PEMBENTUKAN PPID
Pembentukan PPID didasari oleh
UU Nomor 14 Tahun 2008 tentang KIP, Pasal 13
Untuk mewujudkan pelayanan yang cepat, tepat dan
sederhana setiap Badan Publik menunjuk
Pejabat
Pengelola Informasi dan Dokumentasi
Kewajiban pembentukan PPID ini dimaksudkan agar
pelayanan informasi kepada masyarakat dapat terlaksana
dengan baik dan fokus ditangani oleh sumber daya
manusia
yang
memang
khusus
ditunjuk
untuk
PEMBENTUKAN PPID
UU Nomor 14 Tahun 2008 tentang KIP, Pasal 1
ayat (9)
VISI DAN MISI PPID LAPAN
VISI :
Menjadi Penyelenggara Layanan Informasi Publik yang Unggul di Bidang Iptek Penerbangan dan Antariksa
MISI:
Meningkatkan Fasilitas dan Pengelolaan Layanan Informasi Publik.
Meningkatkan Kualitas Layanan Informasi yang Profesional, Transparan, dan Akuntabel.
STRUKTUR PPID
PPID UTAMA/ PELAKSANA
PETUGAS MEJA INFORMASI
TUGAS PPID
Tugas PPID berdasar pada:
TUGAS PPID
Penyediaan, penyimpanan,
pendokumentasian, dan
pengamanan informasi;
TUGAS PPID
Pelayanan Informasi Publik
yang cepat, tepat, dan
sederhana;
TUGAS PPID
Pengujian Konsekuensi;
TUGAS PPID
Penetapan Informasi yang dikecualikan
yang
telah
habis
jangka
waktu
pengecualiannya
sebagai
Informasi
Publik yang dapat diakses; dan
TUGAS
Sekretaris
Menyiapkan
bahan
komunikasi
baik internal
maupun
eksternal
Menyeleng-garakan
rapat
Melaksanakan
pengelolaan
website/ akun
PPID
TUGAS
PETUGAS
MEJA
INFORMASI
Menerima permohonaninformasi Melakukan klasifikasi permohonan informasi yang boleh dan tidak boleh diberikan Memberikan informasi apabila informasi tersebut telah tersedia Menerima keluhan
dan pengaduan dari masyarakat dan mengkoordinasikan
dengan Sekretariat, PPID Pelaksana, atau
PPID Utama Berkoordinasi dengan
sekretariat, PPID Pelaksana, atau PPID
TUGAS
Menyiapkan informasi yang diminta oleh pemohon informasi
Mendokumentasikan informasi sesuai klasifikasi informasi
Berkoordinasi dengan Sekretariat dan Petugas
Meja Informasi dalam penyiapan informasi yang
akan diberikan kepada pemohon informasi
KLASIFIKASI INFORMASI
Informasi Publik Secara Berkala
Informasi Yang Wajib Tersedia Setiap Saat
Informasi Publik Serta Merta
Informasi Yang Dikecualikan
Informasi Publik Secara Berkala
Informasi yang berkaitan dengan Badan Publik; Informasi mengenai kegiatan dan kinerja Badan Publik terkait; Informasi mengenai laporan keuangan; dan/atauKewajiban memberikan dan
menyampaikan Informasi
Publik secara berkala
dilakukan paling cepat 6
(enam) bulan sekali.
Informasi lain yang diatur dalam
peraturan
Informasi Publik Serta Merta
Badan Publik wajib
mengumumkan
secara serta merta
suatu informasi yang
dapat mengancam
hajat hidup orang
banyak dan
ketertiban umum.
