DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KABUPATEN GROBOGAN
PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID) PEMBANTU
ALAMAT : JL. DR. SUTOMO NO. 5 PURWODADI TELP/FAX : (0292) 421940
WEBSITE : HTTPS://WWW.DISPENDUKCAPIL..GROBOGAN.GO.ID EMAIL : DISPENDUKCAPIL@GROBOGAN.GO.ID
LAPORAN TAHUNAN
LAYANAN INFORMASI PUBLIK
TAHUN 2021
i
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami ucapkan kehadirat Allah Subhanahu Wa Ta’ala atas tersusunnya Laporan Tahunan Layanan Informasi Publik tahun 2021 ini sesuai ketentuan yang berlaku.
Laporan ini disusun dimaksudkan untuk memenuhi amanat Keputusan Bupati Grobogan Nomor : 487.22/306/2018 tanggal 21 Mei 2018 tentang Perubahan atas Keputusan Bupati Grobogan Nomor : 487.22/315/2017 tentang Penetapan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi serta Pembentukan Pengelola Layanan Informasi dan Dokumentasi, dimana salah satu tugas PPID adalah memberikan laporan atas pelaksanaan kegiatan, secara periodik.
Kami menyadari bahwa Penyusunan Laporan Tahunan ini masih sangat sederhana dan perlu penyempurnaan, oleh sebab itu kami mengharapkan saran dan masukan sehingga penyusunan laporan dimasa mendatang agar lebih baik.
Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi ( PPID ) Pembantu Dinas Kependudukan dan Pencatatan
Sipil Kabupaten Grobogan,
Arief Orbandhi, SH NIP. 19670328 199401 1 001
ii
DAFTAR ISI
Kata Pengantar ……….. i
Daftar Isi ……… ii
I. Kebijakan Pelayanan Informasi Publik ……….. 1
II. Sarana dan Prasarana Pelayanan Informasi Publik ………. 5
III. Operasional Pelayanan Informasi Publik ……….. 6
IV. Sengketa Informasi Publik ………. 7
V. Anggaran Pelayanan Informasi Publik ……… 7
VI. Kegiatan PPID Pembantu Dispendukcapil Kabupaten Grobogan sepanjang tahun 2020 ………. 8 VII. Kendala Pelaksanaan Layanan Informasi Publik ……….. 9
VIII. Rekomendasi dan Rencana Tindak Lanjut ……….. 9
1
I. KEBIJAKAN PELAYANAN INFORMASI PUBLIK
UU No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik merupakan jaminan hukum bagi setiap orang untuk memperoleh informasi sebagai salah satu hak asasi manusia, sebagaimana diatur dalam UUD 1945 Pasal 28 F, yang menyebutkan, bahwa setiap orang berhak untuk berkomunikasi dan memperoleh Informasi untuk mengembangkan pribadi dan lingkungan sosialnya, serta berhak untuk mencari, memperoleh, memiliki, dan menyimpan Informasi dengan menggunakan segala jenis saluran yang tersedia.
Keberadaan UU No. 14 Tahun 2008 sangat penting sebagai landasan hukum yang berkaitan dengan (1) hak setiap orang untuk memperoleh informasi publik; (2) kewajiban badan publik dalam menyediakan dan melayani permohonan informasi publik secara cepat, tepat waktu, biaya ringan/proporsional, dan cara sederhana.
Implementasi pelaksanaan UU No. 14 Tahun 2008 di Pemerintah Kabupaten Grobogan berdasarkan Keputusan Bupati Grobogan Nomor : 487.22/730/2021 tanggal 23 Agustus 2021 tentang Perubahan Kedua Atas Keputusan Bupati Grobogan Nomor : 487.22/315/2017 tentang Penetapan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi serta Pembentukan Pengelola Layanan Informasi dan Dokumentasi dan Peraturan Bupati Grobogan Nomor 44 Tahun 2017 tentang Pedoman Pengelolaan Pelayanan Informasi dan Dokumentasi. Peraturan ini bertujuan untuk (1) memberikan standar bagi badan publik dalam melaksanakan pelayanan informasi publik; (2) meningkatkan pelayanan informasi publik di lingkungan badan publik untuk menghasilkan layanan informasi publik yang berkualitas; (3) menjamin pemenuhan hak warga negara untuk memperoleh akses informasi publik; dan (4) menjamin terwujudnya tujuan penyelenggaraan keterbukaan informasi sebagaimana diatur dalam UU No. 14 Tahun 2008.
Dengan membuka akses publik terhadap informasi, diharapkan badan publik termotivasi untuk bertanggung jawab dan berorientasi pada pelayanan yang sebaik-baiknya.
