BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang dan Permasalahan
Setiap instansi pemerintah maupun swasta dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi suatu organisasi secara otomatis akan menghasilkan arsip.
Arsip yang dihasilkan adalah informasi penting yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi juga sebagai bukti kegiatan dari suatu organisasi. Arsip menjadi alat pendukung terpenting dalam proses administrasi suatu organisasi.
Seiring dengan arus informasi yang semakin cepat didalam suatu organisasi, aktifitas organisasi juga semakin mengalami peningkatan. Semakin meningkatnya kegiatan di suatu organisasi semakin meningkat pula dokumen yang tercipta.
Mengingat pentingnya peran arsip dalam kegiatan suatu organisasi, oleh sebab itu haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik dibidang kearsipan.
Kearsipan mempunyai peran sebagai pusat ingatan, sebagai sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijakasanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat tepatnya.1
1 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi, Jakarta; PT. Bumi Aksara, tahun 2014, hlm. 2
Arsip menurut fungsinya dibedakan menjadi dua macam yaitu arsip statis dan arsip dinamis. Arsip statis adalah arsip yang tidak digunakan lagi didalam fungsi-fungsi manajemen dan sudah tidak digunakan dalam kegiatan perkantoran sehari-hari, arsip ini memiliki nilai guna berkelanjutan. Sedangkan arsip dinamis adalah arsip yang masih secara langsung digunakan dalam kegiatan-kegiatan organisasi, baik sejak perencanaan, pelaksanaan dan juga evaluasi.
Arsip dinamis dapat dipahami sebagai arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan penciptaan arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Jadi arsip dinamis adalah semua arsip yang masih berada di suatu instansi baik instansi pemerintah mapun swasta atau organisasi kemasyarakatan, karena masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan dan kegiatan administrasi lainya. Menurut kepentingan penggunaannya arsip dinamis dibagi menjadi dua, yakni arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif.
Arsip dinamis aktif adalah arsip yang masih sering digunakan untuk kegiatan adminstrasi. Sedangkan pengertian arsip dinamis inaktif adalah arsip yang jarang digunakan namun harus tetap dipertahankan untuk keperluan rujukan atau memenuhi persyaratan retensi sesuai dengan ketentuan undang-undang.2
Perbedaan yang mendasar antara arsip dinamis aktif dan inaktif yaitu terletak pada frekuensi penggunaannya. Frekuensi penggunaan arsip dinamis
2 Sulistyo Basuki, Manajemen Arsip Dinamis Pengantar Memahami dan Mengelola Informasi dan Dokumen. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama, 2003, hlm. 287
inaktif cenderung lebih sedikit dibandingkan penggunaan arsip dinamis aktif.
Arsip dinamis inaktif yang disimpan biasanya memiliki jumlah yang lebih banyak dari pada arsip dinamis aktif. Arsip dinamis inaktif harus disimpan di sebuah Record Center yaitu pusat arsip sebagai tempat yang dilengkapi dengan berbagai fasilitas yang telah ditentukan dan ruangan yang didesain secara khusus untuk menyimpan arsip dinamis inaktif.
Arsip dinamis inaktif adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola oleh unit pengolah.3 Meskipun arsip dinamis inaktif sudah tidak sering dipergunakan dalam kegiatan operasional organisasi, tetapi masih harus tetap disimpan dan diolah untuk memenuhi ketentuan referensi, bernilai guna hukum atau alasan lainnya. Arsip dinamis inaktif tidak boleh dimusnahkan begitu saja, meskipun kemungkinan arsip dinamis inaktif yang kita dapati dalam keadaan tidak teratur.