Kewajiban
menyebarluaskan
informasi publik serta
merta disampaikan
dengan cara yang
mudah dijangkau
oleh masyarakat dan
Informasi Yang Wajib Tersedia Setiap Saat
D aftar seluruh Inform asi Publik yang berada di baw ah
penguasaannya, tidak term asuk inform asi yang dikecualikan;
H asil keputusan Badan Publik dan pertim bangannya;
Seluruh kebijakan yang ada berikut dokum en
pendukungnya;
R encana kerja proyek term asuk di dalam nya perkiraan
pengeluaran tahunan Badan Publik;
Perjanjian Badan Publik dengan pihak ketiga;
Inform asi dan kebijakan yang disam paikan Pejabat
Publik dalam pertem uan yang terbuka untuk um um ;
Prosedur kerja pegaw ai Badan Publik yang berkaitan
dengan pelayanan m asyarakat; dan/atau
Laporan m engenai pelayanan akses Inform asi Publik
Informasi Yang Dikecualikan
Informasi Publik yang apabila dibuka dan diberikan
kepada Pemohon, Informasi Publik dapat:
menghambat proses penegakan hukum
mengganggu kepentingan perlindungan hak atas kekayaan intelektual dan perlindungan dari persaingan usaha tidak sehat;
membahayakan pertahanan dan keamanan negara;
mengungkapkan kekayaan alam Indonesia;
merugikan ketahanan ekonomi nasional;
merugikan kepentingan hubungan luar negeri;
mengungkapkan isi akta otentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang;
mengungkap rahasia pribadi;
memorandum atau surat-surat antar Badan Publik atau intra Badan Publik, yang menurut sifatnya dirahasiakan kecuali atas putusan Komisi Informasi atau pengadilan;
Informasi Yang Dikecualikan
1. Rahasia Negara
2. Rahasia Bisnis
3. Rahasia Pribadi
4. Rahasia Jabatan
Informasi Atas Dasar Permintaan
Informasi apapun terkait badan
publik selama tidak masuk
KOMPONEN --- PELAYANAN INFORMASI PUBLIK --- LAYANAN LANGSUNG PENGUMUMAN
1. MEJA LAYANAN INFORMASI √ √
2. PETUGAS LAYANAN INFORMASI √ √
3. JAM LAYANAN INFORMASI √ √
4. DAFTAR INFORMASI PUBLIK √ √
5. TARIF/BIAYA √ √
6. MEKANISME √ √
7. WAKTU PROSES √ √
8. MAKLUMAT √ √
9. FORMULIR √ √
9. S O P √ √
1. Proses penyelesaian untuk memenuhi permintaan pemohon informasi publik dilakukan setelah pemohon informasi publik memenuhi persyaratan yang telah ditentukan;
2. Waktu penyelesaian dilaksanakan paling lambat 10 (sepuluh) hari kerja sejak diterimanya permintaan, Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) akan menyampaikan pemberitahuan yang berisikan informasi yang diminta berada dibawah penguasaannya atau tidak. Dan PPID dapat memperpanjang waktu paling lambat 7 (tujuh) hari kerja.
3. Penyampaian/pendistribusian/penyerahan informasi publik kepada pemohon informasi publik dilakukan secara : langsung, melalui email, fax ataupun jasa pos;
Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala
No. Ringkasan Isi Informasi
Penanggung Jawab Pembuatan/ Penerbit Informasi Waktu Pembuatan Informasi
Bentuk Informasi Yang Tersedia Retensi
Arsip Klasifikasi Cetak Rekam Online
1 Profil Badan Publik 2
Ringkasan informasi tentang program dan/atau kegiatan yang sedang dijalankan dalam lingkup badan publik
3
Ringkasan informasi tentang kinerja dalam lingkup Badan Publik
4 Ringkasan laporan keuangan 5 Ringkasan laporan akses informasi
publik
6 Informasi tentang peraturan, keputusan, dan/atau kebijakan 7 Informasi tentang hak dan tata
cara memperoleh Informasi Publik 8 Informasi tentang tata cara pemngaduan penyalahgunaan
wewenang
9 Infromasi tentang pengumuman pengadaan barang dan jasa 10 Informasi tentang prosedur peringatan dini dan prosedur
Jumlah Permintaan Informasi
Jumlah Waktu yang Dibutuhkan
Jumlah Pemberian & Penolakan
Alasan Penolakan
Format Laporan Bulanan PPID LAPAN
No Pemohon Mekanisme Permohonan Jenis Informasi yang diminta (Lap.Tahunan, Kontrak kerja, PKL, Umum) Pelayanan Permohonan Informasi Tanggal Waktu (Hari) Status (Selesai/ belum dan alasan penolakan ) Individu Badan Hukum Datang Langsung
Elektronik Diberikan Ditolak Permohon an Diberikan 1 2 3 4 5 6 7
Bulan Pemohon Mekanisme Permohonan
Jenis Informasi yang diminta (Lap.Tahunan, Kontrak kerja, PKL,
Umum, dsb)
Pelayanan Permohonan Informasi
Sengketa Informasi
Individu Badan Hukum Datang Langsung
Elektronik Diberikan Ditolak
Januari Februari Maret April Mei Juni Juli Agustus September Oktober November Desember Jumlah
ISO 9001:2015 PPID Utama
LAPAN
ISO 9001:2015 adalah standar Sistem Manajemen Mutu
(SMM) yang diakui secara internasional. ISO 9001:2015
Merupakan tolok ukur global untuk sistem manajemen
mutu yang telah diterbitkan sebanyak lebih dari satu juta
di seluruh dunia.
