PENGADILAN TINGGI AGAMA BANDUNG
JL. SOEKARNO HATTA NO.714 – TELP. (022) 7810365 / FAX. (022) 7810349 KODE POS 40293 homepage : www.pta-bandung.go.id / e-mail : [email protected] / [email protected]
B A N D U N G
Tanggal Revisi : -
Tanggal Efektif : 1 Februari 2011
Disahkan Oleh : Ketua Pengadilan Tinggi Agama Bandung Drs. H. Zainal Imamah, SH. MH.
STANDARD OPERATING PROCEDURES (S.O.P) PENGELOLAAN SURAT MASUK
SUB BAGIAN UMUM PENGADILAN TINGGI AGAMA BANDUNG
A. DASAR HUKUM
1. Undang Undang Nomor 48 Tahun 2009 tentang Kekuasaan Kehakiman
2. Undang Undang Nomor 3 Tahun 2009 tentang Perubahan Kedua Atas Undang Undang Nomor 14 Tahun 1984 tentang Mahkamah Agung RI 3. Undang Undang Nomor 50 Tahun 2009 tentang Perubahan Kedua Atas Undang Undang Nomor 7 tahun 1989 tentang Peradilan Agama 4. Undang Undang Nomor 17 Tahun 2003 Tentang Keuangan Negara
5. Peraturan Presiden RI Nomor 13 Tahun 2005 tentang Sekretariat Mahkamah Agung Republik Indonesia
6. Keputusan Ketua Mahkamah Agung RI Nomor : KMA/039/SK/X/1994 tentang Buku III - Pedoman Pelaksanaan Tugas dan Administrasi Pada Mahkamah Agung RI 7. Keputusan Ketua Mahkamah Agung RI Nomor : 143/KMA/SK/VIII/2007 tentang Buku I – Pedoman Pelaksanaan Tugas dan Administrasi Pada Mahkamah Agung RI 8. Keputusan Sekretaris Mahkamah Agung Nomor : MA/SEK/07/SK/111/2006 Tentang Organisasi dan tata kerja Sekretaris Mahkamah Agung RI
B. URAIAN KEGIATAN
NO KEGIATAN URAIAN KEGIATAN UNIT / PEJABAT TERKAIT
WAKTU UPT KASUBAG/
PANMUD PELAKSANA WASEK WAPAN PANSEK WAKIL
KETUA KETUA 1 Penerimaan Surat/Dokumen 1. Menerima surat (via Pos, Kurir, e-
mail, Faximile) dan meneliti kebenaran alamat surat, dengan ketentuan sebagai berikut :
Penerima
Surat 10 menit
a. Alamat Salah
1) Serahkan surat kepada Pengantar Surat untuk dikirmkan ke alamat Pengirim
Caraka 5 menit
2) Caraka/Pengantar Surat menyampaikan/mengembali kan surat yang salah alamat ke alamat alamat Pengirim b. Alamat Benar
Lanjut dengan membubuhkan paraf, jam dan tanggal saat surat diterima pada Lembar Pengantar atau tanda terima yang ada sebagai tanda bukti penerimaan surat
10 menit
Alamat Salah
Benar
PANMUD KETUA 2. Mensortir dan memisahkan surat
kedalam kelompok surat dinas dan surat pribadi
10 menit
a. Surat Pribadi
1) Serahkan surat kepada Caraka/Pengantar Surat untuk dikirmkan ke Ybs
Caraka 5 menit
2) Caraka/Pengantar Surat menyampaikan surat pribadi kepada Ybs
b. Surat Dinas
Lanjut pada kegiatan Mengatur/
menyusun surat kedalam setiap kelompok berdasarkan
penanganan masing-masing
10 menit
3. Menyampaikan semua surat yang telah disortir kepada Pengarah Surat (Kepala Sub Bagian Umum)
10 menit
60 menit 2 Pengarahan Surat/Dokumen 1. Membuka, membaca dan meneliti
kelengkapan surat serta sekaligus menentukan kualifikasinya (Biasa/
Penting/RHS/Pengaduan), dengan ketentuan sebagai berikut :
Kasubag
Umum 20 menit
a. Surat Rahasia dan Pengaduan 1) Mencatat ringkasan surat
yang meliputi Nomor Urut, Nomor Surat, Tanggal Surat, Tanggal Terima, Pengirim dan Isi Ringkas Surat, pada :
10 menit
a) Lembar Pengantar Surat (Bertindas dua : Putih dan Kuning)
b) Agenda Surat Masuk Rahasia/Pengaduan 2) Menyerahkan surat yang telah dicatat pada Lembar Pengantar Surat Rahasia dan Agenda Surat Masuk kepada :
5 menit
a) Surat Rahasia Sekpri/Ajudan untuk disampaikan ke
Pimpinan, setelah dicatat
Buku Agenda Surat RHS Sekpri
Ketua 15 menit
Penting/Biasa RHS/Aduan
Surat
Rahasia Pengaduan Surat Surat Pribadi
Dinas
PANMUD KETUA b) Surat Pengaduan
Operator Pengaduan untuk diadministrasi sebagaimana ketentuan penanganan Pengaduan
Pengelola
Pengaduan
