BAB I PENDAHULUAN
1. LATAR BELAKANG
Setiap warganegara berhak untuk mendapatkan pendidikan. Untuk itu, pemerintah wajib menyediakan fasilitas pendidikan, termasuk perpustakaan, seperti yang tersebut dalam Undang-Undang Dasar 1945 pasal 28C ayat 3 dan tiga ayat dalam pasal 31. Hal tersebut menjadi pertimbangan dasar dan landasan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan. Dalam pembukaannya, Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan menyebutkan bahwa: (a) dalam rangka mencerdaskan kehidupan bangsa sebagaimana diamanatkan dalam Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945, perpustakaan sebagai wahana belajar sepanjang hayat mengembangkan potensi masyarakat agar menjadi manusia yang beriman dan bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, berakhlak mulia, sehat, berilmu, cakap, kreatif, mandiri dan menjadi warga negara yang demokratis serta bertanggungjawab dalam mendukung penyelenggaraan pendidikan nasional; (b) bahwa sebagai salah satu upaya untuk memajukan kebudayaan nasional, perpustakaan merupakan wahana pelestarian kekayaan budaya bangsa; dan (c) bahwa dalam rangka mencerdaskan kehidupan bangsa, perlu ditumbuhkan budaya gemar membaca melalui pengembangan dan pendayagunaan perpustakaan sebagai sumber informasi dan pusat sumberbelajarbagimasyarakat.
Pengembangan dan pendayagunaan perpustakaan sebagai pusat sumber belajar masyarakat akan lebih dirasakan manfaatnya bila pelayanan yang diberikan optimal sehingga memberikan kepuasan kepada pemustaka. Hal ini terdapat dalam Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor:
63/KEP/M.PAN/7/2003 tentang Pedoman Umum Penyelenggaraan Pelayanan Publik yang menjadi acuan bagi seluruh penyelenggara pelayanan publik dalam pengaturan dan pelaksanaan kegiatan pelayanan publik sesuai kewenangannya dengan tujuan untuk mendorong terwujudnya penyelenggaraan pelayanan publik yang prima dalam arti memenuhi harapan dan kebutuhan, baik pemberi maupun penerima pelayanan.
Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor:
PER/20/M/AN/04/2006 tentang Pedoman Penyusunan Standar Pelayanan Publik menjelaskan bahwa standar pelayanan publik adalah suatu tolok ukur yang dipergunakan sebagai pedoman penyelenggaraan pelayanan dan acuan penilaian kualitas pelayanan sebagai komitmen atau janji dari penyelenggara pelayanan kepada masyarakat untuk memberikan pelayanan yang berkualitas.
Salah satu komponen standar pelayanan publik adalah adanya pedoman teknis penyelenggaraan layanan publik. Untuk itu maka perlu disusun Pedoman Umum Perpustakaan Universitas Borneo Tarakan, yang akan menjadi rujukan pemberian layanan perpustakaan dan informasi di Perpustakaan UBT.
Seiring dengan perubahan situasi dan kondisi, maka dibutuhkan adanya pedoman umum perpustakaan yang selaras dengan perubahan situasi dan kondisi, mengikuti perkembangan teknologi informasi dan komunikasi serta mendukung sistem pengelolaan perpustakaan secara modern. Pedoman umum
2 perpustakaan ini menjadi acuan bagi pustakawan dalam memberikan layanan perpustakaan dan informasi secara profesional di Perpustakaan UBT.
2. DASAR HUKUM
1) Undang-Undang Nomor 4 tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam;
2) Undang-Undang Nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional (Lembaran Negara Republik indonesia Tahun 2003 Nomor 78, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 301);
3) Undang-Undang Nomor 43 tahun 2007 tentang Perpustakaan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun zooz Nomor 129, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia 4774);
4) Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia 4846);
5) Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2002 tentang Pendidikan Tinggi (Lembaran Negara Republik Indonesia lahun 2002 Nomor 158, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5336);
6) Peraturan Pemerintah RI no. 70 tahun 1991 tentang Pelaksanaan Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam;
7) Peraturan Pemerintah Nomor 4 Tahun 2004 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 20l4 Nomor 16, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5500);
8) Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2014 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2002 tentang Perpustakaan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2ot4 Nomor 76, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5531);
9) Peraturan Presiden Nomor 65 Tahun 2010 tentang Pendirian Universitas Bangka Belitung, Universitas Borneo Tarakan dan Universitas Musamus;
10) Peraturan Menteri Riset Teknologi dan Pendidikan Tinggi Nomor 125 Tahun 2016 tentang Statuta Universitas Borneo Tarakan;
11) Peraturan Menteri Riset Teknologi dan Pendidikan Tinggi Nomor 43 Tahun 2018 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Borneo Tarakan.
12) Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional RI Nomor 13 Tahun 2017 tentang Standar Nasional Perpustakaan Perguruan Tinggi
3
BAB II
STANDAR PERPUSTAKAAN UBT
1. KOLEKSI
a. Jenis Koleksi Perpustakaan UBT Jenis koleksi perpustakaan UBT:
a. Koleksi perpustakaan UBT berbentuk karya tulis, karya cetak dan digital terdiri atas fiksi dan non fiksi.
b. Koleksi non fiksi terdiri atas:
• Buku wajib mata kuliah
• Bacaan umum
• Referensi
• Terbitan berkala (majalah dan surat kabar harian)
• Muatan lokal (local content) atau repositori terdiri dari hasil karya ilmiah sivitas academika UBT (skipsi, tesis, disertasi, makalah seminar, prosiding simposium, konferensi, laporan penelitian, laporan pengabadian masyarakat, laporan lain-lain, pidato pengukuhan, pidato wisuda, laporan tahunan rektor, laporan kinerja universitas, orasi ilmiah artikel yang dipublikasi di jurnal nasional/dikti maupun internasional, publikasi internal kampus, majalah atau buletin kampus).
b. Pengembangan Koleksi Pustaka
Penambahan koleksi per tahun paling sedikit 3% dari total koleksi (judul) yang ada
c. Koleksi Muatan Lokal
Perpustakaan UBT menyediakan koleksi muatan lokal, seperti : hasil karya ilmiah sivitas academika UBT (skipsi, tesis, disertasi, makalah seminar, prosiding simposium, konferensi, laporan penelitian, laporan pengabadian masyarakat, laporan lain-lain, pidato pengukuhan, pidato wisuda, laporan tahunan rektor, laporan kinerja universitas, orasi ilmiah artikel yang dipublikasi di jurnal nasional/dikti maupun internasional, publikasi internal kampus, majalah atau buletin kampus)
d. Koleksi Referensi
Perpustakaan UBT menyediakan koleksi referensi, seperti : kamus, ensiklopedi, sumber biografi, bibliografi, buku pegangan (hand book), manual, atlas, peta, kitab suci, direktori, dan abstrak
a. Pengolahan Bahan Pustaka
Bahan perpustakaan dideskripsikan, diklasifikasi, diberi tajuk subjek dan disusun secara sistematis dengan sistem yang baku
4 b. Cacah Ulang (Stock Opname)
Perpustakaan UBT melakukan cacah ulang koleksi perpustakaan paling sedikit sekali dalam 3 (tiga) tahun
c. Penyiangan (Weeding)
Perpustakaan UBT melakukan penyiangan dilakukan paling sedikit 1 (satu) kali dalam 3 (tiga) tahun melalui koordinasi dengan jurusan/program studi terkait. Penyiangan dilakukan dengan mempertimbangkan kondisi koleksi perpustakaan yang rusak dan tidak dapat diperbaiki, serta tidak dapat dikonversi dalam bentuk lain. Disamping itu mempertimbangkan jumlah koleksi perpustakaan yang terlalu banyak atau melebihi ketentuan dalam kebijakan pengembangan koleksi
d. Pelestarian Koleksi
Pelestarian koleksi Perpustakaan UBT meliputi kegiatan yang bersifat pencegahan dan penanggulangan kerusakan fisik dan/atau pengalihmediaan isi dari suatu format ke format lain.
