupakan suatu keharusan fungsional dalam memperkenalkan kegiatan aktivitas kepada masyarakat (khalayak). Public relations dituntut untuk dapat menjaga hubungan baik antara publik internal maupun publik eksternal.
1
Membina hubungan dengan publik internal dan eksternal ini tidaklah mudah, memerlukan waktu dan kerja keras. Diperlukan kejujuran dari public relations dalam memberikan informasi ke publik sehingga kepercayaan, kerjasama dan good will akan didapatkan.
Seorang public relations harus mempunyai strategi dalam membina hubungan dengan publiknya. Strategi tersebut diawali dengan perumusan masalah, perencaan, tindakan dan komunikasi serta evaluasi. Dalam membina hubungan dengan publik, public relations melakukannya melalui komunikasi. Dengan berkomunikasi, public relations dapat menciptakan hubungan yang harmonis antara masyarakat dan perusahaan. Sehingga tujuan public relations tercapai, yaitu memperoleh good will, kepercayaan, dan saling pengertian dari publik.
Public relations diharapkan dapat membina hubungan dengan publik eksternal dan hubungan dapat terus berjalan. Publik eksternal merupakan unsur yang ada diluar kendali perusahaan. Sehingga membangun hubungan dengan publik eksternal memerlukan kerja keras.
PT Djawara Indonesia adalah salah satu perusahaan yang bergerak di bidang event organizer. PT Djawara Indonesia menangani semua acara kecuali acara pernikahan. PT Djawara Indonesia berdiri tahun 2007 dan baru diresmikan pada tahun 2012. Selama periode 5 tahun, PT Djawara Indonesia mendapatkan pelanggan-pelanggan yang loyal, walaupun perusahaan tersebut belum diresmikan.
PT Djawara Indonesia belum mempunyai divisi public relations, namun fungsi public relations tetap terlaksana. Fungsi public relations PT Djawara Indonesia saat ini dijalankan oleh Divisi Finance dan Marketing. Divisi Finance membuat konsep dan perencanaan kegiatan public relations, sedangkan Divisi Marketing melaksanakan konsep dan perencanaan tersebut. Divisi Finance dikepalai oleh Aulia Faridah yang bertugas menjalankan fungsi public relations, seperti menciptakan komunikasi dua arah antara perusahaan dan pelanggan, membina hubungan dengan publik internal dan publik eksternal, dan membuat perencanaan strategi public relations PT Djawara Indonesia. Dalam pelaksanaannya, fungsi public relations dijalankan oleh Divisi Marketing yang dikepalai oleh Muhamad Icksan Lutfi.
Belum terbentuknya Divisi Public Relations di PT Djawara Indonesia, menuntut PT Djawara Indonesia lebih bekerja keras dalam membangun hubungan dengan pelanggan. Selama periode Agustus 2012 sampai Desember 2012 PT Djawara Indonesia bekerjasama dengan E-Work untuk acara Pertamina Mudik, Incpro untuk acara Bank Mandiri, Etcetera untuk acara flayering konser Harvey Malaiholo, Trojan untuk acara Nokia, Coneindo untuk acara Tim Tam, Incpro untuk acara Indocomtect Telkomsel, Trojan untuk acara Holcim, Visicom untuk acara Molto, Etcetera untuk acara BRI Funwalk, Etcetera untuk acara pre launching Habibie Ainun, Nbrainds untuk acara Nokia Asha 2, Visicom untuk acara Nokia Lumia, Visicom untuk acara Prudential Jakarta Bersih dan Incpro untuk acara awarding night Pertamina.
Dari sekian banyak pelanggan PT Djawara Indonesia, salah satu pelanggan yang bekerja sama dengan PT Djawara Indonesia sejak awal terbentuk tahun 2007 sampai saat ini adalah Visicom. Visicom adalah perusahaan event organizer yang menawarkan penyelenggaraan pameran, musik, film, out bond, dan family gathering kepada perusahaan-perusahaan yang membutuhkan jasa event organizer. Bentuk kerjasama antara PT Djawara Indonesia dan Visicom adalah dalam acara Molto Aroma Essence, Nokia Lumia Apollo dan Prudential Jakarta Bersih.