b. Surat Penting dan Biasa Menentukan dan mencantum- kan kode masalah serta pengarahannya kemana surat tersebut disampaikan pada sudut kanan atas dengan pensil
10 menit
2. Menyerahkan surat-surat yang telah ditentukan kode dan pengarahan nya kepada Pencatat Surat untuk diadministrasi secara manual dan elektonik (e-Arsip)
5 menit
65 menit 3 Pencatatan Surat 1. Memberikan Nomor Urut surat
masuk (Penting dan Biasa) dengan menggunakan Numerator
Pencatat 10 menit
2. Memindai (scan) Surat Penting dan Surat Biasa menjadi e-Document dalam bentuk PDF yang telah diberi identitas/nama file (Sifat Surat – Indeks Surat – No. Urut – Tahun)
15 menit
3. Mencatat ringkasan surat yang meliputi Nomor Urut, Nomor Surat, Tanggal Surat, Tanggal Terima, Pengirim dan Isi Ringkas Surat, dengan ketentuan sebagai berikut :
Lama waktu sesuai Sifat Surat a. Surat Biasa, pada :
1) Lembar Pengantar Surat (Bertindasan dua: Putih dan Kuning)
5 menit
2) Agenda Surat Masuk Biasa 5 menit
3) Buku Monitor Surat 5 menit
4) Aplikasi e-Letter (SIAP) 10 menit
b. Surat Penting, pada :
1) Kartu Kendali (Bertindas tiga:
Putih, Kuning dan Merah) 5 menit
2) Lembar Disposisi (LD, bertin
das dua : Putih dan Kuning) 5 menit
3) Agenda Surat Masuk Penting 5 menit
4) Buku Monitor Surat 5 menit
5) Aplikasi e-Letter (SIAP) 10 menit
Penting/Biasa Pengaduan
PANMUD KETUA 4. Memisahkan Kartu Kendali (Putih)
untuk selanjutnya diserahkan pada Penata Arsip untuk dikelola sebagai arsip sebagaimana ketentuan Tata kerasipan
Penata
Arsip 10 menit
5. Menyerahkan surat-surat yang telah selesai dicatat dalam kartu kendali maupun lembar
pengantarnya kepada Pengantar Surat/Caraka
5 menit
65 menit 4 Penyampaian Surat Masuk Menyampaikan surat yang telah diberi
Kartu Kendali (Merah dan Kuning) atau diberi lembar Pengantar dan diberi Lembar Disposisi (LD) kepada Kepala Sub Bagian Umum untuk diarahkan
Caraka 10 menit
10 menit 5 Pengarahan dan Pemberian
Disposisi Surat/Dokumen
1. Menentukan dan mencantumkan arah penyampaian surat yang telah diberi Kartu Kendali (Merah dan Kuning) atau diberi lembar Pengantar dan diberi Lembar Disposisi (LD), dengan ketentuan :
Kasubag
Umum 15 menit
a. Surat Penting
Seluruhnya disampaikan kepada Pimpinan melalui Pansek dan Wasek/Wapan
1) Kepaniteraan
Langsung diarahkan kepada Wapan untuk dilanjutkan ke Pimpinan melalui
Panitera/Sekretaris dengan mencantumkan arah surat ke Wapan pada LD
2) Kesekretariatan
Langsung diarahkan kepada Wasek untuk dilanjutkan ke Pimpinan melalui Pansek dengan mencantumkan arah surat ke Wasek pada Lembar Disposisi (LD)
b. Surat Biasa
Diarahkan pada Sektor Pengolah dengan dengan mencantumkan arah surat pada Lembar Pengantar Surat, yaitu :
Kendali Putih
Non-Putih dan Suratnya
PANMUD KETUA 1) Surat Kepaniteraan kepada
Wakil Panitera
Kasubag Umum 2) Surat Kesekretariatan
kepada Wakil Sekretaris 2. Menyerahkan surat (Penting/Biasa)
yang telah diarahkan pada Lembar Disposisi/Lembar Pengantar Surat kepada Pengantar Surat/Caraka untuk diteruskan ke Pimpinan/Unit Pengolah/Unit Pengolah Teknis
5 menit
20 menit 6 Penyampaian Surat Masuk 1. Memilah surat yang telah diarahkan
pada Lembar Disposisi/Lembar Pengantar Surat yang
dikelompokan berdasarkan sifat surat (Penting/ Biasa)
Caraka 10 menit
2. Menyampaikan surat yang ber- Kartu Kendali (Merah dan Kuning) atau diberi Lembar Pengantar dan diberi Lembar Disposisi (LD) sesuai arah surat, dengan ketentuan :
5 menit
a. Surat Biasa 1) Kesekretariatan
Disampaikan kepada Wakil Sekretaris, kemudian : a) Dipelajari dan diarahkan
sesuai isi surat ke Unit Pengelola (Umum/
Keuangan/Kepegawaian)
Wakil
Sekretaris 25 menit