2. SARANA DAN PRASARANA PERPUSTAKAAN a. Gedung/luasan ruang
Luas gedung perpustakaan paling sedikit 0,5 m2 x jumlah seluruh mahasiswa
b. Ruang
1) Komposisi ruang
• area koleksi 45%
• area pemustaka 25%
• area kerja 10%
• area lain/toilet, ruang tamu, seminar/teater, lobi 20%/
• area ruang ekspresi publik 2) Pengaturan kondisi ruangan
Perpustakaan UBT melakukan pengaturan kondisi ruangan dengan cara:
a) Pencahayaan b) Kelembaban c) Temperatur c. Sarana
Perpustakaan UBT menyediakan sarana perpustakaan disesuaikan dengan koleksi dan pelayanan, untuk menjamin keberlangsungan fungsi perpustakaan dan kenyamanan dengan memperhatikan pemustaka yang memiliki berkebutuhan khusus (disabilitas)
5 3. PELAYANAN PERPUSTAKAAN
Kelompok pelayanan Perpustakaan UBT terdiri atas, terdiri dari: 1) pelayanan pemustaka; 2) pelayanan teknis
4. LAPORAN KINERJA
Laporan kinerja Perpustakaan UBT meliputi:
a. laporan statistik pengunjung;
b. laporan statistik peminjam dan pengembalian;
c. laporan statistik keterpakaian koleksi. Laporan disampaikan paling sedikit 1 (satu) kali dalam 6 (enam) bulan kepada rektor atau ketua lembaga pendidikan
5. KERJASAMA PERPUSTAKAAN
Perpustakaan UBT melakukan kerja sama dengan perguruan tinggi lain, Perpustakaan Nasional, lembaga lain dan organisasi perpustakaan yang berkaitan dengan kepustakaan dan pendidikan
6. PROMOSI PERPUSTAKAAN
Perpustakaan UBT melakukan promosi dalam rangka memperkenalkan fungsi- fungsi perpustakaan, memperkenalkan pelayanan dan jasa perpustakaan, dan mendorong sivitas akademik untuk memanfaatkan koleksinya
7. TENAGA PERPUSTAKAAN
Tenaga Perpustakaan UBT terdiri dari kepala perpustakaan, pustakawan, tenaga teknis perpustakaan, dan tenaga administrasi
a. Kepala perpustakaan
1) Perpustakaan dipimpin oleh seorang Kepala yang bertanggung jawab kepada Rektor.
2) Kualifikasi Kepala Perpustakaan adalah tenaga berpendidikan paling rendah Magister Ilmu Perpustakaan dan Informasi atau Magister lain yang telah mengikuti pendidikan dan pelatihan perpustakaan.
3) Kepala Perpustakaan harus memiliki sertifikat kompetensi perpustakaan yang dikeluarkan oleh lembaga sertifikasi.
b. Pustakawan Rasio pustakawan yaitu setiap 500 (lima ratus) mahasiswa paling sedikit 1 (satu) pustakawan.
c. Tenaga teknis perpustakaan Rasio tenaga teknis yaitu setiap 5.000 (lima ribu) mahasiswa paling sedikit 1 (satu) tenaga teknis perpustakaan
8. PENYELENGGARAAN PERPUSTAKAAN
Struktur organisasi Perpustakaan UBT mencakup kepala perpustakaan, pelayanan pemustaka, pelayanan teknis, teknologi informasi dan komunikasi serta tata usaha
6 9. PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN
Perpustakaan UBT memiliki rencana strategis (renstra) yang memuat: visi, misi, tujuan, dan kebijakan yang disesuaikan dengan rencana strategis Universitas Borneo Tarakan.
10. TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI
Perpustakaan UBT memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk mewujudkan penyelengaraan dan pengelolaan untuk meningkatkan kinerja perpustakaan dan keperluan pemustaka
7
BAB III
PEDOMAN MUTU PERPUSTAKAAN UBT
1. RUANG LINGKUP
Pedoman mutu ini adalah pedoman bagi UPT. Perpustakaan UBT menjalankan sistem manajemen mutu dalam rangka melaksanakan pengelolaan perpustakaan sesuai tugas UPT. Perpustakaan sebagaimana yang tercantum didalam Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Nomor 43 Tahun 2018 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Borneo Tarakan pada pasal 76.
2. KONTEKS
UPT. Perpustakaan UBT memperhatikan bagaimana konteks kedudukan, kebutuhan dan harapan dari pihak berkepentingan terhadap operasional pelayanannya. Dari hal tersebut kemudian ditentukan ruang lingkup dan proses dari Sistem Manajemen Mutu UPT. Perpustakaan UBT.
Konteks, kedudukan dan harapan tersebut akan selalu berubah sepanjang waktu, sehingga pemantauan perubahan didokumentasikan akan dilakukan pada setiap awal tahun dalam dokumen Konteks dan Ruang Lingkup UPT.
Perpustakaan UBT.
Dari konteks, kedudukan dan harapan diatas UPT. Perpustakaan UBT menentukan ruang lingkup dan proses sistem manajemen mutu yang didokumentasikan dalam dokumen Konteks dan Ruang Lingkup UPT.
Perpustakaan UBT.
Proses penyusunan kedua dokumen diatas bersumber dari:
a. Laporan Hasil Survey Kepuasan Pemustaka b. Laporan Audit Internal
c. Laporan Tinjauan Manajemen
d. Risk Management, Risk Assesment, and Treatment 2.1 Pemahaman Organisasi Dan Konteksnya
UPT. Perpustakaan UBT menentukan, memantau dan meninjau elemen- elemen yang berpengaruh dan membentuk organisasi Perpustakaan.
Elemen tersebut ada yang eksternal dan internal.
Kesemua elemen diatas berinteraksi dan berelevansi dan saling dipengaruhi oleh:
a) Hukum/peraturan, teknologi, kompetisi, pasar, budaya, sosial dan lingkungan yang berhubungan dengan UPT. Perpustakaan UBT.
b) Nilai, budaya, pengetahuan dan kinerja UPT. Perpustakaan UBT.
Elemen dan konteks diatas terus berubah, sehingga setiap tahun UPT.
Perpustakaan UBT melakukan evaluasi dan mendokumentasikan ke dalam dokumen Konteks dan Ruang Lingkup UPT. Perpustakaan UBT
8 2.2 Kebutuhan Dan Harapan Pihak Berkepentingan
Untuk mengukur tercapainya kesesuaian sistem manejemen mutu di UPT.
Perpustakaan UBT, maka perlu adanya pemahaman serta identifikasi terhadap kebutuhan dan harapan pihak berkepentingan serta tindak pengendalian.
Kepentingan pihak terhadap sistem manajemen mutu terus berkembang, sehingga UPT. Perpustakaan UBT diharuskan melakukan analisa setiap tahun dan terdokumentasi dalam dokumen Konteks dan Ruang Lingkup UPT. Perpustakaan UBT, yaitu Kebutuhan dan Harapan Pihak Berkepentingan.
2.3 Ruang Lingkup
Berdasarkan konteks dan kebutuhan dan harapan pihak berkepentingan diatas dapat diketahui produk dan jasa yang diperlukan dan harus dihasilkan oleh UPT. Perpustakaan UBT untuk memenuhi kebutuhan dan harapan tersebut. Semua ini menjadi dasar dalam penetapan ruang lingkup sistem manajemen mutu UPT. Perpustakaan UBT
UPT. Perpustakaan UBT menyusun ruang lingkup dalam sebuah dokumen terdokumentasi, yaitu dokumen Konteks dan Ruang Lingkup UPT.
Perpustakaan UBT yaitu: Ruang Lingkup Sistem Manajemen Mutu.
2.4 Proses Sistem Manajemen Mutu
Menjelaskan tentang ruang lingkup sistem manajemen mutu UPT.
Perpustakaan UBT, bagaimana struktur organisasi berperan dalam pengembangan, operasional dan pelayanan produk dan jasa. Dari ruang lingkup tersebut dikembangkan proses untuk menghasilkan produk dan jasa sesuai kebutuhan dan harapan pihak berkepentingan.
3. Kepemimpinan
3.1 Kepemimpinan Dan Komitmen
Dalam pelaksanaan sistem manajemen mutu, Kepala UPT. Perpustakan UBT berkomitmen dalam:
a) Mengarahkan kebijakan mutu untuk mewujudkan Visi, Misi, Tujuan Dan Sasaran UPT. Perpustakaan UBT
b) Menetapkan persyaratan, pengendalian, panduan pelaksanaan proses secara terintegrasi
c) Menetapkan job description, pembagian dan pelimpahan wewenang d) Melaksanakan Internal Audit secara berkala dan terintegrasi untuk
memastikan kesesuaian dan keefektifan penerapan sistem manajemen mutu, pelayanan pelanggan, keamanan informasi dan pengendalian risiko
e) Melaksanakan Tinjauan Manajemen secara berkala dalam rangka pemantauan dan penilaian pencapaian kinerja UPT. Perpustakaan UBT dan sekaligus menentukan langkah-langkah perbaikan yang perlu dilakukan
f) Menyediakan sumber daya dan anggaran yang mencukupi untuk pelaksanaan sistem manajemen mutu, termasuk pelayanan
9 pelanggan, keamanan informasi dan pengendalian risiko yang tertuang dalam dokumen Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan UPT.
Perpustakaan UBT 3.2 Kebijakan
Kepala UPT. Perpustakaan UBT menjalankan kebijakan mutu, yang dibuat sebagai:
a) Tekad UPT. Perpustakaan UBT dan mendorong tercapai Visi, Misi, Tujuan Dan Sasaran Strategis.
b) Bahan pertimbangan penetapan Sasaran Mutu.
c) Komitmen pemenuhan terhadap semua hal yang diperlukan, dan menjalankan perbaikan yang berterusan.
3.3 Tanggung Jawab Dan Otoritas
Kepala UPT. Perpustakaan bertanggung jawab, memiliki otoritas dan melakukan pendelegasian wewenang dalam menjalankan sistem manajemen mutu, manajemen resiko dan kepuasan pelanggan.
