DIGITALISASI KOLEKSI ANTIQUARIAT DI PERPUSTAKAAN KHUSUS PUSAT PENELITIAN KELAPA SAWIT
SKRIPSI
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk memperoleh gelar Sarjana Sosial (S.Sos)
dalam Bidang Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi
PRADANA SANJAYA KISNO SIMARMATA 110709030
DEPARTEMEN STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
2016
i ABSTRAK
Simarmata, Pradana Sanjaya Kisno. 2016. Digitalisasi Koleksi Antiquariat di Perpustakaan Khusus Pusat Penelitian Kelapa Sawit.
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui proses digitalisasi koleksi antiquariat di Perpustakaan Khusus Pusat Penelitian Kelapa Sawit.
Pengumpulan data dilakukan dengan menggunakan metode wawancara mendalam dan studi kepustakaan. Teknik pengambilan informan dilakukan secara purposif (purposive sampling).Informan dalam penelitian ini adalah Kepala Perpustakaan dan pegawai pelaksana kegiatan digitalisasi koleksi antiquarat di Perpustakaan Khusus Pusat Penelitian Kelapa Sawit.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa Perpustakaan Khusus Pusat Penelitian Kelapa Sawit tidak memiliki pelestarian khusus dalam proses pelestarian/ pemeliharaan koleksi antiquariat.Proses digitalisasiyang dilakukan terhadap koleksi antiquariat dengan cara melakukan proses scanning menggunakan perangkat alih media yaitu Capture Atiz. Setelah proses scanning berjalan,file hasil scanning disimpan ke dalam komputer dalam format .pdf dan .jpg. Proses editing dan uploading terhadap koleksi antiquariat belum dilaksanakan, karena masih melakukan proses scanning terhadap seluruh koleksi antiquariat terlebih dahulu.
Perpustakaan Khusus Pusat Penelitian Kelapa Sawit tidak perlu lagi membeli alat alih media agar jilidannya tidak perlu dirusak karena sudah memiliki alat alih media khusus yaitu Capture Atiz. Untuk mengetahui inisiatif dalam penyelamatan koleksi antiquariat yang dilakukan oleh pihak perpustakaan menetapkan suhu ruangan penyimpanan koleksi pada 170C dan kelembapannya berada pada 55%RH, dilengkapi dengan pendingin ruangan yang hidup 24 jam. Perpustakaan Khusus Pusat Penelitian Kelapa Sawit memiliki banyak koleksi yang mengalami kerusakan seperti pada tulang buku yang sudah rusak dan lem-lem pada punggung buku sudah terkelupas sehingga sulit dalam penggunaannya, buku-buku yang tidak memiliki sampul, lembaran-lembaran buku yang lapuk sehingga sulit untuk membacanya dan usianya sudah tua.
Kata Kunci : Perpustakaan Khusus, Koleksi antiquariat
ii KATA PENGANTAR
Puji syukur Peneliti ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmat serta anugerah-Nya sehingga Peneliti dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul “Digitalisasi Koleksi Antiquariat di Perpustakaan Khusus Pusat Penelitian Kelapa Sawit”. Skripsi ini diselesaikan sebagai salah satu persyaratan untuk meraih gelar Sarjana Sosial (S.Sos) dalam bidang Ilmu Perpustakaan dan Informasi pada Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Secara khusus penulis mengucapkan terima kasih yang sedalam-dalamnya kepada Ayahanda Robinson Simarmata dan Ibunda Rubina Silalahi yang telah mencurahkan segenap cinta dan kasih sayang serta perhatian moril maupun materil kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.
Banyak pihak yang memberikan bantuan dalam penyelesaian skripsi ini baik itu saran, doa, motivasi, dorongan dan bimbingan. Pada kesempatan ini, penulis mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bapak Dr.Budi Agustono, MS, selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dr. Irawaty A. Kahar, M.Pd, selaku Ketua Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya dan Dosen Pembimbing I yang telah memberikan arahan, bimbingan dan saran sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.
iii 3. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd, selaku Dosen Pembimbing II yang
memberikan waktu, bimbngan dan pengarahan kepada penulis.
4. Ibu Himma Dewiyana, ST, M.Hum, selaku Penguji I yang telah memberikan saran yang bermanfaat dalam menyelesaikan skripsi ini sehingga menjadi lebih baik lagi.
5. Ibu Laila Hadri Nasution, S.Sos, M.P, selaku Penguji II yang telah memberikan saran yang bermanfaat dalam menyelesaikan skripsi ini.
6. Seluruh Staf Pengajar pada Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara yang telah mendidik Peneliti selama perkuliahan.
7. Abangda Yudi Purnomo, Amd, selaku staf administrasi program studi yang telah memberikan banyak bantuan kepada penulis dalam masa perkuliahan hingga akhir studi penulis.
8. Kepada Kepala Perpustakaan dan Pegawai pada Perpustakaan Khusus Pusat Penelitian Kelapa Sawit yang telah membantu dan memberikan informasi yang dibutuhkan Peneliti dalam penelitian ini.
9. Kepada Kakanda Prastika Berliana Margaretha Simarmata, S.Pd, dan adinda Pramayana Soputri Simarmata yang menjadi motivasi besar penulis untuk menyelesaikan skripsi ini.
10. Kepada Apfia Ernida Sinaga yang dianggap peneliti sebagai teman, sahabat, dan keluarga yang selalu memberikan semangat dan motivasi kepada penulis.
iv 11. Kepada teman-teman seperjuangan angkatan 2011 yang tidak mungkin
disebutkan namanya satu per satu. Terima kasih atas kebersamaan, semangat serta persaudaraan yang terjalin.
12. Kepada keluarga besar IMPUS, suatu pengalaman besar bagi penulis menjadi bagian dari organisasi yang dibangun dengan landasan kekeluargaan, memberikan banyak ilmu dan pelajaran berharga bagi penulis, terima kasih yang sebesar-besarnya.
13. Kepada Keluarga Besar Gerakan Mahasiswa Nasional Indonesia (GMNI) Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU, terimakasih atas doa dan semangatnya.
Tak akan cukup merangkum bantuan dan kebaikan sekian banyak orang dalam selembar kertas dan kalimat terbatas ini, maka itu penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya untuk seluruh pihak yang pernah bersama penulis.
Penulis menyadari bahwa penulisan skripsi ini masih jauh dari sempurna, sehingga penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun. Akhir kata penulis mengharapkan semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi seluruh pembacanya.
Medan, April 2016 Penulis
Pradana Sanjaya Kisno Simarmata 110709030
v DAFTAR ISI
Abstrak ... i
Kata Pengantar ... ii
DAFTAR ISI ... v
DAFTAR TABEL ... vii
DAFTAR GAMBAR ... . viii
DAFTAR LAMPIRAN………. ix
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah/Penelitian... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 6
1.3 Tujuan Penelitian ... 7
1.4 Manfaat Penelitian ... 7
1.5 Ruang Lingkup ... 7
BAB II KAJIAN PUSTAKA ... 8
2.1 Perpustakaan Khusus ... 8
2.1.1 Tujuan Perpustakaan Khusus ... 10
2.1.2 Fungsi Perpustakaan Khusus ... 11
2.1.3 Tugas Perpustakaan Khusus ... 12
2.2 Perpustakaan Digital ... 13
2.3 Digitalisasi ... 15
2.3.1 Pengertian Digitalisasi ... 16
2.3.2 Proses Digitalisasi ... 17
2.3.3 Tujuan Digitalisasi ... 20
2.3.4 Manfaat Digitalisasi ... 21
2.3.5 Pendistribusian ... 23
2.3.6 Sumber Daya Manusia ... 23
2.3.7 Kebijakan Digitalisasi ... 25
2.4 Koleksi Antiquariat ... 26
BAB III METODE PENELITIAN ... 28
3.1 Gambaran Umum (Latar Penelitian) ... 28
3.2 Lokasi dan Waktu Penelitian ... 28
3.3 Metode Penelitian Yang Digunakan ... 29
3.4 Data dan Sumber Data ... 30
vi
3.5 Prosedur Pengumpulan Data ... 30
3.6 Teknik Pengumpulan Data ... 32
3.7 Analisis Data ... 33
3.8 Pemeriksaan dan Pengecekan Keabsahan Data (Validity of Data) ... 36
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ... 38
4.1 Karakteristik Informan……… 38
4.2 Hasil Analisis Data ... 39
4.2.1 Pelestarian Koleksi Antiquariat ... 40
4.2.2 Proses Digitalisasi : Scanning, Editing, Uploading ... 41
4.2.3 AlatAlih Media ... 45
4.2.4 Inisiatif ... 47
4.2.5 Kondisi Koleksi Antiquariat ... 48
4.3Diagram Proses Digitalisasi Koleksi Antiquariat (Flow Chart) ... 50
4.4 Rangkuman Hasil Penelitian……….... 50
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 53
5.1 Kesimpulan ... 53
5.2 Saran ... 55
DAFTAR PUSTAKA ... 56
vii DAFTAR TABEL
Tabel 4.1 Karakteristik Informan...38 Tabel 4.4 Rangkuman Hasil Penelitian………...52
viii DAFTAR GAMBAR
Gambar 4.3 Diagram ProsesDigitalisasi Koleksi Antiquariat (Flow Chart)……...50
ix DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran I : Pedoman Wawancara...59
Lampiran II : Daftar Pertanyaan Wawancara………..60
Lampiran III : Hasil Transkip Wawancara ...62
Lampiran IV : Dokumentasi ...68
1 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah/ Penelitian
Pada era digitalisasi ini, informasi yang direkam tidak hanya dalam bentuk konfensional misalnya dalam bentuk buku, melainkan dalam berbagai bentuk media baik yang berbasis cetak maupun yang berbasis elektronik atau digital yang dapat diterima di perpustakaan sebagai sumber informasi. Perpustakaan merupakan sebuah ruangan atau gedung yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang disimpan menurut susunan tertentu dan digunakan oleh pengguna. Awalnya koleksi perpustakaanterbatas pada buku, majalah, jurnal atau bahan tercetak saja.