ISO 9001 bisa diterapkan di seluruh jenis organisasi tanpa
melihat besaran maupun lokasi di mana organisasi
tersebut berada. Salah satu kekuatan utama ISO 9001
adalah daya tariknya yang luas untuk semua jenis
ISO 9001:2015 PPID Utama
LAPAN
PPID Utama LAPAN berhasil meraih sertifikat ISO 9001:2015
di bulan September 2016 dari lembaga sertifikasi
British
Standard
Institute
dengan cakupan:
ISO 9001:2015 PPID Utama
LAPAN
Beberapa hal yang menjadi perhatian dalam ISO 9001:2015 adalah
sebagai berikut:
PPID Utama LAPAN mengajukan sertifikasi ISO 9001:2015 untuk
meningkatkan layanan informasi yang sesuai standar internasional
Persyaratan ISO 9001:2015
Beberapa persyaratan pengajuan sertifikasi ISO
9001:2015:
1.
Sistem Manajemen Mutu
2.
Kebijakan Mutu
3.
Sasaran Mutu
Kebijakan Mutu
PPID LAPAN bertekad menjadi penyelenggara layanan pengelolaan informasi dan dokumentasi yang profesional dan kredibel,
berkomitmen untuk :
1. Mengutamakan pemenuhan mutu layanan informasi publik dan kepuasan pelanggan.
2. Menerapkan sistem manajemen mutu secara konsisten dan mematuhi seluruh peraturan terkait pelaksanaan pelayanan publik.
3. Mengembangkan dan meningkatkan kemampuan sumber daya manusia serta mengoptimalkan infrastruktur penunjang.
Sasaran Mutu
Sasaran Mutu
Indikator
1. Pemberian tanggapan
paling lambat 10 hari sejak pengajuan (Mengisi
formulir dan e-Contact) dan perpanjangan waktu pemberitahuan informasi paling lambat 7 hari kerja sejak jangka waktu
pemberitahuan informasi
2. PPID memberi tanggapan
keberatan secara tertulis kepada pemohon paling lambat 30 hari sejak
dicatatnya pengajuan keberatan
1. Formulir Permohonan Informasi, Buku Register Informasi & Database e-contact
Sasaran Mutu
Sasaran Mutu
Indikator
3. Pemutakhiran Daftar
Informasi Publik
selambat-lambatnya 2x24 jam sejak informasi diterima oleh PPID
4. PPID memberi tanggapan
keberatan secara tertulis kepada pemohon paling lambat 30 hari sejak
dicatatnya pengajuan keberatan
3. Daftar Informasi Publik
Sasaran Mutu
Sasaran Mutu
Indikator
5. Tanggapan keluhan terkait
Pelayanan Informasi publik
selambat-lambatnya 3 (tiga) hari
6. Hasil Survey Kepuasan
Masyarakat (Minimum 80% )
5. Daftar Keluhan Pelanggan
6. Survey Kepuasan Masyarakat (SKM) dan Hasil Analisa
Prosedur Operasional Standar
1.
SOP Mutu
a)
SOP Pengendalian Dokumen
b)
SOP Tinjauan Manajemen
c)
SOP Audit Internal
d)
SOP Ketidaksesuaian dan Tindakan Perbaikan
Prosedur Operasional Standar
2.
SOP Teknis
a)
SOP Permohonan Informasi Publik
b)
SOP Permohonan Informasi Publik Tidak
Tersedia
c)
SOP Daftar Penyusunan Informasi
d)
SOP Pengaduan PPID
Formulir Permohonan Informasi Publik
Formulir Penolakan Permohonan Informasi
Formulir Keberatan
Formulir Pemberitahuan Tertulis