Pendelegasian wewenang disusun dalam bentuk tupoksi dan job description.
4. Perencanaan Sistem Manajemen Mutu 4.1 Peluang Dan Risiko
UPT. Perpustakaan UBT mengidentifikasi peluang pengembangan dengan memanfaatkan sumber daya dan kerja-sama dengan berbagai pihak.
Dalam mengidentifikasi manajemen risiko, UPT. Perpustakaan UBT menjalankan dua tahapan, yaitu : (1) penetapan dan analisa risiko (risk analysis), dan (2) evaluasi penanganan risiko (risk treatment evaluation).
Analisa risiko menjadi tanggung jawab Tim Kerja Manajemen Mutu Internal UPT Perpustakaan UBT dengan tugas:
a) Mengidentifikasi, menganalisis dan evaluasi risiko, yang selanjutnya terdokumentasi dalam Risk Management, Risk Assesment, and Treatment
b) Memeriksa dan mengevaluasi kesiapan staf perpustakaan dalam penanganan risiko. Survey mengukur kesiapan atau jumlah risiko yang terjadi dalam waktu sampling.
4.2 Perencanaan Dan Pencapaian Sasaran Mutu
UPT. Perpustakaan UBT diharuskan melakukan pengukuran sasaran mutu setiap tahun untuk setiap proses yang ada, dan memilih beberapa diantaranya sebagai sasaran mutu utama. Penilaiannya dilakukan dengan cara menganalisis statistik transaksi kunjungan, peminjaman dan kegiatan lain di perpustakaan, dan juga hasil survey yang dilakukan.
Pencapaian sasaran mutu dan nilainya dipublikasikan lewat Saluran Komunikasi UPT. Perpustakaan UBT
10 4.3 Perencanaan Perubahan
UPT. Perpustakaan UBT dapat melakukan perencanaan perubahan atas sistem manajemen mutu, dapat berdasarkan atas hasil eksternal dan internal audit, konteks organisasi, kebutuhan dan harapan pihak berkepentingan atau lainnya yang dibicarakan terlebih dahulu melalui Tinjauan Manajemen yang didukung oleh data dan analisa yang kuat.
5 PENDUKUNG 5.1 Sumber Daya
5.1.1 Umum
UPT. Perpustakaan UBT menentukan sumber daya yang diperlukan untuk menerapkan, memelihara dan meningkatkan sistem manajemen mutu. Sumber daya tersebut adalah:
a) Manusia;
b) Anggaran; meliputi alokasi PNBP, BOPTN, dan Rupiah Murni.
c) Infrastruktur; meliputi bangunan dan utilitas.
d) Mesin dan Peralatan.
5.1.2 Sumberdaya Manusia
UPT. Perpustakaan UBT menentukan sumber daya manusia yang diperlukan untuk menerapkan, memelihara dan meningkatkan sistem manajemen mutu dan untuk pengerjaan dan pengendalian dari proses-prosesnya.
5.1.3 Infrastruktur
UPT. Perpustakaan UBT menggunakan infrastruktur yang disediakan oleh UBT untuk penyelenggaraan operasional perpustakaan meliputi: peralatan (perangkat keras dan lunak), bangunan, dan teknologi informasi dan komunikasi.
5.1.4 Lingkungan Operasional
UPT. Perpustakaan UBT memanfaatkan lingkungan yang disediakan oleh UBT untuk mendukung operasional layanan perpustakaan untuk mencapai kesesuaian terhadap jasa perpustakaan, misalnya ruang baca yang nyaman, penyimpanan koleksi yang aman, dan ruang kerja yang representatif berlokasi di gedung perpustakaan.
5.1.5 Sumberdaya Daya Pemantauan Dan Pengukuran
UPT. Perpustakaan UBT menentukan sumber daya yang dibutuhkan untuk memastikan ketepatan dan keterpercayaan atas verifikasi kesesuaian pelayanan operasional atas persyaratan berlaku, dalam bentuk survei kepuasan pengguna, audit, monitoring dan evaluasi. .
11 5.1.6 Pengetahuan Organisasi
UPT. Perpustakaan UBT mengelola pengetahuan yang dihasilkan atau didapat dari elemen yang ada di Perpustakaan, baik yang didapat dari pendidikan/pelatihan yang diadakan ataupun yang dari pengalaman dalam pelayanan.
5.2 Kompetensi
Dalam menentukan kompetensi SDM, UPT. Perpustakaan UBT mengacu pada ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan relevan
5.3 Kepedulian
UPT. Perpustakaan UBT menyelenggarakan program kegiatan peningkatan kepedulian terhadap sistem manajemen mutu. Program kegiatan tersebut ada yang berbentuk motivasi dengan pendekatan spiritual untuk menumbuhkan kesadaran pada staf bahwa semua ini adalah wujud pengabdian dan ibadah sehingga kepedulian staf meningkat.
5.4 Komunikasi
UPT. Perpustakaan UBT membangun komunikasi internal dan eksternal sehubungan dengan pelaksanaan sistem manajemen mutu, termasuk bahan yang akan dikomunikasikan, kapan, dengan siapa, bagaimana dan siapa yang akan berkomunikasi.
5.5 Informasi Terdokumentasi
UPT. Perpustakaan UBT melakukan dokumentasi terhadap informasi yang ada atau dihasilkan oleh sistem manajemen mutu.
6 OPERASIONAL
6.1 Perencanaan Dan Pengendalian
Perencanaan dan pengendalian yang dilakukan oleh UPT. Perpustakaan UBT terbagi atas dua jenis, yaitu : (1) perencanaan kegiatan anggaran rutin tahunan, dan (2) perencanaan pengembangan terhadap operasional produk atau layanan tertentu.
6.2 Persyaratan Operasional Dan Layanan 6.2.1 Komunikasi Pemustaka
UPT. Perpustakaan UBT memiliki Saluran Komunikasi UPT.
Perpustakaan UBT. Setiap produk layanan harus disosialisasikan dan dikomunikasikan kepada pemustaka dan civitas akademika, dengan berpanduan pada SOP yang ada.
6.2.2 Menentukan Persyaratan Atas Layanan
Semua jenis layanan yang terdapat di UPT. Perpustakaan UBT memiliki persyaratan, dan semua tertuang dalam Pedoman Umum UPT. Perpustakaan UBT.
12 6.2.3 Review Persyaratan Atas Layanan
UPT. Perpustakaan UBT harus memastikan terlebih dahulu bahwa persyaratan terhadap layanan yang akan ditawarkan ke pemustaka dapat dipenuhi. oleh karenanya, UPT. Perpustakaan UBT diharuskan melakukan review terlebih dahulu terhadap:
a) Persyaratan yang ditentukan oleh pemustaka.
b) Persyaratan yang tidak disebutkan pemustaka, tapi penting sewaktu diketahui.
c) Persyaratan yang ditentukan oleh perpustakaan.
d) Peraturan pemerintah yang diaplikasikan kepada layanan.
a) Persyaratan lain yang belum tersebut diatas.
6.2.4 Informasi Terdokumentasi
UPT. Perpustakaan UBT mendokumentasikan informasi yang dihasilkan dalam perencanaan persyaratan layanan
6.3 Perancangan Dan Pengembangan Layanan 6.3.1 Umum
Sebagai dasar pengembangan layanan, UPT. Perpustakaan UBT mengacu kepada Pedoman Umum UPT. Perpustakaan UBT untuk melaksanakan proses perancangan dan pengembangan yang sesuai guna memastikan penetapan produk dan jasa pelayanan.
Perancangan dan pengembangan layanan melalui tahapan:
a) Rencana Perancangan dan Pengembangan.
b) Input Perancangan dan Pengembangan.
c) Pengendalian Perancangan dan Pengembangan.
d) Output Perancangan dan Pengembangan.
e) Perubahan Perancangan dan Pengembangan.
6.3.2 Rencana Perancangan Dan Pengembangan
Mendasar pada Pedoman Umum UPT. Perpustakaan UBT, langkah pertama yang dilakukan adalah pembuatan perancangan, dengan memperhatikan:
a) Tahapan proses yang diperlukan, termasuk rapat peninjauan perancangan dan pengembangan yang berlaku.
b) Kegiatan verifikasi dan validasi perancangan dan pengembangan yang diperlukan.
c) Tanggung jawab dan wewenang yang terlibat dalam proses perancangan dan pengembangan.
d) Sumber daya internal dan eksternal yang dibutuhkan untuk perancangan dan pengembangan produk dan jasa.
e) Kebutuhan untuk mengendalikan interface antar personil yang terlibat dalam perancangan dan pengembangan.
f) Jika diperlukan pelanggan dapat dilibatkan dalam proses perancangan dan pengembangan.
13 g) Persyaratan untuk penetapan produk dan jasa selanjutnya.
h) Tingkat pengendalian yang diharapkan untuk proses perancangan dan pengendalian oleh pelanggan dan pihak.
i) Mendokumentasikan semua informasi, berupa form dan lainnya yang dipakai dalam perancangan dan pengembangan.
