HARI KEDUA
HARI KEDUA
M O D E L PENGELOLAAN
PENGETAHUAN ONL
SESI SATU
MENGELOLA ARUS PENGALAMAN
MELALUI PENDEKATAN BUDAYA
Facts, figures, observations Data with
interpretations
Information in contexts, with
understanding
Mengelola ARUS PENGALAMAN
melalui PENDEKATAN BUDAYA ORGANISASI
Budaya adalah suatu cara hidup yang berkembang dan dimiliki bersama oleh sebuah kelompok orang dan diwariskan dari
generasi ke generasi.
Budaya organisasi adalah sebuah sistem makna bersama yang dianut oleh para anggota yang membedakan suatu organisasi dari organisasi-organisasi lainnya. Sistem makna bersama ini adalah sekumpulan karakteristik kunci yang dijunjung tinggi oleh
organisasi.
Budaya adalah suatu pola hidup menyeluruh. Budaya bersifat kompleks, abstrak, dan luas.
1. Kesenian
2. Sistem teknologi dan peralatan 3. Sistem organisasi masyarakat 4. Bahasa
5. Sistem mata pencaharian hidup dan sistem ekonomi
6. Sistem pengetahuan 7. Sistem religi
1. Gagasan (Wujud ideal)
Wujud ideal kebudayaan adalah kebudayaan yang berbentuk kumpulan ide-ide, gagasan,nilai-nilai,norma-norma, peraturan, dan sebagainya yang sifatnya abstrak tidak dapat diraba atau disentuh.
2. Aktivitas (tindakan)
Aktivitas adalah wujud kebudayaan sebagai suatu tindakan berpola dari manusia dalam masyarakat itu.
3. Artefak (karya)
Artefak adalah wujud kebudayaan fisik yang berupa hasil dari aktivitas,
perbuatan, dan karya semua manusia dalam masyarakat berupa benda-benda atau hal-hal yang dapat diraba, dilihat, dan didokumentasikan. Sifatnya paling konkret di antara ketiga wujud kebudayaan.
Adakah
Kesulitan
Memahami?
Rumit
Abstrak
Kesulitan Umum Memahami Budaya dan Kebudayaan
Mari Kita Coba Menjadi
Lebih
Sederhana
Dan Memahami Lebih
Konkret
Semoga Berhasil
Abstrak
Konkret Kenyataan Nyata
Gagasan Tidak Nyata
Bentuk yang BISA Direspon
Bentuk yang BELUM Dapat Direspon
Mencoba Kaca Mata Lain: Abstrak dan Konkret
Abstrak
Konkret
Hukum Alam yang dipahami, apalagi diteorikan,
Budaya organisasi adalah cara hidup sekelompok orang yang terkelola dalam sebuah sistem
pemaknaan bersama.
Aturan/Kebijakan
pengetahuan tacit per individu
kejadian
Dinamika Sistem Pemaknaan Organisasi
Budaya Budi Pekerti
Kaca Mata Lama
Budi yang Berdaya
Pikiran yang Berdaya
Pikiran yang Mengerti
Budi Pekerti
Mencoba Membangun Milestone Pemahaman
Budaya
Akal Pikiran Buah Pikir
Hukum Alam Pemahaman Pemanfaatan
Budaya dan Pengetahuan
Tacit Knowledge Explicit Knowledge Product Knowledge
Facts, figures, observations Data with
interpretations
Information in contexts, with
understanding
Mengelola ARUS PENGALAMAN
melalui PENDEKATAN BUDAYA ORGANISASI
Di Mana?
Hulu Pengetahuan
PROGRAM
PROYEK MANAJEMEN
Sumber Pengetahuan Tak Pernah Berubah:
PERORANGAN
Penerima Manfaat
Tantangan Bagi Organisasi
Pengetahuan Perorangan
Pengetahuan Organisasi
Budaya Organisasi
Keyakinan
Nilai
Elemen Budaya
Aturan
Pandangan Hidup
Tata Aturan (Panduan Taktis)
Tata Kelola (Panduan Strategis)
Kebudayaan Dalam Organisasi
Eleman Kebuda
yaan
Kelembagaan Keorganisasia
n Perorangan
Keyakin an
Perubahan situasi di masa depan
Harapan dan Peran Visi / Misi
Tujuan hidup
Nilai Budaya kelembagaan Budaya organisasi
(Pandangan, sikap, prilaku organisasi)
Pandangan
Prinsip Bisa tidak disepakati Tata Kelola (AD / ART) --Peran dan fungsi--
Sikap (posisi atas situasi)
Aturan Bisa tidak disepakati Tata Aturan / Manajemen --Tindakan--
Tindakan
Produk Kesepakatan non formal, pengaruh
Program, proyek, produk.
