LAPORAN TAHUNAN PPID PELAKSANAAN PELAYANAN INFORMASI PUBLIK

(1)

2020

LAPORAN TAHUNAN PPID PELAKSANAAN PELAYANAN INFORMASI PUBLIK

PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI BALAI KARANTINA PERTANIAN

KELAS II PANGKALPINANG

2020

(2)

DOKUMENTASI …….………. 1

A. Visi ……… 1

B. Misi ……… 1

C. Kebijakan Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi……... 1

D. Sarana dan Prasarana Pelayanan Informasi ……… 4

E. Kondisi Sumber Daya Manusia PPID Pelaksana………. 5

F. Anggaran PPID dan Laporan Penggunaannya …………. 5

BAB II PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI..…. 6

A. Pengumpulan dan Pengelolaan Dokumentasi………. 6

B. Kekurangan dan Hambatan Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi ……… 6

BAB III PELAKSANAAN PELAYANAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI ………. ………. 7

A. Pelayanan Informasi Publik….………. 7

B. Rekapitusi Pelayanan Publik ……… 7

C. Penyelesaian Sengketa………. 10

D. Kekurangan dan Hambatan Pelayanan ………. 12

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN……….. 11

A. Kesimpulan ………..……… 11

B. Saran ………. ………... 11

(3)

Laporan Tahunan PPID Balai Karantina Pertanian Kelas II Pangkalpinang Tahun 2020 ii Kata Pengantar

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena atas rahmat dan hidayahnya PPID Balai Karantina Pertanian Kelas II Pangkalpinang dapat menyelesaikan Laporan Tahunan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) tahun 2020 sesuai tepat waktu.

Pengelolaan Informasi Publik dilakukan oleh Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID). PPID terdiri atas PPID Utama yaitu Kepala Biro Hukum dan Informasi Publik; PPID Pelaksana yaitu PPID Pelaksana Eselon I dan PPID Pelaksana UPT, serta PPID Pembantu Pelaksana. Salah satunya PPID Balai Karantina Pertanian Kelas II Pangkalpinang.Sehingga setelah laporan ini dibuat diharapkan dapat meningkatnya kualitas pelayanan dan informasi publik khususnya Balai Karantina Pertanian Kelas II Pangkalpinang dan Kementerian Pertanian secara umum.

Selama tahun 2020 PPID Balai Karantina Pertanian Kelas II Pangkalpinang banyak menerima bantuan dan dukungan dari berbagai pihak sehingga dapat terselenggara dengan baik dan lancar. Oleh karena itu, kami mengucapkan terima kasih kepada : Kepala Balai Karantina Pertanian Kelas II Pangkalpinang, Kasub Bag. Tata Usaha, Kepala Seksi Karantina Hewan, Kepala Seksi Karantina Hewan, dan seluruh pihak yang tidak bisa disebutkan satu persatu.

Akhir kata kami menyadari masih ada kekurangan dalam penyusunan laporan ini karena keterbatasan ilmu dan pengalaman yang dimiliki. Oleh karena itu, semua kritik dan saran yang bersifat membangun akan diterima untuk perbaikan kedepannya. Semoga laporan ini dapat bermanfaat dan menunjang keberhasilan tugas pokok dan fungsi Karantina Pertanian secara maksimal.

Pangkalpinang, 7 Januari 2021 Kepala Balai

drh. Saifuddin Zuhri

NIP. 196406211994031001

(4)

BAB I

GAMBARAN UMUM PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI

A. VISI

Terwujudnya dan berfungsinya unit pengelolaan informasi publik Kementerian Pertanian yang terbuka, bertanggung jawab serta mudah diakses.

B. MISI

Misi dari Pelayanan Informasi Publik PPID yaitu : a). mendorong keterbukaan penyelenggaraan kebijakan kementerian pertanian; b).

mewujudkan pelayanan informasi dan dokumentasi public yang mudah, cepat, cermat, akurat dan bertanggung jawab; c). membangun dan mengembangkan system informasi dan dokumentasi yang ramah pengguna melalui pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi.

C. Kebijakan Pengelola Informasi dan Dokumentasi

Hak memperoleh informasi merupakan hak asasi manusia sebagaimana diatur dalam UUD 1945 Pasal 28 F, yang menyebutkan bahwa setiap orang berhak untuk berkomunikasi dan memperoleh informasi untuk mengembangkan pribadi dan lingkungan sosialnya, serta berhak untuk mencari, memperoleh, memiliki, dan menyimpan informasi dengan menggunakan segala jenis saluran yang tersedia.