Dengan adanya penemuan media lain selain buku yang dapat menyimpan atau merekam informasi, maka perpustakaan menyediakan akses ke berbagai media penyimpanan informasi lainnya, sehingga ketika pengguna membutuhkan informasi, pengguna dapat dengan mudah untuk menemukannya.
Kebutuhan informasi dikalangan masyarakat dapat berbeda baik dalam kelompok maupun sebagai individu. Dengan adanya berbagai kalangan masyarakat sebagai pengguna informasi, perpustakaan terbagi menjadi beberapa jenis yang diketahui seperti perpustakaan umum, perpustakaan sekolah, perpustakaan perguruan tinggi dan perpustakaan khusus. Perpustakaan khusus yang mayoritas koleksinya berupa subyek khusus guna mendukung kegiatan instansi atau lembaga tertentu sebagai pusat penelitian, pusat kajian dan sebagainya. Perpustakaan khusus terbatas
2 dalam jenis-jenis koleksinya yaitu hanya menyediakan koleksi khusus yang berkaitan dengan misi dan tujuan dari organisasi atau lembaga yang memilikinya dan biasanya hanya memberikan pelayanan yang khusus hanya kepada staf organisasi atau lembaganya saja.
Perpustakaan sebagai sumber belajar memiliki berbagai jenis koleksi seperti koleksi berwujud cetak (seperti buku dan majalah) atau yang terekam (seperti kaset, CD, film, dan sebagainya) serta salah satu diantaranya merupakan koleksi Antiquariat. Koleksi antiquariat merupakan koleksi yang dipertimbangkan sebagai koleksi yang sudah berumur lebih dari 50 tahun dan mempunyai nilai tertentu(history). Jenis bahan pustaka antiquariat memiliki resiko kerusakan yang cukup tinggi baik secara internal (perpustakaan) itu sendiri maupun eksternal (lingkungan dan faktor manusia). Resiko kerusakan yang terjadi pada bahan pustaka seperti berdebu, robek, lembab, berjamur dan sebagainya.
Dari berbagai jenis kerusakan bahan pustaka, menyebabkan pelestarian bahan pustaka antiquariat harus direncanakan dengan baik dengan memperhatikan nilai kegunaan dan resiko kerusakan pada bahan pustaka. Tujuan dari kegiatan pelestarian bahan pustaka antiquariat adalah untuk mengumpulkan dan memelihara seluruh bahan pustaka demi kepentingan dimasa yang akan datang. Salah satu perpustakaan khusus yang memiliki banyak koleksi antiquariat adalah Perpustakaan Khusus Pusat Penelitian Kelapa Sawit yang berada di Jl. Brigdjen Katamso No. 51 Kampung Baru, Medan. Pentingnya peran bahan pustaka antiquariat yang dikoleksi oleh Perpustakaan Khusus Pusat Penelitian Kelapa Sawit (PPKS) sebagai salah satu
3 sumber informasi yang berguna bagi masyarakat maupun institusi itu sendiri, sehingga kelestarian bentuk fisik maupun informasi yang terkandung didalamnya harus tetap terpelihara dan terlindungi. Pelestarian meliputi berbagai kegiatan yang bertujuan untuk mencegah, menghentikan atau memperlambat kerusakan bahan pustaka.
Seiring dengan berkembangnya tekhnologi informasi, internet dan elektronik, kecenderungan pengguna menggunakan sumberdaya informasi elektronik baik yang bersifat ilmiah maupun yang non ilmiah semakin meluas di kalangan masyarakat mengakibatkan perpustakaan harus mengembangkan dan menyediakan jenis pelayanaan termasuk diantaranya layanan digital dengan menyediakan fasilitas akses informasi elektronik.
Salah satu fungsi perpustakaan adalah melestarikan bahan pustaka yang menjadi koleksinya. Pelestarian bahan pustaka merupakan salah satu kegiatan yang penting dalam upaya meningkatkan layanan informasi. Oleh karena itu, para pengelola dan pustakawan dituntut untuk dapat melaksanakan kegiatan pelaksanaan khusus, untuk menjaga kelestarian bahan pustaka dari kerusakan. Begitu juga dengan bahan pustaka antiquariat yang terdapat pada Perpustakaan Khusus Pusat Penelitian Kelapa Sawit (PPKS).
Saat ini koleksi yang dimiliki perpustakaan terdiri dari 8.636 judul buku tentang perkebunan khususnya mengenai sawit dan perkebunan umumnya, 224 judul majalah, jurnal dalam dan luar negeri serta 240 jurnal online melalui Proquest Agricultural Database dan Science Direct. Diantaranya terdapat bahan pustaka
4 koleksi antiquariat sebanyak kurang lebih 3.000 judul. Koleksi antiquariat yang ada memiliki subjek koleksi yang bervariasi khususnya subjek tentang tanaman keras/
tanaman tahunan, seperti tentang teh, karet, tembakau dan kelapa sawit. Subjek koleksi juga mencakup laporan tahunan yang dapat dijadikan sebagai sumber penelusuran sejarah.
Koleksi antiquariat memiliki kondisi fisik yang mudah rusak dikarenakan usia dari koleksi yang tua dan berumur lebih dari 50 tahun. Kondisi fisik koleksi yang mudah rusak merupakan salah satu hambatan dalam upaya pendayagunaannya.
Sehingga dalam upaya pelestariannya dilakukan pemeliharaan pada bahan pustaka antiquariat, agar koleksi bahan pustaka dapat berguna secara maksimal untuk kepentingan generasi yang akan datang. Kegiatan pelestarian koleksi antiquariat ini meliputi pelestarian bentuk fisik maupun pelestarian informasi yang terkandung dalam koleksi tersebut.
Pelestarian bahan pustaka melalui digitalisasi merupakan salah satu strategi perpustakaan dalam melestarikan koleksinya, terutama koleksi antiquariat.
Digitalisasi koleksi dilakukan dengan mengubah bentuk bahan pustaka dari bentuk tercetak kedalam betuk digital. Proses digitalisasi koleksi antiquariat memiliki peranan penting dalam penyebarluasan informasi kepada pengguna. Dengan adanya proses digitalisasi, koleksi-koleksi antiquariat yang terdapat pada Perpustakaan Khusus Pusat Penelitian Kelapa Sawit (PPKS) sudah lapuk karena dimakan usia tetap terjaga dan informasi yang terkandung di dalamnya tetap terpelihara.
5 Berdasarkan kondisi fisik koleksi antiquariat yang mudah rusak baik dari segi penjilidan maupun dari segi lembaran isi merupakan suatu hambatan dalam upaya pendayagunaannya. Selain hambatan kondisi fisik, terdapat juga kendala bahasa dikarenakanpada Perpustakaan Khusus Pusat Penelitian Kelapa Sawit (PPKS) koleksi antiquariat selain menggunakan bahasa Inggris tetapi juga menggunakan bahasa Belanda, Jerman, Perancis, Rusia dan Ceko.
Proses kegiatan alih media koleksi antiquariat sedang dilaksanakan di Perpustakaan Khusus Pusat Penelitian Kelapa Sawit (PPKS). Tujuan dilaksanakannya proses alih media agar koleksi tersebut dapat dengan mudah dalam penggunaannya, mudah dalam sistem temu kembali informasi, dapat menjadi dasar-dasar pengetahuan dalam melakukan penelitian, dan dapat menjadi sumber sejarah yang dipercaya karena bersumber dari pelaku sejarah.
Permasalahan yang muncul pada proses digitalisasi koleksi antiquariat di Perpustakaan Khusus Pusat Penelitian Kelapa Sawit terletak pada penggunaan perangkat keras untuk proses alih media. Proses digitalisasi koleksi antiquariat sedang dilakukan di Perpustakaan Khusus Pusat Penelitian Kelapa Sawit, perangkat alih media yang digunakan adalah Capture Atiz. Penggunaan alat alih media ini memudahkan dalam proses digitalisasi tanpa harus merusak kondisi fisik koleksi seperti jilidan maupun lembaran koleksi. Kerumitan yang muncul dalam penggunaan alat alih media tersebut, penggunaan kamera yang tidak mampu memperoleh hasil gambar yang jernih, masih terdapat bercak-bercak hitam pada hasil gambar yang disebabkan karena umur dari koleksi antiquariat yang sudah tua dan kerusakan-
6 kerusakan yang terdapat pada koleksi seperti berdebu, lembaran koleksi yang sobek, lembab, berjamur dan sebagainya. Sehingga pada penggunaan alat alih media tersebut harus menggunaan fokus kamera yang berbeda pada setiap koleksi seperti pada koleksi yang berbeda ukuran maupun kerusakan dari koleksi tersebut.
