TA Ferry Arianto D1809023

(1)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

UPAYA PENERAPAN SISTEM LAYANAN TERBUKA DI UPT PERPUSTAKAAN AKADEMI AKUNTANSI YKPN

YOGYAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan Guna Memperoleh Gelar Vokasi Ahli

Madya (A.Md) dalam Bidang Ilmu Perpustakaan

Oleh:

FERRY ARIANTO D1809023

PROGRAM STUDI DIPLOMA III PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA

(2)

commit to user

ii

PERSETUJUAN

Tugas Akhir berjudul:

UPAYA PENERAPAN SISTEM LAYANAN TERBUKA DI UPT PERPUSTAKAAN AKADEMI AKUNTANSI YKPN YOGYAKARTA Karya:

Nama : Ferry Arianto

NIM : D1809023

Konsentrasi : Perpustakaan

Telah disetujui oleh Dosen Pembimbing untuk dipertahankan di hadapan Dewan

Penguji Tugas Akhir Program Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan

Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Hari : Jumat

(3)

commit to user

iii

SURAT PERNYATAAN ORISINALITAS KARYA ILMIAH

Saya mahasiswa Program Studi Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial

dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta yang bertanda tangan

dibawah ini,

NAMA : Ferry Arianto

NIM : D1809023

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir

JUDUL : UPAYA PENERAPAN SISTEM LAYANAN

TERBUKA DI UPT PERPUSTAKAAN AKADEMI

AKUNTANSI YKPN YOGYAKARTA

PEMBIMBING : Riah Wiratningsih, S.S, M.Si

TANGGAL DIUJI :

Menyatakan bahwa Tugas Akhir (TA) yang saya susun adalah benar-benar

karya saya sendiri. Apabila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan

tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya

sendiri, saya bersedia menerima sanksi sesuai peraturan yang berlaku di Fakultas

termasuk pencabutan gelar vokasi yang telah saya peroleh.

Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan

apabila dikemudian hari terbukti melakukan kebohongan maka saya sanggup

menanggung segala konsekuensinya.

Surakarta, Mei 2012

Ferry Arianto

(4)

commit to user

iv

PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Sebagai Sivitas Akademik Universitas Sebelas Maret Surakarta, Saya yang bertanda tangan dibawah ini :

NAMA : Ferry Arianto

NIM : D1809023

Program Studi : Perpustakaan

Fakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Jenis Karya : Tugas Akhir

Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Universitas Sebelas Maret Surakarta Hak Bebas Royalti Noneksklusif (Non-ekslusive Royalty Free Right) atas Tugas Akhir saya yang berjudul:

UPAYA PENERAPAN SISTEM LAYANAN TERBUKA DI UPT PERPUSTAKAAN AKADEMI AKUNTANSI YKPN YOGYAKARTA beserta instrument / desain / perangkat ( jika ada ). Berhak menyimpan, mengalih bentuk, mengalihmediakan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (data base), merawat serta mempublikasikan Tugas Akhir saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis (Author) dan Pembimbing sebagai co Author atau pencipta dan juga sebagai pemilik Hak Cipta.

(5)

commit to user

(6)

commit to user

vi

MOTTO

Tidak ada kata tidak bisa selama kita belum berusaha

( Penulis)

Jadikan setiap pengalamanmu sebagai dasar pijakan untuk melangkah

menuju masa depan

(Penulis)

Jangan pernah memandang masalah sebagai suatu beban namun

pandanglah masalah sebagai sarana menuju kedewasaan

(Penulis)

Jangan merasa menjadi sahabat sejati jika engkau tak pernah ada di saat

sahabatmu sedang terluka

(Penulis)

Saat Anda berhenti belajar, berhenti mendengarkan, berhenti mencari dan

bertanya, berhenti menanyakan hal-hal yang baru, maka ini adalah saat

untuk mati

(Lilian Smith)

Barang siapa menempuh jalan untuk mencari ilmu, maka Allah akan

mudahkan baginya jalan ke surga

(7)

commit to user

vii

PERSEMBAHAN

Kupersembahkan Tugas Akhir ini untuk :

1. Kedua orang tua yaitu Ayah dan Ibu saya , yang telah

memberi support serta senantiasa mendoakan saya setiap

wa ktu.

2. Adik – adikku yang kusayang.

3. Bapak dan Ibu dosen D3 Perpustakaan Fa kultas Universita s

Sebelas Maret Surakarta

4. Temen-temen seperjuangan di jogja (andrek, anitol, arum,

atin, firman, kempleng, mey, retno, singgeh, uuk, uzie) dan

temen-temen malang yang selalu siap membagi cerita di

wa ktu senja tiba (budi, intan, wikan)

5. Teman-teman D3 Perpustakaan angkatan 2009

6. Sahabat – sahabatku di Universitas Sebelas Maret Surakarta.

7. Almamaterku

8. Semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan Tugas

(8)

commit to user

viii ABSTRAK

Ferry Arianto, D1809023, 2012. UPAYA PENERAPAN SISTEM LAYANAN TERBUKA DI UPT PERPUSTAKAAN AKADEMI AKUNTANSI YKPN YOGYAKARTA. Tugas Akhir. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta..

Agar perpustakaan dapat dimanfaatkan secara optimal oleh pemustaka, maka sangat penting dalam penentuan sistem layanan perpustakaan. UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta yang saat ini menerapkan sistem layanan tertutup dirasa kurang efektif. Untuk itu dirasa perlu adanya perubahan sistem layanan di perpustakaan tersebut. Adapun tujuan penulisan Tugas Akhir ini adalah; 1) Untuk memberikan masukan tentang upaya-upaya penerapan sistem layanan terbuka kepada UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta. 2) Mengetahui hambatan yang mungkin dijumpai dalam upaya-upaya penerapan sistem layanan terbuka. 3) Memberikan solusi atau cara mengatasinya hambatan tersebut. Dalam penulisan Tugas Akhir ini untuk memperoleh data dan informasi, penulis menggunakan beberapa metode diantaranya; metode observasi, wawancara, dokumentasi, dan studi pustaka.

Dalam Tugas Akhir ini dapat disimpulkan bahwa: 1) Upaya-upaya yang dapat dilakukan dalam rangka penerapan sistem layanan terbuka di UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta adalah penataan ruang, menambah jumlah koleksi, meyediakan OPAC, menyediakan loker, meningkatkan keamanan, membuat peraturan baru, mengadakan kegiatan user education. 2) Hambatan yang mungkin dijumpai dalam upaya-upaya penerapan sistem layanan terbuka adalah penataan ruang dan user education. 3) Solusi atau cara mengatasi hambatan dari segi penataan ruang adalah dengan cara melaksanakan proses penataan pada saat perpustakaan sedang tidak ramai pengunjung, seperti pada saat libur semester. Sedangkan untuk mengatasi hambatan dari segi user education yaitu dengan cara mengajukan permohonan kepada Pembantu Direktur I untuk menerbitkan kebijakan yang mengharuskan bagi mahasiswa untuk mengikuti kegiatan user education.

Adapun saran yang dapat penulis sampaikan agar dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan bagi kemajuan UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta, diantaranya adalah: 1) Bahwa untuk mengetahui keinginan pemustaka terkait dengan upaya-upaya penerapan sistem layanan terbuka, perpustakaan hendaknya memberikan kuisioner kepada mahasiswa. 2) Perlu adanya penambahan unit komputer khusus untuk pengolahan dengan tujuan untuk mempermudah pekerjaan pengolahan. 3) Untuk buku pinjaman 1 (satu) semester sebaiknya peminjamannya dimasukkan ke dalam sistem dengan tujuan untuk mempercepat dan mempermudah proses peminjaman. 4) Menyediakan generator cadangan (genset) guna mengantisipasi jika terjadi pemadaman listrik, agar tidak mengganggu proses pelayanan di perpustakaan.

(9)

commit to user

ix

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala rahmat dan

hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan

segenap kemampuan yang penulis miliki, sehingga dapat selesai sampai batas

waktu yang telah ditentukan.

Penulisan Tugas Akhir ini disusun sebagai salah satu syarat untuk

menyelesaikan studi pada Program Studi Diploma III Perpustakaan. Penulis

menyadari tanpa adanya bantuan dari berbagai pihak, penulisan Tugas Akhir ini

tidak dapat terselesaikan. Atas tersusunnya Tugas Akhir ini tidak lupa penulis

mengucapkan terima kasih kepada:

1. Allah SWT, yang telah memberikan rahmat dan hidayah selama penulis

mengerjakan Tugas Akhir.