b) Menerima dan menindak lanjuti arahan Wasek, kemudian diarahkan ke Unit Pengolah Teknis (UPT) pada Sub Bagian masing-masing
Kepala Sub
Bagian 15 menit
c) UPT menerima surat, Kartu Kendali dan Lembar Pengantar untuk melaksanakan arahan Kasubag sesuai perihal surat masuk kemudian menyerahkan Kartu Kendali (Kuning) dan Lembar Pengantar (Kuning) ke Penata Surat
Unit Pengelola Teknis Sub Bagian (UPT)
10 menit
65 menit
Sifat Surat
Penting Biasa
Sektor
Sekretariat
Kepaniteraan
PANMUD KETUA 2) Kepaaniteraan
Disampaikan kepada Wakil Panitera, kemudian : a) Dipelajari dan diarahkan
sesuai isi surat ke Unit Pengelola (Panmud Banding/Panmud Hukum)
Caraka
Wakil
Panitera 30 menit
b) Menerima dan menindak lanjuti arahan Wasek, kemudian diarahkan ke UPT pada Panitera Muda masing-masing
Panitera
Muda 15 menit
c) UPT menerima surat, Kartu Kendali dan Lembar Pengantar untuk melaksanakan arahan Panitera Muda sesuai perihal surat masuk kemudian menyerahkan Kartu Kendali (Kuning) dan Lembar Pengantar (Kuning) ke Penata Surat
Unit Pengelola Teknis Sub Kepanitera an (UPT)
10 menit
55 menit b. Surat Penting
1) Kesekretariatan DISPOSISI NAIK
a) Disampaikan kepada Wakil Sekretaris kemudian diarahkan disposisi ke Pansek
Wakil
Sekretaris 15 menit
b) Disampaikan kepada Pansek kemudian diarahkan disposisi ke Pimpinan (Ketua/Wakil Ketua)
Panitera/
Sekretaris 15 menit
c) Dipelajari dan member kan kebijakan/perintah atas surat masuk kemudian diarahkan disposisi ke Pansek
Ketua 60 menit
DISPOSISI TURUN
d) Menerima dan menindak lanjuti disposisi Pimpinan, kemudian diarahkan ke Wakil Sekretaris
Panitera/
Sekretaris 30 menit
Kepaniteraan Penting Biasa
Sekretariat Sektor
Kepaniteraan
PANMUD KETUA e) Menerima dan menindak
lanjuti disposisi Pansek, kemudian diarahkan ke Unit Pengolah (Kasubag Umum/Kepegawaian/
Keuangan)
Wakil
Sekretaris 30 menit
f) Menerima dan menindak lanjuti disposisi Wakil Sekretaris, kemudian diarahkan ke Unit Pengolah Teknis (UPT) pada Sub Bagian masing- masing
Kepala Sub
Bagian 30 menit
g) UPT menerima surat, Kartu Kendali dan Lembar Pengantar untuk melaksanakan arahan Kepala Sub Bagian sesuai perihal surat masuk kemudian menyerahkan Kartu Kendali (Kuning) dan Lembar Pengantar (Kuning) ke Penata Surat
Unit Pengelola Teknis Sub Bagian (UPT)
30 menit
210 menit 2) Kepaniteraan
DISPOSISI NAIK
a) Disampaikan kepada Wakil Panitera kemudian diarahkan disposisi ke Pansek
Wakil
Panitera 15 menit
b) Disampaikan kepada Panitera/Sekretaris kemudian diarahkan disposisi ke Pimpinan (Ketua/Wakil Ketua)
Panitera/
Sekretaris 15 menit
c) Dipelajari dan member kan kebijakan/perintah atas surat masuk kemudian diarahkan disposisi ke Panitera/
Sekretaris
Ketua 60 menit
DISPOSISI TURUN
d) Menerima dan menindak lanjuti disposisi Pimpinan, kemudian diarahkan ke Wakil Panitera
Panitera/
Sekretaris 30 menit
Penting Sekretariat Penting
Kepaniteraan
PANMUD KETUA e) Menerima dan menindak
lanjuti disposisi Pansek, kemudian diarahkan ke Unit Pengolah (Panmud Banding/Panmud Hukum)
Wakil
Panitera 30 menit
f) Menerima dan menindak lanjuti disposisi Wakil Panitera, kemudian diarahkan ke Unit Pengolah Teknis (UPT) pada Sub Kepaniteraan masing-masing
Panitera
Muda 30 menit
g) Unit Pengolah Teknis (UPT) menerima surat, Kartu Kendali dan Lembar Pengantar untuk melaksanakan arahan Panitera Muda sesuai perihal surat masuk kemudian menyerahkan Kartu Kendali (Kuning) dan Lembar Pengantar (Kuning) ke Penata Surat
Unit Pengelola Teknis Sub Kepanitera an (UPT)
30 menit
TOTAL WAKTU SELURUH PEKERJAAN 755 menit
12,67 Jam 1,69 Hari Kerja
Bandung, Ketua
Drs. H. M. ZAINAL IMAMAH, SH. MH.
NIP. 150 110 573
Penting Kepaniteraan