Jadi Apa Eksplicit Knowledge?
Tacit Knowledge yang telah distrukturkan dan diwujudkan.
Apa tujuan strukturisasi?
MEMANDU
Membantu orang lain untuk memahami atau melakukan sesuatu dengan hasil yang dipahami.
Budaya Organisasi
Tacit Knowledge PERORANGAN
Explicit Knowledge PERORANGAN
Explicit Knowledge ORGANISASI
Tacit Knowledge) ORGANISASI
Budaya Perorangan
Menyelaraskan Budaya Organisasi dan KM
SOCIALI-Strategi Umum Pengembangan Pengelolaan Pengetahuan OMS
Tacit Knowledge PERORANGAN
Explicit Knowledge PERORANGAN
Explicit Knowledge ORGANISASI
Tacit Knowledge) ORGANISASI
Mengarahkan sebagian pengalaman tacit knowledge
Memberikan kesempatan unjuk performa
Memberikan kesempatan berkembang & berkarya
Memetik dan mengumpulkan materi pengetahuan organisasi
Merancang produk pengetahuan dan strategi pengelolaan dalam proses perencanaan
Membangun media
sharing dan dokumentasi
Membuat dan mendistribusikan produk pengetahuan Menarik respon atas
produk pengetahuan
organisaasi Tangkap, Ikat, Maknai, Namai,Distribusi
Tahapan Siklus Pengetahuan
Proses dan Hasil Budaya Organisasi Pembelajar
Tacit Knowledge (Perorangan)
Pengalaman, informasi
--seringkali tidak terstruktur--
Membuka ruang pembelajaran dalam berbagai program / kegiatan organisasi. Membangun media berbagi pengalaman dengan tema terpandu.
Konversi Mencoba, Mendalami, Mengasah
--terstruktur sesuai potensi--
Saling menemukan potensi, memberi kesempatan, dan menemani.
Memanfaatkan seluruh potensi organisasi untuk media pembelajaran diri dan org. Explicit
Knowledge (Perorangan)
Sikap, Karya, Karakter
--dipengaruhi momentum--
Mendorong kesempatan untuk menulis,
berbicara, merancang, atau membuat produk
(atas nama pribadi maupun organisasi)
Tahapan Siklus Pengetahuan
Proses dan Hasil Budaya Organisasi Pembelajar
Konversi Kegiatan formal organisasi --terstruktur--
Sharing Pengetahuan
--seringkali belum terstruktur--
Menguatkan pemahaman visi dan misi, dalam konteks kehidupan yang lebih luas dan pribadi. Menguatkan semangat keorganisasian (kebersamaan dan berkontribusi).
Tacit Knowledge (Organisasi)
Pengalaman (sejarah), data, informasi, visi, misi, rencana strategis, rencana taktis.
--terstruktur--
Membedah ragam pengetahuan yang dibutuhkan sesuai misi, dikaitkan kebutuhan organisasi dan masyarakat.
Menyisipkan pembuatan produk pengetahuan dalam rencana strategis dan taktis.
Konversi Program, proyek, layanan,
--seringkali belum dibangun sebagai media pengetahuan--
Lesson learn
--seringkali tidak terstruktur, atau belum dibangun-
Membangun budaya lesson learn terpandu dalam kerangka pengembangan pengetahuan organisasi, dan mengamati kelengkapan / kedalaman hasilnya. Mengamati momentum untuk pengembangan produk pengetahuan yang sesuai konteks.
Tahapan Siklus Pengetahuan
Proses dan Hasil Budaya Organisasi Pembelajar
Explicit Knowledge (Organisasi)
Produk konsep atau
panduan, beserta revisinya.
--seringkali belu ada dorongan sejak awal--
Pengembangan dan penerbitan produk
pengetahuan sesuai momentum, atau untuk mendorong momentum.
Pengembangan layanan yang sistematis, dan peningkatan kualitas.