2. Bapak Prof. Drs. Pawito, Ph. D., selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan

Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

3. Bapak Drs. Haryanto, M. Lib., selaku Ketua Program Diploma III Fakultas

Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

4. Ibu Riah Wiratningsih, S.S, M.Si., selaku pembimbing dalam penulisan

Tugas Akhir

5. Ibu Dra. Tri Hardiningtyas, M.Si, selaku penguji Tugas Akhir.

(10)

commit to user

x

7. Bapak dan Ibu Dosen jurusan DIII Ilmu Perpustakaan FISIP Universitas

Sebelas Maret Surakarta yang telah memberikan banyak ilmu dan

pengetahuan kepada penulis.

8. Ibu Umiarsi selaku Kepala Bagian UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi

YKPN Yogyakarta yang telah memberikan ijin serta memberikan banyak

kemudahan kepada penulis selama melaksanakan Praktek Kerja Pusdokinfo

di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta.

9. Seluruh staff UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta.

10. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebut satu persatu, baik secara

langsung maupun tidak langsung yang telah membantu penulis

menyelesaikan tugas akhir ini.

Selain itu segala kritik dan saran yang sifatnya positif terhadap Tugas Akhir

ini akan saya terima dengan senang hati.

Akhir kata, Penulis berharap Tugas Akhir ini dapat bermanfaaat bagi semua

pihak khususnya untuk perkembangan Ilmu Pengetahuan di dunia Perpustakaan

Wassalamualaikum Wr. Wb.

Surakarta, Mei 2012

(11)

commit to user

xi

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ... i

HALAMAN PERSETUJUAN ... ii

HALAMAN PERNYATAAN... iii

HALAMAN PERSETUJUAN PUBLIKASI ... iv

HALAMAN PENGESAHAN ... ... v

MOTTO... vi

PERSEMBAHAN ... vii

ABSTRAK ... viii

KATA PENGANTAR ... ix

DAFTAR ISI ... xi

DAFTAR BAGAN... xiv

DAFTAR TABEL ... xv

DAFTAR LAMPIRAN ... ... xvi

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Rumusan Masalah ... 5

1.3 Tujuan Penulisan ... 5

1.4 Metode Pengumpulan Data ... 6

BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Perpustakaan ... 9

(12)

commit to user

xii

2.1.2. Macam-macam Perpustakaan... 11

2.2. Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 16

2.2.1. Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi... 16

2.2.2. Peraturan Pendirian Perpustakaan Perguruan Tinggi... 17

2.2.3. Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi... 17

2.2.4. Tujuan dan Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi... 20

2.3. Sistem Layanan Perpustakaan ... 21

2.3.1. Sistem Layanan Tertutup... 21

2.3.2. Sistem Layanan Terbuka... 26

2.4. Layanan Sirkulasi ... 31

2.4.1. Pengertian Layanan Sirkulasi... 31

2.4.2. Tujuan layanan sirkulasi... 32

2.4.3. Jenis tugas layanan sirkulasi... 33

BAB III GAMBARAN UMUM UPT PERPUSTAKAAN AKADEMI AKUNTANSI YKPN YOGYAKARTA 3.1 Sejarah Singkat ... 35

3.2 Visi, Misi dan Tujuan... 38

3.2.1 Visi ... 38

3.2.2 Misi ... 38

3.2.3 Tujuan ... 38

3.3 Struktur Organisasi ... 39

3.3.1. Struktur Organisasi Makro... 39

(13)

commit to user

xiii

3.4 Gedung dan Ruang ... 42

3.5 Sumber Daya Manusia ... 44

3.6 Sumber Dana ... 45

3.7 Koleksi ... 46

3.8 Sarana dan Prasarana ... 48

3.9 Layanan ... 50

3.10 Keanggotaan ... 55

3.11 Denda dan Sanksi... 56

3.12 Tata Tertib ... 56

BAB IV PEMBAHASAN MASALAH 4.1 Upaya-upaya untuk penerapan sistem layanan terbuka di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta ... 59

4.2 Hambatan dalam upaya penerapan sistem layanan terbuka di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta ... 68

4.3 Solusi atau cara mengatasi hambatan- hambatan dalam upaya penerapan sistem layanan terbuka ... 69

BAB V PENUTUP 5.1 Kesimpulan ... 71

5.2 Saran ... 75

DAFTAR PUSTAKA

(14)

commit to user

xiv

DAFTAR BAGAN

Halaman

Bagan 1 Struktur Organisasi Makro………... 40

(15)

commit to user

xv

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 1 Tenaga UPT Perpustakaan………... 45

Tabel 2 Koleksi Karya Cetak... 47

Tabel 3 Sarana dan Prasarana... 49

(16)

commit to user

xvi

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Surat Permohonan KKP

Lampiran 2 Surat Keterangan KKP

Lampiran 3 Surat Tugas KKP

Lampiran 4 Jawaban Ijin KKP

Lampiran 5 Jadwal KKP

Lampiran 6 Catatan Kerja Harian

Lampiran 7 Laporan Periodik

Lampiran 8 Form Penilaian

Lampiran 9 Sertifikat

Lampiran 10 Data Mahasiswa AA YKPN Yogyakarta Tahun 1970-2012

Lampiran 11 Gambar Gedung UPT Perpustakaan

Lampiran 12 Gambar Ruang Sirkulasi dan Pengolahan

Lampiran 13 Gambar Rak Buku

Lampiran 14 Gambar Ruang Baca dan Internet

(17)

commit to user

1 BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Pesatnya perkembangan dunia saat ini berdampak pula pada bidang

pendidikan. Pendidikan sudah menjadi kebutuhan pokok bagi setiap warga

negara. Sebagian kalangan bahkan menyebutkan bahwa pendidikan

merupakan aset besar bagi masa depan suatu bangsa. Maka tidaklah

mengherankan jika pemerintah selalu menekankan akan pentingnya kualitas

pendidikan.

Menurut Departemen Pendidikan Nasional (2003:12) yang dikutip

oleh Irkhamiyati (2007:52) dalam artikelnya yang berjudul Persepsi

Mahasiswa terhadap Kualitas Pelayanan Sirkula si di Pepustakaan STIKES

Aisyiyah Yogyakarta, menyatakan bahwa:

“Tujuan pendidikan nasional adalah untuk mengembangkan kemampuan, membentuk watak serta peradapan bangsa yang bermartabat dalam rangka mencerdaskan kehidupan bangsa, yang bertujuan untuk mengembangkan potensi peserta didik agar menjadi manusia yang beriman, bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, beraklak mulia, sehat, berilmu, cakap, kreatif, mandiri, dan menjadi warga negara yang demokratis serta bertanggung jawab.”

Keberhasilan tujuan itu harus ditunjang dengan sarana dan prasarana

yang memadai termasuk sarana perpustakaan. Peraturan Pemerintah No.19

tahun 2005 Bab VII pasal 42 juga menyebutkan bahwa setiap satuan

(18)

commit to user

belajar lain, serta ruang perpustakaan untuk menunjang proses pembelajaran

yang berkelanjutan.

Menurut Soeatminah (1992:40) yang dikutip oleh Irkhamiyati

(2007:52) dalam artikelnya yang berjudul Persepsi Mahasiswa terhada p

Kualitas Pelayanan Sirkula si di Pepustakaan STIKES Aisyiyah Yogyakarta,

menyatakan bahwa:

“Perguruan Tinggi termasuk satuan pendidikan yang harus dilengkapi sarana perpustakaan. Fungsi perpustakaan di perguruan tinggi sebagai unsur penunjang terlaksananya tri dharma perguruan tinggi yaitu pendidikan, penelitan, dan pengabdian pada masyarakat.”

Perpustakaan hendaknya dikelola secara optimal agar fungsi

perpustakaan di perguruan tinggi dapat terwujud dengan bukti

dimanfaatkannya perpustakaan semaksimal mungkin oleh pemustakanya.

Perpustakaan dikatakan berhasil jika perpustakaan itu dimanfaatkan secara

optimal oleh pemustakanya.

Agar perpustakaan dapat dimanfaatkan secara optimal oleh

pemustaka, maka sangat penting dalam penentuan sistem layanan

perpustakaan. Sistem layanan perpustakaan yang baik adalah layanan

perpustakaan yang mudah, cepat, efisien serta dapat memuaskan

pemustakanya. Sistem layanan yang jelas dapat meningkatkan mutu layanan

suatu perpustakaan. Pemustaka biasanya mengharapkan kebebasan dalam

mencari dan memilih bahan pustaka yang mereka butuhkan.