Undang- undang Nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP) menjamin hak warga Negara untuk memperoleh informasi publik. Melalui Undang – Undang Keterbukaan Informasi Publik, publik dapat mengetahui, ikut mengawasi serta berperan aktif atas jalannya pemerintahan apakah sudah berjalan sesuai dengan koridor yang ada. Menindaklanjuti hal tersebut, Pemerintah berkomitmen untuk menjalankannya dengan menerbitkan Peraturan

(5)

Laporan Tahunan PPID Balai Karantina Pertanian Kelas II Pangkalpinang Tahun 2020 2 Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Undang – Undang Nomor 14 tahun 2008.

Sesuai amanat Pasal 7 ayat (1) Undang – Undang Keterbukaan Informasi Publik, Badan Publik wajib menyediakan, memberikan dan/atau menerbitkan informasi publik yang berada di bawah kewenangannya kepada pemohon Informasi Publik, selain informasi yang dikecualikan. Selanjutnya Pasal 7 ayat (3), Badan Publik harus membangun dan mengembangkan system informasi dan dokumentasi untuk mengelola Informasi Publik secara baik dan efisien sehingga dapat diakses dengan mudah. Menindaklanjuti Undang – Undang Keterbukaan Informasi Publik dan Peraturan Pemerintah terkait keterbukaan publik, Kementerian Pertanian menetapkan Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publik melalui Peraturan Menteri Pertanian Nomor 25/Permentan/HM.130/5/2016 tentang perubahan atas Peraturan Menteri Pertanian Nomor 32/Permentan/OT.140/5/2011 tentang Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publik di Lingkungan Kementerian Pertanian.

Pengelolaan Informasi Publik dilakukan oleh Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID). PPID terdiri atas PPID Utama yaitu Kepala Biro Hukum dan Informasi Publik; PPID Pelaksana yaitu PPID Pelaksana Eselon I dan PPID Pelaksana UPT, serta PPID Pembantu Pelaksana.

Menindaklanjuti Peraturan Menteri Pertanian Nomor 25/Permentan/HM.130/5/2016 tentang perubahan atas Peraturan Menteri Pertanian Nomor 32/Permentan/OT.140/5/2011 tentang Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publik di lingkungan Kementerian Pertanian, Kepala Badan Karantina Pertanian menetapkan Penunjukan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Pelaksana UPT Lingkup Badan Karantina Pertanian melelui Surat Keputusan Nomor : 1525/Kpts/OT.140/L/7/2011. Keputusan ini menetapkan uraian tugas

(6)

PPID Pelaksana UPT yang dijabat oleh Kepala Bagian Umum pada BBKP/BBUSKP atau Kepala Subbagian Tata Usaha pada BKP/BUTTMKP atau Kepala Sub Bagian Tata Usaha pada Stasiun Karantina Pertanian.

Berdasarkan hasil sosialisasi Undang-undang Nomor 14 tahun 2008 dan Peraturan Pemerintah Nomor 61 tahun 2010, disimpulkan bahwa Kepala UPT dapat membentuk Tim terbatas internal untuk menyiapkan bahan tanggapan atas pertanyaan pemohon informasi yang selanjutnya melalui PPID Pelaksana UPT disampaikan kepada pemohon.

Selanjutnya, Kepala Biro Hukum dan Informasi Publik menerbitkan Daftar Informasi Publik yang dikuasai Kementerian Pertanian melalui Keputusan Nomor : 2086/Kpts/HM.100/A.3/XII/2011 sebagai pedoman bagi PPID menyediakan Informasi Publik yang wajib diumumkan dan disediakan secara berkala. Untuk melakukan monitoring, evaluasi dan membuat laporan terkait pengelolaan dan pelayanan Informasi Publik, PPID berpedoman pada Keputusan Kepala Biro Hukum dan Informasi Publik selaku PPID Utama Kementerian Pertanian No. 1116/Kpts/RC.200/A.3/11/2012 tentang Panduan Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan untuk Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publik pada Kementerian Pertanian.

Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publik pada Balai Karantina Pertanian Kelas II Pangkal Pinang mengacu pada :

1. Undang-undang No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik;

2. Peraturan Pemerintah No. 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan UU No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik;

3. Peraturan Menteri Pertanian No.

25/Permentan/HM.130/5/2016 tentang perubahan atas

Peraturan Menteri Pertanian Nomor

(7)

Laporan Tahunan PPID Balai Karantina Pertanian Kelas II Pangkalpinang Tahun 2020 4 32/Permentan/OT.140/5/2011 tentang Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publik di Lingkungan Kementerian Pertanian;

4. Keputusan Menteri Pertanian No. 105/Kpts/HK.060/1/2013 tentang Informasi Publik Yang Dikecualikan di lingkungan Kementerian Pertanian;

5. Keputusan Kepala Badan Karantina Pertanian No.

1525/Kpts/OT.140/L/7/2/2011 tentang Penunjukan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Pelaksana UPT lingkup Badan Karantina Pertanian;

6. Keputusan Kepala Biro Hukum dan Informasi Publik selaku PPID Utama Kementerian Pertanian No.

116/Kpts.RC.200/A.3/11/2012 tentang Panduan, Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan untuk Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publik pada Kementerian Pertanian;

7. Keputusan Kepala Biro Hukum dan Informasi Publik selaku PPID Utama Kementerian Pertanian No.

2086/Kpts/HM.100/A.3/XII/2011 tentang Daftar Informasi Publik yang dikuasai Kementerian Pertanian.

D. Sarana dan Prasarana Pelayanan Informasi

Dalam rangka memberikan layanan informasi publik, Balai Karantina Pertanian Kelas II Pangkal Pinang belum memiliki fasilitas yang memadai diantaranya belum memiliki ruangan khusus yang dapat digunakan dalam memberikan layanan informasi publik. Sebagai bentuk komitmen untuk memberikan kemudahan bagi masyarakat dalam mengakses informasi terkait perkarantinaan di Balai Karantina Pertanian Kelas II Pangkal Pinang telah membuka Website dengan alamat : www.bkp2pangkalpinang.karantina.pertanian.go.id yang bisa diakses setiap saat, serta untuk masukan saran dan keluhan dapat melalui e-mail dengan alamat : bkppangkalpinang@pertanian.go.id

(8)

Balai Karantina Pertanian Kelas II Pangkal Pinang juga menyediakan contact person bagi masyarakat yang membutuhkan informasi di nomor telpon dan Faximale (0717) 4222133,

E. Kondisi Sumber Daya Manusia PPID Pelaksana

PPID Balai Karantina Pertanian Kelas II Pangkal Pinang dijabat oleh Kepala Sub Bagian Tata Usaha sebagai ketua dan dibantu oleh anggota dengan Keputusan Kepala Balai Karantina Pertanian Kelas II Pangkalpinang Nomor : 361/Kpts/HM.130/K.30.C/02/2020 tentang Penunjukan Tim Pengelola Informasi dan Dokumentasi Balai Karantina Pertanian Kelas II Pangkalpinang Tahun 2020.

F. Anggaran PPID dan Laporan Penggunaannya

Pengelolaan dan pelayanan informasi publik oleh PPID Balai Karantina Pertanian Kelas II Pangkal Pinang belum difasilitasi anggaran secara khusus, namun penyediaan anggaran terkait informasi dan dokumentasi difasilitasi dalam bentuk langganan internet, pemeliharaan jaringan internet dan pengadaan perangkat pengolah data dan komunikasi.

(9)

Laporan Tahunan PPID Balai Karantina Pertanian Kelas II Pangkalpinang Tahun 2020 6 BAB II

PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI

A. Pengumpulan dan Pengelolaan Dokumentasi

Dalam rangka pengelolaan dan pelayanan Informasi Publik pada Balai Karantina Pertanian Kelas II Pangkal Pinang, telah disusun dokumentasi terkait kebijakan dan peraturan perundangan terkait dengan perkarantinaan termasuk tindakan karantina hewan dan tumbuhan. Selain itu tersedia juga beberapa jenis buku dan laporan- laporan kegiatan yang dapat menjadi informasi penting yang dapat diberikan kepada pengguna jasa. Namun demikian disadari bahwa Balai Karantina Pertanian Kelas II Pangkal Pinang belum memiliki dokumentasi terkait dengan pelaksanaan dan pelayanan informasi kepada pengguna jasa, sehingga tidak dapat dilakukan rekapitulasi tentang berapa jumlah pemohon yang mengajukan permohonan dan jenis permohonan informasi yang diminta, meskipun pada realitasnya Balai Karantina Pertanian Kelas II Pangkal Pinang telah menangani beberapa permohonan pelayanan informasi oleh pengguna jasa terkait dengan tindakan karantina yang dilakukan.