Koleksi antiquariat yang dimiliki Perpustakaan Khusus PPKS yang akan dialih media ke dalam bentuk digital kurang lebih 3.000 judul. Hingga saat ini, koleksi yang sudah di scan sebanyak 815 judul. Digitalisasi yang dilakukan masih pada tahap scanning, belum melalui tahap editing dan uploading. Proses digitalisasi yang dilaksanakan di Perpustakaan Khusus PPKS ini tergolong lambat, karena kegiatan digitalisasi koleksi antiquariat dimulai sejak awal tahun 2013 sampai sekarang.
Penulis menyadari jika proses kegiatan digitalisasi koleksi sebagai sarana pengembangan perpustakaan digital memiliki peranan penting dalam penyebarluasan informasi sehingga penulis tertarik untuk mengangkat judul “Digitalisasi Koleksi Antiquariat di Perpustakaan Khusus Pusat Penelitian Kelapa Sawit”.
1.2 Rumusan Masalah
Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimanakah proses digitalisasi koleksi antiquariat di Perpustakaan Khusus Pusat Penelitian Kelapa Sawit?
7 1.3 Tujuan Penelitian
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui proses digitalisasi koleksi antiquariat di Perpustakaan Khusus Pusat Penelitian Kelapa Sawit.
1.4 Manfaat Penelitian
Penelitian ini diharapkan mampu memberikan manfaat seperti :
1. Memberikan masukan kepada pihak pengelola bahan pustaka antiquariat di Perpustakaan Khusus Pusat Penelitian Kelapa Sawit dalam upaya menentukan kebijakan pelestarian informasi bahan pustaka.
2. Menjadi bahan rujukan bagi institusi atau pihak lain ingin melanjutkan penelitian mengenai proses digitalisasi bahan pustaka antiquariat.
3. Memberikan suatu sumbangsih literatur keilmuan dibidang pelestarian koleksi antiquariat melalui proses pendigitalan.
4. Memberikan pengetahuan tersendiri bagi penulis mengenai proses pendigitalan koleksi antiquariat serta hal lain yang berkaitan.
1.5 Ruang Lingkup Penelitian
Ruang lingkup dalam penelitian ini membahas mengenai proses digitalisasi koleksi antiquariat yang meliputi 5 kategori yaitu : pelestarian koleksi antiquariat, proses digitalisasi (scanning, editing, dan uploading), alat alih media, inisiatif, dan kondisi koleksi antiquariat pada Perpustakaan Khusus Pusat Penelitian Kelapa Sawit.
8 BAB II
KAJIAN PUSTAKA
2.1 Perpustakaan Khusus
Perpustakaan sebagai salah satu tempat penyedia informasi, sarana belajar, mewujudkan masyarakat gemar membaca, meningkatkan pengetahuan dan keterampilan. Sehingga perpustakaan merupakan sebuah lembaga yang melayani kebutuhan pengguna akan sumber-sumber pengetahuan dan informasi. Salah satunya adalah perpustakaan khusus, sebagai salah satu jenis perpustakaan yang dikembangkan bagi pengguna di lingkungan lembaga/ instansi yang bersangkutan yang mendukung kegiatan instansi/ lembaga tertentu sebagai pusat penelitian, pusat kajian dan sebagainya. Kedudukan perpustakaan berada dibawah wewenang sebuah instansi ataupun sebuah badan. Koleksi yang dimiliki perpustakaan khusus terbatas pada satu atau beberapa subjek saja, yang digunakan oleh pemakai yang berminat pada subjek tertentu saja.
Menurut Pedoman Umum Penyelenggaraaan Perpustakaan Khusus, Sukarman (1999:7) menyatakan bahwa perpustakaan khusus adalah :
Salah satu jenis perpustakaan yang dibentuk oleh lembaga (pemerintah/swasta) atau perusahaan asosiasi yang menangani atau mempunyai misi bidang tertentu dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan dilingkungannya baik dalam hal pengelolaan maupun pelayanan informasi pustaka dalam rangka mendukung pengembangan dan peningkatan lembaga maupun kemampuan sumberdaya manusia.
9 Sedangkan menurut Sutarno NS (2000:39) Perpustakaan Khusus adalah
“Tempat penelitian dan pengembangan, pusat kajian, serta penunjang pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia /pegawai”.
Hal yang sama juga dikemukakan oleh Hasugian (2009:81) Perpustakaan Khusus adalah “Perpustakaan yang diselenggarakan oleh lembaga atau instansi negara, pemerintah, pemerintah daerah ataupun lembaga atau instansi swasta yang layanannya diperuntukkan bagi pengguna di lingkungan lembaga atau instansi yang bersangkutan”.
Selain itu Purwono (2013:21) menyatakan bahwa Perpustakaan Khusus adalah “Perpustakaan yang memiliki koleksi pada subjek-subjek khusus (tertentu)”.
Beliau juga menjabarkan ciri-ciri perpustakaan khusus sebagai berikut:
a. Memberi informasi pada badan induknya, dimana perpustakaan itu berada (didirikan).
b. Tempatnya digedung-gedung pusat penelitian, asuransi, agen-agen serta badan usaha yang mengarah ke kegiatan bisnis.
c. Melayani pemakaian khusus pada organisasi induknya.
d. Cakupan subjeknya terbatas (khusus).
e. Ukuran perpustakaannya relative kecil.
f. Jumlah koleksinya relatif kecil.
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 tahun 2007 Tentang Perpustakaan Khusus disebutkan bahwa Perpustakaan Khusus adalah “Perpustakaan yang diperuntukkan secara terbatas bagi Pemustaka di Lingkungan Lembaga Pemerintah, Lembaga Masyarakat, Lembaga Pendidikan Keagamaan, Rumah Ibadah, Atau Organisasi Lain”.
10 Berdasarkan pengertian di atas dapat dinyatakan bahwa perpustakaan khusus adalah perpustakaan yang didirikan oleh instansi/ lembaga yang berada pada lembaga instansi itu sendiri, yang berguna mendukung pelaksanaan tugas instansi yang bersangkutan, memiliki peran dalam menyimpan, mengelola serta menyebarkan informasi untuk memenuhi kebutuhan informasi pengguna di perpustakaan khusus tersebut.
2.1.1 Tujuan Perpustakaan Khusus
Perpustakaan khusus dibangun untuk memenuhi kebutuhan pengguna dalam rangka mencapai misi dan tujuan suatu institusi/ lembaga yang mendirikannya.
Menurut Pedoman Perlengkapan Perpustakaan Khusus Hardjoparakoso (1991:3) Perpustakaan Khusus bertujuan sebagai berikut :
1) Tersedianya sarana dan prasarana perpustakaan serta koleksi dalam subyek tertentu untuk memenuhi kebutuhan anggota staf organisasi tertentu akan informasi meliputi ilmu pengetahuan, teknologi dan kehidupan.
2) Menciptakan kondisi dan mendorong masyarakat organisasi untuk mengembangkan dan memanfaatkan jasa layanan perpustakaan organisasinya untuk kemajuan anggota dan organisasi itu sendiri.
Sehubungan dengan pengertian di atas Hermawan dan Zen (2006:40) mengemukakan bahwa tujuan utama perpustakaan khusus adalah “Untuk mendukung tujuan organisasi. Umumnya layanan bersifat tertutup dan hanya melayani anggota organisasi”.
Sedangkan menurut Hasugian (2009:82) Tujuan Perpustakaan Khusus yaitu
“Perpustakaan hanya menyediakan koleksi khusus yang berkaitan dengan misi dan
11 tujuan dari organisasi atau lembaga yang memilikinya dan biasanya hanya memberikan pelayanan yang khusus hanya kepada staf organisasi atau lembaganya saja”.
Dari pendapat di atas dapat dikemukakan bahwa tujuan dari perpustakaan khusus adalah sebagai pusat informasi yang mendukung kelangsungan kegiatan lembaga dan memberikan layanan bagi masyarakat dilingkungan lembaga/ instansi yang bersangkutan.
2.1.2 Fungsi Perpustakaan Khusus
Adanya perpustakaan khusus dijadikan sebagai penunjang kegiatan suatu institusi yang menaunginya karena fungsi perpustakaan tersebut diantaranya adalah menyimpan, mengolah, memelihara dan menyebarluaskannya sebagai informasi yang dihimpun kepada pengguna baik dalam bentuk tercetak maupun dalam bentuk non tercetak.
Menurut buku Panduan Penyelenggaraan Perpustakaan Khusus Hardjoprakoso (1992:4) bahwa fungsi perpustakaan khusus adalah “Menyimpan dan menemukan kembali informasi serta menyebarkannya secara cepat”.
Sedangkan menurut Sutarno NS (2003:58) fungsi perpustakaan khusus adalah
“Tempat penelitian dan pengembangan, pusat kajian, serta penunjang pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia/ pegawai”.
Berdasarkan uraian di atas maka dapat dinyatakan bahwa fungsi perpustakaan khusus tidak jauh beda dengan perpustakaan lainnya, yaitu sebagai penyedia
12 informasi bagi pengguna, sebagai tempat pelestarian ilmu pengetahuan dan budaya, pusat dokumentasi dan rekreasi.
2.1.3 Tugas Perpustakaan Khusus
Perpustakaan khusus didalam suatu institusi memiliki tugas yang tidak jauh berbeda dari perpustakaan pada umumnya yakni menyimpan dan menyebarluaskan informasi kepada pengguna yang terdapat didalam insitusi tersebut.