Dalam dunia perpustakaan dikenal 2 sistem layanan yaitu sistem

(19)

commit to user

3

Dimana kedua sistem ini mempunyai keunggulan dan kelemahan

masing-masing, baik untuk perpustakaan itu sendiri atau pemustakanya. Suatu

perpustakaan dapat memilih untuk menerapkan salah satu sistem tersebut

baik untuk menerapkan sistem layanan tertutup (close access) atau sistem

layanan terbuka (open access) tergantung dari kebijakan ataupun tujuan dari

perpustakaan tersebut, namun alangkah baiknya dalam pemilihan sistem

layanan ini memperhatikan aspek pemustaka yang merupakan target dari

layanan. Dalam sistem terbuka dapat merangsang pemustaka datang ke

perpustakaan untuk mencari dan memilih bahan pustaka yang mereka

perlukan sehingga dapat meningkatkan rasa kepuasan pemustakanya

terhadap perpustakaan, terlebih lagi dapat meningkatkan minat baca

pemustakanya.

UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta

merupakan unit kerja yang mendukung proses kegiatan belajar-mengajar,

yang bertugas menyediakan berbagai macam buku, majalah dan bahan

bacaan lainnya untuk menunjang proses perkuliahan dan praktikum.

Tentunya UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta

berharap pemustakanya dapat memanfaatkan berbagai macam bahan

pustaka yang ada di perpustakaan secara maksimal. Karena tidak ada

gunanya jika bahan pustaka yang telah disediakan di perpustakaan tidak

dimanfaatkan secara maksimal oleh mahasiswa. UPT Perpustakaan

Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta yang saat ini menerapkan sistem

(20)

commit to user

Berdasarkan pengamatan dan wawancara dengan beberapa

mahasiswa, diketahui bahwa pemustaka merasa tidak puas dalam

mendapatkan bahan pustaka yang akan digunakan/dipinjamnya, karena

terkadang petugas mengambilkan bahan pustaka yang tidak sesuai dengan

bahan pustaka yang ingin mereka pinjam (wawancara tanggal 29 februari

2012). Dalam sistem layanan tertutup ada keterbatasan dalam mengakses

bahan pustaka, pemustaka tidak dapat melakukan browsing atau pencarian

sendiri koleksi yang dibutuhkannya di rak. Pemustaka yang mengakses

informasi melalui OPAC hanya sebatas mengetahui bahan pustaka tersebut

tanpa mengetahui keadaannya di rak buku. Hal tersebut tentunya membuat

pemustaka merasa kurang puas. Untuk itu dirasa perlu adanya perubahan

sistem layanan di perpustakaan tersebut, dengan tujuan agar pemustakanya

dapat mengetahui koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan secara

keseluruhan dan dapat memanfaatkannya secara maksimal serta

memberikan rasa puas kepada pemustaka.

Berdasarkan pengamatan dan pernyataan di atas, maka penulis

mengambil judul tugas akhir “UPAYA PENERAPAN SISTEM LAYANAN TERBUKA DI UPT PERPUSTAKAAN AKADEMI AKUNTANSI YKPN YOGYAKARTA”. Dengan harapan bahwa untuk ke depannya upaya-upaya yang dilaksanakan dalam penerapan sistem

(21)

commit to user

5

1.2.

Rumusan Masalah

Dari uraian latar belakang di atas, dapat dihasilkan rumusan masalah

sebagai berikut:

1.2.1. Bagaimana upaya-upaya penerapan sistem layanan terbuka di UPT

Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta?

1.2.2. Hambatan apa saja yang dijumpai dalam upaya-upaya

penerapan sistem layanan terbuka di UPT Perpustakaan Akademi

Akuntansi YKPN Yogyakarta?

1.2.3. Bagaimana solusi atau cara mengatasi hambatan dalam

upaya-upaya penerapan sistem layanan terbuka tersebut?

1.3. Tujuan Penulisan

Adapun tujuan penulis mengapa membahas Upaya Penerapan Sistem

Layanan Terbuka di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN

Yogyakarta, adalah sebagai berikut:

1.3.1. Mengetahui upaya-upaya penerapan sistem layanan terbuka di

UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta.

1.3.2. Mengetahui hambatan apa saja yang dijumpai dalam

upaya-upaya penerapan sistem layanan terbuka di UPT Perpustakaan

Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta.

1.3.3. Mengetahui solusi atau cara mengatasi hambatan dalam

(22)

commit to user 1.4. Metode Pengumpulan Data

Pengumpulan data dilakukan bersamaan dengan Kuliah Kerja

PUSDOKINFO yang dilaksanakan pada tanggal 13 Februari – 30 Maret

2012 dari hari senin-jumat, jam 07.30-15.30 WIB. Kuliah Kerja

PUSDOKINFO bertempat di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN

Yogyakarta yang beralamat di Jalan Gagak Rimang 2-3-4 (Balapan)

Yogyakarta 55222.

Dalam melakukan kegiatan pengumpulan data untuk penulisan

Tugas Akhir ini, penulis menggunakan beberapa metode, yaitu sebagai

berikut :

1.4.1. Observasi

Observasi adalah kegiatan yang dilakukan dengan melakukan

pengamatan secara langsung terhadap obyek yang diteliti. Usman

dan Akbar (2000:54) menyatakan, ”Observasi adalah pengamatan

dan pencatatan yang sistematis terhadap gejala-gejala yang diteliti.”

Dalam metode ini penulis melakukan pengamatan secara

langsung mengenai pengolahan bahan pustaka buku, layanan

sirkulasi di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN

Yogyakarta serta melakukan pencatatan hal-hal yang diperlukan.

1.4.2. Wawancara

Wawancara adalah kegiatan yang dilakukan untuk

(23)

commit to user

7

pihak yang berwenang dalam suatu masalah. Menurut Slamet

(2006:101) ”Wawancara adalah cara yang dipakai untuk

memperoleh informasi melalui kegiatan interaksi sosial antara

peneliti dengan yang diteliti.”

Dalam metode pengumpulan data ini penulis mengajukan

pertanyaan secara langsung dengan kepala bagian, petugas serta

mahasiswa di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN

Yogyakarta.

1.4.3. Dokumentasi

Dokumentasi adalah kegiatan pengumpulan data dengan

menggunakan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan objek

penelitian. Menurut Nawawi (1995:133) mengenai teknik

dokumentasi, yaitu :

“Teknik ini adalah cara mengumpulkan data melalui peninggalan tertulis, terutama berupa arsip-arsip dan termasuk juga buku-buku tentang pendapat, teori, dalil/hukum-hukum dan lain-lain yang berhubungan dengan masalah penyelidikan.”

Dalam metode ini penulis memanfaatkan dokumen-dokumen

yang berhubungan dengan topik penelitian.

1.4.4. Studi Pustaka

Studi pustaka adalah pengumpulan data dengan membaca

bahan pustaka. Zed (2004:3) menyatakan, ”Studi pustaka adalah

(24)

commit to user

data pustaka, membaca dan mencatat kepustakaan serta mengolah

bahan penelitian.”

Penulis memanfaatkan bahan pustaka dengan cara membaca

bahan pustaka tersebut untuk mendapatkan data-data/informasi yang

(25)

commit to user

9 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Perpustakaan

2.1.1. Pengertian Perpustakaan

Seiring dengan dengan perkembangan ilmu pengetahuan,

pengertian perpustakaan mengalami perkembangan. Sebagian besar

penulis bidang perpustakaan di Indonesia mengacu tulisan

Sulistiyo-Basuki (1991:3) yang menyatakan bahwa:

“Perpustakaan adalah sebuah ruangan, bagian sebuah gedung, atau pun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca, bukan untuk dijual.”

Dalam pengertian ini, perpustakaan diidentikan dengan

ruangan, koleksi, penyimpanan, dan pemanfaatan. Sebagai lembaga

keilmuan, perpustakaan tidak disyaratkan tenaga pengelolanya yang

semestinya dikelola oleh tenaga terdidik. Sesuai dengan

perkembangan akhir-akhir ini, perpustakaan perlu dipahami bukan

sekedar sebagai lembaga yang mengelola buku dan terbitan lainnya,

tetapi juga mengelola sumber informasi. Oleh karena itu, diperlukan

tenaga yang menguasai keahlian (skill) dan keterampilan dalam

bidang tersebut.