2
Dengan demikian, hal itu dapat mempercepat perwujudan pemerintahan yang terbuka yang merupakan upaya strategis mencegah praktik korupsi, kolusi, dan nepotisme (KKN), dan terciptanya pemerintahan yang baik (good governance).
Dasar pelaksanaan Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi Pemerintah Kabupaten Grobogan sebagai berikut :
1) Pasal 18 ayat (6) Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945;
2) Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik;
3) Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik;
4) Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Undang- Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik;
5) Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 3 Tahun 2017 tentang Pedoman Pengelolaan Pelayanan Informasi dan Dokumentasi Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintahan Daerah;
6) Peraturan Bupati Grobogan Nomor 44 Tahun 2017 tentang Pedoman Pengelolaan Pelayanan Informasi dan Dokumentasi;
7) Keputusan Bupati Grobogan Nomor : 487.22/315/2017 tanggal 29 Mei 2017 tentang Penetapan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi serta Pembentukan Pengelola Layanan Informasi dan Dokumentasi.
8) Keputusan Bupati Grobogan Nomor : 487.22/306/2018 tanggal 21 Mei 2018 tentang Perubahan atas Keputusan Bupati Grobogan Nomor : 487.22/315/2017 tentang Penetapan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi serta Pembentukan Pengelola Layanan Informasi dan Dokumentasi.
9) Keputusan Bupati Grobogan Nomor : 487.22/679/2021 tanggal 22 Juli 2021 tentang Klasifikasi Informasi yang dikecualikan di lingkup Pemerintah Kabupaten Grobogan.
10) Keputusan Bupati Grobogan Nomor : 487.22/730/2021 tanggal 23 Agustus 2021 tentang Perubahan Kedua Atas Keputusan Bupati Grobogan Nomor : 487.22/315/2017 tentang Penetapan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi serta Pembentukan Pengelola Layanan Informasi dan Dokumentasi.
3
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Grobogan telah menetapkan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID- Pembantu) melalui Surat Keputusan Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Grobogan Nomor : 487.22 /100/ 2021 tentang Penunjukan Pejabat Pengelola Informasi Dan Dokumentasi (PPID Pembantu) Di Lingkungan Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kabupaten Grobogan Tahun 2021 tanggal 4 Januari 2021. Adapun Struktur dan Susunan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID ) Pembantu di Lingkungan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Grobogan sebagai berikut :
STRUKTUR ORGANISASI
PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID) PEMBANTU DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL
KABUPATEN GROBOGAN
4
SUSUNAN PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID) PEMBANTU DI LINGKUNGAN DINAS KEPENDUDUKAN DAN
PENCATATAN SIPIL KABUPATEN GROBOGAN
NO JABATAN DALAM DINAS/INSTANSI KEDUDUKAN
1 2 3
1 Kepala Dinas K o m u n i k a s i d a n
I n f o r m a t i k a K a b u p a t e n G r o b o g a n Pengarah PPID Pembantu 2 Kepala Dinas K e p e n d u d u k a n d a n
P e n c a t a t a n S i p i l K a b u p a t e n
Atasan PPID Pembantu
3. Sekretaris Dinas PPID Pembantu
4. Kasubag.Umum dan Kepegawaian Sekretaris BIDANG PELAYANAN DAN PENGELOLAAN INFORMASI*
5 Kepala Bidang Pengelolaan Informasi
Administrasi Kependudukan Ketua
6. Kasi Pengolahan dan Penyajian Data Anggota
7 Kasubbag. Perencanaan Anggota
8 Kasi Tata Kelola dan Sumber Daya Manusia,
Tek.kominfo Anggota
9 Pranata Komputer Ahli Pertama
Sarkes Anggota
BIDANG PENGOLAHAN DATA DAN DOKUMENTASI INFORMASI 10 Kepala Bidang Pemanfaatan Data dan Inovasi
Pelayanan Ketua
11 Kasi Inovasi Pelayanan Anggota
12 Kasi Kerjasama Anggota
13 Kasi Pemanfaatan Data dan Dokumen
Kependudukan Anggota
BIDANG PENGADUAN DAN PENYELESAIAN SENGKETA INFORMASI 14 Kabid. Pelayanan Pendaftaran Penduduk Ketua 15 Kepala Bidang Pelayanan Pencatatan Sipil Anggota
16 Kasi Identitas Penduduk Anggota
17 Pranata Komputer Ahli Pertama Anggota
5
II. SARANA DAN PRASARANA PELAYANAN INFORMASI PUBLIK.
Fasilitas dalam rangka memberikan layanan informasi publik terdiri atas :
a. Ruangan Desk Informasi Publik.