6.3.3 Input Perancangan Dan Pengembangan
Perancangan layanan baru di UPT. Perpustakaan UBT dilanjutkan dengan penentuan input, yaitu persyaratan mendasar yang harus diperhatikan, yaitu:
a) Persyaratan fungsional dan unjuk kerja dari layanan yang dirancang.
b) Informasi dari perancangan yang sama sebelumnya.
c) Persyaratan peraturan yang ada.
d) Standar dari pihak terkait.
e) Konsekuensi kegagalan yang berpotensi karena layanan itu sendiri.
6.3.4 Pengendalian Perancangan Dan Pengembangan
UPT. Perpustakaan UBT melakukan pengendalian terhadap proses perancangan dan pengembangan.
6.3.5 Output Perancangan Dan Pengembangan
Output dari perancangan dan pengembangan harus memenuhi persyaratan.
6.3.6 Perubahan Perancangan Dan Pengembangan
Perubahan dari Perancangan dan Pengembangan harus memenuhi persyaratan. UPT. Perpustakaan UBT mengidentifikasi, mereview dan mengendalikan perubahan yang dibuat dalam perancangan dan pengembangan layanan, untuk memastikan tidak ada pengaruh yang tidak diinginkan terhadap kesesuaian persyaratan.
6.4 Penetapan Layanan
6.4.1 Pengendalian Layanan
UPT. Perpustakaan UBT melakukan pengendalian terhadap layanan dengan beberapa SOP yang relevan, yang disertai dengan pelaksanaan audit internal secara berkala.
6.4.2 Identifikasi Dan Penelusuran
UPT. Perpustakaan UBT mengidentifikasi output untuk keperluan menjaga kesesuaian dari proses dan layanan. Status output akan ditentukan berdasarkan hasil monitoring dan pengukuran.
Identifikasi akan digunakan jika ada persyaratan penelusuran, dan informasi terdokumentasi akan dimanfaatkan juga untuk penelusuran.
14 6.4.3 Properti Pihak Eksternal
UPT. Perpustakaan UBT menjaga properti pengguna atau penyedia eksternal selama di bawah pengendalian UPT.
Perpustakaan UBT atau dipergunakan oleh UPT. Perpustakaan UBT. Penempatan properti tersebut berdasarkan Berita Acara Penempatan Barang.
6.4.4 Pengendalian Perubahan
UPT. Perpustakaan UBT mereview dan mengendalikan perubahan dari penyediaan layanan, serta kesesuaian persyaratan secara terus menerus. UPT. Perpustakaan UBT menyimpan informasi terdokumentasi tentang penjelasan hasil review perubahan, orang yang mengotorisasi perubahan, dan tindakan lain yang diperlukan dalam review.
6.5 Peluncuran Layanan
UPT. Perpustakaan UBT dalam melaksanakan peluncuran layanan didasarkan pada Pedoman Umum UPT. Perpustakaan UBT dengan beberapa SOP yang relevan.
6.6 Pengendalian Output Yang Tidak Bersesuaian
UPT. Perpustakaan UBT akan memastikan bahwa output yang tidak sesuai dengan persyaratan akan diidentifikasi dan dikendalikan untuk mencegah dari penggunaan.
7 Evaluasi
7.1 Pemantauan, Pengukuran, Analisis Dan Evaluasi 7.1.1 Umum
UPT. Perpustakaan UBT mengevaluasi kinerja dan efektifitas dari sistem manajemen mutu, juga harus menyimpan informasi terdokumentasi yang sesuai, sebagai bukti dari hasilnya.
7.1.2 Kepuasan Pelanggan
UPT. Perpustakaan UBT secara rutin melakukan Survey Kepuasaan Pelanggan minimal 1 tahun sekali.
7.1.3 Analisa Dan Evaluasi
UPT. Perpustakaan UBT melakukan analisa dan evaluasi terhadap data dan informasi yang sesuai yang didapat dari pemantauan dan pengukuran.
7.2 Audit Internal
UPT. Perpustakaan UBT secara berkala melakukan internal audit sesuai Program Audit Internal. Tim Manajemen Mutu merencanakan, melaksanakan dan mendokumentasikan Internal Audit untuk menentukan keefektifan dari Sistem Manajemen Mutu dimana:
15 a) Audit dan kegiatan tindak lanjut dilaksanakan menurut prosedur
yang terdokumentasi,
b) Auditor bebas dari kegiatan yang sedang ditinjau,
c) Seluruh unsur dari Sistem Manajemen Mutu diaudit minimal sekali dalam setahun,
d) Pimpinan bagian, bidang, dan/atau staf yang bertanggung jawab di bidang yang diaudit meninjau dan memperbaiki kekurangan yang didapat dari hasil audit yang terdokumentasi dan melaksanakan tindakan koreksi untuk mencegah terulangnya kembali kekurangan tersebut, seluruh tindakan yang diambil untuk memperbaiki kekurangan diaudit ulang untuk memverifikasi rincian pemenuhan dan tindak-lanjut.
Hasil audit internal meliputi:
a) Umpan balik, saran dan kritik dari pemustaka.
b) Status tindakan preventif dan tindakan korektif.
c) Tindak lanjut tinjauan manajemen yang lalu.
d) Saran-saran untuk perbaikan.
e) Perubahan yang dapat mempengaruhi Sistem Manajemen Mutu Rencana program kerja untuk tahapan program yang selanjutnya.
7.3 Tinjauan Manajemen 7.3.1 Umum
Tinjauan Manajemen adalah salah satu klausul yang penting dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu. Tinjauan Manajemen biasanya dilakukan secara rutin tahunan yang Pelaksanaannya tergantung penetapan dari unit kerja Tinjauan Manajemen umumnya dilakukan dengan rapat bersama antar bagian/bidang layanan untuk memaparkan pencapaian dan kendala yang di hadapi, oleh karena itu seringkali disebut Rapat Tinjauan Manajemen
Kepala UPT. Perpustakaan UBT berkewajiban menyelenggarakan Tinjauan Manajemen untuk memastikan kesesuaian, kecukupan, keefektifan dan penyelerasan dengan arah stategis UPT.
Perpustakan UBT.
7.3.2 Masukan Tinjauan Manajemen
UPT. Perpustakaan UBT melaksanakan Tinjauan Manajemen dengan mempertimbangkan masukan berupa:
a) Hasil Tinjauan Manajemen sebelumnya.
b) Perubahan isu internal dan eksternal yang relevan.
c) Informasi kinerja dan keektifan dari sistem manajemen mutu.
- Hasil survey Kepuasan Pemustaka.
- Pencapaian Sasaran Mutu.
- Kinerja proses dan kesesuaian produk.
- Ketidaksesuaian dan tindakan korektif.
16 - Pemantauan dan pengukuran hasil.
- Hasil audit.
- Kinerja eksternal.
d) Kecukupan sumber daya.
e) Keefektifan tindakan atas risiko dan peluang.
f) Peluang peningkatan.
7.3.3 Keluaran Tinjauan Manajemen
Keluaran Tinjauan Manajemen, meliputi keputusan dan tindakan dari:
a) Peluang peningkatan.
b) Keperluan perubahan terhadap sistem manajemen mutu.
c) Kebutuhan sumber daya.
8 Peningkatan 8.1 Umum
Tindakan Perbaikan dan Tindakan Pencegahan adalah dua unsur penting yang dilakukan untuk menjamin Sistem Manajemen Mutu bebas dari potensi yang merugikan perusahan dengan cara mengidentifikan masalah, menganalisis akar masalah, mencari bentuk perbaikan dan pencegahannya, serta melaporkannya kepada pihak manajemen.
Tindakan Perbaikan dan Pencegahan yang telah dilakukan dilanjutkan dengan tindakan peningkatan.
Tindakan peningkatan yang dilakukan dengan memperhatikan dampak dari masalah yang terjadi. Seluruh staf/pustakawan/pemustaka ikut serta memperbaiki proses kerja untuk peningkatan kinerja, mengurangi penyimpangan, memperbaiki pelayanan serta menjaga proses tetap sesuai arah kebijakan perpustakaan ketidaksesuaian dan tindakan korektif.
Tindakan peningkatan untuk kepuasan pemustaka, menyangkut:
a) Peningkatan pelayanan untuk persyaratan, kebutuhan dan harapan masa depan.
b) Perbaikan, pencegahan atau pengurangan pengaruh dan masalah yang tidak diinginkan atau ketidaksesuaian.
c) Peningkatan kinerja dan keefektifan Sistem Manajemen Mutu.
8.2 Ketidaksesuaian Dan Tindakan Korektif
UPT. Perpustakan UBT melaksanakan tindak lanjut ketidaksesuaian dan tindakan korektif dengan Prosedur Pengendalian Ketidaksesuaian
Bila ketidaksesuaian terjadi, termasuk yang timbul dari keluhan pemustaka, maka UPT. Perpustakaan UBT diharuskan:
a) Bereaksi terhadap ketidaksesuaian, berupa tindakan untuk mengendalikan dan memperbaiki atau sepakat dengan konsekuensinya.
b) Evaluasi mencari penyebab ketidaksesuaian agar tidak terulang.