Pengolahan arsip dinamis inaktif merupakan sebuah kegiatan mengolah dan menata informasi serta fisik arsip dinamis inaktif. Dalam pengolahan arsip dinamis inaktif tersebut harus dilakukan sesuai dengan prosedur secara baik dan benar agar seluruh kegiatan organisasi maupun instansi dapat berjalan dengan lancar. Hal ini bertujuan untuk memperlancar komunikasi dan tugas-tugas yang nantinya akan dikerjakan dalam suatu organisasi. Apabila pengolahan arsip berhasil dengan baik, maka kegiatan di suatu organisasi akan berjalan dengan
3 Basir Barthos., op.cit, hlm. 4
lancar. Pengolahan arsip dinamis inaktif dilaksanakan melalui tahap-tahap pendataan (survey) arsip, pemilahan arsip dinamis inaktif, mendaftar arsip pada lembar karu, pembuatan daftar pertelaan arsip, penyampulan, menentukan/mencantumkan nomor urut berkas pada sampul/pembungkus, membuat skema daftar pertelan atau inventaris berdasarkan data kartu-kartu pembantu, menyimpan arsip/berkas kedalam boks, menyimpan pada rak.4
Badan Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kota Cirebon merupakan lembaga pemerintahan daerah yang berada di Kota Cirebon, Provinsi Jawa Barat. Badan ini mempunyai tugas pokok melaksanakan urusan pemerintah daerah dalam menyusun dan melaksanakan kebijakan daerah dalam bidang perpustakaan dan kearsipan daerah, serta mengembangkan, mengelola dan melestarikan bahan perpustakaan dan arsip sebagai khasanah informasi dan pengetahuan. Untuk dapat dijadikan sebagai sumber informasi dan pengetahuan yang bermanfaat, diperlukan beberapa proses kegiatan yaitu salah satunya pengolahan arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis inaktif yang diolah BAPUSIPDA Kota Cirebon berasal dari berbagai instansi di Kota Cirebon.
Banyaknya instansi yang ada juga menyebabkan banyaknya arsip dinamis inaktif yang harus diolah. Oleh karena itu, arsip dinamis inaktif penting untuk dikelola dan disimpan dengan baik agar instansi dapat mencapai keberhasilan
4 Keputusan Walikota Cirebon Nomor 12 Tahun 2000 tentang Tata Kearsipan Pemerintah Kota Cirebon, hlm. 17
dalam mencapai tujuan sehingga dalam penyampaian informasi dapat secara efektif dan efisien.
Berdasarkan latar belakang yang sudah disampaikan di atas, maka dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut:
1. Bagaimana kondisi dan pengolahan arsip dinamis inaktif di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kota Cirebon?
2. Sarana dan prasarana apa saja yang dibutuhkan untuk menunjang pengolahan arsip dinamis inaktif di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kota Cirebon?
3. Kendala apa saja yang dihadapi dalam melakukan pengolahan arsip dinamis inaktif di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kota Cirebon?
B. Keaslian
Badan Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kota Cirebon sejauh ini belum pernah digunakan sebagai tempat Praktik Kerja Lapangan (PKL) oleh mahasiswa dari Program Studi Kearsipan. Namun tema pengolahan arsip dinamis inaktif sudah pernah beberapa kali digunakan sebagai laporan Tugas Akhir dengan pemilihan instansi yang berbeda-beda.
Pada tahun 2014, terdapat laporan Tugas Akhir dengan tema pengolahan arsip dinamis inaktif yang ditulis oleh Cita Ardhiyana Widanenggar dengan judul “Pengolahan Arsip Dinamis Inaktif Di Kepolisian Daerah Istimewa
Yogyakarta” membahas tentang tahapan pengolahan arsip dinamis inaktif di Kepolisian Daerah Istimewa Yogyakarta mulai dari pencocokan, pemisahan, penataan, dan akses arsip. Arsip dinamis inaktif yang diolah di ruang arsip merupakan arsip yang memiliki nilai guna primer, arsip tersebut digolongkan kedalam nilai guna primer karena arsip inaktif hanya diakses untuk kepentingan intern saja yaitu kepentingan Kepolisian Daerah Istimewa Yogyakarta5.
Persamaan laporan tugas akhir yang dilakukan oleh Cita Ardhiyana Widanenggar adalah bertema pengolahan arsip dinamis inaktif. Sedangkan, perbedaaannya adalah pada arsip yang dikelola, sarana prasarana dan tahapan pengolahan arsip. Selain itu, dalam laporan tugas akhir ini Cita Ardhiyana Widanenggar kurang menjelaskan secara detail mengenai proses pengolahan arsip yang dilakukan di Kepolisian Daerah Istimewa Yogyakarta.