B. Kekurangan dan Hambatan Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi

Sebagaimana disampaikan sebelumnya, Balai Karantina Pertanian Kelas II Pangkal Pinang pada dasarnya telah menangani beberapa permohonan pelayanan informasi oleh pengguna jasa, wartawan dan Lembaga Swadaya Masyarakat serta elemen masyarakat yang membutuhkan informasi terkait dengan pelaksanaan perkarantinaan yang dilakukan oleh Balai Karantina Pertanian Kelas II Pangkal Pinang. Selain itu keterbatasan SDM juga menjadi salah satu kendala dalam proses pelaksanaan pengelolaan informasi dan dokumentasi.

(10)

BAB III

PELAKSANAAN PELAYANAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI

A. Pelayanan Informasi Publik

Seperti disampaikan sebelumnya, kelemahan dalam pelaksanaan pengelolaan dan pelayanan informasi publik di Balai Karantina Pertanian Kelas II Pangkal Pinang adalah belum tersedianya dokumentasi pelaksanaan kegiatan, sehingga kami mengalami kesulitan dalam melakukan rekapitulasi kegiatan meskipun sebenarnya telah dilakukan pelaksanaan pengelolaan dan pelayanan informasi publik pada UPT kami. Kami menyadari sepenuhnya kelemahan tersebut dan kedepan kami akan mempersiapkan alat dokumentasi seperti buku pelayanan dan alat pendukung lainnya.

B. Rekapitulasi Pelayanan Informasi Publik 1) Rekapitulasi Permohonan 2020

No. Bulan

Tanggal No

Pendaftara n

Nama Pemohon

Tipe Pemohonan

Informasi Publik

Tindak

Lanjut Status Permoho

nan

Selesai Permohonan

1 Januari NIHIL

2 Februari NIHIL

3 Maret NIHIL

4 April NIHIL

5 Mei NIHIL

6 Juni NIHIL

7 Juli NIHIL

8 Agustus NIHIL

9 September NIHIL

10 Oktober NIHIL

11 November NIHIL

12 Desember NIHIL

(11)

Laporan Tahunan PPID Balai Karantina Pertanian Kelas II Pangkalpinang Tahun 2020 8 2) Rekapitulasi Pelayanan Informasi Publik (Pelayanan

Tercepat, Pelayanan Terlama dan Rata-rata Pelayanan

No. Bulan

Waktu Pelayanan Informasi Publik

Tercepat Terlama Rata-rata

1 Januari NIHIL NIHIL NIHIL

2 Februari NIHIL NIHIL NIHIL

3 Maret NIHIL NIHIL NIHIL

4 April NIHIL NIHIL NIHIL

5 Mei NIHIL NIHIL NIHIL

6 Juni NIHIL NIHIL NIHIL

7 Juli NIHIL NIHIL NIHIL

8 Agustus NIHIL NIHIL NIHIL

9 September NIHIL NIHIL NIHIL

10 Oktober NIHIL NIHIL NIHIL

11 November NIHIL NIHIL NIHIL

12 Desember NIHIL NIHIL NIHIL

3) Rekapitulasi Waktu Pelayanan Keberatan (Pelayanan Tercepat, Pelayanan Terlama dan Rata-rata Pelayanan

No. Bulan

Waktu Pelayanan Keberatan

Tercepat Terlama Rata-rata

1 Januari NIHIL NIHIL NIHIL

2 Februari NIHIL NIHIL NIHIL

3 Maret NIHIL NIHIL NIHIL

4 April NIHIL NIHIL NIHIL

5 Mei NIHIL NIHIL NIHIL

6 Juni NIHIL NIHIL NIHIL

7 Juli NIHIL NIHIL NIHIL

8 Agustus NIHIL NIHIL NIHIL

9 September NIHIL NIHIL NIHIL

10 Oktober NIHIL NIHIL NIHIL

11 November NIHIL NIHIL NIHIL

12 Desember NIHIL NIHIL NIHIL

(12)