Lasa Hs (1998) menyatakan bahwa, “Perpustakaan

merupakan sistem informasi yang di dalamnya terdapat aktifitas

(26)

commit to user

serta penyebarluasan informasi.” Informasi meliputi produk

intelektual dan artistik manusia. Dalam melaksanakan aktifitas

tersebut diperlukan ilmu pengetahuan yang diperoleh melalui

pendidikan formal atau nonformal dibidang perpustakaan,

dokumentasi dan informasi. Dalam pengertian ini, perpustakaan

dititikberatkan pada sistem, sumber daya manusia, koleksi, tempat,

dan seperangkat sistem yang mengaturnya. Pengertian ini didasarkan

pada pemikiran bahwa perpustakaan sebagai lembaga yang bergerak

dalam bidang ilmu pengetahuan dan informasi yang selalu

berkembang seirama dengan perkembangan pemikiran dan kultur

masyarakatnya.

Menurut Prytherch (2005:416) dikutip oleh Fiqru Mafar

(2010:20) dalam artikelnya yang berjudul Konsep Perpustakaan,

Sikap Pustakawan, dan Book Vandalism dalam film „Mr. Bean‟

episode „The Library‟ menyatakan bahwa, “Perpustakaan merupakan

suatu tempat, bangunan, ruang atau beberapa ruangan yang khusus

digunakan untuk memanfaatkan dan memelihara koleksi buku dan

lain-lain.”

Muljani Nurhadi A dkk. (1983:3-4) menyatakan bahwa:

(27)

commit to user

11

Dari beberapa pengertian tersebut, dapat ditarik sebuah

kesimpulan bahwa perpustakaan adalah suatu tempat, bangunan atau

gedung yang di dalamnya terdapat aktifitas mengumpulkan,

menyimpan, memelihara, pengawetan, pelestarian dan penyajian

koleksi bahan pustaka, yang dikelola dan diatur secara sistematis

dengan cara tertentu, agar dapat digunakan oleh pemakainya secara

kontinu.

2.1.1. Macam-macam Perpustakaan

Banyak penulis telah mencoba membuat cara

pengelompokan sendiri, tetap ternyata kurang sesuai karena

pengelompokannya terpisah. Secara Internasional telah dirumuskan

oleh IFLA (Internasional Federation Library Association). Menurut

IFLA yang dikutip oleh Muljani Nurhadi A dkk (1983:8-11), ada

lima kelompok besar dari seluruh macam perpustakaan yang ada,

yaitu:

1. Perpustakaan Umum

Perpustakaan Umum adalah perpustakaan yang

diselenggarakan untuk masyarakat umum yang meliputi seluruh

lapisan masyarakat dalam radius wilayah tertentu. Istilah

perpustakaan umum ini sebenarnya kurang tepat karena

terjemahan dari “public libra ry” yang terjemahannya secara apa

(28)

commit to user

ini populer, maka yang biasa dipergunakan adalah istilah

perpustakaan umum.

Tujuannya lebih diarahkan untuk meningkatkan

pengetahuan, kecerdasan dan kemampuan masyarakat umum

setempat dalam rangka mempertinggi tingkat hidup mereka.

Oleh karenanya koleksinya yang baik adalah yang sesuai dengan

interes dan mata pencaharian utama dari masyarakat itu.

Misalnya untuk masyarakat nelayan akan lebih tepat sasaran

apabila disediakan koleksi tentang perikanan, cara menangkap

ikan, cara mengawetkan ikan dan sebagainya daripada kalau

disediakan koleksi tentang pertanian. Begitu pula sebaliknya.

Sedangkan radius wilayahnya bermacam-macam sesuai

dengan penyelenggaraannya. Misalnya untuk Perpustakaan

Umum tingkat kabupaten, mestinya pemakai yang barhak

menggunakannya adalah seluruh masyarakat yang bertempat

tinggal di kabupaten yang bersangkutan.

Termasuk kelompok Perpustakaan Umum ini juga

perpustakaan pendidikan masyarakat, perpustakaan umum

tingkat desa, perpustakaan umum tingkat kecamatan,

perpustakaan umum tingkat propinsi dan sebagainya.

2. Perpustakaan Sekolah

Yang dimaksud dengan Perpustakaan Sekolah adalah

(29)

commit to user

13

tingkat Sekolah Dasar maupun tingkat Sekolah Lanjutan guna

menunjang proses belajar mengajar di sekolah. Berbeda dengan

Perpustakaan Umum, pemakai perpustakaan ini ditekankan

hanya terbatas untuk murid dan guru sekolah yang

bersangkutan. Perpustakaan sekolah merupakan salah satu

sarana edukatif di sekolah yang langsung dibutuhkan untuk

mempertinggi daya serap dan kemampuan penalaran murid

dalam proses pendidikan serta membantu memperluas

cakrawala pengetahuan guru dalam kegiatan mengajar.

Sesuai dengan fungsinya, maka koleksi Perpustakaan

Sekolah yang baik adalah sesuai dengan kebutuhan belajar dan

mengajar di sekolah yang bersangkutan. Ini berarti bahwa

koleksi itu harus mendukung kurikulum sekolah. Baik tidaknya

koleksi dapat dilihat dari segi relevan tidaknya koleksi itu

dengan daftar satuan pelajaran yang termuat dalam kurikulum.

3. Perpustakaan Perguruan Tinggi

Lebih luas dengan Perpustakaan Sekolah, Perpustakaan

Perguruan Tinggi adalah perpustakaan yang diselenggarakan

oleh lembaga Perguruan Tinggi untuk menunjang pelaksanaan

Tri Dharma Perguruan Tinggi. Ini berarti bahwa bahwa

Perpustakaan Perguruan Tinggi tidak hanya diarahkan untuk

membantu kegiatan pendidikan saja, tetapi juga untuk penelitian

(30)

commit to user

koleksinya akan disesuaikan dengan kurikulum, program

penelitian yang dicanangkan dan bentuk pengabdian kepada

masyarakat yang digariskan oleh Perguruan Tinggi yang

bersangkutan. Pemakainya tidak hanya terbatas untuk

mahasiswa dan dosen, tetapi juga termasuk karyawan dan para

peneliti; yang semuanya biasa disebut dengan civita s

academica. Seperti Perpustakaan Sekolah, secara makro

Perpustakaan Perguruan Tinggi ini berfungsi sebagai unit

kelengkapan pendidikan yang bersifat edukatif yang secara

langsung menunjang pelaksanaan program Tri Dharma

Perguruan Tinggi yang bersangkutan. Bentuk dari Perpustakaan

Perguruan Tinggi dapat bermacam-macam seperti perpustakaan

pusat, perpustakaan fakultas, perpustakaan lembaga,

perpustakaan akademi, perpustakaan institut dan sebagainya

yang semuanya masih bernaung di bawah lembaga Perguruan

Tinggi.

4. Perpustakaan Khusus

Perpustakaan Khusus adalah perpustakaan yang

diselenggarakan oleh suatu lembaga khusus di luar lembaga

yang telah termuat pada butir 1,2,3. Lembaga yang dimaksud

dapat berupa lembaga-lembaga industri, lembaga perkantoran

(departemen), lembaga penelitian, dan lembaga-lembaga

(31)

commit to user

15

diarahkan untuk konsumsi umum, tetapi hanya diperuntukkan

bagi para karyawan lembaga yang bersangkutan dalam rangka

menunjang penyelesaian program lembaga yang bersangkutan.

Misalnya pemerintah Kabupaten dapat mempunyai perpustakaan

ini yang hanya disediakan untuk para pegawai pemerintah

daerah tersebut, para anggota DPR dan sebagainya untuk

membantu mereka dalam melaksanakan tugasnya sehari-hari.

Itulah sebabnya Perpustakaan Khusus ini sering disebut dengan

Perpustakaan Kedinasan. Fungsinya lebih diarahkan sebagai

sarana literatur yang menunjang program kedinasan. Koleksinya

sangat khusus sesuai dengan kebutuhan lembaga kedinasan yang

bersangkutan.

5. Perpustakaan Nasional

Yang dimaksud dengan Perpustakaan Nasional adalah

perpustakaan yang diselenggarakan oleh negara pada tingkat

nasional sebagai tempat untuk mendokumentasikan seluruh

penerbitan yang dilakukan di negara yang bersangkutan.