Pada tahun yang sama, Laporan Tugas Akhir yang ditulis David Wahyu Saputra dengan judul “Pengolahan Arsip Registrasi Mahasiswa Program Diploma di Direktorat Akademik Universitas Gadjah Mada” membahas mengenai kegiatan pengolahan arsip registrasi mahasiswa di Direktorat Akademik Universitas Gadjah Mada mulai dari pemilahan, digitalisasi, klasifikasi/pengkodean, pengolahan data, penyimpanan fisik arsip, pembuatan daftar arsip, dan penemuan kembali fisik arsip. Dalam laporan ini arsip registrasi mahasiswa program diploma III dan IV tahun angkatan 2014 berjumlah 2.282.
5Cita Ardhiyana Widanenggar, “Pengolahan Arsip Dinamis Inaktif Di Kepolisian Daerah Istimewa Yogyakarta” Program Studi Kearsipan Sekolah Vokasi, UGM, 2014, hlm. 33
Terdapat sarana pendukung dalam kegiatan pengolahan arsip registrasi tersebut antara lain yaitu pembuka klip, penyekat, boks arsip, roll o’ pack, komputer, scan.
Persamaan laporan tugas akhir yang dilakukan oleh David Wahyu Saputra adalah penulis sama-sama melakukan proses pengolahan arsip pada arsip dinamis. Perbedaannya adalah pada arsip yang dikelola dan tempat instansi yang diteliti. Selain itu, permasalahan yang terjadi di Direktorat Akademik Universitas Gadjah Mada yaitu mengenai penataan di Record Center. Record Center yang terdapat di Direktorat Akademik Universitas Gadjah Mada disalah
gunakan untuk menyimpan kertas non arsip. Sehingga untuk penataan arsip registrasi mahasiswa yang sudah ditata dalam boks, terlebih dahulu harus memindahkan kertas-kertas yang berada di roll o’ pack. Selain itu Record Center disana juga belum memenuhi standar.6 Berbeda dengan Badan Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kota Cirebon yang sudah memenuhi standar karena langsung diawasi oleh lembaga kearsipan nasional.
Dengan demikian, setelah melihat hasil laporan tugas akhir diatas penulis memilih judul “Pengolahan Arsip Inaktif di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kota Cirebon”. Disini penulis memaparkan tentang proses pengolahan arsip dinamis inaktif, mulai dari pemilihanan arsip, identifikasi arsip, penataan arsip, penanganan arsip dan layanan arsip, sehingga arsip dapat dimanfaatkan
6 David Wahyu Saputra, “Pengolahan Arsip Registrasi Mahasiswa Program Diploma Di Direktorat Akademik Universitas Gadjah Mada”, Program Studi Kearsipan Sekolah Vokasi, UGM, 2014, hlm. 52
kembali dan dapat berjalan secara efektif dan efisien dalam sarana temu balik.
Maka dengan adanya perbedaan-perbedaan tersebut penulis dapat membuat laporan tugas akhir yang berjudul “Pengolahan Arsip Inaktif di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kota Cirebon”.
C. Tujuan
Tujuan dilaksanakan Praktek Kerja Lapangan dengan judul “Pengolahan Arsip Inaktif di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kota Cirebon”
adalah untuk:
1. Mengetahui proses pengolahan dan kondisi arsip dinamis inaktif di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kota Cirebon.
2. Mengetahui sarana dan prasarana yang digunakan dalam pengolahan arsip dinamis inaktif di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kota Cirebon.
3. Mengetahui kendala yang dihadapi dalam melaksanakan pengolahan arsip dinamis inaktif di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kota Cirebon.
D. Manfaat
Manfaat dari Praktik Kerja Lapangan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kota Cirebon yaitu:
1. Bagi penulis
a) Menambah pemahaman dan pengetahuan mengenai pengolahan arsip dinamis inaktif di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kota Cirebon.
b) Melatih keterampilan di bidang kearsipan, khususnya dalam kegiatan pengolahan arsip dinamnis inaktif di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kota Cirebon.