4) Jumlah Pelayanan Berdasarkan Usia

No. Bulan

Usia (Th)

17-25 26-35 36-45 46-55 >55

1 Januari NIHIL NIHIL NIHIL NIHIL NIHIL

2 Februari NIHIL NIHIL NIHIL NIHIL NIHIL

3 Maret NIHIL NIHIL NIHIL NIHIL NIHIL

4 April NIHIL NIHIL NIHIL NIHIL NIHIL

5 Mei NIHIL NIHIL NIHIL NIHIL NIHIL

6 Juni NIHIL NIHIL NIHIL NIHIL NIHIL

7 Juli NIHIL NIHIL NIHIL NIHIL NIHIL

8 Agustus NIHIL NIHIL NIHIL NIHIL NIHIL

9 September NIHIL NIHIL NIHIL NIHIL NIHIL

10 Oktober NIHIL NIHIL NIHIL NIHIL NIHIL

11 November NIHIL NIHIL NIHIL NIHIL NIHIL

12 Desember NIHIL NIHIL NIHIL NIHIL NIHIL

5) Jumlah Permohonan Berdasarkan Pekerjaan

No. Bulan

Pekerjaan Civitas

Akademika Wiraswasta ASN Karyawan

Swasta Lainnya

(13)

Laporan Tahunan PPID Balai Karantina Pertanian Kelas II Pangkalpinang Tahun 2020 10 6) Jumlah Permohonan Informasi Publik Berdasarkan Kategori

Pengelompokan

No. Bulan

Kategori

Informasi Agribisnis

Anggaran dan

Keuangan Kepegawaian

Hukum dan Peraturan

Undang- undang

Pengadaan Barang dan

Jasa

C. Penyelesaian Sengketa

Selama tahun 2020 tidak terjadi sengketa terkait pelayanan informasi publik di Balai Karantina Pertanian Kelas II Pangkal Pinang.

D. Kekurangan dan Hambatan Pelayanan

Jumlah Sumber Daya Manusia (SDM) menjadi salah satu faktor hambatan dalam pelaksanaan pelayanan, SDM tersebar pada beberapa wilayah kerja, sedangkan SDM pelayanan yang stand by terbatas. Sedangkan SDM lain adalah SDM fungsional tertentu dan fungsional umum.

(14)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Pelayanan informasi publik di Balai Karantina Pertanian Kelas II Pangkal Pinang sudah berjalan namun belum tertata dan terdokumentasi sesuai dengan Permentan No.

25/Permentan/HM.130/5/2016 tentang perubahan atas Peraturan Menteri Pertanian Nomor 32/Permentan/OT.140/5/2011. Selain itu, SDM yang mengelola dan melayani pelayanan informasi publik belum terbentuk dalam suatu tim dan masih perlu didukung fasilitas penunjang seperti ruangan khusus pelayanan informasi publik dan peralatan pelayanan informasi.

B. Saran

a) Perlu ditetapkan tim pengelolaan dan pelayanan Informasi Publik (IP) yang melibatkan pejabat struktural dan fungsional umum serta tenaga tambahan jika diperlukan;

b) Perlu disusun dan ditetapkan klasifikasi Informasi Publik yang terdiri dari Infomasi Publik yang bersifat terbuka dan tertutup, mengacu kepada peraturan Menteri Pertanian No.105 Tahun 2013 dan keputusan Kepala Biro Hukum dan Informasi Publik Nomor 2086 Tahun 2011;

c) Perlu alokasi anggaran khusus untuk pengelolaan dan pelayanan Informasi Publik untuk mengakomodasi kebutuhan ATK, biaya up date data dan informasi di situs website, rapat berkala, rapat khusus untuk menanggapi permohonan Informasi Publik yang tidak bisa langsung dijawab;

d) Perlu alokasi anggaran khusus untuk menghadiri pertemuan para PPID lingkup Badan Karantina Pertanian dan lingkup

(15)

Laporan Tahunan PPID Balai Karantina Pertanian Kelas II Pangkalpinang Tahun 2020 12 Kementerian Pertanian dalam rangka peningkatan kinerja pengelolaan dan pelayanan Informasi Publik;

e) Perlu ruang PPID dan fasilitas untuk menunjang pelayanan informasi publik;

f) Perlu e-mail khusus domain pertanian sebagai syarat wajib dari PPID utama.