17 c) Menerapkan tindakan penanganan yang diperlukan.
d) Meninjau keefektifan tindakan koreksi.
e) Memutakhirkan risiko dan peluang yang diterapkan saat perencanaan.
f) Melakukan perubahan pada sistem manajemen mutu jika diperlukan.
8.3 Peningkatan Berkelanjutan
UPT. Perpustakaan UBT melakukan peningkatan kesesuaian, kecukupan dan keefektifan Sistem Manajemen Mutu secara berkelanjutan dan terus menerus. Hasil dari Tinjauan Manajemen dipertimbangkan dan dilaksanakan sebagai evaluasi untuk peningkatan berkelanjutan.
18
BAB IV
PENGELOLAAN UPT PERPUSTAKAAN UBT
1. VISI
“Menjadi Pusat Layanan Informasi Sumber Pembelajaran dan Riset Berbasis Teknologi Informasi Untuk Mendukung Pencapaian Visi Misi Universitas Borneo Tarakan”
2. MISI
a. Meningkatkan
kemampuan
penyediaanberbagai
informasi sumber pembelajaran dan risetdalam media cetak maupun elektronik
bagi seluruh sivitas akademika UBTb. Mendesiminasikan sumber ilmu pengetahuan khususnya intellectual capital UBT dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi
c. Meningkatkan pemanfaatan Teknologi Infomasi dan Komunikasi (TIK) sebagai penunjang penyelenggaraan sistem perpustakaan
d. Mengembangkan dan mengimplementasikan sistem perpustakaan berdasarkan manajemen mutu (quality management)
3. TUJUAN
a. Menyediakan bahan perpustakaan yang relevan bagi pemustaka untuk kepentingan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat b. Mengembangkan, mengolah, dan mendayagunakan koleksi khususnya
intellectual capital UBT, dalam rangka proses belajar mengajar sivitas akademika UBT, sehingga menghasilkan sumberdaya manusia yang memiliki kualitas, mandiri, dan profesional
c. Meningkatkan literasi informasi pemustaka
d. Mendayagunakan teknologi informasi dan komunikasi e. Melestarikan bahan perpustakaan, baik isi maupun medianya
f. Mewujudkan tata kelola dan sistem manajemen Perpustakaan yang akuntabel, efektif dan efisien, dan memiliki pelayanan publik berkualitas 4. SASARAN, INDIKATOR DAN TARGET KINERJA
No Sasaran dan Indikator Kinerja Target Tahun
2015 2016 2017 2018 2019 Sasaran : Meningkatnya Kualitas Sumber dan
Media Perpustakaan Menunjang Peningkatan Pembelajaran Dan Kemahasiswaan Pendidikan Tinggi
1 Jumlah Koleksi Perpustakaan UBT 17.700 17.800 19.800 21.200 23.200 Sasaran : Meningkatnya Mutu Perpustakaan
Mendukung Peningkatan Kualitas Kelembagaan Pendidikan Tinggi
1 UPT Perpustakaan Tersertifikasi ISO - - - - ISO 9001
19 Sasaran : Meningkatnya Relevansi, Kualitas Dan
Kuantitas Sumberdaya Pendidikan Tinggi
1 Jumlah Fungsional Pustakawan - - - - 1
2 Jumlah SDM Yang Meningkat
Kompetensinya - - - 4 6
Sasaran : Terwujudnya Tata Kelola yang Baik Serta Kualitas Layanan Pada UPT Perpustakaan UBT
1 Persentase Serapan Anggaran 75% 75% 85% 85% 88%
5. ARAH KEBIJAKAN
a. Mengembangkan media sumber pembelajaran berorientasi kurikulum dan riset bagi seluruh sivitas akademika UBT guna mendukung proses pembelajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat;
b. Meningkatkan desiminasi sumber ilmu pengetahuan khususnya intellectual capital UBT dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi c. Meningkatkan literasi informasi pemsutaka
d. Penguatan dan pengembangan kualitas sumber daya manusia
e. Menyelenggarakan sistem perpustakaan berdasarkan manajemen mutu (quality management) serta layanan perpustakaan sesuai dengan standar perpustakaan nasional perguruan tinggi
6. FUNGSI
Sebagai unsur penunjang perguruan tinggi dalam mencapai visi dan misinya, Perpustakaan UBT mempunyai fungsi selain sebagaimana disebutkan dalam Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Nomor 43 tahun 2018, UPT Perpustakaan UBT juga berfungsi sebagai berikut:
a. Studying Center, artinya UPT Perpustakaan UBT merupakan pusat belajar, maksudnya perpustakaan dapat digunakan untuk menunjang belajar (memperoleh informasi sesuai dengan kebutuhan dalam jenjang pendidikan)
b. Learning Center, artinya UPT Perpustakaan UBT berfungsi sebagai pusat pembelajaran, maksudnya bahwa keberadaan perpustakaan difungsikan sebagai tempat untuk mendukung proses belajar dan mengajar
c. Research Center, hal ini dimaksudkan bahwa UPT Perpustakaan UBT dapat dipergunakan sebagai pusat informasi untuk mendapatkan bahan atau data atau informasi untuk menunjang dalam melakukan penelitian
d. Information Resources Center, maksudnya bahwa melalui UPT Perpustakaan UBT segala macam dan jenis informasi dapat diperoleh karena fungsinya sebagai pusat sumber ilmu
e. Preservation of Knowledge Center, bahwa fungsi UPT Perpustakaan UBT juga sebagai pusat pelestarian ilmu pengetahuan sebagai hasil karya tulis ilmiah bangsa yang disimpan baik sebagai koleksi deposit, atau local content
20 f. Dissemination of Information Center, bahwa UPT Perpustakaan UBT tidak hanya mengumpulkan, pengolah, melayankan, atau melestarikan namun juga berfungsi dalam menyebarluaskan atau mempromosikan informasi
g. Dissemination of Knowledge Center, bahwa disamping menyebarluaskan informasi, UPT Perpustakaan UBT juga berfungsi untuk menyebarluaskan pengetahuan (terutama untuk pengetahuan terbarukan)
7. MAKLUMAT PELAYANAN
UPT Perpustakaan UBT bertekad dengan ini kami menyatakan sanggup:
a. Menyelenggarakan pelayanan perpustakaan yang berkualitas dan berstandar nasional guna membangun kepercayaan dan kepuasan pemustaka
b. Menciptakan lingkungan yang mendukung aktivitas pembelajaran di perpustakaan
c. Mempertahankan, mengembangkan dan mengimplementasikan sistem perpustakaan berdasarkan manajemen mutu (quality management)
21
BAB V
PENYELENGGARAAN UPT PERPUSTAKAAN UBT
1. TUGAS POKOK
a. Menghimpun, mengembangkan pustaka dan akses informasi baik format cetak maupun digital yang mendukung pelaksanaan tri dharma perguruan tinggi di lingkungan UBT
b. Mengolah dan merawat koleksi perpustakaan
c. Menyediakan dan memberikan layanan kepustakaan dan informasi d. Melaksanakan administrasi perpustakaan
2. STRUKTUR ORGANISASI
2. ORGANISASI
a. Organisasi Perpustakaan UBT terdiri dari:
1) Kepala
2) Subbagian Tata Usaha
3) Kelompok Jabatan Fungsional 4) Bidang
b. Kelompok Jabatan Fungsional terdiri dari pustakawan yang memiliki kompetensi keahlian di bidang perpustakaan dan tenaga teknis.
c. Bidang yang merupkan organ non stuktural yang terdapat di dalam UPT Perpustakaan UBT untuk menjalankan fungsi-fungsi layanan yang meliputi dari Bidang Layanan Teknis dan Bidang Layanan Pemustaka yang dipimpin oleh seorang koordinator.