2. Bagi Program Studi Kearsipan
a) Mempersiapkan mahasiswa agar mengetahui bagaimana kenyataan di dunia kerja
b) Memperkenalkan Program Studi Kearsipan Universitas Gadjah Mada 3. Bagi BAPUSIPDA Kota Cirebon
a) Memberikan masukan teori-teori dan konsep-konsep yang didapatkan selama masa perkuliahan untuk dapat diterapkan langsung di lapangan guna mempermudah proses pengolahan arsip dinamis inaktif di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kota Cirebon.
b) Membantu proses pengolahan arsip dinamis inaktif di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kota Cirebon
E. Sistematika Penulisan
Untuk memberikan gambaran penulisan dari tugas akhir yang berjudul
“Pengolahan Arsip Dinamis Inaktif di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kota Cirebon” laporan ini disusun dalam empat bab. Masing-masing bab menjelaskan permasalahan yang berbeda, namun keempat bab tersebut saling
berhubungan antara bab satu dengan bab selanjutnya. Hal ini digunakan agar dapat memahami laporan lebih mudah.
Bab pertama adalah pendahuluan yang berisi tentang latar belakang dan permasalahan, keaslian tugas akhir, tujuan dan manfaat, dan sistematika penulisan. Dalam latar belakang permasalahan diuraikan alasan penulis memilih judul “Pengolahan Arsip Inaktif di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kota Cirebon”. Dalam keaslian tugas akhir penulis membandingkan dua laporan tugas akhir milik Cita Ardhiyana Widanenggar dengan judul “Pengolahan Arsip Dinamis Inaktif di Kepolisian Daerah Istimewa Yogyakarta” dan David Wahyu Saputra yang berjudul “Pengolahan Arsip Registrasi Mahasiswa Program Diploma di Direktorat Akademik Universitas Gadjah Mada”. Selanjutnya, dalam tujuan dan manfaat merupakan target dan hasil dalam melaksanakan praktik kerja lapangan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kota Cirebon, serta sistematika penulisan merupakan penjabaran rincian dari setiap bab.
Bab kedua menjelaskan tentang tinjauan pustaka dan metode pengumpulan data dari tugas akhir milik penulis. Dalam tinjauan pustaka dijelaskan mengenai kata-kata kunci dari tema tugas akhir, penjelasan tersebut didasarkan pada bahan-bahan pustaka yang digunakan penulis. Selanjutnya metode pengumpulan data penulis menggunakan tiga metode yaitu Studi Pustaka, Wawancara mendalam atau interview, dan Observasi dan Partisipasi.
Bab ketiga merupakan pembahasan dari pokok permasalahan yang dijabarkan dalam bab satu. Dalam bab ini berisi gambaran umum organisasi,
kondisi arsip akta pencatatan sipil, pengolahan arsip dinamis inaktif di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kota Cirebon, sarana dan prasarana, dan kendala dalam pengolahan arsip dinamis inaktif di badan perpustakaan dan kearsipan daerah kota cirebon. Dalam gambaran umum dijelaskan tentang profil organisasi, visi misi, tugas pokok dan fungsi instansi dan struktur, dan pengorganisasian arsip yang diterapkan. Selanjutnya, dalam kondisi arsip, pengolahan arsip dinamis inaktif di badan perpustakaan dan kearsipan daerah kota cirebon, sarana prasarana dan kendala pengolahan arsip dinamis inaktif di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kota Cirebon dijelaskan sesuai dengan keadaan di lapangan.
Bab keempat yaitu penutup yang berisi kesimpulan dan saran.
Kesimpulan berisi pokok jawaban dari permasalahan yang telah dirumuskan.
Sedangkan saran berisi saran penulis yang ditujukan kepada instansi. Saran tersebut berdasarkan kendala yang dihadapi di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kota Cirebon sehingga dalam proses pengolahan arsip dinamis inaktifnya dapat menjadi semakin baik dan sesuai dengan yang diharapkan.