Menurut buku Pedoman Umum Penyelenggaraaan Perpustakaan Khusus Sukarman (1999:8) mengemukakan Tugas pokok perpustakaan khusus adalah :
Melakukan kegiatan pengumpulan/ pengadaan, pengolahan, penyimpanan, dan pendayagunaan bahan pustaka bidang ilmu pengetahuan tertentu untuk memenuhi misi lembaga yang harus diemban dalam rangka mendukung organisasi induknya dan masyarakat yang berminat mengkaji/mempelajari disiplin ilmu bidang yang menjadi misi perpustakaan.
Sedangkan menurut Sutarno NS (2005:61) yang dikutip Suwarno (2009:41) bahwa tugas perpustakaan secara garis besar ada tiga, yaitu :
a. Tugas menghimpun informasi, meliputi kegiatan mencari, menyeleksi, mengisi perpustakaan dengan sumber informasi yang memadai/lengkap baik dalam arti jumlah, jenis, maupun mutu yang disesuaikan dengan kebijakan organisasi, ketersediaan dana, dan keinginan pemakai secara mutakhir.
b. Tugas mengelola, meliputi proses pengolahan, penyusunan, penyimpanan, pengemasan agar tersusun rapi, mudah ditelusuri kembali (temu balik informasi) dan diakses oleh pemakai, dan merawat bahan pustaka. Pekerjaan pengolahan mencakup pemeliharaan atau perawatan agar seluruh koleksi perpustakaan tetap dalam kondisi bersih, utuh, dan baik. Sedangkan kegiatan mengelola dalam pengertian merawat adalah kegiatan yang dilakukan dalam rangka preservasi dan konservasi untuk menjaga nilai-nilai sejarah dan dokumentasi.
c. Tugas memberdayakan dan memberikan layanan secara optimal.
Perpustakaan, sebagai pusat informasi yang menyimpan berbagai ilmu pengetahuan, memberikan layanan informasi yang ada untuk diberdayakan
13 kepada masyarakat pengguna, sehingga perpustakaan menjadi agen perkembangan ilmu pengetahuan dan informasi teknologi dan budaya masyarakat. Termasuk dalam tugas ini adalah upaya promosi dan publikasi serta sosialisasi agar masyarakat pengguna mengetahui dengan jelas apa yang ada dan dapat dimanfaatkan dari perpustakaan.
Menurut Hermawan dan Zen (2006:40) Tugas pokok perpustakaan khusus adalah “Memberikan layanan informasi kepada anggota atau staf lembaga dimana perpustakaan bernaung”.
Dari berbagai defenisi di atas dapat dinyatakan bahwa tugas perpustakaan khusus adalah memberikan layanan informasi kepada masyarakat untuk memenuhi kebutuhan bahan informasi dalam rangka mendukung pengembangan dan peningkatan lembaga maupun kemampuan sumberdaya manusia.
2.2 Perpustakaan Digital
Perubahan yang terjadi dari zaman ke zaman semakin membuktikan berkembangnya teknologi informasi yang telah memasuki era digital. Dengan berkembangnya teknogi informasi, internet dan elektronik, perpustakaan semakin memperbaiki sistem pelayanannya dengan cara membentuk perpustakaan digital.
Layanan ini digunakan dengan perangkat digital atau elektronik untuk mendukung pengguna dalam menemukan informasi dengan cepat.
Perpustakaan digital tidak harus berdiri sendiri secara fisik atau terpisah dari perpustakaan yang koleksinya berbasis cetak. Pepustakaan digital dapat merupakan bagian dari sistem pelayanan perpustakaan, hanya saja memakai prosedur kerja berbasis komputer dan sumberdaya digital. Perpustakaan digital menawarkan
14 kemudahan bagi pengguna untuk mengakses sumber-sumber elektronik pada waktu dan kesempatan yang terbatas. Konsep perpustakaan digital menekankan pada lingkungan suatu perpustakaan dimana berbagai dokumen tersimpan dalam format elektronik atau digital dan dapat diakses dan ditemukan kembali dalam format digital.
Menurut Widyawan (2005) “Perpustakaan digital itu tidak berdiri sendiri, melainkan terkait dengan sumber-sumber informasi lain dan pelayanan informasinya terbuka bagi pengguna di seluruh dunia”. Koleksi perpustakaan digital tidak terbatas pada dokumen elektronik pengganti bentuk tercetak saja, ruang lingkup koleksinya malah sampai pada artefak digital yang tidak bisa tergantikan oleh bentuk tercetak.
Sedangkan menurut Kusumah (2001) Digital Library belum didefinisikan secara jelas untuk dapat dijadikan standar atau acuan dalam dunia pendidikan. Namun demikian ia mengutip definisi yang dirangkum oleh Saffady sebagai berikut Digital Library adalah “Perpustakaan yang mengelola semua atau sebagian yang substansi dari koleksi-koleksinya dalam bentuk komputerisasi sabagai bentuk alternatif, suplemen atau pelengkap terhadap cetakan konvensional dalam bentuk mikro material yang saat ini didominasi koleksi perpustakaan”.
Salah satu definisi perpustakaan digital yang dapat dikutip dari Digital Library Federation mengatakan bahwa :
Perpustakaan digital berbagai organisasi yang menyediakan sumberdaya, termasuk pegawai yang terlatih khusus, untuk memilih, mengatur, menawarkan akses, memahami, menyebarkan, menjaga integritas, dan memastikan keutuhan karya digital, sedemikian rupa sehingga koleksi tersedia dan terjangkau secara ekonomis oleh sebuah atau sekumpulan komunitas yang membutuhkannya.
15 Defenisi yang sama mengenai perpustakaan digital dikemukakan oleh Subroto (2009) menyatakan bahwa perpustakaan digital adalah “Penerapan tehnologi informasi sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan, dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital”. Atau secara sederhana dapat dianalogikan sebagai tempat menyimpan koleksi perpustakaan yang sudah dalam bentuk digital.
Dari beberapapengertian di atas dapat dikemukakan bahwa perpustakaan digital sebagai perpustakaan yang memiliki, mengelola dan menyebarluaskan koleksinya dalam bentuk digital. Sehingga dalam mengakses informasinya melalui perangkat digital. Dalam kata lain, perpustakaan digital merupakan perpustakaan yang melayani pengguna dengan segala kemudahan.
2.3 Digitalisasi
Sebagian besar koleksi perpustakaan berupa buku atau bahan tercetak dengan bahan baku kertas. Koleksi tersebut membutuhkan pemeliharaan/ pelestarian dengan baik sehingga tidak menyebabkan terjadinya kerusakan fisik maupun nilai informasi dari koleksi tersebut. Kemajuan ilmu tehnologi informasi dan komunikasi mengharuskan perpustakaan memberikan layanan penyediaan informasi yang tepat kepada pengguna. Hal ini dapat dipenuhi dengan pemanfaatan fasilitas komputer, jaringan internet dan koleksi perpustakaan yang sudah dalam bentuk digital.
Teknologi komputer dan perkembangan jaringan informasi yang semakin canggih, mendukung perpustakaan digital menjadi solusi dalam proses pencarian
16 informasi oleh pengguna dengan cepat dan tepat. Bahan pustaka cetak dapat dibaca tanpa harus mengunjungi perpustakaan tempat bahan pustaka tersebut tersedia lagi, karena bahan pustaka tersebut sudah didigitalkan dan di upload ke internet, sehingga pengguna dapat langsung mengaksesnya dari mana saja. Agar bahan pustaka dapat di upload, maka bahan pustaka yang masih dalam bentuk tercetak harus dialih mediakan kedalam bentuk digital terlebih dahulu.
2.3.1 Pengertian Digitalisasi
Digitalisasi merupakan salah satu cara dalam melakukan pemeliharaan dan pelestarian naskah kuno, berkas yang dianggap penting dan berharga untuk digunakan dikemudian hari baik dalam bentuk foto, maupun tulisan.
Menurut Soemantri (2012:2), mengemukakan bahwa :
Alih media (digitalisasi) merupakan proses kegiatan merubah arsip tekstual menjadi arsip media baru (terbaca oleh komputer). Kegiatan Alih Media (Digitalisasi) Arsip menjadi pedoman baik unit pengolah maupun unit kearsipan di lingkungan perkantoran maupun perusahaan, dalam rangka menghemat ruangan, menghemat tenaga dan menghemat waktu untuk penyimpanan arsipnya.
Sedangkan menurut Kusumah (2001:15), menyatakan bahwa :
Digitalisasi ialah bagian dari pelestarian yang berupaya untuk menyelamatkan naskah-naskah kuno dengan memanfaatkan teknologi digital seperti soft file,foto digital, microfon, serta mengupayakan baik naskah duplikasinya agar dapat bertahan dalam jangka waktu yang relatif lama.
Dari beberapa defenisi di atas dapat dinyatakan bahwa digitalisasi merupakan kegiatan merubah bentuk bahan pustaka dari bentuk tercetak ke dalam bentuk digital
17 guna untuk menjaga nilai-nilai informasi yang terkandung dalam bahan pustaka dan mempermudah dalam penyebarluasan informasi kepada pengguna.