Acara Molto Aroma Essence berlangsung dalam tiga tahap dan di mulai pada pukul 10 pagi sampai pukul 10 malam. Tahap pertama berlangsung pada tanggal 3-12 November 2012 di Plaza Senayan, tahap kedua pada tanggal 12-13 Januari 2013 di Senayan City dan tahap ketiga pada tanggal 19-20 Januari 2013 di Central Park. Dalam acara Molto Aroma Essence PT Djawara Indonesia bekerja sama dengan Visicom dalam penyedian sales promotions girls.
Dalam Acara Nokia Lumia Apollo, PT Djawara Indonesia bertanggung jawab sepenuhnya dalam pelaksanaan acara dari awal sampai akhir. Acara Nokia Lumia Apollo berlangsung selama 10 hari dari 7-16 Desember 2012 yang berlokasi di beberapa kampus dan hang out places (hop).
Sedangkan dalam acara Prudential Jakarta Bersih yang diadakan pada 2 Desember 2012 di lapangan Monas yang di mulai pada pukul 5 pagi dan berakhir pukul 11 siang, PT Djawara Indonesia bekerja sama dengan Visicom dalam penyediaan konsumsi untuk 10.000 orang dan penyediaan manpower seperti coordinator team, liaison officer / petugas penghubung (LO adalah seorang
penghubung saat suatu acara berlangsung antara orang-orang/instansi yang mempunyai kemampuan khusus), sales promotion girls dan parking crew.
Hubungan Visicom terjalin berawal dari Muhamad Icksan Lutfi yang bekerja di Visicom, Ia mengundurkan diri dari Visicom dan membuka perusahaan event organizer sendiri dengan nama PT Djawara Indonesia. Hubungan Visicom dengan Muhamad Icksan Lutfi tetap berlanjut walaupun Ia sudah tidak bergabung dengan Visicom. Bahkan, Visicom menjadi pelanggan pertama yang bekerja sama dengan PT Djawara Indonesia dalam mengelolah suatu acara atau lebih tepatnya Visicom memberikan pekerjaan yang didapat dari pelanggan Visicom untuk dikelolah oleh PT Djawara Indonesia. Atas kepercayaan dan kesempatan yang diberikan Visicom, PT Djawara Indonesia berharap dapat terus mempertahankan hubungan tersebut dan dapat membangkitkan simpati dan kepercayaan publik terhadap perusahaan. Dalam hal ini, fungsi public relations sangat dibutuhkan untuk membina hubungan dengan publik eksternal dan memperhatikan setiap kepentingan publik tersebut yang diharapkan dapat berdampak positif terhadap perkembangan perusahaan.
Berdasarkan uraian tersebut, peneliti melakukan penelitian untuk mengetahui ”Tahapan kegiatan public relations PT Djawara Indonesia dalam membina hubungan dengan Visicom?
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian pada latar belakang masalah maka penulis merumuskan masalah penelitian sebagai berikut : ”Bagaimana tahapan kegiatan public relations PT Djawara Indonesia dalam membina hubungan dengan Visicom?”
1.3. Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini adalah ”Untuk mengetahui tahapan kegiatan public relations PT Djawara Indonesia dalam membina hubungan dengan Visicom.” 1.4. Manfaat Penelitian
1.4.1. Manfaat Teoritis/Akademis
Secara teoritis hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan sumbangan pemikiran dalam pengembangan Ilmu Komunikasi, serta dapat menambah literatur ilmiah yang berkaitan dengan Ilmu Komunikasi khususnya di bidang Public Relations.
1.4.2. Manfaat Praktis
Penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat bagi PT Djawara Indonesia, perusahaan-perusahaan event organizer dan masyarakat.