KEPALA PERPUSTAKAAN
KELOMPOK
FUNGSIONAL KA. SUBBAG TU
Bid. Pelayanan Teknis Bid. Pelayanan Pemustaka
22 3. TUGAS KEPALA PERPUSTAKAAN
a. Menjalankan program kerja Universitas dalam hal pengelolaan perpustakaan
b. Menyusun dan melaksanakan rencana pengembangan perpustakaan dalam bentuk Rencana Strategis dan Rencana Kegiatan dan Anggaran Tahunan UPT Perpustakaan UBT
c. Mengendalikan kegiatan operasional penyelenggaraan UPT Perpustakaan UBT
d. Mengendalikan kegiatan layanan dan pendayagunaan bahan pustaka e. Melaksanakan pembinaan terhadap staf UPT Perpustakaan UBT
f. Melaksanakan monitoring dan evaluasi terhadap pelaksanaan Rencana Strategis dan Rencana Kegiatan dan Anggaran UPT Perpustakaan UBT g. Melaksanakan pengarahan, pengawasan, monitoring dan evaluasi terhadap
pelaksanaan tugas seluruh staf
h. Menyusun dan menyampaikan Laporan Kinerja UPT Perpustakaan UBT kepada Rektor
4. TUGAS KEPALA SUBBAGIAN TATA USAHA
a. Menyusun program kerja tahunan Bidang Administrasi dan Kerumahtanggaan UPT Perpustakaan UBT
b. Melaksanakan tugas-tugas administrasi keuangan, administrasi kantor dan kepegawaian dan kerumahtanggaan
c. Melakukan evaluasi pelaksanaan tugas administrasi keuangan, administrasi kantor, administrasi kepegawaian dan administrasi kerumahtanggaan
d. Melakukan evaluasi dan monitoring penggunaan anggaran
e. Melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan kinerja dan anggaran UPT Perpustakaan UBT
f. Menyiapkan kebutuhan kegiatan yang bersifat seremonial, baik secara rutin maupun insidental
g. Menyusun laporan penyelenggaraan Subbagian Tata Usaha kepada Kepala UPT Perpustakaan UBT
5. TUGAS KOORDINATOR BIDANG LAYANAN PEMUSTAKA a. Menyusun program kerja tahunan bidang layanan pemustaka b. Melakukan analisis perkembangan layanan pemustaka c. Mengkoordinasikan penyelenggaraan layanan pemustaka
d. Melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan penyelenggaraan layanan pemustaka
e. Memberikan pengesahan bebas pinjam
f. Menyusun laporan penyelenggaraan bidang layanan pemustaka kepada Kepala UPT Perpustakaan UBT
23 6. TUGAS KOORDINATOR BIDANG LAYANAN TEKNIS
a. Menyusun program kerja tahunan bidang layanan teknis b. Melakukan analisis perkembangan layanan teknis c. Mengkoordinasikan penyelenggaraan layanan teknis
d. Melakukan monitoring & evaluasi pelaksanaan penyelenggaraan layanan teknis
e. Mengkoordinasikan dan melaksanakan kegiatan stok opname koleksi f. Menyusun konsep dan menganalisis pengembangan sistem pendataan
koleksi dan bibliografis
g. Mengkoordinasikan kerjasama dengan perpustakaan lain atau lembaga/institusi untuk meningkatkan kinerja perpustakaan
h. Melakukan penyediaan data dan dokumen terkait kebutuhan penyusunan rencana kerja dan pelaporan perpustakaan
i. Menyusun laporan penyelenggaraan bidang layanan teknis kepada Kepala UPT Perpustakaan UBT
24
BAB VI
LAYANAN PERPUSTAKAAN
1. SISTEM PELAYANAN
Sistem layanan yang dilakukan di Perpustakaan UBT yaitu Sistem Pelayanan Terbuka (Open Access). Dalam sistem pelayanan terbuka Perpustakaan UBT memberi kebebasan kepada pengunjungnya untuk dapat masuk dan memilih sendiri koleksi yang diinginkannya dari rak. Petugas hanya mencatat apabila koleksi tersebut akan dipinjam serta dikembalikan
2. LAYANAN PERPUSTAKAAN
Kegiatan perpustakaan UBT merupakan kegiatan layanan atau jasa, yang dikelompokan kedalam 2 (dua) jenis layanan, yaitu:
a. Bidang Layanan Pemustaka
Adalah kegiatan yang berkaitan dengan pelayanan jasa perpustakaan dan informasi
b. Bidang Layanan Teknis
Adalah kegiatan yang berhubungan dengan persiapan penyajian bahan pustaka pada pemakai
4. KELOMPOK BIDANG LAYANAN PEMUSTAKA
Kelompok Layanan Pemustaka terdiri dari 2 (dua) jenis layanan, meliputi:
a. Layanan Sirkulasi
Adalah layanan perpustakaan beripa pemberian layanan peminjaman dan pengembalian koleksi perpustakaan, seperti buku dan koleksi pustakalainnya, dalam jumlah dan kurun waktu tertentu
Sub Jenis Layanan Sirkulasi, meliputi : 1) Layanan Sirkulasi
2) Layanan Shelving Koleksi Textbook dan Referensi b. Layanan Koleksi dan Referensi
Adalah merupakan pemberian bantuan kepada pengguna perpustakaan untuk menemukan informasi dengan cara menjawab pertanyaan menggunakan koleksi referensi, serta memberikan bimbingan untuk menemukan dan memakai koleksi referensi
Sub Jenis Layanan Koleksi Dan Referensi, meliputi : 1) Layanan Referensi dan Serial
2) Layanan Penerimaan Karya Ilmiah Mahasiswa dan Bebas Pinjam 3) Layanan Karya Ilmiah dan Tugas Akhir Mahasiswa
4) Layanan Keanggotaan (Membership) 5) Layanan Pendidikan Pemustaka
6) Layanan e-Resources (OPAC, Repository dan OER)
25 5. KELOMPOK BIDANG LAYANAN TEKNIS
Kelompok Layanan Teknis terdiri dari 3 (tiga) jenis layanan, meliputi:
a. Layanan Pengembangan Bahan Pustaka
Merupakan kegiatan yang berkaitan dengan kebijakan seleksi, menilai kebutuhan pemakai, studi pemakaian koleksi, evaluasi koleksi, identifikasi kebutuhan koleksi, seleksi bahan pustaka, perencanaan kerjasama sumberdaya koleksi, pemeliharaan koleksi dan penyiangan koleksi perpustakaan.
Sub Jenis Layanan Pengembangan Bahan Pustaka, meliputi : 1) Pengembangan Koleksi
2) Seleksi Bahan Pustaka 3) Cacah Ulang (Stock Opname)
4) Penyiangan Bahan Pustaka (Weeding) 5) Pengelolaan Web Content
b. Layanan Pengolahan Bahan Pustaka
Merupakan serangkaian pekerjaan yang dilakukan sejak bahan perpustakaan diterima dari bagian pengadaan baik berasal dari pengadaan maupun hibah untuk diolah (melalui katalogisasi, klasifikasi, penentuan tajuk subyek, dan kelengkapan fisik) untuk kemudian diserahkan ke bagian Layanan Pemustaka untuk penempatan di rak (shelving) hingga akhirnya siap di pergunakan oleh pemustaka.
Sub Jenis Layanan Pengolahan Bahan Pustaka, meliputi : 1) Pengolahan Bahan Pustaka
2) Finishing, Labeling Dan Penyampulan
c. Layanan Pemeliharaan/Perawatan dan Pelestarian Bahan Pustaka Pemeliharaan/perawatan bahan pustaka adalah suatu usaha atau cara untuk menjaga atau memelihara bahan pustaka, agar koleksi atau bahan pustaka yang ada tidak cepat mengalami kerusakan atau usang dan dapat dipakai lagi.