2.3.2 Proses Digitalisasi
Proses digitalisasi merupakan kegiatan yang tidak mudah dilaksanakan. Poses digitalisasi tidak hanya sekedar memindahkan informasi yang terdapat pada bahan pustaka tercetak ke dalam bentuk digital, tetapi juga memiliki serangkaian tahapan atau prosedur dalam pelaksanaan kegiatan digitalisasi.
Menurut Pendit (2007:241) Dalam dunia perpustakaan, proses digitalisasi adalah :
Sebuah proses yang mengubah dokumen tercetak menjadi dokumen digital.
Digitalisasi merupakan sebuah terminology untuk menjelaskan proses alih media dari bentuk cetak, audio, maupun video menjadi bentuk digital.
Digitalisasi dilakukan untuk membuat arsip dokumen bentuk digital, untuk fungsi fotokopi, dan untuk membuat koleksi perpustakaan digital. Tujuan Digitalisasi, tidak lain adalah untuk mendapatkan efisiensi dan optimalisasi dalam banyak hal antara lain efisiensi dan optimalisasi tempat penyimpanan, keamanan dari berbagai kerusakan koleksi bahan pustaka.
Sehubungan dengan penjelasan di atas,Pendit (2007:244-245) dalam bukunya yang berjudul Perpustakaan Digital : Perspektif Perpustakaan Perguruan Tinggi Indonesia, menjelaskan tentang proses digitalisasi yang dibedakan menjadi 3 (tiga) kegiatan utama, yaitu :
1. Scanning, yaitu proses memindai (men-scan) dokumen dalam bentuk cetak dan mengubahnya kedalam betuk berkas digital.
2. Editing, adalah proses mengolah berkas PDF didalam komputer dengan cara memberikan password, watermark, catatan kaki, daftar isi, hyperlink, dan sebagainya.
18 3. Uploading, proses pengisian (input) metadata dan meng-upload berkas
dokumen tersebut ke digital library.
Proses pembuatan dokumen digital menurut Saleh (2010:13) secara singkat dapat digambarkan sebagai berikut :
1. Seleksi dan pengumpulan bahan yang akan dibuat koleksi digital.
2. Pembongkaran jilid koleksi agar bisa dibacaalat pemindai (scanner).
3. Pembacaaan halaman demi halaman dokumen menggunakan alat pemindai yang kemudian disimpan dalam format file PDF.
4. Pengeditan.
5. Pembuatan serta pengelolaan metadata (basis data) agar dokumen tersebut dapat diakses dengan cepat.
6. Melengkapi basis data dokumen dengan abstrak jika diperlukan.
7. Pemindahan atau penulisan dokumen PDF serta basis data ke CD-ROOM atau DVD.
8. Penjilidan kembali dokumen yang sudah dibongkar.
Tahapan kegiatan menuju alih media koleksi perpustakaan seperti yang dinyatakan oleh Syamsuddin (2007) dalam artikel yang berjudul “Pemanfaatan alih media untuk pengembangan perpustakaan digital” adalah:
a. Menyusun perencanaan perpustakaan digital (Grand desain).
b. Persiapan SDM perpustakaan.
1) Memiliki kompetensi teknologi informasi dan komputer.
2) Melaksanakan pendidikan dan pelatihan SDM yang berkesinambungan.
3) Penyediaan fasilitas bagi pengguna jasa layanan informasi digital.
c. Penyiapan infrastuktur perpustakaan digital.
1) Penyiapan ruangan : ruang server, ruang koleksi, ruang baca, ruang reproduksi, ruang foto copy, ruang administrasi, dll.
2) Penggelaran jaringan komunikasi, LAN, WAN, Wireless, internet.
3) Pemasangan server, komputer terminal, komputer untuk database koleksi, scanner, printer, fotocopy, dll.
4) Instalasi software komputer dan menyiapkan buku-buku petunjuk teknis yang dibutuhkan untuk kelengkapan perpustakaan digital.
19 d. Kegiatan alih media koleksi perpustakaan.
1) Pembuatan daftar dan pengelompokkan koleksi yang akan dilakukan alih media.
2) Pengambilan koleksi dari ruang koleksi.
3) Melakukan scan menggunakan scanner terhadap koleksi sesuai urutan dalam daftar dan kelompok koleksi.
4) Pengecekan dan pencocokan kelengkapan hasil scan dan koleksi yang di scan.
5) Pengembalian koleksi ke ruang koleksi.
6) Hasil scan koleksi disimpan ke dalam database dan server termasuk membuat back up data, pemberian nama khusus terhadapdokumen untuk memudahkan proses temu kembali.
7) Hasil scan koleksi disiapkan dalam bentuk CD atau DVD untuk disimpan dalam ruang koleksi atau untuk kebutuhan diseminasi informasi.
8) File-file hasil scan koleksi dihubungkan ke dalam website perpustakaan digital agar bisa diakses oleh pengguna melalui jaringanLAN/ WAN/ internet.
9) Membuat buku petunjuk bagi pengguna tentang caramelakukan temu kembali / akses informasi dan peraturan-peraturanterhadap hak kekayaan intelektual (HaKI) terhadap koleksi bentukdigital.
e. Pengawasan, control, dan pengembangan perpustakaan digital ke depan.
Proses Alih Media dokumen Digital/Digitalisasi juga diatur pada PP. Nomor 88 Tahun 1999, tidak semata mata melakukan proses scanning saja tetapi adanya suatu proses dan tahapan yang harus dilalui, yaitu :
1. Melakukan identifikasi terhadap dokumen yang akan dialih mediakan meliputi : kondisi dokumen, ukuran, jenis, jumlah, kerahasiaan dan faktor lainnya.
2. Kerja sama dan komunikasi yang baik antara dua pihak pelaksana vendor alih media dengan user dalam menentukan SOP dan hasil yang ingin dicapai dalam proses alih media (penentuan nama, pola klasifikasi arsip, media penyimpanan kertas, securiy, format image yang digunakan, lokasi pekerjaan, termin waktu yang diinginkan dan sebagainya).
3. Proses cleaning dan sorting terhadap dokumen yang akan dilakukan proses scanning seperti pembersihan debu, pembukaan paper clip dan pemilahan dokumen yang tidak perlu serta dokumen ganda yang akan di scanning.
4. Quality control terhadap hasil dalam proses scanning untuk mendapatkan dan mencapai target hasil yang diinginkan.
20 5. Proses entry data kedalam pola klasifikasi yang telah ditentukan dalam
suatu sistem yang telah ditetapkan dalam SOP bersama.
6. Proses Back data hasil scanning baik image maupun database yang telah dilakukan dalam proses alih media dokumen digital.
Dari beberapa pengertian di atas dapat dikemukakan bahwa proses digitalisasi dilakukan dengan mengikuti beberapa tahapan-tahapan atau prosedur dalam pelaksanaan kegiatan digitalisasi. Proses digitalisasi dapat mencakup kegiatan- kegiatan yang disesuaikan dengan kebutuhan perpustakaan guna untuk memperoleh hasil dengan kualitas yang baik.
2.3.3 Tujuan Digitalisasi
Perpustakaan dalam melaksanakan kegiatan digitalisasi yaitu merubah bahan pustaka tercetak menjadi bahan pustaka digital memiliki tujuan yang disesuaikan dengan kebutuhan perpustakaan maupun pengguna perpustakaan. Dengan adanya kegiatan digitalisasi yang dilakukan perpustakaan terhadap bahan pustaka akan lebih mempermudah dalam akses terhadap koleksi.
Selain sebagai sarana untuk mempermudah penyebarluasan informasi, alih media juga berfungsi sebagai sarana preservasi terutama untuk dokumen-dokumen kuno atau yang sudah langka. Alih media dokumen kuno dan sudah langka menurut Hartinah (2009:16) dimaksudkan untuk :
1. Melestarikan nilai/ kandungan informasi.
2. Meningkatkan akses pada informasi dan pengetahuan yang tersembunyi.
3. Mempromosikan sumberdaya yang pernah ada (sejarah, budaya, Pengetahuan, dll).
4. Mempromosikan instansi /lembaga sumber dokumen.
21 Alih media sebagaimana diatur pada PP. Nomor 88 Tahun 1999 Tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam Mikrofilm atau Media Lainnya adalah alih media ke micro film dan media lain yang bukan kertas dengan keamanan tinggi seperti misalnya CD Rom dan Worm. Dengan demikian alih media yang dimaksud adalah transfer informasi dari rekaman yang berbasis kertas kedalam media lain dengan tujuan efisiensi.
Alih Media dokumen adalah proses alih media dari data hardcopy ke softcopy (digital). Sehingga data atau dokumen dalam format digital diharapkan dapat meningkatkan kinerja di lingkungan instansi yang terlibat langsung dalam penggunaan dokumen, baik dalam pencarian data maupun untuk update data. Proses pekerjaan alih media dari hardcopy ke digital akan membutuhkan waktu kerja dan alur kerja yang terbagi atas tahapan-tahapan yang tercakup secara integratif.
Dari pengertian di atas dapat dikemukakan bahwa kegiatan digitalisasi bertujuan untuk melestarikan nilai informasi,menghemat ruang penyimpanan, sebagai sarana preservasi, memudahkan dalam temu kembali informasi, serta memudahkan dalam menyebarkan informasi kepada pengguna.
2.3.4 Manfaat Digitalisasi
Perpustakaan memiliki alasan tersendri dalam melaksanakan kegiatan digitalisasi terhadap bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan. Kegiatan digitalisasi yang dilakukan perpustakaan disesuaikan dengan kebutuhan perpustakaan yang bersangkutan serta kemampuan dalam melaksanakannya.