Tacit Knowledge (Perorangan/ Masyarakat)
Pemanfaatan produk pengetahuan.
Cara pandang
(perorangan/bersama/masya rakat)
--kontribusi pada visi/misi--
Mengamati daya kerja produk pengetahuan, serta tanggapan dari pengguna.
Menarik tanggapan dari pengguna layanan.
Pengembangan Budaya Organisasi dalam Siklus SECI
Socialization
Berbagi Pengetahuan
Externalization
Ubah tacit menjadi Eksplisit
Combination
Menggabungkan beberapa pengetahuan eksplisit
Internalization
Mengubah Ekspliisit menjadi tacits
Kegiatan Formal yang mengakomo-dasi
Rapat
Forum Berbagi Refleksi
• Menuliskan pengetahuan
• Menuliskan hasil pertemuan
• Menuliskan Pengalaman
• Penyusunan Panduan
• Kolaborasi Penulisan Proposal
(learning by doing)
Budaya organisasi yang dibangun
Budaya berbagi Budaya menulis • Budaya
mengembang-kan pengetahuan
• Budaya bertukar
• Budaya eksplorasi
Organisasi
Perorangan / Penerima Manfaat
Pengakuan dan Penghargaan Ruang kebersamaan dan peningkatan kapasitas Keterbukaan kesempatan Dukungan Sumberdaya
Situasi Dasar dalam Pengembangan Budaya
Organisasi OMS untuk Pengelolaan Pengetahuan
keorganisasian
Makhluk Pribadi
Makhluk Sosial
Makhluk Pengetahuan
HARI KEDUA
M O D E L PENGELOLAAN
PENGETAHUAN ONL
SESI DUA
MENGELOLA ARUS INFORMASI MELALUI
MARI KITA MENGENAL LEBIH JAUH
DEFINISI SISTEM INFORMASI
Sistem informasi adalah data yang dikumpulkan,
dikelompokkan dan diolah sedemikian rupa sehingga menjadi sebuah satu kesatuan informasi yang saling terkait dan saling mendukung sehingga menjadi
KLASIFIKASI SISTEM INFORMASI
Didasarkan pada :
Level Organisasi
Area Fungsional
Dukungan yang diberikan
Aktivitas Manajemen
SISTEM INFORMASI BERDASARKAN LEVEL ORGANISASI
•
Sistem informasi departemen
Contoh : Sistem Informasi SDM (HRIS)
•
Sistem informasi perusahaan
(enterprise information system)
Contoh : sistem informasi perguruan tinggi, sistem informasi sekolah, ERP
•
Sistem informasi antarorganisasi
SISTEM INFORMASI BERDASARKAN AREA FUNGSIONAL
• Sistem Informasi Akuntansi (accounting information system)
SI yang menyediakan informasi yang dipakai oleh fungsi akuntansi (departemen/bagian Akuntansi), mencakup semua transaksi yang berhubungan dengan keuangan dalam
organisasi
• Sistem Informasi Keuangan (finance information system)
SI yang menyediakan informasi pada fungsi keuangan yang menyangkut keuangan organisasi. Misal : Cash Flow dan informasi pembayaran
SISTEM INFORMASI BERDASARKAN DUKUNGAN YANG TERSEDIA
• Sistem Informasi Manajemen (management information system atau MIS)
• Sistem Otomasi Perkantoran (office automation system atau OAS)
• Sistem Pendukung Keputusan (decission support system atau DSS)
• Sistem Informasi Eksekutif (executive information systematau EIS)
SISTEM INFORMASI BERDASARKAN AKTIVITAS MANAJEMEN
• Sistem Informasi Pengetahuan
• Sistem Informasi Operasional
• Sistem Informasi Manajerial
SISTEM INFORMASI BERDASARKAN ARSITEKTUR SISTEM
•
Sistem berbasis mainframe
•
Sistem komputer pribadi (PC) tunggal
•
Sistem tersebar atau sistem komputasi
METODOLOGI PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
SDLC: Metodologi yang digunakan untuk
menggambarkan proses untuk membangun sistem
informasi , dimaksudkan
untuk mengembangkan
sistem informasi dalam cara yang sangat disengaja,
Applications
Access
Data Storage
Infrastructure
Facilities
Membangun Sistem Informasi
membutuhkan investasi dan kesiapan budaya organisasi, sesuaikanlah
dengan kemampuan dan rencana strategis organisasi
MARI KITA MENGENAL LEBIH JAUH
TENTANG
WEBSITE
SEBAGAI MEDIAPUBLIKASI DAN DISEMINASI
PERSPEKTIF TENTANG WEBSITE
WEBSITE ADALAH SEBUAH
if you fail to plan, you are plannning to fail!