Fungsinya diarahkan untuk melestarikan semua informasi yang

pernah diterbitkan dan disebarluaskan oleh negara yang

bersangkutan. Fungsi semacam ini juga disebut dengan fungsi

deposit. Kelengkapan koleksi merupakan tugas utama, dan ini

dijadikan tumpuan harapan bagi perpustakaan-perpustakaan

(32)

commit to user

informasi. Perpustakaan Nasional ini biasanya juga bertugas

untuk mengkoordinasikan penerbitan, pelayanan dan

pengelolaan perpustakaan-perpustakaan kecil yang lain. Oleh

sebab itu fungsi utamanya lebih kepada fungsi dokumentatif.

2.2. Perpustakaan Perguruan Tinggi

2.2.1. Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi

Menurut Sulistiyo-Basuki dikutip oleh Wiyarsih (2009:2),

dalam artikelnya yang berjudul Motivasi Mahasiswa Memanfaatkan

Fasilitas Perpustakaan Fakulta s, menyatakan bahwa:

“Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi, badan bawahannya, maupun lembaga yang berafiliasi dengan perguruan tinggi, dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya.”

Menurut Noerhayati Soedibyo (1987:1) menyatakan bahwa:

“Perpustakaan perguruan tinggi suatu unit kerja yang merupakan bagian integral dari suatu lembaga induknya, yang bersama-sama dengan unit lainnya tetapi dalam peranan yang berbeda, bertugas membantu perguruan tinggi yang bersangkutan dalam melaksanakan tri dharmanya.”

Menurut Muljani Nurhadi A dkk, (1983:9), menyatakan

bahwa, “Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang

diselenggarakan oleh lembaga Perguruan Tinggi untuk menunjang

pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi.”

Dari beberapa pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa

(33)

commit to user

17

pada perguruan tinggi yang merupakan suatu unit kerja bagian

integral dari suatu lembaga induknya yang diselenggarakan untuk

menunjang pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi.

2.2.2. Peraturan Pendirian Perguruan Tinggi

Menurut Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Republik

Indonesia Nomor 234/U/2000 tentang Pedoman Pendirian Perguruan

Tinggi Pasal 12 ayat 2, point d menyatakan bahwa ruang

perpustakaan dengan buku pustaka adalah untuk Program Diploma

dan Program S1 jumlah buku sekurang-kurangnya 10% dari jumlah

mahasiswa dengan memperhatikan komposisi jenis judul.

2.2.3. Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi

Menurut Soejono Trimo (1992:2) menyatakan bahwa

berbicara soal fungsi perpustakaan perguruan tinggi, dalam versinya

yang baru maka perpustakaan perguruan tinggi harus berfungsi

sebagai:

1. Jantung dari semua program pendidikan universitas atau institut

yang bersangkutan, yaitu ia harus mampu membantu dan

menjadi pusat kegiatan-kegiatan akademis lembaga

pendidikannya. Metode belajar dan mengajar modern yang lebih

(34)

commit to user

dapat dilaksanakan bila perpustakaannya memang fungsional

untuk maksud itu.

2. Pusat alat-alat bahan peraga pengajaran atau instructional

materials center. Dalam membantu memperlancar jalannya

perkuliahan serta praktikum-praktikum, perpustakaan dapat

menyediakan bahan-bahan dan fasilitas-fasilitas yang

dibutuhkan oleh dosen dalam perkuliahan di dalam kelas,

perpustakaan, labolatorium-labolatorium, dan seterusnya.

Demikian juga dalam pelaksanaan extension services dari

universitas atau institut yang bersangkutan kepada masyarakat di

luar lingkungan lembaga tadi, perpustakaan dapat meyediakan

jasa-jasanya, bahan-bahannya, serta fasilitas-fasilitas yang

diperlukan oleh mission itu (misalnya: film, filmstrip, slide,

bahan-bahan lainnya, ruang konferensi/diskusi, dan

bantuan-bantuan tenaga ahli perpustakaan).

3. Clearing house (pusat pengumpulan/penyimpanan) bagi semua

penerbitan dari dan tentang daerahnya ataupun dalam bidang

ilmu pengetahuan tertentu. Ini sesuai dengan salah satu tugas

pokok perpustakaan, yakni: the preservation of knowledge.

Fungsi yang ketiga ini sangat penting bagi setiap lembaga

pendidikan ataupun ilmiah, karena dengan adanya clearing

house ini, setiap orang akan mudah mencari keterangan, data,

(35)

commit to user

19

tentang daerahnya atau suatu bidang pengetahuan tertentu dalam

usaha-usahnya dalam melakukan riset atau lain-lainnya.

4. Social center dan pusat kegiatan kultural masyarakat setempat.

Haruslah diingat bahwa pengunjung perpustakaan perguruan

tinggi tidak hanya terdiri atas mahasiswa, pengajar, dan para

pegawai lembaga itu saja (ingat pula pada butir ketiga dari

fungsi Tri Dharma Perguruan Tinggi), melainkan termasuk pula

orang-orang di luar lingkungan perguruan tinggi yang

bersangkutan. Mereka pun datang untuk mempergunakan

fasilitas, jasa-jasa, dan bahan-bahann yang disediakan oleh

perpustakaan itu. Dengan sendirinya mereka itu mempunyai

tingkat pendidikan yang berbeda-beda, memiliki perbedaan latar

belakang serta kelainan-kelainan dalam kebutuhan, minat, selera

dan umur. Memang harus diingat bahwa perpustakaan

perguruan tinggi tentunya lebih menitikberatkan jasanya kepada

masyarakat dalam tubuh lembaga penaungnya. Adanya

pertemuan orang-orang inilah serta adanya fasilitas-fasilitas dan

jasa-jasa yang disediakan oleh perpustakaan memungkinkan

terjadinya kegiatan-kegiatan sosial dan kultural yang sangat

menguntungkan, baik bagi perguruan tinggi yang bersangkutan

(36)

commit to user

2.2.4. Tujuan dan Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi

Menurut Noerhayati Soedibyo (1987:2) menyatakan bahwa

tujuan diselenggarakannya perpustakaan perguruan tinggi adalah

untuk mendukung, memperlancar serta mempertinggi kualitas

pelaksanaan program kegiatan perguruan tinggi melalui pelayanan

informasi yang meliputi aspek-aspek:

1. Pengumpulan Informasi

2. Pengolahan Informasi

3. Pemanfaatan Informasi

4. Penyebarluasan Informasi

Menurut Sulistiyo-Basuki (1994:67) menyatakan bahwa

tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah:

1. Melaksanakan pemilihan bahan pustaka yang sesuai dengan

kebutuhan para pemakai perpustakaan yaitu mahasiswa atau

pengajar serta pihak lain yang membutuhkan informasi.

2. Mengolah bahan pustaka yang tersedia sehingga dengan mudah

dapat dipergunakan oleh pemakai.

3. Menyelenggarakan peminjaman bahan pustaka dengan cara yang

efisien.

4. Membantu para pemakai perpustakaan untuk mendapatkan dan

memakai bahan pustaka yang diperlukannya dalam bentuk

program bimbingan penggunaan perpustakaan yang bersifat

(37)

commit to user

21

5. Menyelenggarakaan kerja sama antarperpustakaan dengan

memanfaatkan sistem jaringan informasi yang ada dalam rangka

meluaskan cakupan koleksi dan pelayanan informasi

masing-masing perpustakaan.

2.3. Sistem Layanan Perpustakaan

2.3.1. Sistem layanan tertutup (Close Access) 2.3.1.1. Pengertian sistem layanan tertutup

Menurut Stevenson dan Collin (2006:36) dikutip

oleh Fiqru Mafar (2010:20), dalam artikelnya yang berjudul

Konsep Perpustakaan, Sikap Pustakawan, dan Book

Vandalism dalam film „Mr. Bean‟ episode „The Library‟,

menyatakan bahwa, “Sistem layanan tertutup adalah suatu

sistem layanan dimana staff mengambilkan item untuk

pengguna.” Dalam sistem ini, pustakawan harus aktif dalam

proses pelayanan. Pemustaka tidak diperkenankan menuju

ke rak koleksi untuk memilih sendiri koleksi yang

diinginkan. Pemustaka harus terlebih dahulu memesan

koleksi kepada pustakawan dan pustakawanlah yang

mengambilkan koleksi di rak untuk diberikan kepada

pemustaka.