Pelestarian bahan pustaka adalah upaya untuk menyimpan kandungan informasi suatu perpustakaan dan usaha melestarikan bahan pustaka dalam bentuk bahan pustaka aslinya dengan cara alih media
Sub Jenis Layanan Pemeliharaan/Perawatan dan Pelestarian Bahan Pustaka a. Pemeliharaan Koleksi Rusak
b. Perawatan Dan Penjilidan
c. Digitalisasi Alih Media Bahan Pustaka
26 6. PEMELIHARAAN KOLEKSI PUSTAKA
Pemeliharaan koleksi pustaka meliputi :
a. Pemeliharaan kondisi lingkungan koleksi pustaka, meliputi:
1) Pencegahan kerusakan koleksi pustaka dari pengaruh cahaya
2) Pencegahan kerusakan koleksi pustaka dari pengaruh suhu udara dan kelembaban
3) Pencegahan kerusakan koleksi pustaka dari faktor kimia, partikel debu, dan logam dari udara
4) Pencegahan kerusakan koleksi pustaka dari faktor biota dan jamur 5) Pencegahan kerusakan koleksi pustaka dari faktor air
b. Pemeliharaan kondisi fisik koleksi pustaka, meliputi:
1) Pemeliharaan koleksi bahan bentuk tercetak meliputi kegiatan pencegahan kerusakan bahan pustaka, perbaikan, penyiangan, stock opname, dan alih media
2) Penyiangan koleksi dilakukan terhadap bahan perpustakaan sesuai dengan ketentuan yang berlaku
3) Stock opname dilakukan secara berkala sekurang-kurangnya satu kali dalam 3 tahun
4) Pemeliharaan koleksi bahan bentuk elektronik dilakukan dengan menjaga keakuratan data dan membuat berkas cadangan (back-up) seluruh pangkalan data dan perangkat lunak aplikasi perpustakaan secara berkala
7. PENENTUAN TAJUK SUBJEK
Penentuan tajuk subjek mengacu pada buku daftar tajuk subjek yang dikeluarkan oleh Perpustakaan Nasional RI
8. SISTEM KLASIFIKASI
Sistem penempatan/penyusunan koleksi di dalam rak-rak, yang disajikan dengan cara mengelompokkan koleksi berdasarkan bidang ilmu. Seluruh bidang ilmu pengetahuan dikelompokkan dalam bentuk nomor klasifikasi berdasarkan sistem klasifikasi persepuluhan DDC (Dewey Decimal Classification), sebagai berikut:
000 - Karya-karya Umum 500 - Ilmu-ilmu Murni
100 - Filsafat 600 - Ilmu Terapan
200 - Agama 700 - Kesenian dan Olahraga
300 - Ilmu-ilmu Sosial 800 - Kesusasteraan
400 - Bahasa 900 - Ilmu Bumi, Sejarah, Biografi
27
BAB VII
KEANGGOTAAN PERPUSTAKAAN UBT
1. KEANGGOTAAN
Anggota perpustakaan pada UPT Perpustakaan UBT terdiri atas:
a. Mahasiswa, dosen dan tenaga kependidikan UBT
b. Masyarakat umum dan dari perguruan tinggi lain yang terdaftar sebagai anggota perpustakaan pada UPT Perpustakaan UBT
2. PERSYARAT KEANGGOTAAN
Persyaratan menjadi anggota perpustakaan UBT:
a. Terdaftar sebagai mahasiswa, dosen dan tenaga kependidikan aktif pada UBT
b. Persyaratan untuk peminjaman bahan pustaka bagi anggota adalah memiliki kartu identitas sebagai mahasiswa, dosen dan tenaga kependidikan aktif pada UBT
c. Bagi mahasiwa, dosen dan tenaga kependidikan yang belum memiliki kartu identitas, UPT Perpustakaan UBT dapat menerbitkan kartu identitas sementara setelah yang bersangkutan menunjukan bukti sebagai mahasiswa, dosen dan tenaga kependidikan aktif pada UBT
d. Persyaratan menjadi anggota tamu dari masyarakat umum adalah mendaftarkan diri sebagai anggota tamu dengan menunjukan kartu identitas diri yang masih berlaku dan mengisi formulir pendaftaran
e. Persyaratan menjadi anggota tamu dari perguruan tinggi lain adalah mendaftarkan diri sebagai anggota tamu dengan menunjukan kartu identitas diri yang masih berlaku dan mengisi formulir pendaftaran
f. Bagi anggota tamu diberikan kartu anggota tamu yang berlaku selama 1 tahun
2. HAK ANGGOTA PERPUSTAKAAN
a. Anggota perpustakaan berhak memanfaatkan semua fasilitas perpustakaan sesuai dengan ketentuan yang berlaku
b. Anggota perpustakaan yang berasal dari mahasiswa, dosen dan tenaga kependidikan UBT mempunyai hak pinjam di Perpustakaan UBT
c. Masyarakat yang menjadi anggota perpustakaan pada UPT Perpustakaan UBT hanya berhak membaca koleksi di ruang baca dan atau memfotocopy bagian tertentu dari koleksi yang tersedia dengan memperhatikan ketentuan tentang hak cipta
d. Anggota perpustakaan berhak menyarankan/mengusulkan pengayaan bahan pustaka baru yang dibutuhkan
28 3. KEWAJIBAN ANGGOTA PERPUSTAKAAN
a. Anggota perpustakaan wajib mematuhi tata tertib dan peraturan yang berlaku di Perpustakaan UBT
b. Anggota perpustakaan wajib menunjukan kartu identitas ketika memanfaatkan pelayanan perpustakaan
c. Anggota perpustakaan wajib mencatat seluruh buku yang akan dipinjam di kaunter pelayanan sirkulasi
d. Anggota perpustakaan wajib mengembalikan pinjamannya sesuai dengan jangka waktu peminjaman
e. Anggota perpustakaan wajib menjaga dengan sebaik-baiknya buku yang dipinjam agar tidak mengalami kerusakan
f. Kehilangan buku yang disebabkan oleh kelalaian pengguna diwajibkan untuk mengganti buku yang sama judul, pengarang dan edisinya atau judul yang sejenis yang ditentukan oleh UPT Perpustakaan UBT
29
BAB VIII
SIRKULASI BAHAN PUSTAKA
1. PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN BUKU
a. Anggota perpustakaan yang berasal dari dosen, mahasiswa dan tenaga kependidikan UBT berhak meminjam buku maksimal 3 (tiga) eksemplar dengan jangka waktu peminjaman maksimal 7 (tujuh) hari dengan jangka waktu perpanjangan maksimal 1 (satu) kali
b. Anggota perpustakaan yang berasal mahasiswa UBT yang sedang dalam penulisan tugas akhir (skripsi dan tesis) berhak meminjam buku maksimal 7 (tujuh) eksemplar dengan jangka waktu peminjaman maksimal 7 (tujuh) hari dengan jangka waktu perpanjangan maksimal 2 (dua) kali
c. Peminjaman buku dapat diperpanjang selama tidak sedang dipesan oleh pengguna lain
d. Peminjaman dan/atau pengembalian buku dilakukan di Perpustakaan UBT 2. TAGIHAN PINJAMAN BUKU
a. UPT Perpustakaan UBT menerbitkan surat tagihan kepada peminjam atas keterlambatan pengembalian pinjaman buku setelah batas tanggal harus kembali yang tertera pada slip pengembalian buku dan/atau slip transaksi sirkulasi
b. UPT Perpustakaan UBT menerbitkan surat tagihan kedua kepada peminjam apabila mengabaikan surat tagihan pertama setelah 7 (tujuh) hari surat tagihan pertama diterbitkan
c. UPT Perpustakaan UBT menerbitkan surat tagihan ketiga kepada peminjam apabila mengabaikan surat tagihan kedua setelah 7 (tujuh) hari surat tagihan kedua diterbitkan
3. PENGENAAN SANKSI
a. Peminjam yang terlambat mengembalikan pinjaman buku dikenakan sanksi berupa denda per-hari per-eksemplar yang besarnannya sesuai dengan ketentuan yang berlaku di UBT
b. Peminjam yang mengabaikan surat tagihan ketiga akan diusulkan ke Universitas untuk dikenakan sanksi akademis oleh Pimpinan Universitas c. Peminjam yang menghilangkan buku yang dipinjam, diwajibkan untuk
mengganti buku dengan judul, pengarang dan edisi yang sama
d. Apabila buku yang dihilangkan tersebut tidak tersedia lagi, maka kepada peminjam diwajibkan untuk mengganti buku dengan judul lain sejenis yang ditentukan oleh Perpustakaan UBT
e. Peminjam yang mengembalikan buku dalam keadaan rusak diwajibkan untuk memperbaikinya
f. Apabila buku yang telah rusak tersebut tidak dapat diperbaiki lagi, maka kepada peminjam diwajibkan untuk mengganti buku dengan judul lain sejenis yang ditentukan oleh Perpustakaan UBT
g. Pemustaka yang dengan sengaja menyobek halaman tertentu dan/atau membawa/mengambil koleksi perpustakaan tanpa melalui pencatatan
30 sirkulasi akan diusulkan untuk dikenakan sanksi akademis oleh Pimpinan Universitas sesuai dengan peraturan yang berlaku
h. Selama sanksi akademis belum terbit, maka pemustaka tersebut dikenakan sanksi kehilangan hak sebagai anggota perpustakaan UBT selama 1 (satu) tahun dan tidak diperkenankan meminjam buku dari perpustakaan UBT selama masa kehilangan hak sebagai anggota perpustakaan
i. Sanksi sebagaimana tersebut point h diberikan oleh Kepala Perpustakaan UBT
31
BAB IX BEBAS PUSTAKA
Surat Keterangan Bebas Perpustakaan diberikan untuk kepentingan pendaftaran wisuda dan hanya berlaku untuk satu kali.