Semenjak bulan Januari tahun 2019 sampai saat ini PPID Pembantu Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Grobogan telah memiliki tempat Pelayanan Informasi yang berada di ruang Informasi dan Pengaduan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Grobogan dengan fasilitas sebagai berikut :
a. 1 ( satu ) unit meja pelayanan.
b. 3 ( tiga ) buah kursi pelayanan.
c. 1 ( satu ) buah Komputer d. 1 ( satu ) buah printer.
e. Koneksi jaringan internet dan fasilitas lainnya, serta formulir – formulir yang diperlukan.
b. Penyediaan Akses Informasi Publik.
Penyediaan pelayanan informasi disamping melalui data dan informasi manual juga dilakukan melalui website Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Grobogan (https://www.dispendukcapil.grobogan.go.id/)
c. Sumber Daya Manusia.
Jumlah SDM sumberdaya pengelola yang terlibat dalam PPID Pembantu Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Groboga adalah sebanyak 15 ( lima belas ) orang.
Disamping itu dilengkapi juga dengan struktur organisasi yang inklud dengan LPID Pemerintah Kabupaten Grobogan, dengan susunan organisasi : Pembina, Pengarah/Atasan PPID, Tim Pertimbangan , PPID Utama, PPID Pembantu, Bidang Pendukung Sekretariat PLID Bidang Pengolahan Data dan Klasifikasi
6
Informasi, Bidang Pelayanan Informasi dan Dokumentasi, Bidang Fasilitasi Sengketa Informasi dan Pejabat Fungsional.
III. OPERASIONAL PELAYANAN INFORMASI PUBLIK.
Pelayanan informasi publik PPID Pembantu Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Grobogan dilakukan setiap hari kerja : hari Senin s/d Kamis dari jam 08.00 – 15.00 WIB dan hari Jumat dari jam 08.00 – 13.00 WIB. Meskipun jam kerja layanan informasi di desk informasi dibatasi, namun di luar jam kerja tersebut masih dimungkinkan bagi permohonan informasi untuk menggunakan haknya dan itu dapat dilakukan dengan menggunakan berbagai sarana komunikasi yang ada tanpa harus secara fisik mendatangi desk pelayanan informasi, misalnya seperti melalui website yang sudah disediakan.
Dalam tahun 2021 dapat kami sampaikan mulai bulan Januari sampai bulan Desember 2021 terdapat permohonan informasi yang datang langsung ke tempat pelayanan informasi PPID Pembantu Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Grobogan, meskipun situasi saat ini sedang Pandemi Covid-19 dimana adanya pembatasan pertemuan secara langsung, akan tetapi pelayanan tetap berjalan dengan mematuhi protokol kesehatan yang ketat.
Dengan adanya informasi publik yang dikuasai dan telah terdokumentasikan oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Grobogan telah disediakan melalui website https://www.dispendukcapil.grobogan.go.id, sehingga tidak menutup kemungkinan para pencari informasi dapat memperoleh informasi dengan cara mendownload langsung melalui konten informasi publik yang telah tersedia tanpa harus mendatangi tempat
pelayanan informasi.
7 TABEL
REKAPITULASI JUMLAH PEMOHON DAN JENIS PERMINTAAN INFORMASI PUBLIK SECARA LANGSUNG PADA PPID PEMBANTU
DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KABUPATEN GROBOGAN TAHUN 2021.
No BULAN
PEMOHON INFROMASI
PUBLIK
PERMINTAAN INFORMASI
DIPENUHI DITOLAK DIPROSES WAKTU ALASAN PENOLAKAN
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1 Januari 2 Data Kependudukan 2 0 2 1
2 Februari 4 Data Kependudukan 4 0 4 2
3 Maret 6 Data Kependudukan 6 0 6 1
4 April 3 Data Kependudukan 3 0 4 1
5 Mei 0 Data Kependudukan 0 0 0 0
6 Juni 0 Data Kependudukan 0 0 0 0
7 Juli 3 Data Kependudukan 3 0 3 1
8
Agustus 8 Data Kependudukan 7 1 7 1
BPJS sebagai lembaga yang telah menjalin kerjasama ditingkat pusat (vertikal), permintaan langsung ke pusat/web service/web portal
9 September 7 Data Kependudukan 7 0 6 2
10 Oktober 4 Data Kependudukan 4 0 4 2
11 Nopember 4 Data Kependudukan 4 0 4 1
12 Desember 4 Data Kependudukan 4 0 4 2
Januari 2 Data Kependudukan 2 0 2 1
IV. SENGKETA INFORMASI PUBLIK.
Selama masa waktu tahun 2021 tidak terjadi sengketa informasi publik, karena informasi publik yang dimohonkan oleh pemohon semuanya dalam penguasaan Pejabat Pengelola Informasi Dan Dokumentasi Pembantu Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Grobogan.
V. ANGGARAN PELAYANAN INFORMASI PUBLIK.
Untuk tahun 2021 belum disediakan anggaran secara khusus untuk menjalankan kegiatan PPID Pembantu Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Grobogan, sementara untuk operasional PPID masih menggunakan DPA Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil Kabupaten Grobogan.