22 Menurut Erika (2011) Digitalisasi manuskrip merupakan proses pengalihan manuskrip dari bentuk aslinya ke dalam bentuk digital atau menyalinnya dengan melakukan scanning (scanner) atau memfotonya dengan kamera digital. Digitalisasi naskah dilakukan agar isi kandungan dari naskah tetap terjaga jika sewaktu-waktu fisik naskah tersebut sudah tidak dapat dipertahankan lagi. Digitalisasi memiliki manfaat antara lain:
a. Mengamankan isi naskah dari kepunahan agar generasi seterusnya tetap mendapatkan informasi dari ilmu-ilmu yang terkandung dari naskah tersebut.
b. Mudah digandakan berkali-kali untuk dijadikan cadangan (back up data).
c. Mudah untuk digali informasinya oleh para peneliti jika di-upload ke sebuah alamat web.
d. Dapat dijadikan sebagi obyek promosi terhadap kekayaan bangsa.
Manfaat digitalisasi yang dikemukakan oleh Chisenga (2003) sebagai berikut:
a. Penambahan koleksi yang lebih cepat dengan kualitas yang lebih baik.
b. Dapat mempecepat akses sehingga informasi yang dibutuhkan dapat sesegera mungkin di dimiliki dan di manfaatkan oleh para pengguna perpustakaan.
c. Tentunya dapat dikoneksikan lebih cepat apabila sistem digitalisasi digunakan di seluruh area kampus dengan jaringan,baik jaringan LAN maupun jaringan internet atau apapun itu yang berhubungan untuk mendapatkan koneksi sistem digitalisasi tersebut.
d. Pengguna dapat mengakses bukan hanya dalam bentuk format tercetak tetapi juga bisa mengakses dalam bentuk format suara , gambar , video dan masih banyak lagi lainnya .
Dari pengertian di atas dapat dinyatakan bahwa manfaat digitalisasi adalah mengamankan isi bahan pustaka dari kepunahan, dapat dijadikan sebagai dokumen cadangan, dan mempermudah pengguna dalam akses informasi yang dibutuhkan.
23 2.3.5 Pendistribusian
Tahap akhir dari proses digitalisasi ini adalah tahap pendistribusian koleksi yang sudah didigitalisasikan. Pendistribusian merupakan salah satu tujuan dari digitalisasi karena informasi yang terkandung dalam koleksi yang didigitalisasi dapat digunakan kembali dengan baik oleh pengguna informasi.
Gardito (2002:19), mengemukakan bahwa:
Sistem pendistribusian informasi digital dapat dilakukan melalui situs web dari masing-masing perwakilan atau dari badan/asosiasi yang menjadi pusat pengelolaan kandungan informasi lokal. Informasi yang dilayankan dapat berupa teks dan gambar. Untuk karya yang berupa teks yang sudah dikategorikan wewenang publik (public domain) maka secara penuh/keseluruhan (fulltext) dapat dilayanankan kepada masyarakat, demikian pula halnya untuk karya lukisan maupun gambar. Lain halnya dengan apabila karya tersebut masih dilindungi hak cipta untuk mendistribusikannya secara luas dalam bentuk digital.
Dari pengertian di atas dapat dinyatakan bahwa pendistribusian informasi harus dilakukan semaksimal mungkin dengan menggunakan media-media pendukung seperti situs web, CD ROOM, dll. Dengan tujuan informasi yang terkandung dalam koleksi yang didigitalisasi digunakan kembali dengan baik oleh pengguna informasi.
2.3.6 Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia merupakan hal penting yang tidak dapat dipisahkan dalam aktivitas-aktivitas yang dimiliki oleh perpustakaan. Tanpa Sumber daya manusia, seluruh aktivitas atau roda kegiatan perpustakaan tidak akan berjalan dengan baik. Dalam proses digitalisasi, dibutuhkan keterampilan sumber daya manusia yang handal untuk menjalankan kegiatan digitalisasi.
24 Deegan & Tanner (2002:216) mengemukakan bahwa “hal yang membuat perpustakaan berarti adalah karena adanya pustakawan yang bekerja disana, mengumpulkan informasi-informasi dan sumbernya kepada komunitas yang berbeda- beda, baik minat ilmiah, publik, perusahaan, pemerintah, atau minat khusus”.
Semua aspek dari manajemen sumber daya manusia harus ditentukan pada saat tahap perencanaan dari aktivitas digitalisasi, khususnya bagi manajer senior atau direktur untuk mengerti dampak dari digitalisasi pada organisasi dan sumber daya manusia itu sendiri, Hughes(2004:96-97). Lebih lanjut, Hughes membagi dua ranah sumber daya yang harus diperhatikan pada saat perencanaan, yakni:
1. Sumber daya yang akan terlibat dalam kegiatan digitalisasi (siapa yang akan melakukan scaning, website desain, dan sebagainya). Untuk ranah ini diperlukan staf yang sesuai untuk masing-masing pekerjaan dan juga staf yang mengatur dan mengevaluasi pekerjaan mereka.
2. Sumber daya manusia yang akan melanjutkan pengaturan dari hasil-hasil pengerjaan proyek setelah proyek digitalisasi tersebut telah usai (sumber daya manusia yang kedua ini dimaksudkan sebagai staf pekerja untuk pengoperasian dan pemeliharaan hasil dari proyek digitalisasi yang sudah ada untuk jangka waktu yang lama atau seterusnya).
Jones (2001) memberikan pandangan bahwa “digitalisasi membutuhkan keahlian baru. Perencanaan proyek harus menyediakan kesempatan bagi staf tetap untuk belajar tehnologi baru tersebut”.
Dari beberapa pengertian di atas dapat dikemukakan bahwa sumber daya manusia perpustakaan harus memiliki keahlian khusus dalam kegiatan digitalisasi pada perpustakaan. Sumber daya manusia yang handal merupakan penggerak roda perpustakaan dan keterampilan sumber daya manusia yang melaksanakan aktivitas- aktivitas pada perpustakaan.
25 2.3.7 Kebijakan Digitalisasi
Perpustakaan hendaknya memiliki kebijakan dalam melakukan kegiatan digitalisasi. Setiap perpustakaan memiliki kebijakan masing-masing terhadap pemilihan koleksi bahan pustaka. Kebijakan digitalisasi diadakan melihat situasi dan kondisi serta yang menjadi kebutuhan yang paling prioritas dalam perpustakaan.
Standar Operasional Prosedur Perpustakaan PTA Makassar (2008:10) Untuk menjamin kelancaran operasional proses digitalisasi bahan perpustakaan diperlukan kebijakan atau aturan sbb:
1. Pernyataan dukungan terhadap inisiatif digitalisasi koleksi Perpustakaan;
2. Bahan perpustakaan yang akan didigitalisasi termasuk semua disertasi, tesis, skripsi, dan karya lainnya merupakan teks lengkap, mulai dari halaman judul hingga lampiran;
3. Untuk melindungi karya tersebut, dipilih format PDF (Portable Document Format) sebagai jenis berkas digital karya. Melalui format ini, berkas tersebut bisa diatur ”hanya baca” atau read only dan diberikan password sebagai pengamannya. Menentukan jenis proteksi yang akan diterapkan pada koleksi digital ini, apakah boleh dicetak atau tidak, apakah perlu diberi password atau tidak, apakah bisa diedit atau tidak, dan lain-lain.
4. Menetapkan mekanisme layanan koleksi digital, misalnya apakah koleksi digital tersebut dapat diunduh, atau dikirim secara offline, dan sebagainya.
Dari keterangan di atas dapat diketahui bahwa kebijakan dalam proses digitalisasi perlu diadakan sebaik mungkin untuk menjamin hasil dari proses digitalisasi seperti yang dilaksanakan oleh Perpustakaan PTA Makassar.
26 2.4 Koleksi Antiquariat
Buku merupakan salah satu koleksi cetak yang terdapat pada perpustakaan yang menjadi sumber informasi bagi penggunanya. Begitu juga dengan koleksi antiquariat yang merupakan sebuah koleksi cetak yang terdapat pada koleksi perpustakaan yang telah berusia lebih dari 50 tahun dan merupakan salah satu koleksi langka. Sehingga, koleksi antiquariat merupakan sebuah koleksi yang biasa disebut dengan koleksi langka.
Pengertian Antiquariatmenurut Merriam-Webster “relating to the collection and study of valuable old things (such as old books)”.
Sedangkan antiquariatmenurut Kernerman Webster College Dictionary dalam www.thefreedictionary.com “of value because of age or rarity: antiquarian books. dealing or interested in such objects”.
Menurut Arrasyid (2014) antiquarian books atau dapat disebut juga sebagai antiquariat/rare books adalah “ Koleksi buku yang bernilai dikarenakan langka dan usianya yang lebih dari 50 tahun”.
Forum Pustakawan Departemen Pertanian berpendapat Antiquariat atau rare books adalah “Koleksi yang dipertimbangkan sebagai koleksi yang sudah berumur lebih dari 50 tahun dan mempunyai nilai tertentu”.
Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Propinsi DIY mendefenisikan koleksi langka, pustaka langka atau disebut juga antique books adalah “Suatu jenis koleksi yang memiliki ciri-ciri : tidak diterbitkan lagi, sudah tidak beredar di pasaran, susah
27 untuk mendapatkannya, mempunyai kandungan informasi yang tetap, memiliki informasi kesejarahan”.