Syarat memperoleh Surat Keterangan Bebas Perpustakaan:
1. Tidak memiliki pinjaman buku di Perpustakaan UBT
2. Mengisi fomulir bebas perpustakaan melalui google form dengan alamat https://bit.ly/310hBfi
3. Menyerahkan tugas akhir, skripsi dan artikel, dan tesis dalam bentuk tercetak dan dalam bentuk elektronik dalam format PDF maksimal 15 Mb, dengan ketentuan:
a. Halaman pengesahan yang telah ditandatangani oleh pejabat berwenang dan telah dibubuhkan stempel discan dalam bentuk PDF
b. Halaman pernyataan Plagiarisme/Originalitas/Keaslian Penulisan yang telah ditandatangani penulis discan dalam bentuk PDF
c. Halaman persetujuan yang telah ditandatangani penulis dan dosen pembimbing discan dalam bentuk PDF
d. CD diberi sampul dan box CD sesuai dengan Fakultas masing-masing
4. Menyerahkan sumbangan buku untuk semua jenjang pendidikan sebanyak 2 (dua) buku dengan judul yang berbeda pada loket penyerahan skripsi, dengan ketentuan sebagai berikut :
a. Merupakan referensi dari daftar pustaka tugas akhir mahasiswa yang bersangkutan sebanyak 1 buku dan merupakan referensi/rujukan mata kuliah sebanyak 1 buku
b. Merupakan terbitan serendah-rendahnya 5 tahun terakhir c. Buku yang disumbangkan bukan merupakan copyan
32
BAB X
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERPUSTAKAAN UBT
1. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERPUSTAKAAN a. Situs Web Perpustakaan
Untuk menyebarluaskan informasi kepada pemustaka maupun masyarakat, UPT Perpustakaan UBT telah membangun situs web Perpustakaan UBT dengan alamat akses lib.borneo.ac.id
b. Online Public Acces Catalog (OPAC)
Layanan digital yang berbentuk katalog koleksi buku, yang dimiliki oleh UPT Perpustakaan UBT, dapat diakses melalui situs web Perpustakaan UBT atau akses langsung ke lib.borneo.ac.id/opac
c. Repository UBT
Layanan digital yang berupa database tugas akhir/skripsi dan artikel/tesis UBT yang dapat diakses secara full text dan dapat diunduh dalam bentuk PDF, dapat diakses melalui situs web Perpustakaan UBT atau akses langsung ke repository.borneo.ac.id
d. Open Educational Resources (OER) UBT
Merupakan portal OER berisikan bahan ajar yang berlisensi creative commons, dapat diakses melalui situs web Perpustakaan UBT atau akses langsung ke lib.borneo.ac.id/oer
e. Standar Manajemen Mutu Perpustakaan UBT (SMMLIB)
Merupakan portal yang berisi arsip dokumen manajemen mutu ISO 9001:2015 UPT Perpustakaan UBT yang dapat diakses melalui situs web Perpustakaan UBT atau akses langsung ke smmlib.borneo.ac.id
2. AKSES DAN PEMINJAMAN
a. Akses bahan pustaka elektronik oleh dosen, mahasiswa, tenaga kependidikan UBT, dan masyarakat luar UBT yang menjadi anggota dapat mengakses tanpa menggunakan kata sandi (password)
b. Unduh (download) terhadap bahan pustaka elektronik tidak boleh dilakukan secara massif dan sistematis oleh pemustaka
c. Koleksi tercetak berupa buku teks dapat dipinjam sesuai dengan ketentuan yang berlaku
d. Bahan pustaka referensi hanya boleh dibaca di dalam gedung perpustakaan e. Koleksi tercetak untuk jenis serial, skripsi, tesis, dan disertasi hanya boleh
dibaca di dalam gedung perpustakaan
33
BAB XI
REPOSITORY UNIVERSITAS BORNEO TARAKAN
1. PENYIMPANAN KARYA AKHIR MAHASISWA
a. Setiap mahasiswa yang telah menyelesaikan studi pada semua jenjang pendidikan pada program studi di lingkungan UBT wajib menyerahkan karya akhir studinya ke UPT Perpustakaan UBT dalam format hard copy dan elektronik dalam bentuk PDF maksimal 15 Mb
b. Karya akhir seperti dimaksud pada point 1 adalah karya tulis secara utuh yang telah disahkan oleh semua unsur berwenang sesuai dengan ketentuan yang berlaku pada setiap program studi, dan dibuktikan dengan tanda tangan yang sah
c. UPT Perpustakaan UBT berkewajiban untuk mengorganisasikan, menyimpan, memelihara, dan mendiseminasikan karya akhir sebagaimana dimaksud pada point a dan b dalam bentuk pangkalan data elektronik d. Bahwa untuk menghasilkan kuantitas dan kualitas publikasi karya ilmiah
mahasiswa jenjang pendidikan program sarjana dan program magister pada skala nasional dan internasional, maka :
1) Lulusan program pendidikan sarjana, skripsi atau laporan tugas akhir wajib mengunggahnya di Repository UBT yang diintegrasikan pada portal Repository Tugas Akhir Mahasiswa Kemenristekdikti (rama.ristekdikti.go.id);
2) Lulusan program pendidikan magister, tesis atau bentuk lain yang setara wajib mengunggahnya di Repository UBT yang diintegrasikan pada portal Repository Tugas Akhir Mahasiswa Kemenristekdikti (rama.ristekdikti.go.id).
2. PROSEDUR PENYERAHAN KARYA AKHIR MAHASISWA
a. Penyerahan karya akhir mahasiswa dilakukan sendiri oleh yang bersangkutan, yang dilakukan sebelum pendaftaran wisuda
b. UPT Perpustakaan UBT melakukan verifikasi terhadap karya akhir mahasiswa untuk memastikan keabsahannya
c. UPT Perpustakaan UBT dapat memberikan bukti penyerahan karya akhir mahasiswa
3. PENYIMPANAN KARYA ILMIAH DOSEN DAN TENAGA KEPENDIDIKAN a. Setiap dosen dan tenaga kependidikan yang menghasilkan karya ilmiah
harus menyerahkan karyanya ke UPT Perpustakaan UBT dalam format elektronik dalam bentuk PDF maksimal 15 Mb
b. Karya ilmiah seperti dimaksud adalah karya tulis secara utuh baik yang telah dipublikasikan maupun yang tidak dipublikasikan
c. UPT Perpustakaan UBT berkewajiban untuk mengorganisasikan, menyimpan, memelihara, dan mendiseminasikan karya ilmiah dalam bentuk pangkalan data elektronik
34 4. PROSEDUR PENYERAHAN KARYA ILMIAH DOSEN DAN TENAGA
KEPENDIDIKAN
Penyerahan karya ilmiah dosen dan tenaga kependidikan dilakukan sendiri oleh yang bersangkutan atau dapat dikuasakan kepada orang lain dengan surat kuasa bermaterai, yang dilakukan sebelum karya dimaksud digunakan sebagai kum kenaikan jabatan fungsional
35
BAB XII KERJASAMA
1. UPT Perpustakaan UBT dapat melakukan kerja sama dan/atau konsorsium dengan institusi lain yang sejenis mengikuti Memorandum of Understanding yang dilakukan Universitas dengan mengutamakan prinsip saling menguntungkan
2. Penandatanganan kerjasama sebagaimana disebut pada point 1 dilakukan oleh Rektor
3. UPT Perpustakaan UBT mengikuti keanggotaan forum kerjasama perpustakaan, seperti Forum Komunikasi Perpustakaan Perguruan Tinggi Negeri (FKP2TN), Forum Perpustakaan Perguruan Tinggi Indonesia (FPTTI), Ikatan Pustakawan Indonesia (IPI), Forum Perpustakaan Digital Indonesia (FPDI) dan atau forum kerjasama perpustakaan lainnya yang sejenis
36
BAB XIII TATA TERTIB
Anggota perpustakaan wajib mematuhi dan mentaati tata tertib Perpustakaan UBT dengan ketentuan sebagaimana berikut:
1. Wajib membawa Kartu Tanda Mahasiswa, Kartu Pegawai bagi anggota perpustakaan UBT yang berasal dari mahasiswa, dosen dan tenaga kependidikan UBT atas namanya sendiri
2. Wajib membawa Kartu Anggota Perpustakaan UBT bagi anggota perpustakaan UBT yang berasal dari masyarakat luar UBT atas namanya sendiri
3. Wajib mengisi buku kunjungan/tamu
4. Wajib berpakaian rapi (tidak diperkenankan menggunakan kaos tanpa kerah), sopan, dan bersepatu
5. Dilarang membawa tas (tas dititipkan pada loker yang tersedia atau ditempat yang telah ditentukan)
6. Dilarang memakai jaket
7. Dilarang membawa barang bawaan yang terlarang seperti narkoba, miras dan senjata tajam
8. Dilarang merokok
9. Dilarang membawa makanan yang beraroma, berminya, dan basah
10. Mendapat izin petugas bila membawa bawaan khusus untuk kesehatan pribadi 11. Pada waktu di dalam gedung/ruang perpustakaan pemustaka dilarang:
a. merusak, merobek, dan mencoret bahan pustaka yang tercetak b. mencoret peralatan kantor dan dinding perpustakaan
c. melakukan kegiatan yang mengotori ruang perpustakaan
d. membuat gaduh/keributan yang mengganggu kegiatan pemustaka lain 12. Pada waktu keluar gedung/ruang perpustakaan pemustaka:
a. bersedia diperiksa oleh petugas perpustakaan
b. menunjukkan kepada petugas bahan pustaka yang dibawa keluar
37
BAB XIV
JAM LAYANAN PERPUSTAKAAN UBT
JAM LAYANAN PERPUSTAKAAN UBT
Jam pelayanan perpustakaan di UPT Perpustakaan UBT : Jam Layanan
Senin – Jum’at : 08.15-16.15 WITA; istirahat pukul 12.00-13.15 Wita Jam Kantor
Senin – Jum’at : 08.00-16.30 WITA; istirahat pukul 12.00-13.00 Wita
38
BAB XV PENUTUP
Hal-hal lain yang lain yang belum diatur didalam pedoman ini akan diatur tersendiri dalam Keputusan Rektor.
Prof. Dr. ADRI PATTON., M.Si NIP.196308151988031003