Menurut Lasa Hs (1995:4) menyatakan bahwa,

“Sistem layanan tertutup adalah suatu sistem peminjaman

(38)

commit to user

mengambil sendiri akan koleksi perpustakaan.” Koleksi

yang ingin dipinjam dapat dipilih melalui daftar/katalog

yang tersedia. Koleksinya akan diambilkan oleh petugas.

Dalam sistem ini peran katalog sangat penting. Di samping

itu petugas harus tanggap atas koleksi yang diinginkan

pengguna. Mereka sering hanya menyebutkan subyek atau

pengarangnya saja. Bahkan tidak jarang mereka hanya

meyebutkan warna dan ukuran buku tanpa mengetahui

judul maupun pengarangnya.

Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Dinas

Departemen Agama RI (2006:123-124) menyatakan bahwa,

“Sistem layanan tertutup adalah suatu sistem layanan yang

tidak memperbolehkan para pemakai jasa perpustakaan

untuk mengambil sendiri bahan pustaka yang dibutuhkan.”

Dari beberapa pengertian tersebut, dapat

disimpulkan bahwa sistem layanan tertutup adalah suatu

sistem layanan yang tidak memungkinkan pengguna untuk

memilih dan mengambil sendiri koleksi perpustakaan,

dimana staff/petugas yang mengambilkan item untuk

(39)

commit to user

23

2.3.1.2. Keunggulan sistem layanan tertutup

Menurut Lasa Hs (1995:4-5) menyatakan bahwa

sistem layanan tertutup mempunyai beberapa keunggulan,

antara lain sebagai berikut:

1. Daya tampung koleksi lebih banyak, karena jajaran rak

satu dengan yang lain lebih dekat.

2. Susunan buku akan lebih teratur dan tidak mudah

rusak.

3. Kerusakan dan kehilangan koleksi lebih sedikit bila

dibanding dengan sistem terbuka.

4. Tidak memerlukan meja baca di ruang koleksi.

Departemen Agama RI (2006:123-124) menyatakan bahwa

sistem layanan tertutup mempunyai beberapa keunggulan,

antara lain sebagai berikut ini:

1. Koleksi pustaka akan tetap terjaga susunannya.

2. Kemungkinan bahan pustaka hilang relatif kecil.

Dari uraian tersebut dapat diketahui bahwa sistem

layanan tertutup mempunyai beberapa keunggulan.

Diantaranya yaitu kerusakan/kehilangan koleksi lebih

sedikit bila dibanding dengan sistem layanan terbuka

karena pemustakanya tidak diperkenankan masuk ke ruang

(40)

commit to user

mengambilkan adalah petugas, sehingga keluar-masuknya

koleksi dapat terawasi dengan baik. Pemustaka dalam sitem

layanan tertutup juga tidak perlu bersusah payah mencari

koleksi yang ingin dipinjamnya, mereka tinggal menuliskan

judul buku yang ingin dipinjam kemudian menunggu

petugas mencari dan mengambilkan buku tersebut

(menghemat tenaga dari segi pemustaka).

2.3.1.3. Kelemahan sistem layanan tertutup

Menurut Lasa Hs (1995:5) menyatakan bahwa

sistem layanan tertutup mempunyai beberapa kelemahan,

1. Banyak energi yang terserap di bagian sirkulasi.

2. Terdapat sejumlah koleksi yang tidak pernah

keluar/dipinjam.

3. Sering menimbulkan koleksi yang tidak diinginkan

misalnya salah pengertian antara petugas dan

peminjam.

4. Antrian meminjam maupun mengembalikan buku

dibagian ini sering berjubel. Keadaan ini berarti

membuang waktu.

(41)

commit to user

25

sistem layanan tertutup mempunyai beberapa kelemahan,

antara lain sebagai berikut ini:

1. Untuk memilih buku lain tidak bebas.

2. Membutuhkan banyak petugas pelayanan.

3. Memerlukan banyak waktu untuk melayani

peminjaman.

4. Mempersulit pemakai perpustakaan yang kurang

mengetahui cara menggunakan katalog.

5. Dibutuhkan banyak waktu bagi peminjam untuk

mencari informasi pada katalog, sampai

didapatkannya buku oleh petugas perpustakaan.

Dari uraian tersebut dapat diketahui beberapa

kelemahan sistem layanan tertutup. Diantaranya yaitu

banyak membutuhkan energi di bagian sirkulasi karena

petugas harus bolak-balik ke ruang koleksi untuk

mengambilkan koleksi yang ingin dipinjam pemustaka (dari

segi petugas). Pemustaka biasanya merasa kurang puas

karena tidak dapat mencari sendiri koleksi yang ingin

dipinjamnya, terkadang koleksi yang diambilkan petugas

berbeda dengan yang mereka maksud (dari segi

(42)

commit to user 2.3.2. Sistem layanan terbuka (Open Access)

2.3.2.1. Pengertian sistem layanan terbuka

Menurut Stevenson dan Collin (2006:36) dikutip

oleh Fiqru Mafar (2010:20-21) dalam artikelnya yang

berjudul Konsep Perpustakaan, Sikap Pustakawan, dan

Book Vandalism dalam film „Mr. Bean‟ episode „The

Library‟ menyatakan bahwa, “Sistem layanan terbuka yaitu

suatu sistem layanan dimana pemustaka dapat mencari dan

menemukan sendiri apa yang mereka inginkan.” Dalam

sistem ini, pemustaka diberi kebebasan untuk menuju dan

memilih buku diantara jajaran rak di perpustakaan. Dengan

demikian, sistem ini memungkinkan pemustaka untuk

menemukan koleksi lain yang berhubungan dengan

informasi yang mereka cari.

Menurut Lasa Hs (1995:5) menyatakan bahwa,

“Sistem layanan terbuka adalah suatu sistem layanan yang

memungkinkan pengguna untuk masuk ke ruang koleksi

untuk memilih, mengambil sendiri koleksi yang sesuai.”

Untuk itu mereka harus mengenal sistem pengelompokkan

buku yang dianut oleh perpustakaan itu. Tanpa mengerti

sistem ini mereka akan berputar-putar mengelilingi rak-rak

buku hanya untuk menemukan satu atau dua judul

(43)

commit to user

27

Departemen Agama RI (2006:124) menyatakan bahwa,

“Sistem layanan terbuka adalah sistem layanan yang

memperbolehkan para pemakai jasa perpustakaan

mengambil sendiri bahan pustaka yang dibutuhkannya di

tempat penyimpanan koleksi pustaka (rak buku)”.

Dari beberapa pengertian tersebut, dapat

disimpulkan bahwa sistem layanan terbuka adalah suatu

sistem layanan yang memungkinkan pemustaka masuk ke

ruang koleksi untuk mencari, menemukan dan mengambil

sendiri bahan pustaka sendiri apa yang mereka inginkan.

2.3.2.2. Keunggulan sistem layanan terbuka

Menurut Lasa Hs (1995:5) menyatakan bahwa

sistem layanan terbuka mempunyai beberapa keunggulan,

1. Kartu-kartu katalog tidak segera rusak, karena sedikit

menggunakannya. Pada umumnya mereka langsung

menuju ke rak untuk memilih sendiri.

2. Menghemat tenaga, sebab dalam sistem ini petugas

tidak perlu mengambilkan. Pustakawan hanya mencatat

dan kemudian mengembalikan buku yang telah dibaca

(44)

commit to user

3. Judul-judul yang diketahui dan dibaca lebih banyak.

4. Akan segera diketahui judul buku yang dipinjam, nama

dan alamat peminjam.

5. Apabila calon peminjam tidak menemukan buku

tertentu yang dicari, maka saat itu pula dia dapat

memilih judul lain yang relavan.

6. Kecil sekali kemungkinan terjadi salah paham antara

petugas dan peminjam.

Departemen Agama RI (2006:124) menyatakan bahwa

sistem layanan terbuka mempunyai beberapa keunggulan,

1. Pemakai bebas memilih koleksi pustaka yang

diinginkannya.

2. Jika koleksi yang dicari tidak ada pada rak, mereka

dapat memilih alternatif koleksi lain yang sejenis atau

hampir bersamaan.

3. Pelayanan tidak membutuhkan banyak tenaga.

keunggulan sistem layanan terbuka. Diantaranya yaitu

menghemat tenaga karena petugas tidak perlu

mengambilkan koleksi yang ingin dipinjam oleh pemustaka

(45)

commit to user

29

memilih koleksi yang ingin mereka pinjam sehingga

menimbulkan rasa puas pada pemustaka. Saat pemustaka

tidak menemukan koleksi yang mereka cari, pemustaka

tersebut dapat memilih alternatif koleksi lain yang relevan

dengan koleksi yang mereka maksud sehingga mereka tidak

perlu merasa kecewa karena koleksi yang mereka maksud

tidak ada (dari segi pemustaka).