--Benjamin Franklin
“
when your website development was
finished, your website is just getting started!
--Sugeng Wibowo
BERBAGI PENGALAMAN:
MENGELOLA DATA PROYEK
Teknologi Penyimpanan Data:
DROPBOX, BOX
Manfaat:
• Kolaborasi Data dengan pihak Internal & Eksternal (Donor, Mitra, dll)
• Sinkronisasi Data dengan PC/Laptop & Mobile
• Support Data Versioning
Tata Kelola:
Desain Folderisasi, Penamaan File, Pembagian Hak Akses, Template
Proses Pendukung:
Tahapan Implementasi
1. Desain folder menyesuaikan aturan/kebijakan dan workplan 2. Bangun kesepakatan penamaan file
3. Desain hak akses, siapa mengakses apa
4. Desain data pendukung yang harus ada di setiap kegiatan 5. Koordinasikan dengan pengguna lain
Proses Pendukung Pengelolaan Pengetahuan
1. Evaluasi Per Kegiatan Pencatatan Pembelajaran Tiap kegiatan
2. Evaluasi Keseluruhan Pembuatan dokumen Lesson Learned Pelaksanaan Proyek secara keseluruhan
3. Kegiatan Pembuatan Produk Pengetahuan (contoh: menyusun modul pelatihan)
4. Menyisipkan Kegiatan Membangun Produk Pengetahuan untuk Kebutuhan Internal (Contoh: menyusun SOP penyelenggaraan training)
BERBAGI PENGALAMAN:
PENABULU BERTRANSFORMASI
DENGAN MENGELOLA PENGETAHUAN
2006: PENABULU.OR.ID
2009: KEUANGANLSM.COM
2014: PENABULUALLIANCE.ORG
10 Website, 9 Unit Layanan, 8 Unit Pendukung, 4 Unit Kolaborasi - Multi Fokus, Multi Layanan, Multi Produk – Definition,
PEMBELAJARAN
• Tangkap, Ikat, Maknai, Namai,Distribusi
Pengetahuan Organisasi dengan Website
Website yang berbeda untuk setiap unit layanan, unit kerja dan unit kolaborasi
• Leadership adalah Kunci Utama Pengelolaan
Pengetahuan di Organisasi
HARI KEDUA
M O D E L PENGELOLAAN
PENGETAHUAN ONL
SESI TIGA
MENGELOLA MUARA INGATAN
ARUS INFORMASI ARUS PENGALAMAN
kejadian
Muara Pengetahuan
PRODUK - ORGANISASI
Hulu Pengetahuan
PENGALAMAN - INDIVIDU
Muara Pengetahuan
PRODUK - ORGANISASI
Kebutuhan Pengetahuan
Visi, Misi
Rencana Strategis Rencana Taktis
Penguatan Internal Organisasi
Indentifikasi Sumber Pengetahuan
Strategi Merencanakan
Model Pengelolaan Pengetahuan
Kebutuhan Materi
Kegiatan
Pengolahan Pengetahuan Produk Strategi Konversi
Knowledge
Strategi Tacit Knowledge
Integrasi dalam Program / Kegiatan
HARI KEDUA
M O D E L PENGELOLAAN
PENGETAHUAN ONL
SESI EMPAT
MENETAPKAN PRIORITAS STRATEGI DAN
Visi, Misi
Rencana Strategis
Rencana Taktis
Sangat Strategis Lingkup Luas
Strategis
Lingkup Luas
Pengetahuan Taktis Tematik
Kebutuhan Kepentingan Strategis
Organisasi
Penerima Manfaat Publik
Pengambil Kebijakan Isu
Capaian
TUGAS: MENENTUKAN PRODUL TAKTIS & STRATEGIS
Produk Taktis Produk Strategis
Contoh: Modul, Website Contoh: Buku, Website, Layanan, Program
1. 1.
2. 2.