Susanto Zuhdi (2009) mengatakan "langka" berarti tinggal sedikit atau nyaris punah, sedangkan pengertian "tua" lebih mengarah pada usia. Pengertian langka dan tua lebih identik pada kondisi materi koleksi itu sendiri. Jadi koleksi langka dapat diartikan koleksi yang sudah tidak terbit lagi, sekalipun usianya belum begitu lama.
Dari beberapa pengertian di atas dapat dinyatakan bahwa koleksi antiquariat merupakan sebuah koleksi cetak yang langka dan bernilai tinggi karena memilki nilai informasi tertentu yang sudah tua karena usia koleksinya sudah mencapai lebih dari 50 tahun.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa digitalisasi merupakan kegiatan merubah bentuk bahan pustaka dari bentuk tercetak ke dalam bentuk digital guna untuk menjaga nilai-nilai informasi yang terkandung dalam bahan pustaka dan mempermudah dalam penyebarluasan informasi kepada pengguna dengan indikator : pelestarian koleksi antiquariat, proses digitalisasi (scanning, editing, dan uploading), alat alih media, inisiatif, dan kondisi koleksi antiquariat dalam proses digitalisasi koleksi antiquariat pada Perpustakaan Khusus Pusat Penelitian Kelapa Sawit.
28 BAB III
METODE PENELITIAN
3.1 Gambaran Umum (Latar Penelitian)
Perpustakaan Khusus Pusat Penelitian Kelapa Sawit dalam tahap melakukan penyelamatan koleksi-koleksi tua dengan melakukan proses alih media. Saat ini koleksi yang dimiliki Perpustakaan Khusus PPKS terdiri dari 8.636 judul buku tentang perkebunan khususnya mengenai sawit dan perkebunan umumnya, 224 judul majalah, jurnal dalam dan luar negeri serta 240 jurnal online melalui Proquest Agricultural Database dan Science Direct. Diantaranya terdapat bahan pustaka koleksi antiquariat sebanyak kurang lebih 3.000 judul. Koleksi antiquariat memiliki kondisi fisik yang mudah rusak dikarenakan usia koleksi yang tua dan berumur lebih dari 50 tahun. Kegiatan alih media koleksi antiquariat telah berjalan di Perpustakaan Khusus PPKS. Kegiatan alih media tersebut telah dilaksanakan sejak akhir tahun 2013. Hingga saat ini sudah terdapat 815 judul buku koleksi antiquariat yang telah dialih media kedalam bentuk digital yang terdiri dari berbagai judul buku dan bermacam bahasa.
3.2 Lokasi dan Waktu Penelitian
Penelitian ini dilaksanakan secara substantif padaPerpustakaan Khusus Pusat Penelitian Kelapa Sawit, yang berlokasi di Jln. Brigjen Katamso No. 51 Kampung Baru, Medan. Pengambilan data direncanakan pada bulan Februari 2016.
29 3.3 Metode Penelitian yang Digunakan
Metode penelitian yang digunakan adalah dengan menggunakan pendekatan kualitatif deskriptif. Menurut Bodgan dan Taylor dalam Meleong (2000:3) mendefenisikan metodologi kualitatif sebagai “Prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif, berupa kata-kata yang tertulis atau lisan dari orang- orang dan perilaku yang dapat diamati”.
Pendekatan kualitatif diharapkan mampu menghasilkan uraian yang mendalam tentang ucapan, tulisan, dan atau perilaku yang dapat diamati melalui individu, kelompok, masyarakat, dan atau organisasi tertentu dalam suatu setting konteks tertentu yang dikaji dari sudut pandang yang utuh, komprehensif, dan holistik. Penelitian kualitatif bertujuan untuk mendapatkan pemahaman yang sifatnya umum terhadap kenyataan sosial dari perpektif partisipan.
Dalam penelitian ini, peneliti hanya menggambarkan keadaan atau situasi yang terjadi pada saat sekarang berdasarkan survey yang telah dilakukan dengan cara wawancara dan observasi. Hasil dari penelitian berupa penjelasan secara deskripsi yang menggunakan kalimat-kalimat, catatan, rekaman audio-visual yang akan diteliti, dianalisis dan dijelaskan oleh peneliti.
30 3.4 Data dan Sumber Data
Sumber data yang diperoleh peneliti untuk melengkapi data-data dalam kegiatan penelitian terdiri dari 2 sumber, antara lain:
1. Data Primer
Data primer penelitian ini adalah hasil dari wawancara dan pengamatan penulis berupa kata-kata, sikap dan pemahaman dari subjek yang diteliti sebagai dasar utama melakukan interpretasi data. Sumber data primer pada penelitian ini diperoleh peneliti dari informan di Perpustakaan Khusus Pusat Penelitian Kelapa Sawit.
2. Data Sekunder
Data sekunder adalah berbagai sumber tertulis yang memungkinkan untuk dimanfaatkan dalam penelitian ini dan akan digunakan semaksimal mungkin demi mendorong keberhasilan penelitian ini. Sumber data sekunder pada penelitian ini diperoleh peneliti dari buku, majalah, artikel dan jurnal yang mengulas tentang proses kegiatan digitalisasi koleksi.
3.5 Prosedur Pengumpulan Data
Prosedur pengumpulan data dilakukan dengan tahapan-tahapan. Adapun proses penelitian yang akan dilakukan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
31 1. Mengidentifikasi Informan
Informan merupakan orang yang benar-benar mengetahui permasalahan yang akan diteliti dan bersedia memberikan informasi kepada peneliti.
Dalam penelitian kualitatif, informan sangat memiliki posisi terpenting sebagai narasumber dalam penelitian. Informan merupakan tumpuan pengumpulan data bagi peneliti dalam mengungkap permasalahan penelitian Sutopo (2002:50).Informan dalam penelitian ini adalah kepala perpustakaan dan pegawai pelaksana kegiatan digitalisasi koleksi antiquarat di Perpustakaan Khusus Pusat Penelitian Kelapa Sawit. Dari kedua informan tersebut, peneliti akan melakukan wawancara guna memperoleh data dan informasi yang lengkap dan akurat. Hal ini dilakukan dengan cara mensurvei terlebih dahulu pada lokasi Perpustakaan Khusus Pusat Penelitian Kelapa Sawit.
2. Menentukan Informan
Penentuan informan dalam penelitian ini adalah memilih informan yang dianggap mengetahui dan mampu memberikan keterangan terhadap masalah yang diteliti. Teknik pengambilan informan dilakukan secara purposif. Purposive sampling adalah “Teknik penentuan sampel dengan pertimbangan tertentu” Sugiyono (2006:61). Informan dalam penelitian ini adalah kepala perpustakaan dan pegawai pelaksana kegiatan digitalisasi koleksi antiquariat yang berjumlah satu orang. Informan pertama yaitu
32 Kepala Perpustakaan Khusus PPKS yang bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan digitalisasi koleksi yaitu alih media koleksi antiquariat. Selanjutnya informan yang kedua yaitu seorang pegawai perpustakaan yang ditugaskan untuk melakukan kegiatan digitalisasi koleksi antiquariat pada perpustakaan.
3.6 Teknik Pengumpulan Data 1. Wawancara
Wawancara adalah “percakapan yang dilakukan dengan maksud tertentu dan dilakukan oleh dua pihak yaitu pewawancara (interviuwer) yang mengajukan pertanyaan dan yang diwawancarai (interviuwe) yang memberikan jawaban pertanyaan itu” Moleong (2002:135). Tujuan wawancara adalah untuk mengumpulkan data dan informasi yang lengkap, akurat, dan adil. Pedoman wawancara diperlukan agar tidak menyimpang dari tujuan penelitian. Pada penelitian ini, peneliti mewawancarai informan yang telah ditentukan yaitu Kepala Perpustakaan Khusus PPKS dan pegawai pelaksana kegiatan digitalisasi koleksi antiquariat dengan mengggunakan pedoman wawancara. Selain itu, peneliti menggunakan alat bantu berupa perekam suara dan alat tulis sebagai pendukung kegiatan wawancara.
33 2. Observasi
Arikunto (2002:146) mendefinisikan bahwa observasi adalah “kegiatan yang meliputi pengamatan terhadap objek yang menggunakan seluruh aspek indera”.Observasi yang dilakukan peneliti dalam penelitian ini adalah melakukan pengamatan langsung terhadap kegiatan digitalisasi koleksi antiquariat pada Perpustakaan Khusus Pusat Penelitian Kelapa Sawit.
3. Dokumentasi
Menurut Gulo (2002:123) dokumentasi adalah “Metode pengumpulan data dengan cara mencatat berbagai kegiatan atau peristiwa pada waktu yang lalu”. Peneliti juga melakukan studi dokumentasi demi menunjang kelengkapan data yaitu melalui buku laporan, majalah, jurnal, artikel yang tersedia dalam media online, dan mencatat seluruh hasil pengamatan langsung yang dilakukan peneliti, mengambil foto kegiatan alih media yang sedang dilakukan serta merekam suara informan pada saat berlangsungnya wawancara yang dilakukan oleh peneliti.
3.7 Analisis Data
Pendapat Patton, yang dikutip Moleong (2002:103) menjelaskan bahwa
“analisis data adalah proses mengatur urutan data, mengorganisasikannya ke dalam suatu pola, kategori, dan satuan uraian dasar”.