2.3.2.3. Kelemahan sistem layanan terbuka

Menurut Lasa Hs (1995:5-6) menyatakan bahwa

sistem layanan terbuka mempunyai beberapa kelemahan,

1. Frekuensi kerusakan lebih besar.

2. Memerlukan ruangan yang lebih luas, sebab letak rak

satu dengan rak yang lain memerlukan jarak yang

longgar.

3. Susunan buku menjadi tidak teratur. Oleh karena itu

pustakawan harus sering mengadakan reshelving.

4. Pemula yang datang ke perpustakaan itu untuk

mencari buku sering bingung.

(46)

commit to user

sistem layanan terbuka mempunyai beberapa kelemahan,

1. Koleksi mungkin akan bercampur aduk oleh para

yang kurang tahu tata cara pengaturan di rak.

2. Koleksi pustaka kemungkinan hilang cukup besar.

kelemahan sistem layanan terbuka. Diantaranya yaitu

susunan koleksi menjadi tidak teratur dan berantakan

karena biasanya pemustaka mengembalikan koleksi yang

tidak jadi mereka pinjam ke rak yang bukan tempatnya. Hal

ini membuat susunan koleksi yang sudah ditata dan

diurutkan sedemikian rupa menjadi bercampur dan

berantakan. Tidak jarang pula pemustaka menyembunyikan

koleksi dengan cara menyelipkan koleksi tersebut di rak

yang bukan tempatnya agar tidak bisa ditemukan oleh

pemustaka. Tujuannya adalah bila sewaktu-waktu

dibutuhkan dapat langsung dipinjam tanpa perlu khawatir

(47)

commit to user

31

2.4. Layanan Sirkulasi

2.4.1. Pengertian layanan sirkulasi

Kata sirkulasi berasal dari bahasa Inggris “circulation”

yang berarti perpustaran, peredaran, seperti pada “sirkulasi udara,

sirkulasi uang dan lain sebagainya.”

Dalam ilmu perpustakaan, sirkulasi sering dikenal dengan

peminjaman. Namun demikian pengertian pelayanan sirkulasi

sebenarnya adalah mencakup semua bentuk kegiatan pencatatan

yang berkaitan dengan pemanfaatan, penggunaan koleksi

perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan

pengguna jasa perpustakaan.

Menurut Lasa Hs (1995:1) menyatakan bahwa “Layanan

sirkulasi adalah suatu kegiatan, pekerjaan perpustakaan yang

berkaitan dengan peminjaman maupun pengembalian.” Kegiatan

ini meliputi; syarat keanggotaan, peraturan, prosedur peminjaman

dan pengembalian, jam buka, sistem peminjaman, sistem

pencatatan maupun statistik pengunjung.

Menurut Suharyanti (2010:112) menyatakan bahwa

“Pelayanan sirkulasi merupakan suatu pekerjaan yang tampak dari

luar dan langsung berhubungan dengan pemakai perpustakaan.”

Dari beberapa pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa

layanan sirkulasi adalah suatu kegiatan, pekerjaan yang tampak

(48)

commit to user

pengembalian langsung berhubungan dengan pemakai

perpustakaan.

2.4.2. Tujuan layanan sirkulasi

Menurut Lasa Hs (1995:1-2) tujuan dari layanan sirkulasi

adalah sebagai berikut:

1. Supaya pengguna mampu memanfaatkan koleksi tersebut

semaksimal mungkin.

2. Mudah diketahui siapa yang meminjam koleksi tertentu, di

mana alamatnya serta kapan koleksi itu harus kembali.

Dengan demikian apabila koleksi tersebut diperlukan peminat

lain, akan segera dapat diketahui alamat peminjam atau

dinantikan pada waktu pengembalian.

3. Terjaminnya pengembalian pinjaman dalam waktu yang

jelas. Dengan demikian keamanan bahan pustaka akan

terjaga.

4. Diperoleh data kegiatan perpustakaan terutama yang

berkaitan dengan pemanfaatan koleksi.

(49)

commit to user

33

2.4.3. Jenis tugas layanan sirkulasi

Menurut Lasa Hs (1995:2-4) menyatakan bahwa dalam

layanan sirkulasi terdapat sejumlah tugas yang saling terkait antara

satu dengan yang lain. Tugas-tugas itu antara lain:

1. Peminjaman

Peminjaman koleksi ada yang boleh dibawa pulang

dan ada sejumlah koleksi yang hanya boleh dibaca di tempat.

Sedangkan jangka waktu pinjam juga sangat bervariasi,

misalnya :

i. Jangka lama : setahun, semester, sekuartal, sebulan.

ii. Jangka menengah : setengah bulan, sepuluh hari,

seminggu

iii. Jangka waktu pendek : tiga hari, dua hari, sehari.

iv. Jangka waktu singkat : semalam, sesiang, sejam.

2. Pengembalian

Pada perpustakaan kecil, bagian pengembalian sering

dijadikan satu dengan peminjaman. Akan tetapi bagi

perpustakaan yang besar bagian ini dapat berdiri sendiri.

Petugas di bagian ini harus tegas dan teliti. Sebab

sering terjadi pelanggaran misalnya : keterlambatan dalam

pengembalian, penyobekan halaman, terdapat coretan,

(50)

commit to user 3. Penagihan

Jika terjadi keterlambatan pengembalian yang

melebihi batas kewajaran perlu diadakan penagihan.

Penagihan dapat dilakukan dengan surat maupun lisan.

4. Sanksi

Sanksi yang dikenakan kepada pelanggar hendaknya

bersifat mendidik agar mereka menyadari bahwa bahan

pustaka itu juga diperlukan oleh orang lain. Berat ringannya

sanksi tergantung pada jenis pelanggarannya. Oleh karena itu

sanksi dapat berupa denda, peringatan penggantian maupun

administrasi.

5. Bebas pinjam

Untuk menjaga keutuhan koleksi secara keseluruhan,

maka tiap anggota yang telah habis masa keanggotaannya

atau untuk keperluan lain, diperlukan keterangan bebas

pinjam. Kegunaan bebas pinjam ini untuk mengecek apakah

pinjaman telah kembali semua atau belum.

6. Statistik

Dengan adanya statistik yang baik dapat diketahui

perkembangan perpustakaan. Statistik ini dapat dibuat untuk

mengetahui jumlah pengunjung, peminjam, pengembalian,

buku yang dibaca ditempat pada waktu tertentu (hari, bulan,

(51)

commit to user

35 BAB III

GAMBARAN UMUM

UPT PERPUSTAKAAN AA YKPN YOGYAKARTA

3.1. Sejarah Singkat

Sejarah berdirinya UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN

Yogyakarta tidak terlepas dari sejarah berdirinya Akademi Akuntansi

YKPN Yogyakarta. UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN

Yogyakarta didirikan bersamaan dengan didirikannya Akademi Akuntansi

YKPN Yogyakarta. Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta didirikan pada

tanggal 22 Maret 1970, dibawah naungan Yayasan Keluarga Pahlawan

Negara (YKPN). Pada tahun pertama berdiri, jumlah mahasiswa yang

terdaftar di Akademi Akuntansi YKPN sebanyak 81 orang.

Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta telah memperoleh status

terdaftar dari Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. Direktur Pendidikan

Tinggi No. 217/DPT/B/1970 pada tanggal 30 Oktober 1970. Pada tahun

1970 pula Akademi Akuntansi YKPN menerima kesediaan Sri Sultan

Hamengku Buwono IX (saat itu menjabat sebagai Wakil Presiden RI ) untuk

duduk sebagai Ketua Dewan Penyantun. Sampai dengan tahun 1973

Akademi Akuntansi YKPN menggunakan Balai RK Surokarsan sebagai

tempat untuk kegiatan belajar mengajar. Atas ijin Sri Sultan Hamengku

Buwono IX, sejak tahun 1974 hingga sekarang Kampus Balapan di Jl.