8
VI. KEGIATAN PPID PEMBANTU DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KABUPATEN GROBOGAN SEPANJANG TAHUN 2021.
Pada tahun 2021 kegiatan PPID Pembantu Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Grobogan telah melaksanakan kegiatan antara lain :
a. Telah menetapkan Daftar Informasi Publik tahun 2021 dengan Keputusan Pejabat Pengelola Informasi Dan Dokumentasi (PPID) Pembantu Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Grobogan Nomor 487.22/225.1/2021 Tentang Penetapan Daftar Informasi Publik di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Grobogan Tahun 2021, tertanggal 08 Februari 2021.
b. Mengikuti Bimbingan Teknis Uji Konsekuensi Informasi yang dikecualikan di Lingkup Pemerintah Kabupaten Grobogan tanggal 1 April 2021 bertempat di Gedung Riptaloka Kabupaten Grobogan.
c. Mengikuti Uji Konsekuensi Informasi yang dikecualikan di Lingkup Pemerintah Kabupaten Grobogan tanggal 6 Mei 2021 bertempat di Mg Setos Hotel Semarang.
d. Mengikuti Uji Konsekuensi Informasi yang dikecualikan di Lingkup Pemerintah Kabupaten Grobogan tanggal 2 Juni 2021 bertempat di Pendopo Kabupaten Grobogan
e. Mengikuti Presentasi Pemeringkatan Keterbukaan Informasi Publik tanggal 14 Oktober 2021 bertempat di aula Kecamatan Purwodadi.
f. Mengikuti Bimbingan Teknis Penyelarasan penyajian keterbukaan informasi publik tanggal 25 Nopember 2021 bertempat di Pendopo Kabupaten Grobogan dan pengumuman Pemeringkatan Keterbukaan Informasi Publik se-Kabupaten Grobogan tahun 2021 dengan hasil Dispendukcapil meraih Peringkat 1 se-Kabupaten Grobogan.
9
VII. KENDALA PELAKSANAAN LAYANAN INFORMASI PUBLIK.
Kendala yang dihadapi dalam pelayanan informasi publik antara lain :
1. Dalam pelaksanaan layanan informasi publik, kendala yang dialami lebih kepada penyediaan informasi internal yang sangat tergantung penyediaan data dari bidang – bidang yang ada.
2. Sumber Daya Manusia PPID belum mendapatkan bimbingan teknis tentang pemahaman tugas, fungsi dan kewenangan PPID secara mendalam.
3. Belum teralokasikannya anggaran untuk menjalankan kegiatan PPID.
VIII. REKOMENDASI DAN RENCANA TINDAK LANJUT.
Rekomendasi dan tindaklanjut untuk meningkatkan kualitas pelayanan informasi adalah sebagai berikut :
1. Meningkatkan tata kelola penyimpanan dokumen dan penyebarluasan informasi publik yang lebih baik melalui website maupun media sosial.
2. Melaksanakan forum koordinasi, pertemuan serta bimbingan teknis.
3. Mengusulkan anggaran untuk kegiatan PPID untuk tahun berikutnya.
10
Demikianlah Laporan Tahunan Layanan Informasi Publik untuk tahun 2021 secara singkat dapat kami sampaikan, semoga laporan ini bermanfaat untuk meningkatkan kinerja PPID Pembantu Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Grobogan
Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi ( PPID ) Pembantu Dinas Kependudukan dan Pencatatan
Sipil Kabupaten Grobogan,
Arief Orbandhi, SH NIP. 19630715 198303 1 015
11
LAMPIRAN-LAMPIRAN DOKUMENTASI PPID PEMBANTU
Gb. 1. Bimbingan Teknis Uji Konsekuensi Informasi yang dikecualikan di Lingkup Pemerintah Kabupaten Grobogan tanggal 1 April 2021 bertempat
di Gedung Riptaloka Kabupaten Grobogan.
12
Gb.2. Uji Konsekuensi Informasi yang dikecualikan di Lingkup Pemerintah Kabupaten Grobogan tanggal 6 Mei 2021 bertempat di Mg Setos Hotel
Semarang
13
Gb. 3. Uji Konsekuensi Informasi yang dikecualikan di Lingkup Pemerintah Kabupaten Grobogan tanggal 2 Juni 2021 bertempat di
Pendopo Kabupaten Grobogan
14
Gb. 4. Presentasi Pemeringkatan Keterbukaan Informasi Publik tanggal 14 Oktober 2021 bertempat di aula Kecamatan Purwodadi
15
Gb.5. Kegiatan Bimtek PPID bagi OPD di seluruh Kab. Grobogan dan Penyerahan Lomba Pemeringkatan Keterbukaan Informasi Publik 2021