34 Dari keterangan di atas dapat diperoleh informasi bahwa kegiatan analisis data merupakan suatu kegiatan dimana data yang diperoleh dari hasil pengumpulan data yang menggunakan metode wawancara diorganisasikan dan diproses sedemikian rupa menurut pola tertentu. Kegiatan analisis data dapat dilakukan saat proses pengumpulan data berlangsung dan juga setelah kegiatan pengumpulan data.Analisis data merupakan upaya mencari dan menata secara sistematis catatan hasil observasi, wawancara dan lainnya untuk meningkatkan pemahaman peneliti tentang kasus yang diteliti dan menyajikannya sebagai temuan kepada orang lain. Miles dan Huberman (2010) menyatakan bahwa terdapat tiga macam kegiatan analisis data.Adapun tahapan-tahapan yang harus dilakukan diantara adalah sebagai berikut:
1. Reduksi Data
Reduksi data yang dilakukan dengan cara menyeleksi data-data yang penting untuk penelitian, meyusun data, selanjutnya mengelompokkan berdasarkan hal-hal yang terfokus dan penting. Kemudian membuat laporan data deskriptif yang berkaitan dengan proses digitalisasi koleksi antiquariat. Pada penelitian ini peneliti melakukan beberapa langkah untuk mereduksi data tersebut diantaranya (1) peneliti memproses pemilihan data atas dasar tingkat relevansi dan kaitannya dengan setiap kelompok data, peneliti memilih data digitalisasi koleksi antiquariat. (2) peneliti menyusun data dalam satuan-satuan yang sejenis sebagai kegiatan kategorisasi. (3) peneliti membuat koding data sesuai dengan kisi-kisi
35 kerja penelitian. Disini peneliti membuat data sesuai hasil wawancara dan observasi di Perpustakaan Khusus Pusat Penelitian Kelapa Sawit.
2. Display Data
Display data diartikan sebagai sekumpulan informasi tersusun yang memberikan kemungkinan adanya penarikan kesimpulan dan pengambilan tindakan. Dengan penyajian data, peneliti akan dapat memahami apa yang sedang terjadi dan apa yang harus dilakukan berdasarkan pemahaman tentang penyajian data. Pada penelitian ini, peneliti mengumpulkan data dari informan di Perpustakaan Khusus Pusat Penelitian Kelapa Sawit.
Setelah mengumpulkan data tersebut, peneliti kemudian mencoba memahami data yang telah didapat dari informan tersebut, kemudian peneliti menyajikan data yang telah diperoleh dari informan berupa kegiatan digitalisasi koleksi antiquariat di Perpustakaan Khusus Pusat Penelitian Kelapa Sawit.
3. Mengambil Keputusan dan Verifikasi
Peneliti mencoba mengambil sebuah kesimpulan dari data yang dikumpulkan. Kesimpulan itu awalnya masih kabur dan diragukan, tetapi dengan semakin bertambahnya data, maka kesimpulan tersebut semakin berkembang serta harus diverifikasi selama penelitian berlangsung. Pada penelitian ini peneliti menarik kesimpulan dari hasil observasi dan
36 wawancara terhadap informan, kemudian untuk lebih menguji kebenaran dari data tersebut, maka data tersebut diverifikasi sehingga peneliti mendapatkan data yang akurat dan jelas.
3.8 Pemeriksaan dan Pengecekan Keabsahan Data (Validity of Data)
Dalam menguji keabsahan data dalam penelitian, maka peneliti menggunakan beberapa metode triangulasi, yaitu teknik yang dilakukan dengan meminta penjelasan lebih lanjut. Menurut Pawito (2007:99-100) jenis teknik triangulasi yaitu:
1. Triangulasi Data
Menggunakan berbagai sumber data primer dan data sekunder. Data primer adalah hasil wawancara dan hasil observasi. Peneliti mewawancarai informan yaitu Kepala Perpustakaan Khusus PPKS dan pegawai pelaksana kegiatan digitalisasi koleksi antiquariat untuk memperoleh data yang lebih lengkap disertai dengan observasi dan dokumentasi yang dilakukan oleh peneliti pada Perpustakaan Khusus PPKS. Data sekunder adalah berbagai sumber tertulis yang digunakan dalam penelitian ini guna mendorong keberhasilan penelitian, diantaranya buku-buku literatur, internet, dan dokumen lainnya yang berhubungan dengan penelitian.
37 2. Triangulasi Teori
Penggunaan berbagai teori yang berlainan untuk memastikan bahwa data yang dikumpulkan sudah memasuki syarat. Pada penelitian ini, berbagai teori telah dijelaskan pada bab II untuk dipergunakan dan menguji terkumpulnya data tersebut serta diperkuat dengan artikel, jurnal, dan buku yang mengulas tentang digitalisasi koleksi.
3. Triangulasi Metode
Triangulasi metode dilakukan dengan cara membandingkan informasi atau data dengan cara yang berbeda. Dalam penelitian ini, peneliti menggunakan metode wawancara dan observasi. Peneliti melakukan wawancara terhadap informan, yang didukung dengan observasi mengenai digitalisasi koleksi antiquariat pada Perpustakaan Khusus PPKS.
38 BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Karakteristik Informan
Informan dalam penelitian ini adalah Kepala Perpustakaan dan Pegawai pelaksana kegiatan digitalisasi koleksi antiquariat di Perpustakaan Khusus Pusat Penelitian Kelapa Sawit. Adapun karakteristik dari para informan tersebut adalah sebagai berikut :
Tabel 4.1 : Karakteristik Informan
Informan Pertama (I1) adalah responden yang berhasil diwawancarai dengan perkenalan pendekatan terlebih dahulu, begitu juga dengan informan kedua (I2).
Responden kemudian diminta waktu dan kesediaannya untuk diwawancarai, dengan menjelaskan terlebih dahulu maksud dan tujuan pada penelitian yang akan dilakukan.
I1 diwawancarai bertempat di Perpustakaan Khusus Pusat Penelitian Kelapa Sawit.
Setelah tahap perkenalan, kemudian dilakukan wawancara terhadap responden.
No Kode Status
1 I1 Kepala Perpustakaan
2 I2 Pegawai Pelaksana
39 Wawancara berlangsung secara informal, dimana wawancara dilakukan dengan pedoman wawancara. Suasana dan kondisi wawancara bersifat alamiah artinya apa adanya dan tidak dibuat-buat atau tidak diatur sedemikian rupa untuk tujuan tertentu. Begitu juga dengan bahasa yang digunakan tidak formal (informal).
Pelaksanaan wawancara dilakukan secara substantif, artinya tidak diharuskan pada suatu tempat. Suasana dan kondisi wawancara bersifat latar alamiah, artinya kondisi dan suasana yang apa adanya, yang tidak diatur sedemikian rupa untuk tujuan tertentu. Begitu juga dengan bahasa yang digunakan. Bahasa yang digunakan selama percakapan adalah bahasa informal. Meskipun terkadang penulis menggunakan istilah dalam bidang Ilmu Perpustakaan. Bahasa informal juga digunakan untuk memancing percakapan awal kepada informan, kemudian menggunakan pedoman wawancara.
Percakapan berkembang sesuai dengan jawaban yang diberikan informan.
Wawancara dilakukan berulang jika penulis merasa masih ada yang perlu ditambahi atau kurang jelas dari wawancara sebelumnya.
4.2 Hasil Analisis Data
Analisis data merupakan upaya mencari dan menata secara sistematis catatan hasil observasi, wawancara dan lainnya untuk meningkatkan pemahaman peneliti tentang kasus yang diteliti dan menyajikannya sebagai temuan kepada orang lain dengan tahapan-tahapan yang dilakukan adalah reduksi data, display data, mengambil keputusan dan verifikasi data. Berdasarkan kegiatan analisis data yang dilakukan saat
40 proses digitalisasi koleksi antiquariat di Perpustakaan Khusus Pusat Penelitian Kelapa Sawit terdapat beberapa kategori. Penulis dapat menurunkan lima kategori yang berkaitan dengan digitalisasi koleksi antiquariat. Adapun kelima kategori itu adalah, sebagai berikut:
1. Pelestarian Koleksi Antiquariat
2. Proses Digitalisasi : Scanning, Editing, Uploading 3. Alat Alih Media
4. Inisiatif
5. Kondisi Koleksi Antiquariat
4.2.1 Pelestarian Koleksi Antiquariat
Kategori pertama yang diperoleh dari hasil transkrip wawancara adalah pelestarian koleksi antiquariat. Pelestarian koleksi dilakukan guna mengusahakan agar koleksi selalu tersedia dan siap pakai. Hal ini dilakukan dengan melestarikan bentuk fisik bahan pustaka, melestarikan informasi yang terkandung didalamnya dengan alih media atau melestarikan kedua-duanya (bentuk fisik maupun kandungan informasi). Untuk mengetahui pelestarian koleksi antiquariat yang dilakukan oleh pihak perpustakaan, maka peneliti mewawancarai informan pertama (I1). Berikut adalah petikan hasil wawancara mengenai pelestarian koleksi antiquariat :
Kegiatan pelestarian koleksi antiquariat yang dirancang oleh pihak Perpustakaan Khusus Pusat Penelitian Kelapa Sawit selain dari proses alih media.