(52)

commit to user

(lima) tahun, Akademi Akuntansi YKPN telah mampu menempatkan

dirinya dalam jajaran terdepan lembaga pendidikan tinggi swasta penghasil

tenaga sarjana muda akuntansi. Salah satu langkah monumental yang

terpenting adalah mempelopori diakhirinya dualisme dalam pendidikan

akuntansi dengan menghilangkan mata kuliah Tata Buku dan Hitung

Dagang peninggalan Belanda dan menggantinya dengan matakuliah

Akuntansi yang berorientasi ke Amerika. Langkah ini ditempuh dengan

menjadi pemrakarsa Musyawarah Antar Perguruan Tinggi Akuntansi

Swasta se-Indonesia yang pertama pada tahun 1978, bertempat di Kampus

Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta.

Pada tahun 1981 Akademi Akuntansi YKPN memperoleh status

Diakui berdasarkan SK No. 028/O/1981. Periode ini ditandai dengan

perangkat lunak yang tidak kalah pentingnya, seperti penambahan jumlah

dosen dan penyediaan bahan-bahan praktikum akuntansi, yang pada waktu

itu sangat langka di pasar. Upaya ini membuahkan hasil yang sangat positif,

sehingga Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta tercatat sebagai Akademi

Akuntansi yang paling produktif dalam menghasilkan bahan-bahan

praktikum akuntansi.

Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta memperoleh status

Disamakan berdasarkan SK No. 0191/O/1991 tanggal 11 April 1991.

Dekade itu dicanangkan sebagai dekade peningkatkan mutu. Para dosen

tetap secara bergilir menempuh studi lanjut pada Program S2, baik di dalam

(53)

commit to user

37

tetap telah berhasil menempuh studi lanjut. Pada saat yang bersamaan,

perubahan dan penyempurnaan kurikulum telah dilaksanakan secara

bertahap. Disisi lain, kewajiban mahasiswa menggunakan buku acuan

berbahasa inggris telah dilaksanakan pula, disamping kewajiban

mengerjakan tugas-tugas secara terencana. Perjalanan Akademi Akuntansi

YKPN Yogyakarta di masa akan datang tetap diwarnai oleh upaya untuk

terus menerus menyempurnakan dirinya. Upaya ini masih terus berlanjut,

karena tuntutan kualifikasi lulusan yang terus meningkat. Dalam

perjalanannya, Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta mampu

menempatkan dirinya di jajaran terdepan lembaga pendidikan tinggi swasta

di bidang akuntansi

Seiring dengan perjalanan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta

dari masa ke masa juga membawa pengaruh terhadap perpustakaan.

Perpustakaan yang awalnya berada di Balai RK Surokarsan dengan

menggunakan ruang seadanya, juga berpindah tempat ke Kampus Balapan

di Jl. Gagak Rimang. Di kampus Balapan di Jl. Gagak Rimang,

perpustakaan menggunakan gedung depan satu tempat dengan bagian

umum. Kemudian pada tahun 1990 perpustakaan Akademi Akuntansi

YKPN Yogyakarta dipindahkan di ruang 101. Selanjutnya beberapa bulan

berselang, perpustakaan mendapatkan gedung sendiri dan bertahan sampai

sekarang. Di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN tidak memiliki

(54)

commit to user

sampai sekarang kepala bagian perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN

telah mengalami pergantian sebanyak 3 (tiga) kali yaitu sebagai berikut :

1. Ibu Suwarni (1977-2009)

2. Bapak Subardjo (2009-2011)

3. Ibu Umiarsi (2011-sekarang)

3.2. Visi, Misi dan Tujuan AA YKPN 3.2.1. Visi

Menjadi suatu lembaga pendidikan terkemuka di Indonesia

termashur karena lulusannya bermutu tinggi, terkenal karena

memiliki komitmen yang tinggi terhadap integritas lembaga

pendidikan sebagai wahana pencerdasan bangsa, khususnya di

bidang akuntansi.

3.2.2. Misi

Menyelenggarakan pendidikan profesional di bidang

akuntansi yang mampu memberi bekal pengetahuan teori dan praktik

kepada para lulusannya, mampu beradaptasi terhadap

perubahan/perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.

3.2.3. Tujuan Pendidikan

1. Mendidik calon-calon profesional di bidang akuntansi agar

memiliki kompentensi tinggi sebagai tenaga ahli madya

(55)

commit to user

39

2. Menciptakan suasana yang kondusif bagi terselenggaranya

proses belajar mengajar untuk menghasilkan lulusan yang

terampil beradaptasi dengan tuntutan profsi serta terampil dalam

mengembangkan potensi diri.

3.3. Struktur Organisasi

3.3.1. Struktur Organisasi Makro

Yang dimaksud dengan struktur organisasi makro adalah

penggambaran kedudukan UPT Perpustakaan sebagai unit kerja di

dalam struktur organisasi Akademi Akuntansi YKPN. Organisasi

makro ini menggambarkan secara formal yang berhubungan dengan

lembaga induknya. Perpustakan sebagai unit pelaksana teknis yang

secara bersama-sama mempunyai kedudukan yang sama dengan unit

yang lain dalam mencapai tujuan lembaga induknya. UPT

Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN berada di bawah dan

(56)

commit to user Bagan 1

Struktur Organisasi Makro UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta

Sumber : UPTPerpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta 2012

Lembaga Penelitian dan

Dewan Penyantun Direktur Senat Akademi

(57)

commit to user

41

3.3.2. Struktur Organisasi Mikro

Yang dimaksud dengan struktur organisasi mikro adalah penegasan dan penggambaran tentang macam, kedudukan, sistem

dan kewenangannya secara hirarkis dari sub-unit kerja yang ada di

dalam lingkungan unit kerja perpustakaan. Dalam struktur organisasi

mikro Kabag membawahi semua staff di UPT Perpustakaan

Akademi Akuntansi YKPN.

Bagan 2

Struktur Organisasi Mikro UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta

Sumber : UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta 2012

Staff

Bp. Maryadi

Staff

Bp. Purwanto Kepala Bagian

Perpustakaan

Staff

Ibu Indayani Staff

Ibu

Sumardjilah

Staff

(58)

commit to user 3.4. Gedung dan Ruang

UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta

menempati bangunan berlantai 2 (dua) untuk menjalankan berbagai macam

kegiatannya, dengan perinciannya sebagai berikut ini:

3.4.1. Lantai 1

Lantai satu ini merupakan tempat berpusatnya kegiatan

perpustakaan. Lantai satu ini terdiri dari beberapa ruang yaitu

sebagai berikut :

1. Ruang koleksi

Ruang koleksi merupakan ruangan yang digunakan

untuk menyimpan koleksi-koleksi yang dimiliki oleh

perpustakaan. Koleksi-koleksi tersebut ditempatkan pada

rak-rak buku yang ditata sedemikian rupa oleh petugas dengan

tujuan agar mudah dalam penyimpanan dan pencarian kembali

sewaktu dibutuhkan atau dipinjam.

2. Gudang

Gudang merupakan tempat untuk menyimpan koleksi

bahan pustaka yang sudah rusak parah atau koleksi yang sudah

tidak digunakan lagi. Gudang yang ada di UPT Perpustakaan

Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta tidak terlalu luas,

namun masih cukup untuk menyimpan koleksi bahan pustaka

yang sudah rusak parah atau koleksi yang sudah tidak

(59)

commit to user

43

3. Ruang Kabag Perpustakaan

Ruang Kabag Perpustakaan merupakan ruang khusus

yang disediakan untuk Kabag perpustakaan. Di ruangan ini

Kabag perpustakaan melakukan segala aktifitas pekerjaannya.

4. Ruang Pengolahan dan Sirkulasi

Karena UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN

Yogyakarta tidak terlalu besar maka ruang pengolahan dan

sirkulasi menjadi satu. Di ruangan ini bahan pustaka diolah

sehingga dapat dipinjamkan kepada pengguna serta

berpusatnya kegiatan peminjaman, pengembalian ataupun

perpanjangan.

3.4.2. Lantai 2

Meskipun lantai dua UPT Perpustakaan Akademi

Akuntansi YKPN Yogyakarta cukup luas namun hanya dibuat satu

ruangan saja yaitu:

1. Ruang Baca

Bagi mahasiswa yang ingin membaca dapat

memanfaatkan ruangan di lantai dua. Di lantai dua ini ini

karena disediakan beberapa koleksi majalah, jurnal, koleksi

umum yang hanya dapat dibaca ditempat dan tidak boleh

dipinjam. Ruang baca perpustaakan Akademi Akuntansi

YKPN Yogyakarta ini cukup luas sehingga dapat menampung